Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet - Ørland kommune Møtested: Døsvika, Rådhuset Møtedato: 20.10.2011 Tid: 12:00 Forfall meldes til Info- og servicetorget som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Hallgeir Grøntvedt Ordfører OK-SP Laila Selnes Lund Medlem OK-SP Finn Olav Odde Medlem OK-SP Frank Aronsen Medlem OK-H Torhild Aarbergsbotten Medlem OK-H Bjørnar Dahlberg Medlem OK-FRP Knut Morten Ring Varaordfører OK-AP Vel møtt! Hallgeir Grøntvedt ordfører
Saksnr Sakstittel Lukket PS 11/43 Søknader om skjønnstilskudd 2012 Tema: Drøfting av investeringsprogrammet for 2012-2015 Orientering: * Fra ordfører og rådmann.
Ørland kommune Arkiv: 233-2011/2271 Dato: 11.10.2011 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Gaute Ivar Krogfjord Saksnr Utvalg Møtedato 11/43 Formannskapet - Ørland kommune 20.10.2011 Søknader om skjønnstilskudd 2012 Vedlegg: 1 Søknader 2012 2 Fordeling av skjønnsmidler 2012 Sakens bakgrunn og innhold Hvert år settes det av skjønnsmidler som Fylkesmannen deler ut til kommunene etter søknad. Den totale rammen for alle kommuner i Sør-Trøndelag er i 2012 på kr 20,0 mill. Kommunene kan søke skjønnstilskudd til forhold i kommunen av både permanent og midlertidig karakter som ikke blir ivaretatt gjennom inntektssystemets øvrige elementer eller grunnskjønnet. I tillegg kan det søkes om skjønnstilskudd til fornyingsprosjekter og interkommunale samarbeidsprosjekter. For de kommunene som ønsker, vil Fylkesmannen kunne stå til rådighet med hensyn til å ha en dialog om søknader/prosjekter både i søknads- og gjennomføringsfasen. Fylkesmannen vil i sin vurdering av søknadene legge til grunn retningslinjer gitt av Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) og signaler gitt fra kommunene på Fylkesmannens dialogkonferanse. I likhet med tildelingen for 2011, vil Fylkesmannen gi signaler om at kommunale omstillings- og utviklingsprosjekter også vil bli prioritert i 2012. Tilpasning av tjenestetilbudet som følge av demografiske endringer og kvalitet i tjenestene. Særlig relevant vil være sektorovergripende prosjekter for å styrke fagmiljøene, bedre kvalitetsutvikling av tjenestene, effektiv ressursbruk og økonomistyring. Det kan også være prosjekter hvor kommunen synliggjør et særlig behov for å få på plass et interkommunalt samarbeid for å yte kvalitative tjenester til innbyggerne. Fylkesmannen vil for søknadsskjønnet 2012 hovedsakelig prioritere kvalifiserte søknader til innen: - Tilgjengelighet og effektivisering av kommunale tjenester ved hjelp av digitale verktøy - Tiltak innenfor Pedagogisk Psykologisk Tjeneste (PPT), som kan bidra til å redusere ventelister - Sektorovergripende og helhetlig styrings- og dokumentasjonsverktøy - Kartlegging av risiko og sårbarhet for flom og ras, samt utarbeidelse av beredskapsplaner og sikringstiltak - Oppfølging av tiltak i kommunenes klima- og energiplaner (kun tiltak som ligger utenfor Enova sitt virkemiddelområde) - Konfliktdempende og forbyggende tiltak knyttet til rovviltbestanden 1
- Kartlegging av naturtyper og artsinformasjon - Tiltak som bidrar til å redusere sykefravær - Utvikling av folkevalgt styring og kontroll med interkommunale samarbeidi forbindelse med Administrasjonens vurdering Det er utarbeidet fire søknader fra Ørland kommune for 2012. 1. Interkommunal koordinering av Demensomsorgen Bjugn/Ørland kommuner 2. Oppsøkende virksomhet i psykiatritjenesten og samhandling med NAV 3. Kvalitet i møte med brukerne - hva er beste praksis? 4. Reformasjonsprosjektet Austrått 1537 Alle disse fire prosjektene handler om utvikling av tjenestene gjennom økt samordning og samhandling internt i organisasjonen. Hvordan kan vi gjennom økt tverrfaglig samarbeid mellom ulike enheter og fagmiljøer kunne gi et bedre tilbud og utnyttelse av de ressursene som settes inn? Rådmannens innstilling Formannskapet vedtar at det søkes om skjønnsmidler til følgende prosjekter for 2012: 1. Interkommunal koordinering av Demensomsorgen Bjugn/Ørland kommuner 2. Oppsøkende virksomhet i psykiatritjenesten og samhandling med NAV 3. Kvalitet i møte med brukerne - hva er beste praksis? 4. Reformasjonsprosjektet Austrått 1537 2
Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: 73 19 90 00 Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Frode Rabben 73 19 91 77 15.09.2011 2011/5000-331.2 Enhet for kommunerettet samordning Deres dato Deres ref. Kommuner i Sør-Trøndelag v/ rådmenn Opplegg for fordeling av skjønnsmidler 2012 Prosessen rundt fordelingen av skjønnsmidler for 2012 vil bli tilsvarende som for de foregående årene. Skjønnsmidlene blir fordelt i 3 omganger: 1. Grunnskjønn (prioriteringer KRD, basismodell og felles utfordringer) 2. Søknadsskjønn 3. Kriseskjønn En nærmere beskrivelse av de ulike elementene finnes på www.fmst.no under menyvalget Kommunal jus og økonomi Kommuneøkonomi. Fordelingen av skjønnsmidlene til kommunene er unntatt offentlighet fram til statsbudsjettet for 2012 legges fram torsdag 6. oktober. Fylkesmannen kan derfor ikke publisere tall for fordelingen av grunnskjønnet før denne dato. Fordeling av beløp mellom de ulike elementer i skjønnet vil Fylkesmannen også gjøre kjent på samme dato. Fylkesmannen vil ved fordeling av skjønnsmidlene for 2012 legge til grunn følgende vurderingsgrunnlag: - KRD s retningslinjer for skjønnstildelinger - Lokale føringer og retningslinjer (gjennom bl.a. konsultasjon med kommunene under Fylkesmannens dialogkonferanse) - Fylkesmannens kunnskap om lokale forhold - Kommunenes budsjett og årsmeldinger - Fylkesmannens fagkompetanse - KOSTRA og annen statistikk - Søknader fra kommunene Fylkesmannen legger også til grunn en videreføring av de felles prosesser og konklusjoner kommunene har vært enig om (også prioritert for skjønnstildelingen i 2010 og 2011): - NIVI rapporter om status for samarbeid i fylket og kommunenes utfordringsbilde, og oppfølgende vedtak på KS fylkesmøte i november 2009 om et helhetlig fylkesgrep for å understøtte arbeidet med et forpliktende samarbeid. Embetsledelse og Kommunal- og Oppvekst- og Sosial- og Landbruk og Miljøvernadministrasjonsstab beredskapsavdeling utdanningsavdeling helseavdeling bygdeutvikling avdeling Telefon 73 19 90 00 73 19 90 00 73 19 90 00 73 19 90 00 73 19 90 00 73 19 90 00 Telefaks 73 19 91 01 73 19 91 01 73 19 93 51 73 19 93 01 73 19 91 01 73 19 91 01 E-post: postmottak@fmst.no Internett: www.fylkesmannen.no/st Organisasjonsnummer: 974764350
2 - Hensikten med å etablere forpliktende samarbeid er å oppnå gevinster i form av økt kompetanse, sterkere fagmiljø og bedre kvalitet på tjenestene. - Helsereform, Omsorgsplan 2015, barnevern, IKT og styringsmessige/demokratiske utfordringer har vært løftet fram som områder det skal satses spesielt på. 1. Grunnskjønn Grunnskjønnet skal ivareta forhold av mer midlertidig karakter som er gjennomgående for flere av kommunene i Sør-Trøndelag. Midlene fordeles uten konkrete søknader fra kommunene. I grunnskjønnet inngår føringer fra KRD, vår basismodell og felles utfordringer. I 2012 vil Fylkesmannen videreføre ordningen med kompensasjon for økt arbeidsgiveravgift og midler til inntektssvake kommuner. Dette er i tråd med KRD sine føringer. Basismodellen, som skal ivareta lokale forhold og ulikheter mellom kommunene i Sør-Trøndelag, vil bli justert med et kostnadsforhold. Det vil bli tatt hensyn til kommuner som har forholdsvise høye kostnader knyttet til mange fritidsboliger. Endringen gjøres ut fra tilbakemeldinger fra kommunene på Fylkesmannens dialogkonferanse. I samsvar med signaler fra kommunene på dialogkonferanse, vil det under elementet felles utfordringer bli lagt opp til en prioritering/satsinger innenfor områdene: - Kompetanseutfordringer (inkl. lærende nettverk) - Oppfølging av fylkesgrepet og kommunenes tilrettelegging for samhandlingsreformen - Styrking av 1. linje forvaltningen innenfor miljø, plan og landbruk, for å få økt grunnkompetanse og kapasitet slik at lokal/regional forvaltning blir robust i et langsiktig perspektiv - Barnevern (utover nasjonal satsing) - Egen utviklings- og utredningskompetansen knyttet til regionrådene (videreføring) - Koordinering av innføring av vanndirektivet (videreføring) Tildelingene på disse områdene vil enten skje direkte til den enkelte kommune, eller i form av at det utvikles satsinger (bl.a. gjennom konsultasjon med KS) som kommunene inviteres til å delta i (jf. fylkesiniativet for utvikling av en robust barneverntjeneste). Støtte til utviklings og utredningskompetanse i regionrådene er en videreføring av satsingen som startet i 2010 og legger opp til å understøtte arbeidet ved regionrådene i en tidsavgrenset periode fram til og med 2012. Regionrådene ble tildelt 1,4 mill. kr for 2010 og 2,8 mill. kr for 2011. Det legges opp til en tildeling på 1,4 mill. kr for 2012. Det understrekes at denne støtten ikke skal erstatte kommunenes ordinære finansiering av regionrådene. Formålet med denne tildeling er å: - Styrke kommunenes evne (i form av kompetanse og kapasitet) gjennom regionrådene til å utvikle bærekraftige tjenester som svarer på
3 utfordringene som følger av tunge samfunnstrender og store statlige reformer - Bidra til å utvikle et forpliktende og helhetlig styringssystem som ivaretar utfordringer knyttet til styring, demokrati og effektivitet. Øvrige premisser for denne tildeling følger av vårt brev til kommunene av 21.12.2010. Fylkesmannen viderefører også støtten til koordinering av innføring av vanndirektivet i kommunene. Midlene fordeles til de vannområdene som er en del av implementeringen av vanndirektivets 2. fase i Sør-Trøndelag. De aktuelle vannområdene er Orkla, Nea, Søndre Fosen og Nordre Fosen. Vannområdene får 100 000 kr hver for 2011 og de to påfølgende årene, til sammen 300 000 kr til hvert VO i perioden 2011-2013. Det forutsettes at midlene benyttes til å få på plass et interkommunalt samarbeid om koordinering av kommunenes medvirkning i prosessen og til arbeidet med å styrke kontakten med lokale brukerinteresser innenfor ett og samme vannområde. 2. Søknadsskjønn Kommunene kan søke skjønnstilskudd til forhold i kommunen av både permanent og midlertidig karakter som ikke blir ivaretatt gjennom inntektssystemets øvrige elementer eller grunnskjønnet. I tillegg kan det søkes om skjønnstilskudd til fornyingsprosjekter og interkommunale samarbeidsprosjekter. For de kommunene som ønsker, vil Fylkesmannen kunne stå til rådighet med hensyn til å ha en dialog om søknader/prosjekter både i søknads- og gjennomføringsfasen. Fylkesmannen vil i sin vurdering av søknadene legge til grunn retningslinjer gitt av Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) og signaler gitt fra kommunene på Fylkesmannens dialogkonferanse. I likhet med tildelingen for 2011, vil Fylkesmannen gi signaler om at kommunale omstillings- og utviklingsprosjekter også vil bli prioritert i 2012. Tilpasning av tjenestetilbudet som følge av demografiske endringer og kvalitet i tjenestene. Særlig relevant vil være sektorovergripende prosjekter for å styrke fagmiljøene, bedre kvalitetsutvikling av tjenestene, effektiv ressursbruk og økonomistyring. Det kan også være prosjekter hvor kommunen synliggjør et særlig behov for å få på plass et interkommunalt samarbeid for å yte kvalitative tjenester til innbyggerne. Fylkesmannen vil for søknadsskjønnet 2012 hovedsakelig prioritere kvalifiserte søknader til innen: - Tilgjengelighet og effektivisering av kommunale tjenester ved hjelp av digitale verktøy - Tiltak innenfor Pedagogisk Psykologisk Tjeneste (PPT), som kan bidra til å redusere ventelister - Sektorovergripende og helhetlig styrings- og dokumentasjonsverktøy - Kartlegging av risiko og sårbarhet for flom og ras, samt utarbeidelse av beredskapsplaner og sikringstiltak - Oppfølging av tiltak i kommunenes klima- og energiplaner (kun tiltak som ligger utenfor Enova sitt virkemiddelområde)
4 - Konfliktdempende og forbyggende tiltak knyttet til rovviltbestanden - Kartlegging av naturtyper og artsinformasjon - Tiltak som bidrar til å redusere sykefravær - Utvikling av folkevalgt styring og kontroll med interkommunale samarbeid Prosjektet med sikte på å utvikle interkommunale samarbeidsordninger, som sikrer forpliktende og langsiktig oppbygging av nødvendig kompetanse og kapasitet, er ønskelig. Ulike kartlegginger og evalueringer tyder på at de som har lykkes med å etablere forpliktende samarbeid som regel oppnår betydelige gevinster av samarbeidet i form av bredere kompetanse og bedre kvalitet på tjenester. Samtidig opplever mange kommuner styringsmessige og demokratiske utfordringer som følge av et fragmentert samarbeid.fylkesmannen vil derfor, med bakgrunn i vedtak i KS fylkesmøte, understøtte utviklingen av sterk samarbeidsregioner for løsning av kjerneoppgaver og utvikling. Kommunene kan også for 2012 søke skjønnsmidler til oppfølging av tiltak i kommunenes klima- og energiplaner. Målsetningen er at kommunene ved bruk av skjønnsmidler skal kunne oppnå en konkret reduksjon i energiforbruket og /eller utslipp av klimagasser, også til tiltak som ligger utenfor Enova sitt virkemiddelområde. I tillegg til konkrete tiltak nedfelt og vedtatt i kommunenes klima- og energiplaner, kan det også søkes på midler til prosjektering/detaljutredning knyttet til tiltak i planene som i ettertid kan kvalifisere for tilskudd til gjennomføring. Kontaktperson hos oss er: Ingunn Skaufel, rådgiver i miljøvernavdelingen, tlf: 73 19 92 62, e-post: iss@fmst.no. For tiltak som kommer innenfor Enova sine støtteordninger, ber vi om at kommunene går i direkte dialog med Enova. Fylkesmannen vil også kunne gi støtte til utviklingsprosjekter med fokus på det lokale arbeidet med etikk og tillitskapende forvaltning, jf. bl.a. Ot.prp. nr. 17 (2008-2009) og Ot.prp. nr. 50 (2008-2009). Dette gjelder særlig prosjekter som ser på læring og forbedring etter forvaltningsrevisjon og tilsyn, utvikling av administrativ internkontroll og erfaringsdeling mellom kontrollutvalg og sekretariater. Dette følger også opp det fokus Kommunal og regionaldepartementet (KRD) i flere år hatt på egenkontroll i kommunene jf. blant annet rapporten 85 tilrådningar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Det vil også være aktuelt å støtte opp om prosjekter i de kommunene som deltar i utviklingsprogrammet Saman om ein betre kommune, som er et samarbeid mellom KD, KS og forhandlingssammenslutningene LO kommune, UNIO, YS kommune og Akademikerne. Programmet skal gi bistand til deltakerkommunenes utviklingsarbeid rettet mot sykefravær, deltid/deltid, kompetanseutvikling og omdømmearbeid. For at en søknad skal bli vurdert stilles følgende krav: - Søknaden må utformes på eget skjema som, sammen med eventuelle vedlegg, sendes elektronisk til skjonnstilskudd@fmst.no. Søknadsskjemaet kan lastes ned fra Fylkesmannens nettside www.fmst.no under menyvalget Skjema - Søknadsbeløpet må være av vesentlig karakter (over kr 100.000) - Dokumentasjon på innhold og en økonomisk beregning som understøtter søknadsbeløpets størrelse må foreligge.
5 For prosjektsøknader stiller Fylkesmannen følgende tilleggskrav som må oppfylles, for at søknaden skal bli vurdert: - En klar og definert målsetting som er målbar og etterprøvbar - Politisk forankring i særskilte vedtak eller i overordnet vedtak - Andel av kommunal egenfinansiering (50 %) - Prosjektplan - Budsjett som i ettertid kan måles mot regnskapstall - Kommunen forplikter seg til å rapportere på måloppnåelse etter ferdigstillelse av prosjektet. Fylkesmannen vil i sin vurdering av søknadene prioritere søknader som: - Er nyskapende og har overføringsverdi til andre kommuner - Tar sikte på å utvikle interkommunale samarbeidsordninger, som sikrer forpliktende og langsiktig oppbygging av nødvendig kompetanse og kapasitet. I søknadsskjemaet er det et eget felt for kommunens prioriteringer av søknaden samt en sjekkliste for kriteriene knyttet til prosjektsøknader. Det er viktig at disse feltene blir utfylt. Søknadsfristen for søknadsskjønnet er satt til 15. oktober, og fordelingen til hver enkelt kommune vil være klar i månedsskiftet november desember 2011. Andre forhold KRD presiserer at Fylkesmannen ikke kan tildele skjønnsmidler til rene næringsutviklingsprosjekter da dette vil overlappe med fylkeskommunens virkemidler, og skape uklarhet om rollefordeling mellom fylkesmannen og fylkeskommunen. Rapportering fra gjennomførte prosjekter Fylkesmannen er opptatt av at vi skal klare å få til erfaringsutveksling og læring innad i og mellom kommunene på grunnlag av de prosjekter som gjennomføres. For å sikre overføringsverdi bør prosjektene dokumenteres, og vi vil be om at kommunene innen 15. mars 2012 leverer en kort rapport om måloppnåelsen for prosjektene som fikk tildelt skjønnstilskudd i 2011, samt prosjekter fra tidligere års tildelinger hvor endelig rapportering ikke foreligger. Vi ber om at kommunene rapporterer sine gjennomførte prosjekter på eget skjema som sendes elektronisk til skjonnstilskudd@fmst.no. Rapporteringsskjemaet kan lastes ned fra Fylkesmannens nettside www.fmst.no under menyvalget Skjema. 3. Kriseskjønn Kriseskjønnet skal ivareta uforutsette krisemessige forhold i kommunene. Det holdes tilbake et beløp som skal brukes ved eventuelle hendelser som oppstår. Forholdet må være av en slik karakter og/eller størrelse at det er naturlig og nødvendig for kommunen å ta kontakt med Fylkesmannen. Dette omfatter også uforutsette og svært store utgifter knyttet til kommunens tjenester for ressurskrevende tjenester jf. retningslinjer, og minoritetesspråklige elever (midler til disse to områdene fordeles uten konkrete søknader fra kommunene).
6 Fylkesmannen har for 2012 valgt å avsette 15 mill. kr i kriseskjønn. Siste frist for kommunene å henvende seg til Fylkesmannen om kriseskjønnet er 31. august 2012. Eventuelle midler som ikke er tildelt innen denne dato vil bli vurdert til søknader som ikke nådde opp i første tildeling av søknadsskjønnet. Med hilsen Brit Skjelbred kst. fylkesmann Alf Petter Tenfjord direktør