Saksframlegg UTREDNING OM MULIGHET FOR ETABLERING AV KOMMUNAL VAKTTJENESTE I TRONDHEIM KOMMUNE, OG SKILLE AV VAKT OG OPPFØLGINGSOPPGAVER VED BOTILTAK RUS Arkivsaksnr.: 10/39169 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar saken til orientering og slutter seg til Rådmannens anbefaling om: - A skille tjenestene som ytes i Botiltak rus i oppfølgingsoppgaver og vakt- og kontrolloppgaver. - Ikke å opprette egen kommunal vakttjeneste, men å benytte ekstern vaktselskap for å ivareta vaktoppgaver ved botiltak rus. - At ordningen med ambulerende tjenester videreføres. ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja Bakgrunn Botiltak rus har botilbud med oppfølging for personer med rusproblem. Det er totalt 7 botiltak med til sammen 72 boenheter. Botiltakene har ulik størrelse, fra 2-39 boenheter: - Valøya bo og tjenestetilbud, 39 boenheter for både kvinner og menn. - Bakklandet bo og tjenestetilbud, 9 boenheter, for ungdom mellom 18 30 år. - Gamle Oslovei 91-93, 7 boenheter for kvinner. - Osloveien 133, 5 boenheter for kvinner. - Klokker Lassens gt 2, 2 boenheter for menn. - Jakobsliveien 107, 4 boenheter. - Heidrun, akutt og krisetilbud, 6 plasser for kvinner. Beboere i Botiltak rus får all oppfølging fra botiltaket. For å gi bedre og mer effektive tjenester og sikkerhet for ansatte innførte Botiltak rus en ordning med ambulerende tjeneste fra januar 2009. I formannskapets vedtak i saken Ambulerende tjenester botiltak rus 08/35228 ber formannskapet om en tilbakemelding om hvordan ordningen har fungert etter ett års drift. Dette er fulgt opp med en vurdering utført av Enhet for service og internkontroll. Ved det største botiltaket, Valøya, har det vært utfordringer knyttet til uro og stoffmisbruk på huset, noe som har ført til utrygghet for beboerne. På grunn av utfordringer knyttet til uro blant beboere samt ferieavvikling på Valøya, ble det i samråd med hovedtillitsvalgte for fagforbundet, fellesorganisasjon og sykepleieforbundet bestemt å benytte vaktselskapet Securitas sommeren 2009. Samtidig var det et ønske om å se nærmere på skillet mellom vakt - og kontrolloppgaver opp mot oppfølgingsarbeid direkte rettet mot den enkelte beboer. De ulike oppgavene har vært svært sammenblandet, især på Valøya, hvor mye av den ansattes tid går med til å holde ro og orden på huset. Saksfremlegg - arkivsak 10/39169 1
Bruken av vaktselskap sommeren 2009 ble evaluert gjennom brukerrådsmøte, personalmøte og møte med leder og driftkonsulent for vaktselskapet Securitas. Evalueringa viste følgende: Beboerne opplevde prøveordningen med vaktselskap som trygt. Vaktene hadde god kontakt med beboerne. Vaktselskapet rapporterte 17 henvendelser/bekymringer fra beboerne i løpet av de ni helgene ordningen varte. Vekterne har sikret kontroll over hvem som kommer inn i huset. Vekterne har også ivaretatt en sosial funksjon; beboerne har kommet og slått av en prat, lånt avis mm. Konklusjon: Ordningen med deling av vaktfunksjonen og oppfølging av beboerne fungerte godt på Valøya. Ved å skille oppgavene vakt og oppfølging tydeliggjøres rollen i forhold til direkte oppfølging av beboere. Botiltak rus ønsker nå å dele oppgavene i en del med oppfølgings oppgaver og en del med vakt - og tilsynsoppgaver. Med bakgrunn i utprøving av vakttjeneste opprettet kommunaldirektøren for Helse og velferd i februar 2010 en arbeidsgruppe med representanter fra tillitsvalgte, leder for Botiltak rus og representanter fra rådmannens fagstab for å utrede mulighet for etablering av en kommunal vakt - og kontrolltjeneste. Mandatet for arbeidsgruppa: Kartlegge dagens bruk av vaktselskap i Trondheim kommune, hvilke enheter bruker private vaktselskap, hvor mye midler ble brukt i 2008 og 2009. Utrede juridiske og formelle kvalifikasjoner som en kommunal vakt og kontrolltjeneste må ha. Utrede hvilke kvalifikasjoner de ansatt i den kommunale vakt og kontrolltjenesten må ha for å kunne arbeide alene, noe som er et sentralt rammevilkår for tjenesten. Ut fra beskrevne kvalifikasjonskrav vurdere om kompetansen finnes i kommunen i dag og eventuelt hvordan denne kan skaffes. Beregne kostnaden ved drift av en kommunal vakt og kontrolltjeneste sammenlignet med kostnader ved kjøp av slike tjenester fra et eksternt selskap. Gjennomføre risikoanalyse som grunnlag for vurdering og valg av løsning. Lage en begrunnet anbefaling samt politisk sak der rammevilkår for etablering av vakt og kontrolltjeneste beskrives. Securitas ble også benyttet sommeren 2010 i situasjoner det har vært behov for å trygge beboere og ansatte. Bruk av vaktselskap I 2009 kjøpte Trondheim kommune vakttjenester fra Securitas for 1,74 millioner kroner. Av disse var det 1,089 millioner kroner som ikke berørte Helse- og velferdsområdet. Vaktholdet har vært utført på blant annet skoler, Helse- og velferd senter, renseanlegg, rådhuset, Byarkivet og Botiltak rus. Juridiske og formelle kvalifikasjonskrav til vaktvirksomhet Regelverket er her Lov om vaktvirksomhet, endringslov vedtatt, men ikke trådt i kraft. Sannsynlig ikrafttredelse 01.01.2011. Forarbeidene til endringsloven sier at hensikten med å utvide lovens virkeområde er å forebygge omgåelse av loven ved at vakttjeneste organiseres som egenvakthold. Saksfremlegg - arkivsak 10/39169 2
Med egenvakthold menes vakttjenester av enhver karakter av egen privat eiendom (herunder leiet og festet eiendom) så vel som egne statlige og kommunale eiendommer, med tilliggende bygninger og ansatte, så lenge vaktholdet utføres av virksomhetens egne ansatte. Videre er hensikten med endringene å styrke vekterutdanningen, ved å heve utdanningsnivået både kvalitets- og kvantitetsmessig. Eksempelvis gjelder dette med hensyn til problemstillinger rundt maktanvendelse. Ingen skal få arbeide selvstendig som vekter uten tilstrekkelig opplæring. Det er avgjørende at vektere har tilstrekkelig kompetanse til å utføre sine oppgaver på en tillitvekkende måte og med betryggende kvalitet. Utdanningskravene bør i utgangspunktet også gjelde for deltidsansatte og midlertidig ansatte. Forvaltningsorganer som i dag driver egenvakthold vil videre måtte omorganisere seg for å oppfylle kravene til å være et vaktforetak. Endringen betyr at foretak og forvaltningsorganer som i dag har eget ansatt personell som utfører vakttjenester på foretakets/forvaltningsorganets område, heretter må oppfylle vilkårene for å bli godkjent som vaktforetak. De ansatte må oppfylle de samme krav til vandel og utdannelse med videre på lik linje som ansatte i et foretak som driver ervervsmessig vaktvirksomhet. Det bør være uten betydning for rettssikkerheten til personer som kommer i kontakt med vektere om vedkommende er ansatt i et foretak som driver egenvakthold eller i et foretak som utøver ervervsmessig virksomhet. Endringen gjør det enda mer aktuelt å være tydelig på skillet mellom hva som er utøvelse av vaktvirksomhet, og hva som er andre oppgaver, som for eksempel serviceoppgaver. Del av forvaltningsorgan som utøver egenvakthold må være etablert som en egen avdeling innenfor virksomheten. Ut fra den beskrivelsen av oppgaver som kommunens ordning med ambulerende tjenester utfører på natt, og som defineres som vakttjenester, er dette egenvakthold etter lovens krav. Kommunens muligheter, i forhold til vakttjenester, er da enten å organisere dette i egen avdeling i kommunen eller kjøpe tjenester av vaktselskaper som fyller lovens krav. Kommunal vakttjeneste Kvalifikasjonskrav for vakter i kommunal vakttjeneste er i følge den nye loven de samme som for vektere i vaktselskap. Det stilles krav om plettfri vandel og godkjent utdanning. Dessuten vil det være særlige krav knyttet til Botiltak rus der man vil legge vekt på personlige egenskaper, kjennskap til konflikthåndtering, førstehjelp, brannvern og kompetanse i møte med personer med rus og psykiske vansker. Personaltjenesten vurderte overtallighetslista, ca. 240 personer, våren 2010. I følge Personaltjenesten er det få/ingen som innehar kompetanse for å kunne jobbe som vakt. Ved opprettelse av et kommunalt vaktselskap er det mulig at noen vil ha interesse av vaktarbeid. Det er også mulig at det kan finnes andre ansatte i kommunen som ønsker den type arbeid, og at man ved bytte kan tilby personer fra DIA andre frigjorte stillinger i kommunen. En kommunal vakttjeneste forutsettes døgndrift. Dette innebærer fast døgnbemanning som vakt på Valøya, og ambulant vakt på natt på de øvrige botiltakene. For å gjennomføre godkjent turnus er det behov for minimum 6,8 årsverk. Saksfremlegg - arkivsak 10/39169 3
For Botiltak rus vil vakttjenesten erstatte ambulerende tjeneste på natt. Dette betyr at de ansatte vil ha dag -, ettermiddag - og kveldsturnus. Ulike evalueringer For å få fram konsekvenser for beboere og ansatte ved å skille mellom vakt - og oppfølgingsoppgaver er det foretatt risiko - og sårbarhetsanalyse samt foretatt en evaluering av ambulerende tjeneste ved Botiltak rus. 1. Risiko - og sårbarhetsanalyse, ROS analyse, som grunnlag for vurdering og valg av løsning 1.1 Oppsummert ROS - analyse utført av ansatte, tillitsvalgte og leder for botiltaket i samarbeid med Enhet for service og internkontroll med faglig fokus på konsekvenser for beboerne, vedlegg 1. Positive konsekvenser for beboere Negative konsekvenser for beboere Økt faglig fokus, tar bort oppgaver til generell drifting av hus; en mer rendyrket tjeneste. Bedre rekruttering og utnyttelse av fagkompetanse/annen relevant kompetanse og større sikkerhet. Bedre oversikt over tilmålt tid. Mindre brannslokking mer tid til langsiktig jobbing. Mer tid til sosiale tiltak til beboer, mer på tilbudssiden. Mer tilstedeværelse på alle husene på natt større trygghet for beboerne. Økt trygghet for beboerne. Ansatte blir mer forutsigbar for beboerne Økt relasjonsbygging, mindre kontrolloppgaver. Når Valøya får fast vakttjeneste vil det bli større fleksibilitet for ansatte. Enklere for fagkoordinator å samarbeide. Endret krav til innholdet i tjenesten. Det vil ikke være fagfolk til stede på natt, kun tilgjengelig på tlf. Vanskelig å gjennomføre faste oppdrag på kveld. Større sårbarhet ved overdose/andre konflikter, 1 ansatt, tidligere 2 til stede. Mindre uformell kontakt på kveld og helg. Vil miste helheten til noen beboere som vanligvis ikke er tilgjengelig på dagtid. En del beboere på Valøya vil føle utrygghet i en overgangsfase. Vanskelig å skille rollene mellom vaktoppgaver og oppfølgingsoppgaver. Uniformerte vakter en del beboere har dårlige relasjoner til dette. 1.2 Oppsummert ROS - analyse utført av ansatte, tillitsvalgte og leder for botiltaket i samarbeid med Enhet for service og internkontroll med faglig fokus på konsekvenser for ansatte, vedlegg2. Positive konsekvenser for ansatte Mer fleksibelt på Valøya kan gjennomføre planlagte oppdrag og bistå i akutte situasjoner i større grad. Jobben blir mer interessant og mer tilfredsstillende. Kan gjenoppta samarbeidet med nære samarbeidspartnere. Vaktselskapet vil opprettholde ro og orden, spesielt på Valøya. Større trygghet for ansatte. Relasjoner til beboer utvikles i større grad når vi ikke har vaktfunksjon. Negative konsekvenser for ansatte Overtallighet blant personalgruppa. Ca. 6.8 årsverk går til vakttjeneste. Delt personalgruppe. En tredjedel av personalgruppa kan blir overtallige jf kompetanseplanen. Stor usikkerhet i personalgruppa før og under omorganiseringen. Redd for økt sykefravær. Mister kolleger som en har hatt i mange år. Utfordringer ift arbeidsmetoder når vi får ny kompetansesammensetning. Skille roller mellom vakt og oppfølging Saksfremlegg - arkivsak 10/39169 4
Vet hvor jeg skal jobbe/vet hva jeg skal gjøre. Alle har ansvar for hele enheten, men oppfølging av den enkelte beboer skal fortrinnsvis skje av primærkontakt. Blir rendyrket rolle, mindre vakthold. Realistiske mål for den enkelte beboer følges opp. stor omstillingsprosess. Mister oversikt kan ta lengre tid før vi observerer endringer hos beboer. Hvordan kommunisere med vaktselskap? 2. Evaluering av ambulerende tjenester. Botiltak rus innførte januar 2009 en ordning med ambulerende tjenester som en forsøksordning, jf formannsskapssak 08/35228. Formannskapet ba om en tilbakemelding om hvordan ordningen fungerer etter ett års drift. Enhet for Service og internkontroll har foretatt en vurdering av ordningen gjennom dialogmøter med beboere, ansatte og enhetsleder, vedlegg 3. Fokuset har vært på følgende områder: Bistandsbehov. Trygghet. Tilgjengelighet/fleksibilitet. Brukreråd/påvirkningsmulighet. Resultatet viser at det er en oppfatning blant beboerne at de i stor grad får dekket sitt bistandsbehov, spesielt hjelp og bistand som er avtalt på forhånd. De er spesielt fornøyd med ordningen med å ha primærkontakt, men opplever at de har mange ansatte å forholde seg til. Mange opplever utrygghet på natta når det ikke er personalet til stede. Beboerne kan nå ansatte på telefon hele døgnet, men terskelen for å ta kontakt er høy. Beboere som er blitt intervjuet er kjent med brukerrådet og opplever dette som nyttig og at de blir hørt. Kostnader ved opprettelse av kommunal vakttjeneste 1. Estimerte kostnader for kommunal vakttjeneste (pr februar 2010): Antall timer pr år årsverk Sats Sum Vakt på dag/kveld 1 5110 2,8 kr 555 000,00 kr 1 536 321,78 Vakt på natt 2 7300 3,9 kr 630 000,00 kr 2 491 332,61 Leder 1 1786 1 kr 706 000,00 kr 706 000,00 Merkantil 1 1786 1 kr 448 000,00 kr 448 000,00 Driftskostnader 8,7 kr 18 529,00 kr 161 621,86 Overhead 8,7 6 % kr 310 899,26 Leasingbiler 1 kr 80 600,00 kr 80 600,00 Uniformer 21 7954 kr 7 954,00 kr 83 517,00 Kurs kr 19 300,00 kr 129 747,02 Lokaler kr 250 000,00 Diverse uforutsette kostnader (5 %) kr 309 901,98 Sum kr 6 507 941,51 Saksfremlegg - arkivsak 10/39169 5
I følge retningslinjene er det krav om at det blir en egen avdeling, ikke egen enhet, og da kreves ikke et eget lederårsverk. En slik løsning vil redusere kostnaden ved etablering av en vakttjeneste til ca 5.4 millioner kroner uten enhetsleder og merkantil tjeneste. 2. Estimerte kostnader for eksternt vaktselskap (per august 2010): Estimerte kostnader for eksternt vaktselskap (fra Securitas): Kr. 3 939 840 i året inkl. sos. utgifter og vikarer ved sykdom og ferie. Kostnadene for å leie inn et eksternt vaktselskap er minst 1, 5 millioner kroner lavere enn den estimerte kostnaden for et kommunalt vaktselskap, uten enhetsleder og merkantil tjeneste. Trondheim kommune har inngått rammeavtale med Securitas AS for tidsrommet 01.01.2010 31.12.2012. Vakttjeneste ved Botiltak rus kan i følge Trondheim eiendom og Innkjøpstjenesten inngå i allerede inngått avtale. Ressursfordeling mellom vaktoppgaver og oppfølgingsoppgaver Skille mellom vakt og oppfølgingsoppgaver er tatt med i økonomiplanen for 2010 2013 som et tiltak for effektivisering av botiltak rus. Bruk av vaktselskap til vakttjenester på natt: Det er behov for vakttjenester på natt i Botiltak rus. I dag drives vakttjenestene av egne ansatte. Dette er ingen god løsning, da det er vanskelig å skille mellom rollen som vakt og rollen som en sosialfaglig tjenesteyter. Bruk av vaktselskap på natt vil gi en innsparing på 0,5 millioner kroner, men noe overtallighet ved innføring av ordningen. Innsparingskravet er trukket inn i budsjett for 2010. Bruk av eksternt vaktselskap utgjør en utgift på ca 4 millioner som tilsvarer kostnader for 6,8 årsverk i Botiltak rus. Årsverkene er beregnet ut fra kostnader tilsvarende snittlønn pr ansatt (kr 592 000) inkludert sosiale utgifter og diverse tillegg. Eksternt vaktselskap skal dekkes innenfor enhetens budsjett. Enhetens lønnsbudsjett for turnustjeneste: Utgift til ekstern vakttjeneste: Disponibelt til oppfølgingsoppgaver: 18, 0 millioner 4, 0 millioner 14,0 millioner Dette tilsvarer 23,6 årsverk til oppfølgingsoppgaver (14 millioner delt på snitt årslønn inklusiv alle kostnader kr 592 000). Heidrun (6,2 årsverk) og Jakobsliveien (4 årsverk) skal fortsatt ha fast bemanning som utgjør 10,2 årsverk. Ressurser til oppfølgingstjeneste: 23,6 årsverk - 10,2 årsverk = 13,4 årsverk Bemanningsplan for ambulerende tjeneste ved bruk av ekstern vakttjeneste: Dag Kveld Mellomvakt lørdag Mellomvakt søndag 7 personer 4 personer 4 personer 4 personer Dette utgjør en forsvarlig bemanning for å dekke oppfølgingsbehovet i fire botiltak; Valøya, Bakklandet, Gamle Oslovei og Osloveien. Saksfremlegg - arkivsak 10/39169 6
Ny organisering medfører overtallige ved enheten, men ikke nødvendigvis i samme omfang som reduksjon i antall årsverk. Totalt benytter enheten i dag 4 årsverk til ambulant nattvakt. Ved bruk av ekstern vakttjeneste forsvinner dagens ambulerende nattvakt. Det vil i tillegg være nødvendig å ta ned ca 2,8 årsverk for å dekke utgifter til ekstern vakttjeneste, totalt 6,8 årsverk. Vaktselskapet skal betjene Valøya 24 timer i døgnet og i tillegg ha ambulerende nattvakt med base på Bakklandet, tilsvarende 10 timer. Arbeidstakerorganisasjonenes involvering To hovedtillitsvalgte, fra Fagforbundet og Fellesorganisasjonen, har deltatt i arbeidsgruppa som har utredet saken. Fagforbundet har kommet med innvendinger til saken. Med bakgrunn i dette er det åpnet for skriftlig innspill fra de to arbeidstakerorganisasjonene som vedlegges saken, men ingen innspill er mottatt per dato. Det er i tillegg informert om saken i kommunaldirektørens faste møte med tillitsvalgte 23.09.2010. Vurdering Revidert lovverk om vaktvirksomhet stiller formell juridiske kvalifikasjonskrav til slik virksomhet. I følge kravene må slik vakttjeneste organiseres i egen avdeling. Kommunen har pr i dag ingen kompetanse på vakttjeneste. Overtallige som er registrert i DIA har heller ikke slik kompetanse etter personaltjenestens vurdering. Rådmannen anbefaler ikke å etablere et eget kommunal vakttjeneste. Dette ut fra kostnader og juridiske og formelle kvalifikasjonskrav. Med utgangspunkt i utfordringer knyttet til Botiltak rus anbefaler rådmannen å skille vakt - og oppfølgingsoppgaver ved enheten. Det legges vekt på utført ROS-analyser, evaluering av ambulerende tjenester og bemanningsplan utført av enheten. For å trygge beboere og ansatte ser rådmannen som et godt tiltak å skille disse oppgavene, og at ordningen med ambulerende tjenester fortsetter dag og kveld. Ved enhetens største botiltak, Valøya, vil det være vakttjenester hele døgnet. Bruk av eksternt vaktselskap vil føre til reduksjon av antall ansatte i Botiltak rus tilsvarende 6,8 årsverk. Bemanningsplan utarbeidet av enheten viser at enheten har tilstrekkelig bemanning til å dekke opp oppfølgingsoppgaver når vaktoppgavene betjenes av vaktselskap. Rådmannen har forventninger til enheten om at det innenfor oppsatt bemanningsplan vil være rom for oppfølging av beboere som flytter ut fra Botiltak rus. De foreslåtte endringene vil ikke medføre ekstra kostnader ut over innsparingskravet som er vedtatt for budsjett 2010, men dekkes opp ved omdisponering og reduksjon av antallet ansatte. Overtallighet håndteres av kommunens interne arbeidsmarked; DIA. Rådmannen i Trondheim 28.09.2010 Helge Garåsen Kommunaldirektør Gunn Sølvi Nyeggen Laila Lien Saksfremlegg - arkivsak 10/39169 7
rådgivere Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Vedlegg: - Risiko og sårbarhetsanalyse 26.05.2010 skille mellom vakt og oppfølgingstjeneste konsekvenser for brukere, vedlegg 1. - Risiko og sårbarhetsanalyse 24.08.2010 skille mellom vakt og oppfølgingstjeneste konsekvenser for ansatte, vedlegg 2. - Brukerundersøkelse ambulerende tjenester 07.09.2010, vedlegg 3.... Sett inn saksutredningen over denne linja Saksfremlegg - arkivsak 10/39169 8