Daglig leders økonomirapport Økonomi- og styringsverktøy Sist redigert 20.08.2009 Få en profesjonell og velprøvd presentasjon av dine viktigste økonomitall, uten unødig og tidkrevende detaljarbeid. Redaksjonen Lederkilden.no Innhold Introduksjon... 2 Om verktøyet... 2 Fokus på omsetning, kostnader, resultat og likviditet... 3 Sammenligninger... 4 Avvik og tiltak... 4 Grafisk presentasjon av tallene i møte... 5 Rapport på én side... 5 Velg mellom norsk og engelsk... 5 Kombiner med egne beregninger og grafer... 6 Svært enkel input... 6
Introduksjon Når økonomitall skal rapporteres, er det fort gjort at de viktige tallene og sammenhengene drukner i en overflod av detaljer. Anbefalinger Daglig leders rapporteringsplikt [Kan åpnes via lederkilden.no] Selskapets økonomiske stilling og utvikling er kanskje den mest sentrale delen av daglig leders rapportering til styret. De fleste har da også et eller annet system for å ivaretat dette. Likevel er det et smertens område for mange: Tall som er viktig for styret mangler i rapporteringen, f.eks likviditeten De viktige tallene og sammenhengene drukner i overflod av uvesentlige detaljer Det brukes unødig med plass og tid på områder der alt går etter planen Det tar mye tid å få satt opp tallene på en slik måte at det kommuniserer godt For daglig leder handler det i første rekke om kommunikasjon. Økonomirapporteringen må ikke reduseres til vedlegg fra økonomisjefen. Daglig leder skal ha eierskap til og en klar forståelse av de viktigste økonomitallene. Dette eierskapet og denne forståelsen skal han/hun i løpet av kort tid klare å dele med styremedlemmene i et styremøte. Det er denne forståelsen som skal gi grunnlag for å gå inn i detaljer der det er nødvendig, om det er nødvendig. For å formidle de viktige trekkene i økonomiutviklingen i et kort og hektisk styremøte, trenger daglig leder noe annet enn rapporter fra økonomisystemene å forhold seg til. Daglig leder må ha sitt eget verktøy. Om verktøyet Dette er daglig leders eget økonomiverktøy. Hver måned legger du inn kun tre tall, med eventuelle kommentarer. Dermed har du alt du trenger for å holde styret og andre interessenter fullt orientert om de viktige trekkene i økonomiutviklingen i selskapet. Her har du et eksempel på visualisering av resultatutviklingen: Daglig leders økonomirapport 2 av 7
Daglig leders økonoimrapport: Handler kun om de viktigste tallene: omsetning, kostnader, resultat og likviditet Sammenligninger med budsjett og fjorårstall, samt utvikling over tid. Fokuserer på avvik og tiltak Gir grafiske presentasjoner av tallene for visning i møter Produserer én-siders hovedrapport, men mulighet for enkle vedlegg Gir mulighet for å velge mellom norsk og engelsk for visninger og rapporter Kan kombinere standardløsningen med egne beregninger og/eller grafer i tilhørende excelark Er basert på en svært enkel input Verktøyet er bygget opp i excel, og kan dermed dra nytte av all den funksjonaliteten som excel kan tilby. Samtidig er det så enkelt i bruk at du ikke trenger å være kjent med excel fra før. Fokus på omsetning, kostnader, resultat og likviditet Verktøyet er bygget opp rundt de fire sentrale økonomitallene omsetning kostnader Daglig leders økonomirapport 3 av 7
resultat likviditet Det er disse fire tallstørrelsene det handler om, ikke noe annet. Det finnes flere definisjoner på disse tallene. Skal for eksempel kostnader inkludere finanskostnader, eller tar du med bare driftskostnader? Skal du ta med kassekreditt i likviditeten eller ikke? Dette definerer du selv. Det viktige er at du er konsekvent i definisjonen slik at de ulike sammenligningene som gjøres blir relevant. Sammenligninger "17" er sikkert et fint tall, men i forhold til hva? Tall gir som regel ikke mening uten at det settes i en sammenheng. I daglig leders økonomirapport er sammenligninger viktig. Alle tallene viser utviklingen måned for måned. Er det trender eller hopp i utviklingen som gir grunn til ekstra oppmerksomhet? Oppnådde tall sammenlignes med budsjett. Er vi der vi hadde tenkt vi skulle være? Hva skyldes det eventuelt at vi ikke har nådd målene? Hva kan gjøres for å ta igjen det tapte? Oppnådde tall i år sammenlignes med oppnådde tall i fjor. Presterer vi bedre eller dårligere enn tidligere? Hva skyldes eventuelt det? Avvik og tiltak Ved gjennomgang av økonomitall handler det om å få fokus på det som er vesentlig. Da er det i første rekke avvikene som er interessante. Skjer det uventede endringer i den månedlige utviklingen? Har du vesentlige avvik i forhold til budsjett? Har du prestert vesentlig, og uventet, annerledes enn på samme tid i fjor? Hva er i så fall årsakene til dette, og hva er foreslåtte tiltak? En økonomigjennomgang hvor man bruker mye tid på å snakke om områder der det ikke er vesentlige avvik, og hvor man ender opp med uklare årsaker og manglende tiltak der det er avvik, er ingen god gjennomgang. En god rapport gir grunnlag for en gjennomgang hvor man går rett på avvik, kommenterer årsaker og ender opp med handlingsrettede tiltak. Gode ledere tar kontroll over avvikene, dårlige ledere lar dem svulme opp til problemer. Daglig leders økonomirapport 4 av 7
Grafisk presentasjon av tallene i møte Når tall skal kommuniseres, og spesielt på kort tid, er det avgjørende med grafer som visualiserer utvikling og sammenhenger. Daglig leders økonomirapport er bygger opp rundt en grafiske framstilling av de fire hovedtallene omsetning, kostnader, resultat og likviditet. Start verktøyet og bruk presentasjonssiden i møter og velg mellom visning av de ulike grafene mens du kommenterer tallene. Dette er en av de mest sentrale funksjonene i daglig leders økonomirapport. Den grafiske presentasjonen er essensen i formidlingen av tallene. Daglig leders økonomirapport gir deg dette direkte, uten at du må bruke tid på lage presentasjonene. En slik framstilling virker også inkluderende, da den involverer både økonomer og ikke-økonomer. Dermed drar du også nytte av den samlede kompetansen i styret. Rapport på én side Hvor mange styremedlemmer har ikke fått presentert sidevis med tall, gjerne bare rett før et møte, eller endog i selve møtet? Dette fungerer ikke. Daglig leders økonomirapport gir deg svaret. Her kan du ta ut nettopp den én-siders rapporten som alle styremedlemmer vil elske. Den én-siders rapporten som har alt du trenger for å se hvordan den økonomiske utviklinge i selskapet er. Her får du samlet grafisk framstilling av omsetning, kostnader, resultat og likviditet presentert med tall hittil i år, sammenstilt med budsjett og fjorårstall. I tillegg kan du velge å ta med vedlegg som gir deg tallene bak grafene, samt kommentarer med årsaker til avvik og tiltak. Velg mellom norsk og engelsk Flere og flere selskap har behov for å kommunisere på engelsk på ledernivå, blant annet fordi selskap i økende grad får utenlandske eiere, styremedlemmer eller nøkkelansatte. Noen har sporadisk behov for å kommunisere på engelsk, mens andre har definert engelsk som standard, blant annet for dokumentasjon, rapportering og internmøter. Daglig leders økonomirapport 5 av 7
I daglig leders økonomirapport kan du velg mellom norsk og engelsk som presentasjonsspråk. Dette kan du endre når som helst. Med ett tastetrykk endrer du språk på ledetekster og overskrifter på grafer og rapporter. Kombiner med egne beregninger og grafer I daglig leders økonomirapport kan du kombinere funksjonene i standardløsningen med alt det excel har å by på av funksjonalitet og fleksibilitet. I oppsettet av løsningen kan du legge til frie excel-ark som du kan benytte som du ønsker i kombinasjon med standarddelen. Her kan du for eksempel legge inn forkalkyler for de tallene som benyttes som input. Du kan også bygge på med alternative grafer og sammenstillinger. Svært enkel input Det er enkelt å legge inn tall i økonomirapporten. Ved starten av året legger du inn fjorårets resultattall (inntekter og utgifter) for hver måned. Har du likviditetstall også, legger inn disse i tillegg. Du kan altså legge inn 3 tall pr måned (inntekter, utgifter og likviditet), tilsammen 36 tall. Deretter legger du inn tilsvarende tall for årets budsjett. Etterhvert som året går sin gang fører du inn året resultattall en gang i måneden. Her også legger du inn tre tall hver måned: inntekter, kostnader og likviditet. Resultatet beregnes automatisk. Deretter kan du dra nytte av alt verktøyet har å tilby. Dersom du mangler noen tall, kan du legge inn det du har, og verktøyet vil presentere dette. Avvikskommentarer legger du inn dersom det er relevant. I tillegg kan blant annet du legge til språkvalg talloppløsning (I hele kroner, tusen kroner eller millioner) Om du ikke legger inn noe, benyttes standardvalg. Daglig leders økonomirapport sørger for at du får brukt tiden din på å jobbe med det tallene handler om, og ikke på å putte dem inn i kompliserte dataverktøy. Daglig leders økonomirapport 6 av 7
Dette dokumentet er hentet fra lederkilden.no Din guide til EFFEKTIV styring og utvikling av bedriften. Ekspertene gir deg veiledning, inspirasjon og praktiske verktøy for å LYKKES. Daglig ledelse Eierendringer Selskapsetablering og kapitalendringer Strategi og virksomhetsutvikling Styrearbeid Økonomi og rapportering www.lederkilden.no - Utgiver: Nettopp Media AS - Tlf: 4000 2886 - E-post: kontakt@lederkilden.no Daglig leders økonomirapport 7 av 7