Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Politisk nemnd for barn og unge Værnesregionen Rådhuset Dato: 15.06.2016 Tidspunkt: 09:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til runar.asp@varnesregionen.no eller på SMS til 932 67 027. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtedokumentene finnes på kommunens hjemmeside; https://www.stjordal.kommune.no/saksdokumenter/sider/default.aspx Stjørdal, 09.06.2016 Renate Trøan Bjørshol/sign. leder Hanne Elin Ovesen sekretær -1-
Saksliste for Politisk nemnd for barn og unge Værnesregionen i møte 15.06.2016 PS 23/16 Innhold Godkjenning av møteinnkalling U.off. PS 24/16 VR PPT - 1. tertialrapport 2016 2016/1400 PS 25/16 VR Barnevern - 1. tertialrapport 2016 2016/1401 PS 26/16 PS 27/16 PS 28/16 Orienteringssaker Eventuelt Godkjenning av møteprotokoll Utvalgssaksnr Arkivsaksnr -2-
PS23/16Godkjenningavmøteinnkalling -3-
Arkiv: 212 Arkivsaksnr: 2016/1400-2 Saksbehandler: Turid Skumsvoll Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen 63/16 08.06.2016 Politisk nemnd for barn og unge Værnesregionen 24/16 15.06.2016 Regionrådet Værnesregionen 16/16 22.06.2016 VR PPT - 1. tertialrapport 2016 Innstilling i Arbeidsutvalget Værnesregionen - 08.06.2016 1. tertialrapport tas til orientering Behandling i Arbeidsutvalget Værnesregionen - 08.06.2016 Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: 1. tertialrapport tas til orientering Vedlegg: Vedlegg: VR PPT - 1. tertialrapport 2016-4-
TERTIALRAPPORT 2016 1. TERTIAL VÆRNESREGIONEN PEDAGOGISK PSYKOLOGISK TJENESTE (PPT) -5-
1. Generell informasjon: PPT i Værnesregionen er en fellestjeneste for kommunene Frosta, Meråker, Stjørdal, Tydal og Selbu. Tjenesten er organisert med tilstedeværelse på alle grunnskoler i alle kommuner. I tillegg deltar PPT i VR også i individrettet og systemrettet arbeid knyttet til alle barnehager i kommunene. PPT i Værnesregionen er en gjennomgående PP-tjeneste, noe som innebærer at vi selger tjenester til Nord-Trøndelag fylkeskommune, og i begrenset grad til Sør-Trøndelag fylkeskommune. Perioden fra januar til mars er hvert år en periode hvor PPT bruker mye tid på forarbeid til og skriving av sakkyndig vurdering etter Lov om grunnskolen og den videregående opplæringa (opplæringslova) 5-3. Dette innebærer blant annet utredning, møtevirksomhet og intern drøfting. I denne perioden kan vår aktivitet ute hos samarbeidspartnere være noe redusert. Etter en omfattende prosess internt, og i samarbeid med fylkesmannen i Sør-Trøndelag, har arbeidet med sakkyndige vurderinger konkludert med noe redusert omfang spesialundervisning i store deler av regionen. I denne perioden har også reaksjoner på disse endringene vært et fokus for tjenesten. Det har blitt tydeligere at PPT/tilrådninger om spesialundervisning til en viss grad kompenserer for/sørger for hjelp som er knyttet til helse/omsorgssektor (habilitering, rehabilitering, oppfølging). Slik hjelpen gis i dag, defineres den som spesialundervisning, noe som gir et feilaktig bilde på en omfattende problematikk. I desember 2015 ble det fattet et kommunestyrevedtak i Stjørdal kommune som blant annet innebar en nedbemanning av PPT med et årsverk. Den personalmessige prosessen knyttet til dette har i månedene etter nyttår preget tjenesten. Usikkerhet knyttet til arbeidsforhold er en belastning for ansatte. Dette er nå avklart med stillinger som vil fortsette å stå i vakanse. Vedtak om at de to Trøndelagsfylkene skal slås sammen vil også kunne påvirke tjenesten da vi selger tjenester tilsvarende ca. 3 stillinger til fylkeskommunen per i dag. Leder kom tilbake fra svangerskapspermisjon i begynnelsen av april. Konstituert leder Kristin Hognestad gikk da tilbake til sin stilling som rådgiver. -6-
2. Økonomi: Fordelingsnøkkel jfr. Samarbeidsavtale fom. 01.01.15: Stjørdal 75 %, Meråker 5 %, Frosta 5 %, Tydal 3,5 % og Selbu 11,5 %. Tjenesten viser et positivt avvik på kr 282 000 ved utgangen av 1.tertial. Avviket skyldes hovedsakelig et mindre forbruk av lønnskostnader pga. refusjoner fra NAV. Det er svært vanskelig for tjenesten å sette inn vikar i kortere sykefravær eller små stillinger (ansatte som jobber i reduserte stillinger pga omsorg for små barn). Den totale arbeidsbelastningen i tjenesten er den samme, og med stillinger/deler av stillinger i vakanse, øker belastningen på de andre ansatte. Over lengre tid vil den økte arbeidsbelastningen kunne føre til venteliste. Vi jobber aktivt for å unngå å måtte utsette oppstart i sak. 3. Tiltak for å eliminere avvik: Årsprognose: Tjenesten forventer å kunne oppnå ønsket innsparing ved utgangen av 2016. 4. Sykefravær: Tjenesten hadde i 1.tertial et samlet sykefravær på 11,7 %; korttidsfravær 2,2 % og langtidsfravær 9,5 %. Det høye langtidsfraværet er i all hovedsak ikke arbeidsplassrelatert. Noe er knyttet til -7-
stressrelaterte utfordringer. Her jobbes det med tilrettelegging i fht. ergonomi og arbeidsbelastning. Det forventes en betraktelig nedgang i 2. tertial. Stjørdal, 30.05.16 Turid Skumsvoll Enhetsleder -8-
Arkiv: 212 Arkivsaksnr: 2016/1401-2 Saksbehandler: Rune Hegge Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen 69/16 08.06.2016 Politisk nemnd for barn og unge Værnesregionen 25/16 15.06.2016 Regionrådet Værnesregionen 17/16 22.06.2016 VR Barnevern - 1. tertialrapport 2016 Innstilling i Arbeidsutvalget Værnesregionen - 08.06.2016 1. tertialrapport tas til orientering Behandling i Arbeidsutvalget Værnesregionen - 08.06.2016 Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: 1. tertialrapport tas til orientering Vedlegg: Vedlegg: VR Barnevern - 1. tertialrapport 2016-9-
TERTIALRAPPORT 2016 1. TERTIAL VÆRNESREGIONEN BARNEVERNSTJENESTE -10-
1. Generell informasjon: Værnesregionen barneverntjeneste er en fellestjeneste for kommunene Selbu, Tydal, Meråker, Frosta og Stjørdal. Stjørdal er vertskommune, og tjenesten er organisert med kontorer i alle fem samarbeidende kommuner. Barnevernstjenesten har også ansvar og oppfølging av enslig mindreårige flyktninger (EM) for Stjørdal kommune. Tjenesten har arbeidet med organisasjonsutvikling, startet med ny organisering 16.02.15. Vi har tidligere arbeidet etter generalistmodell, har nå spesialistteam m/ teamleder som følgende: Mottak, utredning, undersøkelse Sped- og småbarn 0-12 år (forebyggende arbeid) Ungdom 12-23 år og omsorg (fosterhjem- og institusjonsoppfølgning) Enslig mindreårige (kun Stjørdal) Ved evaluering av teaminndeling i januar 2016, besluttet ledelsesteam at ungdoms- og omsorgsteam skal deles i to team dersom Stjørdal kommune vedtar å bosette EM under 15 år. Teamleder for teamet søkte permisjon fra stillingen høsten 2015, har 11 mnd permisjon. Arbeidspresset med å være teamleder for to fagfelt er for stort. Teamene har siden november- 15 vært delt, interne teamledere har hatt 50 % teamleder ansvar hver. Søknad ang. teamleder/e skal utlyses i starten av juni- 16. Kommunestyret i Stjørdal kommune besluttet i mars- 16 at antall bosettinger av EM over 15 år skal økes, i tillegg skal kommunen også bosette EM under 15 år. Omsorgsteam vil få ansvaret for å bosette EM under 15 år, med egne ansatte. Tilskudd skal være med å finansiere økte kostnader for en teamleder til. Det vil bli eget økonomisk ansvarsområde for EM under 15 år, som vil gjelde kun Stjørdal kommune. Dersom andre kommuner i VR beslutter å bosette EM vil VR barnevern ved EM team eller omsorgsteam kunne ha ansvaret. Tjenesten har over tid hatt høyt sykefravær, har nå bestemt at tjenesten skal ansette 250 % stilling som fast vikar innenfor budsjett. Stillingene vil bli fordelt på 100 % teamleder, 50 % ansvarlig for Familia (barnevern it- fagprogram) inkludert internkontroll, 50 % foreldreveileder og 50 % miljøterapeut ungdomsteam. I tillegg har tjenesten fått tildelt midler fra Fylkesmannen i Nord- Trøndelag (via Dep.) til 1, 35 % stilling med ½ års effekt. Tjenesten har bestemt at ressursene skal blir brukt i undersøkelsesteam. Fylkesmannen i Nord- Trøndelag har avdekket at tjenesten har avvik. Dette ang. frister ved undersøkelser, dette fra 2011. Tilsyn i 2014 avdekket nytt avvik: Værnesregionen barneverntjeneste sikrer ikke oppfølgning og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet, herunder barns medvirkning. Dette avviket ble lukket i mai 2016. Det er avtalt oppfølgningsmøte med Fylkesmannen i Nord- Trøndelag den 31.05.16 der alle rådmenn i våre kommuner er invitert. Filoverføring lønn ang. engasjementavtaler, med plan om oppstart fom. 01.03.16. Vi ha siden høsten 2015 hatt opplæring, gjennomgang av alle avtaler (gjelder fosterhjem, tilsynspersoner((tidligere tilsynsførere)), støttefamilier, besøkshjem, støttekontakter), endring av maler og endring av rutiner. Tjenesten fulgte prosjektplanen og iverksatte første filoverføring 01.03.16. Endringene gir ansvarlig saksbehandler bedre oversikt over kostnadene pr. barn og bedre internkontroll på utgifter til de som har engasjementavtale. -11-
2. Økonomi: I følge budsjett godkjent av AU høsten 2015 viser tjenesten et negativt avvik på kr 0,94 mill. Administrasjonskostnader (f.244) viser et merforbruk på kr 0,36 mill. Avvik skyldes i merforbruk på juridiske tjenester og manglende refusjonsmidler vedr prosjektstillinger fra Fylkesmannen. Tiltak i hjemmet (f.251) viser samlet balanse per utgangen av 1.tertial. Tiltak utenfor hjemmet (f.252) viser samlet et merforbruk på kr 0,6 mill. Det er i 1. tertial flyttet 14 barn/ ungdom i fosterhjem og institusjon som det ikke er budsjettert for og 12 ungdom har ettervernstiltak. En ungdom er tilbakeført til hjemmet. Ang. f. 252: Inntil høsten 2015 har vår tjenesten kun registrert barn/ ungdom som bor i fosterhjem og institusjon på f. 252. I følge rapportering til Dep. og KOSTRA skal også ungdom som har ettervernstiltak der kommunen økonomisk dekker hele eller deler av kostnader til både miljøterapi -12-
og husleie også registreres som 252 tiltak. Dette vil medføre økte kostander på f. 252, reduserte kostnader på f. 251. Satser for kommunal egenbetaling har økt vesentlig fra 2013 til 2016. Dette gir kommuner med institusjonsplasseringer en stadig økende utgift. De fleste institusjonsplasseringene ville ha vært unngått om familiene har måttet arbeidet med sin primære vanske på et tidligere tidspunkt. Tverrfaglig innsats med å implementere Værnesregionen modellen blir sentral her for å bistå familiene tidligere og unngå alvorlig skjevutvikling hos barna. Særlig at alle enheter har en egen rutine på: fra magefølelse til handling og tverrfaglige team. NB! Budsjettene for VR BVT er periodisert etter Stjørdal kommunes periodiseringsnøkler. Dvs. at kommunenes egne periodiserte budsjett (som sannsynligvis er tertial-periodisert) ikke vil samstemme med budsjettene under. 2.1. Stjørdal kommune Stjørdal har et negativt avvik på kr 892 000 mellom budsjett og regnskap ved utgangen av 1. tertial. Budsjettet for 2016 ble vedtatt å ligge på samme nivå som budsjettet for 2015. Endelig regnskap for 2015 viste et negativt budsjettavvik på 4,2 mill som i hovedsak skyldtes flere plasserte barn enn budsjettert. Det samme er tilfellet i 2016. Ved budsjettavgivelsen var 63 barn plassert i Stjørdal, mens det per 1.tertial 2016 er plassert 72 barn. 3 av barna uten budsjett har flyttet på institusjon med en samlet kostnad på 200' pr mnd. Disse kostnadene blir fakturert på etterskudd, og vil derfor øke utover året. Det er i tillegg søkt om hjelpetiltak i hjemmet for 3 barn i Familiesenter, som medfører ytterligere kostnader ut over året. Regnskapsprognosen for tjenesten viser med dette et negativt budsjettavvik på mellom 3,5 og 4 mill ved årets slutt forutsatt samme situasjon. Stjørdals andel av adm. kostnader viser et negativt avvik på kr 173 000. Tjenesten har hatt 6 saker i retten for kommunen i første tertial. Noe som har påført kommunen en kostnad på kr 329 000. -13-
Tiltak i hjemmet (f.251) viser et merforbruk på kr 18 000. Tiltak utenfor hjemmet (f.252) viser et merforbruk på kr 700 000. Avviket skyldes 4 nye institusjonsplasseringer, 3 plassert i fosterhjem og oppfølgning av 10 ungdom ved ettervern. Tjenesten mottok i 1. tertial bekymringsmeldinger fra: barnevernvakt, foreldre, helsestasjonen, psyk. avd, politi, skole, barnehage, anonyme, NAV, namsmannen, barneverntj., familieteamet, legevakt, sykehus, foreldre, private, barnet selv, familie ambulatoriet, psykolog, habiliteringstjenesten, familievernkontoret og BUP 2.1.1. Enslige mindreårige flyktninger Enslig mindreårige team i Stjørdal kommune har 6,70 årsverk fordelt på 8 ansatte, 4 i teamet jobber turnusbasert. Teamet har nå oppfølgning med 30 gutter. Det er besluttet at det skal bosettes 17 EM over 15 år i 2016, og 14 EM i 2017. Dette gjør at tjenesten må øke antall ansatte og må ha en base til for å gi ungdommene et godt tilbud. Guttene vi har oppfølgning med har god utvikling, vi har over tid arbeidet fram en modell for oppfølgning som gir et godt resultat både for ungdommene, ansatte og økonomisk. Mange kommuner henvender seg til vår tjeneste for å få informasjon om vår drift. -14-
Regnskapet for Enslige mindreårige (EM) viser et regnskapsmessig mindre forbruk på kr 118 000 ved utgangen av 1.tertial. Det positive avviket skyldes at tjenesten har hatt stor fokus på økonomi gjennom de siste årene og at det kreves mer refusjoner fra BUF etat. Per 31.12.15 gjenstår det kr 625 000 på disposisjonsfond. I 2016 har tjenesten utgifter på 16 ungdommer over 20 år som vi har redusert eller ingen inntekt på. Flere av disse skal avsluttes i løpet av 2016. Jfr. kommunestyrevedtak er det besluttet at ungdommen følges opp med barnevernstiltak til fylte 23 år. Utgiftsnivået er økende i perioden der nyankomne EM bosettes, dette vil medføre økte kostnader fremover, inntekter for nyankomne i 2016 bokføres i desember. 2.2. Selbu kommune Selbu har et negativt avvik på totalt kr 41 000 mellom budsjett og regnskap per 1.tertial. Selbus andel av adm. kostnader viser et positivt avvik på kr 30 000. Avviket skyldes at tjenesten har ikke har hatt saker i retten for kommunen. Tiltak i hjemmet (f.251) viser positivt avvik på kr 30 000. Tiltak utenfor hjemmet (f.252) viser et merforbruk på kr 101 000. En ungdom mottar ettervernstiltak. I 1. tertial 2016 mottok tjenesten bekymringsmelding fra lege, barneverntjeneste, helsestasjonen, politi, skole, anonyme, psyk. avd., ambulansetjenesten, barnevernvakten. -15-
2.3 Tydal kommune Tydal har et negativt avvik på kr 89 000 mellom budsjett og regnskap ved utgangen av 1.tertial. Tydals andel av adm. kostnader viser et negativt avvik på kr 37 000. Avviket skyldes bla at tjenesten har hatt en pågående sak for retten. Tiltak i hjemmet (f.251) viser et positivt avvik på kr 66 000. Tiltak utenfor hjemmet (f.252) viser et merforbruk på kr 118 000. Som skyldes en fosterhjemsplassering uten budsjett, og oppfølgning av en ungdom med ettervern. I 1. tertial mottok tjenesten bekymringsmelding fra sykehus, BUP, helsestasjonen og lege. 2.4 Meråker kommune Meråker har et negativt avvik på kr 209 000 mellom budsjett og regnskap per 1.tertial. Meråkers andel av adm. kostnader viser et negativt avvik på kr 8 000. Tjenesten hatt ikke hatt saker i retten for kommunen. Dette medfører et positivt avvik på kr 17 000 når det gjelder juridisk kostnad. Tiltak i hjemmet (f.251) viser et mer forbruk på kr 89 000. Avviket skyldes iverksatte tiltak i hjemmet. -16-
Tiltak utenfor hjemmet (f.252) viser et merforbruk på kr 113 000. Et barn har blitt flyttet i fosterhjem uten budsjett. I 1. tertial mottok tjenesten bekymringsmeldinger fra skole, flyktningmottak, private, helsestasjonen, foreldre, barnehage og barnevernvakt. 2.5 Frosta kommune Frosta viser et negativt avvik på totalt kr 292 000 mellom budsjett og regnskap per 1.tertial. Avviket er ikke reelt, det er blitt tilbakebetalt feil utbetalt fosterhjemsgodtgjørelse, samlet kostnad kr 490 000,- i 1. tertial. Frostas andel av adm. kostnader viser et negativt avvik på kr 169 000. Tjenesten har hatt 5 saker i retten for kommunen i 1.tertial. Dette har påført kommunen en juridisk kostnad på kr 171 000, kr 144 000 mer en budsjettert. Tiltak i hjemmet (f.251) viser et merforbruk på kr 3 000. Tiltak utenfor hjemmet (f.252) viser et mindre forbruk på kr 464 000. I 1. tertial har 3 barn/ ungdom blitt plassert i fosterhjem og 2 barn/ ungdom i institusjon uten budsjett. 1 barn/ ungdom er tilbakeført til foreldre. Utgifter til institusjonsplass kommer i ettertid, det er mindre inntekter i forhold til refusjoner fra buf. etat enn beregnet for 1. tertial. Reelt budsjettavvik for f. 252 er et negativt avvik på kr 26 000,-. I 1. tertial mottok tjenesten bekymringsmeldinger fra psyk. avdeling, barnevernvakt, politi, lege, skole, miljøter., foreldre, barnehage, barneverntj., ambulansetjen., BUP og private. 3. Juridisk aktivitet: Ang. utgifter til juridisk bistand er det budsjettert med kjent aktivitet, ved avvik skyldes dette juridisk aktivitet ved konkrete saker. Aktiviteten for 1. tertial har vært som følgende: Frosta kommune har hatt 5 saker i Fylkesnemnd, Stjørdal kommune har hatt 2 saker i Fylkesnemnd og 4 saker for Tingretten. -17-
4. Tiltak for å eliminere avvik: Barneverntjenesten må fortsette å informere samarbeidspartnere om deres plikt til å melde ifra når det er bekymring for et barns omsorgssituasjon. Barneverntjenesten skal prioritere og evaluere sammen med samarbeidspartnere som vi mener kan melde ifra tidligere, dette for å unngå akutte plasseringer og heller iverksette andre tiltak. Dette kan barneverntjenesten ikke endre alene. Tjenesten må også melde avvik når samarbeidspartnere ikke gir nødvendige opplysninger ved undersøkelser etter Lov om barneverntjenester. I tillegg må barneverntjenesten arbeide for å bedre kompetansen for å iverksette gode endrings- og kompenserende tiltak for å avhjelpe en skjevutvikling hos barn og unge. Tjenesten må være en pådriver for å iverksette, vedlikeholde og evaluere VR- modellen. Års prognose: Det er forventet at administrasjonskostnadene vil vise balanse ved årets slutt. Når det gjelder juridisk aktivitet er dette saksavhengig og vanskelig å forutse. I løpet av 1.tertial ble det plassert 14 barn/ ungdom som det ikke er budsjettert for i 2016 i institusjon og fosterhjem. Dette gjør at det vil bli fortsatt avvik på 252. 5. Sykefravær: Barnevernstjenesten viser et sykefravær som følgende: korttidsfraværet var 2,1 % og langtidsfraværet var 7,2 % per 1.tertial. Stjørdal, 31.05.2016 Gunbjørg Furunes Baar Barnevernleder -18-
PS26/16Orienteringssaker PS27/16Eventuelt PS28/16Godkjenningavmøteprotokoll -19-