Kap 10 - Eiendoms - forvaltning ID ØK.F.4.2.10 Versjon 0.01 Gyldig fra 20.12.2012 Forfatter Magnar Steffensen Verifisert [] Godkjent <ikke styrt> Side 1 av5 Formål Omfang Ansvar Handling Gi god økonomistyring på alle nivå i organisasjonen Hele Nordland fylkeskommune Fylkesøkonomisjefen Kapittelet om eiendomsforvaltning er delt inn i tre underkapitler: Investeringsprosjekter Vedlikehold Inngåelse av leiekontrakter INVESTERINGSPROSJEKTER Generelt om investeringsprosjekter Fylkestinget planlegger i økonomiplanen midler til investeringsprosjekter innenfor utdanningssektoren, tannhelsesektoren, kultursektoren, samt enkelte fellesprosjekter. I økonomiplanen framgår det enkelte prosjekts planlagte totalkostnad, hvor mye som er bevilget tidligere og hvor mye som planlegges bevilget i hvert av de fire årene i planperioden. Disse planene rulleres hvert år. Selve bevilgningen av midler skjer i årsbudsjettene. Ifølge fylkesrådets delegasjonsreglement er det fylkesrådet som har myndighet til å godkjenne areal- og funksjonsprogram og til å godkjenne forprosjekt med kostnadsramme for bygge- og vedlikeholdsprosjekter over 5 millioner kroner (inkludert merverdiavgift). Eiendomssjefen er delegert myndighet til å velge tilbud, tilpasse/justere byggeprogrammet, velge leverandør og igangsette byggearbeidet for prosjekter mindre enn 10 millioner kroner (inkludert merverdiavgift), forutsatt at budsjettet ligger innenfor de godkjente kostnadsrammer. Eiendomssjefen er delegert myndighet til å prioritere og godkjenne alle andre vedlikeholds- og byggeprosjekter. Myndighet til kontraktsinngåelse vedrørende byggeprosjekter er avhengig av kontraktens størrelse (inkludert merverdiavgift) og er delegert slik: - Over 10 millioner, til fylkesøkonomisjefen. - Mindre enn 10 millioner, til eiendomssjefen. Eiendomssjefen er delegert myndighet til å utføre alle andre forvaltningsoppgaver knyttet til bygge- og vedlikeholdssaker, leiekontrakter og til ivaretakelse av fylkeskommunens byggeansvar, inkludert oppgaver som vedrører andre offentlige
Ver.0.01 Side: 2 av 5 myndigheter. Eiendomssjefen er delegert myndighet til å disponere rammebevilgninger til mindre prosjekter, universell utforming, brannsikring av bygninger, ombygging/ominnredning, ventilasjonsanlegg, planlegging, ytre vedlikehold og tilrettelegging for sterkt funksjonshemmede. Myndigheten gjelder også midler som overføres fra et år til et annet og avsettes til fond. Fylkesøkonomisjefen er delegert myndighet til å godkjenne og underskrive leieavtaler. I kurante saker med leietid på to år eller kortere er slik myndighet delegert til fagleder. Framgangsmåte ved planlegging av et investeringsprosjekt Nedenfor beskrives det hvordan saksgangen skal være ved planlegging av et investeringsprosjekt. 1. Institusjonen (f. eks videregående skole) melder sitt behov til sin fagavdeling (f. eks utdanningsavdelingen). 2. Fagavdelingen (f. eks utdanningsavdelingen) realitetsbehandler behovet til institusjonen. 3. Hvis fagavdelingen finner behovet til institusjonen reelt, utarbeider fagavdelingen areal- og funksjonsprogram og får dette godkjent i fylkesrådet. 4. Godkjent areal- og funksjonsprogram anses som en bestilling til eiendomsseksjonen. Ved større investeringsprosjekter må det avsettes midler i økonomiplanen og bevilges i de årlige budsjettene. Økonomiplan og årsbudsjett behandles av fylkestinget. Dersom små prosjekter innen ombygging og utvidelse er realiserbart innenfor avsatte rammebevilgning, kan dette behandles administrativt. 5. Dersom prosjektet blir realisert, vil det bli ledet av en prosjektleder på eiendomsseksjonen. Prosjektet vil få en budsjettramme og alle utgifter blir belastet prosjektet. VEDLIKEHOLD Ansvaret for vedlikeholdsoppgaver Fra og med 1. januar 2003 ble vedlikeholdsansvaret delt mellom eiendomsseksjonen (sentralt) og institusjonene (desentralt). Eiendomsseksjonen har ansvar for det overordnede vedlikeholdet, mens det øvrige vedlikeholdet er det institusjonene som har ansvaret for. Ordningen er hjemlet i vedtak tilknyttet økonomiplanen for perioden 2003 2006, og senere budsjettvedtak. I FR-sak 12/2003 framgår nærmere retningslinjer for ansvarsfordelingen. Nedenfor siteres fra saksframlegget: Eiendomsseksjonen forestår følgende vedlikeholdsoppgaver: * Utskiftinger og planlagt vedlikehold for utvendige flater.
Ver.0.01 Side: 3 av 5 * Utskiftinger og planlagt vedlikehold for å opprettholde funksjonen til bygningenes bærende konstruksjoner. * Utskiftinger av bygningsrelaterte tekniske hovedinstallasjoner. Slike anlegg vil være * Heiser * Ventilasjonsaggregater * Varmesentral * Vann- og avløpsanleggenes hovedbestanddeler * Elektriske hovedanlegg Institusjonene forestår følgende oppgaver: * Generelt tilsyn med bygningsmassen med varslingsplikt til eiendomsseksjonen om forhold som går inn under eiendomsseksjonens ansvarsområde. * Løpende vedlikehold av utvendige flater. * Løpende vedlikehold av bygningenes bærende konstruksjoner. * Løpende vedlikehold av bygningsrelaterte tekniske installasjoner. * All drift og alt vedlikehold av indre flater og konstruksjoner ut over det som er eiendomsseksjonens ansvar. * Driften av bygningsrelaterte tekniske installasjoner. En atskillig mer detaljert oversikt finnes som vedlegg til FR-sak 12-2003. Institusjonene har ansvaret for anskaffelse, drift, vedlikehold og utskifting av alt virksomhetsrelatert utstyr herunder inventar, alminnelig utstyr, undervisningsutstyr, datautstyr, spesialinnredninger og annet utstyr som er installert for eller av brukeren. Planlagte eller pågående byggeprosjekter fritar ikke institusjonen for dette ansvaret. Indre vedlikehold av skolebygg er ytterligere omtalt i FT-sak 088/11 og FT-sak 008/12. Regnskap og budsjett for desentralt vedlikehold og virksomhetsrelatert utstyr Anvisning og regnskapsføring av desentrale vedlikeholdsutgifter og virksomhetsrelatert utstyr skjer ved den enkelte institusjon og innenfor institusjonens ordinære budsjettramme. Som nevnt i kapittel 5.8.2 om ulike typer regnskap, skal innkjøp over en viss beløpsgrense (og over en viss levetid) regnskapsføres i investeringsregnskapet (kontoklasse 0). Alle innkjøp ført i investeringsregnskapet skal aktiveres i balanseregnskapet og avskrives. Dersom det foretas slike innkjøp over driftsbudsjettet, må driftsbudsjettet reduseres gjennom budsjettregulering mellom driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet. Investeringsbudsjettet skal være lik investeringsregnskapet ved årets slutt.
Ver.0.01 Side: 4 av 5 Saksgang ved overordnet vedlikeholdsprosjekt 1. Institusjonen har et selvstendig ansvar for å kartlegge behov, men dette skal skje i samarbeid med eiendomsseksjonen. Med dette menes at institusjonen har plikt til å gi eiendomsseksjonen melding om behov for vedlikeholdsoppgaver. 2. Eiendomsseksjonen ved eiendomssjefen realitetsbehandler behovet den enkelte institusjon har. Institusjonens behov blir vurdert mot andre vedlikeholdsprosjekter slik at en kan prioritere hvilke prosjekter en skal gjennomføre innenfor de vedtatte rammer til vedlikehold. 3. Dersom prosjektet blir realisert, vil det bli ledet av en prosjektleder på eiendomsseksjonen. Prosjektet vil få en budsjettramme og alle utgifter blir belastet prosjektet. Utgifter som påløper prosjektet, men er bestilt av institusjonen selv, vil ikke bli dekket av eiendomsseksjonen, med mindre annet er avtalt med eiendomssjefen før bestilling settes i verk. INNGÅELSE AV LEIEKONTRAKTER Institusjonslederne kan inngå leiekontrakter med leietid på to år eller kortere. Leieavtaler som strekker seg lengre enn dette skal i henhold til fylkesrådets delegasjonsreglement godkjennes og underskrives av fylkesøkonomisjefen. Nedenfor er det listet opp hvordan saksgangen er ved leie av lokaler: 1. Institusjoner som har behov for å leie lokaler med leietid på mer enn 2 år må gi sin fagavdeling beskjed om dette. Fagavdelingen må deretter vurdere om det er budsjettdekning innenfor institusjonens budsjett, siden det er institusjonen selv som skal betale husleien for lokalene som ønskes leid. Er det dekning i budsjettet, sender fagavdelingen en bestilling til eiendomsseksjonen om å bistå med innleie av lokaler. I bestillingen må det fremgå at det er budsjettdekning til å leie inn lokaler. 2. Eiendomsseksjonen forestår utredning og vurdering av de tekniske forholdene rundt leieobjektet, gjennomfører de kontraktsmessige oppgaver og fremlegger anbefaling om kontrakt. 3. Før saken fremlegges for politisk godkjenning skal fagavdelingen, som har ansvaret for økonomien i tilknytning til leieavtalen, gi sin tilslutning til saken, gjennom å godkjenne saksfremlegget. 4. Leiekontrakter som er kurante med leietid på to år eller kortere godkjennes og underskrives av fagleder. Øvrige leiekontrakter godkjennes og underskrives av fylkesøkonomisjefen. Registreringer
Ver.0.01 Side: 5 av 5 Avviksbehandling Brudd meldes som avvik Distribusjon Legges ut på nettet slik at alle i organisasjonen kan benytte seg av den. Interne referanser Eksterne referanser