Kap 3 - Delegering av ansvar og myndighet

Transkript

1 Kap 3 - Delegering av ansvar og ID ØK.F Versjon 0.00 Gyldig fra Forfatter Magnar Steffensen Verifisert Ernst Opdalshei Godkjent <ikke styrt> Side 1 av13 Formål Omfang Ansvar Handling Gi god økonomistyring på alle nivåer i organisasjonen Hele Nordland fylkeskommune Fylkesøkonomisjefen DELEGERING AV ANVISNINGSMYNDIGHET Anvisnings i snever forstand er knyttet til en til å disponere ressurser innenfor vedtatt (godkjent) budsjettramme og til å gi fylkeskassen ordre om utbetaling av penger. Herunder inngår bilagsforberedelse, kontroll og godkjenning av en utgift. Anvisnings i utvidet forstand er knyttet til det å være øverste leder for en institusjon og å ivareta det totale økonomiske ansvar for denne institusjonen. Her inngår budsjettering, driftsgjennomføring og rapportering; dvs. utøve ansvarlig og resultatorientert ledelse. Hvem som innehar anvisnings I fylkestingssak 111/2012 har fylkestinget vedtatt følgende: Anvisningsen følger fylkesordførerens, fylkesrevisorens og fylkesrådets ansvarsområder innen den gjeldende formålsinndeling. For anvisning av variabel lønn og personlige utgifter gjelder følgende unntak: a) Fylkesordføreren anviser for fylkesrådslederen, fylkesrevisor og kontrollkomiteen. b) Fylkesrådslederen anviser for fylkesrådets øvrige medlemmer. c) Fylkesrådslederen skal peke ut en administrativ leder som skal anvise for fylkesordføreren. Anvisings kan delegeres. Slik delegasjon skal skje skriftlig. I fylkesrådssak 179/2010 har fylkesrådet vedtatt følgende: a) Fylkesrådet delegerer anvisningsen til den enkelte fylkesråd. b) Vedkommende fylkesråds anvisnings kan delegeres til vedkommende etatsjef innenfor gjeldende budsjett. c) Etatsjefer kan delegere anvisningsen videre til enhetsledere. Enhetsledere som er delegert anvisnings kan gi fullmakt til andre i organisasjonen. Anvisnings gitt etter fullmakt kan ikke delegeres videre. d) Etatsjefens variable lønn og personlige utgifter anvises av en annen etatsjef, men slik at ingen etatsjefer anviser for hverandre.

2 Ver.0.00 Side: 2 av 13 e) Gjeldende anvisnings skal framgå av et særskilt anvisningsregister som skal være tilgjengelig i fylkeskommunens arkiv. De som får delegert anvisnings står personlig ansvarlig overfor fylkesrådet eller etatsjef for at kravene som følger blir ivaretatt. Dersom ansvaret ikke blir tilfredsstillende ivaretatt, kan en trekkes tilbake. Over en anvisningsansvarlig vil det alltid være en som på vegne av fylkesrådet har tilsynsansvar for at anvisningsansvaret blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte (jfr. kap. 3.5). Dette vil normalt være etatssjefen for det aktuelle virksomhetsområde. Hvordan få tildelt delegert anvisnings Økonomiavdelingen ivaretar på fylkesrådets vegne det praktiske arbeidet rundt tildeling og inndraging av delegert anvisnings. Dette skjer etter søknad fra vedkommende tilsynsansvarlig (etatsjef ). Ved tildeling av delegert anvisnings utsendes et brev til vedkommende leder hvor plikter og rettigheter i forbindelse med delegasjonen framgår, samtidig som et signaturkort blir vedlagt. Delegert anvisnings trer i kraft når signaturkortet er utfylt og returnert. Ved bemyndigelse av andre til å foreta anvisningsarbeidet, sendes en orientering om dette til økonomiavdelingen sammen med utfylt signaturkort. Anvisningsansvarlige og bemyndigede blir samtidig fratatt de fullmakter de evt. har til å foreta registreringer i regnskaps- eller lønnssystemet. Hva innebærer delegert anvisnings Rett til å disponere ressurser innenfor vedtatt (godkjent) budsjett. Rett til å rekvirere penger og gi ordre om utbetaling. Plikt til å kontrollere at de regninger som anvises faktisk er en fylkeskommunal utgift. Plikt til å påse at nødvendig og tilfredsstillende dokumentasjon er vedlagt bilagene. Plikt til å planlegge virksomheten slik at de bevilgede midler fordeles over året, og at de driftsforutsetninger bevilgningsvedtaket forutsetter blir oppfylt. Plikt til å holde seg innenfor de ressursrammer fylkestinget har vedtatt under årsbudsjettbehandlingen, evt. senere regulert av styringsorgan med til det. Plikt til å holde seg orientert om realisert forbruk og

3 Ver.0.00 Side: 3 av 13 aktivitetsnivå. Plikt til å holde seg orientert om gjeldende budsjett og de endringer som skjer i løpet av budsjettåret. Plikt til å påse at interne rutiner og kontroll er etablert og fungerer, samt tilfredsstiller fastsatte krav. Herunder sørge for tilfredsstillende organisering av arbeidet slik at unndragelse av midler og dobbeltbetalinger ikke kan finne sted, dvs. gode kontrollrutiner og tilfredsstillende arbeidsdeling mellom rekvisisjon, bilagsforberedelse, attestasjon, anvisning og regnskapsregistrering Plikt til å sørge for at administrativt personell innehar nødvendig kompetanse. Plikt til jevnlig (forutsetningsvis månedlig) å rapportere til sin tilsynsansvarlige om aktivitets- og budsjettgjennomføring i forhold til hva som var planlagt og vedtatt. I tillegg skal årsprognoser og avvik samt tiltak for å sikre budsjettbalanse og realisering av planlagt produksjonsnivå framgå i rapporten. Plikt til å sørge for opprettholdelse av realverdien på utstyr, bygninger og anlegg. Dvs. sørge for budsjettering og gjennomføring av tilstrekkelig vedlikehold/utskifting av utstyrs- og bygningsmassen. I vårt styringssystem vil praktisering av anvisnings være siste ledd i en lang prosess hvor ressurser styres og brukes for å realisere mål. Anvisningsen er en personlig som er gitt enkeltpersoner. Den som innehar slik er personlig ansvarlig for at det ikke brukes flere ressurser enn hva som er stilt til disposisjon. Uansett hvordan prosessen måtte utvikle seg, er det den anvisningsansvarliges oppgave å ta forholdsregler og gjøre de nødvendige tiltak for å ivareta ansvaret. Det eksisterer et stort antall unnskyldninger for at tildelte rammer blir overskredet. I det følgende er det gitt noen eksempler på slike unnskyldninger, samt at det er knyttet kommentarer til hver av disse. "De budsjettmessige rammene er ikke tilstrekkelig presise" Dersom denne oppfatning foreligger, er det den anvisningsansvarliges ansvar å ta dette opp med sin tilsynsansvarlige for å få tilstrekkelig presise rammebetingelser. Inntil eventuelle endrede budsjettrammer er bestemt, plikter en imidlertid å forholde seg til de rammebetingelser som er gitt og ta de nødvendige forholdsregler for dette. "Hensynet til klientene tilsier at vi ikke kan holde budsjettet" Dette er en åpenbar selvtekt, og avvisning av fylkestingets rett og plikt til å avveie hensyn i sin ressursfordeling. Det er den

4 Ver.0.00 Side: 4 av 13 anvisningsansvarliges plikt å gjøre det beste ut av situasjonen slik den foreligger, og om nødvendig forelegge konsekvensene for sin tilsynsansvarlige. Men dette gir ingen rett til å holde et forbruk og derved anvise utover tildelt budsjettramme. "Pålegg hindrer meg i å holde budsjettrammen" Dersom arbeidstilsynspålegg eller lignende kommer fra ekstern, skal slike pålegg selvfølgelig tas alvorlig. Men det er ingen begrunnelse for å bruke midler som ikke er bevilget. Det samme gjelder også fylkeskommunale pålegg. Dersom slike pålegg gis uten at bevilgning medfølger, gjelder budsjettrammene likevel, og den anvisningsansvarlige må bruke sitt skjønn for å klare opp i en slik situasjon. "Det vedtatte driftsomfang lar seg ikke realisere innenfor budsjettrammene" Dersom dette er tilfelle må den anvisningsansvarlige sørge for at driftsomfanget blir tilpasset budsjettrammene. Dersom slik driftstilpasning krever vedtak på høyere beslutningsnivå, har den anvisningsansvarlige plikt til å melde fra om situasjonen og samtidig legge fram forslag på nødvendige driftsendringer/reduksjoner. Det er vanskelig å balansere hensynet til produksjonsresultater, klienter, ansatte, regler og pålegg innenfor en budsjettramme. Like fullt er dette den fornemste lederoppgave - og det er denne oppgaven fylkeskommunens ledere er satt til. Det er - dessverre - ingen gode grunner til å la være å holde seg til de rammene som er gitt. Anvisningsansvaret er personlig og absolutt. DELEGERING AV BUDSJETTFULLMAKT Mens anvisnings gir fullmakt til å disponere budsjettet og dermed forplikte fylkeskommunen økonomisk gjennom sin underskrift, gir budsjettfullmakt til å foreta justeringer av budsjettet (dvs. foreta endringer i vedtatt plan). Fylkestinget har ansvar for å vedta budsjettet, og i utgangspunktet burde dermed alle forslag til endringer av budsjettet forelegges for og vedtas av fylkestinget. En restriktiv praktisering av dette grunnprinsippet vil vanligvis være lite hensiktsmessig. Det er derfor vedtatt Fylkestinget (FT-sak 49/2010) og Fylkesrådet (FR-sak 179/2010) hvilke budsjettendringer som kan foretas av ulike politiske og administrative organ. Fylkestingets delegering av budsjettfullmakt Reglement for delegert budsjett Ved behandling av årsbudsjettet vedtar fylkestinget planen for den fylkeskommunale virksomhet i budsjettåret. Samtidig bevilges midler til å gjennomføre planen. Ansvaret for gjennomføringen gis til fylkesrådet.

5 Ver.0.00 Side: 5 av 13 Prinsipper for praktisering av delegert budsjett Fylkestinget bevilger midler på formål og hovedpost ut fra de planlagte oppgaver som skal utføres. De vedtatte ressursrammer er absolutte og virksomheten må tilpasses de vedtatte rammer og legges opp etter de aktivitetsforutsetninger som budsjettet gir. Budsjetterte inntekter er en finansiell forutsetning for ressursrammen. I budsjetten til fylkesrådet inngår justering av de prioriteringer som fylkestinget har vedtatt, som det vil være nødvendig å foreta gjennom et budsjettår. Dette gjelder endringer i planlagt aktivitet, endringer i målgrupper og kvalitetsendringer. Videre gjelder budsjetten til fylkesrådet omdisponeringer av ressurser for å kunne gjennomføre pålagt aktivitet innenfor ansvarsområdet på en mest mulig rasjonell måte. Begrensninger i delegert budsjett Delegert budsjett gjelder ikke: a) Vedtak om bevilgning over neste eller senere års budsjett. b) Tilskudd til organisasjoner m.v. som gjennom fylkestingets budsjettvedtak er å oppfatte som tilsagn om konkret beløp. c) Bevilgninger som er nevnt eksplisitt eller som er undergitt særskilt behandling i fylkesting, eller formål som konkret er avslått ved den ordinære budsjettbehandling i fylkestinget. Formålsinndeling Plan og budsjetter utarbeides og presenteres i forhold til den formålsinndeling som framgår av vedlegg 1. Formålsinndelingen gir uttrykk for de hovedområder av oppgaver som fylkesordfører og fylkesrådet skal styre. Endringer i formålsinndelingen kan vedtas av fylkestinget i forbindelse med budsjett- og økonomiplanarbeidet. Delegasjon av budsjett Fylkesordførerens Innenfor rammen av vedtatt årsbudsjett gis fylkesordføreren følgende innenfor sektoren (rammeområdet) Politikk med unntak av formålet Fylkesrådet : a) Gjennomføre nødvendige omdisponeringer av ressurser innenfor sektoren politikk begrenset til å foreta overføringer av beløp innenfor et formål (fylkesting, kontorllkomitèen osv). b) Disponere sykepengerefusjoner innenfor sektoren Politikk, begrenset til å se lønnsposter i sammenheng med sykepengerefusjoner. c) Disponere disposisjonsfond til vedtatte tiltak.

6 Ver.0.00 Side: 6 av 13 Fylkesrådets Innenfor rammen av vedtatt økonomiplan og årsbudsjett gis fylkesrådet følgende : Felles for alle sektorer a) Justere planlagt aktivitet innenfor fylkeskommunale institusjoner når det gjelder inntekter som er opptjent i denne institusjonen. b) Omfordele ressurser mellom formål innenfor en sektor. c) Gjennomføre nødvendige omdisponeringer av ressursene innenfor et formål. d) Overføre oppgaver og ressurser mellom ulike budsjettansvarlige innenfor samme formål. e) Disponere midler avsatt til fylkesrådets disposisjon, herunder foreta fordeling fra sektorvise disposisjonskonti. f) Fordele midler avsatt til å dekke lønnsoppgjør. g) Bevilge lån og fastlegge avdragsvilkår fra vedlikeholdsfond. h) I forbindelse med regnskapsavslutningen foreta strykninger. Ved strykninger av avsetninger skal tilbakebetaling/avsetning til vedlikeholdsfond skjermes i størst mulig grad, dersom institusjonenes totalresultat tillater det. i) Vedta avsetninger til disposisjonsfond av midler som ikke anvendes i budsjettåret. Avsetningen skal skje til et bestemt tiltak. Dette under forutsetning om at det ikke foretas en omfordeling mellom sektorer. j) Disponere disposisjonsfond til vedtatt tiltak. k) Godkjenne desentrale over- og underskudd som vil danne grunnlag for økte eller reduserte budsjettrammer i etterfølgende budsjettår. Dette under forutsetning om at det ikke foretas en omfordeling mellom rammeområder/sektorer. l) Disponere sykepengerefusjoner, dvs. se lønnsposter i sammenheng med sykepengerefusjoner. m) Disponere merinntekter til utgifter som henger nært sammen, - såfremt at inntektene ikke er av vesentlig størrelse og at nettoutgiften ikke endres. n) Opprette og nedlegge stillinger innenfor de økonomiske rammer og aktivitetskrav som fylkestinget har vedtatt. o) Se investeringsprosjekter i sammenheng, - det vil si omfordele innenfor investeringsbudsjettets bevilgningsramme så langt det er rasjonelt ut fra framdriften til de enkelte prosjekt. Sektoren Fylkesrådet Gjennomføre nødvendige omdisponeringer av ressurser innenfor sektoren begrenset til å foreta overføringer av beløp innenfor dette formålet. Sektoren Utdanning a) Foreta fordeling av sentrale fellesposter. b) Godkjenne aktivitetsendringer knyttet til endringer i inntektene. c) Kapasitetstilpasninger innenfor sektorens ramme, jf FT sak 129/01. Sektoren Næring og regional utvikling a) Disponere budsjettert, men ikke fordelt avkastning på

7 Ver.0.00 Side: 7 av 13 konsesjonskraftfondet. b) Fordele tilskudd til studieforbund (jfr Lov om voksenopplæring av nr. 95 6) c) Disponere virkemidler i samsvar med fordeling i budsjett med unntak av kommunale næringsfond. Sektoren Kultur og miljø Fordele tilskudd som ikke er detaljdisponert i budsjettet. Sektoren Samferdsel a) Myndighet til å foreta ruteendringer innenfor etablerte ruter. b) Myndighet til å iverksette nye ruter i forbindelse med lovpålagt skoleskyss. c) Fastsettelse av priser og produkter for kollektivtrafikken. d) Myndighet til å disponere tilskuddsfondet (samferdsel) og kaifondet. Sektoren Tannhelsetjenesten Disponere frigjorte midler som følge av økt produktivitet til kvalitetsforbedrende tiltak. Fylkesrådets delegasjonsreglement Ved behandling av årsbudsjett vedtar fylkestinget planen for den fylkeskommunale virksomhet i budsjettåret. Samtidig bevilges midler til å gjennomføre planen. Ansvaret for gjennomføringen er gitt fra fylkestinget til fylkesrådet, med de unntak som følger av Delegasjonsreglement for fra fylkestinget. Dette kapitlet er ordnet slik at det følger rekkefølgen og inndelingen i Delegasjonsreglement for fra fylkestinget, selv om overskriftene og nummereringen av punktene er forskjellige. Prinsipper for delegert budsjett Myndigheten til å justere prioriteringer, det vil si endringer i planlagte aktiviteter, endringer i målgrupper og kvalitetsendringer, tilligger fylkesrådet. Myndigheten til omdisponering av ressurser for å kunne gjennomføre pålagt aktivitet på en mest mulig rasjonell måte, tilligger fylkesrådet. Fylkesrådets generelle budsjett a) Myndighet til å sette i verk de vedtak som er fattet i fylkestinget tilligger fylkesrådet, med mindre slik er videredelegert i dette eller andre reglementer, eller gjennom vedtak i enkelt sak. b) Myndighet til å gjennomføre vedtatt investeringsplan, inngåelse og gjennomføring av avtaler tilknyttet investeringsprosjekter, leieavtaler, rammeavtaler og andre avtaler innenfor fylkesrådets anvisnings, delegeres til vedkommende

8 Ver.0.00 Side: 8 av 13 fylkesråd, med mindre slik er videredelegert i dette eller andre reglement, eller gjennom vedtak i enkeltsak. Når det er hensiktsmessig kan avtaler inngås for mer enn ett budsjettår. c) Myndighet til å godkjenne og inngå avtaler om deltakelse i samarbeidsordninger om anskaffelser av varer og tjenester, delegeres til vedkommende etatssjef. d) Myndighet til å gjennomføre anskaffelser av varer og tjenester i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser, samt inngå og gjennomføre rammeavtaler og avtaler knyttet til anskaffelser og prosjektkjøp som den sentrale innkjøpstjenesten har ansvar for, delegeres til vedkommende etatssjef. Avtaler kan inngås for mer enn ett budsjettår. e) Fylkesrådets til å ta opp budsjetterte lån og underskrive gjeldsbrev, pantsettelsesdokumenter og garantierklæringer der garanti er vedtatt av fylkestinget, delegeres til vedkommende etatsjef. f) Myndigheten til å justere planlagt aktivitet innenfor fylkeskommunale driftsenheter når det gjelder inntekter som er opptjent i denne institusjonen, delegeres til vedkommende etatssjef. g) Myndigheten til å omfordele ressurser mellom formål innenfor en sektor, tilligger fylkesrådet. h) Myndigheten til å gjennomføre nødvendige omdisponeringer av ressursene innenfor et formål hos en budsjettansvarlig delegeres til vedkommende etatssjef. i) Myndigheten til å overføre oppgaver og ressurser mellom ulike budsjettansvarlige innenfor samme formål delegeres til vedkommende fylkesråd. j) Myndigheten til å disponere midler avsatt på fylkesrådets disposisjonskonto delegeres i kurante saker til fylkesrådets leder. For de sektorvise disposisjonskonti disponeres midlene av vedkommende fylkesråd. k) Myndigheten til å fordele midler avsatt til å dekke lønnsoppgjør delegeres til vedkommende etatssjef. l) Myndigheten til å bevilge lån og fastlegge avdragsvilkår fra vedlikeholdsfond, delegeres til vedkommende etatssjef. m) Myndigheten til å foreta strykninger i forbindelse med regnskapsavslutningen tilligger fylkesrådet. n) Myndigheten til å vedta avsetninger til disposisjonsfond av midler som ikke anvendes i budsjettåret, tilligger fylkesrådet. Avsetningen skal skje til et bestemt tiltak og under forutsetning om at det ikke foretas en omfordeling mellom sektorer. o) Myndigheten til å disponere disposisjonsfond til vedtatte tiltak delegeres til vedkommende etatssjef. p) Myndigheten til å godkjenne desentrale over- og underskudd som vil danne grunnlag for økte eller reduserte budsjettrammer i etterfølgende budsjettår tilligger fylkesrådet, under forutsetning om at det ikke foretas en omfordeling mellom sektorer. q) Myndigheten til å disponere sykepengerefusjoner, det vil si å se lønnsposter i sammenheng med sykepengerefusjoner, delegeres til vedkommende etatssjef. r) Myndigheten til å disponere merinntekter til utgifter som henger nært sammen, - såfremt at inntektene ikke er av vesentlig størrelse og at nettoutgiften ikke endres, delegeres til vedkommende etatssjef.

9 Ver.0.00 Side: 9 av 13 s) Myndigheten til å opprette og nedlegge stillinger innenfor de økonomiske rammer og aktivitetskrav som fylkestinget har vedtatt, delegeres til vedkommende etatssjef. t) Myndigheten til å omfordele innenfor investeringsbudsjettets bevilgningsramme så langt det er rasjonelt ut fra framdriften til de enkelte prosjekt og når investeringsprosjekter sees i sammenheng, tilligger fylkesrådet Myndighet til å behandle søknader om tilskudd a) Fylkesrådet kan gi den enkelte fylkesråd til å innvilge søknader om begrensede beløp når det er innenfor rammen av fylkesrådets politikk eller er i tråd med statlige retningslinjer ved forvaltning av statlige midler. Fylkesrådet gir nærmere retningslinjer for omfang og innretning. Fylkesrådene kan tilsvarende gi slik til vedkommende etatssjef. b) Vedkommende etatssjef delegeres til å avslå eller returnere en søknad som: - ikke er fullstendig i henhold til de gjeldende retningslinjer som gjelder for en ordning eller som av annen grunn åpenbart mangler tilstrekkelig med opplysninger - åpenbart faller utenfor de aktuelle tilskuddsordninger - åpenbart ikke er i samsvar med fylkesrådets politiske målsettinger - når det ikke er disponible midler på årets budsjett innenfor en spesifikk ordning som søknaden gjelder Hvorfor budsjettreguleringer/planendringer Utarbeidelse av budsjett og reguleringer av vedtatt budsjett er prosesser som innebærer verdivalg, planlegging og valg av tiltak for å gjennomføre vedtatt plan. Verdivalgene er et politisk ansvar, mens planlegging og gjennomføring er et administrativt ansvar. Beslutninger om hva som skal gjøres, hvilke tilbud som skal endres, hvilken standard tilbudene skal ha og hvilke grupper som skal tilgodesees skal fattes av fylkestinget i den ordinære planprosessen (økonomiplan og årsbudsjett). Når fylkestinget har vedtatt årsbudsjettet (dvs. har bestemt hvilke tiltak og formål som skal tilgodesees/gjennomføres) er det ingen organ eller enkeltpersoner som har til å endre eller overprøve disse verdivalgene, de er fylkestingets ansvar alene. Budsjettvedtaket er dermed en klar og utvetydig ordre om å gjennomføre vedtatt aktivitet innenfor de ressursrammer som er stilt til disposisjon. Budsjettet er å betrakte som en kontrakt mellom innbyggerne i Nordland representert ved de folkevalgte representantene i fylkestinget, og de ansatte i fylkeskommunen representert ved lederne om de virkemidler som skal brukes for å nå et fastlagt mål. I løpet av budsjettåret kan det oppstå behov for revidering av planene og justering av budsjettet som følge av:

10 Ver.0.00 Side: 10 av 13 utilfredsstillende planlegging endringer i forutsetningene budsjettet er bygd på endrede preferanser/prioriteringer Dersom behovet for revisjon av budsjettet skyldes store endringer i forutsetninger, dårlig planlegging eller ønske om endringer i prioriteringene som bryter med prinsippene i det vedtatte budsjettet, må endringene behandles av fylkestinget. De fleste behov for revidering av budsjettene vil imidlertid være av mindre omfang og innenfor de prioriteringer som ligger i det vedtatte budsjettet. Slike endringer er i stor grad delegert til fylkesrådet å beslutte. Dette er hensiktsmessig ut fra at: fylkeskommunen praktiserer rammestyring hvor en rekke detaljbeslutninger om ressursbruk må fattes på et lavere nivå i organisasjonen i løpet av budsjettåret. det i løpet av året vil kunne være nødvendig å foreta aktivitetsmessige endringer for å sikre best mulig utnyttelse av ressursene. TILSYNSANSVAR For å utøve fylkesrådets ledelses- og oppfølgingsansvar overfor de anvisningsansvarlige er alle avdelingssjefene i fylkesadministrasjonen gitt et ansvar (tilsynsansvar) overfor deler av den fylkeskommunale virksomhet. Jfr. kap. 2.1 Fylkeskommunens organisering. I tillegg står fylkesrevisor direkte ansvarlig overfor Kontrollkomiteen, mens fylkesordføreren er delegert anvisningsansvar for det politiske apparat direkte fra fylkestinget. Pr. dato er det sju fylkeskommunale ledere foruten vegsjefen som utøver tilsynsansvar på vegne av fylkesrådet. Antallet tilsynsansvarlige og omfanget av den enkeltes tilsynsansvar vil kunne variere ut fra hva fylkesrådet finner hensiktsmessig til enhver tid. Tilsynsansvaret er komplett i den forstand at det for all fylkeskommunal virksomhet skal være én tilsynsansvarlig som fører tilsyn på vegne av fylkesrådet og sørger for at styringssignal kommuniseres ut i organisasjonen og at de anvisningsansvarlige får gitt tilbakemelding til ledelsen. For nærmere informasjon om omfanget av tilsynsansvar vises til de årlige budsjetter. Pr. november 2011 er det følgende tilsynsansvarlige med tilhørende tilsynsområde: Tilsynsansvarlig Tilsynsområde Fylkesutdanningssjefen undervisningssektoren Næringssjef næringsutvikling og regionale utviklingsformål Samferdselssjef Samferdsel

11 Ver.0.00 Side: 11 av 13 Fylkeskultursjefen Vegsjefen Leder for Folkehelse, Fylkesøkonomisjefen Administrasjonssjefen kultur og miljø fylkesveger og fylkesvegferger Folkehelse, Ungdomssatsing, tannhelse og likestilling for funksjonshemmede Eiendom, innkjøp,regnskap, fellesutgifter, Bodin gård, Nordland kultursenter, skatt, rammetilskott, renter og avdrag. fylkesadministrasjonen, personalpolitiske virkemidler, infotiltak og fylkesadvokat Den tilsynsansvarlige skal opptre på vegne av fylkesrådet i det daglige. Dvs. at i alle sammenhenger hvor den anvisningsansvarlige skal forholde seg til det enkelte fylkesrådsmedlem, så vil denne være representert ved sin respektive tilsynsansvarlige. Innenfor det økonomiske området vil dette gjelde: planprosesser, årsbudsjett og økonomiplan oppfølging/rapportering Tilsynsansvar i planprosesser I de økonomiske planprosessene i institusjonene er det den tilsynsansvarliges oppgave å sørge for nødvendig kommunikasjon og tilbakemelding til de anvisningsansvarlige. Dvs.: avklare rammebetingelser stille produksjonskrav stille krav til planleggingen internt i institusjonene påse at ansatte og deres representanter blir informert om planarbeidet i henhold til lover og avtaler sette tidsfrister innenfor tilsynsområdet og påse at de overholdes samordne planene innenfor sitt tilsynsområde og gi sine respektive fylkesråd en samlet tilbakemelding innenfor de frister som gjelder i planprosessene generelt. Rapportering Innenfor sitt ansvarsområde sørge for at det blir utarbeidet komplette månedlige økonomirapporter. I tilfelle avvik stå ansvarlig for at det utarbeides handlingsplaner og settes i verk tiltak for å holde ressursforbruket innenfor bevilget ramme. Fylkesøkonomisjefens ansvar. I tillegg til tilsynsansvaret har fylkesøkonomisjefen et særlig ansvar for følgende i det daglige:

12 Ver.0.00 Side: 12 av 13 Utarbeide månedlige økonomirapporter til fylkesrådsleder med basis i de tilsynsansvarliges økonomirapporter. Holde orden på og oversikt over tilsyns- og anvisningsansvar for all fylkeskommunal virksomhet. Skaffe frem oppdaterte månedlige forbruksrapporter til alle, også de som ikke har direkte (online) tilgang. På vegne av fylkesrådsleder utarbeide tertialrapport til fylkestinget med beskrivelse av den totale status i fylkeskommunens økonomi pr. dato og forventet resultat på årsbasis. I denne forbindelse utarbeide forslag til planendring (budsjettregulering) med sikte på å korrigere kursen i forbindelse med eventuelle avvik. Lage oversikt over de anvisningsansvarlige som har overskredet sine fullmakter og som bør kalles inn til særskilt oppfølging. Konsekvenser av den enkelte overskridelse vurderes av fylkesrådsleder/tilsynsansvarlig. FINANSFULLMAKTER Fylkestinget vedtok i sak 109/2012 Reglement for finansforvaltningen i Nordland fylkeskommune. De nye retningslinjene er i henhold til ny forskrifter av 9.juni 2009 om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning gitt av Kommunal- og regionaldepartementet. Finansforvaltning omfatter behandling av kort likviditet, langsiktige finansielle aktiva og låneportefølje. Formålet med finansforvaltningen i Nordland fylkeskommune er at vi til enhver tid skal ha likvide midler til å betale våre forpliktelser. Eventuell overskuddslikviditet skal plasseres på en slik måte at det oppnås høyest mulig avkastning til et minimum av risiko. Rentemarginen (utgiftsrenter minus innskuddsrenter) skal minimaliseres. For å forestå den daglige finansforvaltningen i Nordland fylkeskommune er det viktig at administrasjonen blir gitt de nødvendige fullmakter til å håndtere dette hensiktsmessig. Fylkesrådet vedtok derfor i sak 249/2012 å delegere videre sine fullmakter til fylkesøkonomisjefen. I saken ble derfor følgende fullmakter delegert til fylkesøkonomisjefen: Gjennomføre opptak av nye lån, herunder avgjøre tidspunkt for budsjettårets låneopptak, valg av långiver/finansieringskilde, rentevilkår og øvrige betingelser Gjennomføre refinansiering av eksisterende lån forutsatt uendret avdragsprofil Gjennomføre den løpende forvaltningen av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål Gjennomføre forvaltningen av langsiktige finansielle aktiva, herunder inngå eventuelle avtaler om aktiv forvaltning både

13 Ver.0.00 Side: 13 av 13 av aktiva og passiva Inngå eventuelle avtaler om kjøp og salg av rentesikringsinstrumenter som er konkret nevnt i finansreglementet Fylkesøkonomisjefen skal jevnlig rapportere til fylkesråden for økonomi om de foretatte disposisjoner. Fylkesøkonomisjefen kan ikke delegere fullmakten videre uten fylkesrådets godkjenning. Registreringer Fullmaktene gjelder innenfor de generelle retningslinjene gitt i fylkestingsak 79/2010 Reglement for finansforvaltning i Nordland fylkeskommune. Avviksbehandling Brudd meldes som avvik Distribusjon Interne referanser Eksterne referanser