Hurtigguider - rammeverk Sist redigert 24.09.2013 Bedre presentasjoner bedre ledelse Få gode råd for å utvikle og holde presentasjoner som begeistrer, motiverer og overtaler! Anne Guri Selnæs Daglig leder og kommunikasjonsrådgiver Hermenes AS Innhold Introduksjon... 1 Om rammeverket... 1 Sett publikum i sentrum... 2 Gi overblikk før innsikt... 5 Prioriter nøye... 8 Introduksjon Anbefalinger Retorikkens grunnsteiner Bruk av lyd og musikk i presentasjoner Elektroniske presentasjonsmedie r Praktiske seminarforberedels er STARTS-kriteriene for layout på lysbilder [Kan åpnes via lederkilden.no] Ledere bruker mye tid på møter og PowerPoint-presentasjonene er sjelden langt unna. Dette er et lettvint verktøy som «alle» behersker. Men, dessverre blir det mye dårlig kommunikasjon ut av ubetenksom og overdreven bruk av slike verktøy. Her er gode råd for de som ønsker å utvikle og holde presentasjoner som begeistrer, motiverer og overtaler! Om rammeverket Du holder kanskje selv mange presentasjoner, men ønsker å forbedre dine prestasjoner innenfor dette feltet. Kanskje kjenner både du og medarbeiderne dine på at møtene blir for lange og for lite effektive. Feil bruk av PowerPoint fører til et umotivert og uengasjert publikum og møtene blir et ork for alle parter.
Tips "Beyond Bullet Points" - Cliff Atkinsons bok kan kjøpes på Amazon. Bedriftsinterne og åpne kurs på temaet. Gode presentasjoner motiverer, begeistrer og overtaler publikum, og skaper energi og framdrift i alle typer samarbeid. Det er rett og slett en del av god ledelse. Å gi slipp på prosjektoren og konsentrere seg om selve formidlingen kan også gi ny giv. Her er noen av høydepunktene fra metodikken «Beyond Bullet Points», som gir deg verktøyene til å holde inspirerende innlegg uansett hva temaet er. Dette er beskrevet i Cliff Atkinsons bok «Beyond Bullet Points». Boka kan du kjøpe på Amazon. Det arrangeres bedriftsinterne og åpne norske kurs for de som ønsker å lære mer og øve på disse teknikkene. Les mer på www.hermenes.no Sett publikum i sentrum Dette vet alle at vi skal gjøre, men få kan besvare hvilke teknikker de bruker for å sikre at presentasjonen er tilpasset publikum. Det er ikke nok med en ambisjon om å være publikumstilpasset du må gjøre noen konkrete tiltak. Det er ikke nok at det du kommer med en viktig informasjon, eller lovpålagt informasjon. Du må hente fram hvorfor dette er relevant for ditt publikum. Hva slags møte er dette egentlig? Utrolig nok arrangeres det mange møter hver dag hvor deltakerne ikke er helt enige om hva slags møte de egentlig er på. Ofte går det lang tid fra en agenda sendes ut til møtet gjennomføres. Selv om vi leser agendaen når møteinnkallelsen kommer, er den ikke alltid like klar når møtet starter. Folk kommer fra hver sin kant med tankene mer opptatt av det de nettopp holdt på med, enn hva som skal skje i møtet. Bedre presentasjoner bedre ledelse 2 av 11
Noen har kranglet med ektefellen, andre lurer på hvordan de skal rekke juleavslutningen i barnehagen eller hvordan de kunne håndtert en diskusjon med en kollega annerledes. Noen avslutter en telefonsamtale på vei inn i møtet, mens andre planlegger å få besvart en del e-poster mens møtet pågår. Når møtet kommer i gang blir det sjelden presisert hva som er hensikten med hver av sakene. Skal det orienteres om saken, skal den diskuteres eller er det meningen å beslutte noe? Dermed setter vi i gang fra hvert vårt ståsted og prøver å gjennomføre hvert vårt møte. Dette gir både lite effektive møter, frustrerte møtedeltakere og laber fremdrift. Dermed prioriteres møtene enda lavere og en dårlig spiral er i gang. Interne møter verst Faste, interne møter er ofte de verste. Her kommer diskusjonssaker, vedtaksog orienteringssaker om en annen, og møteledelsen er som oftest svak. Mitt råd er: Rydd opp klargjør for hver sak hvorfor denne saken skal diskuteres. Ikke ta for gitt at agendaen er lest, forstått og husket. Er du leder, er det ditt ubestridte ansvar, men også hver av møtedeltakerne kan også bidra. Ta sjansen på å stille spørsmålet "hva slags møte er egentlig dette? Skal vi bli orientert, skal vi diskutere eller beslutte noe? Er avklaring av denne saken viktig for fremdriften i en sak eller prosjekt? Invitert foredragsholder Blir du invitert som foredragsholder for en forsamling, har du sikkert fått en brief eller beskrivelse av hvorfor de ønsker at du skal komme, og hva de ønsker du skal snakke om. Du forbereder din presentasjon i henhold til dette. Mitt råd er: Ikke ta for gitt at deltakerne har dette like klart for seg. Bedre presentasjoner bedre ledelse 3 av 11
Start innlegget ditt med å avklare hva slags presentasjon du skal holde. Bli gjerne inspirert av noen med århundrers erfaring Kirken. De starter alltid med "vi er samlet her i dag, for å..". Prøv det og se effekten! Når du klargjør hensikten med presentasjonen samler du publikum på en god måte. Eventuelle innsigelser kan avklares tidlig og alle deltar "på samme møte". Din presentasjon vil oppfattes som relevant og hensikten oppnås lettere. Fortell publikum hva du forventer av dem Dette henger sammen med forrige punkt, men må gjentas gjennom hele presentasjonen. Dersom du skal stille et spørsmål du ønsker publikum skal svare på, så forbered dem på det. Kommer spørsmålet for brått på, vil du sannsynligvis ikke få noe svar og jo flere som er i salen, jo mer må publikum bearbeides for at det skal komme med svar. Og når du har stilt spørsmålet gi folk tid til å tenke ut et svar. Det som kjennes ut som en evighet for deg som foredragsholder oppleves ofte som veldig kort tid for publikum. Vil du ha spørsmål og kommentarer underveis i presentasjonen, eller til slutt? Avklar det med publikum men vær forsiktig med å avfeie alle muligheter til å stille avklaringsspørsmål underveis. Da risikerer du å miste publikum underveis i ditt resonnement. Følg opp dine forventninger. Ikke si at du ønsker dialog om du ikke stiller åpne spørsmål. Ønsker du dialog så må du som foredragsholder forberede den, starte den og lede den. Ikke be om deres erfaringer hvis du avbryter når publikum deler dem. Noen ganger er det greit å si at du ønsker å fullføre et resonnement før det åpnes for spørsmål og kommentarer. Men, da må du sikre at du åpner for det etterpå ellers føles det som en hersketeknikk. Gi publikum en grunn til å lytte til deg Så står du der foran en forsamling. Noen ganger kjenner de deg, andre ganger ikke. Uansett kan det være lurt å presentere hvorfor akkurat du holder denne presentasjonen. Talerens troverdighet er vesentlig for overtalelse og læring. En påminnelse om at dette er noe du har jobbet mye med, har utdannelse i, nylig har satt deg inn i eller hva det nå skal være. Trekk det fram. Ikke for å skryte, men for å begrunne din troverdighet og gjøre deg relevant for publikum. Og kler du deg ut som en klovn, så bli ikke fornærmet om folk ler. Bedre presentasjoner bedre ledelse 4 av 11
Finner du ikke noen annen grunn enn at det var du som ble spurt, så stopp litt opp. Hvorfor ble du spurt? Antagelig var det en god grunn. Finner du den ikke, eller var det en tilfeldighet så vurder om du er den beste til å holde denne presentasjonen, eller om det er noen andre som heller skulle gjort det. Gi overblikk før innsikt Ved evaluering av presentasjoner er et vanlig ankepunkt at det ble altfor detaljert. Og dermed kjedelig. Samtidig må vi ofte helt ned på detaljene for å komme til bunns i sakene. Men, det trenger ikke bli kjedelig dersom du har gitt et relevant overblikk først. Da vil du derimot skape nysgjerrighet for detaljene. Hvis du gir publikum et overblikk og innsyn i hvor du har tenkt deg, så er det dessuten lettere å følge med enn om du stuper ned i detaljene med en gang. Bedre presentasjoner bedre ledelse 5 av 11
Start med konklusjonen Ikke hold på hemmelighetene! Har salget gått opp eller ned? Fikk vi nok nye kunder? Er prosjektet i rute? Blir det nedbemanning? Hva blir sluttsummen? La overskriftene dine være fullstendige og meningsbærende setninger. Når du presenterer konklusjonen først har du mye større kontroll over det etterlatte inntrykket publikum har. La overskriften være «Salgsfremgang i oktober». Da vil publikum tolke bildet, diagrammet eller oversikten med det utgangspunktet. Dersom overskriften er «Salgsstatistikk», må de selv tolke opplysningene og det kan være krevende om de ikke er svært kjent med materialet. Når konklusjonen er kjent, så kan det være interessant å gå dypere inn i stoffet. Går det like godt/dårlig i alle markedene, hvordan går det med enkeltprodukter og enkeltpersoner? Er det momenter som svekker eller styrker konklusjonen, så kan de komme etter hvert. Unngå lange historiske oppsummeringer som innledning til et tema. Slik innsikt blir ofte mer interessant når man er klar for å kjenne til hvorfor situasjonen er blitt som den er, eller man begynner å interessere seg for hvordan situasjonen kan utvikle seg. Da blir historiske tall og begivenheter relevante og interessante. Bruk case og konkrete eksempler Er formålet med presentasjonen din å lære bort noe, eller å endre publikums atferd på en eller annen måte, er bruk av eksempler gull verd. Bruk tid på å finne gode eksempler som kan presenteres kort. Noen ganger er det kjente historier i bedriften som du kan trekke inn. Andre ganger krever det mer forberedelser å finne et godt case eller eksempel. Vær mest mulig konkret. Bruk navn, tid og sted i så stor grad som mulig. Et eksempel er en kort historie som kan fortelles på 2-3 minutter. Gode eksempler knytter publikum med ulik kunnskap sammen. Både de med dyp innsikt til et tema og de med overfladisk kjennskap har nytte av eksempler. Konkretiseringer gir også mulighet til å involvere publikum. Hva mener de om dette eksemplet? Hva ville de gjort? Hvordan vurderer de saken? Diskusjonen kan foregå både mellom deltakerne eller i plenum, avhengig av hensikten med innlegget. Er hensikten læring for hver enkelt, trenger ikke alle diskusjoner oppsummeres felles. Case er et mer omfattende eksempel, som det tar noe mer tid både å forklare og diskutere. Dersom hensikten med møtet er å diskutere seg fram til en konklusjon om et tema, kan fremlegging av saken som et case gi et godt grunnlag for å styre temaet for diskusjonen, uten å styre konklusjonene. Bruk av kakediagram Excel og PowerPoint er to velintegrerte programmer. På godt og vondt. Det er nesten for enkelt å koble diagrammer til presentasjoner. Presenterer du tall og statistikker i tekst eller powerpoint? Da er sikkert kakediagrammet en av dine faste følgesvenner. Diagrammer får stor oppmerksomhet. Sørg derfor for å rette oppmerksomheten mot det poenget Bedre presentasjoner bedre ledelse 6 av 11
du ønsker at publikum skal oppfatte. Husk at det ikke er dataene i seg selv, men hva de betyr som er viktig for publikum. Kakediagrammet (sektordiagram) er i utgangspunktet lett å forstå når det viser hvor stor andel ulike biter utgjør av en helhet. Kakediagrammet er bare egnet når totalen har en mening, og delene tilsammen utgjør en helhet. Jeg ser av og til kakediagrammer brukt når tilfeldige størrelser sammenlignes. For eksempel at man viser omsetning for et utvalg produkter. Dette har lite for seg dersom ikke summen av kakestykkene blir 100% av salget. Det er også en rekke andre klassiske feil som er lette å gjøre. Bildene i denne artikkelen er fra samme tallmateriale, men kommuniserer ikke like godt, eller hva mener du? I diagrammet til venstre blir vi presentert for mange detaljer på en ustrukturert måte. Det fokuseres på detaljer (%), men hva lærer vi? I diagrammet til høyre er det ryddet. Farger og plassering understreker poenget i overskriften og vi skjønner hva forfatteren vil fram til. Kakediagram egner seg dårlig når forskjellene på stykkene er små Da er det vanskelig å se forskjellene og diagrammet forstås bare når det suppleres med tall eller prosenter. Alle bør kunne forstå diagrammet uten tallene. Detaljene kan komme som et supplement hvis du skal gå dypere inn i argumentasjonen. Det er vanskelig å sammenligne kakediagrammer ettersom de viser andeler. Mens flere søylediagrammer kan ha samme målestokk, er ikke det like lett med kakestykker. Ulik størrelse på kakene er ikke like egnet. Bruk heller andre diagrammer for å vise slike sammenligninger. Unngå mer enn 8 kakestykker i et kakediagram Har du flere kategorier anbefaler jeg å slå sammen de minste. Er det forskjellen mellom de minste som er interessant, så lag et egen kakediagram hvor du fokuserer på nettopp disse, eller bruk en annen type diagram. Ranger stykkene etter størrelse, det gjør diagrammet langt lettere å forstå. Bedre presentasjoner bedre ledelse 7 av 11
Kakediagram i 3D kan fort bli misvisende. De forreste stykkene ser større ut, og kan gi et annet etterlatt inntrykk enn tallene egentlig gir grunnlag for. Bruk farger, kontraster og plassering i kakestykket for å understreke den forståelsen du ønsker at publikum skal få. Billedtekst/figurtekster skal også understreke poenget. Glem for all del ikke den meningsbærende tittelen på diagrammet. Prioriter nøye De færreste får så mye tid til disposisjon som de egentlig ønsker seg. Den tiden som faktisk er tildelt, enten det er 20 minutter, 45 minutter eller 2 timer disponeres ofte ut fra hvor mye taleren rekker å si eller vise fram - på den tilmålte tida. Det er en lite egnet målestokk for disponering. Tips Last ned strukturkart gratis. Det er ikke hva du rekker å si, men hva folk rekker å få med seg som skal bestemme omfanget. Er det ukjent stoff, eller budskap som står i motsetning til det publikum mener eller kan fra før, trengs det mer tid og flere teknikker enn om du kan minne folk på ting de vet godt fra før. Bedre presentasjoner bedre ledelse 8 av 11
Når du disponerer stoffet, så pass på at det viktigste får nok tid. Mange foredragsholdere fordyper seg i detaljer tidlig, og rekker ikke å gi det nødvendige overblikket. Tre hovedpoeng er som oftest maksimalt det folk kan ta inn i løpet av en presentasjon. Underpunktene må følge naturlig under hovedpunktet, ved å være en utdyping, forklaring eller begrunnelse for hovedpunktet. Om ikke du gjør denne prioriteringen kommer publikum til å gjøre hver sin prioritering og du mister styringen over hva publikum skal sitte igjen med etter presentasjonen din. Cliff Atkinson har laget et strukturkart som hjelper til med å prioritere og holde den røde tråden i presentasjonen. Dette gjennomgås i boken, men kan også lastes ned gratis. (http://bbptoolbox.com/free.htm) Et lite tilleggsprogram til Word gjør det super-enkelt å overføre strukturen til powerpoint-slider når disponeringsarbeidet er ferdig. Dette får du også tilgang til og opplæring i, i den norske versjonen av kurset. Unngå dobbel-kommunikasjon Mange har lært at de ikke skal ha for mange slider. Derfor begrenser de antallet, men fyller på med svært mye innhold på hver slide. Stikkordsmessige overskrifter, kulepunkter og illustrasjoner konkurrerer med firmadesign og slagord. Mange slider ser ut som skrekkversjonen av en nettside. Alt for mange komponenter konkurrerer om oppmerksomheten. Før publikum har fått orientert seg på sliden, begynner foredragsholderen å snakke. Kanskje til og med direkte lese opp det som står der. Huff og huff. Dette blir fort kjedelig! Noen publikummere kaster raske blikk på stikkordene og tror de har forstått hva foredragsholderen mener. Hva han sier klarer de ikke å følge med på. Folk flest leser raskere inni seg enn foredragsholderen leser høyt. De har dermed lest hele sliden mens foredragsholderen holder på med det første punktet. Og skulle foredragsholderen fylle på med noen ekstra gullkorn vil ikke det oppfattes av så mange for holder enten på å lese, eller de har Bedre presentasjoner bedre ledelse 9 av 11
mentalt gjort seg ferdig med sliden og venter bare på neste. Det blir som å se en film med asynkron lyd. Begrenser du deg til ett budskap per slide, illustrert på enkleste og tydeligste måte, øker sannsynligheten for at budskapet blir oppfattet, forstått og akseptert. Tilhørerne forstår raskt hovedbudskapet og vil deretter rette oppmerksomheten mot deg som foredragsholder. Da kan du forklare, utdype og gi eksempler. Som foredragsholder vil du få øyekontakt med publikum. Det gjør det lettere å oppdage stemningen og forståelsen i salen og de er mye mer inspirerende for alle. Respekter deltakernes tid Alle har travle dager, og fordragsholdere som ikke holder tida, stjeler av alle andres tid. Har du fått tildelt 20 minutter, så disponer slik at spørsmål og kommentarer kan stilles innenfor tidsrammen. Pass på å få tid til avslutningen. Følg med på tiden selv, og pass på at du får dekket alle hovedpunktene dine. Om ett og annet underpunkt skulle bli forbigått, vil det ikke være så farlig. Avtal at noen gir deg et hint når det gjenstår noen få minutter, slik at du er sikker på at du rekker å få med hele avslutningen. Og hvordan skal du avslutte? Minn publikum på hva hensikten med innlegget er, og publikums rolle. Gjenta konklusjonen med de aller viktigste argumentene. Siste slide kan gjerne vise ditt navn og kontaktinformasjon slik at spesielt interesserte lett kan komme i kontakt med deg. Noen ganger har man som foredragsholder fått tildelt en tidsramme, men så er møtet av ulike grunner forsinket. «Jeg vet vi hadde avtalt 40 minutter, men du greier deg vel med halvparten», sier kanskje styreformannen i det du skal starte ditt innlegg. Hva gjør du da? Mange løser det med å snakke dobbelt så fort og fyker gjennom presentasjonen. Da vil du stå i stor fare for å miste tilhørerne underveis. Med en god struktur i bunnen vil du vite hvilke slider du må hoppe over for å dekke det viktigste i presentasjonen, men likevel holde den nye tidsrammen. Uten stress og uten å miste tråden. Husk at innledning og avslutning er like viktig om ikke viktigere når tidsrammen er stram. Mange kvier seg for å stille spørsmål i plenum, så pass på å være tilgjengelig etterpå. Da kan spesielt interesserte få diskutert nærmere med deg, eventuelle motforestillinger kan besvares og du kan få ny innsikt. Å være en god leder krever mange ulike egenskaper. Å kunne formidle ulike typer budskap positive og negative med like stor troverdighet og engasjement er krevende. I mange medarbeiderundersøkelser er det to forhold som peker seg ut som negativt: ventilasjon og kommunikasjon. Å rette opp i det første krever bygningsmessige inngrep. Å bedre kommunikasjonen er fullt mulig dersom du som leder ønsker det. Som med det meste annet må man trene også på dette, og det går an å lære seg mange effektive teknikker. Bedre presentasjoner bedre ledelse 10 av 11
Hermenes AS hjelper sine kunder å formulere og formidle budskap. Hermenes arrangerer både åpne og bedriftsinterne kurs i «Beyond Bullet Points»- metodikken og i andre relevante tema. Daglig leder Anne Guri Selnæs holder også en rekke foredrag og seminarer. www.hermenes.no Dette dokumentet er hentet fra lederkilden.no Din guide til EFFEKTIV styring og utvikling av bedriften. Ekspertene gir deg veiledning, inspirasjon og praktiske verktøy for å LYKKES. Daglig ledelse Eierendringer Selskapsetablering og kapitalendringer Strategi og virksomhetsutvikling Styrearbeid Økonomi og rapportering www.lederkilden.no - Utgiver: Nettopp Media AS - Tlf: 4000 2886 - E-post: kontakt@lederkilden.no Bedre presentasjoner bedre ledelse 11 av 11