MØTEINNKALLING Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget Sted: Rakkestad Kulturhus, Kommunestyresalen Dato: 26.01.2016 Tid: 17:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/16 15/1953 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I TEKNIKK-, MILJØ- OG LANDBRUKSUTVALGET DEN 03.11.2015. 2/16 14/2054 HOVEDPLAN VANN OG AVLØP 2015-2025 RAKKESTAD KOMMUNE 3/16 15/1441 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI 2016-2019 FOR RAKKESTAD KOMMUNE Orientering Avfallshåndtering Rakkestad kommune Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf. 69 22 55 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 19. januar 2016 Jan Lie (s) Leder
GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I TEKNIKK-, MILJØ- OG LANDBRUKSUTVALGET DEN 03.11.2015. Saksbehandler: Jorun Cesilie Dybvik Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/1953 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/16 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget 26.01.2016 Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra møte i Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget den 03.11.2015 godkjennes. Vedlegg Protokoll fra møte i Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget den 03.11.2015. Side 2 av 9
HOVEDPLAN VANN OG AVLØP 2015-2025 RAKKESTAD KOMMUNE Saksbehandler: Anita Isebakke Arkiv: M00 Arkivsaksnr.: 14/2054 Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/16 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget 26.01.2016 / Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Hovedplan vann- og avløp 2015 2025 Rakkestad kommune vedtas. 2. Tiltaksplan for vann og avløp 2015 2025 danner basis for fremtidige budsjettforslag. Vedlegg 1. Hovedplan vann og avløp 2015 2025 Handlingsprogram 2. Hovedplan vann og avløp 2015 2025 - delplan vannforsyning datert 13.01.2015-4 vedlegg/rapporter kan leses på kommunens hjemmeside for vann og avløp http://www.rakkestad.kommune.no/vann-og-avloep.176847.no.html 3. Hovedplan vann og avløp 2015 2025 - delplan avløp 4. Høringsuttalelse fra Fylkesmannen Bakgrunn Vannforsyning og avløpshåndtering tilhører kommunens primæroppgaver. Hensikten med ny «Hovedplan for Vann og Avløp» er : gi en samlet oversikt over alle eksisterende anlegg. beskrive tilstand og kapasitet i de eksisterende anlegg. planlegge tiltak for framtidig vannforsyning og avløpshåndtering. Handlingsplanen er utarbeidet etter mål som er satt opp for kommunens vannforsyning og avløpshåndtering. Konklusjonene er tatt inn i tiltaksdelen med forslag til investeringsplan. Hjemmel Vannforsyning og avløpsbehandling er som kommunale primæroppgaver. Vann og avløpssektoren har forsyningsmessig samfunnsansvar som er forankret i EU s vann- og avløpsdirektiver, samt nasjonale lover og forskrifter. Mattilsynet og Fylkesmannen er tilsynsmyndighet for hhv vannforsyning og avløpsanlegg. Andre faktaopplysninger Rakkestad kommunes «Saneringsplan for Vann - og Avløp» ble vedtatt i 1991 og revidert i 1998. Denne er fulgt opp med nødvendige revisjoner i planperioden. Tre gjenstående tiltak fra gjeldende saneringsplan er lagt inn i ny hovedplan. Side 3 av 9
Sak 2/16 «Hovedplan vann og avløp» omfatter også spredt bebyggelse som var en del av «Kommunedelplan Vannmiljø 2007-2017». Denne ble vedtatt i 2007. Rakkestad kommune har i de siste to år hatt tilsyn og revisjon av vannverk og avløpsanlegg. Det var få merknader hva gjelder vannforsyningen. Et viktig tiltak er å forbedre sikkerheten for vannforsyningen blant annet ved investeringer i Fladstad vannverk. Fylkesmannen avholdt i august 2014 tilsyn på Bodal Renseanlegg og kommunens avløpsnett. Det ble gitt avvik som igjen krever oppfølging og økte investeringer. Rakkestad Kommune risikerer bøter opp mot kr 1 000 000 dersom pålegg ikke blir fulgt opp. Gjennomføring av tiltak som er lagt inn i Hovedplan vann og avløp, ivaretar de pålegg som er gitt. «Hovedplan vann og avløp» er delt inn i to delplaner delplaner for «vann» og «avløp» og et «handlingsprogram». Delplan vannforsyning ble ferdigstilt i april 2013. Et moment som har stor effekt på vannforsyningen i Rakkestad kommune, er flyttingen av Nortura Rakkestad til Hærland i Eidsberg kommune. Rakkestad kommune vil som følge av flyttingen få bedre kapasitet på vannforsyningen, men utfordringen er tap av inntekter for både vann og avløp. Inntektstapet er beregnet å være kr 6-7 millioner pr år. Arbeidet med delplan for avløp ble startet opp i 2013. Driftsassistansen i Østfold har bistått kommunen i arbeidet. Høringsuttalelser Høringsforslaget til Hovedplan vann og avløp lå ute i perioden 06.03 20.04.2015, og det kom inn 2 høringsuttalelser. Statens Vegvesen hadde ingen kommentarer til Hovedplan vann og avløp 2015 2025. Fylkesmannens høringsuttalelse påpeker at nyanlegg og utvidelse ikke må skje på bekostning av nødvendig vedlikehold og rehabilitering. De påpeker også at fornying av eksisterende avløpsnett med den takt som kommunen har lagt opp til er et minimum av hva det må være. I høringsuttalelsen minner også Fylkesmannen om at fristen for søknad om ny utslippstillatelse for Bodal avløpsrenseanlegg er i 2017. Helse- og miljøkonsekvenser «Hovedplanen for vann og avløp» med «handlingsprogram for 2015 2025» beskriver tiltak for å ivareta sikker vannforsyning og tilfredsstille de krav som stilles til utslipp til lokale resipienter. Prosjektene vil ha god effekt på miljøstatus i mange områder av kommunen. Dette gjelder blant annet for Rakkestadelva. Økonomi Vann og avløpskapitlene i Rakkestad kommune er selvkostområder som finansieres i sin helhet av gebyrer fra abonnentene. Alle kostnader til investering, drift og vedlikehold inngår i grunnlaget for selvkostberegningen. Side 4 av 9
Sak 2/16 Det er ikke foretatt beregninger av nye gebyrer for vann og avløp, det er kun sett på hvilken økning gebyrene vil få med de foreslåtte tiltakene som er lagt inn i handlingsplan for 2015 2025. Med tiltaksplanen som er foreslått vil vannavgiften øke med 115 % (totalt kr 18,08) i perioden, med den største økningen i 2019 med kr 3,09 pr m 3 og 2020 med kr 3,62 pr m 3. Dette er på grunn av investeringene for oppgradering av Fladstad vannverk. Avløpsgebyret vil i perioden få en økning på 45 % (totalt kr 9,67), hvor det er en relativt jevn økning i gebyret på i snitt kr 0,88 pr m 3 pr år. De største økningene er i 2016, 2017 og 2021 med litt over kr 1,6 pr m 3. Hovedplanens handlingsprogram vil rulleres årlig og er en del av budsjettet og økonomiplanen. De samlede investeringstiltak, i tillegg til drift og vedlikeholdsnivået, er grunnlaget for utviklingen av vann- og avløpsgebyrene fra år til år. Administrasjonens vurdering Hovedplan vann og avløp er et viktig styringsdokument for alle tiltak i vann- og avløpssektoren i Rakkestad kommune. Tiltakene som er beskrevet i handlingsprogrammet er ambisiøse. De er likevel nødvendige for å ivareta miljøutfordringer og gitte pålegg av overordnede myndigheter. Som fylkesmannen også tar opp i sin uttalelse vil Rakkestad kommune i løpet av 2016 søke Fylkesmannen om en ny utslippstillatelse for Bodal avløpsrenseanlegg. Arbeidet som er lagt ned i Hovedplan vann og avløp er en viktig i det videre arbeidet med ny utslippstillatelse. Side 5 av 9
KOMMUNIKASJONSSTRATEGI 2016-2019 FOR RAKKESTAD KOMMUNE Saksbehandler: Kåre Kristiansen Arkiv: 140 Arkivsaksnr.: 15/1441 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/16 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget 26.01.2016 / Kultur- og oppvekstutvalget / Helse- og omsorgsutvalget / Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rådmannens forslag til Rakkestad kommunes Informasjons- og kommunikasjonsplan 2016 2019 vedtas. Vedlegg 1. Kommunikasjonshåndbok 2. Strategi for bruk av sosiale medier 3. Profilhåndbok 4. Kommunikasjonsstrategi Bakgrunn Rådmannen har utarbeidet forslag til Kommunikasjonsstrategi m/vedlegg for Rakkestad kommunen og saken legges frem for politisk behandling med anbefaling om å vedta planen. Strategien inneholder mål, føringer og strategier/handlemåter for den gode kommunikasjonen i Rakkestad kommune, møte- og dokumentoffentlighet og beskrivelse av informasjonsansvar i ulike roller og funksjoner. Vedleggene tar for seg bruk av grafisk profil og sosiale medier samt en kommunikasjonshåndbok. Den samlede strategien tar inn over seg de 3 elementene: 1. Kommunikasjonsstrategi 2. Visjon 3. Grafisk profil - Profilhåndbok - Strategi for sosiale medier i Rakkestad kommune - Kommunikasjonshåndbok Kommunikasjonsstrategi 2016-2019 erstatter kommunens Informasjon- og kommunikasjonsplan fra 2009 Side 6 av 9
Sak 3/16 Administrasjonens vurdering Rakkestad kommunestyre vedtok 5.11.09 Informasjon- og kommunikasjonsplan for Rakkestad kommune (sak 62/09). Samme plan ble evaluert i 2011. Denne planen skulle vært erstattet av et strategidokument gjeldende for perioden 2012-2015. Av ulike årsaker er ikke dette blitt gjort. Strategien som nå legges fram for politisk behandling har vært gjennom en grundig prosess internt, hvor mål, retningslinjer og føringer er diskutert og vurdert, samt at de ulike profilelementene er forsøkt tilpasset både felles visuelle uttrykk, økonomi og praktisk gjennomføring. På den måten er planen godt forankret i organisasjonen. Likevel anses dette som et levende dokument som må gjøres tilgjendelig for de anssatte gjennom påminnelser, eksempler, informasjon/opplæring og praktisk bruk og som i stor grad vil være administrasjonens verktøy, med politisk forankring. Hovedmål Med Kommunikasjonsstrategien ønsker rådmannen at organisasjonen får et redskap som bidrar til både intern og ekstern samhørighet. Dvs at Rakkestad kommune utad fremstår samlet, robust og ensartet. Internt skal planen være med å skape felles tilhørighet og ståsted og være et av virkemidlene i arbeidet med ansattetilfredsheten. Rakkestad kommune sin visjon; «Samhold og mangfold» bygger på felleskapets verdier og goder om at det skal være raushet, godhet og plass til alle. Kommunen ønsker å bidra til at bygda Rakkestad er et godt sted å leve og bo, at Rakkestad fremstår som attraktivt både for jobbsøkere og boligsøkere, med fokus på trygge arbeidsplasser, godt tilrerettelagt infrastruktur og fokus på oppvekst- og omsorgsoppgaver. Hovedfokus ligger altså på innbyggerne, bedriftene, jobbsøkere og boligsøkere. På samme tid trenger en organisasjon virkemidler som får de ansatte til å føle tilhørighet, stolthet og et ønske om å bidra, og å dra i samme retning. Kommunikasjonsstrategien er et slikt virkemiddel. Profilhåndbok Grafisk profilering er arbeidet med bilder og tekst som har en felles visuell utforming. Produktet av dette arbeidet kalles en grafisk profil, og omfatter bruken av logoer og merker, farger og skrift på websider og trykksaker (visittkort, brosjyrer, annonser, plakater og annet), profilerings- og reklameartikler, skilt, uniformer, bildekor og liknende. En profil er noe som utmerker seg på en karakteristisk måte med særtrekk og egenart. Behovet for profilering kommer når for eksempel en organisasjon vil framstå tydelig og gjenkjennelig, enhetlig og velorganisert. En grafisk profil kan også styrke bedriftskulturen og de ansattes opplevelse av enhet. Rakkestad kommune ønsker å fremstå som en tydelig organisasjon og grafisk profil er et ledd i arbeidet med å bygge identitet og omdømme. Rakkestad kommune er en organisasjon med mange avsendere og det er viktig at kommunen utad fremstår med et felles uttrykk som er gjenkjennbart uansett hvor brukerne møter kommunen. I den grafiske profilhåndboken ønsker rådmannen å tydeliggjøre, og å forsterke bruken av felles virkemidler for å synliggjøre fellesskapet Rakkestad kommune. Det være seg annonser, klær, nettside/sosiale medier, brosjyrer, kjøretøy, bygninger osv. Ønsket er å forsterke det «kommunale varemerket». Side 7 av 9
Sak 3/16 I vedtaket ang. kommunens visjon fra 2009 ble bl.a. følgende vedtatt: Visjon for Rakkestad kommune kan, sammen med deler av grafisk profil, brukes av andre instanser i lokalsamfunnet i henhold til retningslinjer som vedtas for bruk av grafisk profil. Kommunikasjonsstrategien Kommunikasjonsstrategien tar for seg prinsipper og roller i kommunens informasjonsarbeid, herunder retningslinjer for sosiale medier. Retningslinjene for sosiale medier ble vedtatt administrativt av rådmannen i 2012 og det er hensiktsmessig å knytte dette dokumentet opp mot den grafiske profilen og kommunikasjonsstrategien. Disse retningslinjene ble utarbeidet fordi det var ønskelig å få på plass en felles tilnærming, forståelse og praksis i forhold til sosiale medier. Sosiale medier er både et arbeidsverktøy og en kommunikasjonsform. Sosiale medier er en god måte å komme i dialog med innbyggerne samtidig som det er et nyttig verktøy for viral og målrettet spredning av informasjon. Retningslinjene handler ikke bare om å avgrense og kontrollere bruken, men også om å gi de enkelte medarbeiderne trygghet i arbeidet, og signaler om hva som forventes av dem når de bruker sosiale medier som ansatt eller som privatperson. Det er ønskelig å motivere for refleksjon mellom den private og den profesjonelle rollen for å synliggjøre en forståelse for at mottakeren kan blande sammen dette. Åpenhet Rådmannen vurderer at åpenhet er en viktig verdi og en forutsetning for et velfungerende lokaldemokrati. Norge preges i stor grad av åpenhet og innsyn, og dette er grunnlovsfestet i Grunnloven 100 om ytringsfrihet og innsyn. Det er i tillegg en rekke regler som på ulike måter pålegger kommunen åpenhet, informasjons og veiledningsplikt, og som sikrer innsynsrett. Noen av de mest sentrale reglene er saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven og reglene om møteoffentlighet i kommuneloven. Et fellestrekk er prinsippet om åpenhet. I en åpen organisasjon er offentlighet og ytringsfrihet viktige prinsipper for å sikre innsyn og kontroll med kommunen som forvalter av viktige samfunnsoppgaver og fellesskapets midler. Åpenhet og godt innsyn gir tillit blant innbyggerne. Rådmannen mener Rakkestad kommune må ha som målsetning å gjøre Rakkestad kommunes informasjon tilgjengelig for innbyggerne og gi allmennheten størst mulig innsyn i virksomheten. Føringene i informasjonsplanen om dokumentoffentlighet, møteoffentlighet og meroffentlighet er i overensstemmelse med kommunens praksis og det er ønskelig å fremme en kultur og holdning i organisasjonen som viderefører dette. De ansattes ytringsfrihet er også del av den alminnelige ytringsfrihet og ansattes rett til å ytre seg i det offentlige rom strekker seg langt. Arbeidsmiljølovens varslingsregler omfatter blant annet ansattes rett til å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen og arbeidsgivers plikt til å legge til rette for slik intern varsling. Rådmannen synes derfor det er viktig at reglementet er tydelig i forhold til ansattes rett til å uttale seg til media. En sunn og åpen kommunikasjonskultur bidrar til et godt arbeidsmiljø og øker samtidig tilliten til kommunen. Kommunikasjonsstrategien sier noe om hvilke funksjoner og stillinger Side 8 av 9
Sak 3/16 som har et særlig informasjonsansvar i Rakkestad kommune og er ment for kommunens ansatte. Informasjon ved kriser Rakkestad kommune har utarbeidet egen beredskapsplan ved kriser. Denne planen omfatter også forhold rundt informasjon til innbyggere og til mediene. Det er viktig at informasjonsarbeidet i krise i størst mulig grad utføres etter de samme strategier som brukes daglig. De spesielle tilpasninger som er nødvendige må innarbeides i kriseplanen og ajourholdes kontinuerlig. Det er politiet som har ledelsen for redningstjenesten ved katastrofer i fredstid. Dette inkluderer også informasjonsansvaret. Side 9 av 9