Tekna 14.-15.mars 2011 av Svein Arne Jessen Professor, PhD
Praktisk Prosjektledelse Dag 1 Mandag 14. mars seminarleder Svein Arne Jessen, professor, PhD 09:00 REGISTRERING med kaffe/te 09:30 Prosjekt som arbeidsform i dag Begreper og definisjoner Initiering av prosjekter: Hvordan velge det rette prosjektet og drøfting av noen av deltakernes egne prosjekter Tekniske, økonomiske og sosiale konsekvenser av prosjektarbeid i dagens moderne samfunn 12:30 LUNSJ 13:30 Strukturering av prosjekter Fossefallsmodellen Six-Box metoden Målsetting av prosjektarbeid Prosjektmål og prosjektformål Mestring av rammebetingelser i moderne prosjektarbeid 16:30 SEMINARDAG 1 AVSLUTTES Deltakerne inviteres til en uformell samling i lokalene utenfor umiddelbart etter seminaret. Det serveres drikke og snacks. Avslutning ca kl 18:00
Praktisk Prosjektledelse Dag 2 Tirsdag 15. mars - Seminarleder: Professor Svein Arne Jessen, PhD 09:00 Hva kjennetegner gode og effektive prosjektplaner? Milepæler og betingelser Ressursallokering og fremdriftskriterier Hva kjennetegner gode og effektive prosjektorganisasjoner? Typer av prosjektorganisasjoner fordeler og mangler Intern prosjektorganisering ansvar og myndighet i ulike faser av prosjektfremdriften 12:00 LUNCH Hva kjennetegner gode prosjektteam? Forutsetninger for vellykket og effektivt teamarbeid Ledelse av prosjektteam Hva kjennetegner gode prosjektledere i dag? Kriterier for valg av prosjektleder Prosjektlederens forhold til Styringsgrupper, Rådgivende grupper, toppledelse og kunder Hvordan stimulere motivasjon og kommunikasjon som forutsetning for godt prosjektresultat 15:30 SEMINARET AVSLUTTES Vel hjem!
Dagens situasjon Konkurranse i kunnskapsøkonomien er kunnskapskonkurranse Dagens bedrifter og organisasjoner må mestre kunder, kapitalkilder og kunnskapsmedarbeidere Prosjekt- og nettverksorganisasjoner vil dominere fremtidens organisasjonsbilde Kunnskaps-, prosjekt- og endringsledelse er nøkkelfunksjoner som må forstås og mestres av fremtidens ledere og medarbeidere Livslang læring, IKT og globalisering vil innvirke på alt vi gjør
Prosjekt-identifisering Skriv ned navnet og noen typiske egenskaper for minst ett prosjekt du kjenner forholdsvis godt. Det kan være et du deltar i nå, eller et du har deltatt i, eller et du skal delta i. Eventuelt et prosjekt du kjenner fra nyhetene, TV, kolleger etc. Type og størrelse spiller ingen rolle. Prosjektets navn: Typiske egenskaper (...noen grunner til at jeg mener dette er et prosjekt):
Prosjekt-identifisering II Dersom du har tid, skriv også ned navnet og noen typiske egenskaper for et privat prosjekt, dvs et du er opptatt på fritiden eller i andre sammenhenger som ikke er jobbrelatert. Type og størrelse spiller ingen rolle. Prosjektets navn: Typiske egenskaper (...noen grunner til at jeg mener dette også er et prosjekt):
Trender og prosjektegenskaper 6 hovedtrender Ambisjon Kunnskapsutvikling Nyskapning Resultatoppnåelse De 6 prosjektegenskapene Problemorientert Unikt Målrettet Begrensning Tidspress Økonomisk press Effektivitets- og kvalitetspress Tidsavgrenset Økonomisk avgrenset Personellmessig avgrenset
Fra Egenskaper til Struktur Prosjekters basisegenskaper Implikasjoner Hva så? Prosjekters Basis-struktur
DE 6 PROSJEKT"EGENSKAPENE" VIKTIGE KONSEKVENSER PROBLEMORIENTERT MÅLRETTET UNIKT TIDSBEGRENSET ØKONOMISK BEGRENSET PERSONELLAVGRENSET KREATVITET Endring, innovasjon, nyskapning.. HENSIKT Problemidentifisering, målavklaring ORDEN Planlegging, organisering, styring,. VALG Prioritering, beslutninger, ansvar. ADFERD Motivasjon,inspirasjon, oppførsel KONFLIKT Uenighet, aggresjon, uvennskap, fight FORMIDLING Informasjon, kommunikasjon, forståelse
De 5 prosjektstruktur-trinnene Trinn 1 :Prosjektformuleringen a) Mål og formål b) Rammebetingelsene Trinn 2: Prosjektplanleggingen a) Prosjektets milepæler b) Prosjektets organisering Trinn 3: Prosjektgjennomføringen a) Beslutningene b) Aktivitetene Trinn 4: Prosjektkontrollen a) Den kvalitative b) Den kvantitative Trinn 5: Prosjektkommunikasjonen a) Den interne b) Den eksterne
Fossefallsmodellen Fase 1: Prosjektidentifiseringen a) Mål og Formål b) Rammebetingelsene Fase 2: Prosjektplanleggingen a) Milepælene b) Organiseringen Fase 3: Prosjektgjennomføringen a) Beslutningene b) Aktivitetene Fase 4: Prosjektkontrollen a) Den kvalitative b) Den kvantitative Fase 5: Post-evalueringen og kommunikasjone a) Den interne b) Den eksterne
Hvordan man må tenke ( Fossefallsmodellen ) Prosjekt- Prosjekt- Prosjektinitiering planlegging oppstart Prosjekt- postevaluering Prosjektavslutning Prosjekt- oppfølging Prosjektgjennomføring Prosjekt- kontroll Prosjektomplanlegging
Man`s brain On the left side there is nothing right On the right side there is nothing left
Løpeseddelrekkefølgen Løpesedlene 1-8: Hvordan små og mellomstore prosjekter tilrettelegges Løpesedlene 9-14: Hvordan små og mellomstore gjennomføres Løpesedlene 15-17: Hvordan små og mellomstore prosjekter kan detaljeres ytterligere
Løpesedlene 1-8 Nr 1 Nr 2 Nr 3 Nr 4 Nr 5 Nr 6 Nr 7 Nr 8 Verdivurdering av prosjektforslaget Identifiseringen av en oppgave som et ekte prosjekt Valget av prosjektledere for Små og Mellomstore Prosjekter (SMPer) Valget av nøkkelmedarbeidere for Små og Mellomstore Prosjekter (SMPer) Mål og formål for Små og Mellomstore Prosjekter (SMPer) Rollene i Små og Mellomstore Prosjekter (SMPer) Milepælene i Små og Mellomstore Prosjekter (SMPer) Avtaler og forpliktelser i Små og Mellomstore Prosjekter (SMPer)
Løpesedlene 9-14 Nr 9 Oppstarten av Små og Mellomstore Prosjekter (SMPer) Nr 10 Daglig ledelse av Små og Mellomstore Prosjekter Nr 11 (SMPer) Aktivitetsutførelsen og den sosiale utviklingen i Små og Mellomstore Prosjekter (SMPer) Nr 12 Avslutningen av Små og Mellomstore Prosjekter (SMPer) Nr 13 Resultatvurderingen av Små og Mellomstore Prosjekter (SMPer) Nr 14 Basisorganisasjonens prosjektmodenhet
Løpesedlene på Internet www.universitetsforlaget.no/hverdagsprosjekter/ eller svein.a.jessen@bi.no
Eksempler (etter Samset, 2008)
Hva er formålet? A. Raskere beslutninger? B. Mer demokratiske beslutninger?
Målmultiplisitet 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 Lavere produksjonskostnader - M S S M S S M X 2 Sikrere leveranser M - X X M S S S M 3 Kortere leveringstider S X - S M S S S M 4 Kortere produksjonstider S X S - S X X M M 5 Lavere kapitalkostnader M M M S - S X M X 6 Balansert kapasitetsutnyttelse S S S X S - M M M 7 Balansert arbeidskraftutnyttelse S S S X X M - M M 8 Større fleksibilitet M S S M M M M - M 9 Lavere administrasjonskostnader X M M M X M M M - S = Samsvarende M = Motstridende X = Situasjonsavhengig
Regionsykehuset i Tromsø 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 Mange operasjoner X S S X S S M X M 2 God kvalitetssikring X X X X M S X S M 3 Effektiv ressursutnyttelse S X S X S X X X S 4 God pasientflyt S X S X S X S X S 5 Få avdelings-gnisninger X X X X X S S X M 6 Jevn produksjon S M S S X M S M S 7 Fornøyde pasienter S S X X S M X S S 8 Fornøyd administrativt personell M X X S S S X X M 9 Fornøyd fagpersonell X S X X X M S X M 10 Korte ventetider M M S S M S S M M
Regionsykehuset i Tromsø Lettest å få til 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 S X M 1 Mange operasjoner X S S X S S M X M 4 3 2 2 God kvalitetssikring X X X X M S X S M 2 5 2 3 Effektiv ressursutnyttelse S X S X S X X X S 4 5 0 4 God pasientflyt S X S X S X S X S 5 4 0 5 Få avdelings-gnisninger X X X X X S S X M 2 6 1 6 Jevn produksjon S M S S X M S M S 5 1 3 7 Fornøyde pasienter S S X X S M X S S 5 3 1 8 Fornøyd administrativt personell M X X S S S X X M 3 4 2 9 Fornøyd fagpersonell X S X X X M S X M 2 5 2 10 Korte ventetider M M S S M S S M M 4 0 5
Regionsykehuset i Tromsø Vanskeligst å få til 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 S X M 1 Mange operasjoner X S S X S S M X M 4 3 2 2 God kvalitetssikring X X X X M S X S M 2 5 2 3 Effektiv ressursutnyttelse S X S X S X X X S 4 5 0 4 God pasientflyt S X S X S X S X S 5 4 0 5 Få avdelings-gnisninger X X X X X S S X M 2 6 1 6 Jevn produksjon S M S S X M S M S 5 1 3 7 Fornøyde pasienter S S X X S M X S S 5 3 1 8 Fornøyd administrativt personell M X X S S S X X M 3 4 2 9 Fornøyd fagpersonell X S X X X M S X M 2 5 2 10 Korte ventetider M M S S M S S M M 4 0 5
Mission Goal
Formål og mål Formål er noe man har Mål er noe man setter seg (Erling S Andersen)
12 trinn for verdiskapning i moderne prosjekter 1. Start med å lytte til kunden eller brukerens behov 2. Produser resultater underveis 3. Mål fremdrift i synbare resultater 4. La forandringer fryde, også de som kommer sent 5. La utviklere og selgere arbeide sammen, helst daglig 6. Bygg all fremdrift rundt motiverte medarbeidere 7. Prioriter muntlig, direkte kommunikasjon 8. La teamet organisere seg slik det selv liker 9. Vær årvåken og raus overfor faglig fremragenhet 10. Oppmuntre teamet til å tenke effektivitet, gjerne knyttet til milepæler 11. Jo enklere, jo bedre, - uansett når og hvor 12. Hold ut!
Den destruktive sjefen (fra SAS-bladet, desember 2003) Er ekstremt selvopptatt Fokuserer på makt og prestisje gjennom ydmykelse av andre Mangler følelser for andre mennesker I realiteten er det svært vanskelig å løse problemet med destruktive sjefer fordi de har stor stillingsmakt og andre sjefer støtter stilltiende eller åpent den destruktive adferd for å slippe unna problemene (eksempel: Tidligere korttids-direktør på BI Michael Tetzchner)
SJEKKLISTE PROBLEMOMRÅDER I PROSJEKTER PROSJEKTINITIERINGEN PROSJEKTPLANLEGGINGEN PROSJEKTORGANISERINGEN 1 Mangelfull idèfase 1 Uklart prosjektmål 1 Ikke bevisst organisering 2 Uklar prosjektidentifisering 2 Uheldig planleggingsnivå 2 Uklar ansvarsfordeling 3 Svak topplederforankring 3 Uheldig planleggingshorisont 3 Feil person prosjektleder 4 Uklart formål 4 Uheldig planleggingsverktøy 4 Ikke-motiverte nøkkelpersoner 5 Urealistiske forandringskrav 5 Overoptimisme 5 Nøkkelressurser mangelfulle 6 Uklare rammebetingelser 6 Glemmefaktorer 6 Uklare interessentgrupperinger SUM 0 SUM 0 SUM 0 PROSJEKTGJENNOMFØRINGEN PROSJEKTKONTROLLEN POSTEVALUERINGEN 1 Tidsproblemer 1 Uheldige kontrollprosedyrer 1 Innsamlingen erfaringsmateriale 2 Kompetanseproblemer 2 Uklare beslutningsprosesser 2 Prosjektlæringen 3 Kostnadsproblemer 3 Dårlig intern kommunikasjon 3 Vurdering rosjektets operative nytte 4 Styringsproblemer 4 Dårlig ekstern kommunikasjon 4 Vurdering prosjektets taktiske nytte 5 Prosjektledelsesproblemer 5 Uheldig dataverktøy 5 Vurdering prosjektets strategiske nytte 6 Prosjektmøteproblemer 6 Dårlige konsekvensanalyser 6 Portefølje-evalueringen SUM 0 SUM 0 SUM 0