Musea i Sogn og Fjordane Styremøte Dato: Torsdag 28.08.2014 Tid: Kl. 11:00 Stad: Norsk Kvernsteinsenter, Hyllestad MØTEBOK Frå styret møtte: Frå adm. møtte: Referent: Harry Mowatt, Asbjørn Tyssen, Arild Hartman Eriksen, Olin Johanne Henden, Kristian Systad, Laura Kvamme og Olve Grotle. Direktør Anne-Marie Førde og administrasjonssjef Inge Bent Arnestad. Anne-Marie Førde SAKLISTE: 19/2014: Godkjenning av innkalling og sakliste 20/2014: Godkjenning av møtereferat frå styremøtet 17.06.2014 21/2014: Orienteringar 16/2014: Evaluering av styreinstruks (saka vart utsett i møte 17.06.2014) 17/2014: Evaluering av styret og leiing i MiSF (saka vart utsett i møte 17.06.2014) 22/2014: Norsk Reiselivsmuseum ut som eiga avdeling 23/2014: Vurder fordeling av økonomiske ressursar mellom avdelingane 24/2014: Retningsliner i samband med tilsetjing i nye og eksisterande stillingar 25/2014: Vurderingar av drift i høve til signal om framtidige driftstilskot 26/2014: Ymse SAK 19/2014: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Innkalling og sakliste vert godkjent Innkalling og sakliste vert godkjent 1
SAK 20/2014: GODKJENNING AV MØTEREFERAT FRÅ STYREMØTET 17.06.2014. Protokoll frå styremøtet 17.06.2014 vert godkjent Protokoll frå styremøtet 17.06.2014 vert godkjent SAK 21/2014: ORIENTERINGAR FRÅ ADMINISTRASJONEN Rekneskap mot budsjett /. Vedlegg: Rekneskapsrapportar pr. 30.06.2014. HMS/internkontroll/sjukefråvær /. Vedlegg: Sjukefråvær pr. 31.07.2014 Besøkstal /. Vedlegg: Besøkstal for andre museum /. Vedlegg: Besøkstala pr. 31.07.2014 Orientering frå leiinga i MiSF til SF fylkeskommune/hk 27.05.2014 Sogn og Fjordane fylkeskommune v/hovudutval for kultur, har med bakgrunn i Organisering av museene /2013 (Ei evaluering av organisasjonsformer i kjølvatnet av museumsreforma - på oppdrag frå Kulturrådet), handsama rapporten som ei eiga sak (33/14) og gjort vedtak om vidare oppfølging av konsolideringsarbeidet. Leiinga i MiSF var invitert til å møte hovudutval for kultur i utvalsmøte 27.05.2014 for m.a. å orientere om: - Arbeidet med nye avtaler med kommunane om driftstilskot - Status for arbeidet med dei sakene som vart prioritert ved budsjetthandsaminga for 2014 (særleg Florø) - Korleis musea arbeider ut mot publikum (konkrete tiltak) - MiSF sitt arbeid med oppfølging av funna i evalueringsrapporten frå 2013 Styreleiar, direktør og administrasjonssjef møtte. Kulturrådets evalueringsrapport av organisasjonsformer må sjåast i samanheng med rullering av strategiplan og utarbeiding av langtidsplan for MiSF haust 2014. Det ligg eit potensiale på fleire nivå i at fleire museumseiningar er samla under ein paraply og synergieffekt av å vere konsolidert må ha sterkare fokus i det vidare koordinerings- og utviklingsarbeidet. Ein vil og måtte sjå nærare på ei strukturell forenkling av drifts- og eigarstyreproblematikk, og tilrådingar i rapporten vil bli lagt til grunn, vurdert og forsøkt tilpassa MiSF. /. Vedlegg: Sak nr.: 14/2595-4 Sakshandsamar: Ingebjørg Erikstad - Organisering av musea evaluering. Rapport frå Norsk kulturråd Sak nr.: 14/2595-4 vedtak 2
Møte med SFJ - hovudutval for kultur 24.06.2014 Informasjon v/styreleiar frå møte med utvalsleiar og nestleiar i hovudutval for kultur om Norsk Kulturråd sin evalueringsrapport: «Organisering av museene» - Ei evaluering av organisasjonsformer i kjølvatnet av museumsreforma/kulturrådet 2013 Buene i Kalvåg Rapport frå SF fylkeskommune Rapport/Antikvarisk vurdering frå Sogn og Fjordane fylkeskommune kulturavdelinga i samband med synfaring på Lisethbua i Kalvåg, april 2014. Vedtak i eigarstyret i Kystmuseet i Sogn og Fjordane 30.05.2014. /. Vedlegg: Rapport 11.04.2014 /. Vedlegg: Styresak og vedtak i eigarstiftinga Kystmuseet i Sogn og Fjordane Nordisk Kunstnarsenter Dale I juli inviterte Kulturdepartementet v/avdelingsdirektør Stein Sægrov til møte mellom SF fylkeskommune v/fylkesdirektør Ingebjørg Erikstad og utvalsleiar i HK, Nils Gjerland og Musea i Sogn og Fjordane v/styreleiar og direktør. Administrasjonssjef og avdelingsdirektør v/sfkm deltok også. Frå Fjaler kommune møtte ordførar i Fjaler, Arve Helle. Saman med Stein Sægrov, møtte også rådgjevar Antoinette Hansteen. Kulturdepartementet la fram tankar til drøfting om framtidig drift av Nordisk Kunstnarsenter Dale. Møtet vart gjennomført 13.08.2014. Orientering i styremøte v/styreleiar og direktør Skriv frå kulturdepartementet 00.00.2014 (referert i møte): Fra: Sægrov Stein [mailto:stein.sagrov@kud.dep.no] Sendt: 28. august 2014 07:05 Til: Ingebjørg Erikstad Emne: oppfølging av møtet 13. august Takk for sist. Det var nyttig å ta ein tur til Sogn og Fjordane. I tillegg til møtet fekk me tid til å vitja både kunstmuseet i Førde, kunstnarsenteret i Fjaler og reiselivsmuseet i Balestrand. Styreleiaren for MiSF bad om å få noko skriftleg ifrå oss før dei skulle ha styremøte 28. august (?). Diverre er det uråd for meg i dag å få avklåra kva som kan kommuniserast. Regjeringa har den avgjerande budsjettkonferansen i går og i dag, og følgjeleg er det fyrst i neste veke me veit meir sikkert kvar me står med tanke på budsjettet for neste år. Kan det lata seg gjera å få til eit møte med deg og styreleiaren for MiSF mot slutten av veka som kjem? Mvh Stein Sægrov Orienteringane vert tatt til vitande Orienteringane vert tatt til vitande 3
SAK 16/2014: EVALUERING AV STYREINSTRUKS (saka vart utsett i møte 17.06.2014) Harry Mowatt Styret evaluerer MiSF sin gjeldande styreinstruks /. Vedlegg: Styreinstruks, vedteken 14.06.2010. SAK 17/2014: EVALUERING AV STYRET OG LEIINGA I MISF (saka vart utsett i møte 17.06.2014) Harry Mowatt Styret evaluerer eige og administrasjonen sitt arbeid. /. Vedlegg: Evalueringsskjema styre og administrasjon (felles skjema) 22/2014: NORSK REISELIVSMUSEUM UT SOM EIGA AVDELING Anne-Marie Førde/Inge Bent Arnestad Saksgrunnlag: Viser til samrøystes vedtak i styresak 18/2014 b) a): «Styret ber administrasjonen om å legge fram sak på neste styremøte om å skilja Norsk Reiselivsmuseum ut som eiga avdeling». Stiftingane DHS-Sogn Folkemuseum og Norsk Reiselivsmuseum var konsolidert 01.01.2007. Samlinga til reiselivsmuseet vart saman med driftsansvaret overført til DHS-SF i sin heilheit. I perioden 2007-2008 var Norsk Reiselivsmuseum fullintegrert i stiftinga DHS-Sogn Folkemuseum som eigen formidlingsarena. Stiftinga Musea i Sogn og Fjordane vart stifta 14.01.2009. Bakgrunnen for stiftinga var å forvalte drifta ved dei fem eksisterande musea i fylket. Føremålet med stiftinga kjem fram i vedtektene i 2, første setning: «Stiftinga sitt føremål er å drive museum.» Museumsdrifta for alle formidlingsarenaer vart frå same tidspunkt overført til MiSF. Samlingar og antikvariske bygningar erverva før 2009, har ikkje MiSF eigaransvar for. 4
MiSF eig heller ingen driftsbygg, men disponerer dei i samsvar med konsoliderings- og leigeavtaler. Styret står til ei kvar tid fritt til å avgjere korleis organisasjonen skal organiserast og drivast, jf. driftsavtale med eigarstyra (konsolideringsavtale) punkt 6 3 avsnitt: «Styret for det konsoliderte museet avgjer til ei kvar tid korleis organiseringa skal vere, kva stillingar som skal knytast/øyremerkast til den enkelte avdeling og kva stillingar som ligg med fellesansvar for heile det konsoliderte museet» Styret i stiftinga Musea i Sogn og Fjordane avgjer korleis organiseringa skal vere. Eigarstyra sin hovudoppgåve er å vere eigar av eigedommar og samlingar ved sitt museum. (Jf. driftsavtala punkt 5) Styret i Stiftinga Musea i Sogn og Fjordane kan vedta at formidlingsarenaen Norsk Reiselivsmuseum skal organiserast som eiga driftsavdeling med eigen avdelings-direktør og driftsbudsjett. Direktør sitt framlegg til vedtak er vurdert ut frå ein driftsteknisk ståstad. Styret for MiSF vedtar at Norsk Reiselivsmuseum kan skillast ut som eiga driftsavdeling med eigen avdelingsdirektør og budsjett/rekneskapsansvar. Styreleiar Harry Mowatt fremma tillegg til direktørens framlegg (nytt pkt.2): 2. Styret ber om at det blir lagt fram ei sak til oktobermøtet, der styret kan ta stilling til oppretting av eiga avdeling eller ikkje. 1. Styret for MiSF vedtar at Norsk Reiselivsmuseum kan skillast ut som eiga driftsavdeling med eigen avdelingsdirektør og budsjett/rekneskapsansvar. 2. Styret ber om at det blir lagt fram ei sak til oktobermøtet, ser styret kan ta stilling til oppretting av eiga avdeling eller ikkje. 23/2014: VURDERING AV FORDELING AV ØKONOMISKE RESSURSAR MELLOM AVDELINGANE Anne-Marie Førde/Inge Bent Arnestad Saksgrunnlag: Direktør viser til samrøystes vedtak i styresak 18/2014 b) b): «Styret ber administrasjonen om å legge fram sak på neste styremøte om fordeling av eksisterande driftsmidlar mellom dei kulturhistoriske museumsavdelingane, vurdert ut frå til dømes bygningsmasse/eigedomar, samlingar, spesielle oppgåver og fagleg ansvar». Viser innleiingsvis til gjeldande driftsavtale frå 14.01.2009 mellom MiSF og dei fem 5
eigarmusea - punkt 4, avsnitt 7: «Aktiviteten ved den enkelte museumsavdeling og underavdeling skal oppretthaldast på minst same nivå som i dag.» Sogn og Fjordane fylkeskommune har sagt opp alle kommunale driftsavtaler, og varsla reduksjon i dei fylkeskommunale driftstilskota dei næraste åra. Dette vil kunne føre til eit lågare driftsnivå i heile organisasjonen, og stiftinga Musea i Sogn og Fjordane kan ikkje garantere at gjeldande driftsnivå ved dei enkelte avdelingane vert oppretthalde. I flg. Styrevedtak er saksutgreiinga er avgrensa til dei kulturhistoriske museumsavdelingane. Nøkkeltal om dei enkelte avdelingane er henta frå strategiplan 2011-2014 og museumsstatistikk for 2013 til Norsk kulturråd, og er kvalitetssikra av dei enkelte avdelingane. Informasjonen som er brukt i utrekningane: Samla tal og areal på bygningar (antikvariske bygg) Samla uteareal museumsområde Storleik på gjenstandssamling og farty Samla besøkstal og tal på regionen sine innbyggarar Fylkesdekkande fageleg ansvar AVDELING Bygningar Uteomr. Samling Farty Besøk Region Årsverk tal areal areal tal tal tal tal *4) *5) *6) Avd 2 NFM 45 2400 103830 23185 13 7795 25379 1,5 1,5 1,0 Avd 3 KSF 32 4754 100000 17730 96 9003 26703 3,0 1,0 1,0 Avd 4 SUM 43 1461 92500 14168 8 9499 24144 2,0 1,0 1,0 Avd 5 DHS-SF 52 4095 109000 54068 26 14512 28252 4,0 2,0 1,0 SUM 172 12 710 405 330 109 151 143 40 809 104 478 10,5 5,5 4,0 *4) Stillingar bygg/drift (10,5 av 20 = 52%) *5) Stillingar samlingar (5,5 av 20 = 28%) *6) Stillingar formidling (4,0 av 20 = 20%) Utrekningane byggjer på den enkelte avdeling sin del av dei ulike faktiske og dokumenterbare variablane. Dei ulike variablane er vekta ut frå historisk fordeling og bruk av personalressursar. Bruk av timeverk til bygg/drift, samlingsforvaltning og formidling blir vurdert opp mot ovannemnde variablar. Stillingar som er knytt opp mot ulike administrative oppgåver er i liten grad målbare. Dette gjeld område innan leiing, planlegging, personalhandsaming, økonomistyring, lønskøyring og datadrift. Mange av desse oppgåvene vert etter konsolideringa utført av fellesadministrasjonen og ekstern rekneskapsførar. Alle dei fire avdelingane har tilnærma like personalressursar innan desse områda og vil i liten grad ha innverknad på utrekningane. Administrasjonen har ikkje faktiske registreringar innan desse felta som kan samanliknast og nyttast i utrekningane. Museumsplan for Sogn og Fjordane 2006 2010, definerte ulike tematiske ansvarsområde for dei ulike avdelingane. Viser til kapittel 4.1.3, avsnitt 4; 6
«Ansvarsfordelinga skal vere av generell karakter, og privatpersonar, musea og andre institusjonar skal ha nytte av at museet er fylket sin kompetansebase for forsking og formidling på det aktuelle feltet» Avdelingane har både før og etter konsolideringa i ulik grad brukt ressursar på desse ansvarsområda. Dei ulike tematiske ansvarsområda er ikkje vekta, og dei enkelte avdelingane sin ressursbruk utover eigen region er ikkje vurdert opp mot kvarandre Fellesstilling som naturhistorisk konservator, lokalisert til DHS-Sogn Folkemuseum, var meint som ei fellesstilling for regionmusea i fylket, med ansvar for å integrere naturhistorie i dei kulturhistoriske musea. DHS-Sogn Folkemuseum er ansvarleg for drifta av det nasjonale museumsnettverket for kulturlandskap og den naturhistoriske fagkompetansen har sekretærfunksjon i kulturlandskapsnettverket. Stillingsressursen skal evaluerast med tanke på stillingsinnhald og fellesfunksjon i MiSF. DHS-Sogn Folkemuseum har sidan 2007 hatt ansvar for Norsk Reiselivsmuseum, som har eit nasjonalt ansvar for den norske reiselivshistoria. Frå 2007 gjekk heile drifts-tilskotet til Norsk Reiselivsmuseum pluss friske konsolideringsmidlar (samla 1,413 mill. i år 2007) direkte til DHS-Sogn Folkemuseum. Statstilskot for 2014 til husleige av museumsbygg Balestrand (kr. 3,3 mill.) er ikkje med i grunnlaget/utrekninga. Dersom Norsk Reiselivsmuseum vert eiga avdeling (jf. sak 22/2014), vil om lag kr. 2,0 mill. av driftstilskot/kostnader i 2015 bli tilbakeført til Norsk Reiselivsmuseum frå DHS-Sogn Folkemuseum. Dette vil redusere det samla driftstilskota til dei fire kulturhistoriske museumsavdelingane. Eigarstyret for Kystmuseet i Sogn og Fjordane har vedteke å avhende buene i Kalvåg (sjå sak 21/2014 Orienteringar Buene i Kalvåg). Samla bruttoareal er ca. 1500 m2 og medrekna i KSF sitt samla areal. Utrekninga- med Norsk Reiselivsmuseum som eiga avdeling - gjev føljande avvik mot budsjett for 2014 AVDELING STAT (ny) SFJ (ny) SUM TILSK % BUDSJ 2014 % ENDRING Avd 2 NFM 3054350 1750013 4804363 20 4549916 19 254447 Avd 3 KSF 4232140 2424837 6656977 31 6204481 25 452496 Avd 4 SUM 2574200 1474908 4049108 17 3900834 16 148274 Avd 5 DHS-SF 4411753 2527747 6939500 32 7794718 40-855218 SUM 14 272 443 8 177 505 22 449 948 22 449 949-1 Styret for MiSF tek til vitande framlagd utrekningsmodell basert på vedtak om at Norsk Reiselivsmuseum kan skillast ut som eiga avdeling. Utrekningane inngår som ein del av grunnlaget i samband med utarbeiding av framtidige arbeidsbudsjett. Etter drøftingar i styret omkring utrekningsmodellen og grunnlag, fremma Kristian Systad følgjande forslag: Styret vedtar å utsetje saka. Framlegg fall mot ei stemme 7
Styret røysta deretter på direktøren sitt framlegg til vedtak: Styret for MiSF tek til vitande framlagd utrekningsmodell basert på vedtak om at Norsk Reiselivsmuseum kan skillast ut som eiga avdeling. Utrekningane inngår som ein del av grunnlaget i samband med utarbeiding av framtidige arbeidsbudsjett. Framlegg vedteke mot ei stemme 24/2014: RETNINGSLINER I SAMBAND MED TILSETJING I NYE OG EKSISTERANDE STILLINGAR Inge Bent Arnestad Saksgrunnlag: Viser til samrøystes vedtak i styresak 18/2014 b) c). «Styret ber administrasjonen om å legge fram sak på neste styremøte om tilsetjingsstopp der alle eksisterande stillingar må vurderast av direktør før ny utlysing/tilsetjing». Viser til Personal- og lønshandbok kapittel 4 Rekruttering/tilsetjing. Punkt 4.2 Oppretting av stillingsheimlar og omgjering av stillingar Talet på stillingar skal til ei kvar tid stå i høve til omfang og vedtekne budsjettrammer i verksemda. Direktøren gjer vedtak om oppretting av stillingsheimlar og omgjering av stillingar, på avdelingane etter drøftingar med avdelingsdirektør. Direktøren har mynde til å godkjenne prosjektstillingar. Alle slike endringar skal drøftast med tillitsvalde jf. hovudavtalen, punkt 4-5.2, drøftingar. Punkt 4.3 Kartlegging/stillingsvurdering Når ei stilling vert ledig, skal avdelingsdirektøren saman med direktøren vurdere om stillinga skal oppretthaldast, leggjast ned, eller gjerast om før ei eventuell utlysing. MiSF håper at ein i løpet av hausten 2014 får endeleg avklart kva budsjettmessige konsekvensar nye driftsavtaler med kommunane og redusert fylkeskommunal driftstilskot vil få for museumsdrifta dei næraste åra. Bemanning må tilpassast dei økonomiske rammene museet har. Styret for MiSF vedtar at det ikkje skal opprettast nye stillingar før framtidige budsjettkonsekvensar er avklart. Vedtaket gjeld ikkje stillingar som er vedtekne oppretta. Direktør vurdere om eksisterande stillingar skal oppretthaldast, leggjast ned, eller gjerast om før ei eventuell utlysing. Styret for MiSF vedtar at det ikkje skal opprettast nye stillingar før framtidige budsjettkonsekvensar er avklart. Vedtaket gjeld ikkje stillingar som er vedtekne 8
oppretta. Direktør vurdere om eksisterande stillingar skal oppretthaldast, leggjast ned, eller gjerast om før ei eventuell utlysing. 25/2014: VURDERING AV DRIFT I HØVE TIL SIGNAL OM FRAMTIDIGE DRIFTSTILSKOT Anne-Marie Førde/Inge Bent Arnestad Saksgrunnlag: vedtak i styresak 18/2014 b) e). «Styret ber administrasjonen om å legge fram sak på neste styremøte med vurderingar av drift i høve til signal om framtidige offentlege driftstilskot frå fylke og kommunar». Markert nedgang i driftstilskot vil kunne resultere i endringar i driftsstruktur, og ein gjer merksam på at konkrete reduksjons-/endringstiltak som følgje av ein eventuell nedgang i driftsgrunnlaget, må konsekvensutgreiast før dei kan leggast fram for styret. MiSF har arbeidd målretta for å etablere ei effektiv administrativ drift i organisasjonen, og omfattande grunninvesteringar er i stor grad gjort. På det merkantile området er nye økonomi- og personalsystem samt gode og effektive felles dataløysingar i stor grad på plass. Investeringane opnar for å vidareutvikle nye og meir effektive måtar for kommunikasjon og samarbeid på tvers i organisasjonen - direkte mellom avdelingar, tilsette og faggrupper. Alle driftskostnadar må vurderast, utnytting av stordriftsfordelar ved fellesinnkjøp og liknande må nyttast fullt ut, og det må etablerast stor grad av felles driftssystem. Dette er tiltak som vil kunne bidra til å oppretthalde ei tilfredstillande museumsdrift, sjølv med reduserte midlar. Gjeldande avdelingsstruktur må vurderast opp mot ein struktur med organisering av museumsfagleg kompetanse på tvers av lokalisering. Behov for felles fag- og driftsstillingar med overordna ansvar innanfor eit avgrensa fagfelt, er tiltak som også må vurderast. Ein vil då kunne samkøyre tilgjengelege ressursar og dele kunnskap internt på ein god måte. Dei etablerte hovudavdelingane må ha ei grunnbemanning som kan ivareta dei ordinære oppgåvene innan dagleg drift som vedlikehald og forvaltning, formidling og lokal oppfølging. Spesialstillingar må i stor grad vere fellesressursar for heile organisasjonen. For MiSF vil det kunne vere ein gevinst, både fagleg og økonomisk, om ein kunne utvikle både avdelingsorganisering og prosjektorganisering. Styret for MiSF vedtar at leiinga skal legge fram forslag til driftsmodell og langtidsplan for MiSF tilpassa framtidige driftsressursar. 9
Styret for MiSF vedtar at leiinga skal legge fram forslag til driftsmodell og langtidsplan for MiSF tilpassa framtidige driftsressursar. SAK 26/2014: YMSE Det var ikkje fremma sak under ymse. Harry Mowatt Styreleiar Anne-Marie Førde Direktør Laura Kvamme Olve Grotle Asbjørn Tyssen Kristian Systad Arild Hartman Eriksen Olin Johanne Henden 10