Hvordan levere tilbud til Universitetet i Oslo elektronisk levering Universitetet i Oslo (UiO) er gått over til elektronisk innlevering av tilbud. Denne beskrivelsen er ment som en veiledning til tilbydere som ønsker å levere tilbud til Universitetet i Oslo. Veiledningen gjelder også søknad om prekvalifisering. Tilbud/søknad skal leveres innen oppgitt tidsfrist. Alle tilbydere er selv ansvarlige for å levere etterspurt informasjon innen tidsfristen iht. tilbudsunderlag. Oversikt over forespørsel Start med å gå inn på UiOs leverandørportal. Link til nettsiden er: https://sourcing.amesto.com/avantra/customer/oslo/modules/purchase/published/ Aktuelle forespørsler vises: Klikk på den forespørselen du ønsker å delta i (bildet under gjengir et eksempel på en forespørsel): Guide - Levering av e-tilbud UiO 1
Logge inn /opprette ny bruker Dersom du ikke allerede har brukerkonto, klikk på «Registrer en brukerkonto» og fyll ut feltene som vises. Hvis du har registrert brukerkonto klikk på linken «Jeg har allerede en konto, og ønsker å hente ut forespørselsgrunnlaget/ legge inn e-tilbud». Etter innlogging får du spørsmål om du ønsker å melde din interesse. Følg trinnene til du kommer hit: Her vises nøkkelinformasjon om konkurransen og status for ditt tilbud («Tilbudsinformasjon»). Guide - Levering av e-tilbud UiO 2
Laste ned tilbudsdokumenter Aktuelle dokumenter fra oppdragsgiver ligger under fliken «Underlag» (se bildet nedenfor). Disse skal nå være sendt til din epostadresse, men kan også lastes ned herfra: Vennligst les igjennom alle tilbudsunderlag for informasjon om hva som skal kjøpes og hvilke regler som gjelder for konkurransen. ESPD (European Single Procurement Document) Det er nå krav om at oppdragsgivere skal benytte og elektronisk fylle ut det europeiske egenerklæringsskjemaet. ESPD er obligatorisk å bruke ved anskaffelser etter anskaffelsesforskriften (FOA) del III. Den europeiske ESPD-tjenesten finnes tilgjengelig på denne linken. Se også veiledning om ESPD fra Difi i denne linken. ESPD-skjemaet publiseres som en XML-fil sammen med de andre konkurransedokumentene og finnes under fliken «Tilbudsunderlag». For bruk og utfylling av ESPD henvises det til veiledningen fra DIFI og ESPD-tjenesten i linkene over. Guide - Levering av e-tilbud UiO 3
Spørsmål og svar Dersom det er noe du lurer på om konkurransen, ber vi om at du stiller spørsmål ved å klikke på fliken «Spørsmål og svar». Når et spørsmål blir besvart, legges spørsmål og svar ut her og blir tilgjengelig for alle interessenter. Det er ikke mulig å trekke tilbake et spørsmål etter at det er lagret. Spørsmålene må kvitteres ut for at de er lest før tilbud sendes inn. Varsel om spørsmål og svar sendes også på e-post. Guide - Levering av e-tilbud UiO 4
Laste opp dokument Når du har gjort ferdig dokumenter som skal leveres inn som en del av ditt tilbud, skal dette sendes inn. Dette gjør du under fliken «Last opp dokumenter» (se bildet nedenfor). Klikk på «Velg», finn relevant dokument fra egen filkatalog og klikk deretter på «Last opp fil». Gjenta til alle dokumenter er lastet. NB! Filstørrelsen må ikke overstige 250 MB. Filnavnet må ikke overstige 200 karakterer. Filnavnet må ikke inneholde følgende karakterer: \ / : *? < > ESPD (European Single Procurement Document) Det ferdig utfylte ESPD-skjemaet lastes opp sammen med de andre aktuelle dokumentene som omfattes av tilbudet. For bruk og utfylling av ESPD henvises det til veiledningen fra DIFI og ESPDtjenesten i linkene under. Den europeiske ESPD-tjenesten finnes tilgjengelig på denne linken. Se også veiledning om ESPD fra Difi i denne linken. Guide - Levering av e-tilbud UiO 5
Grunnleggende krav Dersom det er lagt ut et spørreskjema sammen med forespørselen, må dette fylles ut. Kvalifikasjonskravene vil normalt være listet her. Klikk på fliken «Grunnleggende krav» og deretter på det aktuelle spørreskjemaet, fyll inn dine svar og last opp påkrevde vedlegg. Merk at et spørreskjema kan bestå av flere deler som er inndelt i grupper bortover, og hver del kan ha flere spørsmål som skal besvares (2.1, 2.2, 2.3 osv.). De fleste spørsmål krever at det lastes opp et dokument, eller en kombinasjon av skriftlig svar og obligatorisk opplasting av dokument. Det er kun mulig å laste opp ett dokument per spørsmål. Maks dokumentstørrelse som kan lastes opp er for tiden 250 MB. Ved større dokumenter, vennligst splitt disse og last dem opp som vist i forrige avsnitt. Referer i dokumentnavnet hvilket spørsmål dokumentet tilhører. Henvis også til alle dokumentene under svaret på spørsmålet. Guide - Levering av e-tilbud UiO 6
Levere e-tilbud Når alle spørsmål i spørreskjema er besvart og alle ønskede dokumenter er lastet opp, kan tilbudet leveres. Velg fliken «Lever tilbud» for å sende tilbudet/kvalifikasjonssøknaden: Signering av tilbud Tilbudet skal være bindende, jf. FOA 9-1 første ledd og 23-3 første ledd. Dette innebærer i praksis at tilbudet skal signeres. Signering av tilbud kan foretas på to måter: 1. E-signatur: Legitimering med BankId eller Buypass Smartkort. (Velg knappen «Signere tilbud») 2. Uten E-signatur. (Velg knappen «Lever tilbud») Dersom man ikke har E-signatur (elektronisk signatur), må man under fliken «Lever tilbud» trykke «Skriv ut og signer». Guide - Levering av e-tilbud UiO 7
Dokumentet som skrives ut, «Autentiseringsbrev», skal signeres av bemyndiget representant for tilbyder som også er bemyndiget til å underskrive kontrakt. Dette dokumentet (autentiseringsbrevet) må være levert oppdragsgiver innen tilbudsfristen. Levering skal primært skje via e-post til ansvarlig innkjøper (se forespørselsportalen for kontaktinfo), eller til den e-postadressen som er oppgitt i saken (se eksempel over). Bekreftelse på mottak av «Autentiseringsbrev» vil bli sendt fra Oppdragsgiver. Skulle det oppstå tekniske problemer eller andre forhold utenfor tilbyders kontroll som gjør at autentiseringsbrevet mottas etter tilbudsfrist, vil ikke dette medføre avvisning såfremt øvrige tilbudsdokumenter er mottatt innen tilbudsfristen og autentiseringsbrevet ettersendes uten ugrunnet opphold pr. e-post. Merk, dersom man endrer/korrigerer tilbudet og man ikke benytter E-signatur, så må signert «autentiseringsbrev» sendes inn på nytt for sist innkomne tilbud. Guide - Levering av e-tilbud UiO 8
Trekke tilbake tilbud Etter at tilbudet er levert, endres navnet på denne fliken til «Trekk tilbake e-tilbud». Ved å klikke på denne, får man opp informasjon om når tilbudet ble levert. Her kan man også trekke tilbudet tilbake. Merk at tilbud bare kan trekkes tilbake frem til tilbudsfristen utløper. Dersom man ønsker å endre/korrigere tilbudet (endre svar i spørreskjemaet, legge til flere filer eller endre på opplastede filer) kan dette gjøres frem til frist for innlevering. Velg «Trekk tilbake e-tilbud». Allerede opplastede filer blir liggende på forespørselen, selv om man velger «Trekk tilbake» (filer som ikke skal være med, må aktivt slettes). En fil som du ønsker å endre, må først slettes, før du foretar endringer og laster opp den nye versjonen. Deretter må man klikke på «Lever tilbud». Guide - Levering av e-tilbud UiO 9
Nøkkelinformasjon om konkurransen og status for ditt tilbud er alltid å finne under fliken «Tilbudsinformasjon». Spørsmål knyttet til bruken av løsningen kan sendes til is-kgvkas@admin.uio.no Lykke til med levering av tilbud til UiO! Guide - Levering av e-tilbud UiO 10