Årsrapport Digitalt førstevalg 2013

Årsrapport Digitalt førstevalg 2013

Programleders vurdering 2013 har vært det første prøveåret for programområdet digitalt førstevalg. Det har vært givende samtidig som det har vært krevende. Alt i alt mener jeg at det er fortsatt en stor positivitet rundt og i deltakelse i programmet. Å etablere en ny organisasjon byr ofte på utfordringer. Eksempelvis var mellomperioden (januar-juni) der vi brukte svært lite heldige lokaler på Kalvskinnet skole svært utfordrende. Et annet eksempel er at enkeltpersoner er mer usikker på egen rolle og ansvar enn i en etablert organisasjon. Det gjør at vi har måttet bruke mer tid sammen for å forstå hverandres kompetanse, egenskaper og roller. I noen sammenhenger har det vært mer krevende å forstå hva som er godt nok. Resultatmessig mener jeg programmet i stor grad har levert det man kunne håpe på i starten av året. Endringer på fokus i prosjektene har ført til noen utsettelser, men jeg ser ikke på det som noe stort problem i et prøveår. Blant annet har vi tatt inn flere prosjekter i løpet av året enn det som opprinnelig var planlagt. Det som derimot er mer bekymringsfullt er at endringen av ressurssituasjonen på arkitektursiden førte til at noe av det grunnarbeidet som var tenkt gjennomført i 2013 måtte skyves på. Det tror jeg var uheldig. Fordi vi mangler et tydelig målbilde på arkitekturområdet, kan noen av de prosjektene vi går i gang med i tida fremover bevege seg i et litt uklart landskap. Særlig vil dette kunne gjelde byutviklingsområdet. Helt overordnet opplever jeg at programområdet møter en kultur i Trondheim kommune som er svak på prosjektarbeid. Dette gjelder både ressursforpliktelse og i selve gjennomføringen. Jeg lurer på om denne utfordringen bør adresseres tydeligere fremover, og kanskje sees i sammenheng med styringskraftprogrammet og generelt rundt opplæring på prosjektdeltakelse/ledelse i tiden fremover. Selv om 2013 var et prøveår, vil jeg fortsatt våge å se på 2014 som prøveår del 2. Men med egnede lokaler på plass, mer metodikk/struktur på plass, teammedlemmer som kjenner hverandre bedre, og et håp om en ryddigere ressurssituasjon står vi betydelig bedre rustet til å møte det nye året. På de neste sidene følger en kort oppsummering av 2013. Trondheim 10.01.2014 Ola Eirik Klingen programleder

1 Hva har vi gjort? Program for Digitalt førstevalg hadde utarbeidet en plan for 2013 med en rekke tiltak. Under følger en oversikt over hvilke som er gjennomført og hvilke tiltak som gjenstår. 1.1 Gjennomført Programledelse: Kommentar Etablere rammeverk og metodikk for prosjekt / program Kvalitetssikre og prioritere pågående iniativ og prosjekt Innføre arbeidsformer, rammeverk og metodikk Arkitektur: Utarbeide virksomhetsarkitektur Påbegynt Gjennomgang av systemportefølje Utarbeide arkitekturprinsipp Etablere applikasjon og dataarkitektur for utvalgte domener Vurdere og velge teknisk plattform Påbegynt Prosess Kvalitetssikring av prosesser for tjenestepakke 2013 Gevinst realiserings plan Utarbeide kostnytte for tjenestepakke 1 Utarbeide kostnytte for tjenestepakke 2 Forr-/prosess utvikling: Min side forprosjekt/analyse Barnehagesøknad forprosjekt/analyse Henvendelser (trefelling) orprosjekt/analyse Innsyn historisk byggesak forprosjekt/analyse Svar ut Utvikling og Pilot Flod Booking o Anskaffelse o Utvikling Tilskuddsløsning o Anskaffelse tilskudd

1.2 Gjenstår Arkitektur: Definere masterdata Definere felleskomponenter Definere sikkerhetsarkitektur Vurdere og velge teknisk plattform (videreføres fra 2013) Brukeropplevelse (UX): Etablere grensesnittprinsipper o Gjennomgang av nettsider mht tjenesteperspektiv Forr-/prosess utvikling: Barnehagesøknad utvikling Forprosjekt/analyse Trefelling / Henvendelser o Trefelling utvikling Flod Booking o Utvikling (videreføres fra 2013) o implementering Tilskudd løsning o Utvikling tilskudd o implementering tilskudd Flere tiltak innen arkitekturarbeidet ble ikke gjennomført fordi virksomhetsarkitekt ble omdisponert til andre oppgaver i innføringsprosjekt for lønn og personal. Flere prosesser stoppet da opp. Det tok lang tid å få i gang arbeidet med brukeropplevelse(ux), og enkelte tiltak har vi ikke hatt kapasitet til å gjennomføre etter planen. Barnehagesøknad ble satt litt på vent, fordi vi ønsket å se på hele oppvekstområdet først («all in») Prosjekt behandling av trehenvendelser ble på bakgrunn av en helhetlig vurdering endret til et bredere prosjekt for generelle henvendelser til hele byutviklingsområdet. Dette arbeidet er godt i gang. Flod booking er i utviklingsfasen. Dette har tatt lengre tid enn planlagt bl.a. pga at idretten hadde vesentlig større behov enn det vi var klar over. Dette var ikke ivaretatt godt nok i kravspesifikasjonen. Flod tilskudd ble utsatt pga forsinkelsene i Flod booking. pga avhengighet mellom disse. 1.3 Økonomi Resultat for 2013 viser noe underforbruk pga aktiviteter som ikke er satt i gang.

2 Hva var spesielt bra? Lederforankring: Programmet har gjennomført flere presentasjoner for ledergruppen. Det var tema på strategikonferansen, og programleder har vært tett på IT-funksjonsgruppa gjennom hele året. Målbilderapporten: Målbilderapporten som ble ferdigstilt i januar 2013 har fått en svært god mottakelse. Rapporten er et viktig styringsverktøy i det videre arbeidet i programmet. Dokumentet har fått mye oppmerksomhet og brukes flittig som en referanse i IT-arbeidet i Trondheim kommune. Temaplanen som er under arbeid bygger også i stor grad på denne rapporten. Metode og verktøy: Programmet har tatt i bruk felles prosjektverktøy (wiki) og lagt opp rammeverk med maler og annen støtte til prosjektene. Dette sikrer lik gjennomføring, innsyn på tvers og legger til rette for effektiv samhandling i prosjektarbeidet. Digifest: Over 20 sentrale medarbeidere møttes før jul til en sosial samling. Dette var svært vellykket og bidrar til «vi-følelsen» på IT-sida. Dette håper vi vil inspirere til økt felles innsats i 2014. Suksessfaktorer: Av spesielle suksessfaktorer nevnes: - Fikk lokale, samlokalisering og tilgang på møterom - Etablere felles språk, rammeverket (påbegynt) - Engasjerte/motiverte deltakere. Har skapt et sted der folk ønsker å være. - Forankret hos rådmannen - Programledelse fra stab og nærhet/involvering i andre IT-prosesser (investeringsbudsjettprosess og temaplanarbeid) 3 Hovedutfordringer i 2013 Hovedutfordringer i 2013 var kapasitet og linjens evne til å stille underveis. Kapasitet: tilgang og kontinuitet på interne ressurser har vist seg å være en stor utfordring. Det er mange store prosjekter på IT-sida, og kompetanse og kapasitet er svært begrenset. Dette gjelder spesielt arkitektur og teknisk kompetanse. Linjens evne til å stille underveis: Det er variabelt i hvilken grad prosjektledere og/eller deltakere fra linja kan frigjøre tid til å jobbe med prosjektene.

4 Anbefalinger hva har vi lært? Ressurssituasjon - Må sørge for å ha tydelige interne ressursavtaler for å sikre forutsigbarhet og kontinuitet. Samarbeidsrelasjoner- Forsterke kommunikasjon og relasjonen med nære interessenter/viktige samarbeidspartnere Kommunikasjon - Forsterke internkommunikasjonen med mer aktivitet og regelmessighet på blogg og andre kanaler. Legge mer til rette for innspill og diskusjon fra/med andre i kommunen. Påbegynne arbeidet med ekstern kommunikasjon. Prosjektledelse - Må vurdere hvordan prosjektledelse i prosjekter kan styrkes. Handler om kapasitet og kompetanse. Kompetanseoverføring og kapasitetsbygging - Fortsette fokus på kompetanseoverføring fra eksterne konsulenter Byutvikling «all-in» - Benytte samme arbeidsform og innfallsvinkel som oppvekst all-in før det igangsettes større/flere arbeid også innenfor andre områder bl.a. byutvikling Arkitekturarbeid sørge for kontinuitet og fokus på arkitekturarbeidet for å ferdigstille leveranser som er utsatt fra 2013 Prosjektgjennomføringstid Arbeide for å få kortet ned tida det tar å gjennomføre prosjektfaser ved å ikke kjøre mange prosjekter samtidig.