BÆRUM KOMMUNE RÅDMANNEN Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: 08.06.2007 N- 07/9773 07/34289 Saksbehandler: Jannicke S. Torp Ølnes Behandlingsutvalg Møtedato Saksnr. Formannskapet 27.06.2007 127/07 UTSKIFTING AV EGENUTVIKLEDE IKT-SYSTEMER VIKTIGE PUNKTER I SAKEN: Bærum kommune har en svært omfattende systemportefølje innen IKT. Store administrative systemer som økonomisystemet og lønns- og personalsystemet er egenutviklet av Bærum kommune. I kommunens vedtatte IKT-strategi er det forutsatt at egenutviklede systemer skal skiftes ut. Rådmannen ser utskiftning av de egenutviklede systemene lønn/personal og økonomi som en investering i fremtiden. Ny fremtidsrettet teknologi vil gjøre kommunen mindre sårbar på leverandørsiden og vil gi oss større trygghet. Rådmannen anser også at et skifte av systemer er viktig i forhold til et stadig strammere arbeidsmarked, opplæring og utveksling av kompetanse i samarbeid med andre kommuner. Enkelte gevinster er vanskelige å ta ut i form av reduserte budsjetter. Ved innføring av elektronisk fakturabehandling beregnet rådmannen gevinstene til rundt kr 4-5 mill årlig. Gevinsten er imidlertid ikke tatt ut da det først vil kreve en omorganisering av støttefunksjonene. Rådmannen vil imidlertid se på dette gevinstpotensialet i sammenheng med eventuelle endringer i arbeidsprosesser, arbeidsflyt og rutiner i forbindelse med utskiftning av de egenutviklede systemene lønn/personal og økonomi. I 2006 samarbeidet Asker, Bærum og Drammen om en prosjektskisse for etablering av en felles lønns- og regnskapsorganisasjon. Rådmannen har lagt til grunn at samarbeidet mellom Asker, Bærum og Drammen er betinget av at også Asker deltar i prosjektet. Formannskapet i Asker kommune besluttet imidlertid i møte 23.01.07 at de på det nåværende tidspunkt ikke burde delta videre i arbeidet. Rådmannen legger derfor til grunn at et slikt samarbeid er uaktuelt på det nåværende tidspunkt. Ved behandlingen av handlingsprogram 2007-10, ba formannskapet rådmannen om å spesifisere drifts- og investeringskostnader knyttet til utskiftning av egenutviklede økonomi- og lønnssystemer.
2 Kommunestyret har senere i sak 24/07 Styrket politisk styring av større investeringsprosjekter vedtatt at alle investeringsprosjekter med en bruttoramme som overstiger kr 60 mill skal legges frem for politisk behandling. Rådmannen anslår at engangskostnaden for skifte av de to egenutviklede systemene med standard programvare er totalt kr 70 mill netto. Kostnadsanslaget er basert på kunnskap samlet inn i forbindelse med erfaringsutveksling fra andre kommuner, samtaler med leverandører, IKT-miljø internt og eksternt. Det er i kostnadsanslaget lagt inn en sikkerhetsmargin på 20 % for uforutsette kostnader. I rådmannens forslag til revidert HP2007-10, er det så langt innarbeidet brutto investeringsmidler på i alt kr 65,8 mill, inklusive fondsmidler fra 2006. Rådmannen foreslår at prosjektet fullfinansieres i forbindelse med HP 2008-11. Erfaringer rådmannen har innhentet tilsier at inklusive forarbeider og etterarbeider vil det gå 1,5 til 2 år å gjennomføre et skifte av system. Herav i underkant av ett år til å implementere systemet. Innføringen av nye system vil være ferdig tidligst 1. halvår 2009. Rådmannen har sett på andre alternativer enn systemskifter, som oppgradering av dagens egenutviklede systemer eller outsourcing av lønns- og regnskapsfunksjonen. Rådmannen anbefaler imidlertid ikke disse løsningene og foreslår derfor at prosjektet Utskiftning av egenutviklede systemer (lønn/personal og økonomi) godkjennes. Rådmannens forslag til vedtak: Saken tas til etterretning. Elisabeth Enger Trond Julin Vedlegg: Vedlegg 1: Prosjektorganisering Vedlegg 2: Milepælsplan Vedlegg 3: Kostnadsanslag for utskiftning av egenutviklet økonomisystem basert på rapport fra forprosjektet: Konsekvenser for skifte av økonomisystem i Bærum kommune Vedlegg 4: Kostnadsanslag for utskiftning av egenutviklet Lønns- og personalsystem
3 Behandlingen i møtet Omdelt: Notat fra rådmannen av 20.06.2007: IKT investeringsprosjekter Status pr. juni 2007. Votering: Rådmannens forslag ble enstemmig vedtatt. FSK-127/07-27.06.2007 Vedtak: Saken tas til etterretning.
4 RÅDMANNENS REDEGJØRELSE Bakgrunn og redegjørelse for prosjektet Innledning Bærum kommune har en svært omfattende systemportefølje innen IKT, og noen av de største administrative systemene er egenutviklet og spesialtilpasset for Bærum kommune. Dagens trend er at norske kommuner velger standardsystemer 1 for å håndtere prosesser innen økonomistyring, rapportering, fakturering og lønnsadministrasjon. I løpet av de siste årene har derfor en rekke kommuner fornyet sine IT-løsninger og valgt standardsystemer. Bærum kommune har vedtatt å skifte ut egenutviklede systemer med standardsystemer og kommunens siste systemanskaffelser er kjøpt etter anbudsrunder. Dette gjelder blant annet systemet for utbetalinger av sosialhjelp, Acos Sosial, rekrutteringsverktøyet JobbOffentlig og BasWare, som er kommunens nye system for elektronisk fakturabehandling. Rådmannen ser utskiftning av egenutviklede systemer som en investering i fremtiden. Ny fremtidsrettet teknologi vil gjøre kommunen mindre sårbar på leverandørsiden og vil gi oss den tryggheten vi mangler i dag. Rådmannen anser også at et skifte av systemer er viktig i forhold til et stadig strammere arbeidsmarked, opplæring og utveksling av kompetanse i samarbeid med andre kommuner. Tilveksten i kommunen de siste årene har vært på rundt 1.000 innbyggere årlig, fordelt på unge og gamle. Forventet befolkningsvekst på Fornebu frem til 2012 er rundt 5.000 innbyggere. Til tross for dette har rådmannen satt seg som mål at kommunens administrasjon skal opprettholdes på dagens nivå. Investeringer i nye systemer er et av virkemidlene for å nå dette målet, da rådmannen antar at produktiviteten vil øke ved innføring av nye systemer. Rådmannen har lagt opp til betydelige IKT-investeringer i gjeldende handlingsprogramperiode. Kommunen har nylig skrevet under en avtale om anskaffelse av nytt fibernett. Dette vil gjøre kommunens interne og eksterne datakommunikasjon raskere og gi nye muligheter. Arbeidet med konsolidering av infrastruktur videreføres. Rådmannen har videre utpekt utvikling av e-kommunen til et satsningsområde. Ny teknologi skal tas i bruk i kommunikasjon med kommunens brukere, og i løpet av 2007 skal minst 15 tjenester være etablert på nett. Dagens lønns og personalsystem og økonomisystem er programmert i standard dataspråk. Teknologien begynner imidlertid å bli gammel. I tillegg er det en risiko at det er få personer som har inngående kjennskap til systemenes oppbygning og funksjonalitet. I påvente av et eventuelt skifte av systemer er det blitt et betydelig etterslep på vedlikehold og utvikling. Dette gjør kommunen sårbar. IKT-systemer har ikke ubegrenset levetid og utviklingen innen området skjer raskt. Dagens økonomisystem ble utviklet i 1995 og satt i drift i 1996. Dagens lønns-/personalsystem ble satt i drift i 1999. Investeringer som gjøres i nye systemer nå vil kommunen nyte godt av i flere år fremover. 1 Standard programvare/-systemer er programvare som brukes av mange og hvor kildekoden er den samme hos alle brukerne. Det er kun parameteroppsett, konfigurasjon og data som varierer fra bruker til bruker. Spesialutviklet programvare er enten egenutviklet eller utviklet av en programleverandør etter spesifikasjon fra oppdragsgiver.
5 Lønns- og personalsystemet og økonomisystemet er store gjennomgående systemer. Økonomisystemet har om lag 900 brukere. En tredjedel av disse er aktive brukere, en tredjedel er mer sporadiske brukere, mens de resterende bruker systemet sjeldent. Lønnsog personalsystemet har totalt 632 aktive brukere. Rundt en tredjedel har registreringsrettigheter, mens resten kun har leserettigheter. Begge systemene består av mange moduler i tillegg til at systemene både importerer og eksporterer data fra/til andre systemer. Antall leverandører, som leverte varer og tjenester til kommunen i 2006, var 7.500. Årlig medfører dette rundt 100.000 fakturaer, som skal skannes inn, attesteres og anvises. Kommunen har mange ansatte som det skal utbetales lønn til. Det skal beregnes pensjon, betales ut overtid, reiseregninger med mer. Totalt ble det i 2006 sendt i overkant av 17.000 lønns- og trekkoppgaver fra lønnssystemet. Kommunens 6.003 årsverk i 2006 var fordelt på 10.719 ansatte. Av dette var 3.638 timelønnede. Sykelønnsmodulen, som er en av de største modulene i lønns- og personalsystemet, tok inn ca kr 140 mill i sykelønnsrefusjoner i 2006. Politiske føringer Kommunestyret vedtok i sak 45/04 revidert IKT-strategi for perioden 2004-07. Et av hovedpunktene i strategien var at egenutviklede systemer skulle skiftes ut. Under behandlingen av kommunens handlingsprogram 2007-10, ba formannskapet rådmannen om å spesifisere omtalte drifts- og investeringskostnader knyttet til utskiftning av egne økonomi- og lønnssystemer. Se vedlegg 3 og 4. I Sak nr 24/07 Styrket politisk styring av større investeringsprosjekter vedtok kommunestyret at investeringsprosjekt med en bruttoramme som overstiger kr 60 mill skal legges frem for politisk behandling. Vestregionsamarbeidet Vestregionssamarbeidet igangsatte i 2002 et arbeid med å identifisere mulige områder hvor kommunene kunne samarbeide nærmere. Det ble i den forbindelse besluttet å gjennomføre et forprosjekt for å vurdere et mulig samarbeid innen regnskaps- og lønnsområdet. Kommunene Drammen, Svelvik, Sande og Røyken har i etterkant av forprosjektet inngått samarbeid av ulik karakter. I 2006 samarbeidet Asker, Bærum og Drammen om et forprosjekt, ledet av konsulentselskapet Ingar Pettersen & Co, med en prosjektskisse for etablering av en felles lønns- og regnskapsorganisasjon. Rapporten konkluderte med at på lang sikt vil samordning av lønns- og regnskapsfunksjonene kunne gi gevinster, men ikke på kort sikt. Rådmannen har lagt til grunn at samarbeidet mellom Asker, Bærum og Drammen er betinget av at også Asker deltar i prosjektet. Formannskapet i Asker kommune besluttet imidlertid i møte 23.01.07 at de på det nåværende tidspunkt ikke burde delta i arbeidet videre med å etablere en felles lønns- og regnskapsorganisering for de berørte kommuner. Rådmannen legger derfor til grunn at et slikt samarbeid er uaktuelt på det nåværende tidspunkt.
6 Planlagt gjennomføringsmodell og fremdrift Rådmannen har utarbeidet et mandat for utskifting av de egenutviklede systemene, lønn/personal og økonomi. Det er etablert en styringsgruppe, en koordinerings- /prosjektgruppe og et underprosjekt for hhv lønn/personal og økonomi. Se vedlegg 1. Under forutsetning av politisk godkjenning vil prosjektet, etter konkurranse, knytte til seg et eksternt miljø, som skal være prosjektstøtte og kvalitetssikring gjennom hele prosessen. Den eksterne prosjektstøtten skal også bistå i arbeidet med å lage en risiko/sårbarhetsanalyse. Denne analysen vil angi hvilke tidspunkt på året og hvilken rekkefølge systemene bør skiftes ut. Risiko-/sårbarhetsanalysen vil med andre ord gi føringer for prosjektets gjennomføring og tidfesting av enkelte milepæler. Erfaringer rådmannen har innhentet tilsier at inklusive forarbeider og etterarbeider vil det gå 1,5 til 2 år å gjennomføre et skifte av system. Herav i underkant av ett år til å implementere systemet. Innføringen av nytt lønns-/personalsystem og økonomisystem vil være ferdig tidligst 1. halvår 2009. Se vedlegg 2 for viktige milepæler og foreløpig tidfesting av disse. Økonomisk ramme Rådmannen anslår at engangskostnadene ved å skifte ut dagens lønns-/personalsystem og økonomisystem med standard programvare er kr 85,9 mill 2. Dette er inklusive en sikkerhetsmargin for uforutsette kostnader på 20 % og moms på eksterne utgifter. Momskompensasjon er beregnet til kr 16,1 mill. Netto engangskostnader blir dermed i underkant av kr 70 mill. Kostnadsanslag: Skifte av egenutviklede systemer - lønn/personal og økonomi Tall i mill kr. System Totale kostnader med budsjettmessig effekt Herav: mva (som refunderes) Nettokostnader med budsjettmessig effekt Økonomisystemet 41,0 mill 7,8 mill 33,2 mill Lønns-/personalsystemet 44,9 mill 8,4 mill 36,5 mill Totalt 85,9 mill 16,1 mill 69,8 mill I forprosjektet Konsekvenser ved skifte av økonomisystem i Bærum kommune fra 2006, ble det anslått at engangskostnaden ved anskaffelse av et nytt økonomisystem 3 er kr 41 mill. Dette er inklusive en sikkerhetsmargin for uforutsette kostnader på 20 % og moms på eksterne utgifter. Netto kostnader med budsjettmessig effekt er kr 33,2 mill, da er momskompensasjon og kostnader uten budsjettmessig effekt tatt hensyn til. Årlige driftskostnader er beregnet til kr 2-4 mill, og bygger på opplysninger fra leverandører. Se vedlegg 3 for detaljer i forbindelse med kostnadsanslag. 2 Da er kostnader som ikke får budsjettmessig effekt holdt utenom (opplæringskostnader og deltakelse fra ansatte i arbeidstiden) 3 Med økonomisystem menes her regnskap (hovedbok med mer), budsjett og LIS (Ledelsens Informasjons System)
7 Anslaget er basert på kunnskap samlet inn i forbindelse med erfaringsutveksling fra andre kommuner, samtaler med leverandører, IKT-miljøet internt og eksternt 4. For lønns/personalsystemet 5 har ikke rådmannen gjennomført tilsvarende forprosjekt, men basert på forprosjektet Konsekvenser ved skifte av økonomisystem i Bærum kommune, samtaler med andre kommuner som har skiftet lønns-/personalsystem og leverandørene Agresso AS og Visma Software AS, er kostnader for utskiftning av lønns/personalsystemet estimert. Rådmannen anslår at engangskostnaden ved anskaffelse av et nytt lønns/personalsystem vil beløpe seg til i overkant av kr 44,9 mill 6, inklusive en sikkerhetsmargin for uforutsette kostnader på 20 % og mva på eksterne utgifter. Netto kostnader med budsjettmessig effekt er kr 36,5 mill, da er momskompensasjon og kostnader uten budsjettmessig effekt tatt hensyn til. Årlige driftskostnader er beregnet til kr 2-4 mil, og bygger på opplysninger fra leverandører. Se vedlegg 4 for detaljer i forbindelse med kostnadsanslag. Rådmannen har merket seg at IKT-prosjekter ofte går med merforbruk. Kostnaden ved skifte av systemer varierer blant annet med kommunestørrelse, grad av utskiftning og behov for tilpasninger. Det er derfor lagt til en sikkerhetsmargin for uforutsette kostnader i anslagene. Rådmannen må også, med utgangspunkt i anbudskonkurransene, ta stilling til om det skal anskaffes løsninger fra samme leverandør eller om det skal velges flere leverandører. Dette kan blant annet ha betydning for den samlede anskaffelseskostnaden. Etter at kravspesifikasjoner er utarbeidet og anbudskonkurranser er gjennomført vil rådmannen komme tilbake med oppdaterte kostnadsanslag. Prosjekt utskiftning av egenutviklede systemer (lønn/personal og økonomi) har en kostnadsramme på kr 85,9 mill. Herav utgjør merverdiavgift kr 16 mill. I rådmannens forslag til revidert HP 2007-10, er det så langt innarbeidet brutto investeringsmidler på i alt kr 65,8 mill, inklusive fondsmidler fra 2006. Kr 15 mill ble bevilget i forbindelse med tertialrapport 1/2006, ytterligere kr 30 mill ble bevilget i HP 2007-10 og rådmannen har foreslått en videre finansiering ved omdisponering av kr 20 mill av administrasjonens mindreforbruk fra 2006 i forbindelse med tertialrapport 1/2007. Rådmannen foreslår at prosjektet fullfinansieres i forbindelse med HP 2008-11, med kr 20,1 mill. Gevinster Som omtalt i innledningen vil den viktigste gevinsten for kommunen være at den ikke er så sårbar på leverandørsiden, og at utviklingskostnader deles av flere. Rådmannen ser det som viktig at investeringen, som vi skal leve lenge med, gjøres nå, mens nåværende systemer fremdeles fungerer tilfredsstillende. 4 Rapporten er kvalitetssikret av Bo Hjort Christensen, studiedirektør ved BI og spesialist på vurdering og innkjøp av økonomisystemer. 5 Med lønns-/og personalsystemet menes her lønn, personal, pensjonsmodul, sykelønnsmodul, fraværsmodul, forhandlingsmodul med mer. 6 Da er kostnader som ikke får budsjettmessig effekt holdt utenom (opplæringskostnader og deltakelse fra ansatte i arbeidstiden)
8 Arbeidsmarkedet er per i dag stramt i kommune-norge. Det gjør at det er en stor fordel med standard programvare, både i forhold til de som skal bruke systemene og de som skal drifte og vedlikeholde dem. Et standardsystem som også brukes av andre kommuner vil kunne medføre mindre opplæringsbehov av nytilsatte, og kan legge til rette for bedre samarbeid og andre måter å jobbe på i fremtiden. Rådmannen har samlet erfaringer fra kommunene Asker, Bergen og Kristiansand i forhold til gevinster ved bytte av system. Asker byttet lønns-/personalsystem pr 1. januar 2007, Kristiansand kommune byttet både lønns-/personalsystem og økonomisystem i 2004 og Bergen kommune byttet økonomisystem og omorganiserte lønns-/og regnskapsfunksjonen i 2004. Kartleggingen viser at den største gevinsten kommunene har hentet ut er at nye systemer muliggjør mer effektive arbeidsprosesser og ved innføring av elektronisk fakturabehandling. I tillegg peker de på gevinster ved strømlinjeformet rapportering. Bærum har allerede innført elektronisk fakturabehandling av inngående faktura (skanning), og arbeider videre med mottak av e-faktura. Andre gevinster kommunene peker på er: Bedre kvalitet i regnskap mht bilag, sporbarhet og presisjon Bedre kvalitet i rapporteringsgrunnlaget Flere og bedre standardiserte rapporter Styringsinformasjon er relevant og effektiv og lett tilgjengelig Mer effektive prosesser Bedre og mer brukervennlige verktøy Bedre kontroll på økonomien som følge av at alle bruker samme system, med klare føringer for hvordan systemet skal brukes Data registreres en gang Lettere å integrere mot andre systemer Gevinstene er ikke enkle å måle i kroner og øre. Gevinstene vil også variere fra kommune til kommune avhengig av hvilke system de skifter fra/til og hvilke rutiner og organisering de har før og etter et skifte. I Bærum kommune har innføring av elektronisk fakturabehandling medført litt mindre arbeidsbyrde for tjenesteledere og merkantile ute på tjenestestedene, og merkbart større arbeidsbyrde i den sentrale regnskapsenheten. De totale gevinstene ved innføring av elektronisk fakturabehandling er beregnet til kr 4-5 mill årlig. Å få tatt ut gevinsten vil kreve en endring i hvordan arbeidet organiseres, og muligens kreve en omorganisering av støttetjenestene. Rådmannen vil utføre nytte- og kostnadsanalyser når nye systemer er valgt. Arbeidsprosesser, arbeidsflyt og rutiner vil vurderes i et OU-prosjekt, og eventuelle gevinster vil tas ut. Rådmannens anbefalning Med utgangspunkt i kommunens IKT-strategi anbefaler rådmannen at prosjektet Utskiftning av egenutviklede systemer (lønn/personal og økonomi) godkjennes. Kostnadsrammen til prosjektet er på kr 85,9 mill og det er så langt bevilget kr 65,8 mill. Rådmannen foreslår at prosjektet fullfinansieres i forbindelse med HP 2008-11.