BÆRUM KOMMUNE POLITISK SEKRETARIAT

Transkript

1 BÆRUM KOMMUNE POLITISK SEKRETARIAT TILLEGGSINNKALLING Dato: FORMANNSKAPET Tirsdag kl. 14:00 Utvalgets faste medlemmer innkalles til møte kl. 14:00 i Formannskapssalen. Medlemmer som ikke kan møte på grunn av lovlig forfall, skal straks melde fra om dette og oppgi forfallsgrunn. Forfall meldes på telefon eller epost tone.halvorsen@baerum.kommune.no SAKSLISTE Saksnummer Sakstittel 016/17 ØKONOMI - MÅNEDSRAPPORT - NOVEMBER /17 Nytt dokumentasjonssystem for pleie- og omsorgstjenester - Profil Lisbeth Hammer Krog Ordfører Tone Halvorsen Formannskapssekretær

2 2 BÆRUM KOMMUNE RÅDMANNEN Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: / / Saksbehandler: Berit S. Møller-Pettersen Saksansvarlig: Ove Myrvåg Behandlingsutvalg Møtedato Politisk saksnr. Formannskapet /17 ØKONOMI - MÅNEDSRAPPORT - NOVEMBER 2016 Rådmannens forslag til vedtak: Månedsrapporten for november 2016 tas til orientering. SAKEN I KORTE TREKK Månedsrapporten for november 2016 ligger vedlagt. Vedlegg: Månedsrapport november

3 3 BÆRUM KOMMUNE RÅDMANNEN Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: /782 17/4931 Saksbehandler: Bjørn Røed Saksansvarlig: Morten Svarverud Behandlingsutvalg Møtedato Politisk saksnr. Hovedutvalg for bistand og omsorg Formannskapet /17 Nytt dokumentasjonssystem for pleie- og omsorgstjenester - Profil Rådmannens forslag til vedtak: 1. Rådmannens redegjørelse om Profil nytt dokumentasjonssystem for pleie- og omsorgstjenester tas til orientering. 2. Gjennom Profil-prosjektet, velferdsteknologiprogrammet og relaterte initiativ, har Bærum kommune ervervet en foregangsposisjon og verdifull kompetanse på ehelse-området, en rolle kommunen skal fortsette ved å bidra aktivt inn i arbeidet med etablering av gode nasjonale fellesløsninger for kommunesektoren. 3. Bærum kommune ønsker å være en foregangskommune i å ta i bruk nasjonale fellesløsninger, og melder seg som interessent til rolle som pilotkommune for prosjektet "Én innbygger, én journal". SAKEN I KORTE TREKK Saken orienterer om gjennomføring av investeringsprosjekt for utskifting av elektronisk dokumentasjonssystem for pleie- og omsorgstjenester. Prosjektet ble igangsatt før nytt investeringsreglement ble vedtatt, derfor denne underveis-rapporteringen om status i arbeidet. Videre beskriver saken Bærum kommunes aktørrolle innen e-helse, og kommunens videre aktørrolle i det nasjonale arbeidet. Redegjørelse Det ble i Handlingsprogram avsatt 60 mill. kroner til å skifte ut kommunens egenproduserte dokumentasjonssystem for pleie- og omsorgstjenester (Helios) med en standardløsning. Bakgrunnen for utskifting var todelt:

4 4 kommunestyret hadde i kommunens IT-strategi besluttet at kommunen i hovedsak skal basere seg på standard programvare en risiko- og sårbarhetsanalyse viste at det var betydelig risiko knyttet til å fortsette videreutvikling av Helios, knyttet til myndighetskrav og nye reformer som stilte krav til mer samhandling med andre offentlige etater Løsningen som ble valgt er Visma omsorg profil. Prosjektet er nå i avsluttende testfase, og overgang fra Helios til Visma omsorg profil er planlagt sommeren Organisatoriske og økonomiske konsekvenser av beslutningene Prosjektet har tatt lenger tid enn opprinnelig planlagt, men gjennomføres innen opprinnelig fastsatt kostnadsramme. Inntil Visma omsorg profil settes i drift, dekker Helios myndighetskrav og kommunens eget behov for dokumentasjon og statistikk mm. Beslutningspunkter Dette er en orienteringssak om prosjektet og om Bærum kommunes aktørrolle innen e-helse, med beslutningspunkter rundt kommunens videre aktørrolle i det nasjonale arbeidet. DEL 2 MER OM SAKEN: Hva er et dokumentasjonssystem? Hvilke formål skal systemet ivareta? Dokumentasjonssystemet for pleie- og omsorgstjenesten har som hovedoppgave å oppfylle kommunens ansvar for en elektronisk pasientjournal (EPJ) i tråd med myndighetskrav om dokumentasjon og mulighet for innsyn i egen journal. Kommunen har plikt til å ha én samlet journal. For alle som mottar tjenester skal journalen inneholde alle nedtegnelser om tjenester personen mottar. Alle kommunens pasientjournaler skal være samlet på ett sted, som i praksis kun kan håndteres med en elektronisk løsning. Bærum kommune var den første kommunen i landet som innførte elektronisk pasientjournal med det egenutviklede systemet Helios. Andre funksjoner systemet skal ivareta er saksbehandling (søknad om tjenester, tildeling av tjenester) pasientforløp, pasientregnskap, fakturering, styringsdata og rapportering samt tekniske hjelpemidler. I sluttfasen innarbeides i tillegg en modul for legemiddelhåndtering. Det nye systemet skal også håndtere elektroniske meldinger for kommunikasjon mellom kommunens tjenester og øvrige deler av helsevesenet. Helios har ikke denne funksjonen til alle kommunens tjenester, bare mellom Bærum sykehus og kommunens bo- og behandlingssentre. Bærum kommune er derfor en av de siste kommunene som fortsatt bruker telefaks og telefon til en stor del av slik kommunikasjon. Kort om Helios Helios er et kombinert saksbehandlingssystem og elektronisk pasientjournal (EPJ) i Pleie og omsorg. Det ble utviklet av Bærum kommune i 1997 og er videreutviklet mye de senere årene. Det ble i 2011 gjennomført en risiko- og sårbarhetsanalyse for Helios som belyste sårbarhet, meldte avvik, sikkerhet og myndighetskrav. Hovedkonklusjonene i 2011 var at Helios er sårbart fordi Bærum kommune er eneste bruker av systemet, og kommunen vil ikke

5 5 oppnå de faglige gevinstene man får ved å dele kunnskap og erfaring med andre kommuner som benytter samme løsning. Varslede endringer i ny Lov om helse og sosialtjenesten i kommunene vil stille krav til kommunen at man skal benytte EPJ systemer som er sertifisert. Bærum kommune vil måtte bære dette ansvaret alene som eneste bruker av Helios. Det er også foreslått nye krav til tilgangsstyring og autorisering som vil forutsette videreutvikling. Helios har vært gjenstand for omfattende videreutvikling, men vi ser allikevel at utviklingstakten ikke holder tritt med endringer i myndighetskravene. Oppdrag om utskifting I Handlingsprogram skrev rådmannen følgende om utskifting av dokumentasjonssystem for pleie- og omsorgstjenester: Rådmannen ga våren 2011 Pleie og omsorg i oppdrag å vurdere hvorvidt kommunen bør anskaffe en ny standard løsning eller fortsette med Helios (egenutviklet) som kommunens datasystem for pleie og omsorg. Det ble gjennomført en risiko- og sårbarhetsanalyse i forhold til sårbarhet, meldte avvik, sikkerhet og myndighetskrav. Det ble avdekket betydelig risiko knyttet til å fortsette videreutvikling av Helios i Bærum kommune. Dette er i hovedsak knyttet til myndighetskrav og nye reformer som stiller krav til samhandling med andre offentlige etater hvor hensikten er å benytte og hente ut gevinster ved nye tekniske muligheter. Rådmannen anbefaler at det igangsettes arbeid med utskiftning av Helios. Samlet ramme er på 60 mill. kroner, der 1 mill. foreslås bevilget til forprosjekt i 2011 (se tertialrapport ). Gjennomføring, tidsplan og økonomisk ramme Anskaffelsen ble kunngjort på Doffin i april Fire leverandører leverte tilbud. Det var en omfattende og kompleks anskaffelse som ble godt gjennomført, og kontrakt med Visma Unique AS ble signert 13. januar Opprinnelig var det forutsatt at det nye systemet skulle tas i bruk i Arbeidet med overgang fra egenutviklet system til standardløsning har vist seg å være mer krevende enn forutsatt, noe som har ført til forsinkelser i forhold til opprinnelig tidsplan. Spesielt fremheves utfordringen knyttet til informasjonen i systemet. Bærum kommune har i lang tid benyttet elektronisk dokumentasjonssystem, og har over tid akkumulert enorme mengder data som skal konverteres inn i det nye systemet. Dette har vært en felles utfordring både for Bærum kommune som kunde og Visma som leverandør, som ikke tidligere har hatt kunder som har måttet konvertere fra annen journalløsning (alle andre kunder av Visma har gått fra papirbasert journal). Systemet dekker dessuten mange bruksområder og faggrupper, og vil ha brukere, noe som betyr at opplæring og implementering er en stor oppgave. Gjennomføringsprosjektet er nå (pr. januar 2017) i sluttfasen med testing og opplæring. Oppstart er planlagt sommeren Opprinnelig kostnadsramme fra handlingsprogram er 60 mill. kroner. Rammen er ikke endret senere. Oppdatert prognose tilsier at prosjektet gjennomføres innen budsjettert ramme. Særlig om klargjøring og administrasjon av legemidler Modul for legemiddelhåndtering inngår ikke i det valgte systemet, da ingen av leverandørene hadde dette i sitt system. Bærum kommune har egenutviklet elektronisk modul for legemiddelhåndtering som er integrert i Helios. Det er ikke aktuelt å gå tilbake til manuelle systemer, som vil innebære

6 6 papirdokumentasjon lagret i brannsikre skap på hvert tjenestested, med betydelig ressursbruk til manuelle rutiner og økt risiko for feilmedisinering. Det er derfor besluttet at det nye systemet skal inkludere legemiddelhåndtering, basert på den modulen for legemiddelhåndtering som Bærum kommune har utviklet i Helios. Rådmannen tar sikte på at deler av kostnaden til dette dekkes innenfor den opprinnelige kostnadsrammen til nytt dokumentasjonssystem, og resten dekkes av avsatte midler til digitalisering i Handlingsprogram Kommunen vil ta initiativ til at modul for legemiddelhåndtering kan tilbys til andre kommuner. Det forutsetter at leverandøren kan overta utviklings-, vedlikeholds- og markedsansvar for legemiddelmodulen, siden det ikke er aktuelt for Bærum kommune å påta seg rollen programvareleverandør med oppfølgingsansvar overfor andre kommuner. Aktiv rolle i digitalisering i offentlig sektor Offentlig sektor står overfor en stor utvikling med digitalisering på stadig flere områder, også i helse- og omsorgssektoren. Det er viktig med et standardsystem som plattform for digitalisering på stadig nye områder. Som eksempel kan nevnes at blant annet sensorer i ny velferdsteknologi vil gi enorme mengder data som må registreres og håndteres i et system som er egnet for det. Det vil ikke være aktuelt å utvikle egne systemer for slike formål. Ikke minst vurderes det å være et stort behov for løsninger som i større grad ivaretar samhandling mellom primær- og spesialisthelsetjenesten, og internt innen de samme sektorene der det ofte er i bruk ulike journalløsninger for ulike deler av tjenesten. Regjeringen har derfor vedtatt igangsatt arbeidet Én innbygger én journal. som har ny felles nasjonal journalløsning for primær- og spesialisthelsetjenesten som langsiktig målbilde. Startpunktet er vedtatt å være utvikling av en felles nasjonal løsning for kommunesektoren, og Direktoratet for e-helse er gitt i oppdrag for 2017 å planlegge gjennomføringen av et slikt prosjekt (i midt-norge er det igangsatt et prosjekt for utprøving av fellesløsning mellom primær- og spesialisthelsetjenesten, dette er imidlertid ikke direkte del av det nasjonale prosjektet men et prosjekt for å vinne erfaringer). Det ventes at de første fellesnasjonale journal-løsningene for kommunesektoren først vil være klare for innføring om 6 8 år. I kommunens arbeid med å «tenke langt og handle nå» og i digitaliseringsprogrammet har rådmannen valgt å legge utviklingsarbeidet tett opp mot regjeringens ambisjoner nedfelt i Helse- og omsorgsdepartementets initiativ Én innbygger én journal. Bærum kommune har mange nøkkelpersoner som deltar i og følger dette arbeidet tett, med tanke på at det er et viktig nasjonalt løft å samordne spesialist- og primærhelsetjenesten til bedre nytte for innbyggere i Norge. Bærum kommune har i mange år vært en foregangskommune innen e-helse og har betydelig erfaring og kompetanse innen feltet, ikke minst gjennom arbeidet med velferdsteknologi og utvikling av journalløsninger. Rådmannen ønsker derfor at kommunen også i det videre skal ta en aktiv rolle for å bidra til utvikling av de standarder som fastsettes på dette området nasjonalt og de løsningene som utvikles som tilbud til kommunene. Med innføring av Profil får Bærum kommune et journalsystem som tilsvarer den standard mange andre norske kommuner har, med samhandling basert på meldingsutveksling mellom primær- og spesialisthelsetjenesten. Ambisjonene i det nasjonale programmet går langt utover dette, herunder i forhold til strukturerte journalløsninger, å tilrettelegge for gode pasientforløp gjennom kunnskapsog prosess-støtte, felles journal for primær og spesialisthelsetjenesten og gode modeller for

7 7 integrasjon av velferdsteknologiske løsninger. Rådmannen vurderer det slik at Bærum kommune har mye å tilføre det nasjonale arbeidet og aktivt bør ta samfunnsansvar og posisjonere seg som foregangskommune innen e-helse også i det videre. Rådmannen anbefaler derfor at Bærum kommune bør melde seg som interessert i å være pilotkommune for Én innbygger én journal-prosjektet. Hvilke(n) kommuner dette vil være avgjøres trolig i løpet av våren. Dette medfører også at Bærum kommune har ambisjoner om å posisjonere seg bedre til å påvirke leverandører til å drive aktiv produktutvikling i retning av kommunens strategiske mål. I dag er det risiko for at kommunene blir begrenset av systemleverandørenes manglende utviklingstempo og investeringsvilje fordi kommune-norge er fragmentert og er prisgitt den hyllevare som finnes nå. Et lite eksempel på dette er at Bærum kommunes egenutviklede løsning som Profil nå skal erstatte har funksjonalitet for klargjøring og administrasjon av legemidler (KAL) som er langt bedre enn standard hyllevare i markedet. Som beskrevet foran oppdateres legemiddelmodulen fra kommunens system slik at den kan inngå som en del av Bærum kommunes løsning. Bærum kommune ønsker at løsningen kan deles med andre kommuner. Slik innovasjon og samskaping er i overenstemmelse med Bærum kommunes digitaliseringsstrategi som legges fram til behandling om kort tid.