1 av 5 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen torsdag 04.11.2010, kl 0915-1200 Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere (12) med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste X Dekanus Bjørn Hafskjold X Prodekanus forskning Åse Krøkje X Prodekanus utdanning Anne Borg Institutt for kjemi (IKJ) X Instituttleder David Nicholson Vara 1: Instituttnestleder Trond Peder Flaten Vara 2: Administrativ leder Lena Frostad Institutt for biologi (IBI) X Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Vara 1: Administrartiv leder Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech Institutt for fysikk (IFY) X Instituttleder Asle Sudbø Vara 1: Førsteamanuensis Jon Andreas Støvneng Vara 2: Administrativ leder Sylvi Vefsnmo Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte X Instituttleder Øyvind W. Gregersen Vara 1: Instituttnestleder Jens Petter Andreassen/Instituttnestleder Sigurd Skogestad Vara 2: Administrativ leder Tom Helmersen X Instituttleder Arne Petter Ratvik Vara 1: Instituttnstleder Gabriella Tranell Vara 2: Administrativ leder Trond Einar Hagen X Instituttleder: Kjetil Rasmussen Vara 1: Instituttnestleder Kjell Morten Vårum Vara 2: Professor Eivind Almaas X Marte Eik Isaksen Vara: Rune Smalås X Emilie Lund Johnsrud Vara: Bjarte Åstveit Nygård X Forsker Sindre Andrè Pedersen Vara: Stipendiat Lise Cats Myhre Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Rådgiver May Liz Bjørnevik Tho Seniorrådgiver Morten Øien Juridisk rådgiver Hanne Merethe Sørgjerd Seksjonssjef Heidi Hugdal Seksjonssjef Vidar Broholm Sekretær/referent for ledergruppen: Seksjonssjef Martin Fjeldvær martin.fjeldvar@ntnu.no
2 av 5 FASTE POSTER Godkjenning av referat fra ledermøtet 28.10.2010 Referat godkjent med redaksjonelle endringer Oppfølging av tidligere saker Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen Info fra Dekanmøtet o PhD prosjekt FS forbedringer PhD håndbok Synliggjøring av PhD studiet o Læringsmiljøutvalgets rapport Studenter integreres i HMS arbeid. o Bruk av IFM Skal tas i bruk aktivt som styringsverktøy Revidering av modellen o Læringsmiljøundersøkelse med studentene avsluttet 15 % svarandel Rapport med data sendes ut o Etiske retningslinjer for tilsetting av ektefeller/samboer SAKSKART NTL-sak - 50/10 IP Policy ved NTNU (kl 09.30 10.10) Orientering ved: o May Liz Bjørnevik Tho o Morten Øien o Hanne Sørgjerd Ingen saksvedlegg Momenter Maler fra NFR for BIP og KMB har vært brukt som utgangspunkt. Disse malene er i ferd med å ferdigstilles. Legges ut 01.januar på nett med rutiner. IP policy ligger på nett allerede. Kontraktshåndbok er ferdigstilt legges ut sammen med malene.
3 av 5 SFF og SFI er større prosesser som det ikke er laget malverk for pr.d.d Prosjektet med CM hos NT må synkroniseres med rektors stab og deres arbeid. Maconomy blir oppdatert med ny modul o Ny link direkte til ephorte o Varslingsfrister og automatisk varsling o Oppfølging og etterarbeid må fortsatt løses internt Det å finne informasjon (helhetlig informasjon) i ephorte er til tider vanskelig. Prosjektledelse bør ses på som viktig, og lederne må kunne vite når saker skal løftes videre. Prosessen før underskrift må være til å stole på. Vi kan ikke ha en situasjon der man sitter i siste liten og leter etter fallgruver. Budsjett er en viktig del av kontraktshåndteringen, og rammevilkårene for prosjektene er i konstant endring. Forslaget fra rektors stab er at eierskap ifm BIP alltid skal opp til dekanus. o Det er ofte en del usikkerhet om rammene for samarbeid. Kommunikasjon og felles forståelse med nye partnere er viktig i startfasen. I samarbeid med store partnere bør vi forsøke å få med våre malverk i rammeavtalene. Hvordan skal vi implementere IP policy og nye kontraktsmaler ved enhetene? o Hvem skal læres opp til hva? o Opplæringsplan fra HF ble presentert o Linjen med instituttledere er de viktigste aktørene i første omgang. Deretter lokal prosjektstøtte, admledere, ev. andre. o Det blir påpekt at admledere bør vurderes med i første runde av opplæring. o Rettigheter og finansiering er viktige tema o To forskjellige målgrupper for opplæring med ulik tilnærming: Prosjektledere og LP Forhandlere og ansvarlige (instituttledere og dekanus) Konklusjon Koordinering med TTO og CM prosjektet skal sikres. Rektors stab lager synkronisert forslag til implementering og opplæring sammen med TTO og sender forslag til dekanus. Dekanus finner en kontaktperson ved fakultetet som kan koordinere dette videre. NTL-sak - 51/10 Areal og husleie ved NT (kl 10.10 10.50) Orientering ved seksjonssjef Vidar Broholm Saksvedlegg
4 av 5 Momenter Ny gjennomgang av arealbruk p.t, med påfølgende registrering slik at data stemmer. o Frist medio desember. Vanskelig å argumentere for kontorplasser, f.eks ifm Solbygg, når vi har så vidt stor overkapasitet. Vi bør ha en overkapasitet ved NTNU ifm med ombygginger og flyttinger. Vi ser nå muligheten for å renovere K3 innen utgangen av 2014. bidrar gjerne til prosesser ved instituttene ifm redusering av overkapasitet. Instituttene med stor overkapasitet på kontor må forberede seg på å avgi kontorer. o Disse dialogmøtene bør ses i sammenheng og kanskje gjennomføres felles. Viktig at kontorplasser som avgis ikke blir stående tomme dette vil gi ett feil signal. IFY er positiv til prosessen, men det bør utføres en kost/nytte analyse ift flytteprosesser. o Smidige prosesser er viktig for å ikke skape unødvendig trøbbel for ansatte. o IFY ønsker å avgi seksjoner perifert. o Ikke detaljstyring ned på spredte enkeltkontorer. o Det ligger en del muligheter på PhD kontorer og emeritus kontorer. Så lenge instituttene oppfyller normen totalt, vil den interne løsningen være mye opp til instituttlederne. Konklusjon Instituttene følger opp prosessen i samråd med fakultetet som foreslått. Diskusjonene om normtallene og modellen er ferdigstilt vi jobber nå mot å finne praktiske gode løsninger ved NT Orienteringssaker Arbeidsplasser for professor emeriti - kontrakt o Saksvedlegg o Instituttlederne avgjør dette selv. Men det må gjøres via avtalemal som brukes av alle. o utformer mal til søknadsskjema før fristen. o Emeritus kriterier bør oppdateres med flere aktiviteter fakultetet følger opp dette o sjekker at saken ikke må styrebehandles. HR prosjektet revidering av fremdrift o Ingen saksvedlegg o Positiv trend: allerede etter en workshop er det mer prosesser på tvers av strukturer. o Ferdig til mars 2011 mao en utsettelse på 2 måneder o Instituttledere kommer med viktige innspill og føringer til prosessen via råd til styringsgruppen (Dekanatet) o Etiske vurdering ifm tilsetting av ektefelle/samboer/barn på samme enhet o Ingen saksvedlegg
5 av 5 o Instituttlederne mener dette er problematisk både etisk og praktisk. o Prosjektleder og prosjektansatt er et veldig vanskelig forhold. o Også utfordrende ift andre ansatte i samme gruppe. o NTNU må klargjøre regler når det gjelder tjenestekjøp/timebetalt aktivitet ifm dette. Bruk av ektefelle/barn/samboer i sånne tilfeller må være absolutt siste utvei. Slike forhold vanskeliggjør også veiledning. Forhold mellom veileder og PhD må defineres som uakseptabelt. o Vi bør klargjøre NT policy på ansettelse av egne barn, f.eks til sommerjobber eller småjobber. Ved teknisk enhet er det allerede en policy på at barn av ansatte har fortrinnsrett. o Det skal ikke herske noen tvil om at midler aldri skal kanaliseres til familieøkonomien. o Konklusjon: NTNU/NT må snarest utarbeide en policy med klare retningslinjer for slike saker. EVENTUELT Sperrefrist lønnsoppgjør kl 15.00 i dag. Frist 01.nov på oppfølging av dialogmøter påminnelse. Bl.a PhD studenter som disputerer i 2011.