Møteinnkalling for Utval for levekår og kultur

3692 Sauland Møteinnkalling for Utval for levekår og kultur Møtedato: 19.01.2016 Møtestad: Kommunehuset Møtetid: Kl. 18.00 Utvalsmedlemene blir med dette kalla inn til møtet. Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melda frå så snart råd er, tlf. 35 02 80 00, slik at varamedlem kan bli kalla inn. Sauland, 11.01.16 Gro-Anita Særsland Leiar Sakliste Sak nr. Saktittel 001/16 GODKJENNING AV MØTEBOK 002/16 DELEGASJONSSAK 003/16 SØKNAD OM MIDLER TIL DRIFT 2016- SENTER MOT SEKSUELLE OVERGREP TELEMARK 004/16 SØKNAD OM STØTTE TIL UTLEGG I SAMBAND MED BEVERTING 17 MAI 2015 TIL MUSIKKORPSET 005/16 SNØGG SUPER - ØKONOMISK STØTTE TIL AKTIVITETER SESONGEN 2016 006/16 KOMMUNALT TILSKOT TIL FRIVILLIGSENTRALEN 2016 007/16 SAULAND NYE SKULE - MANDAT HOVUDPROSJEKT 008/16 HJARTDAL OMSORGSSENTER - MANDAT FORPROSJEKT

Utval for levekår og kultur 19.01.2016 001/16 KLF Saksansvarleg: Kristin Løvseth Funner Arkiv: K1-033 Arkivnr.: 16/92 GODKJENNING AV MØTEBOK RÅDMANNEN TILRÅR Møteboka frå 01.12.15 blir godkjent slik ho ligg føre.

Utval for levekår og kultur 19.01.2016 002/16 KLF Saksansvarleg: Kristin Løvseth Funner DELEGASJONSSAK Arkiv: K1-033 Arkivnr.: 16/91 FLOK-037/15 11.12.2015: SKULERUTE 2016-2017 VEDTAK Skulerute for 2016 2017 vedtakast slik den ligg føre. RÅDMANNEN TILRÅR: Delegasjonssakene blir teke til orientering slik dei ligg føre.

Utval for levekår og kultur 19.01.2016 003/16 MKR Saksansvarleg: Margit Karlsen-Rinde Arkiv: K1-, K2- Arkivnr.: 15/1926 SØKNAD OM MIDLER TIL DRIFT 2016- SENTER MOT SEKSUELLE OVERGREP TELEMARK Saksgang: LOK vedtar Bakgrunn for saka: Senter mot incest og seksuelle overgrep i Telemark er et støttesenter for kvinner, menn, jenter og gutar som har opplevd seksuelle overgrep enten som barn eller voksen. Dei har også tilbod til pårørande og nærståande til utsette for overgrep. Det er et lågterskeltilbod som betyr at du ikkje trenger henvisning frå lege for å komme til senteret for hjelp, tilbodet kostar ikkje noe, og dei tilbyr hjelp utan lang ventetid. Senteret driver førebyggande arbeid i barne- og ungdomsskoler i Telemark, i holdar foredrag, kurs og rettleiing til offentlige, private og frivillige instansar som møter barn og voksen i sitt arbeid. Senteret søker om støtte blant alle kommunar i Telemark årleg. Etter retningsliner frå direktoratet reknast støtte frå kommunane med kr. 3,00 per innbyggar. Søknad om støtte for 2016 er på kr. 4700,00. For kvar krone som bevilgast lokalt frå kommunane, uløyser dette kr. 4,00 frå BufDir. Kommunens bidrag fungerer da som en eigenandel på 20 % ift statlege bevillingar. Vurdering: Senteret har en stabil antall henvendelser årleg og den samla brukarretta aktivitet er aukande i følgje årsmeldinga. Senteret bidrar, slik Rådmannen ser det, med eit viktig og heilhetleg tilbod som ingen andre tilbyr. Gitt tilbodet er den årlege søknadssummen lav. RÅDMANNEN TILRÅR: Søknad frå Senter mot incest og seksuelle overgrep i Telemark om kr 4700,00 til drift av senteret i 2016 imøtekomast. Konto 14700.391.2420 nyttast.

Utval for levekår og kultur 19.01.2016 004/16 BR Saksansvarleg: Bjørn Rugaas Arkiv: K1-223 Arkivnr.: 15/1836 SØKNAD OM STØTTE TIL UTLEGG I SAMBAND MED BEVERTING 17 MAI 2015 TIL MUSIKKORPSET Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 I 10.12.2015 17. maikomiteen 2015 SØKNAD OM STØTTE TIL UTLEGG I SAMBAND MED BEVERTING 17 MAI 2015 TIL MUSIKKORPSET Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Hjartdal kommune, Delegasjonsreglement Saksgang: Utval for Levekår og kultur vedtek Bakgrunn for saka: Kommunen har motteke søknad frå 17.mai-komiteen i Sauland 2015 v. Jan Egil Skårdal om refusjon av utlegg på kr 1.179,00. Beløpet gjeld bevertning av Hjartdal Musikkorps på nasjonaldagen 2015. I søknaden viser ein til at korpset medverkar i alle tre bygdene, og at det er urimeleg at 17.maikomiteen i Sauland skal ha denne kostnaden åleine. Komiteen sitt økonomiske grunnlag er i store trekk som i dei andre bygdene, med ein driftskonto som årlege komitear arvar frå tidlegare år, og med årleg nullsumsresultat som målsetting. Årlege inntekter kjem frå matsal og loddsal. Resultatet for 2015 var elles eit underskot på ca kr 2.000. Måltidet for musikkorpset i Sauland har vore ei uavklara problemstilling over tid, og år om anna har kommunen dekt denne kostnaden frå kulturbudsjettet, utan at dette er blitt formalisert.

Vurdering: Denne saka handlar ikkje om store summar, men om fordelingsprinsipp og om tilhøvet mellom frivillige organisasjonar. I Hjartdal kommune vert feiringa av nasjonaldagen organisert gjennom frivilligheit, utan at kommunen yter nokon form for økonomisk bistand. Kommunen støttar generelt Hjartdal Musikkorps økonomisk, men jobben på til dømes 17. mai gjerast også frivillig av korpsdeltakarane, frå morgon til tidleg ettermiddag. At korpset får eit gratis måltid i løpet av dagen bør vere sjølvsagt, og tradisjonelt har også korpset fått tilbod om ein matbit både i Hjartdal og Tuddal, gjerne pølse i Hjartdal og kake i Tuddal, for å vere svært konkret. Av logistikkmessige årsaker har det likevel vore hensiktsmessig at hovudmåltidet for musikken har vore på Hjartdal sjukeheim, og at dette måltidet har utløyst ein noko større økonomisk byrde enn i dei andre bygdene. Som søknaden peikar på bør det kanskje ikkje vere slik at 17.maikomiteen i Sauland skal ha denne utgiften åleine. På bakgrunn av at feiringa av nasjonaldagen ikkje påfører Hjartdal kommune andre utgifter, og at Hjartdal Musikkorps er ein organisasjon som tener heile kommunen, synast det å vere ei rimeleg løysing på spørsmålet at Hjartdal kommune dekker utgifter til eit godt måltid for korpset på Hjartdal sjukeheim på 17. mai. RÅDMANNEN TILRÅR: Søknad frå 17.mai-komiteen i Sauland 2015 imøtekomast med kr 1.179,00 frå konto 14700.210.3850 til 17.mai-komiteen sin konto 2699.62.20868.

Utval for levekår og kultur 19.01.2016 005/16 BR Saksansvarleg: Bjørn Rugaas Arkiv: K2-C21, K1-223 Arkivnr.: 15/1683 SNØGG SUPER - ØKONOMISK STØTTE TIL AKTIVITETER SESONGEN 2016 Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 I 13.11.2015 SNØGG SUPER ØKONOMISK STØTTE TIL AKTIVITETER SESONGEN 2016 Vedlagde dokument: Dokument nr. 1 Saksgang: Utval for Levekår og kultur vedtek Bakgrunn for saka: Hjartdal kommune har motteke søknad frå Snøgg Super v. Henrik Steinmoen, Røsslyngveien 22, 3684 Notodden om økonomisk støtte til laget sine aktivitetar i 2016. Snøgg Super er eit fotballag for funksjonshemma med for tida ein deltakar fra Hjartdal kommune. (Tidlegare to.) Deltakarane i Snøgg Super betaler ein eigenandel på kr 1.000. Søknadsdokument og årsrapport for 2015 er vedlagt saka. Hjartdal kommune har tidlegare gjeve årleg økonomisk støtte til Snøgg Super ved administrativ løyving, med unntak av førre år grunna oppbrukte budsjettmidlar. Jfr. nytt delegasjonsreglement er det ikkje høve til å innvilge administrativ løyving. Tilskot har tidlegare år vore i storleiken kr 2.000. Vurdering: Det er ikkje organiserte idrettstilbod til denne målgruppa i Hjartdal kommune, og aktiviteten til Snøgg Super dekker dette feltet på ein god måte. Det er lite realistisk å forsøke å etablere eit tilsvarande tilbod lokalt, fordi målgruppa her er lite einsarta og talmessig liten. På denne bakgrunnen er det positivt at Snøgg Super har rom for å ta inn deltakarar frå Hjartdal. Rådmannen vil ut frå dette rå til at søknaden imøtekomast med eit beløp tilsvarande eigenandelen for deltakar.

RÅDMANNEN TILRÅR: Søknad frå Snøgg Super v. Henrik Steinmoen om aktivitetsstøtte for 2016 imøtekomast med kr 1.000 frå konto 1.4700.210.3850

Utval for levekår og kultur 19.01.2016 006/16 BR Saksansvarleg: Bjørn Rugaas Arkiv: K1-243 Arkivnr.: 15/1893 KOMMUNALT TILSKOT TIL FRIVILLIGSENTRALEN 2016 Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 4 I 25.06.2015 Partane PARTNERSKAPSAVTALE MELLOM FRIVILLIGSENTRALEN OG HJARTDAL KOMMUNE 3 I 22.08.2015 Hjartdal frivilligsentral SØKNAD OM MIDLAR TIL VIDARE DRIFT AV FRIVILLIGSENTRALEN 1 I 08.12.2015 Hjartdal Frivillsentral SØKNAD OM STØTTE TIL BYGDEBLADET Vedlagde dokument: Dokument nr. 1, 3 og 4 Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Partnarskapsavtale mellom Frivilligsentralen og Hjartdal kommune Saksgang: Utval for Levekår og kultur vedtek Bakgrunn for saka: Hjartdal kommune har i brev av 22.08.2015 motteke søknad om kr 150.000 i driftstilskot til Frivilligsentralen for 2016. Hjartdal kommune og Hjartdal Frivilligsentral inngjekk i 2015 partnerskapsavtale. Forventning til avtala er at samarbeidet mellom partane skal optimalisere grunnlaget for å utvikle Frivillligsentralen over tid. Ein effekt av avtala er også å gje styret for sentralen betre økonomisk forutsigbarheit, ved at kommunen forpliktar seg til å yte 40 % av årleg finansiering, medan staten yter 60 %. Det statleg bidraget er gjenstand for årleg søknad, og har dei siste åra vore på kr 186.000. Det kommunale bidraget skal tilsvarande 40 % utgjere 124.000. Kommunen har likevel kvart år gjeve 100.000 i driftstilskot etter søknad frå Frivilligsentralen, og kommunen har ikkje tidlegare motteke signal frå Frivilligsentralen om at dette ikkje er i samsvar med den forventa kostnadsfordelinga. For 2016 har Frivilligsentralen når det gjeld statlege midlar søkt om kr 217.000, og vil motta dette jfr telefonkontakt mellom sentralen og kulturdepartementet i januar 2016. Maksimalt statleg tilskot til frivilligsentralar generelt er elles 311.000. Det er viktig å merke seg at dersom den kommunale årlege andelen er mindre enn 40 % må overskytande del av statstilskotet returnerast til kulturdepartementet.

Hjartdal Frivilligsentral v. John Krosshus søkjer i brev av 08.12.2015 om kr 66.440 i støtte til Bygdebladet, eit informasjonsblad for Hjartdal kommune utgjeve av Frivilligsentralen. Bladet har 11 utgjevingar årleg, og har som oppgåve å informere innbyggjarane om arrangement, møter og annan aktuell informasjon, til dømes informasjon frå kommunale tenesteområde. Styret for Frivilligsentralen har vedteke å unngå reklame, mellom anna fordi bladet leverast i alle postkasser. Søknadssummen er lik produksjons- og distribusjonskostnadene for bladet. Dei ulike kostnadselementa pr utsending er: 800 utskrifter á kr 4,30 på eigen kopimaskin 3.440 Utkjøring med posten i Hjartdal og Tuddal 2.000 Godtgjersle for utkjøring i Sauland 600 Totalt 6.040 Med i kostnadsbiletet høyrer at lag og organisasjonar og offentleg verksemd gjennom å nytte Bygdebladet som informasjonsverktøy kan spare inn utgifter til annonser eller portoutgifter der det tidlegare har vore annonsert i presse eller sendt ut eigen informasjon. Bruk av Bygdebladet er gratis, og kjem ut til alle postkasser i kommunen. Tidsbruk til innsamling av stoff og skrivearbeid går av tilsett ved Frivilligsentralen si arbeidstid, og reknast ikkje her som ein produksjonskostnad. Av eventuelle kostnadsreduserande tiltak ser ein berre eitt resultatgjevande tiltak grep å redusere talet på utgjevingar. Ei vurdering av dette bør eventuelt gjerast av styret for Frivilligsentralen. Vurdering: Partnarskapsavtale mellom Frivilligsentralen og Hjartdal kommune vart etablert i juni 2015 og er gjeldande ut 2016. I avtala er det konkretisert kva Frivilligsentralen forpliktar seg til i sju punkt, mellom desse pkt 5: Drive aktivt informasjonsarbeid om lag og organisasjonar si verksemd i heile kommunen. Det vil vere relevant å knytte arbeidet med Bygdebladet til dette punktet, og aktiviteten er i tråd med styret og kommunen sine ønskje om at Frivilligsentralen sine aktivitetar skal omfatte heile kommunen. Økonomi: Når det gjeld kva Hjartdal kommune er forplikta til har avtala to punkt om dette, der det fyrste punktet seier noko om styrerepresentasjon og punkt to omhandlar det økonomiske bidraget frå kommunen (40 % kommunal finansiering og 60 % statleg finansiering) Kommunalt driftstilskot til Frivilligsentralen var som nemnt i 2015 og åra før kr 100.000. Tilskot for 2016 skal jfr avtale forhalde seg til det statlege tilskotet som 60:40. Kommunen sin andel i 2015 og åra før skulle difor måtte bli 124.000. Differansen mellom 124.000 og 100.000 har Frivilligsentralen funne dekning for ved gåver og liknande. Kommunen sitt budsjett for 2016 har ikkje teke høgd for denne endringa, men kommunen er gjennom Partnerskapsavtala forplikta til å vurdere storleiken på sitt tilskot jfr. statstilskotet. Kommunebudsjettet har til disposisjon totalt 665.000 knytt til budsjettkapitlet som har namnet: 1.4700 Generelt tilskot/støtte. Størstedelen av desse midlane er på førehand knytt til faste årlege driftsoppgåver. To av tiltaka Frivilligsentralen og drift av idrettsanlegg har sine eigne detlajbudsjettpostar med til saman 280.000. Ressursar som Utval for Levekår og kultur disponerar såkalla frie midlar - er altså om lag 385.000. Tabellen under syner fordelinga av midlar for 2015. Budsjettramma for 2016 kan samanliknast:

Mindre einskildsaker/løyvingar 3.170 LOK-sak 007/15 ( Komp. for kommunale gebyr, S.Ungdomslag) 11.275 Refusjon, kommunale avgifter, forsamlingshus 78.880 Kulturmidlar 2015, hovudtildeling våren 2015 119.000 Eigen budsjettpost - Driftstilskot, Frivilligsentralen 2015 100.000 Eigen budsjettpost - Tilskot drift av idrettsanlegg, fordelt av Idrettsrådet 180.000 Ikkje utbetalt, kunstutstilling Elvestien, LOK-sak 23/15 (avlyst) 10.000 Driftstilskot forsamlingshus LoK-sak 039/15 150.000 Totalt forbruk i 2015: 642.000 Ut frå tabellen over har altså ikkje utvalet så stort handlingsrom som det kan synast, det må også takast omsyn til at ikkje alle frie midlar er frie. Det ligg sterke føringar for at kommunale avgifter frå forsamlingshus skal refunderast fullt ut, og driftstilskot til forsamlingshus kan ikkje utan vidare slåast ein strek over. Når alt kjem til alt er dei frie midlane reduserte til rundt 150.000. Av desse må det takast midlar for å innfri kommunen sin andel på 40 % til Frivilligsentralen i tråd med avtale. Dersom det statlege bidraget på 217.000 leggjast til grunn, skal det kommunale bidraget på 40 % vere 144.000 dersom det ikkje skal returnerast midlar til Kulturdepartementet. I lys av dette synast det ikkje å vere realistisk å kunne imøtekome ein søknad om 150.000 i driftstilskot for 2016, og i tillegg imøtekome søknad om 66.440 til Bygdebladet. Ein auke i driftstilskotet frå 100.000 til 124.000 vil likevel auke Frivilligsentralen sitt handlingsrom eit stykkje på veg, men det må vere opp til styret å vurdere korleis bruken av Frivilligsentralen sine budsjetterte midlar skal nyttast. Ein budsjettmessig auke i sentralen sin drift må stå i høve til eventuell auke i statleg og kommunal andel på bakgrunn av søknad for 2017 sitt vedkomande. Noverande Partnerskapsavtale vart godkjent i Utval for Levekår og kultur i sak 013/15 og i formannskapssak 043/15. I saka tilrådde rådmannen at avtaleperioden 2015 2016 vurderast som ein prøveperiode med evaluering hausten 2016, og at det for neste avtaleperiode bør takast sikte på ei fireårig avtale. Ei evaluering av avtala vil mellom anna kunne ha eventuelle budsjettmessige konsekvensar og vil gje rom for ei samla vurdering av Frivilligsentralen sitt driftsnivå i ein ny avtaleperiode. RÅDMANNEN TILRÅR: Driftstilskot til Frivilligsentralen for 2016 setjast til kr 124.000, finansiert via følgjande konti: 100.000 frå 1.4700.210.2830, Frivilligsentralen 24.000 frå 1.4700.210.3850, Andre kulturaktivitetar.

Formannskapet RE Kommunestyret RE Råd for eldre og menneskje med nedsett 18.01.2016 002/16 RE funksjonsevne Utval for levekår og kultur 19.01.2016 007/16 RE Saksansvarleg: Morten Sæther Arkiv: K1-614 Arkivnr.: 15/112 SAULAND NYE SKULE - MANDAT HOVUDPROSJEKT Vedlagde dokument: Rådmannen sitt forslag til mandat hovudprosjekt Sauland nye skule Saksgang: Rådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne kjem med uttale Utval for levekår og kultur tilrår til formannskapet Formannskapet tilrår til kommunestyret Kommunestyret gjer vedtak. Bakgrunn for saka: Kommunestyret vedtok i samband med handsaming av økonomiplan 2016-2019/budsjett 2016 å sette av midlar til bygging av Sauland nye skule inkl fleirbrukshall. Kommunestyret vedtok i tillegg følgjande verbalpunkt: Rådmannen blir beden om å fortsetje arbeidet med planlegging av ny Sauland skule inkl. fleirbrukshall innafor vedteken økonomiplanramme på 66,7 mill. Rådmannen legg med dette fram eit mandat for gjennomføring av hovudprosjektet slik at kommunestyret som prosjekteigar kan sette rammene for prosjektet. Rådmannen legg i tillegg fram ei avklaring av dei økonomiske rammene for prosjektet. Vurdering: Rådmannen legg til grunn at alle kommunale prosjekt skal organiserast etter PLP (ProsjektLeiarProsessen). Prosjektmandatet gir nærmare greie for korleis prosjektet er organisert, mål, forventa framdrift og sett rammer for rapportering og ressursbruk. Rådmannen meiner at eit slikt prosjektmandat gir prosjekteigar (kommunestyret) ei god oversikt over prosjektet og at det klargjer for alle partar kva som er bestillinga og forventninga.

I samband med oppstart av hovudprosjektet har rådmannen behov for å avklare dei økonomiske rammene for prosjektet. Kommunestyret seier i verbalpunktet at prosjektet skal planleggjast innafor ei ramme på 66,7 mill. Både bygging av fleirbrukshall og ei bevisst utforming av skulegarden utløysar spelemidlar (tilsamen ca 4,3 mill). Rådmannen ber kommunestyret presisere om ramma på 66,7 mill er ei nettoramme (kommunen sin kostnad) eller om det er ei bruttoramme (samla byggekostnad). Med andre ord om tilskotet kjem på toppen av budsjettramma, eller om tilskotet skal brukast til å finansiere eit bygg til 66,7 mill. I talldelen av økonomiplanvedtaket ligg det inne ei bruttoinvestering på 66,7 mill, men rådmannen oppfatta fleire folkevalde meinte at spelemidlane kom på toppen. Skilnaden utgjer ca kr 215.000,- i avdrag og ca 70.000,- i årlege rentekostnadar. Rådmannen gjer merksam på at prosjektet som blei lagt fram for kommunestyret 16.12.15 hadde ein kostnad på 78 mill, der det blei synleggjort ei mogeleg innsparing på ca 4 mill. For å gjennomføre prosjektet til ei bruttoramme på kr 66,7 mill må det kuttast ytterlegare ca 7,3 mill. Dersom ramma på 66,7 mill er ei nettoramme vil det framleis vere behov for å redusere prosjektet med 3,3 mill. Dersom kostnadsreduksjonen skal skje ved arealreduksjon så må arealet reduserast ca 110 m2. Ved å gå vekk frå massivtre som byggemateriale vil ein spare ca 1% av totalkostnaden, dvs ca 700.000,-. Prosjekteringsgruppa vil vurdere ulike former for innsparingar og tilskotsordningar. RÅDMANNEN TILRÅR: 1. Kommunestyret vedtek mandat for hovudprosjekt Sauland nye skule slik det ligg føre. 2. Kommunestyret presiserar at budsjettramma på 66,7 mill er ei nettoramme. eller 3. Kommunestyret presiserar at budsjettramma på 66,7 mill er ei bruttoramme. Saksordførar (veljast av formannskapet):

Formannskapet RE Kommunestyret RE Råd for eldre og menneskje med nedsett 18.01.2016 003/16 RE funksjonsevne Utval for levekår og kultur 19.01.2016 008/16 RE Saksansvarleg: Rune Engehult Arkiv: K1-614, K2-H41 Arkivnr.: 16/58 HJARTDAL OMSORGSSENTER - MANDAT FORPROSJEKT Vedlagde dokument: Rådmannen sit forslag til prosjektmandat for forprosjekt Hjartdal omsorgssenter. Saksgang: Rådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne kjem med uttale Utval for levekår og kultur tilrår til formannskapet Formannskapet tilrår til kommunestyret Kommunestyret gjer vedtak. Bakgrunn for saka: Kommunestyret vedtok i samband med handsaming av økonomiplan 2016-2019/budsjett 2016 å sette av midlar til bygging av Hjartdal omsorgssenter. Rådmannen legg med dette fram eit mandat for gjennomføring av eit forprosjektet for nærmare planlegging av eit slikt omsorgssenter. Vurdering: Rådmannen legg til grunn at alle kommunale prosjekt skal organiserast etter PLP (ProsjektLeiarProsessen). Prosjektmandatet gir nærmare greie for korleis prosjektet er organisert, mål, forventa framdrift og sett rammer for rapportering og ressursbruk. Rådmannen meiner at eit slikt prosjektmandat gir prosjekteigar (kommunestyret) ei god oversikt over prosjektet og at det klargjer for alle partar kva som er bestillinga og forventninga. RÅDMANNEN TILRÅR: Kommunestyret vedtek mandat for hovudprosjekt Sauland nye skule slik det ligg føre. Saksordførar (veljast av formannskapet)