TILBUDSINVITASJON Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I (Konkurransen gjennomføres i ett trinn, uten prekvalifisering.) for anskaffelse av nettsider for Krødsherad kommune Tilbudsfrist: 10.11.16 kl. 09.00
1. GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Krødsherad kommune, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse med forhandling, for å inngå avtale om kjøp av nettsider. 1.1 Kort om Krødsherad kommune Oppdragsgiver: Krødsherad kommune Navn: Hilde S. Grønhovd Postadresse: Kommunehuset, 3536 Noresund e-post: krodsherad.kommune@krodsherad.kommune.no Telefon: 32 15 00 00 eller 92 06 37 33 1.2 Anskaffelsens formål Krødsherad kommune ønsker et totaltilbud på leveranse av nye nettsider til virksomheten. Vi ønsker en informasjonsportal som er brukervennlig for våre målgrupper. Krødsherad kommune har utformet et forprosjekt som gir målsetting for nettstedet, informasjonsarkitektur og forslag til wireframes. Denne anskaffelsen innebærer derfor design, utvikling og implementering av det nye nettstedet basert på forprosjektet, samt en publiseringsløsning (CMS), opplæring i systemet og drift av løsningen. Nærmere beskrivelse av oppdraget i vedlegg 1 Kravspesifikasjonen. 1.3 Kontraktens omfang Denne avtalen inngås i hht. lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 og gjeldende Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen ligger under nasjonal terskelverdi (kr 500.000 eks mva) og blir gjennomført i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser del I samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. 1.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag består av dette dokumentet samt Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Innholdsarkitektur Vedlegg 3: Wireframes 1.5 Kunngjøring Konkurransen kunngjøres på kommunens nettsider. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson.
Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Anbudskonkurranse, nettsider, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post: hilde.soraas.gronhovd@krodsherad.kommune.no med kopi til krodsherad.kommune@krodsherad.kommune.no. Fristen for å fremsette spørsmål er 9 dager før tilbudsfristens utløp. Oppdragsgiver vil umiddelbart og samtidig sende alle øvrige leverandører (som har meldt interesse for konkurransen) den tilleggsinformasjon som har kommet fram etter kunngjøring. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har meldt interesse for konkurransen. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på www.krodsherad.kommune.no. 1.8 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring 26.10.16 Frist for å levere tilbud 10.11.16, kl 09:00 Tilbudets vedståelsesfrist 31.12.16 Evaluering/Forhandling 10.-22.11.16 Meddelelse om valg av leverandør 23.11.16 Klagefrist En uke etter meddelelse Kontraktsinngåelse 02.12.16 Frist for ferdig implementering 10.02.17 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innleveringsfristen er veiledende. 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne avtalen inngås i hht. lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 og gjeldende Forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402. Denne anskaffelsen følger prosedyren konkurranse med forhandling. Anskaffelsesprosedyren tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud. Prosedyren gjennomføres i samsvar med forskrift om offentlige anskaffelser del I, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. 2.2 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. Offentleglova av 19.05.2006 nr. 16 23 inntil valg av leverandør er bestemt.
Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.4 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudet sendes i posten til Krødsherad kommune, kommunehuset, 3536 Noresund. Kopi av tilbudet sendes per e-post med tittel «Tilbud på nettside» til: krodsherad.kommune@krodsherad.kommune.no med kopi til hilde.gronhovd@krodsherad.kommune.no Det er tilstrekkelig at tilbudet er mottatt elektronisk innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudet skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal besvares med følgende dokumenter: 1. Signert tilbudsbrev 2. Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav a. Dokumentasjon av leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner (jf pkt 3) 3. Dokumentasjon på tildelingskriterier a. Prisskjema b. Prosjektbeskrivelse c. CV er og prosjektorganisering d. Utkast til fremdriftsplan (kan inngå i prosjektbeskrivelse) Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 2.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. 2.6 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt.
2.7 Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. 2.8 Tilbud på deler av oppdraget Det er bare adgang til å gi tilbud på hele oppdraget. 2.9 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud 52 dager etter tilbudsfristens utløp. 2.10 Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 Leverandøren skal vedlegge en liste over de tilsvarende oppdrag. viktigste relevante leveransene de siste 3 år, minst ett av disse prosjektene skal være en kommunal nettside. I listen må det inngå opplysninger om kontraktssum, tidspunkt og mottaker (navn telefon og e-post). Referanser vil kun bli kontaktet ved behov.
4. TILDELINGSKRITERIER OG AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 4.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn, herunder manglende budsjettmessig dekning. 4.2 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 7 dager. Når klagefristen er utløpt vil oppdragsgiver inngå kontrakt. 4.3 Kriterier for valg av tilbud Tildeling av kontrakt skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 50 % Ferdig utfylt prisskjema Oppfyllelse av kravspesifikasjon 30 % Prosjektbeskrivelse Gjennomføringsevne 20 % CV er, prosjektorganisering og fremdriftsplan Nærmere om tildelingskriteriene: Tildelingskriterium 1: Pris Pris vil bli vurdert ut fra den totalprisen som oppgis for en nettløsning som dekker oppsatt informasjonsstruktur og imøtegår kravene i kravspesifikasjonen. Pris skal fremgå i form av ferdig utfylt prisskjema. Prisen som vurderes vil være summen av fem års drift samt oppgitt totalpris for levering av løsningen. I tillegg vil timepriser for tekniker og designer ganges opp med 30 for å ta høyde for senere utbedringer og tilvalg. Punkter som er beskrevet som tilvalg i kravspesifikasjonen skal prises separat, og ikke inngå i totalprisen, men prisene vil inngå i evalueringssummen. Vi legger inn opsjon på kjøp av tilvalgene. Tildelingskriterium 2: Oppfyllelse av kravspesifikasjon Vi ber om en prosjektbeskrivelse som svarer på vedlagte kravspesifikasjon. Det vil vektlegges hvor mange av «bør-kriteriene» som er oppfylt, og i hvor stor grad løsningen fremstår som hensiktsmessig. Brukervennlighet vil bli sterkt vektlagt når løsningene vurderes. Nettlsidene vil ha både interne og eksterne brukere, og oppdragsgiver legger stor vekt på at nettstedet skal være intuitivt og lett å finne fram i for eksterne brukere, og gi disse en god brukeropplevelse. For de interne brukerne (ansatte) vil dette være et viktig arbeidsverktøy. Den tekniske kompetansen er variert og løsningen skal ha et godt, intuitivt og brukervennlig grensesnitt med lav brukerterskel. Funksjonalitet i systemet skal være lett å finne, lett å forstå, lett å bruke og lett å lære. Vi legger vekt på at løsningen er universelt utformet og lett tilgjengelig for brukere med spesielle behov.
Tildelingskriterium 3: Gjennomføringsevne Det kreves god gjennomføringsevne. Leveringsdyktigheten vil bli vurdert ut fra fremdriftsplanen, organiseringen av prosjektet og en vurdering av kompetansen til de som deltar i prosjektet. I fremdriftsplanen ber vi om at forventninger til oppdragsgivers bidrag blir belyst. Referansers inntrykk av leveringsdyktighet og gjennomføringsevne vil være en del av vurderingen. Leverandør må beskrive hvordan han vil sikre tilstrekkelige ressurser tilgjengelig for arbeidet, slik at anskaffelsen kan leveres innen fastsatt oppdragstid. Beskrivelsen må være så tydelig at oppdragsgiver med sikkerhet kan legge den til grunn ved valg av leverandør. Tilbudet skal oppgi en oversikt over hvor mange arbeidstimer som er lagt inn i tilbudet, samt et anslag på hvordan dette fordeler seg mellom nøkkelpersoner, og eventuelt andre bidragsytere. Tilbudet skal vedlegges CV for å belyse kompetansen til hver av nøkkelpersonene i prosjektet. Oppdragsgiver vil vektlegge at arbeidet skal ledes og utføres av personer med høy relevant kompetanse og erfaring fra lignende oppdrag. 5.4 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 7 dager. Når klagefristen er utløpt vil oppdragsgiver inngå kontrakt. 5.5 Kontrakt Det vil bli utarbeidet en kontrakt for arbeidet i henhold til statens standardavtale SSA-O 2015.