U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Molekylærbiologisk institutt Protokoll fra instituttrådsmøte for MBI mandag 15. desember 2014 Tilstede: Rein Aasland (leder), Nathalie Reuter (gr.a), Kari Fladmark (gr. A), Aurelia Lewis (vara for gr.a), Øyvind Strømland (gr.b), Ann Kristin Frøyset (gr.c), Gunhild Brubakken (gr.c); Ida Lavik (gr.d); Håkon Moland Sæbø (gr.d). Observatører: Lill K. Knudsen (verneombud) og Margun Eidsheim Skarbø (økonomikonsulent) Sekretær: Administrasjonssjef Andrea Grimnes Saksliste: Sak 15/14 Innkalling og dagsorden ble godkjent Sak 16/14 Orienteringssak Protokoll fra forrige møte (vedlagt) Regnskap pr november 2014 og prognose for overføring 2015 (vedlagt) HMS - Informerte kort om nytt siden sist møte: o 1) nytt Avvikssystem ved UiB (mat.nat. inkl MBI er pilot og i gang). o 2) Eco-Exposure (krav om at alle som arbeider med mulig kreftfremkallende stoffer retitrerer seg, men UiB mangler en plan for hvordan dette skal gjennomføres). o 3) Instituttet HMS-møte utsettes til mars 2015. o 4) Instituttet må bli bedre på medarbeidersamtaler for alle og har nå en plan for hvordan kunne tilby dette også for gruppe B, men dette blir først gjennomført i 2015. Sak 17/14 Rammer for budsjett 2015 Fakultetets budsjett for 2015 inneholder nye rammekutt som har konsekvenser for instituttets budsjett for 2015. Instituttleder ønsker å drøfte denne nye situasjonen med instituttrådet. Som bakgrunnsmaterialet vises det til fakultetsstyresak 81/2014. Det vises også til instituttets budsjettforslag for 2015, behandlet i forrige instituttrådsmøte (se sak 13/14 vedlegg til denne e-posten). Oppsummering fra møtet: Instituttleder presenterte konsekvensene av de siste års rammekutt og redusert uttelling i RBO for instituttrådet (presentasjon vedlagt). Resultatet er at det økonomiske handlingsrommet som instituttet de siste 10 årene har skapt gjennom planlagt reduksjon i fastekostnader, er tapt og nå snudd til et betydelig underskudd for 2015 og som uten drastiske endringer vil akkumuleres betydelig over tid. side 1 av 2 Postadresse: Postboks 7803 NO-5020 Bergen Norge Telefon: +47 55 58 45 00 Telefaks: +47 55 58 96 83 Direkte linje saksbehandler: E-post: post@mnfa.uib.no Internett: http://www.uib.no/mbi/ Org.no. 874 789 542 Besøksadresse: Thormøhlens g. 55 Bergen
Det var enighet i instituttrådet om at situasjonen er prekær, men at det i utgangpunktet ikke er fornuftig å nedbemanne helt vilkårlig etter som stillinger blir ledig ved f.eks avgang. Det er viktig å ha fokus på forsvarlig drift og på å holde produksjon oppe. Redusert produksjon vil føre til ytterligere reduserte rammer i form av kutt i RBO-midler. En teknisk stilling som nå har stått ledig i snart 4 måneder vil bli lyst ut og besatt i 2015. Halve denne stillingen er finansiert av sekvenslaboratoriets inntekter. Det vil derfor ikke ha stor innsparingsgevinst å holde denne ubesatt. Instituttet vil eller se etter alle muligheter for å redusere kostnader i 2015 og ikke minst for å øke den eksterne prosjektporteføljen. Det er svært gledelig og positivt for MBI at instituttet fikk et nytt FRIPRO-prosjekt innvilget med oppstart fra 2015. Sak 18/14 Eventuelt 18.12.2014 AGr
U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Molekylærbiologisk institutt Protokoll fra instituttrådsmøte for MBI Onsdag 25. juni Tilstede: Rein Aasland (leder), Dag Helland (gr.a), Aurelia Lewis (vara gr.a), Kari Fladmark (gr. A), Øyvind Strømland (gr.b), Ann Kristin Frøyset (gr.c), Gunhild Brukbakken (gr.c); Ida Lavik (gr.d); Vegard Tveit (gr.d). Sekretær: Administrasjonssjef Andrea Grimnes Verneombud: Lill K. Knudsen Sak 11/14 Innkalling og dagsorden ble godkjent. Sak 12/14 Orienteringssak Protokoll fra forrige møte (Vedlegg 1) Regnskap pr mai 2014 og prognose for 2014 (Vedlegg 2) HMS Sak 13/14 Budsjettforslag for 2015 og langtidsbudsjett for 2016-2018 Instituttrådets kommentarer: Fremlagt budsjettforslag og kommentarer til budsjettforslaget ble godkjent med enkelte korrigereringer. Instituttleder ble gitt fullmakt til å oversende korrigert og endelig budsjettforslag til fakultetet innen fristen 1. juli. 1) Kommentarer til budsjettforslag for 2015 og langtidsbudsjett for 2015-2018 (vedl3gg 3) 2) Budsjettabeller 1-7 (inkl i vedlegg 3) Sak 14/14 Eventuelt ingen saker 26.06.2014 AGr side 1 av 1 Postadresse: Postboks 7803 NO-5020 Bergen Norge Telefon: +47 55 58 45 00 Telefaks: +47 55 58 96 83 Direkte linje saksbehandler: E-post: post@mnfa.uib.no Internett: http://www.uib.no/mbi/ Org.no. 874 789 542 Besøksadresse: Thormøhlens g. 55 Bergen
U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Molekylærbiologisk institutt Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Deres ref Vår ref Dato MARSKA 09.12.2014 REGNSKAPSRAPPORTERING AVVIKSKOMMENTARER PER NOVEMBER 2014 1232 MOLEKYLÆRBIOLOGISK INSTITUTT 1. Avvikskommentarer til Grunnbevilgning (GB): Avvik inntekter og kostnader - motpart 00 Det er ingen avvik på inntekter fra KD. Positivt avvik på inntekt er først og fremst et periodeavvik. Først og fremst grunnet et større avvik på inntekter som følge av flere tilsatte postdoktorer enn det kreves i tildelingen, men dette avviket forventes korrigert. Vi har imidlertid også et større negativt periodeavvik på leieinntekter fra UniResearch, grunnet forhandlinger om leieavtale. Dette er nå klart og beløpet vil bli fakturert nå i desember. Vi har et overskudd på inntekter på sekvenslaboratoriet på 230 som ikke er periodeavvik. I tillegg har vi budsjettert med tildeling av likestillingsmidler i desember, som ennå ikke er inntektsført instituttet. Vi forventer en inntekt her på mellom 150 og 200. Positivt avvik på lønnskostnadene skyldes først og fremst utsatt tilsetting i ledige stillinger. Et større avvik på investeringer (art 4) skyldes at innkjøp av ny LCMS tar lengre tid enn forventet. Dette grunnet behov for ny utlysning og utfordringer knyttet til kriterier for valg av riktig utstyr. Innkjøpet so vil ligge på ca 3,4 millioner vil ikke komme før etter årsskiftet. Instituttet har et noe mindre I tillegg blir forbruk på drift (art 6-7) lavere enn budsjettert i 2014. Avvik på interne transaksjoner (art 8-9) skyldes først og fremst lavere interne inntekter, ca. 200, til sekvenslaboratoriet enn budsjettert. Artsklasse Årsbudsjett Hittil i år - budsjett Hittil i år - regnskap Hittil i år - avvik Hittil i år - avvik i % 3 inntekter -34 453 700-31 254 000-31 397 205 143 205 0,5% 4 varek. 4 024 000 3 255 000 645 395 2 609 605 80,2% 5 lønn 27 542 000 24 878 000 24 507 091 370 909 1,5% 6-7 adk. 1 425 600 3 694 000 3 107 352 586 648 15,9% 8-9 annet 3 325 000 3 782 000 3 506 208 275 792 7,3% 890 overf. -1 862 900-1 862 900-1 862 900 0 0,0% Prognose for overføring til 2015 Prognosen for overføring til 2015 vil mest sannsynlig øke noe fra forrige rapportering (for september). Vi forventer at overskuddet vil ligge på ca 1,6 millioner. Begrunnelsene er de samme som oppgitt tidligere. Postadresse: Postboks 7803 5020 Bergen Norway Telefon: +47 55 58 45 00 Telefaks: +47 55 58 96 83 Direktenummer: E-post: post@mnfa.uib.no Internett:http://www.uib.no/mbi/ Org. no. 874 789 542 Besøksadresse: Thormøhlens g. 55 Bergen
Avvik inntekter og kostnader - motpart 81 Avvik på inntekter og kostnader på motpart 81 skyldes hovedsakelig at innkjøp av LCMS utstyr er forsinket. Forhandlingene om valg av instrument er i gang og innkjøpet vil gjennomføres like over nyttår. Artsklasse Årsbudsjett Hittil i år - budsjett Hittil i år - regnskap Hittil i år - avvik Hittil i år - avvik i % 3 inntekter 1 184 000 1 267 100-962 650 2 229 750 176,0% 4 varek. -3 290 000-3 255 000-645 395-2 609 605-80,2% 6-7 adk. 2 106 000 1 987 900 1 608 044 379 856 19,1% 2. Avvikskommentarer til BOA: NFR: Avviket på innbetaling fra NFR skyldes periodeavvik. Når det gjelder andre kostnader er det periodeavvik på kunde 2 UiB i tillegg til korrigeringer på avskrivning utført i 2013 kostnadsført i 2014. Det er også belastet 125 000 på Toppfinansieringsprosjektet for å dekke underskudd på EU-prosjekt. Dette er ikke budsjettert for. Artsklasse Årsbudsjett Hittil i år - budsjett Hittil i år - regnskap Hittil i år - avvik Hittil i år - avvik i % 3 inntekter -2 819 500-4 760 500-4 959 401 198 901 4,2% 5 lønn 3 063 000 2 749 000 2 734 635 14 365 0,5% 6-7 adk. 830 000 705 000 736 120-31 120-4,4% 8-9 annet -1 073 500 1 306 500 1 421 357-114 857-8,8% Prognose for overføring til 2015 Forventer ingen overføring til 2015. EU: Vårt Marie Curie prosjekt hadde prosjektslutt i slutten av 2013. Vi har ikke avsluttet og rapportert dette enda, da sluttrapporten fra EU ikke er mottatt. Forsinkelsen skyldes avklaring i forhold til langtidssykdom på prosjektet. Rapportering og avslutning skal skje så snart det er klarert fra EU. Artsklasse Årsbudsjett Hittil i år - budsjett Hittil i år - regnskap Hittil i år - avvik Hittil i år - avvik i % 3 inntekter -250 000-162 000 74 519-236 519-146,0% 5 lønn 153 000 102 000 7 006 94 994 93,1% 6-7 adk. 97 000 60 000 50 250 9 750 16,2% 8-9 annet 0 0-131 774 131 774 Prognose for overføring til 2015 Forventer ingen overføring til 2015. Postal address: PO Box 7803 NO-5020 Bergen Norway Phone: +47 55 58 45 00 Fax: +47 55 58 96 83 Direct line executive officer: E-mail: post@mnfa.uib.no Internet:http://www.uib.no/mbi/ Org. no. 874 789 542 Visiting address: Thormøhlens g. 55 Bergen
Annen bidragsaktivitet: Avvik på lønn skyldes i hovedsak løslønn ikke budsjettert på to BFS-prosjekt. Avvik på drift: Vi har budsjettert med egenandel på innkjøp av utstyr på ca. 200 000. Dette er ikke innkjøpt enda og dermed ikke belastet. Vi har budsjettert per dags dato med forbruk på 250 000 i drift på et prosjekt vi nå vet vi ikke får fra Norhed. Vi har budsjettert med at et nytt prosjekt fra Universitetet i Maryland skulle legges til vårt institutt, noe det ikke blir noe av likevel. Dermed har vi budsjettert hittil i år med konsulentkjøp på 500 000 som nå vises som avvik i oversikten. En del av avviket på arten skyldes også at kostnader budsjettert til drift er gått som lønn på BFS-prosjekt som nevnt over. I tillegg vil ca 700 000 av drift på et BFS-prosjekt overføres til 2015 for å brukes til lønnsmidler og noe drift. Ellers noe periodeavvik på drift. Avvik på 8-9 annet skyldes for det meste periodeavvik. Artsklasse Årsbudsjett Hittil i år - budsjett Hittil i år - regnskap Hittil i år - avvik Hittil i år - avvik i % 3 inntekter -12 432 000-10 428 700-7 762 435-2 666 265-25,6% 5 lønn 5 930 000 5 411 000 5 749 844-338 844-6,3% 6-7 adk. 5 336 800 4 232 500 876 236 3 356 264 79,3% 8-9 annet 1 165 200 785 200 1 136 355-351 155-44,7% Prognose for overføring til 2015 Forventer overføring på BFS prosjekt på ca. 750 000 og et beløp på ca. 300 000 på Kreftforeningsprosjekter. Oppdrag: Vi har et felles Oppdragsprosjekt, Lakselus, sammen med BIO og Institutt for informatikk. Avviket skyldes periodeavvik. Artsklasse Årsbudsjett Hittil i år - budsjett Hittil i år - regnskap Hittil i år - avvik Hittil i år - avvik i % 3 inntekter -225 000-205 000-123 834-81 166-39,6% 6-7 adk. 225 000 205 000 110 128 94 872 46,3% 8-9 annet 0 0 13 706-13 706 Prognose for overføring til 2015 Forventer ingen overføring til 2015. Andrea Grimnes Administrasjonssjef Margun Eidsheim Skarbø Førstekonsulent Postal address: PO Box 7803 NO-5020 Bergen Norway Phone: +47 55 58 45 00 Fax: +47 55 58 96 83 Direct line executive officer: E-mail: post@mnfa.uib.no Internet:http://www.uib.no/mbi/ Org. no. 874 789 542 Visiting address: Thormøhlens g. 55 Bergen
Instituttleders presentasjon av budsjett 2015! for Instituttrådet MBI,! 15. desember 2014 Ved inngangen til 2015! har MBI fått en ny og meget! anstrengt økonomisk situasjon
Budsjettforslag Juni 2014 Overført fra 2013:! overskudd: 1.865 Forventet kjøp av! LC-ms/ms i 2014! 3.200 Forventet ÅrsResultat! for 2014:! underskudd: 3.948 Forventet Resultat! for 2014:! underskudd: 2.083
Budsjettforslag Juni 2014 Overført fra 2014:! overskudd: 1.865 Forventet kjøp av! LC-ms/ms i 2014! 3.000 Forventet ÅrsResultat! for 2015:! underskudd: 1.600 Forventet Resultat! for 2015:! underskudd: 3.683
Budsjettsituasjon Des 2014 Forventet ÅrsResultat! for 2015 (pr juni):! overskudd: 1.600 MEN, endringer: Kutt og lavere RBO! mer enn forventet! 1.000 LC-ms/ms blir først! kjøpt i 2015! 3.000 Økte lønnsutgifter! 300 Økt husleie og! BOA-avgift! 300 Revidert resultat! for 2015! 6.200 Overskudd! i 2014 blir! 1.600 Akkumulert underskudd etter 2015! 4.600
Hvorfor? Kutt og lavere RBO! enn forventet 1.000 UiB: sentralt rammekutt (nye tiltak) 1,5% UiB: effektiviseringskutt (KD) 0,5% Fakultetet får en rammeøkning på 6,3%! brukes til lønns og pris-justering og! strategiske avsetninger - inkl. +RBO Fakultetet: rammekutt til instituttene 0,5% - Forventer nedgang i RBO-inntekter! - Vil skape bedre balanse i overføringer mellom Fak. og Inst MBI: Reduksjon i ramme pga negativ RBO: 694K
Hvorfor? Kutt og lavere RBO! enn forventet 1.000 MBI: Reduksjon i ramme pga negativ RBO: 694K Molekylærbiologisk institutt 2010! 2011! 2012! 2013 Molekylærbiologisk institutt 2010! 2011! 2012! 2013
Hva betyr dette for 2015? Budsjettert resultat for 2015 1.600 (juni) Kutt og lavere RBO enn forventet 1.000 Kjøp av LC-ms/ms i 2015 3.000 Økte lønnsutgifter 300 Økt husleie og BOA avgift 300 Revidert prognose for 2015-6.200 Overskudd i 2014 blir 1.600 Akkumulert underskudd etter 2015 4.600 Er dette forsvarlig?
Forventninger for 2015 og 2016
Det er vanskelig å øke inntektene i 2015 (utover budsjett) MEN:!! Investeringer innen det prioriterte området Molecular Life science! synes ikke å blir store nok til at vi kan basere kjernestab og drift på det!! Vi må fra nå av og framover i større grad orientere oss også i retning av! de andre prioriterte områdene og satsinene som UiB og fakultetet har OG:!! Vi må i enda større grad styrke vår posisjon for å øke vår! eksternt finansierte virksomhet.! Det gir både direkte økning i aktiviteten, og indirekte styrking av instituttets økonomi (via RBO, gaveforsterkning etc).
Kan vi redusere kostnadene? Juni
Kan vi redusere kostnadene? Januar! 2015 LC-ms/ms + 335
Kan vi redusere kostnadene? Lønn Ikke tilsette ny ingeniør (etter Carol)? evt. holde stillingen ubestatt en tid Ikke tilsette vikarer, dersom det skulle trenges? Tilsette ingeniør nå, men stillingsstopp etterpå? La være å tilsette i andre stillinger som ligger i MBIs ramme?
Kan vi redusere kostnadene? Drift
Konsekvenser av gjentatte rammekutt! UiB: sentralt rammekutt (nye tiltak) 1,5% Fakultetet: rammekutt til instituttene 0,5% - Forventer nedgang i RBO-inntekter! - Vil skape bedre balanse i overføringer mellom Fak. og Inst Ramme-kutt fra både UiB og Fakultetet styrker handlingsrommet på sentralt- og fakultetsnivå, og svekker samtidig handlingsrommet på instituttnivå.! Instituttene kan bli tvunget til å redusere fast stab, uten å kunne velge hvilken del av staben som reduseres.! Dersom hensikten (til UiB og fakultetsnivået) er å få til omstilling, og styrking av UiBs virksomhet og posisjon, bør det gjøres i samspill med fakultetene og instituttene, slik at omstillinger kan gjøres på en planlagt og faglig forsvarlig måte.