Sivilombudsmannen Postboks 3 Sentrum 0101 Oslo Øyvind Nondal Brekka 1 6858 Fardal 09.01.2016 Klage på manglande innsyn i bruk av budsjettmidlar i Lærdal kommune feil bruk av heimel Nondal bad Lærdal kommune om innsyn i bruk av budsjettmidlar. Nærare bestemt prosjektrekneskapen for attreisinga 2014 på art og funksjonsnivå i Excel-format. Lærdal kommune gav avslag. Avslaget vart stetta av Fylkesmannen i Sogn og Fjordane den 15.12.2015. Innsynskravet vart opprinneleg sendt av tidlegare ordførar i Lærdal, Arne Sanden. Saka har vore nemnt i Kommunal Rapport og kommentert av jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Det var Arne Sanden som tok kontakt med Nondal etter eit lesarinnlegg i Sogn Avis om saka. Sidan Nondal har arbeidd med same økonomisystem som Lærdal kommune nyttar (Visma Enterprise), og veit korleis dette fungerer, sendte han same innsynskrav. Avslaget Nondal fekk av Fylkesmannen er i store trekk det same som Arne Sanden fekk. Fylkesmannen meiner det gjeld innsyn i «særskild format». Nondal vil i denne klagen gå gjennom kvifor det ikkje er «særskild format», og kvifor Fylkesmannen sin konklusjon er heilt feil. Jan Fridthjof Bernt skreiv i Kommunal Rapport: «En kommune som ved hjelp av enkle framgangsmåter kan lage en Excel-fil med regnskapsopplysninger, bør gjøre det.» Kjelde: http://kommunal-rapport.no/2015/11/bernt-svarer-laerdal Det ene er om en PDF-versjonen av regnskapstallene er samme dokumentet som sammenstillingen i Excel. Det har jeg ingen mulighet for å si noe sikkert om, men jeg kan tenke meg at hvis dette er en mer kompleks oppstilling, vil det kunne være mer krevende å få oversikt og gå inn på enkeltposter for å se hvordan de framkommer, enn om de samme tallene ligger i en Excel-oppstilling. Men dette må andre og mer data- og regnskapskyndige enn meg vurdere. Det andre er om bestemmelsen i 30, tredje setning, så å si trumfer det som sies i første og andre setning om forvaltningsorganets valgfrihet når det gjelder i hvilken form dokumentet skal gjøre tilgjengelig. Her er det fastsatt at for «verksemder som er omfatta av EØS-avtalen vedlegg XI nr. 5k (direktiv 2003/98/EF) om vidarebruk av informasjon frå offentleg sektor gjeld retten til kopi alle eksisterande format og språkversjonar». 1
Nondal viser til jussprofessor Bernt sin uttale i første kulepunkt «om PDF-versjonen av rekneskapstala er same dokument som samanstillinga i Excel». Fylkesmannen skreiv i avslaget at «Klaga di gjeld krav om dei same opplysningane utleverte i Excel-format». Fylkesmannen meiner difor at PDF og Excel inneheld same opplysningar, og at innsynskravet soleis gjeld eit særskild format (altså Excel i staden for PDF, for same opplysningar). Forskjellar i PDF- og Excel-format I Visma Enterprise vil uttak av rapport på artsnivå i Excel-format innehalde desse kolonnane: Art Artsnavn Ansvar Funksjon Funksjonsnavn Bilagsdato Periode Tekst Beløp (tal) (tekst) (tal) (tal) (tekst) (tal) (tal) (tekst) (tal) Detaljar som PDF-dokument ikkje har med er følgjande: 1. Art («Kostra-art»: I PDF-dokumentet er denne vist som samlesum) 2. Artsnavn («Kostra-namn») 3. Bilagsdato (Det er i PDF-dokument ikkje mogleg å sjå dato for bilag) 4. Periode (Dette er månad) 5. Tekst (Det er i PDF-dokument ikkje mogleg å sjå bilagstekst. Viktig for å sjå!) 6. Beløp (I PDF-dokumentet er denne vist som samlesum) Excel-uttak frå Visma Enterprise vil dømevis sjå slik ut på artsnivå (første kolona): 2
Nedanfor er PDF-dokument Lærdal kommune har sendt: Som det går fram av PDF-dokumentet syner dette heilt andre opplysningar enn Excel-dokument på førre side. PDF-dokumentet Lærdal kommune har sendt er gruppert etter ansvar. PDFdokumentet syner repetisjonar av ansvar og art; gruppert etter ansvar. Innsynskravet gjeld arts- og funksjonsnivå. Eit uttak på arts- og funksjonsnivå skal syne detaljane som skissert i skjermbiletet av Excel-fila. «Art» vert synt kronologisk medan ansvar og funksjon kjem i tilfeldig rekkjefølgje. Som ein også kan sjå er Excel-formatet også langt meir detaljert. Det er detaljane som er interessant; ikkje grupperte samlesummar. Difor ber ein om innsyn på artsnivå. Dette er også som professor Bernt skriv ei greie for «rekneskapskyndige». Om rapportuttak kan samanstillast med «enkle framgangsmåtar» Uttrykket «enkle framgangsmåtar» er nærare utdjupa i forarbeida og refererer til den arbeidsbelastninga samanstillinga vil medføre for forvaltninga, jf. Ot. prp. 102 (2004-2005), side 127 der det i merknaden til 9 heiter: «Der samanstillinga utelukkande kan gjerast ved hjelp av databaserte løysingar som kan setjast i gang ved hjelp av enkle kommandoar, vil vilkåret vere oppfylt.» Sivilombudsmannen uttalar i sak 2013/2480 at ein må kunne forvente at den datatekniske kompetansen som organets tilsette har til å trekke ut opplysningar frå databasane, også må vere tilgjengelig for den som krev innsyn. Som innsynskrevjar må ein difor forvente at ein tilsett i kommunen med kompetanse på økonomisystemet tek ut rapporten. 3
Nondal viser to ulike måtar ein rapport kan takast ut på: Alternativ 1 Uttak i økonomiapplikasjon (dataprogram, vanlegast for ekspert) På side 2 i rettleiinga (https://oyvnon.com/wp-content/uploads/2015/11/rapportgenerator.pdf) vert det vist ein dialogboks med alternativa ein har ved uttak av rapportar i økonomiapplikasjonen. Her er det naturlegvis høve til å eksportere til Excel. Grunnen til at Visma også har Word-format, er for eksport av andre typar rapportar. Dømevis ein tertialrapport ein kan kladde vidare på. Alternativ 2 Uttak i webrapportering (i nettleser, vanlegast for alle andre) Den andre måten er webrapportering. Har kan ein velje mellom å skrive ut eller eksportere til Excel. Det er ikkje noko alternativ for Word-format. I den nyaste versjonen er det muleg å eksportere til grafikk, slik som sektordiagram. Sjå eige ikon for Excel-ark i skjermbiletet nedanfor. Klikk på ikonet produserer Excel-ark umiddelbart. Konklusjonar Nondal har full forståing for at Fylkesmannen må «ta for gitt» at det kommunane sender er fakta og heile sanninga. Slik er det ikkje alltid. Av og til er det halvsanningar. Rådmannen i Lærdal kommune brukar ord som «kan» eksportere til. Fylkesmannen siterer vidare rådmannen, og skriv at «samanstilling til Excel-format ikkje kan gjerast med enkle framgangsmåtar», og at det gjeld «særskild format». Begge påstandane er feil. Nondal meiner at: Innsynskravet gjeld ikkje innsyn i «særskilt format». (Det er i denne klagen bevist at PDF-dokumentet og Excel-dokumentet viser forskjellige opplysningar). Økonomisystemet eksporterer data hovudsakleg berre i Excel-format. Det er med andre ord ikkje «særskilt format», men standardformat. For rekneskapsrapportar er det PDF- og Word-format som er «særskilt format». (Til orientering). 4
Nondal ber Sivilombudsmannen gjere om vedtaket til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane. Lærdal kommune skal sende opplysningane i Excel-format snøggast råd. Nondal ber også Sivilombodsmannen stadfeste at Lærdal kommune har opptredd grovt illojalt i høve offentleglova. Lærdal kommune veit at opplysningane kan eksporterast til Excel, men har valt å trenere det. Lærdal kommune har ført Fylkesmannen i Sogn og Fjordane bak lyset ved å sende han uriktige opplysningar om økonomisystemet. Med helsing Øyvind Nondal Vedlegg: Avslagsbrev Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Kopi: Fylkesmannen i Sogn og Fjordane v/ Signe Rauboti 5