Landbruksregisteret Rettleiing for installasjon og bruk av dokumentmalar for endringsblankettar

Transkript

1 Landbruksregisteret Rettleiing for installasjon og bruk av dokumentmalar for endringsblankettar Det er lagd 4 dokumentmalar i Word, som er tilrettelagt for utfylling på skjermen. Desse malane er: Filnavn Målform Kommentar Lreg Eigar NY elektr.dot Nynorsk Endringsblankett for eigarforhold og skogavgift Lreg Eier BM elektr.dot Bokmål Endringsblankett for eigarforhold og skogavgift Lreg FøretakBedrift NY elektr.dot Nynorsk Endringsblankett for bedrifter og føretak Lreg ForetakBedrift BM elektr.dot Bokmål Endringsblankett for bedrifter og foretak Namna er bygt opp slik at det skal vere lett å sjå blankettype og målform. Dei fire dokumentmalane er testa med Word 97, 2000 og XP (2002), og fungerer like godt i alle versjonane. Når malen er lasta, kan utfylling skje ved å skrive inn tekst, velje frå liste eller krysse av på alternativknappar. Til kvart enkelt felt er det lagd ein liten hjelpetekst. Desse hjelpetekstane fungerer på same måten som rettleiinga for «papirblanketten». Oppdaterte blankettar kan lastast ned frå heimesida til SLF, Du finn blankettane via snarvegen Landbruksregisteret under avdeling for Landbruksproduksjon. 1. Installasjon Malane må kopierast til mappa for Word sine arbeidsgruppemalar eller brukarmalar. Der er nokre få føresetnader for at malane skal virke slik det er føresett. Dette er: Malane må lagrast i ei eiga mappe for malar (arbeidsgruppemaler), sjå kapittel 2, Plassering av malar. Malane vert lagra som skrivebeskytta, slik dei er ved utsendinga Malane må vere låst, slik dei er ved utsendinga Malane skal opnast ved å velje Ny frå Fil-menyen i Word 1. Sjekk i Word kvar dokumentmalane skal lagrast. Sjå ev meir informasjon om korleis under kapittel 2, Plassering av malar og 3, Endre plassering. 2. Kopier malane til aktuell mappe. Sjå ev om skilnad på arbeidsgruppemalar og brukarmalar under kapittel 2, Plassering av malar. 3. Ta malane i bruk. Sjå ev meir om dette i kapittel 4, Bruk av malane. I Word er det mapper som er avsett til å lagre dokumentmalar i. Der er ei mappe for arbeidsgruppemalar og ei for brukarmalar. Arbeidsgruppemalane er tilgjengelege for alle i same nettverket. Mappa for brukarmalar inneheld malar som kvar enkelt brukar opprettar og tilpassar. Brukarmalar er tilgjengelege berre for den enkelte brukaren. Endringsblankettane for Landbruksregisteret skal lagrast i mappa som er oppgitt som plassering for Arbeidsgruppemaler. Sjå eksempel i Figur 1 i kapittel 2, Plassering av malar. Sjå også kapittel 3, Endre plassering. Statens landbruksforvaltning

2 2. Plassering av malar Når du eller nokon i di arbeidsgruppe vel Ny på Fil-menyen, viser programmet dei dokumentmalane som den enkelte brukaren har tilgang til. Det er to faktorar som avgjer kva for dokumentmalar som er tilgjengelege og kva kategori den enkelte mal blir vist i, nemleg plasseringa av malen og innstillingane i Word som fortel kva mappa heiter som brukermalar og arbeidsgruppemalar er lagra i. Du kan sjå innstillingane for plassering av malfiler ved å velje Alternativer på Verktøy-menyen, og deretter kategorien Filplassering. Figur 1 Fanekortet filplassering under Alternativer på menyen Verktøy viser kvar på disken eller i nettverket viktige filer er lagra. Arbeidsgruppemaler er felles malar. Det vert tilrådd at systemansvarleg lagrar malar som er felles i eit nettverk i den mappa som vert oppgitt for Arbeidsgruppemaler i kategorien Filplassering. For å forhindre at nokon gjer utilsikta endringar av tilpassa malar, bør systemansvarlig merke dei som skrivebeskytta, eller lagre dei på ein server der brukarane har avgrensa rettar. Statens Landbruksforvaltning Side 2

3 Brukarmalar er for kvar enkelt brukar. Lagre dei tilpassa malane dine i mappa Maler. Plasseringa er noko ulik etter kva for versjon av Windows som er installert. Figur 1 viser eit eksempel på plassering av malar i Word Malfiler du lagrar i mappa Maler blir vist i dialogboksen Ny (på Fil-menyen). Sjå Figur 4 under kapittel 4, Bruk av malane. Malar du lagrar i mappa Maler blir vist i kategorien Generelt i dialogboksen Ny i Word når du vel Ny frå menyen Fil. Dersom du vil lage tilpassa kategoriar for malane dine, opprettar du undermapper i mappa Maler og lagrar malane dine i desse undermappene. Namnet du gjev undermapper vil bli vist som ein ny kategori/fanekort i dialogboksen Ny i Word når du vel Ny frå menyen Fil. Sjå Figur 4 under kapittel 4, Bruk av malane. NB! Dersom du lagrar ein mal ein annan stad enn den som er oppgitt i kategorien Filplassering under Alternativer på Verktøy-menyen, vil malen ikkje bli vist i dialogboksen Ny når du vel Ny på Fil-menyen. 3. Endre plassering I Word kan du endre innstillingane for kvar programmet skal finne malane. Vel Alternativer på menyen Verktøy, og klikk på fanekortet Filplassering. Marker Brukermaler dersom du vil endre plassering av brukarmalane, og trykk på knappen Endre. Følgjande dialogboks kjem til syne. Figur 2. I Word 2000 ser dialogboksen for endring av plassering for viktige filer slik ut. Namn på mapper vil variere frå datamaskin til datamaskin. Statens Landbruksforvaltning Side 3

4 Klikk her for å velje ei anna mappe for plassering av malane. Klikk/Dobbeltklikk for å åpne mapper og avslutt med OK når rett mappe er markert. Figur 3. Ved å endre plassering kan du sjølv velje kvar malane skal vere lagra. 4. Bruk av malane Start eit nytt dokument på grunnlag av ein av dokumentmalane ved å velje Ny frå Fil-menyen. i Word. Når du merker ein mal og trykkjer OK, vert det oppretta eit nytt dokument på grunnlag av denne malen. Malen blir derfor liggande urørt. Fyll ut skjemaet i Word før du skriv ut dokumentet og underteiknar det. Statens Landbruksforvaltning Side 4

5 Figur 4 Dersom det er oppretta ein kategori/mappe for Endringsblankettar, kan du få ein dialogboks som liknar på denne Ved kvart enkelt felt i endringsblanketten viser det ein kort hjelpetekst på statuslinja i Word når innsettingspunktet står i feltet. Ved enkelte felt er det òg mogleg å trykkje F1 for å få litt meir hjelp. Figur 5. Alle felt viser ein kort hjelpetekst på statuslinja. Teksten er feltavhengig, og viser aktuell tekst for det feltet innsettingspunktet står i. Figur 6. Eksempel på informasjon som er lagt på F1 i enkelte felt. Knappen er feltavhengig, dvs innsettingspunktet må stå i det feltet du vil ha informasjon om. Statens Landbruksforvaltning Side 5

6 Innsettingspunktet kan flyttast frå felt til felt ved å trykke TAB for å flytte til neste felt, og Skift+TAB for å flytte tilbake til føregåande felt. Sjølvsagt kan du klikke deg fram med musa, men det går ofte lettare og raskare å bruke tastaturet. I enkelte felt skal utfyllinga skje ved å velje eit alternativ frå ei liste. Klikk på lista for å opne den. I andre felt skal utfylling skje ved å krysse av i ei rute. Trykk mellomrom for å krysse av når innsettingspunktet står i ruta eller klikk i feltet med musa. Det same gjeld dersom du vil markere i felt med alternativknappar. Kvar enkelt blankett har òg ein knapp (2 stk i eigarblanketten) med eit spørsmålsteikn på. Klikkar du på denne knappen får du ei orientering om kva blanketten skal brukast til og litt om utfyllinga. Blankettane skal alltid skrivast ut og underteiknast av saksbehandlaren i kommunen før dei vert sende eller faksa inn til fylkesmannen. 5. Kjende feilsituasjonar Feilsituasjon Årsak Malen viser ikkje i dialogboksen Ny Malane er lagra i feil mappe eller Word viser til ei anna mappe enn den malane er lagra i. Knappane for informasjon og Malane er ikkje lagra i rett mappe radioknappane fungerer ikkje. Malen er ikkje låst Du brukar Word XP og har lagra malane i ei anna mappe enn den Word viser til Makroar er deaktivert. Sjå om innstilling av Trykk på tabulator flytter ikkje innsettingspunktet til neste felt, men set inn tabulatorstopp i gjeldande felt sikkerhetsnivå i Word. 1 Malen er ikkje låst Malen kan låsast frå verktøylinja Skjemaer 1 Makroar må vere aktivert dersom skjemaet skal virke fullt ut. Dersom sikkerhetsnivå er innstillt til «Høy», blir makroar automatisk deaktivert. Er sikkerhetsnivået «Middels», kan du velje om potensielt usikre makroar skal vere aktivert eller deaktivert. «Lav» sikkerhet godtek alle makroar, men vert frårådd å bruke på grunn av faren for å bli infisert med makrovirus. Du kan endre innstillingane for sikkerhet ved å velje Makro på menyen Verktøy, og deretter Sikkerhet. Statens Landbruksforvaltning Side 6