Innkalling til møte i Formannskapet 30.01.2013 kl. 13:00 på Formannskapssalen, Skaun rådhus.

Innkalling til møte i Formannskapet 30.01.2013 kl. 13:00 på Formannskapssalen, Skaun rådhus. Tema: Steinar Lille orienterer om Årsrapport finansplasseringer Barn, familie og helse v/eli Haugen orienterer om arbeidet i kriseteamet. TIL BEHANDLING: 2/13: MELDINGER - FORMANNSKAPET 30.01.2013 3/13: AVKLARINGER VEDR. TOTALBEVILGNING TIL PROSJEKTET "BYGGING AV SKOLE BØRSA" 4/13: AVVIKLING AV SKAUN SAMFUNNSHUS 5/13: ORIENTERING OM BYGGING AV NY SKOLE I BØRSA Varamedlemmer møter etter nærmere varsel. Forfall meldes til Servicekontoret, tlf. 72867200. Børsa, 23.01.2013 Jon P. Husby ordfører

Sak 2/13 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 2/13 Arkivkode: 033 Arkivsaksnr: 13/178 Saksbehandler: Ann Karin Viggen Saksnummer Utvalg Møtedato 2/13 Formannskapet 30.01.2013 SAKEN GJELDER: MELDINGER - FORMANNSKAPET 30.01.2013 SAKSDOKUMENTER: 1. Rapport refererte dokumenter.

Sak PS 3/13 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 3/13 Arkivkode: KE BØRSA SKOLE Arkivsaksnr: 12/532 Saksbehandler: Bjørn Idar Ekren Saksnummer Utvalg Møtedato 6/12 Formannskapet 26.04.2012 35/12 Kommunestyret 10.05.2012 25/12 Formannskapet 06.09.2012 66/12 Kommunestyret 27.09.2012 34/12 Formannskapet 15.11.2012 1/13 Formannskapet 14.01.2013 / Kommunestyret 14.02.2013 3/13 Formannskapet 30.01.2013 / Kommunestyret 14.02.2013 SAKEN GJELDER: AVKLARINGER VEDR. TOTALBEVILGNING TIL PROSJEKTET "BYGGING AV SKOLE BØRSA" RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK/INNSTILLING: SAKSDOKUMENTER: 1. Notat fra rådgiver grunnskole ang. behovet for kroppsøvingstimer. 2. Kostnadsoverslag med innspill ang. gymsal kontra idrettshall fra HR Prosjekt as. 3. E-post fra fylkestannlegen. 4. Møtereferat nr. 02 i styringsgruppe, se pkt. 6 i referatet SAKSFRAMLEGG: Det må avklares hva som ligger til grunn for det i økonomiplanen avsatte beløp på brutto 125 mill. kr. til bygging av Børsa skole. Følgende momenter må avklares om de inngår eller ikke: 1. Indeksregulering av bruttobeløp på 125 mill. kr.: Side 3 av 12

Sak PS 3/13 Beløpet må indeksreguleres for prisstigning frem til august 2015 iht. anbefaling fra prosjektleder Kjell Kvam. Se beregning under pkt. 1 under økonomiske vurderinger. Indeksregulering må tas med i rammebevilgningen. 2. Gymsal kontra idrettshall: Rådgiver grunnskole har utarbeidet et notat, se vedlegg nr. 1, der behov for undervisning i kroppsøving beskrives for Børsa skole og Skaun ungdomsskole. Notatet avsluttes med En toparallell barneskole, selv med et elevtall under 300, vil ut i fra de nevnte timetall synes å få utfordringer i forhold til kapasitet med en gymsal. Prosjektleder Kjell Kvam har i sitt notat, se vedlegg 2, vurdert gymsal kontra idrettshall. Muntlig har Kjell Kvam informert oss om at han i sine vurderinger ikke har tatt hensyn til antall klasser pr. trinn. Han anbefaler at det bygges idrettshall i byggetrinn 1. Det forutsettes at gymsal inngår i bevilget budsjettramme. Bygging av idrettshall med full håndballbane medfører kostnadsøkning, se pkt. 2 under økonomiske vurderinger. 3. Riving av eks. skolebygg: Alle eksisterende bygg på skoleområdet for barneskolen forutsettes revet. Det legges opp til at nye bygg plasseres slik at rivingen kan gjøres etter at nybyggene er ferdigstilt. Kostnadene til midlertidige brakker for undervisning vil da unngås. Paviljong/brakke som står helt nord på tomta er midlertidig brukt av kulturskole, kunstforeningen og firmaet YIT. Disse har leiekontrakter med maksimal oppsigelsestid på 3 måneder. Dette utleide bygget forutsettes også revet før bygging av ny skole. Se pkt. 3 under økonomiske vurderinger. Rivingskostnader må tas med i rammebevilgningen. 4. Ny tannklinikk: Det har kommet henvendelse, se vedlegg 3, fra fylkestannlegen der de ønsker å få plass til ny tannklinikk ved den nye barneskolen. Deres behov er ca. 300 m2 med egen inngang til klinikk, dette medfører selvsagt økt total størrelse og kostnad for skolebygget med forskuttering av den økte kostnaden. Den 21.01.13 bekreftet fylkestannlegen pr. telefon at de er innstilt på å dekke de totale drifts- og kapitalkostnader gjennom leieavtale. Se pkt. 4 under økonomiske vurderinger. 5. Ekstrakostnader krevende grunnforhold Geoteknisk rapport utarbeidet av NGI konkluderer med at hele tomteområdet S1 i reguleringsplanen for Børsa er bebyggbart så fremt en ved bygging ikke forverrer de geotekniske forholdene. Kvikkleiregrunn, gjenlagt bekk og eksisterende VA - ledninger representerer en usikkerhetsfaktor som må ivaretas ifht. Kostnad og bevilgning. Side 4 av 12

Sak PS 3/13 Se pkt. 5 under økonomiske vurderinger. For gjennomføring av anbudskonkurransen i 2013 er det behov for kr 2,5 mill til honorar for tilbyderne, dvs. kr 500 000 pr deltaker. ØKONOMISK VURDERING: 1. Indeksregulering av bruttobeløp på 125 mill. kr.: 2012 125*1,04 = 130 mill. kr. 2013 130*1,04 = 135,2 mill. kr. 2014 135,2*1,032 = 139,5 mill. kr. 2015 139,5*1,014 = 141,5 mill.kr. 2. Gymsal kontra idrettshall: Gymsal bruttokostnad 14 mill. kr. Tilskudd spillemidler 4 mill. kr. Totalkostnad, netto for gymsal 10 mill. kr. Idrettshall bruttokostnad (indeksreg.2015) Kostnad vedr. grunnforhold og eks. vann og avløp i gjenfylt bekk Tilskudd spillemidler Totalkostnad, netto for idrettshall 3. Riving av eks. skolebygg: Kostnad for komplett riving av alle eksisterende bygg 39,2 mill. kr. 3,5 mill. kr. 9,5 mill. kr. 33,2 mill. kr. 3,2 mill. kr. 4. Ny tannklinikk: Kostnad for 300 m2 tannklinikk (Kostnad skal dekkes inn med leieavtale med fylkestannlegen) 9,8 mill. kr. 5. Ekstrakostnader krevende grunnforhold Det er ifbm. kvikkleiregrunn, gjenlagt bekk og eksisterende VA - ledninger gjort et kostnadsoverslag på 3,5 mill. kr. Side 5 av 12

Sak PS 3/13 Oppsummering økonomiske vurderinger: Pkt. 1: Pkt. 2: Pkt. 3: Pkt. 4: Pkt. 5: Indeksregulering må tas med. Gymsal kontra idrettshall; gymsal forutsettes tatt med i opprinnelig budsjettramme, idrettshall vil gi en merkostnad. Riving av alle eksisterende bygg må tas med. Ny tannklinikk har merkostnad, men dette skal dekkes inn med leieavtale. Ekstrakostnader grunnforhold må tas med. Oppsummering, alternativer til vedtak: Alt. 1: Bruttoinvestering med kostnader som må tas med, idrettshall ikke medtatt. Pkt Tekst Brutto mill kr. 1 Indeksregulering av 125 mill. kr. 141,5 2 Gymsal (gymsal inngår i budsjettramme) 0 3 Riving av eks. skolebygg 3,2 4 Ny tannklinikk 9,8 5 Ekstrakostnader krevende grunnforhold 3,5 Sum brutto investering 158 Til bygging av skole i Børsa bevilges kr 2,5 mill. i 2013, kr. 116 mill. i 2014 og kr. 39,5 mill. i 2015. Finansieres ved opptak av lån, fondsmidler, mva refusjon og spillemidler. Investeringskostnaden innarbeides i budsjett/økonomiplan 2013-2016 i forbindelse med økonomirapport 1/13. Alt. 2: Bruttoinvestering med kostnader som må tas med, idrettshall medtatt istedenfor gymsal Pkt Tekst Brutto mill kr. 1 Indeksregulering av 125 mill. kr. 141,5 2 Gymsal (gymsal inngår i budsjettramme) -14 2 Idrettshall (Idrettshall inngår ikke i budsjettramme) 39,2 3 Riving av eks. skolebygg 3,2 4 Ny tannklinikk 9,8 5 Ekstrakostnader krevende grunnforhold 3,5 Sum brutto investering 183 Side 6 av 12

Sak PS 3/13 Til bygging av skole i Børsa bevilges kr 2,5 mill i 2013, kr. 134,75 mill. i 2014 og kr. 45,75 mill. i 2015. Finansieres ved opptak av lån, fondsmidler, mva refusjon og spillemidler. Investeringskostnaden innarbeides i budsjett/økonomiplan 2013-2016 i forbindelse med økonomirapport 1/13. Renter og avdragskostnader øker med kr. 800 000,- pr. år pr. 10 mill.kr. i låneopptak. En evt. idrettshall vil i tillegg utløse behov for økte ressurser til drift, eksempelvis overføres 938.000,- i 2013 til driftutgifter Skaunhallen. Saken legges frem uten forslag til innstilling. Side 7 av 12

Sak PS 4/13 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 4/13 Arkivkode: D12 &57 Arkivsaksnr: 12/540 Saksbehandler: Steinar Haugen Saksnummer Utvalg Møtedato / Formannskapet 13.12.2012 4/13 Formannskapet 30.01.2013 SAKEN GJELDER: AVVIKLING AV SKAUN SAMFUNNSHUS RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Skaun kommune forstår vedtektene til Skaun samfunnshus BA slik at kommunen ikke er pålagt å ta over driften av Skaun samfunnshus all tid kommunen ikke har til intensjon å drive samfunnshusdrift, jf Skaun samfunnshus sine vedtekter 2. Skaun kommune forventer at avvikling og eventuelt salg av huset gjennomføres av avviklingsstyret valgt i ekstraordinært årsmøte 29.03.12. SAKSDOKUMENTER: 6. Protokoll fra ekstraordinært årsmøte i Skaun samfunnshus 29.03.2012 7. Vedtekter Skaun samfunnshus BA 8. Mulig avvikling av Skaun samfunnshus forespørsel sendt Kulturdepartementet 21.03.12 (ikke utsendt) 9. Avvikling av Skaun samfunnshus svar fra Skaun kommune på spørsmål stilt av Skaun samfunnshus (22.03.12) 10. Avvikling av driften ved Skaun samfunnshus fra Skaun samfunnshus (mottatt i Skaun kommune 13.06.12) 11. Skaun kommune vedrørende avvikling av Skaun samfunnshus anl.nr. 1657 05 0501 (Svar fra Det kongelige kulturdepartementet 19.09.12) 12. Referat fra møte 30.08.2012 ang avvikling av Skaun samfunnshus (ikke utsendt) 13. Uttalelse fra advokat John Olav Engelsen Stamnæs og Engelsen advokatfirma DA (28.11.2012) 14. Uttalelse fra avviklingsstyret i Skaun samfunnshus (ettersendes. SAKSFRAMLEGG: Side 8 av 12

Sak PS 4/13 Skaun kommune har vært i dialog med Skaun samfunnshus BA om mulig overtakelse av samfunnshuset etter at det i ekstraordinære årsmøtet 29.03.2012 ble vedtatt å avvikle driften av Skaun samfunnshus. 15 i Skaun samfunnshus vedtekter omhandler oppløsning. Denne paragrafen avsluttes med Ved oppløsning skal andelslagets verdier disponeres av Skaun kommune med sikte på videre drift i samsvar med 2. 2 i vedtektene handler om formålet til samfunnshuset. Her sies det at formålet er å drive et samfunnshus for dermed å skaffe bygdas innbyggere et samlingssted for kultur og fritidsaktiviteter. Andelslaget har ikke erverv til Formål. Styret i Skaun samfunnshus har i innstilling til sak om avvikling under årsmøte 29.02.2012, og ekstraordinært årsmøte 29.03.12 beskrevet bakgrunn for forslag om avviklingen slik: I utgangspunktet er dette en løsning ingen ønsker, men erfaringene fra de siste års drift viser liten interesse fra bygdas befolkning både til å leie og bruke huset. Dette sammen med det store investeringsbehovet som huset står overfor, gjør det vanskelig å tilråde videre drift. Forslaget fra styret ble i ekstraordinært årsmøte vedtatt med så klart vedtak som 18 mot 1 stemme. Det var 2 blanke stemmer. Administrasjonen i Skaun kommune har i dialog med representanter for styret og avviklingsstyret i Skaun samfunnshus gitt tydelig tilbakemelding, både i forkant av årsmøtebehandlingen, og i møter i etterkant, om at kommunen ikke har hatt til sikte å drifte huset som forsamlingslokale/festlokale. Imidlertid har Skaun kommune i denne dialogen også formidlet en forståelse av vedtektene om at kommunen måtte ta over Skaun samfunnshus. Skaun kommune beklager at det tidligere i dialogen med Skaun samfunnshus er gitt uttrykk for at kommunen ville spille en mer aktiv rolle i avviklingsarbeidet I løpet av høsten er det hentet inn juridiske betenkninger vedrørende Skaun samfunnshus vedtekter. Med bakgrunn i ny vurdering av vedtektene og råd fra kommunens advokat konkluderes med at kommunen ikke må ta over Skaun samfunnshus, og at avviklingsstyret i samfunnshuset sjøl bør stå for avvikling og salg. Avviklingsstyret for Skaun samfunnshus er gjort kjent med kommunens innstilling i saken. I diskusjoner med avviklingsstyret for Skaun samfunnshus er det uenighet om hvem som skal ha ansvar for avviklinga, men felles forståelse om at det ikke er aktuelt med videre drift av huset. Avviklingsstyret for Skaun samfunnshus vil komme med en uttalelse om kommunens forståelse av vedtektene (uttalelsen vil bli ettersendt). VURDERING: Side 9 av 12

Sak PS 4/13 Når vi nå konkluderes med at kommunen etter vedtektene ikke er pålagt, og således ei heller bør overta Skaun samfunnshus, skyldes det vurderingen av 15 i samfunnshusets vedtekter. Ut fra en forståelse av at samfunnshusdrift ikke er en kommunal kjerneoppgave, med den følge at kommunen ikke har til intensjon å drifte huset i tråd med 2, faller grunnlaget for overtakelse bort (Skaun samfunnshus vedtekter, se vedlegg 2). Når så er tilfellet, er det etter kommunens vurdering rett at avviklingsstyret valgt av ekstraordinært årsmøtet i Skaun samfunnshus 29.03.2012, sjøl står for avviklingen. I betenkningen fra advokat John Olav Engelsen presiseres det at når kommunen ikke har til intensjon å drive et samfunnshus for dermed å skaffe bygdas innbyggere et samlingssted for kultur og fritidsaktiviteter ( 2), altså videre drift, så utelukker det normalt kommunens adgang til å disponere over andelslagets verdier. Retten til å disponere over verdiene oppstår når kommunen har en reell intensjon om å drive samfunnshuset videre. Har kommunen ingen slik reell intensjon faller disposisjonsretten bort. Således er det to sider av saken som fører til samme konklusjon. Dels har ikke kommunen i henhold til vedtektene rett til å disponere over verdiene. Og på den andre side bør ikke kommunen ta over når de ikke har som mål å drive samfunnshuset videre. Når Skaun samfunnshus vedtar avvikling så er det resultat av samfunnsendringer som medfører at denne type forsamlingslokaler ikke spiller en like viktig rolle i sitt nærmiljø som de gjorde tidligere. Det er med bakgrunn i disse samfunnsendringene, og i forståelse av hva som er kommunale oppgaver, at det anbefales å ikke ta over driften av Skaun samfunnshus. ØKONOMISK VURDERING: Ved eventuell overtakelse av Skaun samfunnshus vil Skaun kommune ta over både aktiva og passiva. Hvis kommunen ikke tar over samfunnshuset vil ikke kommunen ha noe ansvar overfor samfunnshusets passiva. Skaun samfunnshus har en samlet gjeld (kassakreditt og nedbetalingslån) i Sparebank1 SMN på til sammen kr. 355 000,- (september 2012). Ved siden av gjeld i Sparebank1 SMN vil Skaun samfunnshus få et krav om tilbakebetaling av innvilgede kulturbyggmidler på til sammen kr. 483 000,-. Dette fremkommer av Statsmidler til lokale og regionale kulturbygg. (Se vedlegg 6 svar fra Kulturdepartementet ). Hvis kommunen avslår anmodningen fra Skaun samfunnshus om å ta over huset, vil kravet fra departementet kun rette seg mot Skaun samfunnshus BA. Om kommunestyret vedtar overtakelse av huset og videre drift som forsamlingslokale vil det ikke medføre krav om tilbakebetaling av kulturbyggmidler til departementet. Kommunen vil dog måtte innfri gjeld til Sparebankk1 SMN på kr. 355.000,- pr. september. Ved overtakelse for avvikling vil salg kunne dekke opp deler av gjelden, men avviklingen vil også medføre arbeidskrevende oppgaver for administrasjonen. Side 10 av 12

Sak PS 4/13 Om kommunen vedtar at Skaun kommune styrer avviklingen, vil kravet om tilbakebetaling av midler til Kulturdepartementet inntre med kr. 483.000,- i tillegg til 355.000,- til SMN. Kravet på kr. 483.000,- vil da være uavhengig av om kommunen får en inndekning ved salg som dekker gjeld i Sparebank 1 SMN samt dette beløpet. Dersom huset benyttes til andre formål enn samfunnshusdrift vil kravet fra Kulturdepartementet inntre. Det er ingen tinglyste heftelser på Skaun samfunnshus ut over heftelsene fra Sparebank 1 SMN og Kulturdepartementet. Investerings- og vedlikeholdsbehov: Verken Skaun samfunnshus BA eller Skaun kommune har gjennomført verditakst av bygget. I 2011 ble samfunnshuset pålagt å bedre brannvarslingsanlegget, og styret for samfunnshuset innhentet pristilbud på dette på kr. 100.000,-. Videre meldes det fra styret i samfunnshuset at det er råteskader i raftkassa. Ved en eventuell overtakelse vil det medføre behov for oppgradering om en bedre tilrettelegging av bygget for universell utforming. En viktig begrunnelse styret gjorde i forbindelse med nedlegging/avvikling, var bl.a. det store investeringsbehovet som huset står overfor. Det er så vidt kommunen kjenner til ikke gjort noen andre faglige vurderinger av investeringsbehovene i bygget. Side 11 av 12

Sak PS 5/13 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 5/13 Arkivkode: Arkivsaksnr: 12/2092 Saksbehandler: Geir Evjen Saksnummer Utvalg Møtedato 6/13 Formannskapet 30.01.2013 5/13 Formannskapet 30.01.2013 SAKEN GJELDER: ORIENTERING OM BYGGING AV NY SKOLE I BØRSA RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Saken tas til orientering SAKSDOKUMENTER: SAKSFRAMLEGG: Orientering om bygging av ny skole i Børsa. Prosjektleder Kjell Kvam orienterer. Side 12 av 12

SAKSPAPIRER Utvalg: Formannskapet Møtedato: 30.01.2013 Sakliste 2/13: MELDINGER - FORMANNSKAPET 30.01.2013 3/13: AVKLARINGER VEDR. TOTALBEVILGNING TIL PROSJEKTET "BYGGING AV SKOLE BØRSA" 4/13: AVVIKLING AV SKAUN SAMFUNNSHUS 5/13: ORIENTERING OM BYGGING AV NY SKOLE I BØRSA

Arkivsaksnr.:13/178 SAKEN GJELDER: MELDINGER - FORMANNSKAPET 30.01.2013 SAKSDOKUMENTER: 1. Rapport refererte dokumenter.

REFERERES FRA DOKUMENTJOURNAL Dato: 30.01.2013 Utvalg: FSK Formannskapet Saksnr Regdato Avd/Sek/Sakb Arkivkode Løpenr Navn Innhold 1. 12/1797-7 27.11.2012 PLAN/TK/GKV 252 10645/12 ******** ********** DELEGERT VEDTAK - INNVILGET SØKNAD OM STARTLÅN 2. 11/1808-8 28.11.2012 PLAN/TK/GKV 252 10685/12 ******** ********** DELEGERT VEDTAK - INNVILGET SØKNAD OM STARTLÅN 3. 12/270-7 30.11.2012 PLAN/TK/GKV 252 10780/12 ******** ********** INNVILGET - DELEGERT VEDTAK - SØKNAD OM STARTLÅN 4. 12/1131-37 11.12.2012 STAB/SE/AKV 033 &17 11101/12 Revisjon Midt-Norge IKS MØTEPROTOKOLL - REPRESENTANTSKAPET I REVISJON MIDT-NORGE IKS 01.10.2012 5. 12/1612-3 13.12.2012 PLAN/TK/GKV 252 11203/12 ******** ********** INNVILGET - DELEGERT VEDTAK - SØKNAD OM STARTLÅN 6. 12/2286-1 20.12.2012 STAB/ØP/KMN 255 11426/12 ********** MELDING OM AKSJEOVERDRAGELSE - FORSKJØPSRETT 7. 12/2253-7 21.12.2012 STAB/SE/AKV 033 &17 11537/12 TrønderEnergi AS PRESSEMELDING - TRØNDERENERGI IVERKSETTER EKSTERN GJENNOMGANG 8. 12/1222-8 08.01.2013 PLAN/TK/GKV 252 11507/12 ******** ********** INNVILGET - DELEGERT VEDTAK - SØKNAD OM STARTLÅN 9. 11/1808-11 09.01.2013 PLAN/TK/GKV 252 425/13 ******** ********** STARTLÅN - DELEGERT VEDTAK - SØKNAD OM STARTLÅN

Arkivsaksnr.:12/540 SAKEN GJELDER: AVVIKLING AV SKAUN SAMFUNNSHUS RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Skaun kommune forstår vedtektene til Skaun samfunnshus BA slik at kommunen ikke er pålagt å ta over driften av Skaun samfunnshus all tid kommunen ikke har til intensjon å drive samfunnshusdrift, jf Skaun samfunnshus sine vedtekter 2. Skaun kommune forventer at avvikling og eventuelt salg av huset gjennomføres av avviklingsstyret valgt i ekstraordinært årsmøte 29.03.12. SAKSDOKUMENTER: 1. Protokoll fra ekstraordinært årsmøte i Skaun samfunnshus 29.03.2012 2. Vedtekter Skaun samfunnshus BA 3. Mulig avvikling av Skaun samfunnshus forespørsel sendt Kulturdepartementet 21.03.12 (ikke utsendt) 4. Avvikling av Skaun samfunnshus svar fra Skaun kommune på spørsmål stilt av Skaun samfunnshus (22.03.12) 5. Avvikling av driften ved Skaun samfunnshus fra Skaun samfunnshus (mottatt i Skaun kommune 13.06.12) 6. Skaun kommune vedrørende avvikling av Skaun samfunnshus anl.nr. 1657 05 0501 (Svar fra Det kongelige kulturdepartementet 19.09.12) 7. Referat fra møte 30.08.2012 ang avvikling av Skaun samfunnshus (ikke utsendt) 8. Uttalelse fra advokat John Olav Engelsen Stamnæs og Engelsen advokatfirma DA (28.11.2012) 9. Uttalelse fra avviklingsstyret i Skaun samfunnshus (ettersendes. SAKSFRAMLEGG: Skaun kommune har vært i dialog med Skaun samfunnshus BA om mulig overtakelse av samfunnshuset etter at det i ekstraordinære årsmøtet 29.03.2012 ble vedtatt å avvikle driften av Skaun samfunnshus. 15 i Skaun samfunnshus vedtekter omhandler oppløsning. Denne paragrafen avsluttes med Ved oppløsning skal andelslagets verdier disponeres av Skaun kommune med sikte på videre drift i samsvar med 2. 2 i vedtektene handler om formålet til samfunnshuset. Her sies det at formålet er å drive et samfunnshus for dermed å skaffe bygdas innbyggere et samlingssted for kultur og fritidsaktiviteter. Andelslaget har ikke erverv til Formål. Styret i Skaun samfunnshus har i innstilling til sak om avvikling under årsmøte 29.02.2012, og ekstraordinært årsmøte 29.03.12 beskrevet bakgrunn for forslag om avviklingen slik: I utgangspunktet er dette en løsning ingen ønsker, men erfaringene fra de siste års drift viser liten interesse fra bygdas befolkning både til å leie og bruke huset. Dette sammen med det store investeringsbehovet som huset står overfor, gjør det vanskelig å tilråde videre drift. Forslaget fra styret ble i ekstraordinært årsmøte vedtatt med så klart vedtak som 18 mot 1 stemme. Det var 2 blanke stemmer.

Administrasjonen i Skaun kommune har i dialog med representanter for styret og avviklingsstyret i Skaun samfunnshus gitt tydelig tilbakemelding, både i forkant av årsmøtebehandlingen, og i møter i etterkant, om at kommunen ikke har hatt til sikte å drifte huset som forsamlingslokale/festlokale. Imidlertid har Skaun kommune i denne dialogen også formidlet en forståelse av vedtektene om at kommunen måtte ta over Skaun samfunnshus. Skaun kommune beklager at det tidligere i dialogen med Skaun samfunnshus er gitt uttrykk for at kommunen ville spille en mer aktiv rolle i avviklingsarbeidet I løpet av høsten er det hentet inn juridiske betenkninger vedrørende Skaun samfunnshus vedtekter. Med bakgrunn i ny vurdering av vedtektene og råd fra kommunens advokat konkluderes med at kommunen ikke må ta over Skaun samfunnshus, og at avviklingsstyret i samfunnshuset sjøl bør stå for avvikling og salg. Avviklingsstyret for Skaun samfunnshus er gjort kjent med kommunens innstilling i saken. I diskusjoner med avviklingsstyret for Skaun samfunnshus er det uenighet om hvem som skal ha ansvar for avviklinga, men felles forståelse om at det ikke er aktuelt med videre drift av huset. Avviklingsstyret for Skaun samfunnshus vil komme med en uttalelse om kommunens forståelse av vedtektene (uttalelsen vil bli ettersendt). VURDERING: Når vi nå konkluderes med at kommunen etter vedtektene ikke er pålagt, og således ei heller bør overta Skaun samfunnshus, skyldes det vurderingen av 15 i samfunnshusets vedtekter. Ut fra en forståelse av at samfunnshusdrift ikke er en kommunal kjerneoppgave, med den følge at kommunen ikke har til intensjon å drifte huset i tråd med 2, faller grunnlaget for overtakelse bort (Skaun samfunnshus vedtekter, se vedlegg 2). Når så er tilfellet, er det etter kommunens vurdering rett at avviklingsstyret valgt av ekstraordinært årsmøtet i Skaun samfunnshus 29.03.2012, sjøl står for avviklingen. I betenkningen fra advokat John Olav Engelsen presiseres det at når kommunen ikke har til intensjon å drive et samfunnshus for dermed å skaffe bygdas innbyggere et samlingssted for kultur og fritidsaktiviteter ( 2), altså videre drift, så utelukker det normalt kommunens adgang til å disponere over andelslagets verdier. Retten til å disponere over verdiene oppstår når kommunen har en reell intensjon om å drive samfunnshuset videre. Har kommunen ingen slik reell intensjon faller disposisjonsretten bort. Således er det to sider av saken som fører til samme konklusjon. Dels har ikke kommunen i henhold til vedtektene rett til å disponere over verdiene. Og på den andre side bør ikke kommunen ta over når de ikke har som mål å drive samfunnshuset videre. Når Skaun samfunnshus vedtar avvikling så er det resultat av samfunnsendringer som medfører at denne type forsamlingslokaler ikke spiller en like viktig rolle i sitt nærmiljø som de gjorde tidligere. Det er med bakgrunn i disse samfunnsendringene, og i forståelse av hva som er kommunale oppgaver, at det anbefales å ikke ta over driften av Skaun samfunnshus. ØKONOMISK VURDERING: Ved eventuell overtakelse av Skaun samfunnshus vil Skaun kommune ta over både aktiva og

passiva. Hvis kommunen ikke tar over samfunnshuset vil ikke kommunen ha noe ansvar overfor samfunnshusets passiva. Skaun samfunnshus har en samlet gjeld (kassakreditt og nedbetalingslån) i Sparebank1 SMN på til sammen kr. 355 000,- (september 2012). Ved siden av gjeld i Sparebank1 SMN vil Skaun samfunnshus få et krav om tilbakebetaling av innvilgede kulturbyggmidler på til sammen kr. 483 000,-. Dette fremkommer av Statsmidler til lokale og regionale kulturbygg. (Se vedlegg 6 svar fra Kulturdepartementet ). Hvis kommunen avslår anmodningen fra Skaun samfunnshus om å ta over huset, vil kravet fra departementet kun rette seg mot Skaun samfunnshus BA. Om kommunestyret vedtar overtakelse av huset og videre drift som forsamlingslokale vil det ikke medføre krav om tilbakebetaling av kulturbyggmidler til departementet. Kommunen vil dog måtte innfri gjeld til Sparebankk1 SMN på kr. 355.000,- pr. september. Ved overtakelse for avvikling vil salg kunne dekke opp deler av gjelden, men avviklingen vil også medføre arbeidskrevende oppgaver for administrasjonen. Om kommunen vedtar at Skaun kommune styrer avviklingen, vil kravet om tilbakebetaling av midler til Kulturdepartementet inntre med kr. 483.000,- i tillegg til 355.000,- til SMN. Kravet på kr. 483.000,- vil da være uavhengig av om kommunen får en inndekning ved salg som dekker gjeld i Sparebank 1 SMN samt dette beløpet. Dersom huset benyttes til andre formål enn samfunnshusdrift vil kravet fra Kulturdepartementet inntre. Det er ingen tinglyste heftelser på Skaun samfunnshus ut over heftelsene fra Sparebank 1 SMN og Kulturdepartementet. Investerings- og vedlikeholdsbehov: Verken Skaun samfunnshus BA eller Skaun kommune har gjennomført verditakst av bygget. I 2011 ble samfunnshuset pålagt å bedre brannvarslingsanlegget, og styret for samfunnshuset innhentet pristilbud på dette på kr. 100.000,-. Videre meldes det fra styret i samfunnshuset at det er råteskader i raftkassa. Ved en eventuell overtakelse vil det medføre behov for oppgradering om en bedre tilrettelegging av bygget for universell utforming. En viktig begrunnelse styret gjorde i forbindelse med nedlegging/avvikling, var bl.a. det store investeringsbehovet som huset står overfor. Det er så vidt kommunen kjenner til ikke gjort noen andre faglige vurderinger av investeringsbehovene i bygget.

Kultur, fritid og frivillighet Skaun samfunnshus v/ Svein Helge Hermann 7357 Skaun Vår ref. Arkivkode Deres ref. Dato 12/540-2/SHA D12 22.03.2012 AVVIKLING AV SKAUN SAMFUNNSHUS - SVAR FRA SKAUN KOMMUNE PÅ SPØRSMÅL STILT AV SKAUN SAMFUNNSHUS Det vises til skriv fra Skaun samfunnshus av 09.03.2012 vedrørende avvikling, samt dialog gjennom vinteren 2012 og møte 19.03.2012. Skaun samfunnshus ber om avklaring på to vesentlige spørsmål. Først ønsker Skaun samfunnshus en avklaring i forhold til tidligere innvilgede kulturbyggmidler (spillemidler). Videre ønsker samfunnshuset en avklaring rundt kommunens forståelse av 15 i samfunnshusets vedtekter. Tildeling av kulturbyggmidler Skaun samfunnshus er i forbindelse med bygging av huset i 1975, og i forbindelse med rehabilitering på starten av 2000-tallet tildelt til sammen kr. 842 000,- i statlig tilskudd. Kulturdepartementet krever at kulturbygg (og idrettsanlegg) som tildeles midler skal tilbakebetale den totale innvilgede summen av statlig tilskudd hvis driften av bygget opphører innen 40 år etter tildeling. Kravet er omtalt i Kulturdepartementets Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet 2011, punkt 2.3.1, og er de senere år innstrammet og presisert ved flere lignende tilfeller. Departementets føringer er identiske for kulturbygg og idrettsanlegg. (Punkt 2.3.1 følger dette skrivet som vedlegg). Skaun samfunnshus ble ved tildelingsrunden for spillemidler og kulturbyggmidler i 2001 innvilget kr. 500 000,- av statens tilskudd til kulturbygg i Sør-Trøndelag. Dette var det samlede beløp som fylkeskommunen fordelte til kulturbygg det året. Etter en lang byggeperiode ble revidert regnskap innsendt i desember 2006. I lys av regnskap ble det utbetalt til sammen kr. 483 000,-. I perioden 1975 1980 ble Skaun samfunnshus innvilget til sammen kr. 359 000,- i støtte etter at nybygget var reist. Det kan på tross av føringene omtalt over, kunne forventes at det utøves et skjønn på hvor stor andel av beløpet innvilget i perioden 1975 1980 som vil bli krevd tilbakebetalt. Kravet om tilbakebetaling av midler påligger søker. Hvis Skaun samfunnshus velger å avvikle drifta ved årsmøte 29. mars vil et krav på inntil kr. 842 000,- bli rettet fra departementet til Skaun samfunnshus BA. Kravet vil således rettes til samfunnshuset, og ikke til samfunnshusets andelseiere. Kravet om tilbakebetaling av midler vil ikke automatisk bli overført til Skaun kommune hvis huset overføres til kommunen. Skaun kommune og kulturdepartementet er i en prosess for avklaring av dette spørsmålet. Telefon: 72 86 72 00 Telefaks: 72 86 72 01 Org.nr.:939 865 942 mva S k a u n k o m m u n e K u lt u r, f r i t i d o g f r i v i l l i g h e t R å d h u s e t 7 3 5 3 B ø r s a Internett/E-post: www.skaun.kommune.no postmottak@skaun.kommune.no Bankgiro: 8601 38 05689 6345 06 16577 skatt

Skaun kommunes forståelse av Skaun samfunnshus vedtekter Skaun samfunnshus` vedtekter, paragraf 15 omhandler avvikling. Denne paragrafen avsluttes med: [ ] ved oppløsning skal andelslagets verdier disponeres av Skaun kommune med sikte på videre drift i samsvar med 2. Paragraf 2 i vedtektene omhandler formålet, som går på å være et samlingssted for kultur og fritidsaktiviteter. Skaun kommune er inneforstått med samfunnshusets vedtekter og hvilke føringer disse legger på årsmøtets behandling av en eventuell avvikling. Skaun kommune, ved rådmann ønsker å presisere overfor styre og representantskap i Skaun samfunnshus at drift av samfunnshus ikke er en prioritert oppgave for Skaun kommune, og at et vedtak om avvikling ved årsmøte 29. mars vil medføre avvikling av Skaun samfunnshus som forsamlingslokale. Fra administrasjonens side synes videre drift vanskelig, og omregulering til annen bruk eller sanering er mulige løsninger. Det presiseres at det vil være en politisk avgjørelse hvilke valg som blir tatt ved en eventuell avvikling av Skaun samfunnshus. Slik Skaun kommune tolker vedtektene vil kommunen overta både aktiva og passiva i Skaun samfunnshus ved et avviklingsvedtak. Prosessen etter eventuelt avviklingsvedtak Etter et eventuelt avviklingsvedtak forventer Skaun kommune at Skaun samfunnshus velger et avviklingsstyre, og at prosessen med overdragelse av huset fra Skaun samfunnshus BA til Skaun kommune skjer i tråd med føringene fra kulturdepartementet. Dette innebærer at en overdragelse ikke kan skje før etter at Kulturdepartementet har gitt sin forhåndsgodkjenning, se Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet 2011, punkt 2.3.3. (Punkt 2.3.3 følger vedlagt). Orientering om avvikling av andre forsamlingslokaler i Skaun kommune På tross av at vedtektene i Skaun samfunnshus er entydige på prosess og formaliteter ved en eventuell avvikling, ber rådmann om at representantskapet ser etter andre løsninger. Ved avvikling av flere andre forsamlingslokaler i kommunen de siste 15 årene er det styret og husets medlemmer som har stått for avvikling og/ eller sanering. Skaun kommune vil, hvis samfunnshusets representantskap ser muligheter for en slik løsning, anbefale at dette også skjer her. Vi ønsker Skaun samfunnshus BA et godt årsmøte. Med hilsen Edvin Langmo leder Steinar Haugen kulturkonsulent

Kopi: Sør-Trøndelag fylkeskommune Avdeling for regional utvikling v/ Frank Gjengaar 7004 Trondheim

Vedlegg: Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet 2011 (Utgitt av Det kongelige kulturdepartement (Publikasjonskode V-0732 B)). 2.3 Krav til driften av anlegget 2.3.1 Åpent for allmenn idrettslig aktivitet Anleggseier plikter å holde anlegget åpent for allmenn idrettslig aktivitet i 40 år fra ferdigstillelse av anlegget. Dette innebærer plikt til å drive på årsbasis eller, for idretter som har faste sesonger, på sesongbasis. Kravet er gjeldende både ved nybygg og rehabilitering. I helt spesielle tilfeller kan departementet dispensere fra kravet om å holde anlegget åpent i 40 år etter rehabilitering. Dersom anlegget blir midlertidig stengt for tre måneder eller mer, plikter anleggseier på forhånd å orientere departementet. Denne plikten påhviler også kommunen. Departementet har rett til å sette vilkår for slik midlertidig stengning av anlegget. Blir anlegget ikke åpnet i løpet av seks måneder, regnes stengningen som mislighold, med mindre det foreligger godkjenning fra departementet for en forlenget stengning. Dersom den fremtidige drift av anlegget er truet, skal anleggseier uten ugrunnet opphold orientere departementet om dette. Denne plikten påhviler også kommunen. 2.3.3 Rettslige og faktiske disposisjoner over spillemiddelfinansiert idrettsanlegg Overdragelse, salg, deling, sammenslåing/-føyning, flytting, nedlegging eller bruksendring av anlegget skal ikke skje uten skriftlig forhåndssamtykke fra departementet. Dette gjelder uavhengig av om overdragelsen skjer mot vederlag eller ikke. Pantsetting av anlegget i overensstemmelse med finansieringsplan vil normalt bli godkjent ved innvilgelse av søknaden. Pantsetting av anlegget som ikke er omfattet av finansieringsplanen, krever forhåndssamtykke av departementet. Overføring av driften av anlegget til andre enn tilskuddsmottaker skal ikke skje uten skriftlig forhåndssamtykke fra departementet.

Emne: VS: SV: SV: Skaun samfunnshus - svarbrev fra Kulturdepartementet Fra: John Olav Engelsen [mailto:engelsen@steng.no] Sendt: 28. november 2012 16:25 Til: Haugen Steinar Emne: Re: SV: SV: Skaun samfunnshus - svarbrev fra Kulturdepartementet Skal jeg rekke dette til i morgen må det bli et svar til deg pr e-post i ettermiddag, slik; Hovedspørsmålet er etter mitt skjønn om Skaun kommune iht samfunnshusets vedtekter 15, jfr 2 har rett og plikt til å overta samfunnshusets verdier. 15 bestemmer at andelslagets verdier ved evt oppløsning skal disponeres av kommunen med sikte på videre drift i samsvar med 2. Dersom kommunen ikke vil drive et samfunnshus for dermed å skaffe bygdas innbyggere et samlingssted for kultur og fritidsaktiviteter ( 2), altså videre drift, så utelukker det normalt kommunens adgang til å disponere over andelslagets verdier. Retten til å disponere over verdiene oppstår når kommunen har en reell intensjon om å drive samfunnshuset videre. Har kommunen ingen slik reell intensjon faller disposisjonsretten bort. Og motsatt: Har kommunen en reell intensjon om å drive andelslaget videre, beholdes disposisjonsretten over lagets verdier. Og det selv om tiden etter hvert skulle vise at denne driften på et senere tidspunkt skulle opphøre av en eller annen gjennomtenkt grunn. Jeg har ikke fått meg forelagt dokumenter fra kommunen som viser om kommunen noen gang har forpliktet seg overfor andelslaget til å drive dette videre ved evt oppløsning. Jeg har heller ikke mottatt dokumenter som viser om kommunen har forpliktet seg overfor staten til å drive samfunnshuset videre ved evt oppløsning, dvs staten som tilskuddsgiver ved nybygging/renovering av samfunnshuset. Oppløsning av andelslaget gjennomføres normalt av laget selv iht vedtektene 15, 1 ledd, dvs i et samarbeide med Brønnøysundregistrene. Skulle kommunen ønske ytterligere i sakens anledning, ta gjerne kontakt! Mvh John Olav Engelsen Advokat ved Høyesterett Stamnæs Engelsen Advokatfirma DA Nordre gt. 12, 7011 Trondheim

Tlf: 73 89 79 00 Faks: 73 89 79 01 engelsen@steng.no / www.steng.no

Skaun 02.12.2012 Skaun Kommunestyre Avvikling av Skaun Samfunnshus BA På vegne av andelslaget Skaun samfunnshus BA vil vi i avviklingsstyret med dette legge frem vår sak for kommunestyret. Først vil vi gi litt informasjon om hvorfor Skaun Samfunnshus BA besluttet å legge ned virksomheten. 29.02.2012 ble det avholdt det årlige ordinære årsmøte i andelslaget. Etter flere år med driftsproblemer, der den årlige 5. Juledagsfesten har hvert den økonomiske bergingen, ble det besluttet å se på mulighetene for å legge ned driften. Det gamle styret gikk med på å sitte litt til for å bringe klarhet i noen spørsmål som representantskapet hadde. Det ene var hvordan vedtektenes 15 skulle tolkes(vedtektene ble sist revidert og godkjent av kommunestyret i 2008), og det at samfunnshuset har fått spillemidler(sist i 2001). Bakgrunnen for at representantskapet ville ha dette klart var at vi var klar over 40 års regelen for spillemidler og vi mente det var viktig med felles forståelse av 15. 15: OPPLØSNING Vedtak om oppløsning av andelslaget Skaun Samfunnshus, kan bare fattes på årsmøte i representantskapet. For at oppløsningen skal kunne vedtas kreves at minst 2/3 av stemmene er representert og at minst 2/3 av de avgitte stemmer er for forslaget. Er ikke 2/3 av stemmene representert på møtet, kan oppløsning likevel vedtas hvis 2/3 av de møtende på nytt møte som alle andelseierne er innkalt til stemmer for forslaget, og at da uten hensyn til antallet av representerte stemmer. Ved oppløsning skal andelslagets verdier disponeres av Skaun kommune med sikte på videre drift i samsvar med 2. Vi fikk svar på vårt viktigste spørsmål i brev fra kommunen datert 22.03.2012. Der heter det at slik kommunen tolker vedtektene i Skaun samfunnshus, vil kommunen overta både aktiva og passiva i samfunnshuset ved et avviklingsvedtak. Ut fra brevet hadde det sittende styre hentet inn den viktigste informasjonen, og det ble avholdt et ekstraordinært årsmøte i representantskapet den 29.03.2012. Der ble det vedtatt nedleggelse på bakgrunn av de opplysningene vi hadde fått. I tillegg ble det utnevnt et avviklingsstyre som hadde som formål å holde kontakt med kommunen og «overrekke» huset til kommunen på en ryddig måte. I forbindelse med kommunestyremøte 21.06.2012 ble det forfattet et skriv fra avviklingsstyre etter ønske fra administrasjonen i kommunen, for å få et vedtak på dette møtet.

Etterpå ble det stille fra kommunens side. Avviklingsstyre gikk bare og ventet på å få ferdig formalitetene, for alt virket så greit. Så fikk avviklingsstyret et skriv fra kommunen om utsettelse av saken datert 28.09.2012. I dette skrivet er kommunen plutselig ikke i mål med avklaringen omkring overtakelse av samfunnshuset. Samtidig fikk styret overlevert skriv fra kulturdepartementet angående tilbakebetaling av spillemidler. Spillemidler vedtatt 2001 må betales tilbake hvis videre drift ikke er i henhold til intensjonen(kulturhus). Det ble på nytt stille i to måneder, før formannen i avviklingsstyret fikk telefon 27.11.2012 der kommunene innkalte til informasjonsmøte den 29.11. På dette møtet hadde kommunen snudd helt i sitt syn på Skaun Samfunnshus og hadde hvert i kontakt med advokat for å understreke sitt standpunkt. Begrunnelsen er da at innholdet i 15 ikke kan tolkes som først antatt da kommunen ikke har til formål å drive huset videre som samfunnshus/kulturhus. Ut fra ovennevnte punkter mener vi at administrasjonen i kommunen ikke har opptrådt ryddige og profesjonelle i denne saken. De gir klare tilbakemeldinger og retningslinjer om at samfunnshuset er deres eiendom (nekter videre drift og utleie) i et øyeblikk, for så å ta fullstendig avstand fra hele saken. Hadde kommunen kommet med denne holdningen tidligere, og da før det ekstraordinære møte der vedtaket ble vedtatt, ville representantskapet sett på andre løsninger for avvikling.( Eks salg, prøve å skaffe andre drivere, omregulering til andre formål, osv). Når det nå har gått så lang tid er slike løsninger for sent for andelslaget. Kassen er tom og det er utestående regninger som det ikke er dekning for. Med en slik likviditet er det umulig å gjøre noe som helst. Vi får ikke ut fyringsolje eller penger til strøm. Dette fører til at varmeanlegg, ventilasjon og rørsystemer ødelegges i kulden. Snart står huset også uten forsikring. Her ser vi at andelslaget er i praksis konkurs så vi ser ingen annen utvei enn å gå til skifteretten. I tillegg til dette vil andelslaget bli begjært tvangsoppløst neste år for det er ikke ordnet med å omdanne Skaun samfunnshus BA til SA. Avviklingsstyre vil anmode kommunestyre i å ta ansvar for Skaun samfunnshus. For avviklingsstyre i Skaun samfunnshus Steinar Johnsen Per Gunnar Lofgren Øyvind Rekstad Anny Mo Husby

Arkivsaksnr.:12/2092 SAKEN GJELDER: ORIENTERING OM BYGGING AV NY SKOLE I BØRSA RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Saken tas til orientering SAKSDOKUMENTER: SAKSFRAMLEGG: Orientering om bygging av ny skole i Børsa. Prosjektleder Kjell Kvam orienterer.