ARBEIDSMILJØUTVALET MØTEBOK Møtedato: 04.02.2016 Møtetid: Kl. 14:00 15:15 Møtestad: Heradshuset Saksnr.: 001/16-007/16 Desse medlemmene møtte: Jan Kåre Fure Bjarte Gangeskar Tone Morken Kristin Sælen Kåre Risholm Frå Arbeidsgjevar Arbeidsgjevar Arbeidstakarane Arbeidstakarane Arbeidstakarane Forfall/møtte ikkje Frå Følgjande varamedl. møtte Frå Anita Lothe Arbeidsgjevar Geir Liavåg Strand Arbeidsgjevar Ugilde Sak i forv.lova Følgjande varamedl. møtte Møteleiar: Jan Kåre Fure Frå adm. møtte: Personalsjef Rita Lilletvedt Andre: Torill Midtgård Gaustad frå bedriftshelsetenesta Utlevert i møtet: Orientering: Sjå sak 2/16! Sp.mål/interpell.: Synfaring: Diverse: Underskrifter: Jan Kåre Fure Side 1
SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/16 Godkjenning av møtebok, innkalling og sakliste 002/16 Referat og orienteringssaker 003/16 Orientering frå bedriftshelsetenesta om aktiviteten i Gloppen kommune i 2015 004/16 Orientering om sjukefråværet pr 31.12.2015 005/16 Val av leiar i arbeidsmiljøutvalet for 2016 006/16 Overordna HMS-plan for Gloppen kommune 2016 og HMS-plan på einingsnivå 007/16 Gjennomføring av medarbeidarundersøking/arbeidsmiljøkartlegging i 2016 Side 2
Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalet 04.02.2016 001/16 Arkiv: 033 16/177-1 Godkjenning av møtebok, innkalling og sakliste Møteboka frå arbeidsmiljøutvalet sitt møte den 2. desember 2015 blir lagt fram til godkjenning. Samstundes ber leiaren om godkjenning av innkallinga og saklista til dette møtet. UTVALSLEIARN SI TILRÅDING: 1. Arbeidsmiljøutvalet godkjenner møteboka frå sitt møte den 2. desember 2015 2. Arbeidsmiljøutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 4. februar 2016. 001/16 VEDTAK: 1. Arbeidsmiljøutvalet godkjenner møteboka frå sitt møte den 2. desember 2015 2. Arbeidsmiljøutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 4. februar 2016. Vedtaket var samrøystes. Side 3
Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalet 04.02.2016 002/16 Referat og orienteringssaker Refererte skriv og meldingar: Arkiv: 033 16/176 Orienteringssaker: Status på arbeidet med innføring av elektronisk avvikssystem. Ordet fritt PERSONALSJEFEN SI TILRÅDING: Personalsjefen legg ikkje fram tilråding i saka. Mai-møtet til arbeidsmiljøutvalet blir 12. mai (ikkje 5. mai som det har stått i møteplanen). 002/16 VEDTAK: Det vart ikkje gjort vedtak i saka. Side 4
Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Arbeidsmiljøutvalet 04.02.2016 003/16 Arkiv: 033 15/100-10 Orientering frå bedriftshelsetenesta om aktiviteten i Gloppen kommune i 2015 Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg 265084 Årsrapport KBHT 2015, alle avdelingar Bakgrunn for saka: Kommunen har motteke oversikt over oppgåvene bedriftshelsetenesta har utført i einingane i 2015. KBHT orienterer med bakgrunn i aktivitetsoversikta. PERSONALSJEFEN SI TILRÅDING: Arbeidsmiljøutvalet tar saka til orientering. 003/16 VEDTAK: Arbeidsmiljøutvalet tar saka til orientering. Vedtaket var samrøystes. Side 5
Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Arbeidsmiljøutvalet 04.02.2016 004/16 Arkiv: 033 15/100-8 Orientering om sjukefråværet pr 31.12.2015 Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg 265063 Sjukefråvær 2015 pr 31.12.15 265064 Sjukefråvær 2015 pr 31.12.15 pr kjønn Bakgrunn for saka: Sjå på utviklinga i sjukefråværet i kommunen, og vurdere evt behov for tiltak. Totalt sjukefråvær: Totalt sjukefråvær pr 31.12.15 ligg på 4,8%, ein nedgang på 0,1% frå 30.09.15 og ein nedgang på 0,6% samanlikna med 2014. Nedgang frå 30.09.15 er knytt til legemeldt fråvær. Legemeldt sjukefråvær Legemeldt sjukefråvær pr 31.12.15 ligg på 4,1%, ein nedgang på 0,1% frå 30.09.15, og ein nedgang på 0,5% samanlikna med 2014. Personalsjefen si vurdering: Den positive utviklinga i sjukefråværet har fortsatt også i siste kvartal 2015. Overordna IAmålsetning om minimum 95% nærvær er nådd, og kommunen kan såleis seie seg godt nøgd med resultatet for 2015. Sjølv om vi har oppnådd målsetninga for 2015 er det likevel viktig å ha eit sterkt fokus på sjukefråværsarbeidet framover slik at den gode utviklinga kan halde fram. PERSONALSJEFEN SI TILRÅDING: Arbeidsmiljøutvalet tar saka til orientering, og seier seg godt nøgd med resultatet for 2015. 004/16 VEDTAK: Arbeidsmiljøutvalet tar saka til orientering, og seier seg godt nøgd med resultatet for 2015. Side 6
Vedtaket var samrøystes. Side 7
Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Arbeidsmiljøutvalet 04.02.2016 005/16 Arkiv: 033 15/100-9 Val av leiar i arbeidsmiljøutvalet for 2016 Ingen vedlegg Bakgrunn for saka: Det skal veljast ny leiar for arbeidsmiljøutvalet kvart år. Saksutgreiing: Arbeidsgjevar- og arbeidstakarsida bytter på å vere leiar og nestleiar i arbeidsmiljøutvalet og skiftar kvart år. I 2015 har leiaren vore frå arbeidsgjevarsida. Økonomiske konsekvensar for kommunen: Ingen. Personalsjefen si vurdering: Ikkje aktuelt. PERSONALSJEFEN SI TILRÅDING: Personalsjefen gjev ikkje tilråding i saka. 005/16 VEDTAK: Arbeidsmiljøutvalet vel Jan Kåre Fure til leiar i 2016. Nestleiar blir Kristin Sælen. Vedtaket var samrøystes. Side 8
Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Arbeidsmiljøutvalet 04.02.2016 006/16 Arkiv: 440 13/69-42 Overordna HMS-plan for Gloppen kommune 2016 og HMS-plan på einingsnivå Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg 265102 Overordna HMS-plan 2016 265103 HMS-plan på einingsnivå 2016 Bakgrunn for saka: Overordna HMS-plan skal rullerast kvart år. Om nødvendig må det også gjerast endringar i HMS-planen for einingane Saksutgreiing: HMS-gruppa har jobba fram forslaget til justerte planar. Det har vore gjennomført 2 møte, der også vår IA-kontakt i NAV-Arbeidslivssenter har delteke. Overordna HMS-plan: Planen er forsøkt forenkla ved at det er stroke ut ein del pkt som er unødvendig at står i planen, nokre pkt er slått i hop, medan nokre er overført til HMS-plan på einingsnivå då dei meir naturleg høyrer heime der. Nokre nye pkt med fokus på implementering av rutinar og nye system. Kolonne for målgruppe er stroken. HMS-mål og IA-mål er i stor grad uendra, men det er tydelegare presiseringar vedr IA delmål 3, samt ei dobling i målsetning om antal praksisplassar i regi av NAV då tidlegare måltal var lite ambisiøst jfr reelt nivå. Bedriftshelsetenesta deltar i liten grad i dialogmøte etter regelendring, og det er difor forslag om at bedriftshelsetenesta i staden bistår i vernerundar for å få betre fokus og forankring av HMS-arbeidet ute i einingane AKAN-utval er no del av HMS-gruppa sitt arbeid, og det er såleis stroke eigne pkt vedr dette. HMS-plan på einingsnivå: Fått inn pkt vedr personalmøte. Fått inn avgang som tema frå fylte 60 år i pkt om medarbeidarsamtale Side 9
Frist for gjennomføring av vernerunde og utarbeiding av handlingsplanar er endra som følgje av at ein ynskjer at bedriftshelsetenesta skal bistå i vernerundene. Fjerna «rapportering i Betre styring» då dette verktøyet ikkje lenger er i bruk Økonomiske konsekvensar for kommunen: Ingen. Personalsjefen si vurdering: Det er ikkje gjort store endringar i HMS-planen for 2016, men den er forsøkt forenkla og tilpassa endringar i organisering og regelverk, samt at det er sett fokus på implementering av rutinar og nye system. PERSONALSJEFEN SI TILRÅDING: Arbeidsmiljøutvalet godkjenner «Overordna HMS-plan for Gloppen kommune 2016 og HMS-plan på einingsnivå» som gjeldande for kommunen i 2016. 006/16 VEDTAK: Arbeidsmiljøutvalet godkjenner «Overordna HMS-plan for Gloppen kommune 2016 og HMS-plan på einingsnivå» som gjeldande for kommunen i 2016. Vedtaket var samrøystes. Side 10
Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Arbeidsmiljøutvalet 04.02.2016 007/16 Arkiv: 440 16/173-1 Gjennomføring av medarbeidarundersøking/arbeidsmiljøkartlegging i 2016 Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg 265155 Fagleg veiledar KF Medarbeiderundersøking Bakgrunn for saka: Som ein del av det systematiske HMS-arbeidet er det i overordna HMS-plan for kommunen definert at det skal vere medarbeiderundersøking/arbeidsmiljøkartlegging annankvart år. Det er tidlegare gjennomført undersøking i 2012 og 2013, men det har ikkje vore gjennomført i 2014 og 2015. Kommuneforlaget (KF) sitt verktøy for medarbeiderundersøking vart nytta i 2012 og 2013. Saksutgreiing: HMS-gruppa, der også representant for bedriftshelsetenesta og NAV-arbeidslivssenter deltok, har sett på spørsmålsbiblioteket som ligg i KF sitt verktøy. Gruppa meiner at spørsmåla er dekkjande ift ei arbeidsmiljøkartlegging, i tillegg er det også spørsmål knytta til vurdering av næraste leiar og overordna leiing. Det viktigast med ei slik undersøking er å måle utvikling, samt sikre ei god oppfølging i form av gjennomgang av resultat og utarbeiding av tiltaks- og handlingsplanar. For å kunne måle utvikling er det viktig å bruke same undersøking kvar gong, og det er også eit poeng å legge undersøkinga til same tidspunkt på året. I tillegg til å ta stilling til kva verktøy som skal nyttast må det takast stilling til organisasjonsstruktur for rapportering, kven skal delta, korleis skal undersøkinga gjennomførast (elektronisk, papirbasert eller både og), korleis sikre anonymitet, informasjon og drøfting i forkant, og oppfølging i etterkant. I 2012 og 2013 var det definert organisasjonsstruktur i tråd med organisasjonskartet, og undersøkinga vart gjennomført elektronisk. Rapportar for avdelings-/einingsnivå med færre enn 10 tilsette vart ikkje gjort tilgjengelege. Alle fast tilsette i Gloppen kommune minus dei som er i permisjon, vikarar og mellombels tilsette i tilsettingshøve på 6 mnd eller meir, turnuskandidatar og ringevikarar etter skjønn fekk tilbod om å vere med i undersøkinga. Økonomiske konsekvensar for kommunen: Side 11
Bruk av KF sitt verktøy vil ikkje koste kommunen noko ekstra, då det ligg inne som ein del av verktøya i «Betre kommune» som vi allereie har. Men det vil medføre ressursbruk knytt til førebuing, gjennomføring og oppfølging. Personalsjefen si vurdering: Som nemnt over har kommunen som ein del av det systematiske HMS-arbeidet definert at det skal gjennomførast medarbeiderundersøking/arbeidsmiljøkartlegging annankvart år. Dei tilsette er kommunen sin viktigaste ressurs ift å utvikle og effektivisere tenestene i kommunen. Kunnskap om medarbeidarane sin arbeidssituasjon og trivsel vil difor også gje eit godt grunnlag for å utvikle forbetringstiltak ift tenestene vi leverer. Personalsjefen meiner at det er viktig å få gjennomført ei slik undersøking i 2016, og vurderer KF sitt verktøy for medarbeiderundersøking til å vere godt eigna for undersøkinga. I tillegg til å gje eit godt bilde av faktorar som påverkar dei tilsette til arbeidssituasjon og trivsel, vil bruk av KF sitt verktøy kunne måle utviklinga frå førre undersøking og gi mulighet for å samanlikne eigne resultat med snitt for landet for andre kommunar som har nytta verktøyet. Personalsjefen ynskjer å gjennomføre undersøkinga elektronisk og legge den opp etter same mal som tidlegare år ift organisasjonsstruktur, grense for rapportering på avdelings- og einingsnivå, og kven som skal inviterast til å delta. For å få ei god forankring og best muleg oppslutning om undersøkinga er det viktig med drøfting med HTV og HVO og informasjon i leiarforum og i personalmøte i forkant av undersøkinga. Personalsjefen er kjend med at det har vore reist kritikk mot oppfølginga av dei medarbeidarundersøkingane som tidlegare har vore gjennomført. Det er derfor viktig at vi denne gongen gjer dette på ein betre måte. PERSONALSJEFEN SI TILRÅDING: Arbeidsmiljøutvalet vedtek å gjennomføre ei medarbeidarundersøking/arbeidsmiljøkartlegging i løpet av første halvår 2016 slik personalsjefen skriv i saka. Personalsjefen får ansvaret for gjennomføringa og oppfølginga av undersøkinga/kartlegginga. 007/16 VEDTAK: Arbeidsmiljøutvalet vedtek å gjennomføre ei medarbeidarundersøking/arbeidsmiljøkartlegging i løpet av første halvår 2016 slik personalsjefen skriv i saka. HMS-gruppa får ansvaret for gjennomføringa og oppfølginga av undersøkinga/kartlegginga. Vedtaket var samrøystes. Side 12