Arkivsaksnr.: 06/2221-1 Arkivnr.: Saksbehandler: Regionkoordinator, Edvin Straume REGIONRÅDET FOR HADELAND - REGLEMENT. Hjemmel: Forslag til vedtak: ::: Sett inn rådmannens innstilling under denne linja Synspunkter som framkommer ved behandling av saken danner grunnlag for utarbeidelse av nytt reglement for Regionrådet for Hadeland. Forslag til nytt reglement legges fram til behandling på regionrådets møte 13.10.2006 ::: Sett inn rådmannens innstilling over denne linja
... Sett inn saksopplysninger under denne linja Saksutredning: FAKTA: Bakgrunn: Regionrådets reglement er ikke oppdatert og tilpasset den aktivitet regionrådet har i dag. Utgangspunktet for dagens reglement ble utformet i 1995, som et resultat av Fylkesdelplan for Hadeland 1995 2010 som ble vedtatt av Oppland fylkesting i des. 1994. Da stillingen som regionkoordinator ble opprettet høsten 2001 ble det foretatt mindre justeringer av reglementet. Dagens reglement ble behandlet og vedtatt av regionrådet 15.02.2002 og oversendt kommunene til endelig godkjenning. Regionrådet mottok ingen merknader fra kommunene på det vedtatte reglementsforslaget. Dagens reglement ligger vedlagt saken. I forb. med at engasjementsperioden for stilling som regionkoordinator utløp høsten 2004, ble ordningen med regionkoordinator og rammene for regionrådets arbeid evaluert. Som en del av dette arbeidet ble det også sett på behovet for justering av regionrådets reglement. Av Reg.råd sak 63/04 ser vi at regionrådet gav uttrykk for følgende synspunkter i saken: Sammensetning: Dagens ordning med tre forholdstallsvalgte politikere fra hver kommune bør fortsette. Rådets ledelse: En bør fortsette dagens ordning med at ledelsen går på omgang mellom ordførerne. Det lages en skisse for hvordan funksjoner kan fordeles mellom de politisk valgte representantene i rådet. Samspill med formannskap/kommunestyre. En gikk inn for at regionrådet gjennomfører felles gruppeppeledermøter for alle tre kommunene. I tillegg bør regionrådet utarbeide årlig handlingsplan som oversendes kommunene. Vedtaket som ble fattet hadde følgende ordlyd: Regionrådets synspunkter innarbeides i saken før den oversendes kommunene og fylkeskommunen. Regionkoordinator beklager at han av kapasitetsmessige årsaker ikke har klart å følge opp dette vedtaket. Endret ressurssituasjon gjør dette nå mulig. Behandlingsform: Med utgangspunkt i at det snart er to år siden regionrådet sist behandlet forslag til reglement, legges det opp til at saken tas opp som en drøftingssak på dagens møte. Regionrådets medlemmer vi gjennom en slik arbeidsform få anledning til å gi signaler om hvilke endringer som bør foretas. Med utgangspunkt i de synspunkter som framkommer i møtet vil regionkoordinator utarbeide forslag til nytt reglement for regionrådet. Dette vil bli lagt fram til behandling på regionrådets møte 13.10. 06, for deretter å bli sendt fylkeskommunen til uttalelse og kommunene til godkjenning. Forhold som bør drøftes: Med utgangspunkt i de erfaringer som er gjort og de signaler som er mottatt vil en peke på noen forhold en mener regionrådet bør drøfte og gi signaler om. På noen punkter legges det
fram forslag til nye formuleringer i reglementet. Andre forhold løftes fram for å få regionrådets synspunkt på om dette bør omtales i reglementet og for å få signaler om hvordan nye punkter bør utformes. Forslag til formuleringer som presenteres under bygger i stor grad på formuleringer hentet fra samarbeidsavtaler og reglement for andre regionråd i Oppland. Gjennom kontakt med regionsjefer/regionkoordinatorer er det avklart at reglement og avtaler for slikt samarbeide er svært varierende i vårt fylke. Det mest solide fundamentet for slikt samarbeid i Oppland er utviklet i Valdres og Nord-Gudbrandsdalen. Her er det inngått samarbeidsavtaler mellom kommune. Disse følger vedlagt saken. En gjør oppmerksom på at samarbeidet i disse to regionene er av atskillig større omfang og innebærer større forpliktelser enn det regionale samarbeidet som er utviklet på Hadeland. Vi har derfor ikke behov for et reglement som er så omfattende. Det kan imidlertid være greit å ha tilgang til gode og gjennomarbeidede reglement når en selv skal vurdere hva en har behov for. Formål: Forslag til ny formulering: Rådet skal arbeide med saker som er av felles interesse for kommunene. Å fremme regionens interesser overfor fylkeskommunen og statlige etater skal være et satsingsområdet Målet skal være å skape gode levekår og utviklingsmuligheter for de som bor og har virksomhet i regionen. Regionrådet har et spesielt ansvar for å medvirke til at regionale tiltak og målsettinger innarbeidet fylkeskommunale og statlige planer realiseres. Begrunnelse Formulering i gjeldende reglement beskriver dårlig den aktivitet som pågår. Sekretariat: I dag står følgende: Rådets sekretær er underlagt rådmannen i den kommunen hvor leder er ordfører og har arbeidssted der. Foreslås endret til: Regionrådets sekretariat er underlagt rådmannen i den kommune hvor lede er ordfører. Denne kommunen har også ansvaret for skaffe egnede lokaler til sekretariatet. Sekretariatet forbereder sakene som regionrådet skal behandle og sørger foroppfølging av de vedtaksom fattes. Beskriver på en bedre måte dagens praksis. Økonomi: Er det behov for å si noe om dette? Personalkostnader: Hos oss har Jevnaker kommune arbeidsgiveransvar for regionkoordinator ½-parten av lønnsutgiftene refunderes fra Oppland fylkeskommune som en del av partnerskapsavtalen, men uten å belaste denne. Den andre ½-parten fordeles likt mellom kommunene. Øvrige ansatte er prosjektfinansier. Driftsutgifter:
Driftsutgifter (Kontorhold Kurs/konferanser reiseutgifter) for sekretariater dekkes av den kommunen hvor sekretariatet holder til. Dette har vært en grei ordning. En mener at disse utgiftene til nå har vært holdt på et minimum. Så vidt jeg vet har det imidlertid aldri blitt diskutert på hvilket nivå disse utgiftene bør ligge. Er det behov for det? Følgende pkt. foreslås innarbeidet: Kommunen hvor sekretariatet holder til dekker regionrådets møteutgifter. Den enkelte kommuner og Oppland fylkeskommune besørger møte- og reiseutgifter for sine representanter. Det er ved noen anledninger reist spørsmål om dette. Forslaget beskriver den praksis som er utviklet. Dette vil gjelde både regionrådets møter og annen møtevirksomhet i regi av regionrådet. Arkiv/regnskap Dette har til nå blitt håndtert av den kommunen hvor sekretariater har holdt til det enkelte år. Dette har ført til betydelig merarbeid fordi en har vært nødt til å avslutte alle saker 31.12. for så å gjenopprette de fleste saker på nytt igjen i ny kommune i januar. Papirarkiv har også rent fysisk blitt flyttet fra rådhus til rådhus. Ny datateknologi gjør slik flytting unødvendig. Det vil i løpet av høsten bli tatt initiativ for å få arkiv og økonomi/regnskap fast plassert i en av kommune. Bør dette omtales i reglementet, eller kan slik tilpassing gjennomføres uten at det omtales der? Sakspapirer: I dag står følgende: Sakliste for møtene skal utarbeides så tidlig som mulig. Foreslås endret til: Møteinnkalling og saksdokumenter sendes medlemmene seinest en uke før møtet. Vil være i tråd med dagens praksis. Møteplan. Det foreslås følgende nye formulering: Det utarbeide årlig møteplan. Møteplanen, samt regionrådets møter, offentliggjøres på samme måte som øvrige politiske møter i kommunen hvor sekretariatet holder til. For å sikre at Kommunelovens 32 etterleves. Handlingsplan. Det foreslås følgende nye formulering. Det utarbeides en årlig handlingsplan for regionrådets virksomhet. Forslag til handlingsplan behandles av regionrådet og sendes kommunene til uttalelse senest 1. nov.
Oppfølging av regionrådets vedtak i sak 63/04 Årsmelding. Følgende formulering foreslås: Årsmelding for regionrådets virksomhet utarbeides innen 15. feb. hvert år. Årsmeldingen oversendes kommunene og Oppland fylkeskommune. Arbeidet i regionrådet er nå av et slikt omfang at årsmelding bør utarbeides. Kommunene etterspør slik melding. Årsmeldinga bør være punktvis og kortfattet. Samspill med formannskapene/kommunestyrene. I sak 63/04 gikk regionrådet inn for at det skulle gjennomføres møter med gruppelederne i kommunene. Er dette noe som bør innarbeides i reglementet? Er møte med gruppelederne det formelle møtepunktet mellom regionrådet og den politiske organiseringen i den enkelte kommune, eller er formannskapet et mer formelt og egnet organ? Hva skal tema for slike møter være Handlingsplanen? Hvor ofte bør slike møter holdes. En ber om regionrådets synspunkter på disse forholdene. Partnerskapsavtale med Oppland fylkeskommune. Følgende nye punkt foreslås innarbeidet: I saker hvor regionrådet er delegert myndighet som beslutningsorgan for partnerskapsavtale med Oppland fylkeskommune, deltar to valgte politiske representanter for fylkeskommunen med samme rettigheter som øvrige politiske valgt representanter. I disse sakene møter også en representant for fylkesrådmannen med samme rettigheter som rådmennene i kommunene. Nåværende reglement er utarbeidet før partnerskapsavtalen med Oppland fylkeskommune ble etablert. Reglementet må tilpasses regionrådets rolle som beslutningsorgan for denne avtalen. Utmelding av regionrådet: Det foreslås følgende nye formulering: Dersom en av kommunene ønsker å melde seg ut av regionrådet kan dette skje med en frist på ett års skriftlig varsel. Begrunnelse. Dette forholdet er ikke omtalt i nåværende reglement. Dersom en av kommunene ønsker å trekke seg ut vil dette ha store konsekvenser for det regionale samarbeidet på Hadeland. En frist på ett år vil gi de andre kommunene tid til å områ seg slik at ny struktur for det regionale samarbeidet kan bli etablert.
Skisse for hvordan funksjoner kan fordeles mellom de valgte representantene i rådet. Ved behandling av sak 63/04 ønsket regionrådet å få utarbeidet en skisse for hvordan funksjoner kan fordeles mellom de politisk valgte representantene i regionrådet. En finner det ikke naturlig å ta noe om dette inn i reglementet. Behovet for dette bør til enhver tid vurderes av regionrådets politiske ledelse. Regionrådets sekretariat har et ønske om å i størst mulig grad kunne forholde seg til regionrådets leder. Andre forhold: Dersom regionrådet har synspunkter på at dagens reglement bør endres eller gis tillegg utover det som er omtalt tidligere i saken, ber en om at dette legges fram i møtet. DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt i ad-hefte: Regionrådet for Hadeland. Reglement 15.02.2002. Reg.råd sak 63/04 Regionrådets arbeid. Behov for justering? Samarbeidsavtale mellom Valdreskommunene om Regionrådet for Valdres. Avtale undertegnet 07.01.2004 Samarbeidsavtale om regionråd i Nord-Gudbrandsdal. Vedtatt i møte i Regionrådet 1. mars 2002. Øvrige dokument: * Reg.råd sak 03/02 Regionrådet for Hadeland Forslag til justering av reglement. Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Gran kommune, Rådhusvegen 39, 2770 Jaren Jevnaker kommune, Postboks 70, 3521 Jevnaker Lunner kommune, Her Oppland fylkeskommune, Serviceboks, 2626 Lillehammer Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Sett inn saksopplysninger over denne linja.