1 FELLESSTYRET FOR NORGES VETERINÆRHØGSKOLE (NVH) OG UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP (UMB) Dato: 3. september 2012 Tid: 10:30 15:00 Sted: NVH PROTOKOLL 05/12 Til stede: Styremedlemmer: Siri Hatlen (leder), Agneta Bladh, Karen Johanne Baalsrud, Vincent Eijsink, Bente Hagem, Frida Holand, Tor Einar Horsberg, Lars Ivar Løkken, Jon Grønli Olafsen, David Persson og Camilla Røsjø. Observatører: Hans Fredrik Hoen (UMB), Siri Margrethe Løksa (UMB), Yngvild Wasteson (NVH), Birger Kruse (NVH), Bjørn Næss (VI) og Per Roar Nordby (Statsbygg under orienteringer) Fra sekretariatet: Knut Moksnes, Halvor Hektoen, Terje Holsen, Finn Hugo Markussen, Jan Henrik Martinsen, Andreas Stokseth, Paul Stray og Karina A. Vistven. Saksliste: FS-43/12 Godkjenning av innkalling og saksliste FS-44/12 Godkjenning av protokoll fra styremøte 26. juni 2012 FS-45/12 Orienteringssaker fra styreleder fra sekretariatet fra rektorene fra OPAD-prosjektet FS-46/12 Referat fra IDF-møte deles ut på møtet FS-47/12 Strategiplan for NMBU FS-48/12 Styring, ledelse og organisering av NMBU FS-49/12 Byggeprosjektet høringsuttalelse til forprosjektet FS-50/12 Grafisk og visuell profilering av NMBU retningslinjer for det videre arbeidet FS-51/12 Fellesstyrets møteplan 2012/2013 FS-52/12 Eventuelt Sak FS-48/12 ble behandlet før sak FS-47/12. 1. FS-43/12 Godkjenning av innkalling og saksliste Fellesstyret godkjenner innkalling og saksliste.
2 2. FS-44/12 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Det var ikke merknader i høringsrunden til vedtakspunktene i utkastet. Fellesstyret godkjenner vedlagt utkast til protokoll 04/12 fra fellesstyrets møte 26. juni 2012. 3. FS-45/12 Orienteringssaker Styreleder viste til at KD ikke har innvendinger til bruk av betegnelsene Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) og Norwegian University of Life Sciences (NMBU). Navnet på det nye universitetet fastsettes senere av Kongen i statsråd orienterte om møter med KD og LMD om SHF og ga honnør til arbeidet med innspurten i prosessen. Løsningene vurderes til å være til å leve med for alle parter. KDs oppsummeringsnotat fra møtet 24. august 2012 oversendes styremedlemmene viste til supplerende tildeling på 2 mill. av SAK-midler som bidrag til brukerutstyrsprosjektet. Noen uklarheter i tildelingsbrevet blir sjekket ut med departementet, og styret orienteres i neste møte. Sekretariatet opplyste om at handlingsplanen avventer avklaringer fram mot neste styremøte orienterte om at styreseminaret 16. oktober er avgrenset til fellesstyret. Tema for seminaret er strategi for NMBU, også med gjennomgang av målstruktur og finansiering for belysning av samspill mellom overordnet strategi og virksomhetsstyring. Styremøtet holdes 17. oktober viste til at søknad til NFR knyttet til saltvannsakvarier behandles i et siste møte i prosjektgruppa 4.september Fra UMB Hans Fredrik Hoen orienterte om semesteråpningen ved statsråden, som framhevet nasjonal kompetanse på miljø. Ca 1400 studenter har begynt på nytt studieprogram, derav ca. 1000 som ferske studenter viste til at UMB sliter med hybeldekningen og ga ros til samskipnadens arbeid med fortetting på Pentagon, der første trinn skal stå ferdig i 2013 viste til jobbing med SIVA og LMD om innovasjonssenter orienterte om globalt sommerkurs med deltakere fra hele verden knyttet til Thor Heyerdahl-professorat viste til kommende søknad fra bioklimaprosjektet til NFR s infrastrukturprogram. Helen French og Odd-Arne Olsen fra IPM, UMB orienterte om forprosjektet og simulatoranlegg. Fellesstyret bestemmer ikke i forhold til prosjektet, men dersom innsigelser bør disse komme fram. Fra NVH Yngvild Wasteson orienterte om immatrikulering med statssekretæren på besøk. viste til det omfattende arbeidet som var lagt ned i utforming av NVHs høringsuttalelse til forprosjektet opplyste om kjempevellykket internasjonalt studentarrangement i sommer
3 Fra OPAD-prosjektet Siri Margrethe Løksa viste til at prosjektet er inne i en meget aktiv fase med 50 administrative arbeidsgrupper. Frist for statusrapporter fra gruppene med forslag til systemer med kostnader, er 25. oktober. Arbeidet går bra, med stor entusiasme og positive holdninger viste til at det nå arbeides med å definere driftskritiske prosjekter i forhold til fristen 1.1.2014 orienterte om at prosjektleder har faste møter med koordinatorene for de fire delprosjektene, har orientert om medbestemmelse på siste idf-møte og deltatt på AMU- møte på UMB samt at overordnet milepælplan er i ferd med å komme på plass opplyste om at OPADs arbeid legges ut på prosjektets nettside, og at bredt sammensatt referansegruppe møtes i morgen. Fellesstyret tar orienteringene til etterretning. 4. FS-46/12 Referat fra IDF-møte Skriftlig utkast til referat og protokoll fra IDF-møtet 29. august 2012 ble delt ut. Birger Kruse orienterte fra møtet, som fulgte sakslista for møtet i fellesstyret. Sak FS-48/12 Styring, ledelse og organisering av NMBU ble forhandlet. Fellesstyret gjennomgikk forhandlingsprotokollen under sin behandling av saken. Fellesstyret tar referat og protokoll fra IDF-møte til orientering. 5. FS-47/12 Strategiplan for NMBU Leder av arbeidsgruppen redegjorde for gruppens innspill til fellesstyrets første drøfting av saken. Strategien skal avspeile samfunnsoppdraget og være NMBUs styringsverktøy konkretisert i målstrukturen. Arbeidsgruppen leverer revidert utkast til strategi på gunnlag av kommentarene i fellesstyret med presiseringer og fordypninger som viser institusjonens egenart som grunnlag for strategisk styring, bakteppe og analysen og med mål også for felles kultur og identitet for den nye institusjonen. Fellesstyret vil behandle nytt utkast til strategiplan på kommende styreseminar og vil komme med anbefalinger knyttet til den påfølgende høringsrunden. Fellesstyret ber arbeidsgruppen innen 1. oktober legge frem justert forslag til ny strategi for NMBU på grunnlag av fellesstyrets signaler. Forslaget drøftes på fellesstyrets strategiseminar 16. oktober og behandles på styremøtet 17. oktober. Endelig utkast sendes deretter på høring til interne og eksterne høringsinstanser. Fellesstyret vedtar ny strategi på møtet i januar 2013. 6. FS-48/12 Styring, ledelse og organisering av NMBU Fellesstyret behandlet saken på grunnlag av forslag fra sekretariatet og forhandlingsprotokoll om styringsreglement fra IDF-møtet 29. august 2012. Styrereglementet ble gjennomgått med avstemming på konkrete punkter med uenighet. Stemmetall mot er markert i vedtaket.
4 I punkt om fakultetsnavn forelå alternative forslag i forhold til tidligere fastsatte arbeidstitler. For biofakultetet ble det arrangert prøveavstemming med flertall (6 stemmer mot 5) for endring i tråd med forslag fra forhandlingsprotokollen. Ved endelig avstemming ble flertallets forslag enstemming vedtatt. Fakultetenes rolle i koordinering av utdanningsløp ble diskutert og sett i sammenheng med at faste utvalg fastsettes senere når OPAD har levert sine anbefalinger. Del I. Fellesstyret vedtar følgende styringsreglement for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU): (*) *Dette er basert på en forutsetning om at det foreligger vedtak om startbevilgning og formelt fusjonsvedtak. FS- 48/12 Styringsreglement for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) Fastsatt av fellestyret i sak FS-48/12, 3 september 2012. 1. Universitetets sentrale organisering 2014 2018 Styrets oppgaver og sammensetning Styrets ansvar og oppgaver er fastsatt i kap. 9 i universitets- og høyskoleloven. I overgangsperioden med todelt campus 2014-2018, har styret denne sammensetning(*): a. Tre medlemmer fra gruppen fast vitenskapelige ansatte. Ett medlem velges av en valgforsamling ved NVH og ett av en valgforsamling ved UMB. Det tredje medlemmet velges i felles valgforsamling. b. To studenter som velges av en felles valgforsamling, én student fra UMB og én fra NVH. c. Ett medlem fra gruppen teknisk-administrativt ansatte, valgt av en felles valgforsamling for NVH og UMB. d. Ett medlem fra gruppen midlertidige vitenskapelige ansatte, valgt av en felles valgforsamling for NVH og UMB. e. Fire medlemmer med ekstern tilknytning oppnevnt av Kunnskapsdepartementet etter forslag fra fellesstyret. Det utarbeides et spesielt valgreglement for denne overgangsperioden som omhandler representasjonen for midlertidig vitenskapelige ansatte og teknisk-administrativt ansatte. Det er viktig at en av institusjonene ikke blir representert med begge medlemmene fra disse to gruppene. (*)Universitetets styre får fra 2018 en sammensetning som følger "normalmodellen" slik det fremgår av universitets- og høyskoleloven 9-1. Overgangsordning for rektorat og styreleder For perioden 2014-2018 gjelder følgende overgangsordning: a. Rektor og prorektor velges. Til dette valget er det en felles valgforsamling og det etableres eget valgreglement som godkjennes av Fellesstyret.
5 b. Rektorkandidaten fra en institusjon må gå til valg i felleskap med en prorektorkandidat fra den andre institusjonen. Dermed sikrer man et lederteam hvor begge institusjoner er representert. Kandidater som ikke er tilsatt ved en av institusjonene kan stille til valg, ref valgreglement som vil bli utarbeidet. I så fall må det åpnes for en løsning med to prorektorer for å sikre likevekt mellom institusjonene. c. Valgt rektor og prorektor tilsettes av fellesstyret. d. Styreleder utnevnes av Kunnskapsdepartementet blant de medlemmene som har ekstern tilknytning, etter forslag fra fellesstyret. Rektors oppgaver Rektors ansvar og oppgaver (tilsatt rektor) er beskrevet i universitets- og høyskoleloven 10-4. Rektor har avgjørelsesmyndighet til å gjøre vedtak mellom styrets møter, jf lovens 10-1. Rektor skal: a. profilere og posisjonere NMBU som forsknings- og utdanningsinstitusjon nasjonalt og internasjonalt b. initiere og lede institusjonelle strategiprosesser, c. påse at det utøves god faglig ledelse med vekt på kvalitet i hele organisasjonen, d. utvikle velegnede administrative tjenester og påse at virksomhet drives effektivt, e. skape en positiv organisasjonskultur og et godt og produktivt arbeidsmiljø, f. ha ansvar for økonomi- og formuesforvaltning. Prorektors oppgaver Prorektors oppgaver fastsettes gjennom delegasjon fra rektor. Prorektor er rektors stedfortreder. Oppgaver til direktører i universitetsadministrasjonen Tilsatt rektor har det fulle ansvar for administrative oppgaver (bl.a. økonomi, eiendom, organisasjon og informasjon), men fullmakter kan delegeres til én eller flere direktører i universitetsadministrasjonen. Rektors ledergrupper Rektor har disse ledergruppene for å ivareta ansvar og oppgaver: a. Den sentrale ledergruppen bestående av rektor, prorektor, dekanene, direktør(er) som rapporterer til rektor, og leder av studentdemokratiet. (mot to stemmer) b. Den utvidede ledergruppen bestående av rektor, prorektor, dekanene, instituttlederne, direktør(er), leder av studentdemokratiet og andre ledere som rektor finner det hensiktsmessig å ha med. c. Rektor utpeker sekretariat for ledergruppene. Faste utvalg Universitetsstyret har følgende faste utvalg/nemnder: a. Forskningsnemnda b. Studienemnda c. Læringsmiljøutvalget d. Arbeidsmiljøutvalget e. Universitetets sentrale klagenemnd
6 f. Andre utvalg etter behov, f.eks. etikkutvalg. Bruk av begrepene utvalg eller nemnd fastsettes når OPAD har levert forslag om funksjonsog myndighetsområder for disse organene. Administrasjonens organisering Fellesstyret vil ved en senere anledning fastsette administrativ organisering av universitetsadministrasjonen. Det samme gjelder delegerte fullmakter og oppgaver for direktører i universitetsadministrasjonen. OPAD kommer med innspill i denne saken. 2. Organisering, styring og ledelse av faglig virksomhet Universitetets faglige virksomhet er organisert i disse fakultetene: - Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap - Fakultet for miljøvitenskap og teknologi - Fakultet for samfunnsvitenskap Hvert fakultet er inndelt i institutter. Fra 2014 har universitetet denne inndelingen: Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap - Institutt for basalfag og akvamedisin - Institutt for produksjonsdyrmedisin - Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi - Institutt for sports- og familiedyrmedisin. - Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap (IKBM) - Institutt for husdyr- og akvakulturvitenskap (IHA) - Institutt for plantevitenskap (nytt) Fakultet for miljøvitenskap og teknologi - Institutt for matematiske realfag og teknologi (IMT) - Institutt for naturforvaltning (INA) - Institutt for miljøvitenskap (nytt) Fakultet for samfunnsvitenskap - Handelshøyskolen ved NMBU - Institutt for landskapsplanlegging - Institutt for internasjonale miljø- og utviklingsstudier, Noragric Innplassering av Senter for husdyrforsøk og Senter for klimaregulert planteforskning vil bli fremmet som egen sak. 3. Ledelse og styring ved fakultetene Fakultetsstyret er fakultetets øverste organ. Fakultetsstyret har ansvaret for: a. fakultetets strategi og faglige prioriteringer innenfor universitetets fagstrategiske prioriteringer b. prioritering av strategiske budsjettmidler i henhold til de rammer som tildeles, og innenfor universitetets overordnede strategiske prioriteringer c. saker av stor strategisk eller prinsipiell betydning. Fakultetsstyret har 11 medlemmer:
7 - styreleder (med ekstern tilknytning) - 4 vitenskapelig tilsatte, derav 1 representant for midlertidig ansatte - 2 studenter - 1 teknisk-administrativ ansatt - 3 medlemmer med ekstern tilknytning i tillegg til styreleder. Styremedlemmene med intern tilknytning velges i henhold til universitetets valgreglement. Studentrepresentantene og representanten for midlertidig tilsatte velges for ett år, og de fast tilsatte for fire år. De eksterne medlemmene og styreleder oppnevnes av universitetsstyret etter forslag fra rektor. To av de eksterne kan oppnevnes fra universitetets øvrige fakulteter. Vararepresentanter velges/utpekes iht prosedyre beskrevet i valgreglementet. Fakultetsstyrene møtes 4 6 ganger per år (mot tre stemmer) og jobber overordnet, utviklingsorientert og strategisk. Dekanen er sekretær for styret og møter fast med talerett. Dekan Universitetsstyret tilsetter dekaner etter innstilling fra et eget innstillingsutvalg ledet av rektor. Dekanen er både faglig og administrativ leder av fakultetet. Det kan utpekes prodekan. Dekanen rapporterer til sitt styre i saker som inngår i styrets fullmakter og for øvrig til rektor. Dekanens viktigste oppgaver er å: a. lede fakultetet med vekt på strategi, utvikling og koordinering, b. representere og posisjonere fakultetet og fremme internt og eksternt samarbeid, c. forberede saker for fakultetsstyret, og iverksette fakultetsstyrets vedtak, d. delta i institusjonens strategiske arbeid gjennom rektors ledergruppe, e. skape en positiv organisasjonskultur og stimulere til et produktivt og godt arbeidsmiljø, f. påse at det utøves god faglig ledelse med vekt på kvalitet i undervisning og forskning, g. bidra til velegnede teknisk-administrative tjenester og for effektiv og forsvarligdrift av virksomheten, h. legge forholdene til rette for studentenes lærings- og arbeidsmiljø ved fakultetet, i. sørge for at intern kontroll og økonomistyring fungerer i samsvar med fastsatte regler og rutiner. Dekanen inngår i rektors sentrale ledergruppe og i rektors utvidede ledergruppe. Faste utvalg Fastsettes på et senere tidspunkt når OPAD-2014 har levert sine anbefalinger vedrørende tilsettinger med mer. 4. Ledelse og styring ved instituttene Instituttstyret er instituttets øverste organ med hovedfokus på saker knyttet til drift og utvikling av kjernevirksomheten. Instituttstyret har ansvar for: a. Instituttets strategi og faglige prioriteringer innenfor universitetets og fakultetets overordnede fagstrategiske prioriteringer.
8 b. prioritering og budsjettfordeling i henhold til de rammer som tildeles, og innenfor universitetets og fakultetets overordnede strategiske prioriteringer c. saker av stor prinsipiell eller driftsmessig betydning. Instituttstyret har 9 medlemmer og består av: - instituttleder (styreleder og sekretær for styret) - 3 vitenskapelige ansatte, inklusive midlertidig ansatte - 2 studenter - 1 teknisk-administrativt tilsatt - 2 medlemmer med ekstern tilknytning, hvorav en utenom NMBU Vararepresentanter velges/utpekes iht prosedyre beskrevet i valgreglementet. Basismodellen innebærer at alle institutter har styrer. Det kan imidlertid søkes om alternative løsninger gjennom å fremme et begrunnet forslag til fakultetsstyret. Instituttleder Fakultetsstyret tilsetter instituttleder etter innstilling fra et innstillingsutvalg ledet av dekan. ( mot to stemmer). Instituttlederen rapporterer til sitt styre i saker som inngår i styrets fullmakter og for øvrig til sin dekan (mot to stemmer). Instituttlederen skal: a. lede og utvikle virksomheten ved instituttet med fokus på kjerneoppgavene b. forberede saker for instituttstyret, og iverksette instituttstyrets vedtak c. delta i fakultetets strategiske arbeid og sørge for at instituttet har oppdaterte strategier og handlingsplaner og at disse følges opp d. skape en positiv organisasjonskultur og stimulere til et produktivt, trygt og godt arbeidsmiljø for ansatte og studenter e. påse at det utøves god faglig ledelse med vekt på kvalitet i studietilbud, undervisning og forskning f. sørge for velegnede teknisk-administrative tjenester og for effektiv drift av virksomheten g. representere og posisjonere instituttet og fremme internt og eksternt samarbeid h. legge forholdene til rette for studentenes lærings- og arbeidsmiljø ved instituttet i. representere arbeidsgiver og ivareta den avtalefestede samhandlingen med organisasjonene og de ansattes medbestemmelse j. sørge for at intern kontroll og økonomistyring fungerer i samsvar med fastsatte regler og rutiner k. forberede og saksbehandle alle tilsettingssakerfor instituttet. Ref OPAD-2014 fremmer forslag til fullmakter i tilsettingssaker. Instituttleder inngår i dekanens ledergruppe og i rektors utvidede ledergruppe. Instituttet kan ha nestleder, som oppnevnes av instituttleder. Instituttlederen fastsetter oppgavene. Del II. Fellesstyret ber om at OPAD 2014-prosjektets videre arbeid baseres på: - Den relative andelen av administrative årsverk bør ikke øke.
9 - Universitetsadministrasjonen har et samlet overordnet ansvar for å sikre stabsressurser og kompetanse til samtlige styringsnivåer. Det skal vektlegges å effektivisere det administrative apparatet og unngå doble oppgaver og funksjoner. - Antall staber, utvalg og øvrige fora søkes redusert ift det samlede nivå i UMB og NVH. - Det etableres en fullmaktsmatrise som tydeliggjør roller og ansvar Fellesstyret ber OPAD 2014-prosjektet utrede forslag til fullmakter for tilsettinger i NMBU til neste styremøte. Alternative løsninger vurderes basert på dagens ordning i hhv NVH og UMB, sett opp mot vedtatt styringsstruktur for NMBU. Fellesstyret ber OPAD 2014-prosjektet legge frem forslag til valgreglement. 7. FS-49/12 Fellesstyrets høringsuttalelse til forprosjekt samlokalisering av NVH og veterinærinstituttet med UMB på Campus Ås (prosjekt 11566) Sekretariatet har utarbeidet forslag til høringsuttalelse som framgår av saksfamlegget. Fellesstyret slutter seg til den foreslåtte uttalelsen, med tillegg av formulering om sikring av driftskostnader i forhold til budsjett. 8. FS-50/12 Retningslinjer for grafisk og visuell profilering av NMBU Sekretariatet har utarbeidet justert forslag til retningslinjer for arbeidet med ny grafisk og visuell profil for NMBU som ble distribuert i styremøtet. Det foreslås her at ansvaret legges til sekretariatet i stedet for OPAD. Fellesstyret godkjenner justert forslag til retningslinjer for grafisk og visuell profilering av NMBU. 9. FS-51/12 Fellesstyrets møteplan 2012/2013 Sak om forslag til møtedatoer er utsatt sak fra junimøtet. Fellesstyret ber sekretariatet foreslå alternative møtedatoer for møtene i januar og april samt for et mai-møte i tillegg. 10. FS-52/12 Eventuelt Ingen saker ble behandlet under eventuelt.