VEDLEGG: Rapportering per område 31. mai 2009 Oppdatert oversikt over ansvarlige: Område Beskrivelse Ansvarlig Ansvarlig LG Rapporteringsansvarlig 1 Pasientbehandling BL Maren Skaset 2 Forskning AS Øystein Krüger 3 Kunnskapsutvikling og god praksis KWW KWW 4 Organisering og utvikling av fellestjenester 4.1 IKT KWW Ketil Are Lund 4.2 Innkjøp og logistikk KWW Anders Wiland Skumsnes 4.3 HR VL Bjørn Erik Mørk 4.4 Eiendom AB Steinar Frydenlund 5 Mobilisering av medarbeidere og ledere VL Bjørn Erik Mørk 6 Bærekraftig utvikling gjennom god økonomistyring AB Lars Rønning Område 1: Pasientbehandling Ansvarlig: Bård Lilleeng Leveranser i alle aktiviteter tilfredsstiller krav som stilles Alle aktiviteter følger oppsatt milepælsplan (se vedlegg). skjer innenfor gitte kostnadsrammer er tilfredsstillende forankret Rapporteringen tar utgangspunkt i det målbilde og plan for gjennomføring som er gitt i styresak 108-2008 Omstillingsprogrammet - innsatsområde 1-hovedstadsprosessen og i styresak133-2008 Omstillingsprogrammet - innsatsområde 1 - plan for oppfølging og gjennomføring. Fagrådene som skal gi innspill til regionale strategier er nå i gang med sitt arbeid. Høringen om rapporten definering og samling av regionale rehabiliteringsfunksjoner ble avsluttet 1.mai. Det er lagt frem orienteringssak for styret med plan for videre arbeid. Det er sendt ut brev til HFene der de bes om å foreslå representanter til de 6 regionale fagråd som skal etableres i juni. Rusakutt: Det er gjennomført møte med Oslo kommune og Legevakten om igangsetting av investeringsprosjekt ved Legevakta og det er utformet et oppdrag til OUS HF om etablering av rusakuttmottak ved OUS. Det er lagt frem orienteringssak for styret. Arbeidet med samhandlingsprosjekter for likeverd følger fastsatt plan. Videre prosess mht prehospitale tjenester må avklares. Oppdraget gitt OUS HF om etablering av rusakutt må følges, slik at tilbudet (en enklere versjon) kan etableres i løpet av høsten. Evt. behov for avklaring med HOD må avklares. Ingen beslutningspunkter som skal fremlegges for styret. Side 1 av 9
Område 2: Forskning Ansvarlig: Annetine Staff Handlingsplan for innovasjon er ferdig. Syv tematiske tiltaksplaner er nå ferdigstilte og har vært på innspillsrunde i fagmiljøene. Tiltaksplanene danner grunnlaget for samlet handlingsplan for implementering av regional forskningsstrategi. Denne behandles i regionalt forskningsutvalg (RFU) 10.juni 2009. Ferdigstillelse av tiltaksplaner har fulgt oppsatt plan, inkludert innspillsrunde. Handlingsplan for regional forskningsstrategi sendes på høring i helseforetakene og til berørte parter før sommeren, med svarfrist 20.august. Arbeidet skjer innen de økonomiske rammer som er gitt. Det legges til grunn av strategiske forskningsmidler kan realiseres. Innkallinger /referater vedr møter i råd og utvalg lagt på nett. Bidrar til å sikre transparente prosesser. splan revideres i samarbeid med kommunikasjonsavdelingen. Det vil bli arbeidet spesielt med etablering av en egen forskingsportal og med synliggjøring av forskning. Rapporteringen tar utgangspunkt i det målbilde som er gitt i regional forskningsstrategi for 2008-2011. Regionalt forskningsutvalg (RFU) har hatt ansvar for utviklingen av strategien og for å anbefale opplegg for implementering. Forskningsstrategien inneholder bl.a. forpliktende mål og delmål, samt en rekke tiltak. Administrativt forskningsledernettverk (AFN) understøtter implementeringen. Samlet handlingsplan for regional forskningsstrategi utformes med basis i syv tematiske tiltaksplaner utviklet av egne arbeidsgrupper behandlet i RFU og AFN og sendt ut på innspillsrunde. Den samlede handlingsplan sendes i løpet av juni 2009 ut på høring i helseforetaksgruppen og hos andre berørte aktører. Etter høringsrunden og påfølgende bearbeiding blir handlingsplanen lagt fram for styret (september eller oktober 2009). Sammenstilling av den samlede handlingsplan for utsending til høring før sommerferien er den største ufordringen. Som ledd i implementeringen utlyses forskningsmidler for 2010 i slutten av juni med søknadsfrist 11.september. Implementering av forskningsstrategi vil avhenge av at strategiske forskningsmidler realiseres. Handlingsplan i september 2009. Side 2 av 9
Område 3: Kunnskapsutvikling og god praksis Ansvarlig: Kristin Wieland Forstudie og arbeidet med behandlingslinjer følger plan. Dette er imidlertid et langsiktig modningsarbeid, som krever kulturendring i foretakene og ledelsesmessig høyt fokus for å lykkes.. Ressursknapphet, særlig konkurransen om nøkkelressurser til mange parallelle prosjekter, er noe hemmende for fremdrift. I dette prosjektet er ikke økonomien foreløpig den største utfordringen, men modningen av konsepter og utvikling av organisasjonen i forhold til de prosesser og resultater man ønsker å oppnå. Det utvikles kommunikasjonsplaner og jobbes med å sikre den nødvendige involveringen i omstillingsarbeidet. Rapporteringen tar utgangspunkt i det målbilde som er gitt i den vedtatte Plan for strategisk utvikling, jfr styresak 130-2008. Forstudie kunnskapsutvikling og god praksis er etablert med prosjekt- og styringsgruppe og følger planlagt fremdrift. Prosjektet har bidratt til verdifull kontakt mellom nøkkelmiljø for kunnskapshåndtering og behandlingslinjer. Samtidig jobbes det aktivt med å styrke pasientperspektiv og forløpstankegang i prosjektet, siden dette har lett for å for svak oppmerksomhet i forhold fagperspektivet i arbeidet med å bedre kvalitet i klinisk praksis. Prosjektet berører fagområder og konsepter som trenger modning og kulturendring, og må sees på som starten på et langsiktig arbeid. Det er en utfordring at nøkkelpersoner er involvert i mange konkurrerende prosjekter, særlig gjelder dette Oslo universitetssykehus. Ledelsesmessig forankring er varierende, og en nøkkelfaktor for suksess. Forstudie skal være avsluttet før sommeren, og fremlegges for ledelsesmessig behandling i august og som orienteringssak for styret i september. Side 3 av 9
Område 4.1: IKT Ansvarlig: Kristin Wieland Oppfølging av styrevedtakene følger planer, men tids- og ressursrammer skaper utfordringer både mht. økonomi og mennesker. Omstilingsarbeidet, spesielt virksomhetsoverdragelsen til Sykehuspartner følger en meget tett tidsplan som krever mye ressurser og ledelsesfokus. gjennomføres innenfor budsjettrammen. Det utvikles kommunikasjonsplaner og jobbes med å sikre alle ansattes involvering i omstillingsarbeidet. Rapporteringen tar utgangspunkt i det målbilde og plan for gjennomføring som er gitt i styresakene 39/2008, 67/2008 nr 3 Omstilling IKT, samt styresak 109/2008 Etablering av felles tjenesteleverandør (FTL). Forberedelser til virksomhetsoverdragelse av IKT tjenester fra helseforetakene til Sykehuspartner pågår. Det er iverksatt arbeid for å se på den totale risikoen innenfor regionens IKT område. Forventninger og krav til gjennomføring må balanseres mot de totale tilgjenglige ressurser. Arbeidet med forberedelse og forankring av virksomhetsoverdragelsen fra HF ene, samt operasjonalisering av ny styringsmodell IKT, krever mye ressurser og tid regionalt og lokalt. Koordinering mellom alle pågående omstillingsaktiviteter regionalt og lokalt krever mye lederforkus. Den totale risikoen i regionen peker på en utfordring ifht til tempo på gjennomføring og forventninger til gevinstuttak i helseforetakene. Dette gjelder særlig de nye sykehusområdene, der felles IKT-systemer på virksomhetskritiske områder ansees som en forutsetning for forsvarlig drift og virksomhetsstyring. Det samme gjelder realisering av felles tjenesteleverandør IKT. Samtidig gjør den økonomiske situasjonen det nødvendig å gjennomgå prosjektporteføljen på nytt slik at kun strengt virksomhetskritiske prosjekter videreføres som planlagt. Revidert plan for investeringsprosjekter IKT 2009. Område 4.2: Innkjøp og logistikk Ansvarlig: Kristin Wieland Oppfølging av styrevedtakene følger planer, men fremdriften er utfordrende. I forhold til resultatmål MNOK 400 er MNOK 197 realisert, gjenstående utfordring er MNOK 203. Tiltaksplan er lagt frem for beslutning og med plan for intensivert gjennomføring 2. halvår 2009. Anskaffelsesprosessene krever mer ressurser og tar lengre tid enn planlagt. Det arbeides med å etablere mer effektive styringslinjer spesielt overfor ledernivå 3 og 4 i helseforetakene som kan sikre raskere implementering av nye løsinger. Innføring av elektroniske prosesstøtte systemer vil også bidra til mer effektiv gjennomføring. Oppgavene gjennomføres innen for de økonomiske rammer som er avsatt. sportal er etablert og driftet av Sykehuspartner. Det utvikles kommunikasjonsplaner og jobbes med å sikre alle ansattes involvering i utvikling og omstillingsarbeidet. Rapporteringen tar utgangspunkt i det målbilde og plan for gjennomføring som er gitt i styresakene 128/2008 strategiplan for innkjøp og logistikk og 011/2009 handlingsplan for 2009. En egen orientering om innkjøp og logikk legges frem for styret. Implementering av avtaleområde medisinske forbruksvarer (årlig omsetning på ca kr 1 mrd) er nå delvis gjennomført og avtalene er tatt i bruk av helseforetakene. Plan for gevinstrealisering er lagt frem og viser et betydelig potensial til ytterligere besparelser men vil kreve utfordrende beslutninger i foretaksgruppen. Bruk av elektronisk innkjøpsverktøy er fortsatt for lav, men det er store forskjeller mellom helseforetakene. Kontrakt for drift av lager og kjøp av logistikktjenester med DHL avvikles og ny aktør BRING er valgt. Prosjekt for avvikling av DHL og implementering av Bring pågår etter plan og driftsansvaret overføres per 1.7.2009. Tjenesten som etableres vil ha et bredere tjenesteomfang og være bedre tilpasset helseforetakenes etterspørselsmønster. Strategisk forum for innkjøp og logistikk (SIL) er etablert med bred faglig og ledelsesmessig sammensetning og blir det fremste rådgivingsorgan for området innkjøp og logistikk. Side 4 av 9
Den største utfordringen er å sikre god forankring av endrings- og utviklingsarbeidet på ledelsesnivå 3 og 4 i helseforetakene. Utfordringen er knyttet til tydelig kommunikasjon fra ledelsesnivå 1 og 2 samt løpende oppfølging av de beslutninger som er fattet. Innføring av regional måling av nøkkelindikatorer vil være et hjelpemiddel i oppfølgingsarbeidet. Handlingsplan innkjøp og logistikk for 2010 legges frem for styret høsten 2009. Side 5 av 9
Område 4.3: AdmHR Ansvarlig: Vidar Lødrup Prosjektet på OUS Ullevål er vellykket gjennomført og ble avsluttet 26. mai. Gjennomføring av aktiviteter i utrullingsprosjekter på OUS, Aker og SAB er i hht. plan. Utrulling av ny rek. løsning er i hht. plan. RAPS prosjektet er påbegynt, basispakke for Gat er definert, men det er fortsatt utfordringer knyttet oppbygging av prosjekt og driftsorganisasjon i Sykehuspartner, herunder rekruttering av ressurs. Mottaksprosjektet på Ullevål i hht. tidsplanen. Prosjektene på Aker og SAB er satt i gang, mindre forsinkelser i forhold til oppsatt fremdriftsplan, men forventer å levere som planlagt. Mindre forsinkelser ifht. utvikling og RoS tiltak. Påvirker ikke resultat. Utrulling av Gat på SiV blir forsinket med 1-2 måneder. Det gjøres tiltak for å hindre påvirkning på tidsplan for neste HF. Prosjektet forventer å levere innenfor budsjett i 2009. I forhold til budsjett 2010 er det risiko for at reduksjon i investeringsmidler. Dette kan føre til justering av den opprinnelige utrullingstakten. Prosjektet følger kommunikasjonsplan. Informasjonsmøter og prosjektoppstart er gjennomført på OUS, Aker, SVV Asker og Bærum. Oppstart på SIV 13.5 med Gat demo for ledelse, 50 avd. ledere, prosjektgruppe m.fl. 26.5 ble det avholdt markering av prosjektavslutning på Ullevål og en nyhetssak er under forberedelse i samarbeid med BG, SP og Ullevål. Rapporteringen tar utgangspunkt i det målbilde og plan for gjennomføring som er gitt i mandatet. - Opplæringsaktiviteter av ledere og medarbeidere pågår på OUS, Ullevål - Prosjektene på Aker og SAB er igangsatt. Basispakke for Gat er definert - Informasjonsmøter gjennomført på OUS, Aker, SVV Asker og Bærum. - Oppstartsmøte på SiV 13.05. - Prosjektavslutning på Ullevål 26.05 - Lønnsmedarbeidere fra OUS Aker og SAB overføres til driftssenteret på Skøyen pr 1. oktober. - Rekruttering av personer med kompetanse om Gat, knyttet til både prosjekt og driftsorganisasjon hos SP - Avklaring av veivalg knyttet til HSØ sin IKT-arkitektur og investeringer i denne, sett i forhold til ny integrasjonsløsning - Funksjonelle utfordringer som følge av økte sikkerhetskrav. Alternative løsninger vedrørende tilgang til løsning via internett er i arbeid. - Fortsatt ingen avklaring vedrørende felleslønnsdato for regionen - Behov for etablering av nasjonal forvaltningsorganisasjon knyttet til NPSS HR Ingen beslutningspunkter som skal fremlegges for styret. Side 6 av 9
Område 4.4: Eiendom Ansvarlig: Atle Brynestad Rapporteringen tar utgangspunkt i målbilde og plan for gjennomføring gitt i styresak 10-2009. Det arbeides med et kick-off møte etter forankring i direktørmøte og en måte å tilnærme seg selve prosessen på. Det foreslås etablert strategiske eiendomsforum, etter modell øvrige fellesområder. Det arbeides med mandat som må forankres i direktørmøtet. Denne prosessen har tatt lengre tid enn planlagt. i å finne den beste måte å skape tro på prosjektet og felles forståelse for målbilde og nødvendig endringer for å oppnå dette. fremlegges for styret i desember. Side 7 av 9
Område 5: Mobilisering av medarbeidere og ledere Ansvarlig: Vidar Lødrup - De tiltak/prosjekt som er igangsatt, leverer i hht. plan, men det er flere tiltak/prosjekter som ikke er startet som skissert i opprinnelig handlingsplan. Ressurssituasjonen er også uavklart på flere områder - Mobilisering av medarbeidere og ledere. Lederutviklingstiltakene gjennomføres i hht. plan. Enkelte skisserte tiltak er ikke startet. - Kompetanseutvikling. Forprosjekt for strategisk kompetanseutvikling: Styringsgruppe og prosjektgruppe etableres i juni. Mandat vil ferdigstilles medio juni, og det vil også gjennomføres en kartlegging av status for området i Helse Sør- Øst. Felles regional elæringsplattform: Arbeid pågår i hht. plan. - Arbeidsmiljø & HMS: For prosjektet HMS-policy pågår arbeidet i hht. plan. Medarbeiderundersøkelsen: I gang med planlegging. Oppstartsmøte avholdt, og risikovurdering utført. - Revidering av tidsplan for implementering av HR-strategi pågår for å sikre optimal prioritering mht. tidspunkt og omfang av de ulike tiltakene/prosjektene. - Mobilisering av medarbeidere og ledere: Lederutviklingstiltakene gjennomføres i hht. plan. Enkelte tiltak under dette punktet er ikke startet. - Kompetanseutvikling. Forprosjekt for strategisk kompetanseutvikling igangsettes etter planen i juni. elæring: splan overholdes. - Arbeidsmiljø & HMS: Arbeidet med HMS-policy ferdigstilles ultimo juni - Medarbeiderundersøkelsen: Utsettes til 2010 grunnet lite tilfredsstillende teknologisk løsning og mangel på felles system i tidligere Sør og tidligere Øst. Felles systemanskaffelse startes opp. - Budsjett for flere av tiltaksområdene er per i dag ikke avklart - Mobilisering av medarbeidere og ledere. Det forventes ikke overskridelser innenfor området lederutvikling. - Kompetanseutvikling. Forprosjekt for strategisk kompetanseutvikling: nødvendig med presiseringer og avklaringer. elæring: Budsjett er foreløpig ikke avklart. - Arbeidsmiljø & HMS: Arbeidet innenfor budsjett. Medarbeiderundersøkelsen: Budsjett uavklart - For alle områder gjelder at arbeidet er godt forankret Rapporteringen forholder seg for en stor del til implementering av vedtatt HR-strategi For oppfølging av handlingsplan vises det til Helse Sør-Øst sin HR-strategi og Handlings- og implementeringsplan for HR-strategi. Det legges opp til en årlig revisjon av tidsplanen for implementering av tiltakene innen 30.juni. Den nåværende revisjonen har vært mer omfattende fordi ny HR-direktør vurderte behov for omprioritering av tiltak grunnet bl.a. tiden som har gått siden handlingsplanen ble laget. Kriterier for prioritering er viktighet, risiko og ressurstilgang. I denne forbindelse har det blitt gjennomført workshop med HR-avdelingen til Helse Sør-Øst RHF og HRdirektørmøtet for vurdering av tiltak/prosjekter mht. viktighet og risiko - Mobilisering av medarbeidere og ledere: Innenfor området lederutvikling er det gjennomført Lederforum for ca.220 deltagere 4. og 5.juni. I tillegg gjennomføres en rekke andre lederutviklingstiltak (for eks. programmer for lederutvikling og utvikling av lederutviklere) - Kompetanseutvikling. Forprosjekt for strategisk kompetanseutvikling: Styrings- og prosjektgruppe etableres i juni. Kartlegging av status for Helse Sør-Øst igangsettes i juni. elæring: Utarbeidelse av felles design og retningslinjer for kurs er under arbeid. I tillegg gjennomføres en workshop for administratorer og superbrukere 9.juni. - Arbeidsmiljø & HMS: Konstituerende møte Arbeidsgruppe for HMS-policy avholdt. Møte HR-direktører gjennomført og mandat har blitt revidert. Oppstartsmøte for medarbeiderundersøkelsen ble gjennomført 28.mai. - Mobilisering av medarbeidere og ledere: Det er fortsatt behov for konkretisering av innhold og prosesser. - Arbeidsmiljø & HMS: Felles medarbeiderundersøkelse i Helse Sør-Øst utsettes til 2010 grunnet mangel på felles system. Det er behov for å iverksette anskaffelsesprosess tidsnok for å sikre en felles undersøkelse neste år. Ingen beslutningspunkter som skal fremlegges for styret. Side 8 av 9
Område 6: Bærekraftig utvikling gjennom god økonomistyring Ansvarlig: Atle Brynestad Der målbildene er klare for eksempel inntekstmodell og kjerneprosesser ligger det an til at de oppfylles etter planen. Leveranse er i forhold til planer der de er utarbeidet. Utarbeidet prosjektbeskrivelse for datavarehus- og rappporteringsløsning. Ligger noe etter på å få etablert styringsgruppe. Kostnader som forespeilet. LIS godt forankret i SIKT. Øk håndboken kommuniseres i foretaksmøter. Inntektsmodell: Prosjektgruppe skal avklare hvilke deler av den samlede inntektsfordeling som kan skje etter en ny og kriteriebasert fordelingsmodell og hvordan dette kan håndteres i budsjett 2010. Felles økonomihåndbok: Utarbeides for å få sammenfallende rutiner i foretaksgruppen og omfatter budsjett, regnskap, likviditet og rapportering. LIS/KPP: Kritisk behov for regionale rapporteringsløsninger for å dekke dagens behov for sentrale styringsdata til eier, ledelse og styre samt rapportering av lovpålagte data. Dagens løsning er lite effektiv, og skaper betydelig manuelt arbeid for foretakene og RHFet. Videreutvikling av kjerneprosesser: Det vises til virksomhetsplaner og prosessbeskrivelser for målbilde og planer på de ulike kjerneprosessene som er rapportering, oppfølgingsmøter, budsjett og regnskap. Det arbeides nå med å operasjonalisere inntektsmodellarbeidet inn mot budsjett 2010. Det er i april gjennomført presentasjon av LIS for SIKT. Her er en prosjektbeskrivelse ferdig for datavarehus- og rapporteringsløsning. Oppstart beskrivelse av budsjettprosessen. håndbok er etablert, det arbeides med plan for implementering. Koblinger mellom LIS og KPP-arbeidet. Konkurransegrunnlag for anbud rapporterings- og analyseløsning. Ulik praksis i budsjett og rapportering i forhold til prinsipper i økonomihåndboka. Ingen spesifisert. Side 9 av 9