TILBAKEMELDING PÅ RAPPORTERING FOR Kaffehuset Friele For 23
DEL 1 - NØKKELINFORMASJON FRA MEDLEMSRAPPORTEN Generell informasjon om IEH-medlemmet: Navn på IEH-medlem: Kaffehuset Friele Innmeldingsår i IEH: 20 Kontaktperson i IEHs sekretariat: Ole Henning Sommerfelt Prioriterte mål og framdrift (for arbeidet med etisk handel) Mål for 23 (rapporteringsåret) Øke andel sertifisert kaffe Vurdere implementering av retningslinjer i ISO 26000 Vurdere rapportering etter GRI Stille krav /dokumentasjon til våre viktigste leverandørere ang miljø og etisk handel. Øke kunnskap om sertifisert kaffe Gjennomføre interessentanalyse ifht vårt samfunnsansvar Status Gjennomført Ikke gjennomført Ikke gjennomført Delvis gjennomført Annonsert i fagpresse, og dagspresse, samt deltatt som foredragsholdere i ulike næringslivsfora Gjennomført Mål for 24 (nærmeste år) Kartlegge eksisterende og nye leverandører Vurdere implementering av retningslinjer i ISO 26000 Stille krav /dokumentasjon til våre viktigste leverandørere ang miljø og etisk handel. Benchmarking I - Score på egenvurderingsskjemaet målt mot IEHs 18 mnd. benchmark 4 3 2 1 0 Score egenvurdering mot benchmark for 18-mnd medlemskap Kaffehuset Friele AS Benchmark 18 mnd 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 2.1 2.2 2.3 2.4 3.1 3.2 3.3 4.1 4.2 4.3 4.4 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7
Benchmarking II - Score på egenvurderingsskjemaet målt mot gjennomsnitt Score på egenvurdering mot snitt for innmeldingsår 04 00 1-Forankre 2-Kartlegge 3-Tilpasse 4-Samarbeide 5-Kommunisere Kaffehuset Friele AS Gjennomsnitt innmelding 20 Nivåer: 0 = Ikke påbegynt, 1 = Beginner, 2 = Improver, 3 = Achiever, 4 = Leader 04 Score på egenvurdering mot snitt for bransje 00 1-Forankre 2-Kartlegge 3-Tilpasse 4-Samarbeide 5-Kommunisere Kaffehuset Friele AS Gjennomsnitt Dagligvare Nivåer: 0 = Ikke påbegynt, 1 = Beginner, 2 = Improver, 3 = Achiever, 4 = Leader Grafene over viser hvordan din virksomhet vurderer egen fremdrift i arbeidet med etisk handel. Her kan du sammenligne egen framdrift med gjennomsnittet av IEHs medlemmer. Et av kravene for medlemskap at det arbeides systematisk med forbedringer og IEH ønsker å se en fremdrift i medlemmenes arbeid. Grafens x-akse refererer til de 5 trinnene som rapporteringen er strukturert rundt og grafens y-akse refererer til hvor langt man har kommet i arbeidet med etisk handel i henhold til egenvurderingen. DEL 2 SEKRETARIATETS TILBAKEMELDINGER TIL IEH-MEDLEM Vi takker Kaffehuset Friele for tilsendt rapport for 23. Denne tilbakemeldingen skal støtte deres videre arbeid med etisk handel, og offentliggjøres ikke av IEH. Dere kan imidlertid selv velge å publisere denne tilbakemeldingen, forutsatt at den publiseres i sin helhet og i det formatet den er mottatt. Forutsatt at det er gjort, kan dere benytte sitater fra tilbakemeldingen der det er ønskelig Tilbakemeldingen tar utgangspunkt i både rapporten og egenvurderingsskjemaet. I tillegg til generelle råd, vil IEH fokusere spesielt på fremdriften i henhold til svarene i egenvurderingsskjemaet i år. Dette vil være et hovedfokus for IEHs medlemsoppfølging i 24 med den hensikt å sikre at alle medlemmer har et godt fundament for å jobbe med etisk handel. Tilbakemeldingen er tilrettelagt din virksomhet og skal kunne være en støtte til arbeidet i 24 og videre. A) Mål og framdrift i rapporteringsåret Kaffehuset Friele har fortsatt et solid arbeid med etisk handel i 23. Bedriften har jobbet aktivt med sertifisering og kartlegging av leverandører. Kartleggingen som er gjort av en kinesisk produsent ved hjelp av en lokal samarbeidspartner et godt eksempel. Bedriften kommuniserer aktivt om arbeidet som gjøres med stor grad av åpenhet.
Framdrift Rapporten viser at Kaffehuset Friele har hatt god framdrift i forhold til flere av sine oppsatte mål for 23, spesielt når det gjelder å øke andelen sertifisert kaffe og å styrke kunnskap om sertifiseringsordninger for kaffe. Det er gledelig at bedriften har tegnet kontrakter for 70% sertifisert råkaffe i 24 og dermed nærmer seg målsetningen om 100% sertifisering. Basert på benchmarkingen ovenfor, som er basert på bedriftens egenvurdering, scorer Kaffehuset Friele generelt på nivå eller bedre enn (ofte godt over) IEHs 18-mnd benchmark. Denne benchmarkingen er et anbefalt nivå etter 18 måneders medlemskap som også eldre medlemmer sjekkes opp mot. Som i fjor, er Kaffehuset Friele på nivå med IEH-bedrifter med samme innmeldingsår og bedre enn gjennomsnittet for dem som er i dagligvaresektoren. En lav score på trinn 4 (Samarbeid om forbedringer) henger nok først og fremst sammen med at disse spørsmålene ikke helt er tilpasset en modell for etisk handel som fokuserer på sertifisering hos leverandører, men det er allikevel verdt å se på mulige tiltak relatert til dette trinnet. Kvalitet på rapporten Kaffehuset Friele har levert en god rapport. Åpenheten om deres kinesiske produsent Ahcof er eksemplarisk. Rapporten har stort sett god detaljering samtidig som den er konsis og viser god åpenhet om utfordringer og resultater. Det er flott at rapporten bruker plass på å forklare innholdet og effekten av arbeidet med Utz sertifisering, og at dere legger ved en oppdatert rapport som omhandler eksterne vurderinger av effekten av Utz-sertifisering. Vi anbefaler et par forbedringer når det gjelder rapporten: 1) Gi en mer detaljert rapportering av status på oppsatte mål slik at man som leser lettere forstår hva som er gjort og 2) Beskrive bedriftens mål og prioriteringer i et litt lengre perspektiv (3-5 år) som en del av forordet. B) Anbefalinger for inneværende år Vi støtter Kaffehuset Frieles mål for inneværende år. Stilling av krav, kartlegging og oppfølging av viktige leverandører er viktig for å bidra til høyere standarder for arbeidsforhold og miljø. I så måte er fortsatt tett oppfølging av den kinesiske produsenten (Achof) av pappkrus viktig. Det har kanskje falt ut av målene for 24, men bedriften bør fortsatt vise målsettingen om å øke andelen sertifisert kaffe. I tillegg kan det være interessant å revurdere GRIrapportering for bedriften, da IEH vurderer å åpne opp for å akseptere GRI-rapporter som tilfredsstiller definerte kriterier (se trinn 5). Trinn 1- Forankring Forankringen av arbeidet etisk handel og samfunnsansvar er svært god i Kaffehuset Friele. For bedriften handler det dermed å vedlikeholde dette på en god måte: sørge for god intern rapportering om arbeidet til ledelse, ansatte og eiere, fortsette intern opplæring og bevisstgjøring gjennom etablerte systemer, samt fortsette å innhente relevant kunnskap relatert til risiko hos leverandører og hvordan bedriften effektivt kan bidra til forbedringer. Når det gjelder intern rapportering har IEH utarbeidet en mal for rapportering til styre og ledelse som kan være nyttig for bedriften. Den finnes her på våre medlemssider: http://etiskhandel.no/artikler/10819.html Vi gjør også oppmerksom på vårt nye framdrifts- og målstyringsverktøy. Selv om det er utviklet først og fremst for nye medlemmer, kan det være nyttig for å definere tiltak og finne gode ressurser på områder dere ønsker å utvikle dere på (f.eks. punkt 4.3 og 4.4 i egenvurderingen). Se: http://etiskhandel.no/artikler/10782.html Det er flott at bedriften er aktiv deltaker på IEHs kurs og seminarer, også i 23. Informasjon om kommende aktiviteter blir som vanlig publisert på IEH nettsider, og det sendes ut egne invitasjoner til større seminarer. Av spesiell interesse for bedriften er et kommende IEH:Forum i matgruppen 6. mai med fokus på merkeordninger hvor det allerede er avtalt bedriften bidrar.
Trinn 2 Kartlegge Kaffehuset Friele gir i rapporten en god oversikt over deres leverandørkjede og risikobildet med tanke på etterlevelse av de etiske kravene. Bedriften har også gjennomført en interessentanalyse som det vil være interessant for IEH å lære mer om, særlig om den har innebefattet forholdene på farmer i viktige produksjonsland. Kaffehuset Friele og IEH har hatt tett kommunikasjon om valg av lokal revisjonspartner og oppfølging av mangler hos fabrikken Achof i Kina. Her vil vi referere til råd og kommentarer som er gitt direkte i vår kommunikasjon. I tråd med bedriftens intensjon anbefaler vi en fortsatt tett oppfølging av denne produsenten for å sikre at manglene i størst mulig grad utbedres. Det er bra at bedriften fortsetter å fokusere på oppfølging av deres råkaffeleverandører og andre viktige leverandører. Der det ikke foreligger sertifisering, anbefales dere at alltid jobber et noen minimumskriterer: Leverandøren kan dokumentere sporbarhet for kaffen Leverandøren godtar de etiske kravene og videreformidler dem til produsenter Leverandøren kan dokumentere sitt system for oppfølging av leverandørkjeden RAID er en hjelp i dette arbeidet. IEH har nå påbegynt sin oppgradering av RAID. Vi takker for de innspillene vi allerede har fått relatert til dette. Har dere andre innspill, spesielt i relasjon til egenrapporteringsskjemaet, så setter vi pris på å motta dem. Det ville også være nyttig å se de egenutviklede skjemaene dere benytter ovenfor andre leverandører. På denne måten kan vi sørge at utviklingen vi gjør tilpasses best mulig til Kaffehuset Frieles behov. Trinn 3- Tilpasse (innkjøpspraksis) Det er bra at Kaffehuset Friele har langsiktige relasjoner med en økende andel av sine leverandører (70% i 23). Det gir en god basis for å jobbe med og bevisstgjøre leverandørene. Det er veldig bra at kaffebøndene i hovedsak får betalt ved levering av kaffen. Trinn 4- Samarbeide (forbedringsarbeid) Den vedlagte vedlagte Impact-rapporten gir et godt innblikk i effekten av Utz-sertifisering.. Det flott å se mange positive effekter som forbedret lønnsomhet, bedringer i arbeidsforhold og HMS, økt skolegang, bedringer i miljø med mer. Hvis det er mulig, ville det være bra om Kaffehuset Friele også er i stand til å gjøre en vurdering av hvordan farmene som produserer sertifisert kaffe for bedriften ligger an, og utvikler seg, i forhold til de forventede effektene. En viktig parameter her vil sannsynligvis være hvor lenge disse farmene har vært sertifisert. IEH støtter at bedriften jobber for å stimulere farmer til å delta i sertifiseringsprogrammet til Utz, og leverandører og at underleverandører i utvalgte områder stimuleres til å gjøre forbedringstiltak relatert til HMS og arbeidsforhold. Blant utfordringer som nevnes i Impact-rapporten er tilgang til sertifisering for små farmer. Forbedringer i lønnsomhet, arbeidsforhold og miljø på disse farmene er derfor et naturlig fokusområde, men sannsynligvis vanskelig for Kaffehuset Friele og håndtere alene. Det anbefales derfor at bedriften også vurderer å støtte opp under bransjevise tiltak som kan være med på å løftet det generelle nivået på farmer i land som bedriften kjøper kaffe fra. En aktuell arena for dette kan være IDH s «The Sustainable Coffee Program» (http://www.idhsustainabletrade.com/coffee) der DE Master Blenders 1753 inngår i styringsgruppen. Trinn 5 Kommunisere Som nevnt i fjor, er Kaffehuset Friele et eksempel til etterfølgelse når det gjelder å kommunisere om arbeidet som gjøres inn etisk handel, miljø og CSR generelt, og bedriften har imponerende nettsider der alle CSR-rapporter er lagt åpent. Det er også flott med omfattende foredragsvirksomhet, bruk av sosiale medier og utarbeidelse av filmer og annet informasjonsmateriell. IEH vurderer å åpne opp for å akseptere GRI-rapporter som medlemsrapportering forutsatt at GRI-rapporten lages i henhold til G4 (siste versjon) og at de tilfredsstiller et sett med minimumskriterier definert av IEH. Vi har allerede utarbeidet et forslag til dette som skal styrebehandles. En slik GRI-rapport vil gi bedriften en mulighet til å utarbeide
én årlig rapport som også innlemmer bedriften sterke miljøarbeid på en god måte. Dere oppfordres til å ta nærmere kontakt med oss om dette dersom dere vurderer det som interessant. C) Oppfølging fra IEH Vi inviterer dere også i år til et oppfølgingsmøte slik at vi kan bistå dere best mulig i deres videre arbeid. Et slikt møte gjør at IEH får et enda bedre innblikk i arbeidet deres som igjen øker kvaliteten på vår rådgivning og tjenester. Foreslå gjerne tidspunkt som passer for dere. Oversikt over IEHs kurs og seminar med fortløpende oppdateringer finner på våre nettsider her: oversikt over kurs og seminarer. IEH medlemssider vil også bli løpende oppdatert med aktuelle verktøy og ressurser. Vi håper vi ser dere på vårt årsmøte 29. april. Vi ønsker dere lykke til og god fortsettelse i 24 av det gode arbeidet! Tilbakemeldingen er utfylt av: 26..24 Ole Henning Sommerfelt