Evalueringsundersøkelse Strategiforum Mai 2012 FEST Finans Energi Samferdsel Telecom
Hvem representerer du i Strategiforum? MERK AT DET KUN ER 18 personer som har besvart undersøkelsen Hvor er du ansatt? 0 10 20 30 40 50 0 20 40 60 80 Kontraktørende operatør buss og båt N= 8 44 Ruter AS N= 6 33 Andre N= 12 67 Oslo Tbanedrift AS/Oslotrikken AS 6 N= 1 Kollektivtransportproduskjon AS 6 N= 1 Oslo Vognselskap AS 6 N= 1 Konsentra AS 6 N= 1 Ruter AS N= 6 33 2
Respondentene er enten indifferente eller positive til hvordan Strategiforum fyller sin rolle Strategiforum er et organ for informasjon om og drøfting og utvikling av strategiske spørsmål på ledelsesnivå. Eventuelle konklusjoner er av rådgivende karakter i forhold til beslutningstaker. I hvilken grad mener du Strategiforum fyller denne rollen i dag? (N = 18) 1 2 3 4 5 6 7 1 - Svært dårlig 2 3 38% 4 61% 5 - Svært bra Vet ikke 3
Strategiforum fungerer best i forhold til å informere om strategiske beslutninger av betydning for kollektivtrafikken Hvor godt synes du Strategiforum i dag fungerer i forhold til å informere, drøfte og utvikle følgende saker: (N= 18) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Informasjon om strategiske beslutninger av betydning for kollektivtrafikken 72% Egne strategiprosesser og strategidokumenter, senest før førende og bindende styrevedtak 5 Nøkkeltall for kollektivtrafikken 22% Overordnede rammer for investeringer og prioriteringer av investeringsmidler 5 Strategiske utfordringer for driften Organisering av større prosjekter 22% Handlingsplaner for å følge opp vedtatte strategier Prioritering av fysisk planlegging av nye kollektivprosjekter 5 - svært bra 4 3 2 1- svært dårlig 4
Strategiske utfordringer for driften, handlingsplaner og informasjon om strategiske beslutninger for kollektivtrafikken, er blant sakene som i størst grad ønskes vektlagt fremover Hvilke type saker vil du fortrekke at Strategiforum bruker tid på fremover? (N=18) 0 1 Positiv score Strategiske utfordringer for driften 72% 22% 45% Handlingsplaner for å følge opp vedtatte strategier 67% 34% Informasjon om strategiske beslutninger av betydning for kollektivtrafikken 61% 89% Egne strategiprosesser og strategidokumenter, senest før førende og bindende styrevedtak 5 5 5 Prioritering av fysisk planlegging av nye kollektivprosjekter 5 34% Nøkkeltall for kollektivtrafikken 5 5 Overordnede rammer for investeringer og prioriteringer av investeringsmidler 67% 5 Organisering av større prosjekter 5 Mer vekt Som i dag Mindre vekt Vet ikke 5
De fleste synes dagens møtefrekvens er ok Strategiforum møtes ca 5 ganger i året. Hva synes du om møtefrekvensen? (N = 18) 2 4 6 8 10 Det er behov for hyppigere møter Dagens møtefrekvens er ok 89% Vi kan med fordel gå ned på møtefrekvensen Vet ikke 6
Det er en god, balansert sammensetning av sakene i Strategiforum Saker som ønskes tatt opp, fremmes gjennom sekretariatet. Hva mener om sammensetningen av sakene i Strategiforum? (N = 18) 7
Respondentene er positiv til rullerende møtested for Strategiforum Hvordan ser du på rullerende møtested for Strategiforum, der møtene avholdes rundt hos selskapene og etatene som møter i forumet? (N = 18) 1 2 3 4 5 Positivt Verken eller Negativt 8
Det er svært aktuelt å delta på befaring i Oslo og Akershus i forbindelse med Strategiforums møter Hvor aktuelt er det for deg å delta på befaringer i Oslo og Akershus i forbindelse med Strategiforums møter? (N = 18) 1 2 3 4 5 6 Meget aktuelt 5 Verken eller Lite aktuelt Vet ikke 9
28 prosent sier det er aktuelt å delta på studietur med møter og befaringer i andre byer Hvor aktuelt er det for deg å delta på studietur med møter og befaringer i andre byer, sammen med Strategiforums medlemmer? (N = 18) 1 2 3 4 Meget aktuelt Verken eller Lite aktuelt Vet ikke 10
89 prosent mener Strategiforum har riktig sammensetning og størrelse Strategiforum består av kontraktkjørende operatører buss og båt, T-banen/trikken, Kollektivtransportproduksjon, Oslo Vognselskap, Konsentra, Oslo kommune, Akershus fylkeskommune og Ruter. Hva mener du om forumets sammensetning? (N = 18) 2 4 6 8 10 Forumet er for stort med for mange enheter representert og/eller for mange personer til stede Forumet har riktig sammensetning og størrelse 89% Vet ikke 11
Det fungerer bra å stille med faste personer for å ivareta kontinuitet I Strategiforum forsøker man å stille med faste personer for å ivareta kontinuitet. Generelt, hvor godt inntrykk har du av at dette fungerer? (N = 18) 1 2 3 4 5 6 1 - Svært dårlig 2 3 4 5 5 - Svært bra Vet ikke 12
Strategiforum har prioritet hos medlemmene Strategiforum har generelt høy prioritet hos medlemmene. (N = 18) 1 2 3 4 5 1 - Helt uenig 2 3 4 5 - Helt enig Vet ikke 13
89 prosent mener at møtereferatenes form er ok Møtereferatene fra Strategiforum er vanligvis på 1-2 sider med kun kortfattede konklusjoner. Hva mener du om formen på referatene? (N = 18) 2 4 6 8 10 Ønsker fyldigere referater Dagens form er ok 89% Ønsker kortere referater 14
Alle synes agendaen til Strategiforum sendes ut i riktig tid Agendaen til Strategiforum sendes ut på e-post ca 1 uke i forkant av møtet. Hvordan synes du dette fungerer? (N = 18) 2 4 6 8 10 12 for tidlig i riktig tid 10 for sent 15
61 prosent bruker fra 5 til 15 minutter på forberedelse. Gjennomsnittlig forberedelsestid på 24 minutter. Hvor mye tid bruker du i gjennomsnitt på forberedelse til et møte i Strategiforum? Skriv inn antall minutter: (N = 18) 5% 1 15% 2 25% 3 5 10 15 20 30 60 22% 16
Samarbeidet i Strategiforum kjennetegnes best med gjensidig respekt, god kommunikasjonsflyt og at man snakker positivt om hverandre Selskapene i kollektivtrafikkfamilien i Oslo og Akershus har sammen utarbeidet en felles visjon. Visjonen lyder: Sammen gjør vi kollektivtrafikken til et naturlig førstevalg. Som del av visjonssamarbeidet i kollektivtrafikkfamilien er det utarbeidet tre samspillsregler og nedenfor finner du noen utsagn som beskriver disse. I hvilken grad mener du samarbeidet i Strategiforum kjennetegnes av følgende utsagn: (N= 18) Skalagjennomsnitt SF Familien 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Vi viser hverandre gjensidig respekt 22% 5 74 50 Vi lytter til hverandre, sikrer at alle blir hørt og bidrar til god kommunikasjonsflyt 22% 5 74 46 Vi snakker positivt om hverandre, har konstruktivt fokus og gjør hverandre gode 5 72 43 Vårt samarbeid er basert på balanse og likeverd der vi respekterer hverandres roller 5 67 46 Vår dialog er involverende, åpen og profesjonell 1 69 50 Vi har fokuserte diskusjoner 65 53 Vi stiller godt forberedt i møter og er løsningsorienterte og forpliktende 22% 60 47 Vi overholder tidsfrister, følger opp og gir alltid tilbakemelding 62 45 Vi er lojale mot felles beslutninger 22% 66 53 Vi sikrer raske og gode beslutninger ved å stille med relevant kompetanse og beslutningsmyndighet i møter 60 43 Vi er tydelige på målsetning og forventning, og er tydelig i forhold til om dette er en utviklingsarena eller en beslutningsarena 56 46 Vi er effektive og beslutningsdyktige 49 39 5 - svært bra 4 3 2 1- svært dårlig Vet ikke 17
Skriv gjerne ned andre kommentarer og forbedringspunkter som ikke har fremkommet gjennom overnevnte spørsmål: På bussiden hindres åpenhet og diskusjon om kollektivplaner, utvikling av kontrakter m.m. av Ruters tolkning av Lov om offentlige anskaffelser og likebehandling av aktører i kommende anbudskonkurranser. Dette er en stor svakhet, og en slik tolkning bidrar ikke til utvikling i fellesskap. Litt for mange fakta- og språkfeil i spørsmålene. Strategiforum og Investeringsforum må samkjøres, kan være en tendens til at saker blir dublert. God kombinasjon av seriøs jobbing og uformell stil, som gjør det lett å ha en åpen dialog. Kan være en tendens til at konflikttemaer blir utsatt og ikke behandlet på en ordentlig møte. 18