Norsk Forening for Medisinsk Fysikk Norwegian Association of Medical Physics Postboks 70, 1332 Østerås URL: www.nfmf.org E-post: post@nfmf.org Org.nr. 981 402 154 Stiftet 1976 Til medlemmene i NFMF Oslo, 08.01.16 REFERAT STYREMØTE #01/16 Tid/ Sted: Fredag 08. januar 2016 kl. 12.30 14.00, Telefonmøte Til stede: Einar Waldeland, David Byberg, Ingvild Dalehaug, Sigrun S. Almberg, Børge Sæter (Referent) Forfall: Ingen kommentarer eller saker til eventuelt Sak 01/16 1 Referat fra forrige styremøte Godkjent Børge sender ut godkjent referat til medlemmene Sak 01/16 2 Postliste Gjennomgått Sak 01/16 3 Interne styresaker Pliktliste o Oppdatert utgave ble sendt ut fra Einar til styremedlemmene 8.1.15. Hovedendring er at internasjonal kontakt og webredaktør deler ansvaret for intern sertifisering. Noen justeringer ble gjort på styremøtet. Einar sender ut oppdatert variant til styremedlemmene, David legger ut oppdatert variant på nettsidene. Verv NFMF: Leder E..Waldeland Sekretær B.Sæter Kasserer I. Dalehaug Webredaktør D Byberg Internasjonal kontakt (EFOMP/IOMP/NACP): S.S. Almberg Web-designer på www.nfmf.org: M Denstedt HMT-kontakt:: S Danielsen Revisor: T.A. Vestad Valgkomite: B.L. Rekstad, M Gårseth Arbeidsgrupper: Fagkomitè: K.N. Bolstad, T. Danielsen, J Sæterstøl, K S Helland Utdanningsråd: A.C. Martinsen, L.H. Djupvik, T.H. Storås, T.P. Hellebust, J.A.. Skjelvareid Bedømmelsesråd: S. Tveiten, B. Konst, C.A Jensen
Side 2 15/2 2016 Medlemskap o Søknad om ordinært medlemskap fra Nya Mehnwolo Boayue. Søknaden innvilges. Børge sender ut velkomstbrev og faktura. o Styret har mottatt søknad om assosiert medlemskap med mangelfull dokumentasjon. Børge forsøker å skaffe dokumentasjon og saken tas opp på neste styremøte. Reisestipend Kasserer Høringer o Styret har mottatt henvendelse fra et studentmedlem om mulighet for å søke om reisestipend etter fristen 1. desember. Børge svarer at søknader om reisestipend ikke behandles etter fristen. o Ingvild har sendt ut kontingentpurringer for 2015 og oppdatert Mamut. Ingvild kommuniserer med Børge om utmeldinger av medlemmer fra foreningen. o Ingvild ønsker å lage skreddersydde fakturaer i Mamut. Hjelp fra brukerstøtte blir kanskje nødvendig. o Budsjettforslag for 2016, 2017 og 2018 ble sendt ut til styremedlemmene i forkant av møtet. Disse ble behandlet på møtet og mindre justeringer ble gjort. Ingvild renskriver dokumentet og sender det til Børge for utsendelse sammen med årsmøteinnkallingen. o Ingvild har begynt å lage regnskap for 2015. o David har ikke fått tilbakemeldinger på høringssvar angående helseberedskap ved miljø- og kjemikaliehendelser mv. David sender ferdig utkast til Børge når dette er klart. Stillingsannonser Arkiv o En ny annonse fra OUS siden forrige møte. o Ikke noe nytt siden sist. Saken tas opp på møtet på Kvitfjell. Domener og e-postadresser o Opprettelse av president@nfmf.org er meldt til Rune Sylvanes. Årsmøte 216 o Innkalling til årsmøte 2016 sendt ut fra Einar til styremedlemmene før møtet. Styret hadde ingen kommentarer til innkallingen. Børge setter inn jubileumslogo og sender ut innkallingen til foreningens medlemmer etter møtet sammen med årsberetning 2015, referat fra årsmøte 2015, 2
Side 3 15/2 2016 HMT budsjettforslag 2016, 2017, 2018, innstilling fra valgkomiteen og vedlegg (alle behandlet på styremøtet). o Regnskap 2015, revisjonsberetning og balanse ettersendes til foreningens medlemmer når Ingvild har dette klart. o Årshjulet for HMT legges inn i pliktlisten sammen med arbeidsoppgavene til hvert styremedlem. Neste styremøte o Søndag 7. februar 14.00 17.00 - Kvitfjell Sak 01/16 4 Internasjonal kontakt EFOMP/IMOP/ESTRO Deltakelse på ESTRO National Societies Day David deltar. Einar søker det neste styret om å få delta. David får Rollup fra Ingvild på MedFys 2016 for å ta med på National Societies Day. Styret har blitt bedt om å delta i avstemming for EFOMP Ballot The Roles, Responsibilities and Status of the Medical Physicist Including the criteria for the staffing levels in a Medical Physics Department. Frist for avstemming 6.2.16. Børge sender den ut til sjefsfysikere for tilbakemelding på avstemmingen innen 25.1. Frist for å søke om Varian NACP grant er 1.mars, informasjon sendes til foreningens medlemmer når det er klart. Sak 01/16 5 Intern sertifisering Styret har mottatt sak til årsmøtet med tittel Sertifiseringsordningen. Børge legger saken ved innkallingen til årsmøtet. Sigrun presenterer saken på årsmøtet, og forbereder (sammen med Rune Hafslund og i dialog med UR og BR) et forslag til løsning. Nytt styre må ta stilling til hvem som skal være involvert i det videre arbeidet med sertifiseringsordningen. Sak 01/16 6 40-års jubileum Forslag til innlegg til jubileumsheftet ble sendt ut fra Einar til styremedlemmene i forkant av styremøtet. Styret har noen innspill til innholdet, Børge sender tilbakemelding til jubileumskomiteen v/ Marianne Stokkan. Sak 01/16 7 Foreningens møter MedFys 2016, 8. 10. februar 2016, Gudbrandsgard hotell, Kvitfjell. o Rekordpåmelding, over 100 har meldt seg på. o Det har blitt nødvendig å flytte mange deltakere til Kvitfjell hotell. 3
Side 4 15/2 2016 o Styret må antageligvis overnatte natt til søndag på Kvitfjell, dette bør unngås i fremtidige år ved å gjøre avtaler med hotellet. o Sigrun lager liste over hvem som skal få utdelt NFMF krus på MedFys 2016 og sender denne til Børge. Dette gjelder inviterte foredragsholdere, medlemmer i nye verv og medlemmer som har skrevet innlegg til HMT. Børge sjekker at foreningen har nok krus tilgjengelig. o Ingvild tar med norsk og engelsk rollup. NACP/ACTA-symposium 2017 06.-08. februar 2017, Radisson Blu Scandinavia, Oslo Tema: Bridging imaging and therapy o Neste møte i arrangementskomiteen 12. januar. MedFys 2018+2019 o Avtaler er tegnet med HRG + hotellet NACP 2020 o Tas opp som tema på styremøtet på Kvitfjell. Sak 01/16 8 Samarbeidsmøter Høstmøte 2015 uke 43, 20. 23. oktober, Radisson Blu Alna Tema: Bildediagnostikk og intervensjon. Nye trender i onkologisk radiologi. o Evalueringsmøte ble avholdt 17. desember, Einar deltok på dette. o Saken avsluttes fra og med dette møtet. Norsk stråleterapimøte 2016 18. - 19.oktober, Thon Hotel Opera, Oslo Tema: Lymfom, sarkom og cancer testis, nyere behandlingsteknikker og normalvevseffekter. o Einar arbeider sammen med NRF, NOF og Statens Strålevern om samarbeidsavtale o Britt Nygaard og Aniko Balazs stiller som representanter fra NFMF til programkomité. o Samarbeidskontrakt for arrangementet er sendt til undertegning. o Ny leder trer inn i styringsgruppen etter Einar. Høstmøte 2016 uke 43 o Samarbeidskontrakt er undertegnet o Hilde K. Andersen og Daniel Aadnevik stiller som representanter fra NFMF til programkomiteen. 4
Side 5 15/2 2016 o Ny leder trer inn i styringsgruppen etter Einar Sak 01/16 9 Nettsider Saken tas opp på styremøte på Kvitfjell. Sak 01/16 10 Prioritering av arbeidet i styret Oppfølging kontingent 2015, regnskap MedFys2015 (Ingvild) Opplæring Mamut (Ingvild, Børge) MedFys 2016 (Ingvild, Børge) Arkiv (David) Intern sertifisering (Sigrun) NACP 2017 (Einar) Årsmøte og oppfølging av Norsk stråleterapimøte (Einar) Sak 01/16 11 Neste møter for styret Søndag 7. februar 2016 kl. 14.00 17.00 Kvitfjell. 5