Referat fra MTF-styremøte 16. mars 2015

Transkript

1 Referat fra MTF-styremøte 16. mars 2015 Tid Sted: Tilstede: Ikke tilstede Referent: Gardermoen oteng, Thor Marhaug, ungnes, Rolf Willy Figenschou, Rolf Arne Haakonsen, Øystein Albrigtsen Bård Henningsen Thor Marhaug Sak Referat I Godkjenning av referat fra MTF-styremøte 12 januar, 2015 Referatet godkjennes og er allerede elektronisk publisert. 4/2015 Årshjul (se vedlegg 1, sak 4/2015) Ansvar Forslag til årshjul gjennomgått og justeres etter kommentarer under møtet. Årshjulet er ment å lette styrets oppgaver ved bedre systematisering samt at det gjør det enklere for nye styremedlemmer i fremtiden å forholde seg til fastsatte oppgaver. Årshjul legges inn som et vedlegg til styrereferat. Thor M 5/2015 Innkomne brev (se vedlegg 2, sak 5/2015) Henvendelse fra Erik Fønsterlien som foreslår opprettelse av en stilling som arkivaransvarlig, se vedlegg til styrereferat. Styret ser på det som en viktig oppgave å ivareta historiske data, dette var også årsaken til dugnaden som ble lagt ned ved digitalisering av tilgjengelig informasjon. Historikk som måtte mangle fra dagens arkiv ønskes innhentet for det videre arbeidet. Styret tar kontakt med Erik Fønsterlien med forslag til løsninger. 6/2015 MTFL 2016 og 2017 status og forberedelser Fredrikstad har takket nei til MTFL 2016, men tilbys arrangementet i Det rettes en henvendelse til Lillehammer og Stavanger. Et arrangement på Lillestrøm vurderes som et alternativ for å forenkle arbeidet dersom det viser seg nødvendig. Vestre Viken kan være aktuell for MTFL Styret ser det som en fordel å ligge i forkant i forhold til planer for landsmøtene. 7/2015 Ny FDV database, kort info om status Både UNN og Helse Midt er i sluttfasen mht vasking av data og konvertering før Medusa tas i bruk 27 april for Helse Midt og 25 mars for UNN. En del feil oppdaget etter konvertering. Fra arbeidsgruppe som jobber med NKKN er det lagt ned en stor innsats som kommer prosjektet og det medisinsktekniske miljøet til gode. Noen

2 utfordringer knyttet til integrering mot andre verktøy er registrert. 8/2015 Feil med nettsted, hjemmesiden Det oppsto feil med nettsiden en periode pga uønsket trafikk. Feilen skapte problemer med tilgang til nettadressen innen hele Helse Nord. Dette ble raskt ivaretatt av Nytt Nettsted ved etablering av egen ip-adresse. 9/2015 Brønnøysundregisteret Håndtering av oppdateringer av styrets sammensetning registrert av Brønnøysundregisteret ble diskutert. Det er viktig at ajourføring av dette gjøres innen rimelig tid etter endringer av styret, jamfør årshjul. For å foreta oppdatering må signert referat fra årsmøtet være på plass som en bekreftelse på styresammensetning med riktige verv. 10/2015 Handlingsplan/prioriterte tiltak 2015 Tiltaksliste gjennomgått og redigert. 11/2015 MTFL Generalforsamling. Innkalling til generalforsamling legges på MTFs hjemmeside senest 6 uker før kommende møte. - Valgkomite. Det tas kontakt med dagens valgkomite mht muligheter for videreføring av dagens sammensetning av valgkomiteen. Ansvar: -Valgkomite Styret ønsker at nettsiden til MTF lett synlig skal vise hvem som sitter i valgkomiteen. Dette for å gjøre det lettere for medlemmer å foreslå kandidater til MTFs arbeid. - Valgkomite Det gjøres en oppfølging i forhold til status på aktuelle kandidater som skal fremmes i årets generalforsamling. Tellekorps utnevnes av valgkomite, informasjon om dette gis. Det er viktig at det praktiske er klart i forkant av møtet. Stemmesedler mht navneendring vil kunne bli nødvendig, men også til eventuelle andre behov for skriftlig avstemming som måtte dukke opp under møtet. -MTFs Medlemsliste Medlemsliste gjøres tilgjengelig til møtet. -Referenter til generalforsamling. Kandidater forespørres -Ordstyrer forespørres. En god kandidat ble foreslått under møtet. MTFs oppgave under festmiddag. Forberedelse gjøres til oppgaver for festmiddag, eks programkomite/arrangementskomite Magic North kontaktes mht gaver. Frist 7 april 2015 Thor M Thor Øystein

3 Eventuelt -Forslag om deltagelse fra leverandørsiden i styret. Styret tar kontakt med LFH for å sjekke interessen for et samarbeid eller deltagelse i MTFs arbeid. Det tas sikte på å fremme forslag om dette på kommende generalforsamling ettersom dette vil kunne føre til vedtektsendringer. Det ses på som nyttig å opprette tettere kommunikasjon med leverandørene, spesielt siden landsmøtene preges sterkt av deres positive deltagelse. -Foredragsholdere på landsmøte Reisekostnader, opphold og deltagelse på arrangementet tilbys dekket av landsmøtearrangør. Det bør være kommunikasjon mellom styret og arrangører i startfasen av landsmøtearrangementer, spesielt mht programkomiteen. Beskjed tas med til programkomiteen for årets arrangement. -Oppdatering av nettside. Det er behov for modernisering av nettsiden, samt at siden bør kunne gi bedre oversikt over medlemmer ved bruk av registreringsverktøy. Det har vært kommunikasjon med ekstern part (Egil Trydal) som har kommet med en del innspill og spørsmål. Det er ønskelig med møte med Trydal over Lync/Gotomeeting for å diskutere ønskelige endringer. Stryret kontakter Stina Halvorsen (tidligere styremedlem) for samarbeid om medlemsregister. Rolf W F II Neste møte: Dato for neste styremøte settes til 18 mai 2015 kl.16:00-19:00 i Bodø. Middag kl.20:00.

4 Prioriterte tiltak for TEMA MÅLSETTING TILTAK ANSVAR/TIDSFRIST Fjern- undervisning elektronikk Tilby kurs i elektronikk for å fylle krav til samtykke Lage tilpasset kurs i elektronikk Undervisningsrådet følger opp saken/ Fortløpende Stig Koteng Videreutvikle hjemmesiden og MTFs konto på Facebook MTF skal ha en oppdatert hjemmeside samt annen info knyttet til MTF Hjemmesiden oppdateres. Rydding av eldre innlegg. Ny design kommer, oppgaven settes bort til profesjonell webdesigner. Det er ønskelig med link til MTA/BHM s internettsider over hele landet. Styret/ Fortløpende Hanne H. har kontakt med ekstern webdesigner Utrede navneendring av MTF Utarbeide forslag - Medisinsk Teknologisk Forening Fremme forslag for Generalforsamlingen 2015 Styret v/stig K Kontingent- ordningen og medlems- registeret Utrede forbedring av kontingent- ordningen og medlems- registeret Endres ved ny hjemmeside. Styret v/hanne Hungnes SHD- grupper/ Levetid MTU Utarbeide metodikk for registrering av levetid/ avskrivningstid for MTU Innhente datagrunnlag og analysere disse. Etablere arbeidsgruppe St. Olavs hospital leder arbeidet/ Avventes til piloteringen av ny nasjonal database er avsluttet PMFV Risikovurderinger som kan implementeres i datasystemene Starte opp prosjektet drevet av St. Olavs hospital. Gjøre resultat og metodikk tilgjengelige for andre HF. Styret/ Avventes til piloteringen av ny nasjonal database er avsluttet

5 Avsluttede saker: TEMA MÅLSETTING TILTAK ANSVAR/TIDSFRIST Feilkode- revidering Feilkoder som kan implementeres i MTU- datasystemer Nye feilkoder er utarbeidet. Feilkodene legges på hjemmesiden og HF ene anmodes om å ta dem i bruk Saken er avsluttet MTF- arkiv MTF har etablert arkiv for sin aktivitet Samle relevante historiske dokumenter, digitalisere og etablere arkiv Saken avsluttet Definisjon av MTU/ Definisjon av MTT Klart skille mellom MTU- og IKT- utstyr Definere hva som er MTU. Definisjon fra Rapport i Helse Sør- Øst RHF benyttes Avsluttet ( ning.no/?s=definisjon) Utrede Landsmøtet på fast arrangørsted Prinsippet tas opp i Generalforsamlingen 2013 Ikke aktuell etter beslutning i Generalforsamlingen Utarbeide ny logo og informasjonsmat eriell Forslag til ny logo er utarbeidet Behandlet av styret Behandles i Generalforsamlingen 2014 Samhandling MTA/IKT inkl. fjerntilgang Få til økt samhandling mellom MTA og IKT Fjerntilgang inngår i Samhandling MTA/IKT. Avventer prosjekt i Helse Sør- Øst RHF. Prosessen i HSØ følges opp og avklaringer publiseres Styret/ Fortløpende NKKN Sammen med NKKN og Prosjekt Ny nasjonal database få til en oppdatering av NKKN Oppfølging av prosjekt relatert til Nasjonalt MTU- system Arbeidsgruppe er etablert i regi FDV- prosjekt. Styret