Workflow registrere faktura Dato: 2015-08-06 Endringer i dokumentet: Skjermbilder er oppdatert med nytt felt Owner. Denne veiledningen viser hvordan en registrerer en faktura (Invoice) i Alma og knytter den til rett ordrelinje (PO Line). Dette kan gjøres enten manuelt eller ved å hente data fra en PO (Purchase Order). Registrere en faktura manuelt 1) I Alma-menyen, velg Acquisitions > Receiving and Invoicing > Create Invoice. 2) Velg Manually og klikk Next. Hvis en skal motta et eksemplar samtidig som en knytter til faktura, må en huke av Handle Receiving. Da blir mottaksprosessen inkludert i fakturaprosessen. 3) En kommer nå til Invoice Details-skjermen. 1
4) Her er det en del obligatoriske felt som må fylles ut. Skriv inn fakturanummer (Invoice Number) og fakturadato (Invoice Date) slik det står på fakturaen. Skriv inn totalt beløp (Total amount) som skal betales. Legg inn leverandør (Vendor) ved å skrive inn Vendor Code eller søke opp ved å klikke på forstørrelsesglasset. Leverandørkonto i Alma (Vendor Account) er ikke et obligatorisk felt, men anbefales likevel å fylles ut. Velg fra nedtrekksmeny. Velg hvilken avdeling som skal eie fakturaen (Owner), hvis tilgang til fakturaen skal være begrenset av sikkerhetshensyn. 5) Huk av Use Pro Rata under Additional Charges hvis det er eventuelle utgifter som gjelder for fakturaen som helhet og som skal fordeles likt over alle fakturalinjer (Invoice Lines). Da åpnes følgende felt for utfylling: Shipment amount, Insurance Amount, Overhead amount og Discount amount. Utgifter som føres her vil ikke vises individuelt på fakturaen, men fordeles på fakturalinjene. Hvis en ikke huker av Use Pro rata vil disse utgiftene i stedet vises som egne linjer på fakturaen. 2
6) Ignorer feltene om VAT hvis det ikke er merverdiavgift (MVA) på de bestilte dokumentene. Hvis det er VAT på alle dokumentene i bestillingen skriv merverdiavgiftprosenten i VAT % eller det totale merverdiavgiftbeløpet i Amount. Når det fylles inn en verdi i det ene feltet, vil Alma automatisk regne ut og fylle inn verdi i det andre feltet også. Hvis det er VAT på kun enkelte deler av bestillingen eller ulike VAT-prosenter på samme faktura, huk av VAT per invoice line. Da gråes feltene VAT % og Amount ut og en legger til VAT per fakturalinje på et senere tidspunkt. La VAT Type være Inclusive hvis fakturaens totalbeløp inkluderer VAT. Bruk Exclusive når totalbeløpet ikke inkluderer VAT og merverdiavgift skal regnes ut og legges til totalbeløpet. Line Exclusive indikerer at fakturaens totalbeløp er inkludert VAT (likt som Incusive), mens fakturalinjene viser pris uten VAT. Når Expended from fund er huket av blir VAT fordelt på fakturalinjene og belastes samme konto. Hvis den ikke er huket av blir det opprettet en egen Adjustment invoice line og VAT belastes en separat konto. 7) Boksene under Payment hukes kun av i spesielle tilfeller. Bruk Prepaid hvis betalingsmetoden er en annen enn vanlig betaling over institusjonens faktureringssystem, f.eks forhåndsbetalt, kontantkjøp, kredittkort. Bruk Internal Copy hvis fakturaen er en intern kopi som skal registreres, men ikke betales over institusjonens faktureringssystem og heller ikke er betalt på annen måte. 8) Når ferdig utfylt klikk Save and Create Invoice Lines. Her kan det komme opp en varselboks som spør om det er rett at det ikke er lagt til VATdata. Klikk Confirm hvis fakturaen gjelder materiale uten MVA. 9) En kommer nå til en side med flere faner. Dataene som nettopp er fylt ut ligger nå under Summary-fanen, men det videre arbeidet skal gjøres i Invoice Lines-fanen. 3
Hvis Use Pro rata ikke ble huket av, er det nå lagt til fire linjer med Shipment, Discount, Overhead og Insurance. Disse kan stå tomme, hvis det legges til utgifter her ved å klikke Edit, må det også legges til konto (Fund) som skal belastes. Klikk Add Invoice Line for å legge til en ny linje til fakturaen. 10) Det åpnes nå en boks hvor fakturaen må tilknyttes rett PO Line. 4
Skriv inn aktuell PO Line eller få opp en liste over PO Lines knyttet til leverandøren ved å klikke på forstørrelsesglasset, velg så rett PO Line og klikk Select. En kan bare velge en PO Line om gangen. Gjenta ved å trykke Add hvis det er flere PO Lines som skal knyttes til fakturaen. Når en legger til PO Line vil de fleste andre feltene i skjermen bli utfylt automatisk. Sjekk at summen i feltet Price samsvarer med summen på fakturaen. (Prisen kan ha endret seg fra bestilling til mottak). Summen i Price skal også samsvare med Amount i Fund, hvis summen i Price må endres klikk Redistribute Lines får å oppdatere Amount. Beløp som er lagt inn under Use Pro rata vil automatisk legges til beløpet i Price. 5
Fully invoiced indikerer at alle eksemplarene i bestillingen skal faktureres. Alternativt endres antallet (Quantity) som skal faktureres og en endrer til Not fully invoiced. Dette valget vises bare ved engangskjøp. Hvi en har valgt VAT per Invoice line tidligere er det et ekstra felt med VAT % og Amount som skal fylles ut. Klikk Add hvis det skal legges til flere linjer. Når ferdig utfylt klikk Add and Close. 11) En kommer nå tilbake til Invoice Lines-fanen, som nå er oppdatert med en ny linje. Ved å klikke Edit på en Invoice Line kommer en til Invoice Line Details hvor en kan redigere informasjon hvis det trengs og endre/legge til Fund. (Se mer om dette i delen om registrering fra PO lengre ned i dokumentet.) 12) Gå til Summary-fanen og kontroller at summen for Total amount og Total invoice lines amount er identisk. 6
13) Hvis du valgte Handle Receiving tidligere i prosessen, vil du nå kunne klikke Save and Go to Receiving. En kommer da til Receive New Material og kan motta eksemplarene ved å huke av i boksen ved PO Line og klikke Receive. Eventuelt klikke Manage for å legge til strekkode først og så klikke Save and Receive. 14) Hvis ikke, trykk Save and Continue og fakturaen skal nå ligge som Unassigned under Ready To Be Paid Invoices og vente på betaling. Registrere en faktura fra en PO 1) I Alma-menyen, velg Acquisitions > Receiving and Invoicing > Create Invoice. 2) Velg From PO og klikk Next. Hvis du skal motta et eksemplar samtidig som en knytter til faktura, må en huke av Handle Receiving. Da blir mottaksprosessen inkludert i fakturaprosessen. 3) Velg rett PO ved å skrive inn PO-nummeret eller ved å trykke på forstørrelsesglasset. 7
4) En ser da en liste over aktive POs og kan søke fram rett PO ved å søke på PO-nummer, PO Line, tittel m.m. Velg rett bestilling og klikk Select. 5) Når ferdig klikk Save. 6) En kommer nå til Invoice Details-skjermen og Invoice Lines-fanen. Det er nå automatisk lagt til en fakturalinje (Invoice Line) for hver ordrelinje (PO Line) i ordren (PO). 7) Klikk Add Invoice Line for å legge til en eventuell ny Invoice Line. (Se mer om dette i delen om manuell registrering av faktura lengre opp i dokumentet.) 8) Ved å klikke Edit på en Invoice Line kommer en til Invoice Line Details der en kan redigere fakturaopplysninger og legge til nytt Fund hvis nødvendig. Hvis en endrer feltet Price må en klikke Redistribute Lines slik at Amount under Fund også oppdateres og samsvarer med prisen. Når ferdig klikk Save. 8
9) Gå til Summary-fanen for å legge til fakturanummer (Invoice Number). Når en registrerer en faktura fra PO vil PO-nummeret også fungere som Invoice Number, dette endres til fakturanummeret slik det står på fakturaen. 9
I Summary kan en også sjekke at Totalt amount samsvarer med Total invoice lines amount og redigere fakturainformasjon hvis det trengs. 10) Hvis en valgte Handle Receiving tidligere i prosessen, vil en nå kunne klikke Save and Go to Receiving. En kommer da til Receive New Material og kan motta eksemplarene ved å huke av i boksen ved PO Line og klikke Receive. Eventuelt klikke Manage for å legge til strekkode først og så klikke Save and Receive. 11) Hvis ikke, trykk Save and Continue og fakturaen skal nå ligge som Unassigned under Ready To Be Paid Invoices og vente på betaling. 10