Service- og It-avdelingen Fylkesarkivet i Oppland Fakkelgården Vår dato: 18.06.2008 Vormstuguv. 40 Vår referanse: 08/1472-3 2624 LILLEHAMMER Arkiv: FE-068/ Deres dato: 18.06.2008 Deres referanse: Vår saksbehandler: Heidi Nordermoen IKA medlemsskap Melding om vedtak Ovennevnte sak ble behandlet av Elverum kommunestyre i møte den 28. mai 2008, utvalgssak nr. KS- 047/08 Det er gjort følgende vedtak i saken: KS-047/08-28.05.2008 Vedtak: 1. Kommunestyret vedtar at det mellom Oppland fylkeskommune og Elverum kommune etableres et 2. Kommunestyret vedtar det framlagte forslag til vedtekter for samarbeidet IKA Opplandene. 3. Oppnevning av medlemmer / varamedlemmer til styret skal skje i samsvar med vedtektenes 8. 4. Kommunestyret delegerer til rådmannen oppnevningen av et styremedlem og et varamedlem i styret Avstemming i kommunestyret 28.05.2008 Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. Med hilsen Heidi Nordermoen service- og IT-sjef Karin Schulstadsveen prosjektleder
ELVERUM KOMMUNE JournalpostID08/8776 Løpenr. 2 Sakspapir Vår saksbehandler: Heidi Nordermoen 62 43 30 30 Service- og It-avdelingen IKA medlemsskap Sakstype Utvalg Utv.saksnr. Møtedato PS Formannskapet 088/08 21.05.2008 PS Kommunestyret 047/08 28.05.2008 Dokumenter vedlagt saken: Dok.ID Tittel 61440 vedlegg 4 Aarlige kostnader.doc 61441 Vedlegg 1 Vedtekter arkivfaglig samarbeide.doc 61444 Vedlegg 5 Hva omfatter avtalen og krav ved deponering.doc Øvrige dokumenter i saken: Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 I 10.04.2008 Fylkesarkivet i Oppland VS: Dokumenter vedr. medlemskap i IKA Opplandene KS-047/08-28.05.2008 Vedtak: Side 2 of 5
SIDE 3 AV 5 5. Kommunestyret vedtar at det mellom Oppland fylkeskommune og Elverum kommune etableres et interkommunalt samarbeidsorgan, IKA Opplandene, med eget styre i medhold av kommunelovens 27 for å ivareta arkivfaglige oppgaver i samsvar med det framlagte forslag til vedtekter. 6. Kommunestyret vedtar det framlagte forslag til vedtekter for samarbeidet IKA Opplandene. 7. Oppnevning av medlemmer / varamedlemmer til styret skal skje i samsvar med vedtektenes 8. 8. Kommunestyret delegerer til rådmannen oppnevningen av et styremedlem og et varamedlem i styret Avstemming i kommunestyret 28.05.2008 Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. FSK-088/08-21.05.2008 Innstilling til kommunestyret 28.05.2008: 9. Kommunestyret vedtar at det mellom Oppland fylkeskommune og Elverum kommune etableres et 10. Kommunestyret vedtar det framlagte forslag til vedtekter for samarbeidet IKA Opplandene. 11. Oppnevning av medlemmer / varamedlemmer til styret skal skje i samsvar med vedtektenes 8. 12. Kommunestyret delegerer til rådmannen oppnevningen av et styremedlem og et varamedlem i styret Avstemming i formannskapet 21.05.2008 Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Rådmannens innstilling til formannskapet 21.05.2008 1. Kommunestyret vedtar at det mellom Oppland fylkeskommune og Elverum kommune etableres et 2. Kommunestyret vedtar det framlagte forslag til vedtekter for samarbeidet IKA Opplandene. 3. Oppnevning av medlemmer / varamedlemmer til styret skal skje i samsvar med vedtektenes 8. 4. Kommunestyret delegerer til rådmannen oppnevningen av et styremedlem og et varamedlem i styret Side 3 of 5
SIDE 4 AV 5 ELVERUM KOMMUNE Utredning Elverum Kommunes lokaler for fjernarkiv er ikke godkjent. Det er gitt dispensasjon frem til utgangen av 2010. Dagens fjernarkiv er tilfluktsrommet i rådhuset. Å ruste opp dette rommet slik at det er godkjent som fjernarkiv i henhold til forskriftene gitt av riksantikvaren, vil kreve store investeringer i brannteknisk sikring av rom, godkjent ventilasjon, tekniske innredninger, etc. Kulturdepartementet oppfordrer kommuner og fylkeskommuner til å etablere interkommunale arkivordninger i de fylkene som ikke har et slikt tilbud. I samarbeid med statsarkivet på Hamar startet vi høsten 2006 et prosjekt for å se på mulighetene for et interkommunalt arkiv i Hamar, gjerne i tilknytning til Statsarkivets og bygging på Åker gård. Dette arbeidet stoppet opp når det ikke lenger var aktuelt med utbygging på Åker gård. Samtidig som det allerede var godt i gang med opprettelsen av et slikt felles interkommunalt arkiv i Oppland. Det interkommunale arkivet bygger videre på Fylkesarkivet i Oppland med hensyn til lokaliteter, bemanning og kompetanse. Fylkesarkivet i Oppland har i dag avtale med mange av kommunene i Hedmark, som omfatter både ordning og oppbevaring av arkiver. Disse har uttrykt ønske om å bli med i et interkommunalt samarbeid. Dette ser de berørte parter på som positivt og riktig, særlig med tanke på at Hedmark pr. dato ikke har etablert en tilsvarende ordning. IKA Opplandene er lokalisert i Lillehammer, nærmere bestemt i Fakkelgården. Her er det innredet og lagt til rette for at også Hedmarks kommunene kan være med. 13 av kommunene i Hedmark er allerede med og de andre med unntak av 4 eller 5 kommuner er i ferd med å melde seg inn. Det er klare stordriftsfordeler ved etablering av felles interkommunale depotordninger, både økonomisk og faglig. Særlig er dette viktig ved langtidslagring og formidling av elektroniske arkiver. Elektronisk arkivert informasjon er informasjon som går naturlig til grunne etter få år dersom de ikke håndteres korrekt. Denne kunnskapen vil være kostbar å ha i hver enkelt kommune. Det er også få små og mellomstore kommuner som har ansatte med nødvendige fagkunnskaper med hensyn til ordning og håndtering av eldre arkiver. Det økonomiske tilbudet er satt opp med priser gitt pr 1. januar 2008. Arbeidet i prosjektet Eget IKA for Hedmark har tatt 2 år og midler til å melde seg inn i et interkommunalt arkiv er allerede tatt inn i økonomiplanen 2008 2011. Økonomiske konsekvenser Tiltaket kan gjennomføres innenfor vedtatte budsjettrammer. Konklusjon: Elverum kommune må kjøpe plass for sitt fjernarkiv. Det opprinnelige ønske med et eget IKA i Hedmark lar seg ikke realisere de nærmeste årene. Elverum Kommune kan ikke vente lenger for evt. å få til en ordning i Hedmark. Mange Hedmarkskommuner har allerede knyttet seg til IKA Opplandene. Vi har vært og sett på lokalene og løsningen til IKA Opplandene. Dette er en meget god og profesjonell løsning for det arkivverdige materialet i Elverum. Side 4 of 5
Side 5 of 5 SIDE 5 AV 5