S T Y R E S A K # 20/01 Vedrørende: STYREMØTET DEN 15.01.15 BYGGESAKEN STATUS PR JANUAR 2015 Forslag til vedtak: Styret tar statusgjennomgang for nytt bygg til orientering. Styret er tilfreds med at det er identifisert hovedprosesser for byggeprosjektet, samt at brukerutstyrsprosjektet er i god fremdrift.. Vedlegg: Saksfremlegg med 2 vedlegg Tidligere dokumenter: Saksfremlegg og orienteringer i styret Bergen, den 09.01.15 1
Saksfremlegg Byggesaken status pr januar 2015 Det vises til tidligere skriftlige og muntlige orienteringer til styret. I det følgende gis en kortfattet statusrapport for pågående aktiviteter i byggeprosjektet 1) Prosjektorganisering Høsten 2014 har både styringsgruppen og prosjektgruppen vært engasjert i arbeidet med å sluttføre detaljprosjektet. Sammen med Statsbygg er det tatt beslutninger for å tilrettelegge for nødvendig infrastruktur i bygget. Som et ledd i dette arbeidet har vi, i samarbeid med Statsbygg, identifisert 6 hovedprosesser/temaområder som prosjektet nå jobber i forhold til: Prosjektstyring Brukerutstyr Innkjøp Flytting Økonomi HMS Den interne prosjektorganiseringen vil videreutvikles i forhold til disse hovedområdene. Vi er nå i en fase der arbeidsoppgavene og opprettelse av ulike brukergrupper konkretiseres. Formålet med gruppestrukturen er å ivareta alle KHiBs rom og aktiviteter i bygget, og mellom 40 og 50 personer vil være involvert når alt er på plass. Status for organiseringen er beskrevet i vedlegg 1. Nødvendig ressursinnsats til prosjektet vurderes fortløpende, og vi har sett det som nødvendig å styrke prosjektledelsen med en stilling. På bakgrunn av dette har vi engasjert assisterende prosjektleder, med følgende arbeidsoppgaver: Assistere prosjektleder i bygge-/utstyrsprosjektet gjennom prosjektets faser Daglig oppfølging og koordinering i prosjektet Koordinering / oppfølgning av prosjektgruppen og prosjektets øvrige grupper Støtte til KHIBs entrepriser/tekniske disipliner underlagt prosjektleder Rapportering Endringshåndtering Dokumenthåndtering (versjonshåndtering, arkivering, malverk) Andre administrative oppgaver 2) Samarbeid med Statsbygg De månedlige kontaktmøtene mellom KHiBs styringsgruppe og Statsbyggs prosjektledelse fortsetter i 2015. Videre avholdes prosjektrådsmøte med Kunnskapsdepartementet ca 3 ganger i halvåret. 1
Hver 14. dag avholdes brukermøter mellom KHiBs prosjektgruppe og Statsbyggs brukerkontakt. Vedlagt følger status over KHiBs leveranser til Statsbygg i prosjektet (vedlegg 2). 3) Brukerutstyrsprosjektet Brukerutstyrsbevilgning KHiBs brukerutstyrsprosjekt er i statsbudsjettet for 2015 tildelt 15 mill kr. Total ramme for brukerutstyrsprosjektet er 207,6 mill kr og fordelingen for de neste 4 årene er tenkt som følger fra departementets side (i 1000 kr): Kap. post 2015 2016 2017 2018 sum 260 50 15 000 70 000 112 400 10 200 207 600 7 % 34 % 54 % 5% 100 % Vi har begynt arbeidet med intern budsjettfordeling av brukerutstyrsbevilgningen, og har gjort en første fordeling på hovedområdene, skissert i tabellen nedenfor: Betegnelse i 1000 kr % av totalramme 0.0 Reserve/Uforutsett 41 520 20 % 1.0 Intern prosjektorganisasjon 10 000 5 % 2.0 Eksterne konsulenter 24 000 12 % 3.0 Verksted og spesialutstyr 55 000 26 % 4.0 IKT/AV 20 000 10 % 5.0 Inventar 22 000 11 % 6.0 Utstyrsgenererte byggtilpasninger 6 600 3 % 7.0 Flytting, avhending 15 000 7 % 8.0 Tilbakeføring av eksisterende lokaler i henhold til leieavtaler 3 000 1 % 9.0 Arrangement/Informasjon/kurs og opplæring 5 000 2 % 10.0 Nye driftsavtaler 5 000 2 % Sum 207 120 100 % Rest 480 0 % Det vises for øvrig til styresak 47/13 Budsjett 2015. Identifisering av brukerutstyr I forhold til status vil vi trekke frem følgende aktiviteter: - Det er gjennomført studietur til Glasgow 6-8. januar 2015. - I disse dager sluttføres verifisering av byggpåvirkelig brukerutstyr, med endelig signering av Statsbygg og KHiB medio januar 2015. 2
- Arbeidet med å få oversikt over behov for nyanskaffelser og hva som skal medbringes fra dagens lokaler er i gang. Det utarbeides prioriterte behovsoversikter med kostnader. Workshop avholdes 26-27. januar 2015. - Flytteleverandør er under anskaffelse. Utsending av konkurransegrunnlag ble gjort 15.1.2015 og signering av kontrakt planlegges innen påske 2015. Forslag til vedtak: Styret tar statusgjennomgang for nytt bygg til orientering. Styret er tilfreds med at det er identifisert hovedprosesser for byggeprosjektet, samt at brukerutstyrsprosjektet er i god fremdrift. Bergen, 09.01.15 Cecilie Ohm høgskoledirektør 2 vedlegg 3
Vedlegg 1 Beskrivelse av KHiBs prosjektorganisasjon Styringsgruppen Styringsgruppen har det overordnede ansvaret for styringen av prosjektet. Leder av styringsgruppen er prosjekteier. Styringsgruppen er ansvarlig for prosjektets resultat, og bistår og følger opp prosjektleder for å sikre at prosjektet når sine mål. Medlemmene i styringsgruppen er ansvarlige for realiseringen av prosjektet og for å sikre gode arbeidsforhold for prosjektet. Styringsgruppen foretar nødvendige prioriteringer og løser eventuelle prioriteringskonflikter som måtte oppstå. Gruppen sikrer at KHiB lever opp til sine forpliktelser overfor prosjektet. Det er styringsgruppens ansvar å sikre at prosjektets ressursbehov dekkes. Mandat: Fatter beslutninger knyttet til prosjektet, herunder endringer til Statsbygg Møtefrekvens: Møtes ukentlig. Møtene skal ha en agenda, og det skal føres referat som arkiveres i P360. Prosjektgruppen Mandat: Tett oppfølging av byggeprosjektet fra brukerståstedet. Sikre brukernes medvirkning i de ulike fasene i prosjektet. Utarbeide oversikt over brukerutstyr og inventar, samt kostnader med dette. Lede prosessene som er knyttet til flyttingen, herunder forestå de anskaffelser som er vårt ansvar. Sikre at KHiBs ordinære oppgaver forløper som normalt gjennom hele byggeprosessen. Leveranser fra prosjektgruppen følger prosjektbeskrivelsen daterte 10.1.2014 Møtefrekvens: Møte ukentlig. Møtene skal ha en agenda, og det skal føres referat som arkiveres i P360 Referansegruppe Rolle i prosjekt Nybygg: Siden Høgskolen i Bergen nettopp har vært igjennom et tilsvarende byggeprosjekt, er de involverte herfra en viktig bidragsyter i KHiBs prosjekt. Gjennom erfaringsutveksling og diskusjoner håper KHiB å kunne dra nytte av HiBs kompetanse. Møtefrekvens: Ved behov Arbeidsmiljøutvalg Rolle i prosjekt Nybygg: AML kapittel 7. AMU skal delta i arbeidet for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i prosjektet. Det skal behandle planer for hele HMS-området i prosjektet. Disse planene utarbeides i HMS-delprosjektet. 1
Læringsmiljøutvalg Rolle i prosjekt Nybygg: LMU er studentenes inngang til innflytelse. Her sitter tre studentrepresentanter. LMU har ca. 3 møter i semesteret InteriørARK Leder: Eli Kirstin Eide Mandat: Sørge for et godt, faglig samarbeid mellom KHiBs egne ressurser på interiør, brukergruppene, interiørarkitektene Scenario, prosjektgruppen og Inventura. Kvalitetssikring Utstyrsprosjekt Leder Inventura v/matias Haukom Mandat: Forvalte tilgjengelige midler. Inventura styrer anskaffelsene, og inngår disse kontraktene. Brukergruppene, IT/AV, dørmiljø og flytting er svært viktige ressurser inn i arbeidet for å sikre gode innkjøp. IT/AV Leder: Per Steinar Bendiksen Mandat: Utarbeide behovsanalyse. Utarbeide planer for alt AV/IT-utstyr i nybygget. Sikre fremtidsrettede og best mulige anskaffelser av IT/AV-utstyr. Dørmiljø Leder: Per Steinar Bendiksen Mandat: Utarbeide behovsanalyse. Utarbeide planer for alle Lås- og sikringssystemer i bygget. Sikre fremtidsrettede og best mulige anskaffelser av IT/AV-utstyr. drofus Leder: Bjarte Bjørkum Mandat: Sikre best mulige data i drofus, og legge til rette for en god prosess i forhold til anskaffelser. Flytting Leder: Inventura v/matias Haukom Mandat: Sikre en god flytteprosess. Gjenbruk/avskaff. Koordinering/tidsplan. Byggeplass/Installasjon. Entrepriser med Statsbygg. Økonomi/husleie Leder: Øivind Skaar Mandat: Sikre gode rutiner for økonomien i prosjektet. Brukergrupper Leder: Michael Jensen og Ellen Lien-Hicks Mandat: Gjennomgang og verifisering av drofus. Fatte beslutninger knyttet til hva man ønsker å beholde, hva man ønsker å kjøpe nytt, utarbeide prioriteringslister og kuttlister. HMS Leder: Eli Winter Mandat: Utarbeide ROS-analyse for byggeprosessen, forberede og iverksette tiltak. Utarbeide mål for HMS i prosjektet. 2
Prosjektleder Michael Jensen Prosjektleder er gitt myndighet til å styre prosjektet slik at det når sine mål innenfor mandatet; økonomi, tid og ressurser. Prosjektleder har daglig ledelse av prosjektet og prosjektgruppen. Ass. Prosjektleder Ellen Lien-Hicks Ass. Prosjektleder skal: Konkrete oppgaver i prosjektet: Bistår PL med prosjekt casens leveranser punkt. 2. B utarbeidet d. 10.01.2014 Bistå prosjektleder, gjennom nært samarbeid, i å sikre prosjektets praktiske og ledelsesmessige gjennomføring når det gjelder økonomi, fremdrift, kvalitet og arbeidsmiljø Bistå prosjektleder i arbeidet som operasjonelt bindeledd mellom KHiB og øvrige aktører i byggeprosjektet, og sikre et konstruktivt samspill mellom alle partene Bistå prosjektleder i å sørge for at nødvendig dokumentasjon sikres, både i KHiBs arkivsystem, Public 360 og i MS Project Bistå prosjektleder i utarbeidelsen av tidsplaner og praktisk gjennomføring Bistå prosjektleder i å utarbeide utkast til styrende dokumenter Ha oversikt over status i prosjektet hva gjelder hendelser, frister, problemer, endringer og leveranser Ha koordineringsansvar for oppfølging av enkeltsaker Samarbeide med ansatte i KHiB i brukerutstyrsprosjektet og flytteprosjektet Være fast medlem av prosjektgruppen Delta i styringsgruppemøtene og her ha rollen som referent Rapporterer til prosjektleder 3
Vedlegg 2 KHiBs leveranser til Statsbygg Signatur forklaring Grøn: OK Gul: nyopstartet - eller under konstruktion Rød: her kreves innsats Ingen farve: sagen er ikke endeligt behandlet / eller aktuel nettop nu KHIB Prosjektbeskrivelsens leverancer d.16.12.2014 Koordinering med eksterne rådgivere og intresenter Statsbygg Snøhetta Rambøll Inventura Scenario Sweco Uninet HIB KHIO Statsbygg og PG opplever det som meget konstruktivt og nyttig for alle parter at KHiB er til stede under sekvenssamlingene. Vi er nå inne i en viktig sluttfase for detaljprosjekteringen. KHiB vil ved tilstedeværelse kunne bidra med en viktig kvalitetssikring av at rommene ferdigstilles iht. beskrivelser i drofus.det må være en god opplevelse å være etterspurt :-) Vennlig hilsen. Hanne F. Raunehaug KHIB knokler på med alle oppgaverne fra Statsbygg Koordinering internt med KHIBs medarbejdere Styregruppen Prosjektgruppp en IT - AV gruppen Dørmiljøgrup pen drofusgruppen Utstyr-Inventura IARK Scenario HMSgruppen Økonomi- AFD. Flytningkonsu eltent Grupper Generealt opleves KHIBs medarbeidere som posivtive til prosjektet, men det er klart at i et fra drofus kunstermiljø som vores vil der være stærke meninger til nybygget. Guskelov for det, det værste ville ca. 24 stk være hvis alle bare var ligeglade. Vi slider dog lidt med korte tidsfrister for tilbakemeldinger til Statsbyggs ARK-ING, dette skyldes i høj grad den måde som der arbeides på KHIB. Alle har jo deres egentlige job, nogle har ikke fuldtidsstilling, andre kommer fra udlandet, nogle utstiller rundt omkring i verden. Men vi har faktisk klaret det. Der opleves nok noget fustration ude i områderne på KHIB dette skyldes at folk opplever at de spørges igen og igen om de samme ting. Min fornemmelse er at der spørges igen og igen som et led i avklarings metodikken, men noget skyldes også at ikke alle i Statsbygg regi er lige gode til at få skrevet tingene ned i de rigtige programmer og formaila Udarbejde/indkøb liste for brugerudstyr Leveranceplan. Kravspecifikation. Indkøb af brugerudstyr til indbygning i det nye bygg. C3 kvalitetskontrol foregår netop nu. D. 26.nov. Afsluttes i henhold ti Statsbyggs tidsplan for detaliprosjektet Fremdriftsplan for anskaffelser er utført af Inventura, men den må koordineres med den overordnede tidsplan for brugerutstyret. Ligeledes må der også koordineres med Statsbyggs tidsplan Indkøb er planlagt påbegyndt i april 2015 IARK er anskaffet og er netop oppstartet. Vinder af konkurencen blev Scenario KHIBs brugerutstyrs tidsplan er under udarbeidelse. Formatet bliver MSP Indkøb må koordineres tæt med Statsbyggs fremdriftsplan AV-konsuelnt er Sweco KHIBs brugerutstyrs tidsplan som overordnet tidsplan er utarbeidet. Formatet bliver MSP Der tenkes over et eventuelt mellemlager for utsyret Anskaffelse af flytte konsulent forventes ferdigt mars 2015 Kravspecifikat ioner utarbeides i samarbeide med Inventura. KHIB har ikke selv den fulde Der bør koordineres med økonomiafdel ingen (ØS) Anskaffelse af Grafisk designer forventes ferdigt mars 2015 for C4 utstyr vedkommende ligger noget allerrede inde i drofus. Men en egentlig gennemgang med med drofus grupperne er i opstartsfasen. En prioritering vil Haste oppgaver ved innflytning Kortsystem vælges i samarbeide med Statsbyggs sine folk, så erfarings grundlaget som SB har videreførers til KHIB Felles entrepriser med Statsbygg avklares Ellen Hicks Lein er tenk som kontaktperson til KHIBs innkøb, Ellen vil komme til at have tæt kontakt til Inventura. Ellen vil være at forstå som processeier Afhænigheder af andre leverancer Flyttedatoen rykker grundet manglende klarmelding fra Statsbygg Pay Back vudering. Prosjekt halls 2 muligheder for at afholde velkomster til nye og gamle elever ved oppstart til semestre Tværfaglige installationer ikke utført. Eksempelvis C3 utstyr Utleie af flerbruksrom Opplysninger om krav og placering er glippet KHIBs Beslutninger fra intrepriser KHIBs forsinkes brukergrupper grundet forsinkelser fra byggprosjekte t Her er listet mulige scenarioer opp, flere kan komme til Dette emne har egentlig ligget lidt i bagkanten, men der vil helt klart komme flere emner inn Brug af sparringspartner eller anden ekspertise. Inventura Scenario Sweco Uninet HIB KHIO Flytningkonsueltent Anskaffelse af Grafisk designer
Involvering af økonomienheten Nyt budget for nybygg, husleie, el- varme mm. buget for brukerutstyr Leje og service avtaler for indvendig og utvendig vedligehold, koordinering med SB. Indgådelse af avtaler om rengøring af skolen Fraflytning og tilbakelevering af EKS. bygningsmassen Oppsigelse af leiekontrakter så undervisning fortsat kan gennemføres. Her må jobbet tæt sammen med Statsbygg og deres fremdriftsplan. Tiltag må vuderes eventuelt fuld leie ut 2017 Oppfølgning på garantier i nybygget, det vuderes at der på nye bygg er 5 års garanti på utstyr, jævnfør SB. For nogle produkter kan det være mere eller mindre. Tet dialog med Statsbygg omkring dette emner er nødvendig når vi flytter inn Indgådelse af indkøbsavtal er og rammeavtale r må revuderes Leie af mellemlage r til nyinnkøb og eventuelt et mere permanent lager Kontrol av Bankgarantier for Inventuras innkjøb Konsekvenser ved forsinkelser KHIB kan ikke flytte i et semester! Få mds. Forsinkelse kan betyde at KHIB må leie eks. bygg 6-12 md. Mere Ved forsinkelse må det vuderes nøje om nogle kan flytte, så noget af det eks. bygg kan tilbakeleveres ifølge plan Forlængelse av leie avtaler for mellomlager KHIBs egne entrepriser forsinkes Konsekvenser ved forsinkelser i KHIBs leverancer Studenter bliver forsinket i deres studie og må have forlænget deres studielån Sikre at undervisningen kan gennemføres i flytteperioden Nuværende leie kontrakter tenkes forlenget til ut 2017 Oppfølgning på Statsbygg tidsplaner samt koordineringsm øter med SB Gennemfør flytteprojektet Flyttekonsuelent anskaffes Aftaler med Hvad skal EKS. udleier om bortskaffes. fraflytning, Hvad kan kontrol af det selges. Hvad fraflyttede. skal med i det Eventuelt ny bygg indleies en konsuelent til at deltage i befaringer fra KHIBs side Deltage i studietur kurser mm. Studietur til Glaskow d. 6- Der er planlagt 8 januar et Kick off seminar d. 26 og 27 januar. Hvor drofus C4 utstyr som ikke krever byggemæsige tilpasninger gennemgås Flere løsningsforslag. Der dukker hele tiden noget opp, men især Flerbrukksrom og prosjekthal 2 er værd at nævne. Her er det Bjarte som er ide mand