NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 29. mai 2013 TID: kl 10.00 STED: Fylkets hus, møterom Kvenna A103, Steinkjer De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 028/13 Referatsaker 029/13 Forvaltningsrevisjon - Nye Steinkjer videregående skole del II Organisering og økonomistyring i gjennomføringsfasen 030/13 Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede. 031/13 Budsjettjustering på bakgrunn av regnskapsresultatet for 2012 032/13 Orientering fra revisor Steinkjer, 22. mai 2013 Ola-Morten Teigen Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf:74 11 14 76 / mob: 936 92 526 e-post: liv.tronstad@komsek.no
SAK 028/13 REFERATSAKER Kontrollutvalget 29.5.2013 Liv Tronstad 028/13 411-1701-5.3 Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll, representantskapsmøte 7/5-2013 2 NTFK Driftsrapport til 1/2013 til fylkestinget Kontroll og tilsyn 3 NTE Bedriftsforsamling NTE Holding 15.5.2013 4 Referatene tas til orientering. SAK 029/13 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT NYE STEINKJER VIDEREGÅENDE SKOLE DEL II ORGANISERING OG ØKONOMISTYRING I GJENNOMFØRINGSFASEN Kontrollutvalget 29.5.2013 Liv Tronstad 029/13 411-1701-5.3 1. Kontrollutvalget slutter seg til forvaltningsrevisjonsrapport «Nye Steinkjer videregående skole del II - Organisering og økonomistyring i gjennomføringsfasen» 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til fylkestinget 3. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: Fylkestinget tar rapporten til orientering Fylkestinget ber om særskilt rapportering under vegs ved større byggeprosjekter Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport «Nye Steinkjer videregående skole del II - Organisering og økonomistyring i gjennomføringsfasen» utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS
Ikke trykte vedlegg 1. E-post fra oppdragsansvarlig revisor Informasjon til kontrollutvalget i NTFK vedr forvaltningsrevisjonsprosjekt Nye Steinkjer vgs 2. Kontrollutvalgets sak 058/12 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Steinkjer v.g. skole Del II, Revidert prosjektplan 3. Kontrollutvalgets sak 050/12 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Steinkjer v.g. skole del II - prosjektplan 4. Fylkestingets sak 51/12, Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 5. RSK 001 Saksopplysninger Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 ble vedtatt av fylkestinget 14/6-2012, sak 51/12. Forvaltningsrevisjonsrapporten «Nye steinkjer videregående skole del II - Organisering og økonomistyring i gjennomføringsfasen» forelå den 16. mai 2013. Fremst i rapporten er det gitt et sammendrag, og viser for øvrig til rapporten i sin helhet med fylkesrådet høringssvar som vedlegg 3. Høringssvaret har ikke medført endringer. Prosjektplan til forvaltningsrevisjonsprosjektet ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 19. november 2012 - sak 050/12, og revidert prosjektplan i møte den 4. desember sak 058/12. Følgende problemstillinger ble vedtatt av kontrollutvalget: Er fylkeskommunens retningslinjer for organisering, økonomistyring og rapportering fulgt i gjennomføringsfasen, og er disse tilfredsstillende? Er retningslinjene for håndtering av tillegg, fradrag og avvik fulgt? Er sentrale momenter fra planleggingsfasen hensyntatt i gjennomføringsfasen? Er prosjektet gjennomført i hht vedtatte budsjettrammer og framdriftsplaner, og hvordan forklares et evt avvik? Uten at det har vært kommunisert med kontrollutvalget har KomRev Trøndelag endret problemstillingene i første og i siste kulepunkt. I første kulepunkt har revisor utelatt å vurdere: og er disse tilfredsstillende. Siste kulepunkt er endret fra Er prosjektet gjennomført i hht vedtatte budsjettrammer og framdriftsplaner, og hvordan forklares et evt avvik? Til å bli beskrivende. Hvordan har budsjett og framdriftsplaner endret seg i gjennomføringsfasen, og hva kan forklare endringene? Endringene i siste kulepunkt er vesentlig forskjellig fra kontrollutvalgets bestilling, og endringen er ikke forklart i rapporten. En gjør oppmerksom på at kontrollutvalget gjorde en særskilt bestilling av dette punktet.
KomRev Trøndelag har i ettertid forklart endringene i problemstillingene med at det etter vedtaket i skolesaken i 2006 (FT 06/21) har blitt vedtatt endringer i prosjektet, både med tanke på kostnader og mulig bygningsmessige løsninger. Endringene er vedtatt av fylkestinget selv. Dette er en av årsakene til at KomRev Trøndelag ikke har valgt å bruke 2006-vedtaket som et revisjonskriterium og gjøre vurderinger opp mot dette. Problemstillingene er for øvrig belyst på grunnlag av informasjon framkommet ved dokumentgjennomgang og gjennom intervju. Prosjektet har fokus på selve gjennomføringsfasen, og kommer ikke inn på tema som anbudsprosess og brukermedvirkning. Tidsmessig er prosjektet avgrenset fra byggestart og frem til avlagt årsregnskap. Forvaltningsrevisjonsrapporten viser at: Retningslinjer for organisering, økonomistyring og rapportering i all hovedsak er fulgt Etablerte systemer for håndtering av tillegg, fradrag og avvik er fulgt Sentrale momenter fra planleggingsfasen er hensyntatt i gjennomføringsfasen Prosjektet er 3 år forsinket, noe som bl.a. har gitt utfordringer for skoledrift og byggeprosjektet Prosjektet er 170,2 millioner kr dyrere enn først vedtatt (Vedtatt utbygging i 2006 til kr 128,9 millioner, regnskapet nå viser 299,1 millioner kr) Utomhusområdet ikke er ferdigstilt Forutsetning om salg av bygningsmassen ved Egge i 2011 ikke er gjennomført I tillegg er lokaler til idrettselevene ikke omtalt i rapporten. Skolen skal her leie lokaler av Steinkjerhallen AS. Disse er ikke ferdig, og det er fortsatt elever ved skolen som får undervisning i brakker. Prosjektet har i tillegg til økte kostnader også blitt mer omfattende enn opprinnelig planlagt. Økonomiske endringer som følge av endringer i framdrift og omfang er løst ved bruk av midler fra felles reservepott, bevilgning av ekstra prisstigningspott og budsjettrevisjoner gjennom politiske vedtak (driftsrapporter og årsbudsjettvedtak). Dette viser at det ved store byggeprosjekter burde vært lagt frem egne saker for politisk nivå, noe som kunne gjort det enklere for politikerne å se helheten i prosjektet. Det er pr dato ikke lagt frem sluttrapport for Steinkjer videre gående skole. Revisor vil presentere rapporten for kontrollutvalget i møte og vil samtidig kunne svare på spørsmål. Vurdering Forvaltningsrevisjon er et viktig virkemiddel for å føre kontroll med den fylkeskommunale forvaltning, og de resultater som oppnås. Forvaltningsrevisjon skal gi en uavhengig tilbakemelding til fylkestinget, om forvaltningens arbeid og hvordan vedtak blir fulgt opp. Selv om prosjektet er endret politisk under vegs, både i forhold til omfang og økonomi, kan kontrollutvalget likevel vurdere å be revisor foreta en vurdering opp mot vedtaket i 2006. Endringene under vegs kan tyde på at grunnlaget for beslutningen i 2006 var mangelfull.
Store byggeprosjekter bør legges frem som egne saker under vegs, noe som kan gjøre det enklere for politikerne og se helheten i prosjekter. SAK 030/13 KONTROLLUTVALGETS GJENNOMGANG AV FYLKESRÅDETS REGLEMENTSFESTEDE RAPPORTERING TIL FYLKESTINGET (JF. KONTROLLUTVALGETS REGLEMENT PKT. 7) Kontrollutvalget 29.5.2013 Liv Tronstad 030/13 411-1701-5.3 1. Kontrollutvalget har ingen merknader til saker og vedtak i henhold til fylkesrådets egen rapportering i sak 91/13 2. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: Fylkestinget har ingen merknader til saker og vedtak i henhold til fylkesrådets egen rapportering i sak 91/13. Vedlegg: Saksutredning til kontrollutvalget fra KomRev Trøndelag IKS av 22. mai 2013 Ikke trykte vedlegg 6. Fylkesrådets egen rapportering, sak 91/13 http://www.ntfk.no/bibliotek/saker/2013/fr/fr13091.htm 7. Kontrollutvalgets reglement Saksopplysninger KomSek Trøndelag IKS viser til vedlagte saksutredning fra KomRev Trøndelag IKS.
SAK 031/13 BUDSJETTJUSTERING PÅ BAKGRUNN AV REGNSKAPSRESULTATET FOR 2012 Kontrollutvalget 29.5.2013 Liv Tronstad 031/13 411-1701-5.3 Kontrollutvalget viser til regnskapsresultatet for 2012 og stiller 762.000 kr fra sektoren Kontroll og tilsyn til disposisjon for andre formål. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Fylkestingets sak 19/13 Årsregnskap. årsberetning og årsmelding 2012 Vedlegg 4 Notat - Varsel om budsjettendringer på bakgrunn av regnskapsresultatet for 2012- revidert budsjett i fylkestinget i juni 2013 2. Kontrollutvalgets budsjett for 2013, driftsrapport pr 30. april 2013 Saksopplysninger En viser til følgende: I) Fylkestingets sak 11/82 Årsbudsjett 2012 og økonomiplan 2012-15 Fylkestingets vedtak, pkt 5: Sektorenes netto besparelser (mindreforbruk) og netto overskridelser (merforbruk) i forhold til gitte budsjettrammer, gjenbevilges i det påfølgende budsjettår. Slik gjenbevilgning skjer såfremt sektorene samlet sett ikke har et mindreforbruk (besparelser) og virksomhet 19 Fellesinntekter og -utgifter har et merforbruk (overskridelse/ inntektssvikt). Oppstår denne situasjonen skal gjenbevilgningen behandles som en del av årsoppgjøret. Virksomhetene kan velge å avsette deler av gjenbevilgningen til fond og disponere denne senere II) Fylkestingets sak nr. 19/13 til fylkestinget 25.april 2013 Årsregnskap, årsberetning og årsmelding 2012 Fylkestingets vedtak: 1. Det fremlagte årsregnskapet og årsberetningen fastsettes som årsoppgjør for Nord- Trøndelag fylkeskommune for 2012, med et regnskapsmessig mindreforbruk i driftsregnskapet på 53.657.550,65 kroner og et investeringsregnskap avsluttet i regnskapsmessig balanse. 2. Udisponert mindreforbruk på 53.657.550,65 kroner avsettes til sentralt disposisjonsfond i 2013 med følgende budsjettendring:
Konto Ansvar Tjeneste Beløp Avsetning disposisjonsfond 15400 191000 8800 53 657 550,65 Bruk av tidligere års mindreforbruk 19300 191000 8800-53 657 550,65 Vedlegg 4 til FT sak 19/13 Notat - Varsel om budsjettendringer på bakgrunn av regnskapsresultatet for 2012 - revidert budsjett i fylkestinget i juni 2013 I dette notatet står det bl.a.: Det regnskapsmessige overskuddet for 2012 ble samlet sett på 53,7 mill. kroner. Overskuddet er avsatt på sentralt disposisjonsfond. 15,5 mill. kroner av overskuddet er mindreforbruk i sektorene, som er forutsatt gjenbevilget i tråd med fylkestingets vedtak i sak 11/82, punkt 5. Dette innebærer at sektorrammene for 2013 blir økt med 15,5 mill. kroner i forhold til opprinnelig budsjett for 2013. For kontrollutvalget utgjør mindreforbruket for 2012 kr 762.000. Kontroll og tilsyn Kontrollutvalget er ikke underordnet andre enn fylkestinget, og det er kun fylkestinget som kan inndra et ev. mindreforbruket. Budsjett for kontroll og tilsyn består av kontrollutvalgets eget budsjett, og kjøp av sekretariatstjenester (KomSek Trøndelag IKS) og revisjonstjenester (KomRev Trøndelag IKS). I selskapenes representantskap den 7. mai ble det vedtatt at: mindreforbruket for 2012 i KomSek Trøndelag IKS skulle tilbakeføres eierne forholdsmessig. For NTFK utgjør dette 66.000 kr. budsjettet for 2013 i KomRev Trøndelag skulle justeres slik at det for NTFk kommer en ekstra regning på kr 220.000,- Sett i forhold til budsjett for kontroll og tilsyn 2013 og driftsrapport pr 30.4.2013 vil det gjennom en omfordeling av midlene innen for kontroll og tilsyn finnes rom for KomRev Trøndelag sin ekstraregning. Det er tidligere gjort avsetninger til disposisjonsfond for kontroll og tilsyn. Før resultat av regnskapsåret 2012 er disponert er Disposisjonsfond Kontroll og tilsyn på kr 843.200,-. Vurdering I henhold til virksomhetsplan 2013, budsjett for kontroll og tilsyn 2013 og driftsrapport pr 30.4.2013 synes kontrollutvalget pr d.d. å ha et tilstrekkelig budsjett for 2013. Dersom ekstraordinære kontrolltiltak blir påkrevd vil dette måtte dekkes gjennom ekstra bevilgning eller bruk av disposisjonsfond. På bakgrunn av dette finner en derfor å kunne tilrå kontrollutvalget å avstå fra gjenbevilgning av mindreforbruket for 2012 på kr 762.000
SAK 032/13 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 29.5.2013 Liv Tronstad 032/13 411-1701-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Revisor ønsker å gi en generell orientering om revisjonens status og arbeid. Revisors orientering gis i lukket møte i henhold til kontrollutvalgets eget reglement punkt 5. Steinkjer 22. mai 2013 Liv Tronstad kontrollsjef