FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling DATO: Torsdag 19. september 2013 TID: Kl. 09:00 STED: Frosta kommunehus Kommunestyresalen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 015/13 Skifte av oppdragsansvarlig revisor 016/13 Referatsaker 017/13 Orientering fra Værnesregionen vedrørende barnevern 018/13 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi 019/13 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon 2013 020/13 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2013 021/13 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett 2014 022/13 Forvaltningsrevisjon - bestilling Sak 20/13 vil bli ettersendt. Frosta/Steinkjer, 14.09.13 Jens Hagerup leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40
FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 015/13 SKIFTE AV OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 19.09.13 Paul Stenstuen 015/13 418-1717-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til oppdragsansvarlig revisors vurdering av sin egen uavhengighet. Vedlegg 1. Kopi av brev datert 23.08.13 til Frosta kommune, KomRev Trøndelag IKS 2. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Frosta kommune (Legges frem i møte) Ikke trykte vedlegg 3. Kommuneloven kap 12 4. Forskrift om kontrollutvalg 5. Forskrift om revisjon Saksopplysninger En har mottatt melding fra KomRev Trøndelag IKS vedrørende endring mht. oppdragsansvarlig for revisjonsoppdraget Frosta kommune. Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Steinkjer 14.09.13 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 016/13 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 19.09.13 Paul Stenstuen 016/13 418-1717-5.3 Referat Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Steinkjer 14.09.13 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 017/13 ORIENTERING FRA VÆRNESREGIONEN VEDRØRENDE BARNEVERN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 19.09.13 Paul Stenstuen 017/13 418-1717-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets sak 19/12 Orientering fra barnevernstjenesten Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsker å holde seg orientert om barnevernstjenesten. Etter avtale med kontrollutvalgets leder har en derfor anmodet barnevernstjenesten om en orientering i møte. Kontrollutvalget har for øvrig fått en orientering fra barnevernstjenesten i et tidligere møte, jf. sak 19/12. Kommunen deltar i et interkommunalt samarbeid i Værnesregionen vedrørende barnevern. Dette samarbeidet har etter hvert utviklet seg til å bli en relativt omfattende interkommunal samarbeidsordning. De deltakende kommuner har for øvrig valgt å organisere samarbeidet i samsvar med vertskommune med nemd modellen. Det er Stjørdal kommune som er vertskommune for barnevernstjenesten, og det er Stjørdal kontrollkomite som har det primære tilsynsansvaret mht. barnevernstjenesten. Departementet har i Ot. Prp. 95 2005-2006 imidlertid lagt til grunn at: «Kontrollutvala i dei ulike kommunane bør ha krav på informasjon om avgjerder og verksemd i vertskommunen som rettar seg mot innbyggjarane i den aktuelle samarbeidskommunen eller mot sjølve kommunen. På grunnlag av ein slik informasjonsrett vil kvar enkelt kommune mellom anna på grunnlag av vurderingane i kontrollutvalet for det første kunne vurdere om vertskommunesamarbeidet skjer innanfor ramma av det som er avtalt. Dernest vil det også gi høve til å vurdere løpande om vertskommunesamarbeidet er eigna til å realisere dei målsetjingane kommunestyret har. Dette kan gi grunnlag for å vurdere endringar i avtalen eller i rutinar som er knytte til vertskommunesamarbeidet, med sikte på forbetringar.
Det vil bli gitt en orientering om status for tjenesten, herunder om fastsatte mål, måloppnåelse, samt om planlagte og iverksatte tiltak. Det vil også bli gitt en orientering om oppfølgingen og tilsynet med fosterhjem. Steinkjer 14.09.13 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2
FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 018/13 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE KOMMUNENS ØKONOMI Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 19.09.13 Paul Stenstuen 018/13 418-1717-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets sak 31/11 Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2012 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen om de forskjellige sektorene i alle de planlagte møtene. Til dette møte er rådmannen anmodet om å gi en orientering om kommunens økonomi, jf. kontrollutvalgets sak 31/11. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer 14.09.13 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 019/13 ORIENTERING FRA REVISOR VEDR. REVISJONSSTRATEGIEN FOR REGNSKAPSREVISJON 2013 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 19.09.13 Paul Stenstuen 019/13 418-1717-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2013 i møtet. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering mv, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne forhold hos revisor vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen må derfor gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Steinkjer 14.09.13 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 021/13 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2014 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 19.09.13 Paul Stenstuen 021/13 416-1717-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2014 for kontrollutvalget - med en total ramme på kr. 646 000. Budsjettforslaget tar ikke høyde for et eventuelt ekstraordinært ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Budsjett for 2013 og regnskap så langt i år. Ikke trykte vedlegg 1. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 07.05.13 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 3. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 4. Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar i første rekke et påseeransvar, og utvalgets oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kjøp av revisjonstjenester, kjøp av sekretariatstjenester samt kontrollutvalgets egne aktiviteter. De vesentligste budsjettpostene er således kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester.
KomSek Trøndelag IKS (KomSek) er utvalgets operative ledd og har bl.a. ansvaret for saksutredning og oppfølging av utvalgets saker. KomRev Trøndelag IKS er kommunens valgte revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er revisjonsoppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse og prospekt for selskapet som deltakerkommunene sluttet seg til.) En har innhentet regnskapstall for kontrollutvalget så langt i år, se vedlegg. Representantskapene i de to selskapene vedtok budsjett for 2014 og økonomiplan for perioden 2014-2017 i møte den 14. mai. De øvrige kostnader er godtgjørelser mv. for kontrollutvalgets medlemmer og andre kostnader i forbindelse med møteavvikling. I tillegg er det tatt høyde for at kontrollutvalgets medlemmer skal kunne holde seg faglig oppdatert. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2014 som for tidligere år. En har satt opp følgende forslag til budsjettramme og økonomiplan for perioden 2014-2017 (kontrollutvalgets forslag for 2013 oppgis her til sammenligning): Budsjett og økonomiplan Forslag Forslag Anslag 2014-2017 2013 2014 2015 2016 2017 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig 90 000 90 000 90 000 90 000 90 000 oppdatering mv. Kjøp av sekretariatstjenester 139 000 144 000 144 000 144 000 144 000 Kjøp av revisjonstjenester 410 000 412 000 412 000 412 000 412 000 Total ramme kontrollutvalget 639 000 646 000 646 000 646 000 646 000 Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av kommunestyret. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i det samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal for øvrig føres på funksjon 110. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller rollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid.
Kontrollutvalget bør ha en spesiell oppmerksomhet rettet mot kommunens internkontroll og kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at dette kan løses innenfor den foreslåtte ramme. Saken legges med dette frem for kontrollutvalget til en diskusjon knyttet til kontrollutvalgets anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn. Steinkjer 14.09.13 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
2013 - Generell driftsspørring Page 1 of 1 2013 - Generell driftsspørring Regnskap Budsjett inkl. endring Forbruk Avvik - kr Regnskap i fjor Budsjett inkl. endring i fjor ALLE 582 302 639 000 91-56 698 523 168 558 000 11 Stab (inkl.-f.utg./pol.tj.) 582 302 639 000 91-56 698 523 168 558 000 1760 Kontrollutvalg og tilsyn 582 302 639 000 91-56 698 523 168 558 000 10800 Godtgjørelse folkevalgte 18 852 29 497 64-10 645 24 175 16 895 10804 Tapt arbeidsfortjeneste 5 400 12 000 45-6 600 8 880 11 000 10990 Arbeidsgiveravgift 3 325 5 454 61-2 129 4 563 3 821 11002 Abonnement faglit/aviser/tidss 350 1 000 35-650 350 1 000 11152 Kommunal bevertning 1 234 2 960 42-1 726 1 990 2 195 11209 Andre driftsutgifter 2 077 12 089 17-10 012 0 12 089 11400 Annonser 129 0 0 129 0 0 11500 Kurs/opplæring inkl. reise og o 0 25 000 0-25 000 0 25 000 11602 Reise- og diettgodtgjørelse fol 0 2 000 0-2 000 0 2 000 13751 Kjøp av sekretariatstjenester 127 350 139 000 92-11 650 102 795 103 000 13752 Kjøp av revisjonstjenester 423 000 410 000 103 13 000 381 000 381 000 14290 Moms generell komp.ordning 32 100 32-68 0 100 17100 Sykelønnsrefusjon 585 0 0 585-585 0 17290 Ref. moms påløpt i driftsregns -32-100 32 68 0-100 http://varweb07:8080/economyreporting/wicket/page?3 12.08.2013
FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 022/13 FORVALTNINGSREVISJON - BESTILLING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 19.09.13 Paul Stenstuen 022/13 418-1717-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget gir prosjektet vedrørende internkontroll 1. prioritet. De øvrige prosjekter rykker tilsvarende ned uten endring i rekkefølge. 2. Kontrollutvalget slutter seg til den fremlagte prosjektplan, og ber revisor gjennomføre prosjektet iht. denne. Vedlegg 1. Forslag om samkjøring av prosjekter om internkontroll Stjørdal, Meråker og Frosta, KomRev Trøndelag IKS 2. Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Intern kontroll kvalitets- og avvikssystem», KomRev Trøndelag IKS. Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 47/12 2. Kontrollutvalgets sak 5/12 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 3. Kontrollutvalgets sak 29/11 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon oppstart 4. Forskrift om revisjon 5. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 6. Kommuneloven Saksopplysninger Kommunestyret behandlet plan for forvaltningsrevisjon i møte den 29.05.12, sak 47/12, og gjorde slikt vedtak: 1. «Kommunestyret slutter seg til den fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015. 2. Kommunestyret vedtar slik prioritering av forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015: Nr. Prosjektnavn Gjennomføring 1 Samhandlingsreformen 2 Værnesregionen 3 Rusomsorg 4 Internkontroll 5 Saksbehandling 6 Miljø 3. Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden.»
Det er tidligere blitt antydet at Frosta kommune vil kunne få levert inntil 2-3 prosjekter i løpet av planperioden innenfor de nåværende økonomiske rammer. I tillegg til plan for forvaltningsrevisjon, kan også plan for selskapskontroll ha innvirkning på den totale tildelte tidsressurs. KomRev Trøndelag IKS har utarbeidet forslag til prosjektplan for et prosjekt vedrørende internkontroll. Tilsvarende prosjekt foreslås også for kommunene Meråker og Stjørdal. Dersom alle 3 kontrollutvalg samtidig slutter seg til likelydende prosjekt, vil prosjektet kunne bli gjennomført mer effektivt og det vil kunne bli levert bedre prosjektrapporter. Se vedlegg i saken. Vurdering I lys av de foreliggende opplysninger vil en tilrå at kontrollutvalget foretar en omprioritering slik at prosjektet vedrørende internkontroll kan gjennomføres nå. En tilrår også at kontrollutvalget slutter seg til den foreslåtte prosjektplan og ber revisor om å gjennomføre prosjektet iht. denne. Steinkjer 14.09.13 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2
PROSJEKTPLAN: Intern kontroll kvalitets- og avvikssystem Utarbeidet i henhold til RSK001 Standard for forvaltningsrevisjon Prosjektnavn Kommune Intern kontroll innføring av kvalitets- og avvikssystem Frosta kommune Bestilling Kontrollutvalget i Frosta kommune behandlet Plan for forvaltningsrevisjon (2012-2015) 26.04.12 i sak 13/12, hvor kontrollutvalget vedtok følgende prosjekter i denne planperioden: Samhandlingsreformen (1), Værnesregionen (2), Rusomsorg (3) og Intern kontroll (4). Kommunestyret opprettholdt kontrollutvalgets prioriteringer 29.05.12 i sak 47/12. I plan for forvaltningsrevisjon skisseres det mulig vinkling til prosjekt om intern kontroll: Hvordan ivaretas kommunelovens 23 nr. 2 om betryggende kontroll? Implementeringen av kvalitetssystem. KomRev Trøndelag IKS argumenterer i brev til kontrollutvalget, datert 30.08.13, for at prosjekt om intern kontroll i Frosta kommune bør samkjøres med forvaltningsrevisjonsprosjekter som skal igangsettes i Stjørdal og Meråker høsten 2013. Utførende revisorer Prosjektleder: Sigrid Hynne Prosjektmedarbeider: Marit Ingunn Holmvik Vurdering av habilitet Bakgrunn Ingen av de involverte revisorer vil få habilitetsproblemer ved gjennomføringen av prosjektet, jf. egenerklæringsskjema. I kommuneloven heter det i 23 nr 2): Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand forbetryggende kontroll. I regi av Værnesregionen ble det i 2010 igangsatt et felles prosjekt med formål å etablere et kvalitets- og avvikshåndteringssystem. Systemet er et viktig element for å bidra til god intern kontroll. Systemet inkluderer en rekke prosedyrer for ulike arbeidsprosesser samt system for melding og håndtering av avvik. Vi foreslår at forvaltningsrevisjonen omhandler innføringen av kvalitets- og avvikssystemet, hvor vi spesielt ser på erfaringene med bruken av systemet så langt. 1
Vi har fått opplyst av prosjektgruppa at pleie og omsorg er den sektoren som har kommet lengst i sitt arbeid med å ta i bruk det elektroniske systemet. Vi foreslår at det går ut en spørreundersøkelse til alle enhetsledere, men at det blir gjort en grundigere gjennomgang innen helse, pleie og omsorg. 1. Fungerer kvalitets- og avvikssystemet som et godt grunnlag for sikre god intern kontroll a. Er kvalitets- og avvikssystemet tatt i bruk i enhetene i kommunen? b. Blir det oppfattet som enkelt å bruke? c. Tilfredsstiller kvalitets- og avvikssystemet grunnleggende forutsetninger for intern kontroll (formalisering, risikovurderinger, kontrollaktiviteter)?. Kilder til revisjonskriter ier Kommuneloven 23 nr 2 om betryggende kontroll, er et utgangspunkt for revisjonskriteriene. Mer konkrete revisjonskriteriene vil hentes fra: Rådmannens internkontroll. Hvordan få orden i eget hus?, utgitt av KS i 2013. Her gjengis en rekke anbefalinger for god intern kontroll. Ifølge KS er tre grunnleggende forutsetninger for intern kontroll at kontrollen bygger på risikovurderinger, at den er formalisert og at det blir gjort kontrollaktiviteter (side 31). Forkrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten (FOR 2002-12-20 nr 1731) 4 Målsettinger satt ved innføringen av kvalitets og avvikssystemet. Problemstillinger Gjennomføring og tidsplan Prosjektplan kontrollutvalg 19. september Oppstartsmøte: oktober Datainnsamling: oktober-november Intervjuer (gruppeintervju) med deltakere i prosjektgruppa Intervjuer med enhetsledere/avdelingsledere innen helse, pleie og omsorg Intervju med tillitsvalgte Spørreundersøkelse til alle enhetsledere (kort questbackundersøkelse) Forventet behandling KU: februar/mars 2014. Planlagt ressursbruk: 200 timer (Forutsatt at Stjørdal og Meråker velger samme prosjekt). Kritiske faktorer Flere faktorer kan påvirke prosjektets framdrift: Tidspunktet for når revisjonen får tilgang til nødvendige dokumenter, om når intervjuobjektene har anledning til å møte oss. Alle intervjuer skal verifiseres, og informantene gis alltid en frist for tilbakemelding. Dersom frister overskrides kan dette påvirke prosjektets framdrift. Prosjektframdriften bestemmes også av andre prosjekter i revisjonens portefølje. 2
3