Konkurransegrunnlaget i forbindelse med anskaffelse av System for behandling av 16.12.2015
Del 1: Konkurransebetingelser Innholdsfortegnelse og dokumentstruktur Konkurransegrunnlaget for Anskaffelse av system for behandling av skoleskysselever i Vestfold består av to deler og omfatter følgende: Del 1: Konkurransebetingelser: 1 Definisjoner 2 Forutsetning for deltagelse i anbudskonkurranse 3 Konkurranseform 4 Prosedyreregler 5 Behandling av Tilbudet 6 Tildelingskriterier 7 Tildeling av kontrakt 8 Krav til Tilbudets innhold Vedlegg 8.1: Spørsmål som skal besvares og dokumenteres av Tilbyder Vedlegg 8.2: Tilbyders godtgjørelse Del 2: Kontrakts dokumenter: Avtalebestemmelser: Statens standardavtaler for IT-anskaffelser - SSA-K_Avtaletekst Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Vedlegg A - Feltbeskrivelse Vedlegg B Regtoppformatet 1.2 Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon (Informasjon fra Tilbyder levert i tilbudet inngår som Bilag 2 i kontraktsdokumentene) Bilag 3: Kundens tekniske plattform Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan (Informasjon fra Tilbyder levert i tilbudet inngår som Bilag 4 i kontraktsdokumentene) Bilag 5: Testing og godkjenning (Informasjon fra Tilbyder levert i tilbudet inngår som Bilag 5 i kontraktsdokumentene) Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser (Informasjon fra Tilbyder levert i tilbudet inngår som Bilag 7 i kontraktsdokumentene) Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten (hvis aktuelt) Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen 16.12.2015 Anskaffelse av system for behandling av Side 2 av 9
Hvis partene avtaler endringer til den generelle avtaleteksten før kontraktsinngåelse, skal dette samles i bilag 8, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Ved motstrid skal følgende tolkningsprinsipper legges til grunn: 1. Den generelle avtaleteksten går foran bilagene. 2. Bilag 1 går foran de øvrige bilagene. 3. I den utstrekning det fremgår klart og utvetydig hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret, erstattet eller gjort tillegg til, skal følgende motstridprinsipper gjelde: a) Bilag 2 går foran bilag 1. b) Bilag 8 går foran den generelle avtaleteksten. c) Hvis den generelle avtaleteksten henviser endringer til et annet bilag enn bilag 8, går slike endringer foran den generelle avtaleteksten. d) Bilag 9 går foran de øvrige bilagene. 1. Definisjoner I dette dokumentet menes med: Oppdragsgiver: Leverandør: Tilbyder: Underleverandør: Vestfold Kollektivtrafikk AS forkortet til VKT. VKT vil være kontraktspart og oppdragsgiver for den Leverandør som tildeles kontrakt om oppdrag i VKTs anbudskonkurranse om Anskaffelse av system for behandling av skoleskysselever i Vestfold. Det selskap som inngår kontrakt om utførelse av oppdrag i VKTs anbudskonkurranse om «Anskaffelse av system for behandling av» Et selskap som deltar i anbudskonkurranse om Anskaffelse av system for behandling av for å komme i betraktning som Leverandør Et selskap som Leverandør benytter for å utføre deler av leveransen 16.12.2015 Anskaffelse av system for behandling av Side 3 av 9
2 Forutsetning for deltagelse i Konkurranse Følgende forutsetninger vil bli lagt til grunn for at Oppdragsgiver skal akseptere et Tilbud fra Tilbyder i anbudskonkurranse: Dersom det selskapet som gir inn tilbudet er et samarbeidsforetak (Joint Venture e.l.) skal kopi av den avtalen som regulerer samarbeidet vedlegges. Det stilles da krav til at partene er solidarisk ansvarlige 3 Konkurranseform Anskaffelsen gjennomføres som Konkurranse etter 14-1 i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser av 4.juli 2006, nr. 402, Lov om offentlige anskaffelser av 16.juni 1999 nr. 69. 4 Prosedyreregler 4.1 Roller i prosessen Vestfold Kollektivtrafikk AS vil være kontraktspart for den Tilbyder som tegner kontrakt for Anskaffelse av system for behandling av, og betegnes i kontraktsdokumentene som Oppdragsgiver. Med Tilbyder forstås de(t) selskap(er) som deltar i Anskaffelse av system for behandling av. 4.2 Kunngjøring og registrering Konkurransegrunnlaget er annonsert offentlig gjennom utlysning i Doffin Database i forbindelse med utlysning av anbudskonkurransen. Alle potensielle tilbydere som er registrerte på www.vkt.no/anbud vil på oppgitt e- post motta alle oppdateringer av konkurransegrunnlaget. 4.3 Informasjon om Tilbudsprosessen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger en saklig grunn. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise alle Tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Hvis Tilbudet ikke er levert inn i henhold til konkurransegrunnlaget, har Oppdragsgiver rett til å avvise Tilbudet. Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering, avklaring og forhandling av Tilbudet skal dekkes av Tilbyder. I perioden fram til frist for innlevering av Tilbudet har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer, eller endringer av konkurransegrunnlaget. Eventuelle oppdateringer vil bli gjort tilgjengelig for alle Tilbydere. Om nødvendig vil Oppdragsgiver forlenge fristen for innlevering av Tilbud. 16.12.2015 Anskaffelse av system for behandling av Side 4 av 9
4.4 Fremdriftsplan Anskaffelse og innføring av system for behandling av planlegges gjennomført etter følgende fremdriftsplan: Konkurransegrunnlaget kunngjøres 16. desember 2015 Siste frist for spørsmål 22. januar 2016 Tilbudsfrist 29. januar 2016 Evalueringsperiode 01 4.februar 2016 Vedståelsesfrist 4 måneder fra Tilbudsfristen eller fra siste reviderte Tilbud Planlagt kontraktstildeling 05. februar 2016 Klagefrist 16. februar 2016 Planlagt kontraktsinngåelse 17. februar 2016 Kundens akseptansetest (SAT) 11.-12. mai 2016 Installasjon start, oppstart testdrift 16. mai 2016 Godkjenningsperiode 4 måneder 16. mai 15.september 2016 Endelig godkjenning leveringsdag 15. september 2016 4.5 Retningslinjer for spørsmål til konkurransegrunnlaget Oppdragsgivers kontaktperson er Bjørn G. Aasebø Tlf: +47 3330 0116 / +47 9058 7848 Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget skal rettes skriftlig til SBSE2016@vkt.no Spørsmål vil bli behandlet anonymt ved at det ikke vil fremgå av svarene hvem som har stilt spørsmålene. Dersom spørsmål kommer inn senere enn seks dager før fristens utløp, kan de ikke garanteres besvart innen fristens utløp. Alle Tilbydere vil automatisk motta spørsmål og svar pr e-post. Innen innleveringsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Dersom disse kommer så sent at det er vanskelig for Tilbydere å ta hensyn til det i Tilbudet, vil det bli fastsatt en forholdsmessig forlengelse av fristen. 16.12.2015 Anskaffelse av system for behandling av Side 5 av 9
Relevante spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig for alle Tilbydere i anonymisert (omarbeidet) form, ved at det ikke vil fremgå av svarene hvem som har stilt spørsmålene. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å besvare eller gjøre spørsmål tilgjengelig for alle tilbydere dersom Oppdragsgiver vurderer spørsmålene til ikke å være relevante eller for øvrig ikke har generell interesse. 4.6 Forretningshemmeligheter Hvis Tilbydere mener at Tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal det leveres en komplett elektronisk versjon (CD eller minnepinne) av Tilbudet hvor forretningshemmelighetene er sladdet (papirversjon av sladdet versjon er ikke nødvendig). Den sladdede versjonen av Tilbudet skal legges på egen mappe på ovennevnte CD eller minnebrikke, og inneholde all dokumentasjon. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte Tilbyder. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å levere ut den sladdede versjon til tredjepersoner som ber om innsyn i samsvar med offentlighetsloven. Er det ikke levert sladdet versjon forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å levere ut Tilbudet til tredjepersoner. 4.7 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold til vilkårene i konkurransegrunnlaget i Tilbudet. Som forbehold regnes også dersom Tilbudet avviker fra kravene i Vedlegg 8.1 og Vedlegg 8.2 Tilbyder skal i samsvar med pkt. 2 i Vedlegget Krav til Tilbudets innhold bekrefte at det ikke er tatt forbehold til vilkårene i konkurransegrunnlaget, herunder også bestemmelsene i Statens standardavtaler for IT-anskaffelser - SSA-K lille Dersom det likevel er tatt forbehold har Oppdragsgiver rett til å avise Tilbudet om Oppdragsgiver vurderer forbeholdet som vesentlig eller at konsekvensene av mindre vesentlige forbehold ikke kan beregnes eller prissettes i forbindelse med evaluering av Tilbudet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å evaluere Tilbud med mindre vesentlige forbehold, og som ikke avvises, med en tilleggspris fastsatt av Oppdragsgiver. 4.8 Innsendelse av Tilbudet Tilbudet som sendes inn skal undertegnes av en person som har fullmakt til å forplikte Tilbyder, og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Tilbudet skal være på norsk og leveres i ett eksemplar på papir. Tilbyder skal i tillegg levere en komplett versjon på minnepinne eller CD. Tilbyders samlede informasjon skal organiseres og inndeles slik det framkommer i innholdsfortegnelse og dokumentstruktur i Vedlegg 8.1 og 8.2, og dette gjelder både papirkopi og elektronisk versjon. Ref. også pkt. 4.6 om Tilbudet inneholder forretningshemmeligheter som ønskes unntatt offentlighet. 16.12.2015 Anskaffelse av system for behandling av Side 6 av 9
Tilbudet skal leveres/sendes i lukket innpakning til: Vestfold Kollektivtrafikk AS Besøksadresse: Jens Mullersgate 3 Postadresse: Postboks 8 - Sentrum N 3101 Tønsberg, Norge Tilbudet skal være merket Anskaffelse av system for behandling av Tilbudet skal være Vestfold Kollektivtrafikk AS i hende senest: Fredag 29.januar 2016 kl. 12.00. Tilbud som kommer inn etter Tilbudsfristens utløp vil bli avvist som for sent innkommet og vil bli returnert uåpnet. Alle innkomne Tilbud vil bli registrert med dato og tidspunkt for innlevering. 4.9 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil finne sted fredag 29.januar 2016 kl. 13.00. Tilbudsåpningen vil være lukket. Tilbyderne vil ikke bli gitt anledning til å være tilstede ved åpningen. Tilbudet er bindende for Tilbyder i fire (4) måneder fra frist for innlevering av Tilbudet eller fra siste reviderte Tilbud 4.10 Avvisning Et Tilbud vil bli avvist når det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan Tilbudet skal bedømmes i forhold til de andre Tilbudene. 5 Behandling av Tilbudene Tilbyder kan, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette anses nødvendig Eventuelle behov for avklaringer av Tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e-post eller tatt opp direkte i avklaringsmøter. Tilbyder må påregne at det kan være nødvendig med slike møter i Tønsberg, og skal i så fall, for egen kostnad, stille med personer som kjenner og kan avklare innholdet i Tilbudet. 16.12.2015 Anskaffelse av system for behandling av Side 7 av 9
6 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på basis av følgende tildelingskriterier og med følgende vekting: Tildelingskriterier Vekting av hvert kriterium Pris / godtgjørelse 60 % Teknisk innhold 40 % Pris / godtgjørelse vil inkludere punktene 1-6 i Tilbudets Vedlegg 8.2 Tilbyders godtgjørelse. Teknisk innhold vil inkludere punktene 2-8 i Tilbudets Vedlegg 8.1 Krav til Tilbudets innhold, Spørsmål som skal besvares og dokumenteres 7 Tildeling av Kontrakt Alle Tilbydere vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket Tilbud som er valgt. Det vil bli gitt klagefrist på 11 kalenderdager. Kontrakt vil bli inngått etter utløp av klagefristen. Tilbud som ikke blir valgt blir ikke returnert. Etter at klagefristen er utløpt og Kontrakt er inngått, har begge parter rett til å gå ut med en pressemelding om kontraktstildelingen. 16.12.2015 Anskaffelse av system for behandling av Side 8 av 9
8 Krav til Tilbudets innhold Tilbudet skal sendes inn ved å benytte identisk struktur som i Vedlegget Krav til Tilbudets innhold, display Se følgende vedlegg: Vedlegg 8.1: Spørsmål som skal besvares og dokumenteres av Tilbyder Vedlegg 8.2: Tilbyders godtgjørelse Tilbyders samlede informasjon og dokumentasjon skal sorteres i henhold til den nummerering som fremgår av disse vedlegg. Manglende oppfyllelse av kravene eller manglende dokumentasjon, som knytter seg til innholdet av Tilbudet, gir VKT rett til å avvise Tilbudet. 16.12.2015 Anskaffelse av system for behandling av Side 9 av 9