1 Velkommen Velkommen som bruker av Prostemodulen et web-basert redskap for oversikt over presters uttak av fridager, ferie, permisjon osv. Modulen skal gi hjelp til et bedre personalarbeid i prostiet og gi bedre oversikt for den enkelte prest. Programmet er utviklet av Agrando AS (se: www.agrando.no). Prostemodulen er en tilleggsmodul til programmet Medarbeideren (fra Agrando AS), men kan brukes helt uavhengig av dette programmet. Likevel vil alle prester også få tilgang til bruk av Medarbeideren, uavhengig om fellesrådet bruker dette programmet eller ikke. Hvis fellesrådet ikke bruker programmet, vil presten være den eneste av staben som vil ha tilgang til Medarbeideren. (For å bli bruker av Medarbeideren: Se nedenfor, under Oppstart.) Prostemodulen virker slik at prosten ser alle prestene i prostiet, du som prest ser i utgangspunktet bare din egen oversikt. Men du kan om du ønsker det - gi andre prester tilgang til din arbeidsplan. Se mer info om akkurat det litt nedenfor. Vi håper du vil bli fornøyd med Prostemodulen, og at det vil gi deg og prosten en god oversikt over den viktige tjenesten du står i. OPPSTART Brukernavn og passord For å logge deg inn, trenger du et brukernavn og passord. Hvis du alt er bruker i Medarbeideren, er det ikke behov for noe nytt brukernavn og passord, du kan bruke de du har. Hvis du ikke er bruker i Medarbeideren, vil du kunne få det fra prosten. Agrando har satt deg opp i rett prosti, og gitt deg et brukernavn og passord. Endring av passord Du kan når som helst endre ditt passord (hvis du ønsker) ved å gå inn på www.medarbeideren.no og klikke på menyen Min side (helt til høyre på menylinjen). Logg deg inn med nåværende brukernavn og passord, og endre passord når du kommer inn på siden.
2 Nedlasting av Medarbeideren Som nevnt ligger det i avtalen at alle prester får fri tilgang til programmet Medarbeideren. For å bruke dette programmet, må man først laste ned et lite påloggingsprogram. Dersom man er koblet opp til en server, må påloggingsprogrammet lastes ned til serveren. På din personlige maskin (hjemme/bærbar) kan du laste det rett ned til maskinen. Nedlastning finnes på www.medarbeideren.no. Øverst på siden (under Referanser ) står det: Last ned Medarbeideren her.. Klikk på lenken, og velg Kjør. Påloggingsmodulen legges automatisk på skrivebordet og du kan gå inn starte Medarbeideren. Det er samme brukernavn og passord som du har i Prostemodulen. Oppstart av Prostemodulen Du kan starte Prostemodulen på to måter direkte fra Medarbeideren, eller direkte fra Internett. 1. Rett fra Medarbeideren. Når du har åpnet medarbeideren, finner du en Navigasjonsrute til venstre. Under «Timemodul» ligger Prostemodulen, du klikker på den og kommer inn i programmet. 2. Fra Internett. Gå til www.prostemodulen.no og logg deg på med ditt brukernavn og passord.
3 BRUK AV PROSTEMODULEN Prostemodulen skal brukes til to ting: 1. Planlegging av neste arbeidsplan. Det er prosten som setter opp lengden på denne arbeidsplanen, det kan være et år, et semester, en sommer osv. Når planleggingen er ferdig, låser prosten arbeidsplanen, og dette er da den vedtatte arbeidsplan. 2. Daglig/ukentlig bruk der man registrerer avvik fra og endringer i den vedtatte arbeidsplan. Kontaktkort I prostemodulen ligger et kontaktkort med informasjon om deg som er prest i prostiet. Du kan endre på opplysningene ved å klikke på Rediger på den øverste linjen, og så skrive inn endringer (og legge inn det som mangler, for eksempel bilde). I kontaktkortet hos prosten ligger også lagret dine foretrukne variable fridager (vanligvis mandag og lørdag, men dette kan variere fra prosti til prosti), disse fridagene settes automatisk inn i arbeidsplanen. Røde dager legges også automatisk inn. Røde dager er i utgangspunktet 10 per år, men noen av dem vil falle på din(e) allerede oppsatte fridager, og du får jo ikke dobbelt opp av fridager. Så antallet Røde dager vil kanskje for et år bli 6 eller 7. Dette er vanlige fridager som alle arbeidstagere har krav på, også prester. Prosten legger inn det riktige antallet. Noen bispedømmer har en avtale om å kunne overføre fridager, dersom dette er tilfelle, vil prosten også legge inn disse. Se nedenfor om hvordan programmet teller fridager.
4 Arbeidsplan Først litt om arbeidsflyten i programmet: 1. Prosten lager en ny Arbeidsplan, perioden kan variere, men mange deler året i 3 (vår, sommer, høst). Fridager blir da lagt inn automatisk ut fra det valget som er satt opp i ditt kontaktkort (de fleste har fridag på mandag og lørdag) 2. Man legger inn beredskap, tjenesteuker, planlagt ferie osv. Og man flytter fridager for å få til en frihelg (ofte vil man flytte en fridag på en mandag til søndagen den helgen man vil ha fri). Hvem som gjør hva av dette må man bli enig om. 3. Prosten låser Arbeidsplanen. Når planen er låst vil: Fravær/tjenester/beredskap vil vise i Daglig kalender. Planen er låst, og man kan ikke gjøre endringer i en låst plan. Endring gjøres i Daglig kalender. Det er den Daglige kalender som er den oppdaterte kalenderen. Og som inneholder planlagte, nye og slettede hendelser. Rapport og oppdatert statistikk hentes fra Daglig kalender. Og når måneden er over, godkjenner presten den måneden, dvs. bekrefter at endringer er gjort/fravær lagt inn. 1. Planlegging av kommende arbeidsplan Det er prosten som er ansvarlig for å sette opp arbeidsplan for prestene. Prosten bestemmer først en lengde på den kommende arbeidsplan og legger den inn i systemet. Som nevnt legges dine valgte fridager automatisk inn. Røde dager vil også automatisk vise som fridager i arbeidsplanen. Dersom man skal arbeide på en rød dag eller på en oppsatt fridag, flytter man fridagen til en annen dato. Dersom man skal ha fri en helg, kan man ta en fridag og flytte den til søndagen. I samarbeid mellom prosten og prestene i prostiet bestemmes så hvordan videre innlegging skal skje, og til hvilken dato alle ønsker/forslag skal være kommet inn. Prosten låser arbeidsplanen når den er ferdig planlagt. Da er dette den godkjente arbeidsplan, og det er bare prosten som kan låse den opp for evt. endringer som måtte komme før arbeidsplanen trer i kraft. I den venstre del av vinduet vises de tilgjengelige arbeidsplanene, både de som er låst og de som er under planlegging:
5 MERK: Dersom du bruker Medarbeideren til planlegging av begravelser, vielser og gudstjenester vil disse også vises i Prostemodulen. I bildet ovenfor vises for eks. en vielse fra Medarbeideren 12. august kl. 16:00. Disse hendelsene kan ikke redigeres i Prostemodulen, kun i Medarbeideren. Med denne funksjonen har du bedre oversikt over tjenestene dine når du er inne og skal legge inn ting i Prostemodulen. 2. Del visning av din kalender Du kan dele din kalender med andre prester i samme prosti. Funksjonen er nyttig når for eks. noen prester sammen har ansvar for et område (samme tjenestedistrikt) eller er i samme sogn og trenger å se hverandres planlegging. For å dele din kalender: Velg: Tilganger nederst til venstre i skjermen: Nå vises de prestene du deler din kalender med. For å redigere hvem du vil dele din kalender med, velger du Rediger Tilgang : Kryss av for de prestene som skal kunne se din kalender i Prostemodulen. Merk at de ikke kan endre på noe eller legge inn noe.
Slå av og på visning av de andre prestene: 6 I visningene der andre deler sin kalender med deg, kan du slå av og på denne visningen under knappen Velg prest. «Gamle arbeidsplaner» Etter hvert som årene går, vil det bli en lang liste av «gamle» arbeidsplaner i programmet. Du kan velge hvor mange av disse du vil se ved å trykke på den lille pilen til høyre for Arbeidplan. Velg så hvor mange av de «gamle» du ønsker å se. Visning av hendelser De hendelsene som er planlagt før planen blir låst, vil ha et lite symbol, en blå P. Det vil hjelpe deg/prosten til å holde oversikt over hva som var planlagt og hva som senere måtte endres underveis i Arbeidsplanperioden.
3. Daglig/ukentlig bruk 7 Den daglige kalender vil gi deg oversikt over din arbeidsplan og vise statistikk nederst over de enkelte kategorier/etiketter: FRIDAGER viser hvor mange du har til gode eller har tatt ut for mye. Tallet viser til nå i året inklusiv planlagte fridager i både åpne og låste planer. Fridager telles fra ca. 1. desember til 1. desember. Siden man er avhengig av å tenke hele uker, vil man måtte justere litt på tellingen (det er ikke så ofte 1. des. kommer på en mandag). Her er en oversikt for de kommende år: 2014 (02.12.2013-30.11.2014) 2015 (01.12.2014 29.11.2015) 2016 (30.11.2015 27.11.2016) 2017 (28.11.2016 26.11.2017) Noen bemerkninger om telling av fridager: - Dersom du arbeider på en RØD DAG, sletter du fridagen (se nedenfor), og du vil få den til gode i statistikken. - Dersom du sletter en fridag en uke, vil du ha den til gode. Men dersom du sletter 2 fridager i samme uke, får du bare 1 til gode (viser til avtaleverket for prestene). - Når man står i den daglige kalender, vil tallet på fridager til gode gjenspeile hva man har til gode av Røde dager/evt. overførte fridager/slettede fridager knyttet opp til låste planer. Merk derfor at det tallet som gjelder er +/- tallet (dvs. tallet som viser til gode... ). FERIE/STUDIEPERMISJON viser hvor mange dager som er tatt ut og planlagt tatt ut i planene i år (i forhold til hvor mange dager du har krav på/avtalt i kalenderåret) Under fanen «Statistikk» vil du se den samme statistikken som prosten ser. Og der vil du også kunne se: - antall uker du ikke har tatt ut fridag. Merk at tallet gjelder for HELE året, og at hvis du ikke har planlagt høsten enda, så vil de ukene være med i tallet. - en oversikt over uttak i hver enkelt uke for hele året. Klikk på den lille boksen til høyre for Arbeidsplansperioden.
8 I den daglige kalender kan man: A. Slette en hendelse. For å slette en hendelse, må man høyreklikke og så velge «Slett» Man blir da bedt om å oppgi en grunn for dette, og denne meldingen sendes automatisk til prosten på e- post. Dette gjelder når man sletter Fridag eller Ferie. Og det er prosten som godkjenner en eventuell sletting/endring av planlagt hendelse. I samarbeid m. prosten bør en da opprette en fridag på en annen dag. Etter at elementet er slettet blir det gjennomsiktig og får statusen Slettet B. Legge inn nye hendelser. Man kan legge inn/registrere ulike typer hendelser som ikke er planlagt i arbeidsplanen, men som er uforutsette og som man skal rapportere (for eksempel egenmelding, fravær på grunn av sykt barn osv.). Stå på aktuell dato og høyreklikk. Velg ny,
9 Velg riktig kategori/etikett. og evt. lengde på hendelsen (hvis det går over mange dager). Du kan også legge inn en kommentar til hendelsen. (Eksempel: hvis det dreier seg om Delvis sykemelding, kan du legge inn størrelse % sykemelding). Trykk på bildet av diskett (= Lagre). Prosten og de du eventuelt deler din kalender med - vil se hendelsen i sin oversikt. Den legges også inn i statistikken for året. Prosten kan legge til, endre farge og navn + endre rekkefølge på etikettene. Dermed vil listen av etiketter bli litt ulik fra prosti til prosti. Men de etikettene som skal rapporteres vil man ikke kunne endre navn på. C. Godkjenne en måned. Når en måned er utløpt, skal den aktuelle måned godkjennes slik at prosten vet at din kalender er klar for rapportering til bispedømmekontor (og videre til DFØ). Ved å godkjenne måneden bekrefter du at evt. endringer i forhold til avtalt arbeidsplan er gjort, og at nye hendelser som har kommet til, er blitt lagt inn. For å godkjenne: Klikk på knappen Godkjenn [aktuell måned] : Når godkjenning er gjort vises det slik: Agrando holder på å lage en funksjon som gjør at det automatisk blir sendt ut en påminnelse på SMS til de prester som innen en viss dato IKKE har godkjent forrige måned. Gå da inn og gjør endringer/godkjenn måneden.
Synkronisering av Prostemodulen til Mobiltelefon/lesebrett Vi har laget en ical-løsning for de som ønsker synkronisering. 10 Kort bruksanvisning: Det handler om å lage en link som man kan kopiere til nettleseren, og dermed laste ned en ical-fil som har alle hendelser. Man kan kopiere linken eller sende linken til sin e-post-adresse. Velg navnet ditt under Daglig kalender og trykk på ical-kalender knappen. Kopier linken ved å markere hele linken og tykke Ctr + C eller send linken til din e-post adresse (den e-postadressen som er registrert på kontaktkortet ditt i Prostemodulen/Medarbeideren) Den videre prosessen er litt ulik, avhengig av om du vil synkronisere via Outlook kalender, Google kalender, direkte til I-Phone eller du bare ønsker en statisk kalender (se punkt A, B, C og D nedenfor): A. I Outlook 2010 kan man åpne kalenderen slik: i. Velg kalender > Åpne kalender > Fra Internett ii. Lim inn adressen: Dersom du har satt opp din mobiltelefon til å synkronisere med Outlook, vil også Prostemodulen synkronisere automatisk.
11 B. I Google kalender: i. Velg Andre kalendere: ii. Lim inn adressen: Dersom du har satt opp Goole kalender til å synkronisere med din mobiltelefon, så vil synkronisering med Prostemodulen skje automatisk. C. Iphone: Gå til: Innstillinger >Mail,kontakter,kalender > Legg til konto >Annet > Legg til Abonnementskalender: Lim inn adressen i Tjener feltet. D. Statisk kalender Dersom man skal ha en Statisk kalender (som ikke synkroniserer automatisk) kan man laste ned icalhandler.ics filen slik: (OBS. Kalenderen er ikke koblet til kildekalenderen, og den oppdateres ikke). i. Lim inn i en nettleser og laste ned filen ii. Dobbeltklikk filen icalhandler.ics
MEDARBEIDEREN 12 I denne brukerveiledningen er det ikke meningen å lage en hel brukermanual for Medarbeideren, men bare å skrive litt kort om hvordan man bruker den i samspill med Prostemodulen. De som har brukt Medarbeideren en stund, vil trolig vite det meste av det som står nedenfor. Planlegging av begravelser, vielser osv. i Medarbeideren For at prosten skal få oversikt over den enkelte prest sin arbeidsbelastning, må presten legge inn sine begravelser, vielser og gudstjenester i Medarbeideren. Hvis man er alene i fellesråd/sokn som bruker Medarbeideren, kan man gjøre dette enklest på denne måten (hvis fellesrådet/soknet bruker Medarbeideren, har dere trolig rutiner og regler for hvordan dere legger inn nye hendelser): Velg Kalender i Navigasjonsfeltet. Du vil da automatisk stå i Min kalender i den videre planlegging, og det er viktig. Velg den aktuelle dag i kalenderen helt til høyre. Velg tidspunkt for hendelsen ved å dra (klikk og hold nede høyre musknapp) over tidspunktet i kalenderen i midten av vinduet. Velg Ny avtale (knappen øverst til venstre på menyvalget). Fyll inn så mye info du ønsker, men det er viktig at du velger riktig ETIKETT. Det er nemlig det valget som vil vise prosten hvilken type hendelse/tjeneste dette er. Lagre og lukk når du er ferdig.
13 Planleggingen gjort i Prostemodulen vises i Medarbeideren Planlegging som er gjort i Prostemodulen vises i Medarbeideren som read-only heldagshendelser: MERK: Hendelsene fra Prostemodulen vises bare når en har valgt Brukere (alle eller EN). De vises ikke på organisasjonens hendelser. Hendelsene er merket med en grønn P for å vise klart at dette er informasjon som kommer fra Prostemodulen. Disse hendelsene KAN IKKE REDIGERES i Medarbeideren. Kategoriene fra Prostemodulen vises i Medarbeideren med følgende oversatte titler: Prostemodulen BEREDSKAP Delvis sykemelding Egenmelding Eksamen/lese-perm Fedreperm m/lønn Fedreperm u/lønn Ferie med lønn Ferie uten lønn FRIDAG NN-uka Offentl. Verv Org. Oppdrag Permisjon m/lønn Permisjon u/lønn Medarbeideren Beredskap Sykemelding Sykemelding Permisjon Permisjon Permisjon Ferie Ferie Fridag Ferie Tillitsverv Tillitsverv Permisjon Permisjon
Seniordag Fridag Studiepermisjon Permisjon Sykemelding fra lege Sykemelding Sykt barn fra 11. dag Sykemelding Sykt barn int. 10 dager Sykemelding Tillitsvalgt Tillitsverv Tjeneste i prostiet Tjeneste i prostiet Tjenestedag Tjenestedag Velferdsperm m/lønn Permisjon 14 Noen nyttige funksjoner i Medarbeideren ut over dette: Synkronisering med Outlook/Google kalender Du kan synkronisere din egen kalender med Outlook (en-veis/begge veier). Velg Kalender i Navigasjonsfeltet. Du vil da automatisk stå i Min kalender i den videre planlegging, og det er viktig. Velg Fil på menyen og så Synkroniser mot MS-Outlook. Synkronisering direkte til mobil Agrando AS leverer løsninger som gjør at du kan synkronisere rett mot mobil (uten å gå veien om Outlook). Ta kontakt med oss på telefon 51700900 for nærmere info om denne løsningen. Medarbeideren på Apps Agrando leverer nå en løsning som gjør at du kan få Medarbeideren som en App. Ta kontakt med oss på telefon 51700900 for nærmere info om denne løsningen. Bruk av kontakter/grupper i Medarbeideren Medarbeideren har en sterk funksjon i det å ha oversikt over medarbeidere i menigheten, og du kan bruke denne funksjonen fritt. Du må da først legge inn personene i Kontakter. Det kan gjøres på flere måter: 1. Du kan legge dem inn en og en. Stå på Kontakter og velg Ny på menyen oppe til venstre. Du kan slå opp i Medlemsregister og på Gule sider for å hente inn informasjon om personen. 2. Du kan importere dem fra en Excel-fil. Stå på Kontakter, og velg Fil + Hent inn kontakter. Merk at Excelfilen må være i format xls. Du vil bli spurt om hvordan kolonner skal kobles sammen. 3. Man kan bruke påmelding via web (gjelder konfirmanter, men løsningen blir også tilrettelagt for dåp/vielser og for kurs). Ta eventuelt kontakt med Agrando AS for mer informasjon om dette. 4. Man kan importere hele grupper (for eksempel alle 4-åringer i sognet) fra Medlemsregisteret. Du må da stå i Grupper, lage en ny gruppe og så trykke på knappen Hent fra SMR på menylinjen oppe. Grupper kan man lage selv, og man kan hente folk fra Kontaktlisten på flere måter: 1. Stå i Grupper og bruk knappen på menylinen oppe: Legg til kontakt 2. Stå i Kontakter og velg en eller flere personer (hold nede Ctrl-tasten når du klikker på personer, og du velger flere) og bruk knappen Legg til i gruppe oppe på menylinjen. 3. Stå i Grupper du kan da dra en person fra en gruppe og over i en ny, du legger da vedkommende til i den nye gruppen og beholder ham/henne fortsatt i den eksisterende gruppen. Man kan lage undergrupper under en hovedgruppe (for eksempel Frivillige og så diverse frivillige som ligger i ulike grupper). Hvis man vil se alle som er i undergruppene, velger man å stå på hovedgruppen og så klikke på menyvalget (midt oppe på menylinjen): Vis alle.
15 Man kan også koble foreldre og barn (for eksempel i en gruppe som heter Barnegospel). Koblingen gjøres på kontaktkortet (dobbelklikk på en person). For å se foreldre til alle barna i Barnegospel velger man da menyknappen: Vis relasjoner. Man kan overføre informasjon direkte fra en gruppe til LabOra Menighet, dvs. til kirkeboken (for eksempel konfirmanter, døpte osv). Bruk knappen helt til høyre på menylinjen: Overfør til kirkebok. SMS og e-post Til personer eller grupper kan man sende brev (lage etiketter), sende e-post eller sende SMS. I SMSfunksjonen ligger også mulighet til å sende utsatt SMS dvs. du bestemmer dato/klokkeslett når SMS-en skal sendes. SMS-sending fra Medarbeideren koster kr. 0,42 (+ mva) per SMS. For å bestille SMS-funksjonen, ta kontakt med Agrando AS. SUPPORT I avtalen med bispedømmekontoret ligger man har fri support når det gjelder bruken av Prostemodulen. Før man evt. ringer Agrando AS for support, skal man først prøve å få hjelp fra evt. superbruker i prostiet eller prost. Support hos Agrando AS: Ring supporttelefonen 51700930 mellom kl. 0800 og 1500. Eller send e-post til support@agrando.no Support av Medarbeideren er ikke inkludert i avtalen. Dersom fellesrådet har kjøpt Medarbeideren, er fri support inkludert. Hvis fellesrådet ikke har kjøpt Medarbeideren, kan man ringe support-telefonen og få hjelp når det gjelder bruk av Medarbeideren, men fellesrådet man hører til blir da fakturert for medgått tid etter vanlig timepris (ingen oppstartskostnad). Vi håper du vil bli fornøyd med Prostemodulen! Vi er åpne for innspill med henblikk på forbedringer og forenklinger for å gjøre programmet så tjenlig som mulig. Med hilsen Agrando AS