Kommunestyret Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: Løperen, Rådhuset Dato: 26.05.2011 Tidspunkt: 17:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 37 50 00. Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding.
Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: PS 35/11 PS 36/11 PS 37/11 PS 38/11 PS 39/11 PS 40/11 PS 41/11 PS 42/11 Sakstittel Godkjenning av protokoll fra forrige møte Interpellasjoner Spørsmål Prosjektplan - Internkontroll og kvalitetsstyring Prosjektplan - Konkurranseeksponering Finansiering av ny båt til Skjærgårdstjenesten Sluttbehandling av kommunedelplan for havneutvikling i Hvaler kommune 2011-2023 Meldinger og informasjon Eivind Norman Borge Ordfører Torleif Gjellebæk Rådmann Enkel bevertning fra kl 16:30 Kulturinnslag
PS 35/11 Godkjenning av protokoll fra forrige møte
PS 36/11 Interpellasjoner
PS 37/11 Spørsmål
Hvaler kommune Saksnr 2011/419 - Prosjekt Internkontroll - Doknr 3 Arkivkode 030 Saksbehandler Ole Kristian Helgesen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for miljø og teknikk 11.05.2011 36/11 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 11.05.2011 28/11 Arbeidsmiljøutvalget 12.05.2011 11/11 Administrasjonsutvalget 12.05.2011 10/11 Formannskapet 12.05.2011 28/11 Kommunestyret 26.05.2011 38/11 Prosjektplan - Internkontroll og kvalitetsstyring Sammendrag Kommunestyret vedtok i sak 14/11 den 17. februar å prioritere arbeidet med å utarbeide en plan for innføring av kvalitetssystem/internkontroll. Kortfattet prosjektbeskrivelse vedlegges dette saksfremlegget, mens fullstendig (foreløpig) prosjektplan kan lastes ned fra kommunens hjemmesider www.hvaler.kommune.no, eller bestilles tilsendt fra formannskapssekretæren. Rådmannen anbefaler at det gjennomføres et prosjekt som beskrevet i vedlagte prosjektplan for å styrke internkontrollen i kommunen, og sikre god kvalitet i utførte tjenester. Prosjektet tar sikte på å innføre det samme IT systemet som Fredrikstad kommune har valgt, og videreføre samarbeidet med deres prosjekt. Det er allerede bevilget kroner 100.000,- til prosjektet i budsjettet for 2011. Dette vil dekke prosjektets eksterne kostnader til opplæring, maskin- og programvare. Organisasjonen må omdisponere egne ressurser til dette arbeidet i et anslått omfang på 4 750 timeverk. Prosjektet vil således være svært ressurskrevende, og det vil ta ressurser fra andre arbeidsoppgaver. Systemet vil bli innført gradvis og være ferdig innført første halvår 2012. Rådmannen anser det som helt nødvendig å gjennomføre et slikt prosjekt, slik at kommunen kan oppfylle flere lovpålegg om internkontroll på en bedre måte, enn hva som i dag er tilfelle. I flere eksterne og interne tilsyn er det avdekket mangler i kommunens internkontroll. Rådmannen har også gjort oppmerksom på dette i flere årsmeldinger, budsjetter og økonomiplaner. Prosjektet har også potensiale for å bidra til mer effektiv ressursutnyttelse. Saksopplysninger Bakgrunn Kommunestyret vedtok i sak 14/11 den 17. februar 2011 Prioritering av kommunalt planarbeid for 2011 - vedtak i påvente av Planstrategi 2011-2015 å prioritere Planlegging av internkontroll. I denne sakens vedlagte planspesifikasjon var følgende beskrevet: Formål/hensikt Planlegge prosjekt internkontroll i henhold til kommunestyrets vedtak om budsjett/økonomiplan 2011-2014, kapittel 3.1.1. Prosjektet forutsettes planlagt og startet innen sommerferien 2011. Gjennomføringen vil skje i 2011 og 2012. Hensikten med planleggingen er å få etablert et prosjekt som kan gi kommunen et internkontrollsystem som tilfredsstiller alle pålegg som kommunen har om å drive internkontroll. Hovedmål Side 1
1. Utarbeide prosjektplan, med målsettinger, organisering, aktiviteter, fremdrift, kostnader og finansiering 2. Beslutte gjennomføring av prosjektet i kommunestyret 26.05.11, basert på prosjektplanen 3. Starte prosjektet i juni 2011 På denne bakgrunn fremlegges forslag til prosjektplan for en vurdering og en eventuell innføring av nytt kvalitetssystem/internkontroll i Hvaler kommune. Prosjektet vil gjennomføres i nært samarbeide med tilsvarende prosjekt i Fredrikstad kommune. Vi vil benytte det samme IT-systemet som Fredrikstad kommune har valgt, nemlig RiskManager fra Digital Kvalitet AS (www.digitalkvalitet.no/). Hvaler kommunes prosjektleder vil også delta på prosjektgruppemøter i Fredrikstad kommune for erfaringsutveksling. Ambisjonsnivået og prioriteringer innefor den enkelte seksjon er ikke foretatt. Seksjonsledernes handlingsrom bestemmes av rådmannens minimumskrav og tilgjenglige ressurser. Prosjektplanen vil bli ajourført etter at prosjektorganisasjonen er etablert. Prosjektet opererer med følgende beslutningspunkter (ved et beslutningspunkt tar man stilling til om prosjektet skal fortsette som planlagt, om kursen skal endres, eller om prosjektet skal termineres): Godkjenne prosjektplan og beslutte oppstart av prosjektet o Forutsetter at prosjektplan versjon 1.0 foreligger o Besluttes av kommunestyret 26. mai 2011. Godkjenne seksjonenes ambisjonsnivåer og prioriteringer o Forutsetter at innstilling fra seksjonssjefene foreligger og at en risikovurdering er foretatt o Besluttes av prosjekteier (rådmann) i juni 2011 Godkjenne forvaltningsregime o Forutsetter at det foreligger et forslag til hvordan systemet skal forvaltes og vidlikeholdes o Besluttes av prosjektets styringsgruppe i september 2011 Avslutte prosjektet o Forutsetter at sluttrapport fra prosjektet foreligger, at prosjektet er innført i alle seksjoner og sentral stab. o Besluttes av kommunestyret desember 2012 Fremlagte prosjektplan vil være kommunens plan for vurdering og en eventuell gjennomføring av prosjektet for innføring av nytt system for internkontroll/kvalitetstyring i Hvaler kommune. Den skal sikre at de mål som vedtas i planen nås. Videre inneholder planen en beskrivelse av organisering (foreløpig), fremdrift (med beskrivelse av milepæler, aktiviteter og beslutningspunkter), økonomi, rapporterings- og møtestrukturer. Prosjektplanen er et godt nok grunnlag for å starte prosjektet, og vil bli justert når aktivitetsomfanget og organiseringen er fullt ut kjent. Reviderte prosjektplaner vil godkjennes av prosjektets styringsgruppe. Budsjett/økonomiplan 2011-2014 kapittel 3.1.1 (Utdrag) Forbedring av kommunens styringssystem Aktivitetene i denne kategorien krever betydelige ressurser utenom de ordinære rammene vi har i form av økonomi, ansatte og kompetanse. I tillegg representerer denne kategorien aktiviteter som berører praktisk talt alle deler av kommunens virksomheter, herunder også viktige verktøy i det politiske arbeidet. Rutiner og systemer for lovpålagt internkontroll. Gjennom flere år har rådmannen pekt på at kommunen mangler gode rutiner og systemer som tilfredsstiller statlige krav, i flere lover og forskrifter, om kommunenes internkontroll. Kontrollutvalget, kommunerevisjonen og andre tilsynsmyndigheter har etterlyst det samme. Siden rutinene og systemene for internkontroll bør være en vesentlig del av kommunens styringssystem, på samme måte som konkurranseeksponering (bestiller-/utfører), foreslår rådmannen at vi forsøker å arbeide med internkontroll og konkurranseeksponering i en sammenheng. Arbeidet med rutiner og systemer for lovpålagt internkontroll forusettes å kunne skje i det alt vesentlige med ressurser og kompetanse som allerede finnes i organisasjonen, men det kan bli aktuelt å kjøpe et datasystem for å effektivisere kontrollen. Til dette foreslås det bevilget 100.000 kroner netto i 2011. Det vil i tillegg bli søkt om ekstern finansiering som i så fall vil bidra til øket aktivitet eller tempo i arbeidet. Side 2
Pålegget om internkontroll Kravet til internkontroll i norske kommuner er forankret i en rekke bestemmelser i kommuneloven og særlover. I kommunelovens 23 beskrives administrasjonssjefens ansvar i forhold til internkontroll. I 2. ledd heter det: Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. I kommunelovens 77, 4. ledd heter det Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Ut i fra dette vil det være naturlig å se på internkontroll også i forhold til oppgaver som ikke er direkte spesifisert i de enkelte lover eller forskrifter. I kommuner vil internkontroll være aktuelle på følgende områder: Sikre at gjeldende lover og forskrifter følges. Sikre at vedtak og bestemmelser fra eksterne myndigheter blir fulgt opp og etterleves. Sikre at legale vedtak og bestemmelser gitt av egne kommunale organer blir fulgt opp og etterleves. Kommunelovens 23.2 gir ingen operasjonalisering av hva som menes med betryggende kontroll. Internkontrollforskriftene operere likevel med et felles sett av krav som kan sees på det nærmeste man kommer operasjonaliserte krav. Sitat for forskriftene: Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold aktuelle lov. Internkontroll innebærer at den/de ansvarlige for virksomheten skal: beskrive virksomhetens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet samt hvordan virksomheten er organisert. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt sikre tilgang til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for virksomheten, sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes gjøre bruk av erfaringer til forbedring av virksomheten skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen, foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten Kvalitetstyring Det kan være vanskelig å skille mellom begrepene internkontroll og kvalitetsstyring, og det er heller ikke strengt nødvendig. Internkontroll er det begrepet som er mest utbredt i lovgivningen som pålegger slik kontroll, og det forbindes ofte med system. Med kvalitetsstyring tenker vi ofte på hva styringen innholdsmessig fokuserer på, eksempelvis kvalitative indikatorer. Kvalitet/resultat har tre dimensjoner Brukeropplevd (Subjektiv) kvalitet o Den tilfredsheten som den enkelte tjenestemottager opplever ved tjenestens beskaffenhet. Standarddefinert (Objektiv) kvalitet o Det nivået som er definert som godt nok av standardsettende organ (kan være både sentrale, regionale eller lokale myndigheter). o Lov, forskrift, politiske vedtak, etc. Prosesskvalitet (måten tjenesten blir utført) Side 3
o Med hvilke virkemidler, form, politiske prioriteringer og omdømme tjenesten blir produsert o Privat/offentlig, grad av medvirkning, Miljøhensyn, lokale innkjøp, etc Styringssystemets elementer Økonomi o Resultat/Standard (objektiv) Resultatfokus og effektivitet Politisk styring og kontroll Tjenestekvalitet o Brukeropplevd (subjektiv) o Standard (objektiv) Tilgjengelighet, innbygger- og brukerorientering Utviklingsstrategi og lærende organisasjon Organisasjon o Medarbeideropplevd (subjektiv) o Standard (objektiv) Kommunen som arbeidsgiver Lederskap, ansvar og delegering Samfunn o Befolkningsopplevd (subjektiv) o Standard (objektiv) offentlighet og demokrati Kommunen som samfunnsutvikler Målsetninger for internkontrollen og kvalitetsstyringen i prosjektet Prosjektet opererer med følgende hovedmålsetninger: Alle virksomheter er tilbudt et nytt system for ivaretakelse av internkontroll og kvalitetsstyring. Seksjonene og sentral stab har et etablert system som ivaretar internkontrollen og kvalitetsstyring i den grad de selv mener er tilstrekkelig for å ivareta de krav som er stilt av rådmannen og dem selv innenfor eget område. Det finnes tilstrekkelig akseptanse og kompetanse i hele organisasjonen for å ivareta dette området gjennom bruk av det nye systemet. Ved prosjektets slutt skal følgende være oppnådd: Seksjonenes fastsatte målsetninger (omfang) i forhold til internkontroll og kvalitetsstyring innenfor prosjektets rammer er oppnådd. Systemet bygger på oppdaterte reglementer innenfor innkjøp, personal, økonomi og delegering. Alle seksjoner har etablerte kontaktflater mot Fredrikstad kommune for kompetanseoverføring, faglig utveksling og praktisk samarbeide innenfor områdene internkontroll og kvalitetsstyring Alle prosedyrer, rutiner og sjekklister er samlet i et felles IT-system som er enkelt å bruke og tilgjengelig for alle som trenger informasjonen eller funksjonaliteten i systemet. Kun relevante (gjeldende) versjoner av dokumenter skal tilgjengelig for brukerne av systemet. Det finnes etablerte kvalitetsindikatorer i alle virksomheter. Disse er tilgjengelige gjennom ITsystemet Det er etablert rutiner for avviksrapportering i alle virksomheter, samt systemstøtte for dette. Det er en etablert forståelse og aksept for systemet i hele ledelseslinja. Rutiner for rapportering av kvalitet er etablert i tertialrapporter og årsrapporter. Rutiner og ansvar er etablert for interne kvalitetsrevisjoner og vedlikehold/videreutvikling av selve kvalitetssystemet. Forvaltningsstrategi og kvalitetshåndbok med beskrivelse av kvalitetssystemet foreligger. Vedlikeholds- og driftsavtale for IT-system er inngått med Fredrikstad kommune. Systemer som ikke lenger benyttes er sanert. Gjennom oppnåelse av målene vil man kunne oppnå følgende effekter: Vi er i stand til å måle om vi oppfyller lover, forskrifter, offentlige krav og egne vedtak. Dette kan også dokumenteres. Side 4
Systemet vil medføre tidsbesparelser i en rekke prosesser. Kvaliteten på arbeidet som utføres kan måles opp mot planlagt (fastsatt politisk eller lovmessig) kvalitet. Dette gir oss muligheter for å korrigere utførelsen eller justere kravene. Gjeldende reglementer forstås og etterleves likt i hele kommunen. Vedlegg Kvalitetsystem/Internkontroll Prosjektbeskrivelse versjon 1.0 (kortfattet) Fullstendig (foreløpig) prosjektplan (22 sider) kan lastes ned fra kommunens hjemmesider www.hvaler.kommune.no, eller bestilles tilsendt fra formannskapssekretæren. På hjemmesidene velges politikk og demokrati, deretter aktuelt utvalg, og vedlegg til aktuell møteinnkalling. Hjemmelsgrunnlag Kommuneloven 23, 2. ledd Kommuneloven 77, 4. ledd Lovhjemler og forskrifter som ligger til grunn for plikten til internkontroll og som anses være relevante for Hvaler kommune (Kilde: Kommunal og regionaldepartementet - Kartlegging av lover og forskrifter om internkontroll i kommunar og fylkeskommunar 2009): o Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). o Lov om barneverntjenester (barnevernsloven) o Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven) o Lov om vern mot smittsomme sykdommer (smittevernloven) o Lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven) o Lov om kommunale krisesentertilbud (krisesenterloven) o Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) o Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) o Lov om grunnskolen og den videregående opplæringen (opplæringsloven). o Lov om særlige rådgjerder under krig, krigsfare og liknende forhold (beredskapsloven) o Lov om matproduksjon og mattrygghet mv. (matloven) o Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten o Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) o Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester o Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner o Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. o Forskrift om vannforsyning og drikkevann (Drikkevannsforskriften) o Forskrift om skadedyrbekjempelse o Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten o o o o o o o o o o Vurdering Forskrift om miljørettet helsevern Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. Forskrift om smittevern i helsetjenesten. Forskrift om smittefarlig avfall fra helsetjeneste og dyrehelsetjeneste mv. Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn. Forskrift om behandling av personopplysninger (personopplysningsforskriften) Forskrift til opplæringsloven Forskrift om eiendomsregistrering (matrikkelforskriften) Forskrift for arbeidet med bygg- og anleggsberedskap Forskrift om internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen Generelt Arbeidet med et system for internkontroll er en kontinuerlig prosess. Utviklingen av et nytt system for internkontroll og kvalitetsstyring vil bygge på eksisterende rutiner, prosedyrer og retningslinjer. En kartlegging av gjeldende praksis i kommunen, tilsier allikevel at det er helt nødvendig å supplere, revidere og videreutvikle gjeldende etablerte rutiner på en rekke områder. Dette for at kommunen skal kunne sies å ha en tilfredsstillende løsning innenfor området. Side 5
Det er stor variasjon i praksis innenfor kvalitetssikring og internkontroll i de ulike seksjoner. I deler av organisasjonen er rutinebeskrivelser og sjekklister fraværende, mens i andre deler av organisasjonen er slike beskrivelser både utarbeidet og godt innarbeidet i det daglige arbeidet. Det brukes også mye tid i forbindelse med å fremskaffe data i forbindelse ulike eksterne tilsyn. Innføringen av et felles elektronisk system for internkontroll og kvalitetsstyring vil medføre: Oversikt, god tilgjengelighet, bedre forståelse og enklere tilgang til kommunens internkontroll og rutiner for sikring av kvalitet. God versjonskontroll og etablerte godkjenningsrutiner ved endring av rutinene. Automatisk varsling om endringer. Helhetlig system for registrering, rapportering og oppfølging av avvik. Mulighet for enhetlig system for gjennomføring av risikovurderinger innenfor alle kvalitetsområder. Dette for å vurdere gjeldede rutiner opp mot reell risiko for at uønskede hendelser inntreffer. Nyttig verktøy for lederne i dialog med de ulike tilsynene Alle prioriterte rutiner vil ble gjennomgått og eventuelt revidert som en del av etableringen av kvalitetssystemet. Nye rutiner vil bli etablert der hvor de mangler innenfor prioriterte områder. Sammenhengen med prosjekt konkurranseeksponering Prosjekt kvalitetssystem/internkontroll henger sammen med det andre store forbedringsprosjektet som Hvaler kommune vil starte i 2011, prosjekt konkurranseeksponering. Sammenhengen består i at kvalitetssystemet/internkontrollen er viktig del av kommunens styringssystem, sammen med de delene av styringssystemet som vi nå ønsker å utvikle på en måte som eksponerer oss mer for konkurranse. Disse endringene av styringssystemet skjer innenfor rammen av prosjekt konkurranseeksponering. Erfaringer fra konkurranseutsatte virksomheter i andre norske kommuner i senere tid, viser klart at kvalitetssystemene og internkontrollen må ta opp i seg de spesielle utfordringene som følger av konkurranseutsetting av virksomhet, særlig i pleie- og omsorgsektoren. Fremdrift Prosjektplanens fremdrift bygger på rammene gitt av planspesifikasjonen. Innenfor disse rammene er det avsatt tid til utvikling og innføring av systemet. Seksjonene vil prioritere og organisere arbeidet innenfor disse rammene. De områder som faller utenfor prosjektets rammer vil håndteres som en del av den ordinære driften etter prosjektets slutt. Prosjektet vil sørge for utarbeidelser av egne rutiner for vedlikeholde og videreutvikling av selve kvalitetssystemet. Prosjektet vil organiseres med egne delprosjektet innefor hver seksjon, samt et egne delprosjekt for sentral stab og innkjøpsområdet. Delprosjektene vil ha et selvstendig ansvar for innføringen innenfor egen enhet. Systemet vil implementeres gradvis og være ferdig implementert første halvår 2012. Prosjektets milepæler: MP1 MP2 MP3 MP4 MP5 MP6 MP7 MP8 MP9 MP10 MP11 MP12 MP13 MP14 MP15 MP16 MP17 Prosjektstart Prosjektplan foreligger Risikovurdering foreligger Seksjonenes ambisjonsnivå og prioriteringer foreligger Personalhåndbok og HMS håndbok foreligger Økonomihåndbok foreligger Innkjøpshåndbok foreligger Forvaltningsregime avklart Oppstart nytt system - seksjon Helse og sosial Oppstart nytt system - seksjon Opplæring og kultur Oppstart nytt system - seksjon Miljø og teknikk Oppstart nytt system - sentral stab Systemet ferdig innført - seksjon Helse og sosial Systemet ferdig innført - seksjon Opplæring og kultur Systemet ferdig innført - seksjon Miljø og teknikk Systemet ferdig innført - sentral stab Sluttrapport foreligger 04.03.2011 26.04.2011 26.04.2011 27.06.2011 07.11.2011 07.11.2011 07.11.2011 10.11.2011 10.11.2011 15.12.2011 15.12.2011 16.02.2012 06.02.2012 13.06.2012 20.06.2012 26.06.2012 17.08.2012 Side 6
MP18 Prosjekt avsluttet 22.08.2012 Økonomi Det ble bevilget kroner 100.000,- til prosjektet i budsjettet for 2011. I tillegg er det søkt om kroner 200.000,- i skjønnsmidler til prosjektet i 2011 fra Fylkesmannen i Østfold. De bevilgede midler over budsjettet vil dekke de eksterne kostnadene prosjektet har med kjøp av maskiner og programvare, samt eksterne konsulenter til opplæring. Ved kjøp av systemet vil det påløpe fremtidige direkte drifts- og lisenskostnader på kroner 20.000,- pr. år. Den vesentlige kostnaden for realiseringen av prosjektet er knyttet til bruk av interne ressurser. Et foreløpig anslag viser et totalt timeforbruk ved gjennomføringen av prosjektet på 4 750 timeverk. Her er alle timer medregnet, også opplæring av ansatte som skal benytte systemet. 2011 2012 Sentral stab 1 646 1055 591 Helse og sosial 956 790 166 Miljø og teknikk 988 672 316 Opplæring og kultur 1 160 762 398 SUM timeverk 4 750 3279 1471 For øvrig vises det til prosjektbeskrivelse og prosjektplan. Risiko Det har vært gjennomført en risikoanalyse av prosjektet. Alle risikofaktorer vil bli videre bearbeidet i prosjektarbeidet gjennom å initiere tiltak for å redusere/fjerne årsak til at hendelsene inntreffer og/eller redusere konsekvensene om de inntreffer. Følgende risikoelementer er identifisert: Prosjektets aktiviteter blir ikke prioritert i en hektisk hverdag. Manglende forankring i hele organisasjonen Høyt ambisjonsnivå i forhold til resultater man ønsker å oppnå Manglende interesse og oppfølging fra ledelsen Manglende kompetanse i organisasjonen Systemet blir ikke vedlikehold etter lansering IT systemet dekker ikke våre krav Konklusjoner Innføring av et internkontroll- og kvalitetssystem er en formidabel oppgave for organisasjonen, men helt nødvendig for å oppnå målsetningene om tilfredsstillende internkontroll og sikring av kvalitet i utført arbeid. Dagens rutiner kan ikke sies å være tilfredsstillende. Et nytt elektronisk system vil gi en bedre oversikt over og tilgjengelighet til gjeldende rutiner i organisasjonen. Like fullt vil arbeidet med å implementere selve systemet være en marginal oppgave i forhold til arbeidet med å revidere dagens rutiner og eventuelt etablere nye innenfor områder hvor det i dag mangler. Ved en realisering av prosjekt konkurranseeksponering vil en videreutvikling og justering av kvalitetsrutinene være påkrevet. Arbeidet med prosjektet vil måtte medføre en omprioritering av andre oppgaver for enkelte ressurser i administrasjonen i prosjektets levetid. Denne investeringen i tidsbruk vil være lønnsom for kommunen på sikt. Rådmannen vil foreslå å gjennomføre prosjektet slik prosjektplanen beskriver som et ledd i utviklingen av organisasjonen etter intensjonene i økonomiplanen til forbedring av kommunens styringssystem, og for å sikre at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. I budsjettet for 2011 er det bevilget korner 100.000,- til arbeidet. Dette vil dekke alle eksterne kostnader i prosjektet. Side 7
Siden saken dreier seg om utvikling av kommunens overordnede styringssystem, legger rådmannen til grunn at kommunestyret gjør endelig vedtak i denne saken, etter innstilling fra formannskapet. Alle andre utvalg som behandler saken kan avgi uttalelse til saken, hvis utvalget selv ønsker det. Rådmannens forslag til vedtak Formannskapet anbefales å avgi til kommunestyret følgende innstilling: Utkast til prosjektplan for innføring av system for internkontroll og kvalitetsstyring i Hvaler kommune, versjon 1.0, vedtas. Det gjøres nødvendige avtaler med Fredrikstad kommune og Digital Kvalitet AS om kjøp og bruk av IT systemet RiskManager med virkning fra og med 2011. Hvaler kommune, 12.04.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Behandling i Utvalget for miljø og teknikk 11.05.2011: Votering: Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt Vedtak i Utvalget for miljø og teknikk 11.05.2011: Formannskapet anbefales å avgi til kommunestyret følgende innstilling: Utkast til prosjektplan for innføring av system for internkontroll og kvalitetsstyring i Hvaler kommune, versjon 1.0, vedtas. Det gjøres nødvendige avtaler med Fredrikstad kommune og Digital Kvalitet AS om kjøp og bruk av IT systemet RiskManager med virkning fra og med 2011. Behandling i Utvalget for kultur og personrettede tjenester 11.05.2011: Votering: Enstemmig Innstilling fra Utvalget for kultur og personrettede tjenester 11.05.2011: UKPT gir følgende uttalelse: Utvalget tilslutter seg prosjektplanen. Behandling i Arbeidsmiljøutvalget 12.05.2011: Votering: Enstemmig Vedtak i Arbeidsmiljøutvalget 12.05.2011: Uttalelse fra AMU: Arbeidsmiljøutvalget tar saken til orientering. Side 8
Behandling i Administrasjonsutvalget 12.05.2011: Votering: Enstemmig Vedtak i Administrasjonsutvalget 12.05.2011: Formannskapet anbefales å avgi til kommunestyret følgende innstilling: Utkast til prosjektplan for innføring av system for internkontroll og kvalitetsstyring i Hvaler kommune, versjon 1.0, vedtas. Det gjøres nødvendige avtaler med Fredrikstad kommune og Digital Kvalitet AS om kjøp og bruk av IT systemet RiskManager med virkning fra og med 2011. Behandling i Formannskapet 12.05.2011: Votering: Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt Innstilling fra Formannskapet 12.05.2011: Utkast til prosjektplan for innføring av system for internkontroll og kvalitetsstyring i Hvaler kommune, versjon 1.0, vedtas. Det gjøres nødvendige avtaler med Fredrikstad kommune og Digital Kvalitet AS om kjøp og bruk av IT systemet RiskManager med virkning fra og med 2011. Side 9
Prosjektbeskrivelse Prosjektnr Navn Versjon Saksnr PRO001 Internkontroll 1.0 2011/419 Prosjektansvarlig (PA) Prosjektleder (PL) Styringsgruppe (SG) Styringsgruppe Ole Kristian Helgesen Torleif Gjellebæk (leder) Lars H. Larsen Heidi Vildskog Astri Engblad Liv Schi Eriksen Kurt Skarning Wenche Wroldsen Ole Kristian Helgesen Formål/hensikt Prosjektets formål er å få utviklet et internkontrollsystem som tilfredsstiller alle pålegg som finnes om å drive internkontroll. Hovedmål 1. Alle virksomheter er tilbudt et nytt system for ivaretakelse av internkontroll og kvalitetsstyring. 2. Seksjonene og sentral stab har et etablert system som ivaretar internkontrollen og kvalitetsstyring i den grad de selv mener er tilstrekkelig for å ivareta de krav som er stilt av rådmannen og dem selv innenfor eget område. 3. Det finnes tilstrekkelig akseptanse og kompetanse i hele organisasjonen for å ivareta dette området gjennom bruk av det nye systemet. Økonomi kostnader (og eventuelle inntekter) Kostnadselement (alle kostnader inkl MVA) Beløp i kr Innkjøp av ekstern system 1 5 000 Investering i servere 2 20 000 Drift av servere 2011 5 000 Lisensavgifter 2011 10 000 Bistand eksterne konsulenter (opplæring etc) 50 000 Sentral Stab (1 627 timer a 620) 1 008 740 Virksomhet Helse og sosial (956 timer a 620) 592 720 Virksomhet Miljø og teknikk (988 timer a 620) 612 560 Virksomhet Opplæring og kultur (1 160 timer a 620) 719 200 Diverse reise- og møtekostnader 14 000 Sum 3 000 000 Økonomi Finansiering Beskrivelse Beløp i kr Momsrefusjon Andre tilskudd og refusjoner (Skjønnsmidler fra Fylkesmannen) 200 000 Dekkes av gitte budsjettrammer (lønn) 2 700 000 Dekkes av fond Bruk av bevilgninger i budsjett 100 000 Bruk av lånemidler Sum 3 000 000 1 Hvaler kommunes andel. Innkjøp foretas av Fredrikstad kommune. Årlig vedlikeholdsavgift 10.000,- 2 Engangskostnad til Fredrikstad kommune. Årlig driftskostnad 10.000,- H:\Prosjekter\Internkontroll\Prosjektplan\PRO001 Internkontroll - Prosjektbeskrivelse - Versjon 1.0.docx Side 1 av 2
Prosjektbeskrivelse Risiko (viktigste elementer identifisert ved oppstart av prosjekt) Potensiell risiko Prosjektets aktiviteter blir ikke prioritert i en hektisk hverdag Manglende forankring i hele organisasjonen Høyt ambisjonsnivå i forhold til resultater man ønsker å oppnå Manglende interesse og oppfølging fra ledelsen Manglende kompetanse i organisasjonen Systemet blir ikke vedlikehold etter lansering IT systemet dekker ikke våre krav Fremdriftsplan Hovedmilepæler Dato Prosjektstart 04.03.2011 Prosjektplan foreligger 26.04.2011 Risikovurdering foreligger 26.04.2011 Seksjonenes ambisjonsnivå 27.06.2011 og prioriteringer foreligger Personalhåndbok og HMS 07.11.2011 håndbok foreligger Økonomihåndbok foreligger 07.11.2011 Innkjøpshåndbok foreligger 07.11.2011 Forvaltningsregime avklart 10.11.2011 Oppstart nytt system - 10.11.2011 seksjon Helse og sosial Oppstart nytt system - 15.12.2011 seksjon Opplæring og kultur Oppstart nytt system - 15.12.2011 seksjon Miljø og teknikk Oppstart nytt system - sentral 16.02.2012 stab Systemet ferdig innført - 06.02.2012 seksjon Helse og sosial Systemet ferdig innført - 13.06.2012 seksjon Opplæring og kultur Systemet ferdig innført - 20.06.2012 seksjon Miljø og teknikk Systemet ferdig innført - 26.06.2012 sentral stab Sluttrapport foreligger 17.08.2012 Prosjekt avsluttet 22.08.2012 Beslutningspunkt Godkjenne prosjektplan og beslutte oppstart av prosjektet Besluttes av kommunestyret 26. mai 2011. Godkjenne seksjonenes ambisjonsnivåer og prioriteringer Besluttes av prosjekteier (rådmann) i juni 2011 Godkjenne forvaltningsregime Besluttes av prosjektets styringsgruppe i september 2011 Avslutte prosjektet Besluttes av kommunestyret desember 2012 Egen prosjektplan utarbeidet (Ja/Nei) Ja Egen fremdriftstplan utarbeidet (Ja/Nei) Ja H:\Prosjekter\Internkontroll\Prosjektplan\PRO001 Internkontroll - Prosjektbeskrivelse - Versjon 1.0.docx Side 2 av 2
Hvaler kommune Kvalitetsystem/Internkontroll (PRO001) PROSJEKTPLAN Versjon 1.0 Ole Kristian Helgesen 27.04.2011 Mal prosjektplan versjon 0.1 2010/OKH
Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 Innhold 1 Innledning... 4 1.1 Hensikt med dokumentet... 4 1.2 Tilknyttede saker... 4 1.3 Refererte dokumenter... 4 2 Bakgrunn og omfang... 5 2.1 Bakgrunn... 5 2.2 Prosjektets omfang... 5 2.3 Avgrensninger... 6 2.4 Premisser... 6 2.5 Avhengigheter til andre prosjekter... 7 3 Mål og visjoner... 7 3.1 Formål/Hensikt... 7 3.2 Visjon... 7 3.3 Hovedmål... 7 3.4 Resultatmål... 7 3.5 Effektmål... 8 4 Organisering og styring... 8 4.1 Prosjektorganisasjon... 8 4.2 Roller og ansvar... 9 4.3 Bemanning og leverandører... 10 5 Tidsplan og leveranser... 11 5.1 Beslutningspunkter og milepæler... 11 5.2 Gjeldende fremdriftsplan... 12 5.3 Beskrivelse av hovedaktiviteter... 14 5.4 Leveransedokumenter for godkjenning... 17 6 Økonomi... 19 6.1 Budsjett... 19 7 Risiko... 20 8 Kvalitetssikring... 20 9 Administrative rutiner... 21 9.1 Møtestruktur... 21 9.2 Rapportering... 21 9.3 Timeregistrering... 22 9.4 Dokumenthåndtering og arkivrutiner... 22 Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 2 av 22
Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 Endringslogg Versj. Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent 0.1 24.03.2011 Alle Nytt dokument Ole Kr. Helgesen 0.2 24.03.2011 Endret etter samtale Ole Kr. Helgesen med Rådmannen 24.03.2011 0.3 01.04.2011 Endret etter workshop Ole Kr. Helgesen med arbeidsgruppe 28.03.2011 0.4 08.04.2011 Endret etter Ole Kr. Helgesen risikoanalyse og oppdatering av fremdriftsplan 0.5 19.04.2011 Endret etter Ole Kr. Helgesen gjennomgang i RÅLE 12.04.2011 1.0 27.04.2011 5.1.2 Endret etter godkjenning av saksfremlegg. Oppdatert til versjon 1.0 Ole Kr. Helgesen Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 3 av 22
Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 1 Innledning 1.1 Hensikt med dokumentet Dette dokumentet er prosjektdirektiv og plan for prosjektet Internkontroll i Hvaler kommune. Hensikten med prosjektplanen er å dokumentere og kommunisere en plan for hvilke oppgaver som skal løses av prosjektet i perioden fra 04.03.2011 til prosjektet står ferdig. Prosjektplanen skal også sikre produksjon av de leveranser og resultatmål som er definert i prosjektet, og bidra til at disse leveransene er i henhold til avtalt kvalitet. Videre inneholder dokumentet beskrivelse av ansvarsforhold, kjøreregler og arbeidsrutiner som skal benyttes i prosjektets daglige arbeid. Dokumentet vil revideres ved store endringer i prosjektet. 1.2 Tilknyttede saker Tabellen under angir hvilke saker prosjektet er knyttet til og hvilket arkivnummer dette ligger under i Ephorte. Saksnr Beskrivelse Ephorte 2011/419 Prosjekt Internkontroll 1.3 Refererte dokumenter Tabellen under angir de referanser til andre dokumenter er referert i dette dokumentet. Refnr R1 R2 Saksnr Ephorte Journal post Dokument <navn på referert dokument> Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 4 av 22
Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 2 Bakgrunn og omfang 2.1 Bakgrunn I Økonomiplan for 2011-2014 og budsjett for 2011, kapittel 3.1.1, er det beskrevet en aktivitet for å forbedre kommunens styringssystem gjennom å forbedre rutiner og systemer for lovpålagt internkontroll. Dette arbeidet er fulgt opp gjennom å foreslå utarbeidelse av en prosjektplan for dette formålet i sak 14/11 som ble behandlet og vedtatt i Kommunestyret 17. februar 2011. I forbindelse med denne saken, Prioritering av kommunalt planarbeid for 2011 - vedtak i påvente av Planstrategi 2011-2015, er det fremlagt en planspesifikasjonen Planlegging av internkontroll som beskriver formål/hensikt som følger: Planlegge prosjekt internkontroll i henhold til kommunestyrets vedtak om budsjett/økonomiplan 2011-2014, kapittel 3.1.1. Prosjektet forutsettes planlagt og startet innen sommerferien 2011. Gjennomføringen vil skje i 2011 og 2012. Hensikten med planleggingen er å få etablert et prosjekt som kan gi kommunen et internkontrollsystem som tilfredsstiller alle pålegg som kommunen har om å drive internkontroll. Rådmannen har også en uttalt ambisjon i forhold til internkontrollen som utdyper dette ytterligere: Rådmannen ønsker å få utviklet et internkontrollsystem som tilfredsstiller alle pålegg som finnes om å drive internkontroll. Systemet må på en effektiv måte gi mulighet for å kontrollere at kommunen oppfyller alle legale krav i form av vedtak og bestemmelser fra overordnede eksterne myndigheter, samt alle vedtak og bestemmelser gitt av egne kommunale organer som har myndighet til dette. Internkontrollsystemet skal være en levende og integrert del av kommunens styringssystem, som både gir oversikt og innsikt i eksisterende forhold, men som samtidig gir læring til forbedring og endring. Med eksisterende forhold menes blant annet lover, regler, målsettinger, organisering, plassering av oppgaver og myndighet, og risiko. Internkontrollsystemet må bygges slik at det blir et effektivt verktøy for administrative og faglige ledere, politiske organer, og interne og eksterne tilsynsorganer. Systemet bør også kunne være en kanal for offentlig innsyn 2.2 Prosjektets omfang Prosjektet skal sørge for at de målsetninger som er beskrevet under i kapittel 3 i dette dokumentet skal realiseres innenfor oppgitte kostnads- og tidsrammer. 2.2.1 Omfang i seksjonene og støtteprosesser i sentral stab Hver enkelt seksjon og sentral stab definerer omfanget av prosjektet innenfor eget ansvarsområde. Dette beskrives gjennom å fastsette målsetninger innefor de tids- og ressursrammene de selv setter for egne arbeider i tillegg til den prosjektstøtten de mottar gjennom prosjektet. Eventuelle målsetninger og omfang beskrevet for hele prosjektet totalt beskrives ikke her. 2.2.1.1 Seksjon Helse og sosial <Fastsettes senere> 2.2.1.2 Seksjon Opplæring og kultur <Fastsettes senere> 2.2.1.3 Seksjon Miljø og teknikk <Fastsettes senere> Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 5 av 22
Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 2.2.1.4 Støtteprosesser i sentral stab Det er utarbeidet reglementer innenfor innkjøp, personal, økonomi og prosjekt gjennom utarbeidelse av innkjøpshåndbok, personalhåndbok, økonomihåndbok og prosjekthåndbok. Alle håndbøkene med tilhørende sjekklister, maler og prosedyrebeskrivelser skal være elektronisk tilgjengelig og følge de regler for oppbygging som er spesifisert i kvalitetssystemets rammeverk. Resultatmål Innkjøpshåndbok foreligger Personalhåndbok foreligger Økonomihåndbok foreligger Prosjekthåndbok foreligger Reglementer innenfor personal, innkjøp og økonomi er gjennomgått, tilpasset og eventuelt revidert i forhold til gjeldende kvalitetsrammeverk. 2.3 Avgrensninger Prosjektet vil kun omfatte innføring av de rutiner som seksjonene selv prioriterer innenfor gjeldende tids og timeverksrammer. Øvrige rutiner vil håndteres av seksjonene selv innenfor ordinær drift etter at prosjektet er innført. Det er lagt opp til følgende avgrensning i antall rutiner i budsjetterte timeverk. Totalt antall rutiner Fase 1 Fase 2 Sentral stab 20 10 10 Seksjon Helse og sosial 35 20 15 Seksjon Opplæring og Kultur 35 20 15 Seksjon Miljø og teknikk 25 15 10 2.4 Premisser For at virksomhetene skal kunne gjennomføre sin del av arbeidet, må de motta støtte fra en prosjektgruppe som kan bidra med å koordinere arbeidet, bistå med kompetanse på løsning, bistå med standardisering av maler etc. Det må finnes dedikerte personer med ansvar for innføring i hver enkelt seksjon. Seksjonssjefene må bestemme omfanget gjennom å prioritere arbeidet med etableringen av systemet opp mot andre påkrevde oppgaver eller tilføring av dedikerte nye ressurser til arbeidet. Rådmannens ledergruppe må følge opp arbeidet og vise interesse for prosjektet helt til det er avsluttet. Delegeringsreglementet må fullføres som et ledd i forberedelsene. Øvrige felles reglementer for hele kommunen må også gjennomgås for å sikre en felles forståelse i hele kommunen. IT systemet må tilgjengeliggjøres og tilbys virksomhetene så raskt som praktisk mulig. Opplæring må gis før man starter implementeringen. Seksjonene må selv bestemme tempo og omfang på innføringen innenfor de tidsrammer og krav som stilles i prosjektet. Innføringen kan skje trinnvis i den grad den enkelte seksjon finner dette formålstjenelig. Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 6 av 22
Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 Vi skal i størst mulig grad bygge på det materialet vi allerede har og samarbeide med Fredrikstad kommune innenfor de områdene dette er mulig og ønskelig. Hvaler kommune velger å innføre det samme systemet som Fredrikstad kommune, RiskManager fra Digital Kvalitet AS (www.digitalkvalitet.no). 2.5 Avhengigheter til andre prosjekter Prosjektet er tett knyttet opp mot prosjekt Konkurranseeksponering. Det antas at avklaringer i prosjektet Konkurranseeksponering vil være styrende for dette prosjektet innenfor definering av kravene som stilles til kommunens interne rutiner for kvalitetssikring og internkontroll. 3 Mål og visjoner 3.1 Formål/Hensikt Prosjektets formål er å få utviklet et internkontrollsystem som tilfredsstiller alle pålegg som finnes om å drive internkontroll. 3.2 Visjon Vi følger lover og forskrifter og kan dokumentere det! 3.3 Hovedmål Alle virksomheter er tilbudt et nytt system for ivaretakelse av internkontroll og kvalitetsstyring. Seksjonene og sentral stab har et etablert system som ivaretar internkontrollen og kvalitetsstyring i den grad de selv mener er tilstrekkelig for å ivareta de krav som er stilt av rådmannen og dem selv innenfor eget område. Det finnes tilstrekkelig akseptanse og kompetanse i hele organisasjonen for å ivareta dette området gjennom bruk av det nye systemet. 3.4 Resultatmål Ved prosjektets slutt skal følgende være oppnådd: Seksjonenes fastsatte målsetninger (omfang) i forhold til internkontroll og kvalitetsstyring innenfor prosjektets rammer er oppnådd. Beskrevet i kapittel 2.2.1. Systemet bygger på oppdaterte reglementer innenfor innkjøp, personal, økonomi og delegering. Alle seksjoner har etablerte kontaktflater mot Fredrikstad kommune for kompetanseoverføring, faglig utveksling og praktisk samarbeide innenfor områdene internkontroll og kvalitetsstyring Alle prosedyrer, rutiner og sjekklister er samlet i et felles IT-system som er enkelt å bruke og tilgjengelig for alle som trenger informasjonen eller funksjonaliteten i systemet. Kun relevante (gjeldende) versjoner av dokumenter skal tilgjengelig for brukerne av systemet. Det finnes etablerte kvalitetsindikatorer i alle virksomheter. Disse er tilgjengelige gjennom IT-systemet Det er etablert rutiner for avviksrapportering i alle virksomheter, samt systemstøtte for dette. Det er en etablert forståelse og aksept for systemet i hele ledelseslinja. Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 7 av 22
Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 Rutiner for rapportering av kvalitet er etablert i tertialrapporter og årsrapporter. Rutiner og ansvar er etablert for interne kvalitetsrevisjoner og vedlikehold/videreutvikling av selve kvalitetssystemet. Forvaltningstrategi og kvalitetshåndbok med beskrivelse av kvalitetssystemet foreligger. Vedlikeholds- og driftsavtale for IT-system er inngått med Fredrikstad kommune. Systemer som ikke lenger benyttes er sanert. 3.5 Effektmål Vi er i stand til å måle om vi oppfyller lover, forskrifter, offentlige krav og egne vedtak. Dette kan også dokumenteres. Systemet vil medføre tidsbesparelser i en rekke prosesser. Kvaliteten på arbeidet som utføres kan måles opp mot planlagt (fastsatt politisk eller lovmessig) kvalitet. Dette gir oss muligheter for å korrigere utførelsen eller justere kravene. Gjeldende reglementer forstås og etterleves likt i hele kommunen. 4 Organisering og styring 4.1 Prosjektorganisasjon Prosjekteier Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektleder Fredrikstad kommune IKT Opplæring Arb.gruppe Mål og visjon Informasjon Delprosjekt Helse og Sosial Delprosjekt Opplæring og kultur Delprosjekt Miljø og teknikk Delprosjekt Sentral stab Delprosjekt Innkjøp Virksomheter Virksomheter Virksomheter Økonomi Personal Servicetorg og arkiv Prosjektstring IKT og informasjon Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 8 av 22
Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 4.2 Roller og ansvar 4.2.1 Prosjekteier (PE) Prosjekteier er ansvarlig for at de politiske vedtak som omfattes av prosjektet gjennomføres i henhold til de gitte rammer. Prosjekteier skal orientere politiske organer om prosjektet Dette gjøres etter at prosjektplan er utarbeidet, ved eventuelle store avvik i forhold til prosjektplanen og gjennom kommunens tertialrapporter. 4.2.2 Styringsgruppe (SG) Styringsgruppens oppgave er å overvåke prosjektet med hensyn på fremdrift, kvalitet, prosjektets økonomi, foreta nødvendige prioriteringer og beslutninger ved prosjektets milepæler, samt å sikre utvekslingen av informasjon mellom de involverte partene. Sørge for at prosjektet på forespørsel får alle nødvendige faglige avklaringer Sikre forankring i linjeorganisasjonen Avklare faglige problemstillinger utredet i prosjektet Godkjenne leveranser fra prosjektet Godkjenne endringer innenfor gitte rammer, påse at forsvarlig utredning blir foretatt Innkalle styringsgruppen (SG) ved behov Delta i styringsgruppemøter, og bidra til at nødvendige beslutninger blir tatt Rapporter status til styringsgruppen (SG) Formelt inngå avtaler med leverandører. Avtalene skal først fremforhandles av delprosjektleder anskaffelser og bygging (DPL). 4.2.3 Prosjektleder (PL) Prosjektleder har ansvar for følgende oppgaver i prosjektet: Operativ ledelse av prosjektet Rapporter status til styringsgruppen (SG) Delta i styringsgruppemøter, og påse at nødvendige beslutninger blir tatt Innkalle styringsgruppen (SG) ved behov Utarbeide beslutningsgrunnlag til styringsgruppen Ansvar for økonomi, framdrift og resultat. Ansvar for utarbeidelse av aktivitets- og fremdriftsplan og kostnads/inntektsoverslag Ansvarlig for ajourhold av prosjektplan (dette dokumentet) 4.2.4 Delprosjektleder (DPL) Delprosjektledere har følgende ansvar i prosjektet: Selvstendig ansvar for at seksjonens oppgaver blir løst innenfor gitte tidsfrister og med rett kvalitet. Rapportere status på oppgaver innenfor delprosjektet til prosjektleder (PL) i henhold til gjeldende rutiner. Bistå prosjektleder (PL) i planlegging og oppfølging av prosjektet. Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 9 av 22
Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 4.3 Bemanning og leverandører Rolle Prosjekteier (PE) Styringsgruppe (SG) Prosjektleder (PL) Prosjektleder Fr.stad kommune Delprosjekt Person (er) Torleif Gjellebæk Torleif Gjellebæk (leder) Lars H. Larsen Heidi Vildskog Astri Engblad Liv Schi Eriksen Kurt Skarning Wenche Wroldsen Ole Kristian Helgesen Ole Kristian Helgesen Bjørn Klubbenes Helse og sosial N.N. (Delporsjektleder) Opplæring og kultur N.N. (Delprosjektleder) Miljø og teknikk N.N. (Delprosjektleder) Sentral stab N.N. (Delprosjektleder) Kurt Skarning Liv Schi Eriksen Tora Klevås Schondelmeier Innkjøp Kurt Skarning (Delprosjektleder) N.N Arbeidsgrupper Arbeidsgruppe 1 Mål og visjon Liv Schi Eriksen Personalsjef Kurt Skarning Økonomisjef Beate Pedersen Virksomhetsleder Kirsten Piil Virksomhetsleder Anders Bekkevold Spesialkonsulent Svein Syversen Rektor/Virksomhetsleder Grete L. Abrahamsen Virksomhetsleder Einar Georg Nilsen Rådgiver Odd Magne Ulvund Rådgiver Wenche P. Wroldsen Hovedtillitsvalgt Øystein M. Lande Tillitsvalgt Utdanningsforbundet Ole Kristian Helgesen Prosjektleder Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 10 av 22
Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 Rolle Støtteressurser Person (er) IKT Tora Klevås Schondelmeier Opplæring Tora Klevås Schondelmeier Ekstern leverandør av system Superbrukere i hver seksjon Informasjon Tora Klevås Schondelmeier 5 Tidsplan og leveranser 5.1 Beslutningspunkter og milepæler 5.1.1 Milepæler Tabellen under angir de kontraktsmessige milepælene prosjektet jobber ut i fra. Kolonnen Opprinnelig dato angir prosjektets opprinnelige planlagte datoer i versjon 1.0 av prosjektplanen, kolonnen Dato angir de datoer som finnes i gjeldende plan for tidspunktet for denne versjonen av rapporten. Milepæl-nr Beskrivelse Opprinnelig dato MP1 Prosjektstart MP2 Prosjektplan foreligger MP3 Risikovurdering foreligger MP4 Seksjonenes ambisjonsnivå og prioriteringer foreligger MP5 Personalhåndbok og HMS håndbok foreligger MP6 Økonomihåndbok foreligger MP7 Innkjøpshåndbok foreligger MP8 Forvaltningsregime avklart MP9 Oppstart nytt system - seksjon Helse og sosial MP10 Oppstart nytt system - seksjon Opplæring og kultur MP11 Oppstart nytt system - seksjon Miljø og teknikk MP12 Oppstart nytt system - sentral stab MP13 Systemet ferdig innført - seksjon Helse og sosial MP14 Systemet ferdig innført - seksjon Opplæring og kultur MP15 Systemet ferdig innført - seksjon Miljø og teknikk MP16 Systemet ferdig innført - sentral stab MP17 Sluttrapport foreligger MP18 Prosjekt avsluttet Gjeldende dato 04.03.2011 26.04.2011 26.04.2011 27.06.2011 07.11.2011 07.11.2011 07.11.2011 10.11.2011 10.11.2011 15.12.2011 15.12.2011 16.02.2012 06.02.2012 13.06.2012 20.06.2012 26.06.2012 17.08.2012 22.08.2012 5.1.2 Beslutningspunkt Ved alle beslutningspunkter skal styringsgruppen bestemme om prosjektet skal videreføres, kursen endres eller avsluttes. Beslutningspunkter behandles i styringsgruppemøter. Det er prosjektleders ansvar å presentere det formelle beslutningsunderlaget, dokumentere de beslutninger som tas og iverksette nødvendige aktiviteter. Prosjektplanen skal oppdateres til ny versjon hvor beslutninger medfører større kursendringer. Et beslutningspunkt innebærer en vurdering av følgende forhold: Grad av måloppnåelse i forhold til plan, tid og ressurser. Er prosjektet tilfredsstillende organisert og under kontroll. Kritiske suksessfaktorer Har forutsetningene endret seg? Blir prosjektets hovedmål oppnådd? Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 11 av 22
Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 Tabellen under angir prosjektets beslutningspunkt og knytning mot milepæler. Beslutningspunkt Knyttet til milepæl Behandles BP1: Godkjenne MP2: Prosjektplan foreligger I Kommunestyret 26.05.2011 prosjektplan BP2: Godkjenne seksjonenes ambisjonsnivåer og prioriteringer MP4: Seksjonenes ambisjonsnivå og prioriteringer foreligger MP3: Risikoanalyse foreligger Av prosjekteier juni 2011 BP3: Beslutte forvaltningsregime MP8: Forvaltningsregime avklart I Styringsgruppe september 2011 BP4: Avslutte prosjektet MP13: Systemet ferdig innført - seksjon Helse og sosial I Kommunestyret desember 2012 MP14: Systemet ferdig innført - seksjon Opplæring og kultur MP15: Systemet ferdig innført - seksjon Miljø og teknikk MP16: Systemet ferdig innført - sentral stab MP17: Sluttrapport foreligger 5.2 Gjeldende fremdriftsplan Fremdriftsplanen under bygger på gjeldende plan for tidspunktet for denne versjonen av rapporten. Aktivitetsnavn Startdato Sluttdato Prosjektledelse Prosjektplan og finansiering Avklare mål og mandat Utarbeide prosjektplan versjon 1 Risikovurdering Avklare ambisjonsnivå og rammer Helse og sosial Avklare ambisjonsnivå og rammer Opplæring og kultur Avklare ambisjonsnivå og rammer Miljø og teknikk Avklare ambisjonsnivå og rammer Sentral stab Saksforberedelser Forberede BP1 Forberede BP2 Forberede BP3 Forberede BP4 Informasjon og opplæring Utarbeide informasjonsplan Informasjonsaktiviteter Utarbeide opplæringsplan Utarbeide kursdokumentasjon Utarbeide brukerdokumentasjon Opplæring Superbrukere Opplæring Sluttbrukere Klargjøre system teknisk Avklare eventuelle abonnement på eksterne tjenester Identifisere og plassere eierskapet for felles rutiner Utvikling og test Utarbeide rammeverk og layout Utarbeide modell for kvalitetsarbeidet Utarbeide felles maler Utarbeide personalhåndbok og HMS håndbok 27.05.2011 04.03.2011 22.03.2011 04.03.2011 04.03.2011 04.03.2011 04.03.2011 04.03.2011 04.03.2011 27.04.2011 27.04.2011 28.06.2011 11.11.2011 20.08.2012 27.05.2011 27.05.2011 28.06.2011 27.05.2011 09.08.2011 09.08.2011 09.08.2011 03.01.2012 27.05.2011 27.05.2011 27.05.2011 27.05.2011 27.05.2011 27.05.2011 27.05.2011 27.05.2011 22.06.2012 26.04.2011 11.04.2011 26.04.2011 26.04.2011 26.04.2011 26.04.2011 26.04.2011 26.04.2011 20.08.2012 04.05.2011 28.06.2011 11.11.2011 20.08.2012 22.06.2012 27.06.2011 22.06.2012 08.08.2011 02.01.2012 02.01.2012 22.08.2011 23.01.2012 15.08.2011 20.06.2011 20.06.2011 29.06.2012 15.08.2011 15.08.2011 05.09.2011 07.11.2011 Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 12 av 22
Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 Aktivitetsnavn Startdato Sluttdato Utarbeide økonomihåndbok Utarbeide innkjøpshåndbok Avklare grensesnittet mot Ephorte Seksjon Helse og sosial Delprosjektledelse Prioritere rutiner Informasjon/motivasjon i egen seksjon før oppstart Test Utarbeide testplan Gjennomføre test fase 1 Testrapport fase 1 Gjennomføre test fase 2 Testrapport fase 2 Utvikling Fase 1 (anslag 20 rutinebeskrivelser) Utarbeide/oppdatere rutiner Sette opp system Revurdere målsetning Informasjon/motivasjon i egen seksjon før prod.start Utvikling Fase 2 (anslag 15 rutinebeskrivelser) Utarbeide/oppdatere rutiner Sette opp system Seksjon Opplæring og kultur Delprosjektledelse Prioritere rutiner Informasjon/motivasjon i egen seksjon før oppstart Test Utarbeide testplan Gjennomføre test fase 1 Testrapport fase 1 Gjennomføre test fase 2 Testrapport fase 2 Utvikling Fase 1 (Anslag 20 rutinebeskrivelser) Utarbeide/oppdatere rutiner Sette opp system Revurdere målsetning Informasjon/motivasjon i egen seksjon før prod.start Utvikling Fase 2 (Anslag 15 rutinebeskrivelser) Utarbeide/oppdatere rutiner Sette opp system Seksjon Miljø og teknikk Delprosjektledelse Prioritere rutiner Informasjon/motivasjon i egen seksjon før oppstart Test Utarbeide testplan Gjennomføre test fase 1 Testrapport fase 1 Gjennomføre test fase 2 Testrapport fase 2 Utvikling Fase 1 (anslag 15 rutinebeskrivelser) Utarbeide/oppdatere rutiner Sette opp system Revurdere målsetning Informasjon/motivasjon i egen seksjon før prod.start Utvikling Fase 2 (anslag 10 rutinebeskrivelser) Utarbeide/oppdatere rutiner Sette opp system Sentral stab (inkl innkjøp) Delprosjektledelse Prioritere rutiner Informasjon/motivasjon i egen seksjon før oppstart Test Utarbeide testplan Gjennomføre test fase 1 Testrapport fase 1 Gjennomføre test fase 2 Testrapport fase 2 Utvikling Fase 1 (anslag 10 rutinebeskrivelser) Utarbeide/oppdatere rutiner Sette opp system Revurdere målsetning Informasjon/motivasjon i egen seksjon før prod.start Utvikling Fase 2 (anslag 10 rutinebeskrivelser) Utarbeide/oppdatere rutiner 27.05.2011 27.05.2011 27.05.2011 27.05.2011 27.05.2011 27.05.2011 28.06.2011 02.09.2011 02.09.2011 18.10.2011 08.11.2011 25.01.2012 01.02.2012 28.06.2011 28.06.2011 23.08.2011 18.10.2011 18.10.2011 11.11.2011 11.11.2011 23.11.2011 27.05.2011 27.05.2011 27.05.2011 27.05.2011 07.10.2011 07.10.2011 22.11.2011 13.12.2011 31.05.2012 14.06.2012 23.08.2011 23.08.2011 27.09.2011 22.11.2011 22.11.2011 16.12.2011 16.12.2011 18.01.2012 27.05.2011 27.05.2011 27.05.2011 27.05.2011 07.10.2011 07.10.2011 22.11.2011 13.12.2011 31.05.2012 14.06.2012 23.08.2011 23.08.2011 27.09.2011 22.11.2011 22.11.2011 16.12.2011 16.12.2011 18.01.2012 27.05.2011 27.05.2011 27.05.2011 27.05.2011 08.12.2011 08.12.2011 26.01.2012 09.02.2012 05.06.2012 19.06.2012 08.11.2011 08.11.2011 01.12.2011 17.01.2012 17.01.2012 16.02.2012 16.02.2012 07.11.2011 07.11.2011 01.08.2011 06.02.2012 06.02.2012 27.06.2011 08.08.2011 06.02.2012 13.10.2011 07.11.2011 10.11.2011 31.01.2012 06.02.2012 17.10.2011 19.09.2011 17.10.2011 10.11.2011 31.10.2011 24.01.2012 12.01.2012 24.01.2012 29.06.2012 29.06.2012 27.06.2011 10.06.2011 20.06.2012 17.11.2011 12.12.2011 15.12.2011 13.06.2012 20.06.2012 21.11.2011 31.10.2011 21.11.2011 15.12.2011 05.12.2011 30.05.2012 02.05.2012 30.05.2012 29.06.2012 29.06.2012 27.06.2011 10.06.2011 20.06.2012 17.11.2011 12.12.2011 15.12.2011 13.06.2012 20.06.2012 21.11.2011 31.10.2011 21.11.2011 15.12.2011 05.12.2011 30.05.2012 02.05.2012 30.05.2012 29.06.2012 29.06.2012 27.06.2011 10.06.2011 26.06.2012 26.01.2012 09.02.2012 16.02.2012 19.06.2012 26.06.2012 16.01.2012 23.12.2011 16.01.2012 09.02.2012 30.01.2012 05.06.2012 16.05.2012 Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 13 av 22
Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 Aktivitetsnavn Startdato Sluttdato Sette opp system 05.03.2012 05.06.2012 Forvaltningsplan Utarbeide kvalitetshåndbok Avklare forvaltningsregime Oppfølging/støtte Utarbeide sluttrapport 19.08.2011 19.08.2011 19.08.2011 23.08.2011 25.06.2012 10.11.2011 10.11.2011 10.11.2011 26.10.2012 17.08.2012 5.3 Beskrivelse av hovedaktiviteter Aktivitet Hensikt Viktige oppgaver Resultat Avklare mål og mandat Sette prosjektets ambisjonsnivå og avgrensninger Forberede og gjennomføre workshop med arbeidsgruppe 1 Grunnlag for prosjektplan Definere ønsket resultat for prosjektarbeidet Dokumentere resultater Gi eventuelle føringer Avklare ambisjoner og rammer innenfor den enkelte seksjon Finne omfang av prosjektet Planlegge aktiviteter og ressursallokering Avklare kapasitet Avklare behov Avklare muligheter innen for gitt kapasitet og økonomi. Oppdatert prosjektplan Utarbeide prosjektplan Avklare organisering Sammenstille dokument Dette dokumentet Utarbeide fremdriftsplan Utarbeide fremdriftsplan Fremdriftsplan Definere rammer for økonomi og tid Gjennomgå økonomi og rammer Spesifisere leveranser Identifisere usikkerhet Etablere organisasjon kontakte medlemmer og sørge for deres involvering Definere rutiner for kvalitetssikting Definere administrative rutiner Definere beslutningspunkt. Etablere rutiner for oppfølging og rapportering. Saksforberedelser Utarbeide beslutningsgrunnlag for beslutningspunkter Skrive saker forut for politisk behandling. Informasjon og opplæring Definere og beslutte informasjonsaktiviteter Planlegge og gjennomføre opplæring Utarbeide informasjonsplan Kartlegge opplæringsbehov Utarbeide opplæringsplan Informasjonsplan Opplæringsplan Kursdokumentasjon Motivere organisasjonen Forberede og gjennomføre opplæring Vurdere standard brukerog kursdokumentasjon og vurdere utvikle egen tilpasset dokumentasjon Brukerdokumentasjon Motiverte medarbeidere Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 14 av 22
Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 Aktivitet Hensikt Viktige oppgaver Resultat Utarbeide rammeverk og Bestemme felles utsende og Rammeverk og layout layout struktur på sidene i systemet Erfaringene fra Fredrikstad kommune sier at det er tungvint å endre strukturen etter at man har begynt å legge inn data. Bestemme og dokumentere standarden som skal benyttes Avklare dokumentstruktur (linker eller biblioteker) Avklare presentasjonen for den enkelte bruker (kun se egen seksjon/virksomhet/ avdeling?) Etablere kategorier i avvikssystem. Opprette standard maler for nye dokumenter Utarbeide modell for kvalitetsarbeidet Beslutte struktur i kvalitetsrutinene - Hva er felles og overordnet? - Hva er spesifikt for hver enkelt seksjon eller virksomhet? Utarbeide modell. Samle fellesprosesser. Avklare ansvar Grunnlag for kvalitetshåndbok. Modell for systemet Ansvar avklart Beskrive hvordan elementene henger sammen. Beskrive rapporteringsstrukturer Klargjøre system teknisk Etablere teknisk plattform Installere systemet tilpasse Hvaler kommune Bestille maskinvare og installasjon av programvare av IT avdelingen Teste/verifisere installasjonen System klart for innleggelse av data Autorisasjonsprofiler og brukere definert Opprette brukere og autorisasjonsgrupper Inngå formelle avtaler med IT-avdelingen Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 15 av 22
Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 Aktivitet Hensikt Viktige oppgaver Resultat Utvikling Sette opp systemet med Bestemme rammeverk og relevant informasjon layout i egen seksjon Prioritere rutiner Nye og/eller oppdaterte rutiner og maler Oppdatere og/eller utvikle håndbøker og reglementer Prioritere rutiner og dele arbeidet opp i faser Revurdere målsetningen i forhold til sluttresultatet etter at man bedre kjenner omfanget av arbeidet underveis (før fase 2) Utarbeide eller oppdatere prosedyrebeskrivelser, maler og sjekklister Opprette eller oppdatere håndbøker og reglementer. Konfigurere/sette opp systemet, legge inn dokumenter etc. Utarbeide nye felles maler Utføre initiale tester Avklare grensesnittet mot Ephorte og arkivrutiner knyttet opp mot kvalitetssystemet Nye og/eller oppdaterte prosedyrebeskrivelser, sjekklister og maler Oppdaterte reglementer og håndbøker System klart for test Test Verifisere at løsning er feilfri før produksjonsstart Sjekke at løsningen er forståelig og brukervennlig for alle som skal benytte den Utarbeide testplan Utføre test i henhold til testplan Korrigere testobservasjoner Utarbeide testrapport som oppsummerer testen System med færre feil Testplan Testrapport som danner grunnlag for beslutning om oppstart Forvaltningsplan Avklare og beskrive hvordan systemet skal forvaltes og vedlikeholdes etter produksjonssetting Avklare oppgaver Definere ansvar gjennom roller Forvaltningsplan Kvalitetshåndbok Beskrive kvalitetssystemet Utarbeide en overordnet beskrivelse av kvalitetssystemet Avklare hvordan man skal håndtere behovet for personer uten ident i ITsystemet. Oppfølging støtte Avslutning av prosjekt Sikre bistand fra prosjektet til driften etter produksjonsstart Avgjøre om prosjektet kan avsluttes eller om det skal forlenges. Bistå med råd og veiledning brukerhjelp Motta feilsituasjoner og rapportere dette videre til leverandør eller ITavdelingen. Utarbeide sluttrapport. Oppmerksomhet rundt systemet i perioden etter lansering og overgang til etablert drift Mer fornøyde brukere Feil blir korrigert Sluttrapport Prosjektet avsluttes Evaluering av prosjektet for fremtidig læring Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 16 av 22
Sannsynlighet (S) Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 5.4 Leveransedokumenter for godkjenning Tabellen under angir de dokumenter prosjektet skal levere for godkjenning. Det er angitt dato for leveranse, frist for godkjenning og ansvarlig for godkjenning. Dokument Leveranse dato Godkjennings dato Godkjennes av Prosjektplan 26.04.2011 26.05.2011 Kommunestyret Risikoanalyse 26.04.2011 26.05.2011 Styringsgruppe Personalhåndbok og HMS-håndbok 07.11.2011 Nov 2011 Styringsgruppe Økonomihåndbok 07.11.2011 Nov 2011 Styringsgruppe Innkjøpshåndbok 07.11.2011 Nov 2011 Styringsgruppe Beskrivelse av forvaltningsregime 10.11.2011 Nov 2011 Styringsgruppe Sluttrapport 17.12.2012 Des 2012 Styringsgruppe 5.4.1 Risikoanalyse Dokumentet skal inneholde en beskrivelse av Hvem som har deltatt i vurderingen, og når Hvilke risikoer fremkom gjennom vurderingen Hva er risikoelementets sannsynlighet og konsekvens Hvilke tiltak iverksettes for å redusere eller eliminere identifisere risikoer Tabellen under angir en tabell som rapporten skal inneholde (S = Sannsynlighet 1-5, K = Konsekvens 1-5). Se kapittel 7 for nærmere beskrivelse. Nr Potensiell risiko S K Konsekvenser Gardering/Tiltak Tabellen under angir en grafisk presentasjon av risikobildet 5 Svært høy 4 Høy 3 Middels 2 Lav 1 Svært lav Begrenset virkning, kan innhentes Deler av planverket påvirkes, men totalrammen kan holde Hele planverket påvirkes, men totalrammen kan holde Hele prosjektets planverk må gjøres om Prosjektet er i fare Svært liten Liten Middels Stor Svært stor 1 2 3 4 5 Konsekvens (S) Risikoaksept Ikke akseptabelt Akseptabelt om det finnes enkle tiltak Kan aksepteres Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 17 av 22
Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 5.4.2 Personalhåndbok og HMS-håndbok <Besluttes senere> 5.4.3 Økonomihåndbok <Besluttes senere> 5.4.4 Innkjøpshåndbok <Besluttes senere> 5.4.5 Prosjekthåndbok <Besluttes senere> 5.4.6 Beskrivelse av forvaltningsregime Rapporten må beskrive hvordan systemet vedlikeholdes med oppgaver og ansvar. Det må videre tas stilling til hvordan kvalitetssikring av endringer i systemet skal foretas og av hvem. 5.4.7 Sluttrapport Prosjektleder skal i sluttrapporten samle og dokumentere de erfaringer som er gjort i prosjektarbeidet med vekt på grad av måloppnåelse i henhold til prosjektplanen. Sluttrapporten skal kun omhandle de administrative forholdene i prosjektet og ikke være en del av den faglige rapporteringen. Hvaler kommunes standard mal for sluttrapporten skal benyttes med følgende mal: Forord 1. Sammendrag 2. Gjennomføring i henhold til prosjketplan 3. Målrealisering 4. Prosjektorganisering og ressursdimensjonering 5. Kostnader og finansiering 6. Viktige erfaringer 7. Avslutning 8. Vedlegg Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 18 av 22
Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 6 Økonomi 6.1 Budsjett Kostnader eks. MVA MVA Kostnader inkl. MVA Innkjøp av ekstern system 1 5 000 Investering i servere 2 20 000 Drift av servere 2011 5 000 Lisensavgifter 2011 10 000 Bistand eksterne konsulenter (opplæring etc) 40 000 10 000 50 000 Sentral Stab (1 627 timer a 620) 1 008 740 Virksomhet Helse og sosial (956 timer a 620) 592 720 Virksomhet Miljø og teknikk (988 timer a 620) 612 560 Virksomhet Opplæring og kultur (1 160 timer a 620) 719 200 Diverse reise- og møtekostnader 14 000 Totale kostnader 3 000 000 Momsrefusjon (40% i 2011) -4 000 Andre refusjoner Skjønnsmidler fra Fylkesmannen - 200 000 Sum tilskudd og refusjoner -200 004 Dekkes innen gitte budsjettrammer (lønn) 2 700 000 Bruk av bevilgning i budsjett 2011 (100.000,-) 100 000 Dekkes av fond Dekkes ved låneopptak Det er søkt om skjønnsmidler fra Fylkesmannen til prosjektet på kroner 200.000,- i 2011. 6.1.1 Estimerte timeverk Estimerte timeverk. Estimatene bygger på følgende forutsetninger: Seksjon Helse og sosial oppdaterer 20 rutinebeskrivelser i fase 1 og 15 rutinebeskrivelser i fase 2 til sammen 35 rutinebeskrivelser. Tid pr rutinebeskrivelse er satt til 14 timers arbeid. Seksjon Helse og sosial oppdaterer 20 rutinebeskrivelser i fase 1 og 15 rutinebeskrivelser i fase 2 til sammen 35 rutinebeskrivelser. Tid pr rutinebeskrivelse er satt til 18 timers arbeid. Seksjon Miljø og teknikk oppdaterer 15 rutinebeskrivelser i fase 1 og 10 rutinebeskrivelser i fase 2 til sammen 25 rutinebeskrivelser. Tid pr rutinebeskrivelse er satt til 18 timers arbeid. Sentral stab oppdaterer 10 rutinebeskrivelser i fase 1 og 10 rutinebeskrivelser i fase 2 til sammen 20 rutinebeskrivelser. Tid pr rutinebeskrivelse er satt til 18 timers arbeid. Tabellen under angir et estimat over interne timeverk i prosjektet, basert på gjeldende versjon av prosjektplanen. 1 Hvaler kommunes andel. Innkjøp foretas av Fredrikstad kommune. Årlig vedlikeholdsavgift 10.000,- 2 Engangskostnad til Fredrikstad kommune. Årlig driftskostnad 10.000,- Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 19 av 22
Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 SUM 2011 2012 Sentral stab 1627 1036 591 Helse og sosial 956 790 166 Miljø og teknikk 988 672 316 Opplæring og kultur 1160 762 398 Diverse 19 19 SUM 4750 3279 1471 7 Risiko Med risiko menes her faktorer som kan påvirke prosjektets leveranser med hensyn på kvalitet, gjennomføringstid, økonomi og realisering av mål. Prosjektet skal håndtere risiko på en proaktiv måte med den hensikt å minimalisere sannsynligheten for at den enkelte risiko skal inntreffe, og for å sikre at vi har tiltak som vil minimalisere konsekvensene om de likevel skulle inntreffe. Prosjektleder har det overordnete ansvaret for at risiko håndteres i henhold til prosjektets prosedyrer og retningslinjer. Risiko vil bli behandlet i statusrapporten til styringsgruppen, og presenteres i form av en risikomatrise der de identifiserte risikoelementer klassifiseres etter følgende kriterier: Konsekvens (K): 1. Begrenset virkning, kan innhentes 2. Deler av planverket påvirkes, men totalrammen kan holde 3. Hele planverket påvirkes, men totalrammen kan holde 4. Hele prosjektets planverk må gjøres om 5. Prosjektet er i fare Sannsynlighet (S): 1. Svært lav 2. Lav 3. Middels høy 4. Høy 5. Sikker Om det oppstår risiko som setter hele prosjektet i fare, skal prosjektleder umiddelbart varsle prosjektansvarlig og styringsgruppen om dette om det oppdages. En risikoevaluering skal minimum gjennomføres ved prosjektets oppstart. 8 Kvalitetssikring Kvalitet ivaretas gjennom: Alle dokumenter som produseres av prosjektet skal være en gjenstand for godkjenning. Statusrapporter utarbeides til hvert styringsgruppemøte. Alle administrative rutiner er definert og følges. Det innføres beslutningspunkter i planen. Styringsgruppen vil da gis anledning til å vurdere kvalitet på prosjektet gjennom o Grad av måloppnåelse i forhold til plan, tid og ressurser. o Er prosjektet tilfredsstillende organisert og under kontroll. Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 20 av 22
Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 o Kritiske suksessfaktorer Har forutsetningene endret seg? o Blir prosjektets hovedmål oppnådd? Eksterne konsulenter skal utøve egenkontroll på prosjektering i henhold til forutbestemte rutiner. Arkitekt utarbeider kontrollplan. Byggeleder foretar kontroll av utførelse. All prosjektering og utførelse gjennomføres i henhold til gjeldende Plan og Bygningslov med tilhørende forskrifter. 9 Administrative rutiner 9.1 Møtestruktur Navn Formål Frekvens Styringsgruppemøte Statusrapportering Beslutningsforum Månedlig eller ved behov Statusmøte i prosjektgruppen Statusrapportering og Avklaringer Hver 14. dag eller ved behov Statusmøte delprosjektleder Avklaringer Hver 14. dag eller ved behov Det skal skrives referat fra samtlige møter. 9.2 Rapportering Rapporteringsstruktur i prosjektet skal skje som vist i tabellen under: Rapportering fra Rapportering til Hyppighet Prosjektleder (PL) Styringsgruppe (SG) Skriftlig - ved hvert styringsgruppemøte Delprosjektleder (DPL) Prosjektleder (PL) Skriftlig - ved hvert styringsgruppemøte Gruppeleder arbeidsgrupper Delprosjektleder (DPL) Statusrapporter skal være korte og konsise. 9.2.1 Rapportering til Styringsgruppen (SG) Rapporten skal inneholde følgende: Kort beskrivelse av status på prosjektet De viktigste aktiviteter i perioden siden forrige statusrapport Fremdrift i forhold til milepæler Timeverksforbruk egne ressurser Økonomi Risikobildet Evt. avvik og problemområder Andre saker til orientering Eventuelle underlag for saker til beslutning Muntlig ved hvert statusmøte 9.2.2 Rapportering til Prosjektleder Rapporten skal inneholde følgende Kort beskrivelse av status i delprosjektet Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 21 av 22
Prosjektplan: Kvalitetssystem/Internkontroll PRO001 De viktigste aktiviteter i perioden siden forrige statusrapport Fremdrift i forhold til milepæler Timeverksforbruk egne ressurser Evt. avvik og problemområder 9.3 Timeregistrering Alle prosjektdeltagerne rapporter timer forbrukt på prosjektet hver måned. Timeverkene rapporteres til delprosjektleder. 9.4 Dokumenthåndtering og arkivrutiner 9.4.1 Maler Benyttes i henhold til gjeldende regelverk for Hvaler kommune for all utgående korrespondanse. For statusrapport og risikovurdering benyttes standard maler: Statusrapport prosjekt Risikoanalyse - prosjekt 9.4.2 Arkivrutiner Benyttes i henhold til gjeldende regelverk for Hvaler kommune. Alle dokumenter som produseres i prosjektet skal registreres i Ephorte under sak 2011/419. Kommunens arkivrutiner for all korrespondanse og øvrige notater er gjeldende. Utskriftsdato: 27.04.2011 PRO001 Internkontroll - Prosjektplan - v1.0 Side 22 av 22
Hvaler kommune Saksnr 2011/948 - Prosjekt konkurranseeksponering - Doknr 1 Arkivkode 030 Saksbehandler Ole Kristian Helgesen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for miljø og teknikk 11.05.2011 37/11 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 11.05.2011 29/11 Arbeidsmiljøutvalget 12.05.2011 12/11 Administrasjonsutvalget 12.05.2011 9/11 Formannskapet 12.05.2011 27/11 Kommunestyret 26.05.2011 39/11 Prosjektplan - Konkurranseeksponering Sammendrag Kommunestyret vedtok i sak 14/11 den 17. februar 2011 å prioritere arbeidet med å utarbeide en plan for innføring av konkurranseeksponering i Hvaler kommune. Kortfattet prosjektbeskrivelse vedlegges til dette saksfremlegget, mens fullstendig (foreløpig) prosjektbeskrivelse kan lastes ned fra kommunens hjemmesider www.hvaler.kommune.no, eller bestilles tilsendt fra formannskapssekretæren. Rådmannen anbefaler å gjennomføre et forprosjekt i 2011 for deretter å beslutte omfang og gjennomføring av et hovedprosjekt. Et eventuelt hovedprosjekt vil gjennomføre en tilretteleggelse og test av ny styringsmodell for et begrenset område av organisasjonen i 2012 og 2013 i form av en pilot. Resultatene av piloten vil danne grunnlag for beslutning om eventuell innføring av nytt styringssystem med konkurranseeksponering i større skala, fra og med 1. januar 2014. Med konkurranseeksponering menes her såkalt målestokkonkurranse, eller benchmarking. Kommunens styringssystemer må tilrettelegges for å finne reelle enhetskostnader for egen produksjon av tjenester, målt opp mot offentlig tilgjengelig statistikk og seg selv over tid. Det er allerede bevilget kroner 250.000,- til prosjektet i budsjettet for 2011. Dette vil dekke kostnader for gjennomføringen av forprosjekt og andre prosjektkostnader frem til beslutning om oppstart av hovedprosjektet i desember 2011. Prosjektet vil bli svært krevende og omfattende for store deler av organisasjonen. For å lykkes må det gis høy prioritet over en lang periode, men rådmannen mener at det representerer en lønnsom investering hvis vi oppnår målene. Prosjektet vil kunne endre måten å styre kommunen på, i en retning som samfunnsutviklingen sannsynligvis vil kreve av kommunesektoren i årene som kommer. Saksopplysninger Bakgrunn Kommunestyret vedtok i sak 14/11 den 17. februar 2011 Prioritering av kommunalt planarbeid for 2011 - vedtak i påvente av Planstrategi 2011-2015 å prioritere Konkurranseeksponering. I nevnte sak var følgende beskrevet: Formål/hensikt Planlegge prosjekt konkurranseeksponering i henhold til kommunestyrets vedtak om budsjett/økonomiplan 2011-2014, kapittel 3.1.1. Prosjektet forutsettes planlagt og startet innen påske 2011. Gjennomføringen vil skje i 2011 og 2012. Hensikten med prosjektet er effektivisering, kvalitetsforbedring og innovasjon. Prosjektet er av vesentlig betydning i arbeidet med å forbedre kommunens økonomi. Side 1
Hovedmål 1. Utarbeide prosjektplan, med målsettinger, organisering, aktiviteter, fremdrift, kostnader og finansiering 2. Beslutte gjennomføring av prosjektet i kommunestyret 07.04.11, basert på prosjektplanen 3. Starte prosjektet innen påske 2011 På denne bakgrunn fremlegges forslag til prosjektplan for en vurdering og eventuell innføring av styringssystemer for konkurranseeksponering i Hvaler kommune. Prosjektet er foreslått gjennomført i to faser, forprosjekt og hovedprosjekt. I hovedprosjektet er det tenkt å gjennomføre en pilotperiode for utvalgt tjenesteområde før man implementerer i bredere skala. Prosjektplanen viser hele prosjektforløpet, men det vil fremlegges en revidert versjon av prosjektplanen for politisk godkjenning etter at forprosjektets konklusjoner og anbefalinger er kjent. Forprosjektet skal gi svar på: På hvilke områder finnes tilgang til gode statistikker over enhetskostnader for tjenesteproduksjon som vi kan sammenlikne oss med og hvordan vedlikeholdes disse (finne kilder til data)? Hvilke forutsetninger ligger bak sammenlikningsdataene som vi må ta hensyn til ved sammenlikning? På hvilke områder er det fornuftig å vurdere innføring av styring etter enhetskostnader? Hvilket område bør eventuelt inngå i en pilot? Hvor stor andel av kommunens kostnader innenfor et valgt område (en virksomhet eller et tjenesteområde) kan styres basert på enhetskostnader? Fordeler, ulemper og forutsetninger ved en innføringen av et slikt styringssystem for den enkelte virksomhet eller tjenesteområde. Hvilken fremgangsmåte bør velges i hovedprosjektet for implementering av ny løsning? Hva er omfanget av dette arbeidet? Samlede økonomiske konsekvenser av foreslåtte tiltak. Prosjektplanen opererer med følgende beslutningspunkter (ved et beslutningspunkt tar man stilling til om prosjektet skal fortsette som planlagt, om kursen skal endres, eller om prosjektet skal termineres): Godkjenne prosjektplan versjon 1.0 og beslutte oppstart forprosjekt o Forutsetter at prosjektplan versjon 1.0 foreligger o Besluttes av kommunestyret 26. mai 2011 Godkjenne prosjektplan versjon 2.0 og beslutte oppstart av hovedprosjekt o Forutsetter at prosjektplan versjon 2.0 og rapport fra forprosjektet foreligger o Besluttes av kommunestyret i desember 2011 Beslutte oppstart av ny styringsmodell o Forutsetter at evalueringsrapport fra pilotperiode foreligger o Besluttes av kommunestyret i september 2013 Avslutte prosjektet o Forutsetter at sluttrapport fra prosjektet foreligger o Besluttes av kommunestyret i mai 2014 Fremlagte prosjektplan vil være kommunens plan for vurdering og en eventuell gjennomføring av konkurranseeksponering i Hvaler kommune. Den skal sikre at de mål som vedtas i planen nås. Videre inneholder prosjektplanen en foreløpig beskrivelse av organisering, fremdrift (med beskrivelse av milepæler, aktiviteter og beslutningspunkter), økonomi, rapporterings- og møtestrukturer. Dette vil bli revidert i neste versjon av planen, når prosjektet er dimensjonert i forhold til forprosjektets konklusjoner. Prosjektplanens målsetninger vil ta utgangspunkt i anbefalingene i rapporten fra BDO (se under, Anbefalinger i rapport fra BDO ) og avgrenses til å dekke kun formen Benchmarking eller målestokkonkurranse. De andre formene for konkurranseeksponering, Etablering av konkurransemarkeder (frata offentlige monopoler eneretten til å produsere tjenester), Anbud (avholde konkurranse om retten til å produsere tjenester for det offentlige), eller Pengene følger brukeren vil ikke inngå i prosjektets mandat. Videre vil kun enhetskostnader benyttes for sammenlikning av virksomhetsinformasjon (se under, Former for konkurranseeksponering ). Prosjektet vil legge til rette for eventuell senere bruk andre former for konkurranseeksponering og konkurranseutsetting. Side 2
Det legges ikke opp til å etablere bestiller-utfører modell fullt ut i denne omgang, men i prinsippet beholde gjeldende organisasjon med tilhørende ansvar og myndighet. Budsjett/økonomiplan 2011-2014 kapittel 3.1.1 (Utdrag) Forbedring av kommunens styringssystem Aktivitetene i denne kategorien krever betydelige ressurser utenom de ordinære rammene vi har i form av økonomi, ansatte og kompetanse. I tillegg representerer denne kategorien aktiviteter som berører praktisk talt alle deler av kommunens virksomheter, herunder også viktige verktøy i det politiske arbeidet. Konkurranseeksponering. Dette dreier seg om oppfølging av kommunestyrets vedtak etter forprosjektet om konkurranseutsetting av sykehjemmet og hjemmetjenesten, sak 61/10 i møte 16.09.10. Hovedtrekkene i oppfølgingen er beskrevet i saksfremstillingen til nevnte sak. Oppfølgingen betyr at vi skal gjennomføre et prosjekt hvor hensikten er å eksponere flere deler av kommunens virksomhet for konkurranse. Dette vil innebære endringer i prosessene, dokumentene, målsettingene, målemetodene og rollefordeling (organisering) i kommunens planarbeid (budsjett), rapportering og internkontroll. Det vil si betydelige endringer i kommunens styringssystem, som i så fall vil bety en kombinasjon av to prinsipielt ulike styringsformer, nemlig mål og rammestyring, og såkalt bestiller- og utfører. Vi ser konkurranseeksponering som et godt virkemiddel for effektivisering, kvalitetsforbedring og innovasjon. Rådmannen vil fremme forslag til et slik prosjekt i en særskilt sak til kommunestyrets første møte i 2011. Oppfølgingen av nevnte vedtak om konkurranseeksponering krever betydelige ressurser i form av tid og kompetanse fra egne ansatte, men også kjøp av ekstern bistand. Derfor er det i budsjettet foreslått bevilget 250.000 kroner netto i 2011 til oppstart av dette arbeidet. Det vil i tillegg bli søkt om ekstern finansiering som i så fall vil bidra til øket aktivitet eller tempo i arbeidet. Anbefalinger i rapport fra BDO: Forprosjekt konkurranseutsetting av sykehjem og hjemmetjenester i Hvaler kommune versjon 2.0 I rapporten anbefales en alternativ modell til konkurranseutsetting av tjenesteproduksjonen i kommunen nemlig konkurranseeksponering. Sitat fra kapittel 9.2: Konkurranseeksponering, er ikke konkurranseutsetting, men medfører at kommunen etablerer et oppfølgingssystem som gjør at den interne tjenesteutførelsen blir fulgt opp mye likt som om denne var en ekstern leverandør. Herunder først og fremst at penger følger vedtakene etter forhåndsbestemte enhetskostnader. Dette setter krav til mange av de samme forbedringene i kvaltets- og økonomisystemet som er beskrevet i kapittel 8, og vil profesjonalisere driften. Konkurranseeksponeringen kan spisses ytterligere, gjennom for eksempel: At kommunen kjøper enkeltplasser / innhenter tilbud på enkeltplasser eksternt At kommunen tester prisene i det eksterne markedet og setter krav til tilsvarende nivå på enhetskostnadene i kommunen På denne måten forbereder kommunen seg både som bestiller og som utfører på en eventuell fremtidig konkurranseutsetting, og bygger kompetanse. Vi har tidligere argumentert for at det i små kommuner vil være uforholdsmessig ressurskrevende og kompetansekrevende å etablere en egen bestillerfunksjon. Dersom det skal etableres en bestillerutfører modell, er det vår klare anbefaling at bestilleren ikke bare tildeles vedtaksmyndighet, men også tildeles budsjettmyndighet. Bestilleren vil da fordele budsjettmidlene til den interne utførerenheten / eksterne leverandøren. Det er nødvendig å etablere en bestillerfunksjon dersom kommunen skal konkurranseutsette tjenesten, mens det ved konkurranseeksponering ikke i samme grad er nødvendig å etablere en bestillerenhet. Vi anbefaler derfor at det vurderes en alternativ modell som beskrevet over, uten at det etableres en bestillerenhet. Seksjonssjefen for Helse- og sosial tildeles vedtaks- og budsjettmyndighet som i dag, og at det er et tydelig skille mellom dennes og virksomhetslederens rolle. Virksomhetslederens rolle vil være å organisere, lede og levere de tjenester tjenestemottakeren har en utmålt rett til (beskrevet i enkeltvedtak) innenfor den økonomiske rammen som følger vedtakene. Virksomhetslederen bør da også ha delegert fullmakter innenfor både personal, organisering og økonomi. Kommunens styringsmodell bør samtidig tydeliggjøres slik at merkostnader knyttet til Side 3
aktivitetsøkninger drøftes på politisk nivå, mens effektivitetsavvik (faktiske enhetskostnader avviker fra enhetsprisene avtalt i budsjettet) gir et over-/underskudd på tjenesten som virksomhetsleder disponerer/må dekke inn i kommende budsjett. Et slikt system gir en innebygget effektivisering i den forstand at et overskudd genererer lavere enhetspriser kommende år (kalkyle baseres på siste års regnskap), og dermed lavere enhetskostnader over tid. Dersom dette ikke oppnås umiddelbart allerede det første året, bør kommunen vurdere å iverksette effektiviseringskrav ved å benchmarke i nært samarbeid med andre kommuner som drifter etter samme styringsmodell. Vi har eksempler på etablering av et system som her beskrevet, der kostnadsbesparelsene i tjenesteproduksjonen første året var 8-10 % og 5-7 % det påfølgende året. Former for konkurranseeksponering Utdragene under er hentet fra NOU 2001-19: Bør offentlig sektor eksponeres for konkurranse En gjennomgang av nasjonale og internasjonale erfaringer. Arbeids og administrasjonsdepartementet. Konkurranseeksponering er ett av flere virkemidler som kan tas i bruk for å effektivisere offentlig sektor. Det er registrert økende bruk av konkurranseeksponering, og det er flere årsaker til dette: Strammere offentlig økonomi, teknologisk utvikling, økt internasjonalisering og konsekvenser av endrede internasjonale rammebetingelser.samtidig er kravet til å tilfredsstille brukernes behov, herunder valgfrihet og fleksibilitet i tjenestetilbudet, større. På sikt vil også demografiske endringer og forventninger om lavere inntekter fra petroleumssektoren øke behovet for effektivisering av offentlig forvaltning. Med konkurranseeksponering menes ulike måter å innføre større eller mindre grad av marked i produksjonen av offentlige tjenester. Konkurranseeksponering av offentlig tjenesteproduksjon er et effektiviseringstiltak som også har fått stor oppmerksomhet i Norge. Både den politiske debatten og medienes omtale av temaet bærer preg av at folk legger forskjellig innhold i begrepene. Utsagn som «konkurranseeksponering er det samme som privatisering av offentlig sektor» og «konkurranseeksponering betyr frikonkurranse og profittjag» er ikke uvanlige. Det er derfor viktig å få klarlagt innholdet i begrepet konkurranseeksponering og hva det innebærer. Konkurranseeksponering, anbudskonkurranse og privatisering er begreper som ofte brukes om hverandre. Offentlig virksomhet kan i prinsippet utsettes eller eksponeres for konkurranse på flere måter. Vi vil bruke konkurranseeksponering for å beskrive de fire virkemidlene generelt. Begrepet konkurranseutsetting brukes i ulike sammenhenger synonymt med anbud. Så lenge vi også skal behandle benchmarking og ulike varianter av «pengene følger brukeren» som ikke nødvendigvis innebærer noen konkurranse i et marked, vil konkurranseeksponering være en mer riktig fellesbetegnelse. Det å overlate ansvaret for en tjeneste til det private, kan innebære ulike grader av privatisering, i betydning hvem står for den løpende produksjonen av varer og tjenster. Ved anbud beholder det offentlige ansvar for innhold, finansiering og fordeling av en tjeneste. Det som eventuelt vil være privatisert, er selve produksjonsansvaret for tjenesten som er bestilt av det offentlige. En ren privatisering innebærer at tjenesten frambringes, finansieres (av kundene) og kontrolleres av private. Dersom man ønsker å konkurranseeksponere tjenester og samtidig beholde full offentlig produksjon og finansiering, kan man benytte «pengene følger brukeren»-ordningen eller benchmarking. Et fellestrekk for de fire ovennevnte formene for konkurranseeksponering er at det offentlige ønsker å etablere eller etterlikne egenskaper ved markeder. Hensikten er å benytte konkurransens insentivmekanismer til å effektivisere tjenesteproduksjonen. En felles forutsetning for alle formene for konkurranseeksponering er at det finnes alternative tilbydere, eventuelt noen å sammenlikne prestasjoner med. Former for konkurranseeksponering: Etablering av konkurransemarkeder skjer ved at et tidligere offentlig monopol fratas eneretten og må konkurrere i et marked. I slike markeder kan tilbyderne fritt konkurrere om etterspørrerne både på pris, kvalitet og tilgjengelighet. Etterspørrerne har på sin side valgfrihet mellom tilbyderne. Anbud innebærer at det offentlige avholder en konkurranse om retten til å produsere varer eller tjenester på vegne av det offentlige. Etter beslutning vil kontraktøren få en eksklusiv, men tidsbegrenset rett til å produsere den aktuelle varen eller tjenesten for oppdragsgiveren. Det offentlige har fortsatt ansvaret for tjenestens innhold og kvalitet. «Pengene følger brukeren» virker slik at man tildeler en bruker en rett (kupong) til å benytte en gitt tjeneste og da gjerne inntil en gitt verdi. Brukeren velger deretter en tilbyder og benytter kupongen som hel- eller delfinansiering avhengig av kupongens verdi. Side 4
Kupongsystemet kan benyttes for å etablere konkurranse mellom offentlige institusjoner, mellom private institusjoner eller mellom offentlige og private institusjoner. Benchmarking brukes ofte synonymt med sammenlikning og er en systematisk sammenstilling av ulik virksomhetsinformasjon. Ved å bruke denne informasjonen som et sammenlikningsgrunnlag kan man måle prestasjoner i egen virksomhet opp mot prestasjoner i andre tilsvarende virksomheter. Målestokkonkurranse: Målestokkonkurranse, eller benchmarking, innebærer systematisk sammenstilling av ulik virksomhetsinformasjon med sikte på å måle prestasjoner i egen virksomhet opp mot prestasjoner i andre tilsvarende virksomheter. Målestokkonkurranse er et virkemiddel som legger til rette for konkurranse, læring og samarbeid. Slik konkurranse kan være et effektivt hjelpemiddel for å avdekke effektivitets- og kvalitetsforskjeller, hvor ekstern markedsinformasjon er en målestokk eller referanse som man kan måle prestasjoner mot. På denne måten eksponeres virksomheten for konkurranse ved at man sammenlikner seg med tilsvarende virksomhet. I en viss grad kan målestokkonkurranse kompensere for markedskonkurranse. Vedlegg Konkurranseeksponering Prosjektbeskrivelse versjon 1.0 (kortfattet) Fullstendig (foreløpig) prosjektbeskrivelse (18sider) kan lastes ned fra kommunens hjemmesider www.hvaler.kommune.no, eller bestilles tilsendt fra formannskapssekretæren. På hjemmesidene velges politikk og demokrati, deretter aktuelt utvalg, og vedlegg til aktuell møteinnkalling. Vurdering Generelt Prosjektet vil innebære endringer i prosessene, dokumentene, målsettingene, målemetodene og rollefordelingen i kommunens planarbeid, økonomistyring, rapportering og internkontroll. Det vil føre til en tydeligere kombinasjon av to prinsipielt ulike styringsformer, nemlig tradisjonell mål og rammestyring, og såkalt bestiller- og utfører. Et sentralt moment i prosjektet er å legge grunnlaget for bruk av relevante enhetskostnader i de delene av kommunens virksomheter som kan gjøres til gjenstand for konkurranseeksponering. Slike enhetskostnader skal danne basis for å kunne sammenligne våre virksomheter med seg selv over tid, og med andre virksomheter i offentlig eller privat sektor. På denne måten gis vi mulighet til å finne beste praksis, og enten tilpasse oss slik praksis, eller iverksette andre tiltak, herunder også konkurranseutsetting. Bruk av korrekte og omforente enhetskostnader vil føre til at bestillerne av kommunens tjenester, blant annet politikerne, kan få et mer reelt forhold til hva virksomheten koster, og hva som må bevilges for å få levert et gitt volum av tjenester. Vi kan med andre ord få redusert usikkerhet og uenighet om hva som kan forventes levert innenfor en økonomisk ramme, slik vi opplever det i mange kommuner med tradisjonell mål- og rammestyring. I tradisjonell mål- og rammestyring fastsettes rammene oftest med bakgrunn i historiske tall og nasjonale rater for prisvekst. Vi ønsker et system med større innslag av rammestyring, basert på faktisk kunnskap om hva produksjonen av tjenestene koster. Erfaringene med forprosjektet om konkurranseutsetting i 2010, viser klart at det er svært vanskelig å vite hvor effektivt og kvalitativt godt kommunen driver sin virksomhet. Årsaken er at det finnes lite relevante data (korrekte enhetskostnader) i eksisterende offentlig statistikk og rapportering. Eksempelvis i KOSTRA, Iplos og GIS. I vårt prosjekt om konkurranseeksponering er vi derfor også nødt til å finne hvilke muligheter vi har for å skaffe gode data, i tidsrekker, som gir grunnlag for å definere egne korrekte enhetskostnader som kan sammenliknes med tilsvarende i andre offentlige eller private virksomheter. Prosjektet er en konsekvens av at stadig knappere økonomiske rammer i kommunene, kombinert med brukernes forventninger om økte valgmuligheter, uvilkårlig vil føre til at kommunene må bruke sammenlignbare enhetskostnader som viktig grunnlag for styring og planlegging av sin virksomhet. Prosjekt konkurranseeksponering henger sammen med det andre store forbedringsprosjektet som Hvaler kommune vil starte i 2011, prosjekt kvalitetssystem/internkontroll. Sammenhengen består i at kvalitetssystemet/internkontrollen er viktig del av kommunens styringssystem, sammen med de delene av styringssystemet som vi nå ønsker å utvikle på en måte som eksponerer oss mer for Side 5
konkurranse. Erfaringer fra konkurranseutsatte virksomheter i andre norske kommuner i senere tid, viser klart at kvalitetssystemene og internkontrollen må ta opp i seg de spesielle utfordringene som følger av konkurranseutsetting av virksomhet, særlig i pleie- og omsorgsektoren. Fremdrift Rådmannen mener det er viktig å gjennomføre prosjektet i to faser et forprosjekt og et hovedprosjekt med en pilot og en eventuell forberedelse til bredere implementering om erfaringene fra piloten er positive. For å få en fullverdig pilot, legges det i fremdriftsplanen opp til at også utarbeidelse av budsjettet for pilotens utvalgte tjenesteområder inngår. Første budsjett etter beslutning om iverksettelse av pilot er budsjettet for 2013, med utarbeidelse av budsjettet i tredje kvartal 2012. Selve piloten vil da foregå fra 1. januar 2013 til endelig beslutning om oppstart er tatt. Beslutning om oppstart av ny styringsmodell må i tas etter 1. halvår 2013, basert på pilotprosjektets resultater for perioden 1. januar til 30. juni. Siden denne beslutningen kan legge for budsjettarbeidet for 2014, må denne saken opp ved første kommunestyremøte medio september 2013. Prosjektets milepæler: MP1 MP2 MP3 MP4 MP5 MP6 MP7 MP8 MP9 MP10 MP11 Prosjektstart Prosjektplan Versjon 1 foreligger Konsulent til forprosjekt valgt Forprosjektrapport foreligger Prosjektplan Versjon 2 foreligger Tertialrapport 2013-1 forligger Evalueringsrapport pilot foreligger Tertialrapport 2013-2 forligger Oppstart nytt styringssystem Sluttrapport foreligger Prosjekt avsluttet 04.03.2011 26.04.2011 30.06.2011 03.11.2011 10.11.2011 30.05.2013 07.08.2013 30.09.2013 01.01.2014 21.04.2014 20.05.2014 Økonomi Det ble bevilget kroner 250.000,- til prosjektet i budsjettet for 2011. I tillegg er det søkt om kroner 300.000,- skjønnsmidler til prosjektet i 2011 av Fylkesmannen i Østfold. Prosjektets totalbudsjett er ikke kjent før resultatene av forprosjektet foreligger. Prosjektplanens budsjett er av den grunn ikke komplett, men vil dekke prosjektets kostnader i 2011 og derigjennom kostnadene for gjennomføringen av forprosjektet. For øvrig vises til vedlagte kortfattede prosjektbeskrivelse, og foreløpig fullstendig prosjektplan som finnes på kommunens hjemmesider, og som kan bestilles fra formannskapssekretæren. Konklusjoner Rådmannen foreslår at prosjektplanen godkjennes og at det engasjeres ekstern rådgiver for bistand til gjennomføring av et forprosjekt som beskrevet i saksopplysningene. I budsjettet for 2011 er det allerede bevilget 250.000,- til prosjektet. Rådmannen har i tillegg søkt Fylkesmannen i Østfold om kroner 300.000,- som skjønnsmidler til prosjektet. Siden saken dreier seg om utvikling av kommunens overordnede styringssystem, legger rådmannen til grunn at kommunestyret gjør endelig vedtak i denne saken, etter innstilling fra formannskapet. Alle andre utvalg som behandler saken kan avgi uttalelse til saken, dersom utvalget selv ønsker det. Rådmannens forslag til vedtak Formannskapet anbefales å avgi til kommunestyret følgende innstilling: Utkast til prosjektplan for vurdering og eventuell innføring av konkurranseeksponering i Hvaler kommune, versjon 1.0, vedtas. De gjøres avtale med ekstern rådgiver for bistand til gjennomføring av et forprosjekt som skal gi svar på de spørsmål som er beskrevet i prosjektplanens kapittel 5.4.1. Forprosjektets resultater og konklusjoner skal og oppsummeres i en rapport. Rapporten fremlegges, sammen med en revidert Side 6
prosjektplan, som grunnlag for politisk beslutning i kommunestyret i desember 2011, om eventuell oppstart av hovedprosjekt. Hvaler kommune, 18.04.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Behandling i Utvalget for miljø og teknikk 11.05.2011: Votering: Rådmannens forslag til vedtak vedtatt med 4 mot 3 stemmer. ( Wevling (AP), Henriksen (AP) og Utgård (SP)). Vedtak i Utvalget for miljø og teknikk 11.05.2011: Formannskapet anbefales å avgi til kommunestyret følgende innstilling: Utkast til prosjektplan for vurdering og eventuell innføring av konkurranseeksponering i Hvaler kommune, versjon 1.0, vedtas. De gjøres avtale med ekstern rådgiver for bistand til gjennomføring av et forprosjekt som skal gi svar på de spørsmål som er beskrevet i prosjektplanens kapittel 5.4.1. Forprosjektets resultater og konklusjoner skal og oppsummeres i en rapport. Rapporten fremlegges, sammen med en revidert prosjektplan, som grunnlag for politisk beslutning i kommunestyret i desember 2011, om eventuell oppstart av hovedprosjekt. Behandling i Utvalget for kultur og personrettede tjenester 11.05.2011: Votering: Enstemmig Innstilling fra Utvalget for kultur og personrettede tjenester 11.05.2011: UKPT gir følgende uttalelse: Utvalget tilslutter seg prosjektplanen. Behandling i Arbeidsmiljøutvalget 12.05.2011: Votering: Enstemmig Vedtak i Arbeidsmiljøutvalget 12.05.2011: Uttalelse fra AMU: Arbeidsmiljøutvalget tar saken til orientering. Behandling i Administrasjonsutvalget 12.05.2011: Øyvind Fjeldberg (SV) fremmet følgende forslag til vedtak: Prosjektplanen avsluttes og midlene brukes til andre formål. Votering: Ved votering fikk Fjeldbergs forslag 3 stemmer (Henriksen (Ap), Wevling (Ap), Fjeldberg (SV)) og falt. Rådmannens forslag til vedtak fikk 7 stemmer (Pettersen (Frp), Jensen (Frp), Strøm (H), Johnsen (H), Wroldsen (Fagforbundet), Nicolaisen (Fagforbundet), Lande (Utdanningsforbundet) og ble vedtatt. Side 7
Vedtak i Administrasjonsutvalget 12.05.2011: Formannskapet anbefales å avgi til kommunestyret følgende innstilling: Utkast til prosjektplan for vurdering og eventuell innføring av konkurranseeksponering i Hvaler kommune, versjon 1.0, vedtas. De gjøres avtale med ekstern rådgiver for bistand til gjennomføring av et forprosjekt som skal gi svar på de spørsmål som er beskrevet i prosjektplanens kapittel 5.4.1. Forprosjektets resultater og konklusjoner skal og oppsummeres i en rapport. Rapporten fremlegges, sammen med en revidert prosjektplan, som grunnlag for politisk beslutning i kommunestyret i desember 2011, om eventuell oppstart av hovedprosjekt. Behandling i Formannskapet 12.05.2011: Øyvind Fjeldberg (SV) fremmet følgende forslag til vedtak: Prosjektplanen avsluttes og midlene brukes til andre formål. Votering: Ved votering fikk Fjeldbergs forslag 3 stemmer (Henriksen (Ap), Wevling (Ap), Fjeldberg (SV)) og falt. Rådmannens forslag til vedtak fikk 4 stemmer (Pettersen (Frp), Jensen (Frp), Strøm (H), Johnsen (H)) og ble vedtatt. Innstilling fra Formannskapet 12.05.2011: Utkast til prosjektplan for vurdering og eventuell innføring av konkurranseeksponering i Hvaler kommune, versjon 1.0, vedtas. De gjøres avtale med ekstern rådgiver for bistand til gjennomføring av et forprosjekt som skal gi svar på de spørsmål som er beskrevet i prosjektplanens kapittel 5.4.1. Forprosjektets resultater og konklusjoner skal og oppsummeres i en rapport. Rapporten fremlegges, sammen med en revidert prosjektplan, som grunnlag for politisk beslutning i kommunestyret i desember 2011, om eventuell oppstart av hovedprosjekt. Side 8
Prosjektbeskrivelse Prosjektnr Navn Versjon Saksnr PRO002 Konkurranseeksponering 1.0 2011/948 Prosjektansvarlig (PA) Prosjektleder (PL) Styringsgruppe (SG) Styringsgruppe Ole Kristian Helgesen Torleif Gjellebæk (leder) Lars H. Larsen Heidi Vildskog Astri Engblad Wenche Wroldsen Ole Kristian Helgesen Formål/hensikt Identifisere områder innenfor kommunens tjenesteproduksjon som egner seg til å kunne sammenlikne egne enhetskostnader mot en sammenlignbar enhetskostnad bygget på statistikker fra KOSTRA, IPLOS eller andre kilder. Tilrettelegge for de utvalgte områdene for sammenlikning av enhetskostnader og teste resultatene i en begrenset periode gjennom en pilot. Deretter ta stilling til om man skal innføre modellen i en bredere skala og tilrettelegge for dette. Hovedmål 1. Kommunens ambisjonsnivået innenfor konkurranseeksponering er kjent. 2. Kommunens styringssystem er tilrettelagt for å kunne beregne virkelige enhetskostnader for tjenesteproduksjon i de deler av organisasjonen man ønsker dette. 3. Kommunens styringssystem er tilrettelagt for å kunne benytte enhetskostnader for fastsettelse av budsjettet i de deler av organisasjonen man ønsker dette. 4. Kilder og grunnlag for sammenlikning av egne enhetskostnader er kjent. Økonomi kostnader (og eventuelle inntekter) Kostnadselement (alle kostnader inkl MVA) Beløp i kr Forprosjektrapport (eksternt firma) 217 500 Prosjektledelse Forprosjektfase (90 timer a 620) 55 800 Andre interne lønnskostnader (150 timer a 620) 93 000 Sum kostnader Forprosjekt 366 300 Bistand eksterne konsulenter Prosjektledelse (xx timer a 620) Andre interne lønnskostnader (xx timer a 620) Diverse reise- og møtekostnader Sum kostnader prosjekt Sum 366 300 Økonomi Finansiering Beskrivelse Beløp i kr Momsrefusjon 17 400 Andre tilskudd og refusjoner Dekkes av gitte budsjettrammer (lønn) 148 800 Dekkes av fond Bruk av bevilgninger i budsjett 200 100 Bruk av lånemidler Sum 366 300 H:\Prosjekter\Konkurranseeksponering\Prosjektplan\PRO002 Konkurranseeksponering - Prosjektbeskrivelse - Versjon 1.0.docx Side 1 av 2
Prosjektbeskrivelse Risiko (viktigste elementer identifisert ved oppstart av prosjekt) Potensiell risiko Fremdriftsplan Hovedmilepæler Dato Prosjektstart 04.03.2011 Prosjektplan Versjon 1 26.04.2011 foreligger Konsulent til forprosjekt valgt 30.06.2011 Forprosjektrapport foreligger 03.11.2011 Prosjektplan Versjon 2 10.11.2011 foreligger Tertialrapport 2013-1 forligger 30.05.2013 Evalueringsrapport pilot 07.08.2013 foreligger Tertialrapport 2013-2 forligger 30.09.2013 Oppstart nytt styringssystem 01.01.2014 Sluttrapport foreligger 21.04.2014 Prosjekt avsluttet 20.05.2014 Beslutningspunkt Godkjenne prosjektplan versjon 1.0 og beslutte oppstart forprosjekt Besluttes av kommunestyret 26. mai 2011 Godkjenne prosjektplan versjon 2.0 og beslutte oppstart av hovedprosjekt Besluttes av kommunestyret i desember 2011 Beslutte oppstart av ny styringsmodell Besluttes av kommunestyret i september 2013 Avslutte prosjektet Besluttes av kommunestyret i mai 2014 Egen prosjektplan utarbeidet (Ja/Nei) Ja Egen fremdriftstplan utarbeidet (Ja/Nei) Ja H:\Prosjekter\Konkurranseeksponering\Prosjektplan\PRO002 Konkurranseeksponering - Prosjektbeskrivelse - Versjon 1.0.docx Side 2 av 2
Hvaler kommune Konkurranseeksponering (PRO002) PROSJEKTPLAN Versjon 1.0 Ole Kristian Helgesen 28.04.2011 Mal prosjektplan versjon 0.1 2010/OKH