MØTEBOK Styre, Råd, utvalg mv. Nærøy kirkelige fellesråd

Tilstede på møtet NÆRØY KIRKELIGE MØTEBOK Styre, Råd, utvalg mv. Nærøy kirkelige fellesråd Møtested Kolvereid Møtedato 26.11.2010 Fra kl. 09:00 Til kl. 10:30 Einar Eidshaug, Torhild Finseth, Søren Skagemo, Brynhild Løeng, Elin Holten, Reinert Øren, Steinar Aspli og Brit Karin Theimann Medlemmer (Angi evt. hvem som er fraværende) Forfall: Aud Henny Nubdal, Liv Fjærli Varamedlemmer Forfall: Lill Ingrid Furre Johannessen Andre Kirkeverge Camilla Vågan Behandlede saker Sak nr./år F10 35 t.o.m F10-41 Underskrifter Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til Medlemmer, revisjon, rådmann

MØTEBOK Side : 2 av 11 Offentlig x Behandlet av: Fellesrådet Møtedato:26.11.10 Sak nr.:f10-35 REFERATSAKER Referatsaker som legges fram og kommenteres i møtet: RS 10 24 Møtebok PSU 16.11.10 Referatsaken tas til etterretning. VEDTAK I ET 26.11.10: Referatsaken tas til etterretning.

MØTEBOK Side : 3 av 11 Offentlig X Behandlet av: Fellesrådet Møtedato:26.11.10 Sak nr.:f10-36 KIRKEVERGENS OPPGAVER SAKSOPPLYSNINGER: I sitt møte den 16.11 innstiller PSU på at kirkevergen ikke skal være sekretær for menighetsrådene. Tidligere kirkeverge Ivar Arne Aarmo fikk tillagt oppgaven fra 01.01.1999. Etter ønske fra Ivar Arne Aarmo ble denne oppgaven trukket ut av kirkevergestillingen i 2007. Begrunnelsen for dette var at det ble ansett som uhensiktsmessig at kirkevergen skulle bruke tid på å møte og være sekretær i menighetsrådenes møter. Kirkevergen mente at det var mer hensiktsmessig at kirkevergen fikk frigjort denne tiden til andre administrative oppgaver og at menighetsrådene kunne holde egen sekretær som tidligere praksis. Stillingsbeskrivelsen for kirkevergen som ble vedtatt i 1997, konkretiserer ikke at kirkevergen skal være sekretær for menighetsrådene. I forbindelse med rekruttering av kirkeverge på slutten av 2009 ble dette diskutert og framsatt som en oppgave som ny kirkeverge skulle utføre. Dette er så vidt kirkevergen kan se ikke skriftliggjort noe sted. Sittende kirkeverge tok dette til etterretning og har i sin funksjonstid i år fungert som sekretær for menighetsrådene. Stillingsbeskrivelse for kirkevergen ligger vedlagt til saken. SAKSVURDERING: Den argumentasjonen som tidligere kirkeverge Ivar Arne Aarno framsatte i sin tid for å bli fritatt for denne oppgaven, er lik den oppfatning som dagens kirkeverge har. Kirkevergen ser helt klart fordelen med tett kontakt med menighetsrådene, men slik som stillingsressursen er i dag, med en kirkeverge i 80%, anses denne oppgaven som en urasjonell bruk av arbeidsressursen. Kirkevergen kan trenge å bruke den tiden på andre, mer prekære oppgaver. Kontakten og informasjonsflyten mellom menighetsrådene og kirkevergen kan løses ved bedre rutiner for kontakt mellom lederne og kirkevergen, jevnlige informasjonsskriv fra kirkevergen og at kirkevergen møter i menighetsrådet når det meldes behov for det. Menighetsrådene kan, som tidligere, velge egen sekretær blant sine medlemmer. En må også i dette bildet ta hensyn til hva som kan betraktes som attraktivt i en stilling. Det å være sekretær for menighetsrådene innbefatter en del kveldsarbeid. I dag blir ikke dette nødvendigvis ansett som en attraktiv arbeidssituasjon.

PSU diskuterte saken i sitt møte den 16.11 og foretok følgende innstilling: Vedtak i PSU 16.11.10: PSU innstiller at kirkeverge ikke skal være sekretær for menighetsrådene. Nærøy kirkelige fellesråd vedtar at kirkevergen ikke skal inneha sekretærfunksjonen for menighetsrådene. VEDTAK I ET 26.11.10: Nærøy kirkelige fellesråd vedtar at kirkevergen ikke skal inneha sekretærfunksjonen for menighetsrådene. Kirkevergen skal i samarbeid med menighetsrådsleder forberede saker for menighetsrådene.

MØTEBOK Side : 5 av 11 Offentlig X Behandlet av:fellesrådet Møtedato:26.11.10 Sak nr.:f10-37 STILLINGSUTLYSNING - NY KIRKEVERGE SAKSOPPLYSNING: Nærøy kirkelige fellesråd vedtok i forrige møte at det skulle lyses ut ledig stilling som kirkeverge. PSU diskuterte krav til stillingen med bakgrunn i forrige utlysningstekst i sitt møte den 16.11. SAKSVURDERING: Det er behov for at fellesrådet gjennomgår utlysningsteksten og vedtar en utlysning som står i samsvar med de krav og forventninger som stilles ved rekruttering av ny kirkeverge. Det er i behandlingen tatt utgangspunkt i den utlysningsteksten som var ved forrige utlysning. PSU presiserte i sitt vedtak av 16.11.10 sterkere fokus på ledererfaring. Forslag fra PSU til stillingsutlysning ble oversendt til fellesrådet. På møtet i Nærøy kirkelige fellesrådet ble forslaget som PSU har behandlet framlagt. Det ble i møtet framlagt forslag til endringer under avsnittet vedr. Hovedoppgaver. Det ble også i møtet tatt stilling til hvor utlysningen skulle gjøres. Det ble bestemt at utlysning foretas med liten annonse m. henvisning til hjemmeside i Vårt Land, Ytringen og NA. I tillegg legges annonsen ut på NAV.no og på egen hjemmeside. Nærøy kirkelige fellesråd vedtar framlagte forslag til utlysningstekst, med ev. endringer som framkommer i møtet.

VEDTAK I ET 26.11.10: Nærøy kirkelige fellesråd vedtar framlagte forslag til utlysningstekst, med de endringer som framkom i møtet. Følgende stillingsutlysning ble vedtatt av fellesrådet: KIRKEVERGE Nærøy kirkelige fellesråd har ledig stilling som kirkeverge i 80% med mulighet for utvidelse til 100%. Fellesrådet har p. t 11 ansatte. Hovedoppgaver: Organisere, koordinere og lede aktivitetene innenfor fellesrådets ansvarsområde og ha økonomisk og administrativt ansvar for fellesrådets virksomhet, herunder drift og vedlikehold av bygg og anlegg samt langsiktig planlegging av vedlikeholdsbehov. Arbeidsgiveransvar for og oppfølging av kirkelig ansatte. Sekretær- og saksbehandlerfunksjon for fellesrådet og dets utvalg, samt saksbehandler for menighetsrådene. Ansvar for løpende kontakt med kommunen. Ønskede kvalifikasjoner: Økonomisk/administrativ utdanning evt. dokumentert praksis som kan kompensere for formell utdanning. God ledererfaring og god samarbeidsevne. Gode datakunnskaper. Kjennskap til den norske kirke og offentlig forvaltning. Personlige egenskaper vil bli vektlagt. Søker må være medlem av den norske kirke. Vi tilbyr: Lønn etter avtale. Pensjonsordning i KLP. Arbeidsmiljø i samlokalisering med prester, organister, trosopplæringsleder og menighetssekretær. Nærmere opplysninger v/ fellesrådsleder Einar Eidshaug, tlf: 90 52 66 17. Søknad med CV og kopi av vitnemål og attester sendes: Nærøy kirkelige fellesråd v/kirkevergen Sentrumsgata 7970 Kolvereid Søknadsfrist: 10. januar.

MØTEBOK Side : 7 av 11 Offentlig X Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: 26.11.10 Sak nr.:f10-38 DELEGASJON TIL AU SAKSOPPLYSNING: Etter at kirkevergen sa opp sin stilling har AU ved flere møter arbeidet med å komme opp med navn på aktuelle kandidater som kan vikariere i stillingen f. o. m 01.12.10 og fram til ny kirkeverge tiltrer. Det er pr. dags dato ikke vært aktuelle kandidater som har stilt seg til rådighet. Fellesrådets leder arbeider videre med saken. SAKSVURDERING: Det er stort behov for å få en snarlig avklaring mht. hvem som skal vikariere fram til ny kirkeverge er på plass. Det arbeides kontinuerlig med å finne en løsning. Når det skulle melde seg en kandidat er det behov for en rask avklaring vedr. engasjementet og oppstart. Det ansees derfor som formåltjenelig at AU får delegert fullmakt til å inngå avtale med vikar. PSU innstilte i sitt møte den 16.11.10: AU får fullmakt til inngå avtale med vikar som virker inntil ny kirkeverge har tiltrådt. Nærøy kirkelige fellesråd gir AU fullmakt til å inngå avtale med vikar som virker inntil ny kirkeverge har tiltrådt. VEDTAK I ET 26.11.10: Nærøy kirkelige fellesråd gir AU fullmakt til å inngå avtale med vikar som virker inntil ny kirkeverge har tiltrådt.

MØTEBOK Side : 8 av 11 Offentlig x Behandlet av: Fellesrådet Møtedato:26.11.10 Sak nr.:f10-39 Rekrutteringsutvalg SAKSOPPLYSNINGER: I forhold til rekruttering av ny kirkeverge er det behov for en avklaring om hvem som skal forestå selve rekrutteringen. Tidligere har det vært AU som har utgjort rekrutteringsutvalget og har vært det utvalget som vurderer innkomne søknader, innkaller til intervju og som innstiller kandidater. Det er uansett kirkelig fellesråd som foretar endelig tilsetting av kirkeverge. I AU sitter ingen representanter for de ansatte, men arbeidstakernes medbestemmelsesrett kan sikres ved at PSU kan uttale seg om AU sin innstilling før endelig vedtak fattes i fellesrådet. SAKSVURDERING: Det er lite formåltjenelig at hele fellesrådet behandler søknader, velger ut kandidater til intervju, gjennomfører intervjuer og innstiller kandidater. En god rekrutteringsprosess kan sikres ved at AU nedsettes om rekrutteringsutvalg med mandat til å vurdere søknader, velge ut kandidater til intervju og innstille kandidat(er). De ansattes medbestemmelse bør imidlertid sikres ved at innstillingen legges fram for PSU for uttalelse før endelig tilsettingsvedtak blir gjort i kirkelig fellesråd. Nærøy kirkelige fellesråd vedtar at AU skal være rekrutteringsutvalg ved rekruttering av ny kirkeverge. AU skal vurdere innkomne søknader, innkalle aktuelle kandidater til intervju og innstille på kandidat(er) til fellesrådet. PSU gis rett til å uttale seg før innstillingen legges fram for fellesrådet. VEDTAK I ET 26.11.10: Nærøy kirkelige fellesråd vedtar at AU skal være rekrutteringsutvalg ved rekruttering av ny kirkeverge. AU skal vurdere innkomne søknader, innkalle aktuelle kandidater til intervju og innstille på kandidat(er) til fellesrådet. PSU gis rett til å uttale seg før innstillingen legges fram for fellesrådet.

MØTEBOK Side : 9 av 11 Offentlig X Behandlet av: Fellesrådet Møtedato:26.11.10 Sak nr.:f10-40 Reglement for PSU SAKSOPPLYSNINGER: I møte den 09.11, sak F10 28,vedtok fellesrådet endringer i reglementet for PSU. PSU har i forutgående møte kun behandlet endringene som ble innstilt fra kirkevergen. Da de endringene som ble foretatt i løpet av møtet i fellesrådet innebærer omfattende endringer av reglementet, legges det fram et forslag om å legge saken på nytt fram for behandling, først i PSU. SAKSVURDERING: Da reglementets innhold ble vesentlig endret av fellesrådet ved siste behandling, uten at de ansatte har fått uttale seg om disse endringene, er det ønskelig at saken vedr, reglementet for PSU på nytt legges fram for PSU. Dette for å gi også de ansatte en mulighet til å forholde seg til de momenter som framkom under fellesrådets behandling og uttalelsesmulighet i forhold til endringer som de ansatte ikke har vært med på å diskutere. Målet med et reglement for PSU må være å sikre de ansattes medbestemmelse i saker som angår de ansatte og organisere oppgaver på en slik måte at organisasjonen kan fungere rasjonelt. De ansatte har meldt tilbake at de føler seg forbigått ved at de ikke har fått uttale seg i forhold til de vesentlige endringene som fellesrådet foretok i siste møte. Med dette som bakgrunn innstilles det på at saken vedr. reglementet for PSU legges fram til ny behandling, først overfor PSU før endelig vedtak i fellesrådet. Nærøy kirkelige fellesråd opphever vedtak i sak F10 28. Saken legges fram for ny behandling, først i PSU før endelig vedtak i fellesrådet. VEDTAK I ET 26.11.10: Nærøy kirkelige fellesråd opphever vedtak i sak F10 28. Saken legges fram for ny behandling, først i PSU før endelig vedtak i fellesrådet.

MØTEBOK Side : 10 av 11 Offentlig X Behandlet av: Fellesrådet Møtedato:26.11.10 Sak nr.:f10-41 FULLMAKT TIL PROSTEN - begravelsesavklaring SAKSOPPLYSNING: Det ble i møtet tatt opp at det er behov for en avklaring om hvem som i fravær av kirkeverge skal ha direkte dialog med fellesrådets ansatte for å avklare dato og tid for begravelser. Dette avklarer i dag i en dialog mellom prosten og kirkevergen, og i den enes fravær har den andre påtatt seg direktekontakten med stab/prester. VEDTAK I ET 26.11.10: Prosten får fullmakt til å ha direktekontakt med fellesrådets ansatte ved begravelser. Dette inntil ev. ny kirkeverge er på plass.