Omløpshastighet og tomgangsleie i kommunale boliger Moss kommune

Omløpshastighet og tomgangsleie i kommunale boliger Moss kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 26. august 2014 østfold kommunerevisjon iks 1

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 4 2.1 Bakgrunn... 4 2.2 Problemstilling og avgrensing... 4 2.3 Metode og gjennomføring... 4 2.4 Revisjonskriterier... 5 2.5 Litteratur- og dokumentliste... 5 3 OMLØPSHASTIGHET OG TOMGANGSLEIE... 6 3.1 Revisjonskriterier... 6 3.2 Fakta... 6 3.3 Vurderinger... 17 4 RÅDMANNENS KOMMENTARER... 20 5 VEDLEGG... 21 østfold kommunerevisjon iks 2

1 SAMMENDRAG Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet vurdert Moss kommunes forvaltning av kommunalt disponible boliger. Temaet er mangesidig og undersøkelsen har vært avgrenset til å gjelde tomgangsleie, tiden det går fra en leilighet er fraflyttet til et nytt leieforhold er etablert, og omløpshastighet eller sirkulasjon i boligmassen. Innledning Undersøkelsen er gjennomført ved bruk av intervju, gjennomgang av sentrale styringsdokumenter og arbeidsverktøy, samt analyse av statistikk hentet fra KOSTRA og mottatt av kommunen. Revisjonens vurderinger er gjort med utgangspunkt i rådmannens ansvar for tilfredsstillende internkontroll, som igjen er supplert med «beste praksis» krav til god boligforvaltning. Det er ikke oppstilt revisonskriterier for omløpshastighet, men revisjonen har likevel foretatt enkelte vurderinger med utgangspunkt i fakta og tilgjengelig statistikk, samt sammenligninger med andre kommuner. På sidene 4 og 5 i rapporten redegjøres det for kontrollutvalgets bestilling, metode og gjennomføring, samt revisjonskriterier. Rapportens faktagrunnlag fremgår av sidene 6-17, og revisjonens vurderinger begynner på side 17. Vurderingene kan leses uavhengig av fakta, men revisjonen anbefaler at også fakta leses. Bakgrunnen for dette er at fakta gir et bedre grunnlag for å forstå vurderingene, samtidig som fakta også inneholder informasjon som ikke direkte angår problemstillingene. Revisors konklusjon Etter revisjonens oppfatning har Moss kommune en velfungerende og effektiv tildelingspraksis, hvor samarbeidet mellom de ulike aktørene fungerer godt. Det synes ikke som om kommunen har unødvendig tomgangsleie. Det er også revisjonens oppfatning at kommunen jobber aktivt for å øke omløpshastigheten, og at de tiltakene som kommunen har iverksatt er tilfredsstillende og har fungert etter hensikten. Revisjonen har ingen særskilte anbefalinger knyttet til problemstillingene som er behandlet, men anbefaler at kommunen bruker de forslag til tiltak som fremgår avslutningsvis i kapittel 3.2 i det videre forbedringsarbeidet. Revisjonen vil særlig vise til siste punkt, som omhandler samarbeid med private utbyggere. Gjennom økt samarbeid med private vil kommunen kunne redusere presset på boligmassen, samtidig som utgifter til tomgangsleie over tid vil bli redusert. Siden eierskapet til boligene ligger hos den private utbyggeren vil også kostnader til nødvendig rehabilitering/ vedlikehold ligge hos utbyggeren, og ikke hos kommunen Revisjonen takker for godt samarbeid og god tilrettelegging i forbindelse med gjennomføringen av prosjektet. østfold kommunerevisjon iks 3

2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn Faktaboks 1: Bakgrunn Revisjonen har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jfr. kommunelovens 78 og forskrift om revisjon kapittel 3. Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet å kontrollere at forvaltningens aktiviteter foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og kommunestyrets vedtak. I plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2014 2015, vedtatt av bystyret 9. desember 2013, fremheves omløpshastighet og tomgangsleie i kommunale boliger som et mulig risikoområde i kommunen. Plan for gjennomføring av prosjektet ble vedtatt i møte 18. mars 2014 (PS 14/11). Avgrensningen ble utvidet i møte 25. april 2014 (under referater og meldinger, PS 14/23). 2.2 Problemstilling og avgrensing Rapporten omhandler følgende temaer: 1. Omløpshastighet a. Hva utgjorde omløpshastigheten på kommunale boliger i 2013, og hvordan har utviklingen vært siste fem år? b. Hvilke tiltak har Moss kommune/ Moss kommunale eiendomsselskap iverksatt for å øke omløpshastigheten i kommunale boliger? 2. Tomgangsleie a. Hvordan ivaretas samhandlingen mellom forvalter og tildeler av kommunale boliger? b. Har kommunen unødvendig «tomgangsleie» på kommunale boliger? Med omløpshastighet siktes det til gjennomstrømmingen, eller sirkulasjonen, i den kommunale boligmassen. Med «tomgangsleie» siktes det til den tiden som går fra en bolig fraflyttes til et nytt leieforhold er etablert. Som rapporten viser består tomgangsleien av to elementer; den tomgangsleien som Moss kommune betaler til Moss Kommunale Eiendomsselskap, og den tomgangsleien som Eiendomsselskapet selv må dekke i oppussingsfasen. Analysene som legges til grunn i prosjektet omfatter alle typer kommunale boliger, med unntak av presteboliger og boliger til mindreårige flyktninger. I rapporten er rekkefølgen på problemstillingene endret og behandlet løpende under et kapittel. Dette er gjort for å gjøre rapporten mer leservennlig. 2.3 Metode og gjennomføring Faktaboks 2: Metode og gjennomføring Østfold kommunerevisjon IKS gjennomfører all forvaltningsrevisjon i tråd med Standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Dette innebærer blant annet at rapporten skal skille klart mellom fakta, og revisjonens vurderinger og konklusjoner. Fakta plasseres under egen overskrift, og er en gjengivelse av informasjon som revisjonen har fått tilgang til gjennom datainnsamlingen. Informasjonen bygger på beskrivelser hentet fra skriftlige dokumenter, mappegjennomgang, spørreundersøkelse og/eller verifiserte intervjuer. Det gjøres oppmerksom på at fakta i noen tilfeller kan gjengi kommunens egen vurdering eller opplevelse av en gitt tilstand. Fakta kan også være enkeltpersoners meninger, erfaringer eller holdninger. Prosjektet er gjennomført ved dokumentanalyse av interne dokumenter og rutiner, samt analyse av tilgjengelig statistikk fra kommunen og fra KOSTRA. Informasjon fra disse er deretter supplert med kvalitative intervjuer av: Leder for Boligsosial avdeling Boligkonsulent ved Boligsosial avdeling Leder for Tjenestekontoret Fagansvarlig boligkonsulent ved MK Eiendom Avdelingsleder for Psykisk helse og rus østfold kommunerevisjon iks 4

Leder for NAV Moss Avdelingsleder for oppfølgingsavdelingen ved NAV Moss I etterkant av hvert intervju er det utarbeidet referat, som så er verifisert av informantene. Det følger av revisjonens metodikk at verifiserte referater er å anse som fakta på lik linje med annen skriftlig dokumentasjon. Revisjonen har også sendt ut spørsmål om enkelte forhold per e-post, både til intervjuobjektene omtalt ovenfor og til daglig leder i MK Eiendom. Revisjonen har i samråd med leder for Boligsosial avdeling, valgt kommunene Halden, Sarpsborg og Fredrikstad for sammenligninger. Disse kommunene opplever de samme boligsosiale utfordringene som Moss, og alle har nærhet til Oslo. Vi har også tatt inn tall fra Drammen og Skien, fordi dette er kommuner som har visse likhetstrekk med Moss kommune, og fordi kommunen har valgt å sammenligne seg med disse i andre sammenhenger. Undersøkelsen er gjennomført av seksjonsleder Anders Svarholt i perioden april august 2014. 2.4 Revisjonskriterier Faktaboks 3: Revisjonskriterier Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Med autoritative kilder menes normalt lovverk, politiske vedtak og føringer, men også kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og/ eller andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater kan danne basis for revisjonskriterier. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriteriene: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr. 107. Kontrollutvalgsboken Om kontrollutvalgets rolle og oppgaver, utgitt av Kommunal- og regionaldepartementet i 2011. NOU 2004:22 «Velholdte bygninger gir mer til alle». NOU 2011:15 «Rom for alle En sosial boligpolitikk for framtiden». Utledning av revisjonskriteriene følger i vedlegg, og er oppsummert punktvis i kapittel tre. 2.5 Litteratur- og dokumentliste Under følger en oversikt over sentrale dokumenter som ligger til grunn for faktafremstillingen. Oversikten er i all hovedsak uttømmende. Statistikk bolig nivå 3 KOSTRA for kommunene Moss, Sarpsborg, Halden, Fredrikstad, Drammen og Skien. Diverse statistikk mottatt fra MK Eiendom og Moss kommune. Det fremgår av rapporten hva slags statistikk dette er. «Retningslinjer for tildeling av kommunale boliger i Moss kommune», bystyresak 20/14, vedtatt 28. april 2014. «Rutine for tildeling av bo- og serviceleiligheter», datert 19. mai 2014. «Rutine for tildeling av bolig», datert 1. januar 2010. Udatert, eldre «Rutine for tildeling av boliger». «Rutine for salg av omsorgsbolig i borettslag», datert 17. mars 2014. «Rutine for Midlertidige boliger», datert 19. mai 2014. «Tildelingsskjema», brukes i samhandlingen mellom MK Eiendom og Boligsosial avdeling, samt Tjenestekontoret. Diverse informasjon om organisering og møtepunkter mottatt fra leder for Boligsosial avdeling. Utskrift av møtebok, bystyresak 70/98, vedtatt 18. juni 1998. «Boligsosialt utviklingsprogram i Moss kommune en foranalyse», utarbeidet av Agderforskning på oppdrag fra Moss kommune. østfold kommunerevisjon iks 5

3 OMLØPSHASTIGHET OG TOMGANGSLEIE 3.1 Revisjonskriterier Det oppstilles ikke revisjonskriterier vedrørende omløpshastighet. Basert på utledningen av revisjonskriterier i vedlegg én, må følgende kunne oppstilles som krav vedrørende samarbeid og tomgangsleie: Det bør foreligge rutiner og møtepunkter som ivaretar god kommunikasjon mellom forvalter, tildeler og bruker eller brukers representanter, slik at boliger kan tildeles raskt og effektivt. Rutinene bør søke å oppnå så korte beslutningsveier som mulig. Det bør kontinuerlig foreligge oppdatert oversikt over hvilke boliger som til enhver tid står tomme/ blir ledige. Forvalter må ha nødvendige ressurser til å rehabilitere/ oppgradere boliger når behovet er tilstede. 3.2 Fakta Organisering og ansvar Moss kommune etablerte boligsosial avdeling (BSA) 1. mars 2013. Avdelingen er samlokalisert med NAV, men organisert under kommunalavdeling Helse og sosial. Formålet med etableringen er å legge til rette for et velfungerende helhetlig boligsosialt arbeid i kommunen. BSA er etablert med 7,5 årsverk (3 årsverk jobber med Housing first programmet), og er blant annet tillagt følgende hovedoppgaver: tildeling av kommunale boliger forvaltning og saksbehandling av startlån, boligtilskudd og bostøtte saksbehandle søknader om husleiegarantier depositumsgarantier utarbeide bestillinger til Moss Kommunale Eiendomsselskap (MKEiendom) om anskaffelse av nye boliger, samt vedlikehold og oppgradering av eksisterende boliger samarbeide med private utbyggere/ utleiere for å få etablert flere boliger rettet mot vanskeligstilte BSA tildeler alle kommunale boliger, med unntak av boliger i bo- og servicesenter (BSS). Det er for tiden ett årsverk som arbeider med tildeling av kommunale boliger. Tildeling av bolig i BSS ble overført Tjenestekontoret fra og med 1. januar 2014. Tjenestekontoret medvirker også i tildeling av bemannede boliger. De har ikke tildelingsansvaret, men er en viktig premissleverandør når det gjelder å definere søkers tjenestebehov og hva kommunen kan tilby. Moss kommune er eier av de kommunale boligene/ borettene, og MKEiendom er tildelt forvaltnings- og kontraktsansvaret. Det generelle inntrykket blant de som revisjonen har intervjuet, er at etableringen av boligsosial avdeling har medført en bedre utnyttelse av boligmassen enn hva tilfellet har vært tidligere. Det fremheves også at man med dagens organisering har bedre oversikt over boligmassen. Avdelingsleder for BSA mener dessuten at valget om å samle alle kommunens boligsosiale virkemidler i en avdeling, er nødvendig for at kommunen skal kunne løse de boligsosiale utfordringene. Tabellen under viser kommunalt disponerte boliger, fordelt på type. østfold kommunerevisjon iks 6

Tabell 1: Oversikt over kommunalt disponert boligmassen per 2014 Boligtype Antall Eierform Målgruppe Vanlig utleie 257 Kommunal Vanskeligstilte Vanlig utleie 80 Borettslag kommunal Vanskeligstilte Vanlig utleie 12 Privat Vanskeligstilte Samlokaliserte m/ base 76 Kommunal Funksjonshemmede Samlokaliserte m/ base 18 Kommunal Mennesker med rus/ psyk. Lidelser Samlokaliserte omsorgsboliger m/ base 10 Borettslag selveier Mennesker med psyk. Lidelser Bo- og servicesenter 161 Kommunal Eldre med funksjonssvikt Omsorgsboliger 118 Borettslag selveier Eldre over 60 og/eller funksjh. Omsorgsboliger 17 Privat Eldre over 60 og/eller funksjh. Omsorgsboliger 28 Borettslag kommunal Eldre over 60 og/eller funksjh. Midlertidige boliger 4 Kommunal Bostedsløse Som tabell 1 viser, disponerer kommunen totalt 781 1 boliger. Av disse er 630 kommunalt eid, og øvrige er private leiligheter som kommunen tildeler etter avtale med utleier. Kommunen har tildelingsplikt for de fleste boligene. Totalt 351 av boligene er forbeholdt vanskeligstilte. Selveide boliger i borettslag er prisregulerte 2. Samarbeid rundt boligtildeling Kilde: www.freeimages.com BSA samarbeider med tjenester og virksomheter i kommunen som har brukere 1 I realiteten 787. Tabellen inkluderer ikke 3 presteboliger og 3 boliger til mindreårige flyktninger. 2 Prisregulering innebærer at boretten ikke selges til markedspris, men en indeksjustert pris basert på bestemte kriterier. Formålet er å sikre at prisnivået ikke blir for høyt for målgruppen. med et udekket bolig- eller tjenestebehov, samt med brukere som henvender seg direkte til avdelingen. Boligene forbeholdt vanskeligstilte retter seg mot brukere som først og fremst har et udekket boligbehov, mens eksempelvis samlokaliserte omsorgsboliger retter seg mot brukere som har behov for ulike tjenester. BSA samarbeider også med MKEiendom. Det er etablert formelle møtepunkter på to nivåer; systemnivå og individnivå. På systemnivå skal det avholdes samarbeidsmøte mellom BSA, MKEiendom, NAV, Moss Voks, Forebyggende tjenester, Tjenestekontoret, programleder for boligsosialt program og kommunalsjef, tre ganger per år. Formålet med møtepunktet er å redegjøre for status knyttet til boligutfordringer, diskutere nye boligsosiale behov, eventuelle samordningsbehov, samt gi innspill og rapportere på økonomiplan. På individnivå er det etablert tre møtepunkter; «brukermøte én», «brukermøte to» og «brukermøte tre». I «brukermøte én» deltar en eller flere fra BSA og fagansvarlig eiendomsforvalter fra MKEiendom. Møtet skal avholdes en gang per 14. dag, hvor formålet er å gjennomgå ledige boliger, kjøp av Housing østfold kommunerevisjon iks 7

First 3 boliger, bomiljøutfordringer, innflyttinger og utkastelser. I «brukermøte to» deltar en eller flere fra BSA, samt representanter fra Tjenestekontoret, rus/ psykiatritjenesten, ergoterapitjenesten og Moss Voks. Møtet skal avholdes én gang per mnd., hvor formålet er å gjennomgå aktuelle boligsøkere, drøfte løsninger og samordne videre arbeid. I «brukermøte tre» deltar en eller flere fra BSA, samt representanter fra NAV. Møtet skal avholdes en gang per 14. dag, hvor formålet er å gjennomgå status på bostedsløse, bruk av midlertidige boliger, samt eventuelle varsel/ begjæring om fravikelser. De som revisjonen har intervjuet i forbindelse med gjennomføringen av prosjektet bekrefter at møtepunktene praktiseres, og at samarbeidet mellom de ulike aktørene generelt er velfungerende. I samarbeidet mellom MKEiendom og BSA (jfr. her også «brukermøte én») benyttes en oversikt som viser hvilke leiligheter som er fraflyttet, hvilke som er under oppussing og hvilke som er ledige for tildeling med «fra dato». For leiligheter som er under oppussing fremgår det hva som skal gjøres av rehabiliteringstiltak og det estimeres omtrentlig når leiligheten vil være klar for tildeling. Oversikten viser også gjeldene husleie. Det brukes også et flytskjema. Skjemaet sendes BSA når en leilighet er klar for tildeling, og BSA kan fylle ut for aktuell leietaker, når husleie skal begynne å løpe, hva slags garanti som stilles osv., for så og returnere skjemaet til MKEiendom. 3 Housing First er en metode for varig bosetting av bostedsløse med rusmiddelavhengighet og/eller psykiske lidelser. Fra sitt utspring i New York har metoden de senere år fått utbredelse i mange land, også i Norge. Husbanken har laget en kortfattet introduksjon som beskriver hovedprinsippene. Denne finnes på www.husbanken.no Begge parter fremhever overnevnte som viktige verktøy når det gjelder å ha tilfredsstillende oversikt over ledig boligmasse og for å sikre rask tildeling. Det foreligger skriftlig rutine for tildeling av bolig. Rutinen er sist revidert 1. oktober 2010 og samsvarer ikke med dagens organisering. Boligkonsulent ved BSA informerer om at rutinen skal revideres, men at tildeling av bolig i hovedtrekk gjøres slik rutinen angir. I følge boligkonsulent er prosessen som følger: 1. Boligsosialavdeling mottar skriftlig melding om boligbehov, enten direkte eller via samarbeidspartnere. Typiske eksempler på sistnevnte er NAV eller rusog psykiatritjenesten. 2. Søknaden registreres. Det sendes ut forvaltningsmelding 4 dersom det er behov for ytterligere dokumentasjon eller samtale med søker. For en stor del av søkerne har kommunen imidlertid tilstrekkelig informasjon i systemet til at det kan gjøres en kartlegging. 3. Søknaden avslås eller innvilges basert på kartleggingen sammenholdt med «Retningslinjer for tildeling av kommunale boliger i Moss kommune» 5. 4. Positivt vedtak innebærer at man får en rett til kommunal bolig, og plasseres på venteliste. Det er sjelden at kommunen kan tildele en bolig umiddelbart, og vedtaket inneholder opplysninger om hvilke vurderinger som er gjort, hva slags bolig som kan være aktuell, prosessen videre og at vedkommende vil bli kontaktet så fort som mulig. Boligkonsulent opplyser om at kommunen i fremtiden ønsker å informere om omtrentlig ventetid, men at man på nåværende tidspunkt ikke har tilstrekkelige erfaringsgrunnlag til å beregne dette. 5. Når en aktuell leilighet blir ledig, tildeles boligen og det sendes melding til 4 En melding som sendes søker, og som bekrefter at søknad er mottatt, angir omtrent hvor lang saksbehandlingstiden er, angir behov for ytterligere opplysninger etc. 5 Vedtatt av bystyret 28. april 2014, sak 020/14. østfold kommunerevisjon iks 8

MKEiendom. Vedkommende møter på MKEiendom sitt kontor for overlevering av nøkkel, tegning av strømabonnement og signering av kontrakt. Faktaboks 4: Nye retningslinjer Kommunens nye retningslinjer for tildeling av kommunale boliger legger opp til en strengere praksis enn hva tilfellet har vært tidligere, blant annet for å redusere presset på de kommunale boligene. Retningslinjene oppstiller en rekke grunnkrav for å få leie kommunal bolig, herunder krav om ett års botid i kommunen. Videre angir retningslinjene hvordan kommunen skal prioritere mellom ellers like kvalifiserte søkere, samt hvordan uoppgjort gjeld som følge av tidligere boforhold skal håndteres. Retningslinjene inneholder også bestemmelser om hvordan saksbehandlingen skal foretas, herunder hva som skal til for at et positivt vedtak om kommunal bolig bortfaller. Som oversikten i tabell 1 viser, er en rekke av boligene, hvor kommunen har tildelingsrett og plikt, omsorgsboliger som i realiteten er privat eid. Søker må kjøpe boretten i borettslaget for å kunne bo i leiligheten. Tildeling skjer etter rutine for tildeling, men det er i tillegg laget en egen rutine som omhandler salg av omsorgsbolig i borettslag. Rutinen er administrativt godkjent i mars 2014. Det foreligger også skriftlig rutine for midlertidig bolig, administrativt godkjent i mars 2014. Denne regulerer ansvarsfordelingen mellom BSA og NAV, og angir fremgangsmåte for plassering i slik bolig. I følge leder for Tjenestekontoret foregår tildeling av bolig i BSS tilnærmet likt som tildeling av annen kommunal bolig. Også Tjenestekontoret benytter flytskjemaet som et verktøy i samhandlingen med MKEiendom, med tillegg av muntlig kontakt når leiligheter blir ledige. Det er også laget egen rutine for tildeling av BSS leiligheter, administrativt godkjent i mai 2014. Både BSA og Tjenestekontoret saksbehandler i fagsystemet Gerica. Dette innebærer etterprøvbarhet i saksbehandlingsprosessen, samt gjør det mulig å ta ut statistikk på antall tildelinger innenfor en gitt periode. Omløp i de kommunale boligene Som tabell 1 viser, disponerer Moss kommune totalt 781 boenheter av ulik kategori per mai 2014. Antallet er økende, og det forventes at tallet vil være noe høyere ved utløpet av 2014. Tabellen under viser ulike nøkkeltall knyttet til boligsituasjonen i Moss i 2013 sammenlignet med utvalgte kommuner. Tabell 2: Kommunalt disponerte boliger sammenlignet med andre kommuner per 31.12.2013 (KOSTRA) Moss Halden Sarpsborg Fredrikstad Drammen Skien Totalt disponerte boliger 709 586 1234 1267 1525 1166 Kommunalt eide 552 365 522 954 1063 868 Kommunalt innleide 0 0 76 2 88 66 Private boliger tild. rett 157 221 636 311 374 232 Forholdstall 44 51 44 61 44 46 «Forholdstall» viser til antall innbyggere per disponert bolig, og er ment å gi en indikasjon på dekningsgrad sett opp mot antall innbyggere i kommunen. Kategorien «Private boliger tild. rett» viser til boliger som er bygget av private med tilskudd fra Husbanken, men hvor kommunen har tildelingsrett. Som tabell 2 viser ligger Moss kommune tilnærmet på samme nivå som Sarpsborg, Drammen og Skien, når det gjelder antall innbyggere sett i forhold til kommunalt disponerte boliger, og bedre dekningsgrad enn Halden og Fredrikstad. Samtidig er det viktig å være oppmerksom på at KOSTRA tallene ikke skiller detaljert på type boliger, og heller ikke trekker sammenligninger mellom eksempelvis BSS boliger og sykehjemsdekning. Revisjonen har ikke kjennskap til strukturen i de sammenlignbare kommunene, men det er et østfold kommunerevisjon iks 9

faktum at Moss har valgt å satse på utbygging av slike boliger fremfor å etablere ordinære sykehjemsplasser. Det er derfor mulig at forholdstallet på 44 i realiteten burde vært høyere, dersom det hadde vært mulig å korrigere for dette. Det er til dels ganske stor forskjell mellom kommunene når det gjelder antall private boliger hvor kommunen har tildelingsrett. Dette er boliger hvor en privat utbygger bærer hele risikoen ved prosjektet, men hvor kommunene har tildelingsrett i minst 20 år etter at boligene er ferdigstilt. Her kan det se ut som om eksempelvis Sarpsborg har fått til et godt samarbeid, hvor tilnærmet halvparten av boligene er private. Det synes videre som om Sarpsborg, Drammen og Skien i relativt stor grad også leier inn private boliger for framleie, sammenlignet med de øvrige kommunene. Tabellen under viser ulike nøkkeltall knyttet til press på boligmassen i 2013 sammenlignet med utvalgte kommuner. Tabell 3: Nøkkeltall knyttet til press på boligmassen - 2013 (KOSTRA) Moss Halden Sarpsborg Fredrikstad Drammen Skien Antall søknader 400 299 351 552 872 326 Antall avslag 44 76 95 312 409 121 Nye husstander venteliste 114 0 124 0 44 83 Forholdstall 78 101 154 141 76 164 «Forholdstall» viser her til antall innbyggere delt på antall søknader om bolig. Jo høyere forholdstall, jo lavere press på boligmassen. Tabellen viser at Moss og Drammen er de to kommunene i utvalget som mottar flest søknader om bolig, sett i forhold til antall innbyggere. Dette indikerer at presset (behovet) er høyere her, enn for eksempel i Sarpsborg, Fredrikstad og Skien, hvor antall innbyggere per søknad er tilnærmet dobbelt så høyt. Moss har også tilnærmet samme antall nye husstander på venteliste som Sarpsborg, til tross for at innbyggertallet i Sarpsborg er ca. 22.000 høyere. I tillegg kan tallene tyde på at terskelen for å avslå søknader er lavere i de øvrige kommunene, enn hva tilfellet er i Moss. Både MKEiendom og BSA viser til at omløpshastigheten tidligere har vært forholdsvis stabil og lav. I følge boligkonsulent skyldes dette en kombinasjon av gamle kontrakter som er tidsubestemte, samtidig som målgruppen for kommunale boliger vanligvis har behov som ikke endrer seg i kontraktsperioden. Selv om kommunen har innført praksis med treårige tidsbestemte leiekontrakter som hovedregel, så er det relativt vanlig at kontrakten forlenges ved utløp. Denne situasjonsbeskrivelsen sammenfaller godt med funn revisjonen gjorde i Fredrikstad kommune i 2013, hvor vi gjennomførte en forvaltningsrevisjon knyttet til samme tema. Også her ble det fremhevet at det er til dels vanskelig å oppnå høy sirkulasjon i boligmassen, nettopp fordi brukernes behov ikke endres nevneverdig over tid. Det opplyses imidlertid om at omløpshastigheten har økt de senere årene. Tabellen nedenfor viser antall tildelinger i et femårs perspektiv. Tabell 4: Oversikt over tildelinger i perioden 2009 - mai 2014 mottatt fra BSA 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Boligtype Tildelt Aksept Tildelt Aksept Tildelt Aksept Tildelt Aksept Tildelt Aksept Tildelt Aksept Omsorgsbolig 33 30 21 20 20 18 17 17 27 27 4 4 Annen bolig 11 11 29 29 34 34 74 73 49 48 21 21 Kommunal bolig 39 38 40 39 79 76 52 51 99 91 36 36 østfold kommunerevisjon iks 10

Bofellesskap 7 7 15 15 12 12 12 12 32 32 Sum 90 86 105 103 145 140 155 153 207 198 61 61 «Tildelt» viser til antall tildelinger som er gjort. Noen kan i mellomtiden ha skaffet seg annen bolig, eller takker nei av andre årsaker. «Aksept» viser til antall tildelinger som fører til inngåelse av et leieforhold. Kategorien "Annen bolig" omfatter boog servicesenter, samt spesialbolig rus/ psykiatri. Kategorien "Kommunal bolig" viser til boliger til vanskeligstilte, økonomisk eller på annen måte. Fra og med 1.1.2014 er bo- og servicesenter overført til Tjenestekontoret, slik at "Annen bolig" ikke omfatter disse. Tilsvarende gjelder for kategorien "Bofellesskap". Revisjonen har ikke fått statistikk som viser tildeling av disse boligene i perioden 1.1.14-31.5.2014. Som tabell 4 viser, har kommunen foretatt 763 tildelinger i perioden. Av disse har 741 ført til kontraktsinngåelse. Trenden er imidlertid jevnt stigende for begge kategorier. I følge KOSTRA rapporteringer har ikke totalt antall kommunalt disponerte boliger endret seg nevneverdig i perioden 2009-2013, noe som innebærer at økningen i antall tildelinger må skyldes økt sirkulasjon i boligmassen. For 2013 kan imidlertid en del av tildelingene tilskrives ferdigstillelsen av BSS i Skoggata, samtidig som BSA har jobbet målrettet for å øke omløpshastigheten, blant annet gjennom økt bruk av startlån. Tabellen under viser tildelinger i et femårsperspektiv sett i forhold til antall boliger. Tabell 5: Nøkkeltall knyttet til omløp - 2009-2013 (KOSTRA) 2009 2010 2011 2012 2013 Antall søknader 251 282 270 315 400 Antall tildelinger 142 99 135 138 206 Nye husstander på venteliste 68 76 91 185 114 Tildelinger i % av antall boliger 19 % 14 % 19 % 19 % 29 % «Tildelinger i % av antall boliger» er beregnet med utgangspunkt i innrapporterte KOSTRA tall knyttet til totalt antall kommunalt disponerte boliger, slik disse fremgår av tabell 2. Det gjøres oppmerksom på at det er til dels store forskjeller i innrapporterte tildelinger til KOSTRA og hva kommunen har opplyst til revisjonen, jfr. tabell 4. Revisjonen har ikke klart å avdekke hva som er årsaken til dette. Tabellen viser at både antall søknader om kommunal bolig og nye husstander på venteliste er stigende i perioden. Antall tildelinger i % av boligmassen er i henhold til innrapporterte KOSTRA tall forholdsvis stabil i perioden 2009-2012, men får en oppsving i 2013. Dette henger blant annet sammen med de tidligere omtalte BSS i Skoggata. Trenden hva gjelder tildelinger er ikke like tydelig her, som i tabell 4. Revisjonen har også mottatt tall som viser innflyttinger i de boligene som forvaltes av MKEiendom. Også her er trenden stigende i hele perioden. Tallene omfatter imidlertid kun en del av det totale antallet kommunalt disponerte boliger. Forskjellen mellom tallene fra MKEiendom og tallene i tabell 4 og 5 kan forklares med at disse tabellene også inkluderer tildelinger i boliger som forvaltes av private, samtidig som tildeling kan ha skjedd på slutten av året, mens selve innflytting ikke har funnet sted før året etterpå. Tabell 6: Nøkkeltall knyttet til omløpshastighet mottatt fra MK Eiendom 2009 2010 2011 2012 2013 Innflyttinger 67 93 133 103 197 Utflyttinger 67 96 108 96 134 Omløp i % inn 11 % 15 % 21 % 16 % 31 % Omløp i % ut 11 % 15 % 17 % 15 % 21 % østfold kommunerevisjon iks 11

Gjennomsnittlig antall innflyttinger i perioden 2009 2013 var 119, mens gjennomsnittlig antall utflyttinger i samme perioden var 100. Ser man i tillegg tallene for de enkelte år og hver kategori i sammenheng, ser man at trenden er stigende år for år. Det fremgår også at antallet kommunalt eide boliger må ha økt i perioden, i og med at innflyttinger overstiger utflyttinger for flere av årene. Tabellen under viser nøkkeltall knyttet til omløp i 2013 sammenlignet med utvalgte kommuner. Tabell 7: Nøkkeltall knyttet til omløp i boliger - 2013 (KOSTRA) Moss Halden Sarpsborg Fredrikstad Drammen Skien Totalt disponerte boliger 709 586 1234 1267 1525 1166 Antall utleide per 31/12 700 586 1234 1228 1492 1155 Antall ledige per 31/12 9 0 0 39 33 11 Tildelinger 206 58 145 193 226 122 Tildelinger i % av antall boliger 29 % 10 % 12 % 15 % 15 % 10 % Som tabell 7 viser er det foretatt tilnærmet dobbelt så mange tildelinger i % av kommunal bolig i Moss, sammenlignet med Fredrikstad og Drammen, og ulikheten er enda større når det gjelder Halden, Sarpsborg og Skien. Det er imidlertid kun Halden og Sarpsborg som har fullt belegg på boligmassen per 31.12. Dette kan indikere at presset er høyere i disse kommunene. Samtidig kan det være tildelingsprosesser på slutten av året som ikke er ferdigstilt, og som gjør at øvrige kommuner har ledige leiligheter. Dette kan imidlertid også gjelde kommuner med fullt belegg. Et «øyeblikksbilde» av boligsituasjonen vil også være preget av omløpshastighet, brukergrupper som venter på boliger etc. Kommunen har forsøkt å ta grep for å øke omløpshastigheten i boligmassen. Innføring av tidsbestemte leiekontrakter representerer et av tiltakene, men i følge flere av dem vi har intervjuet har antakelig ikke tiltaket medført den effekten kommunen ønsket, jfr. det som er skrevet ovenfor om brukerbehov. Samtidig er en rekke av leilighetene forbeholdt personer som har en problematikk som ikke endrer seg, eksempelvis spesialtilpassede boliger til funksjonshemmede og boliger i boog servicesentre. For disse boligene inngås som oftest leiekontraktene på ubestemt tid, noe som påvirker omløpshastigheten negativt. Et annet tiltak for å øke omløpshastigheten, er aktiv bruk av startlån. I 2013 var det flere beboere i kommunale leiligheter som fikk tilbud om startlån til kjøp av egen bolig. Dette medførte at man fikk frigjort boliger, som igjen medførte at antallet bostedsløse ble redusert. Det vises her til faktaboks 5 som omhandler samme praksis i andre kommuner. Faktaboks 5: Erfaringer fra andre kommuner Høy omløpshastighet i utleieboliger er ikke nødvendigvis et mål i seg selv, men er viktig for å kunne dekke boligbehovet til målgruppen. I Malvik, en kommune i Sør-Trøndelag, er det ikke ventelister på kommunale boliger og knapt noen bostedsløse. Kommunen opplevde manglende oversikt på det boligsosiale området, og opprettet i 2008 en tverrfaglig arbeidsgruppe. Arbeidet har resultert i en reorganisering av det boligsosiale arbeidet, hvor man har oppnådd bedre samarbeid mellom kommunens enheter, og mellom kommunen og brukere. Startlån og tilskudd fra Husbanken utgjør viktige elementer. For varige boløsninger bruker kommunen det private utleiemarkedet, samtidig som det tilrettelegges for at flest mulig kan eie sin egen bolig. Kommunen fremheves som «beste praksis» av Husbanken, og ble nominert til «Statens tiltakspris mot bostedsløshet» i 2009. Også i Skien kommune har man benyttet startlån aktivt. Kommunen er deltaker i Husbankens boligsosiale utviklingsprogram og i løpet av halvannet år har 50 leietakere i kommunale boliger kjøpt sitt eget hjem. Kommunen jobber målrettet med å få flere over fra leie- til eiemarkedet, noe som har medført gjennomstrømming i de kommunale boligene og at boliger er blitt frigjort for andre vanskeligstilte. Kilde: www.husbanken.no østfold kommunerevisjon iks 12

Det opplyses om at det som hovedregel opereres med tre måneders oppsigelsestid i alle kontrakter, men dette håndheves ikke i praksis på grunn av trykket på boligmassen. Det er ønskelig at boligen fraflyttes så raskt som mulig, slik at den kan tildeles på nytt. For BSS opereres det heller ikke formelt med oppsigelsestid. Her utløper leieforholdet så fort boligen er tømt, rengjort og nøkkel er innlevert. Tomgangsleie Tomgangsleie løper fra det tidspunktet en bolig er fraflyttet og nøkkel er levert inn, og frem til ny leietaker er på plass. Kilde: www.freeimages.com Tomgangsleien fordeles mellom MKEiendom og Moss kommune etter følgende prinsipp: 1. Kommunen faktureres for tomgangsleie og -strøm den første måneden etter at boligen er fraflyttet. I denne perioden klargjøres boligen for ny leietaker av MKEiendom. Dersom boligen er klar tidligere enn en måned, eller klar for innflytting allerede når tidligere leietaker har flyttet, kan den tildeles umiddelbart. I så fall går det økonomiske ansvaret over på leietaker. 2. Dersom leiligheten ikke er innflyttingsklar innen en måned, går det økonomiske ansvaret over på MKEiendom. MKEiendom bærer ansvaret for tomgangsleie og strøm inntil leiligheten meldes som innflyttingsklar. Da går ansvaret over på Moss kommune, inntil ny leietaker er på plass. Flere av dem revisjonen har intervjuet reagerer på praksisen med at det er Moss kommune, og ikke MKEiendom, som er økonomisk ansvarlig for tomgangsleie. Det vises i denne sammenheng til private boliger bygget med husbanktilskudd, hvor kommunen har tildelingsrett. Når disse boligene blir fraflyttet er det den private eieren som dekker alle utgifter inntil kommunen har fått på plass en ny leietaker 6. Etter hva revisjonen har klart å bringe på det rene, bygger praksisen på en bystyresak fra 1998 som omhandler tomgangsleie for ungdomsboliger. I sak 70/98, behandlet 18. juni 1998, fremgår det at «Sosialetaten har ansvar for å dekke tomgangsleien dersom leiligheter står ubebodd, forutsatt av rutiner for internmeldig er fulgt slik at sosialetaten er gjort kjent med forholdet». I en eldre rutine for tildeling av boliger (rutinen er ikke datert, men fremstår som «gammel») fremgår det i pkt. 7 at «Ved utflytting tildeler distriktet leiligheten til ny søker. Distriktet er ansvarlig for husleie når leiligheten er ubebodd». I den samme rutinen er det påført med håndskrift «+ tomgangsstrøm». I følge daglig leder i MKEiendom er bakgrunnen for ordningen, et ønske om å plassere og synliggjøre kostnader knyttet til boligforvaltningen der de hører hjemme. Han viser til følgende begrunnelse for praksisen: 1. Flere av leietakerne bruker leilighetene på en slik måte, at det vanligvis er behov for ekstra oppussing/ klargjøring før neste leietaker kan flytte inn. Husleietapet denne perioden medfører skal da dekkes av kunden i dette tilfellet Moss kommune. Alternativt måtte dette vært ivaretatt gjennom økt husleie. 2. Samtidig medfører praksisen at Moss kommune ikke må dekke husleie der hvor boligen har behov for en mer omfattende rehabilitering, enten som følge av store ødeleggelser forårsaket av tidligere leietaker, eller fordi boligen har vært utleid så lenge at det er et generelt behov for oppgradering av standard. Det er 6 Ved oppsigelse har kommunen frist på en måned til å tildele til ny leietaker. Dersom kommunen ikke overholder fristen, står den private utleieren fritt til å tildele til egen leietaker, innenfor målgruppen. østfold kommunerevisjon iks 13

bakgrunnen for at det økonomiske ansvaret går over på MKEiendom dersom boligen ikke er innflyttingsklar innen en måned. 3. Det er rimelig at Moss kommune betaler husleie fra tidspunktet hvor boligen er innflyttingsklar. Det er kommunen som har enerett på tildeling, og MKEiendom har ingen alternative utleiemuligheter. Klausulen fungerer som et incitament til å få på plass en ny leietaker så raskt som mulig. Tabellen under viser betalt tomgangsleie til MKEiendom. Tabell 8: Tomgangsleie i perioden 2009 - mai 2014 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Ikke mottatt tall Ikke mottatt tall 220 033 1 517 155 2 775 116 401 024 Tallene for tomgangsleie viser det beløpet BSA har betalt til MKEiendom til dekning av husleie for boliger som ikke er bebodd. Frem til og med 2013 inkluderer tallene også tomgangsleie i bo- og servicesentre. Fra og med 2014 er denne gruppen skilt ut, og dekkes av Tjenestekontoret. Betalt tomgangsleie er fratrukket husleie for midlertidige boliger. Her er BSA leietaker, men boligene benyttes løpende til akutte tilfeller av bostedsløshet. MERK også at tallene ikke inkluderer tapte leieinntekter som påløper i perioden etter 30 dager og frem til boligen meldes innflyttingsklar til BSA eller Tjenestekontoret. Det føres ikke statistikk som viser denne kostnaden. Tabellen gir ikke noe entydig bildet av utviklingen i betalt tomgangsleie i perioden. I 2011 opplyser boligkonsulent om at det var få nytildelinger. Det var mange forlengelser og omgjøring av vedtak, i tillegg til at det ble tildelt kun 20 omsorgsboliger. Det var lite tomgang knyttet til omsorgsboliger dette året. I 2012 var det flere nytildelinger, samt mer tomgang knyttet til omsorgsboliger. I 2013 økte den imidlertid relativt kraftig sammenlignet med øvrige år, noe som har sammenheng med at kommunen hadde få søkere til omsorgsboliger samtidig som tilførselen av nye boliger var høy, som følge av de omtalte bo- og serviceleilighetene i Skoggata. I følge boligkonsulent var det heller ikke ønskelig å bosette alle de BSS boligene samtidig av hensyn til beboerne. Man ønsket en gradvis bosetting slik at de som flyttet inn ble godt ivaretatt i prosessen. I tillegg medførte BSAs arbeid med å øke den generelle omløpshastigheten til økt tomgangsleie, på grunn av fordelingen av det økonomiske ansvaret mellom MKEiendom og Moss kommune. Per i dag er det ingen boligkategori hvor det er ledig kapasitet, noe som gjenspeiles i tomgangstallene for 2014. Tabellen under viser blant annet totalt fakturert husleie fra MKEiendom. Tabell 9: Leieinntekter i perioden 2009-2013 2009 2010 2011 2012 2013 Beløp 31 444 248 31 861 425 37 649 738 41 932 632 47 926 769 Tomgangsleie i % av total Se tabell 8, tall mangler Se tabell 8, tall mangler 0,6 % 3,6 % 5,8 % Som i tabell 8, viser tabellen over at andelen som betales i tomgangsleie er økende i perioden. Lengden på tomgangsleien påvirkes av flere forhold, blant annet boligens rehabiliteringsbehov, etterspørsel etter den type bolig det er snakk om, samt om kommunen har brukere på venteliste som kan bosettes i den aktuelle boligen tildelingstid. Tabellen under viser nøkkeltall knyttet til oppussing av kommunale boliger. Tabell 10: Nøkkeltall vedrørende oppussing av kommunale boliger 2009 2010 2011 2012 2013 østfold kommunerevisjon iks 14

Total ant oppussinger 45 48 65 65 59 Innenfor 30 dager 33 31 40 43 42 Antall utover 30 dager 12 17 25 22 17 Snitt dager utover 30 dager 66 81 99 74 63 Snitt dager totalt 40 48 58 46 43 Tallene inkluderer alle kommunale boliger, med unntak av leiligheter i bo- og servicesenter. Der hvor arbeidet overlapper neste år, er oppussingen inkludert i det året den startet. Gjennomsnittlig antall oppussinger utgjør 56 per år. Gjennomsnittlig antall oppussingsdager utgjør 47 dager. Ut i fra tabellen kan det leses at der hvor oppussingen løper utover 30 dager, så tar oppussingen minimum tre måneder (2009, 2012 og 2013). I 2011 tok disse oppussingene i snitt fire måneder, og tilnærmet like mye i 2010. Faktaboks 6: En teoretisk beregning Revisjonen har fått oversendt en oversikt over gjennomsnittsleie for kommunale boliger fra MKEiendom. Snittet er beregnet for ulike typer boliger; ettroms, toroms osv. For toromsleiligheter, som er den absolutt største kategorien, utgjør snittet kr 6502,-. Vi vet ikke hvilke typer boliger som generelt har vært gjenstand for oppussing de ulike årene. Dersom man imidlertid antar at flertallet av de kommunale boligene som har vært gjenstand for oppussing er to roms leiligheter, utgjør tomgangsleie knyttet til oppussing ca. 570.000,- per år i gjennomsnitt. (mnd. husleie 6.502,-/ 30 dager * 47 dager * 56 oppussinger). Av dette utgjør MKEiendoms andel ca. 206.000,-. Legger vi MKEiendoms andel til tallene i tabell 8, og samme forutsetninger som ovenfor, viser beregninger at eksempelvis for 2012 stod det boliger ubebodd i 265 måneder (1.517.155,- + 207.000,- delt på 6.502,-), eller at 22 leiligheter stod tomme i ett år til sammen. Det presiseres at regnestykkene ovenfor er teoretiske. I virkeligheten har kommunen boliger av mange ulike størrelser, som både pusses opp og tildeles. Men det illustrerer hva tomgangsleien kan utgjøre i antall måneder. I følge boligkonsulent er til enhver tid ca. 4-5 % av de kommunalt disponerte boligene ubebodde, enten som følge av oppussing eller i påvente av tildeling. Basert på nåværende antall boliger utgjør dette ca. 35 boliger. Vedkommende mener likevel at kommunen i praksis ikke har «unødvendig tomgangsleie». Det er stort press på samtlige boligtyper, og boliger tildeles normalt raskt når de meldes innflyttingsklare fra MKEiendom. Dette gjelder særlig boliger forbeholdt vanskeligstilte, hvor tildeling vanligvis skjer i løpet av få dager. Dette fremgår også av arbeidslisten over ledige boliger, som revisjonen har fått tilgang til. Både BSA og tildelingskontoret opererer med en akseptfrist på fem virkedager ved tildeling av bolig. I tillegg kontaktes vedkommende vanligvis muntlig så fort en aktuell bolig blir ledig. Dersom vedkommende avslår, går tilbudet til neste person på ventelisten. Avslår en søker tilbud uten at det oppgis en god begrunnelse, blir vedkommende fjernet fra ventelisten. Dette forekommer imidlertid sjelden. Vanligvis er det tungtveiende grunner som oppgis. Utover det som fremkommer av KOSTRA rapportering, har revisjonen ikke mottatt ventelistetall for BSA og Tjenestekontoret. Faktaboks 7: Eksempler fra andre kommuner I forbindelse med gjennomføringen av et tilsvarende prosjekt i Fredrikstad kommune i 2013, innhentet ØKR informasjon om tildelingspraksis i Drammen, Bergen og Trondheim. I Trondheim tar man umiddelbart muntlig kontakt med aktuell søker når en bolig blir ledig. Oppnås ikke kontakt, sender kommunen ut et skriftlig tilbud med 14. dagers svarfrist. Ved avslag eller manglende tilbakemelding, går tilbudet til neste søker på ventelisten. Drammen sender ut skriftlig tilbud med en ukes frist, samt at vedkommende kontaktes per telefon. Dersom tilbudet avslås kan det medføre at vedkommende mister «retten» på kommunal bolig. østfold kommunerevisjon iks 15

Bergen har tilnærmet samme praksis som Drammen. Her er imidlertid konsekvensen av at søker avslår tilbudet strengere. I henhold til nye rutiner per 2013 får vedkommende en karantenetid på ett år, hva gjelder å fremme ny søknad om kommunal bolig. Felles for overnevnte kommuner er at innstramming i frister, både for aksept og oppsigelse av leieforhold, og krav til boligforvalter hva gjelder normaltid for klargjøring av leilighet for nytt leieforhold, har medført en vesentlig reduksjon i kommunal tomgangsleie. Kommunene har også, på lik linje med Moss, fastsatt målbare kriterier til hjelp i vurderingen av om vedkommende kvalifiserer for kommunal bolig. Deres erfaring er at dette har redusert presset på de kommunale boligene. Følgende momenter fremheves som medvirkende årsaker til tomgangsleie av dem revisjonen har intervjuet, samtidig som det er årsaker det oppleves vanskelig å gjøre noe med: De aller fleste boliger har større eller mindre oppussingsbehov ved leietakerskifte. Enkelte av leietakerne påfører boligen store skader, som det kan ta lang tid og utbedre. Videre har flere av de kommunale boligene vært utleid i mange år, og ved et leietakerskifte er det da behov for å gjennomføre en fullstendig renovering. I følge fagansvarlig ved MKEiendom kunne muligens oppussingstiden generelt vært kortere dersom bygningsinspektør hadde kunnet gå igjennom boligen når oppsigelsen var formell. Da kunne man begynt å planlegge rehabiliteringen på et tidligere tidspunkt, bestilt håndtverkertjenester, nødvendig inventar osv., slik at man kunne gått rett på selve oppussingsprosessen når nøkkel ble levert inn. Det har forekommet at man har utført tidligere inspeksjoner, men i mange tilfeller ønsker ikke leietaker å slippe inn bygningsinspektøren. Man har derfor ikke noen fast praksis på å foreta slike inspeksjoner. Boligsosial avdeling må sitte på boliger av hensyn til behov som man vet vil komme. Som eksempel vises det til personer som kommer ut fra institusjon. Da er kommunen pålagt å ha et tilbud klart, og Tiltak det tilbudet må være tilpasset vedkommendes livssituasjon. I Housing First skal deltakere i programmet ha to til tre boliger å velge mellom. Avklaringen skjer normalt raskt slik øvrige boliger kan tildeles andre, men det medfører likevel noe tomgangsleie. For samtlige boliger er det viktig å plassere rett person på rett sted, noe som kan by på utfordringer i enkelte tilfeller. Noen brukere vet ikke alltid hva de trenger, de skal passe inn i et eksisterende bomiljø, og det kan være verger inne i bildet som har oppfatninger. Dette gjelder både ved bosetting av eksempelvis en person med rus- og/eller psykiatriproblematikk, men også der hvor det er somatiske lidelser; vedkommende skal passe inn med sitt sykdomsbilde og den kompetansen som bofellesskapet besitter. Tilsvarende gjelder i bo- og servicesenter. Leder for Tjenestekontoret presiserer imidlertid at det er behovet som er avgjørende, og tildeling skjer uavhengig av hvor vedkommende ønsker å bosette seg. Kommunen har tilfeller der man ikke kan tildele leiligheter på grunn av andre brukeres adferd i bofellesskapet. Per i dag har man en leilighet i bofellesskap og to i bo- og servicesenter som står tomme på grunn av denne problematikken. Situasjonen forsøkes å løses ved å flytte på brukere, men det er ikke alltid det er mulig. For kommunalt eide boliger i borettslag skal styret godkjenne aktuell leietaker før kontrakt kan inngås, og denne fristen er 30 dager. I mellomtiden påløper det tomgangsleie. Boligkonsulent informerer om at enkelte av lagene har delegert denne myndigheten til styreleder alene, og der går det normalt vesentlig raskere. BSA har et ønske om få til tilsvarende ordninger i samtlige borettslag. Høyere omløpshastighet på den kommunale boligmassen medfører høyere tomgangsleie, som følge av oppussingsbehov og tildelingstid. østfold kommunerevisjon iks 16

Samtlige revisjonen har intervjuet har blitt bedt om å gi tilbakemelding på tiltak som kan medføre forbedring, eller forhold som medfører utfordringer. Noen av disse er beskrevet tidligere i rapporten, eksempelvis mulighet for å inspisere leiligheter tidligere slik at nødvendig oppussing kan planlegges, samt motivere borettslagene til å delegere godkjenningsmyndigheten til styreleder alene. I tillegg trekkes følgende momenter frem: I følge leder for oppfølgingsavdeling i NAV oppleves det ikke problemer knyttet til tomgangsleie eller tildelingstid, men til det faktum at det er for få kommunalt disponerte boliger totalt sett. Presset på boligmassen er stort og antall bostedsløse er økende. Antallet boenheter må økes. Flere av de eksterne samarbeidspartnerne til BSA fremhever at avdelingen har en stor saksmengde i forhold til personalsituasjonen. Dette medfører i noen tilfeller at tildeling kan ta tid. Tjenestekontoret mener lav omløpshastighet skaper liten fleksibilitet. Leietakere blir ofte boende svært lenge i boligene, noe som medfører at man til tider må bruke lang til på å få plassert rett person på rett sted, siden tildelingen er såpass «endelig». Psykisk helse og rus opplever systemet med å melde inn behov for bolig som tungrodd, da det meste henvises til boligmøtet som avholdes en gang per måned. Avdelingen mener også at «Klyngeboliger» kan medføre høyere tomgangsleie. Boligene er vanskelige å tildele fordi ulik problematikk/ adferd gjør at mange av personene i tiltenkt målgruppe har utfordringer med bo tett på hverandre. Tilsvarende gjelder boliger med døgnbasert bemanning. Boligene ligger nær hverandre og det er vanskelig å kombinere hvem som skal bosettes i disse, da brukerne har ulike diagnoser og ulike behov for oppfølging. I følge leder for BSA hadde man gode erfaringer knyttet til bruk av startlån i 2013. Dette arbeidet bør videreføres og kommunen har søkt husbanken om midler til å etablere en stilling knyttet til boligoppfølging. Økt oppfølging i kombinasjon med bruk av startlån, vil kunne medføre at flere kan få kjøpt egen bolig, og presset på de kommunale boligene reduseres. Leder for BSA mener også at kommunen bør utvide samarbeidet med private utleiere. Husbanken har gode tilskuddsordninger for private som ønsker å bygge boliger for utleie til vanskeligstilte, men det forutsetter at kommunen er pådrivere og gjør ordningen og behovet kjent. Dette vil også redusere presset på de kommunale boligene. 3.3 Vurderinger Som det fremgår av revisjonskriteriene er det ikke oppstilt krav som gjelder tomgangsleie direkte. Det følger imidlertid av ordinære krav til kostnadseffektiv drift at utgifter til tomgangsleie bør holdes så lav som mulig. Dette avhenger av en rekke faktorer, eksempelvis et godt samarbeid mellom forvalter, tildeler og bruker, at beslutninger om tildelinger fattes raskt, at det foreligger en oppdatert oversikt over ledige boliger, samt at forvalter har nødvendige ressurser til å rehabilitere/ oppgradere boliger når behovet er tilstede. Etter revisjonens oppfatning fremstår det som om Moss kommune har organisert sin samlede boligforvaltning på en slik måte at ovennevnte ivaretas. Etableringen av boligsosial avdeling har gitt en bedre oversikt over den disponible boligmassen enn hva tilfellet har vært tidligere, og har også ført til en bedre utnyttelse. Kommunen har også oppnådd en bedre oversikt over de ulike brukergruppene, samt antall bostedsløse. Ved å samle de boligsosiale virkemidlene har kommunen oppnådd kortere beslutningsveier, samtidig som det fremgår at samarbeidet med andre, både internt og eksternt, oppleves som velfungerende. Samlet sett er dette erfaringer som stemmer godt overens med erfaringer gjort i andre kommuner, og er også i tråd med anbefalinger fra Husbanken når det gjelder boligsosialt arbeid. østfold kommunerevisjon iks 17

Basert på gjennomgang av lister over ledige boliger og tildelinger, samt på uttalelser fra ansatte i boligsosial avdeling, MKEiendom, samt andre samarbeidspartnere om praksis og nødvendige hensyn som må tas i tildelingspraksisen, er det revisjonens oppfatning at boliger i all hovedsak tildeles raskt og at kommunen i liten grad synes å ha unødvendig tomgangsleie. Sammenligninger med andre kommuner viser dessuten at Moss kommunes tildelingspraksis er svært lik den praksis som legges til grunn i Drammen, Bergen og Trondheim, kommuner som tidligere har gjort omfattende grep for å redusere tomgangsleie. Oppfatningen bygger også på tall som viser betalt tomgangsleie i % av totale leieinntekter. Her har det vært en økning i perioden 2011 til 2013, men en vesentlig nedgang første halvdel av 2014. I 2013 utgjorde utgifter til betalt tomgangsleie nesten 2,8 millioner kroner, mens tilsvarende sum for perioden januar til mai 2014 kun var på ca. 400.000,-. Dersom trenden vedvarer ut 2014 vil utgifter til betalt tomgangsleie utgjøre ca. 960.000,-, eller ca. 2 % av totale leieinntekter. Det er imidlertid viktig å være oppmerksom på at utgifter til tomgangsleie ikke inkluderer tapt leieinntekt der hvor en bolig er gjenstand for oppussing utover 30 dager. I henhold til MKEiendom har gjennomsnittlig antall oppussingsdager i perioden 2009 2013 utgjort 47 dager per år, noe som betyr at det er 17 dager hvor det ikke føres statistikk over tapte leieinntekter. I henhold til revisjonens teoretiske fremstilling i faktaboks 6 utgjør dette beløpet ca. 206.000,- per år. For 2014 øker dette «oppussingstillegget» tomgangsleien til ca. 2,4 %, som likevel fremstår som lavt sammenlignet med leieinntekter totalt. Det er ikke oppstilt revisjonskriterier for omløpshastighet. Paradoksalt nok medfører høyere omløpshastighet også høyere tomgangsleie, eksempelvis på grunn av nødvendig rehabiliteringsbehov eller tiden det tar å få godkjenning av leietaker fra borettslagets styre. Ut i fra et kostnadseffektivitetsperspektiv vil det derfor være mest gunstig om kommunen har stabile leietakere og få leietakerskifter. I et boligsosialt perspektiv endres imidlertid bildet. Kommunen har en plikt til å medvirke til å skaffe vanskeligstilte nødvendig bolig, og i mange tilfeller vil dette innebære at kommunen selv må tilby egnet bosted. I dette perspektivet vil det være nødvendig med en viss utskiftning i leietakermassen, slik at kommunen kan opprettholde et nødvendig tilbud og redusere presset på boligmassen. At kommunen opplever press på kommunale boliger fremgår av fakta. I en sammenligning med andre kommuner fremgår det at presset på de kommunale boligene er tilnærmet dobbelt så høyt i Moss og Drammen, som i Sarpsborg, Fredrikstad og Skien, samt vesentlig høyere enn i Halden. Samtidig viser KOSTRA tall at antall innbyggere per kommunalt disponert bolig er svært likt i de samme kommunene. I realiteten er antakelig antall innbyggere per kommunal bolig i Moss høyere enn i de andre kommunene, da Moss har satset på utbygging av bo- og serviceleiligheter fremfor sykehjemsplasser. En del av boligmassen er med andre ord forbeholdt en brukergruppe med helt spesielle behov. Dette viser nødvendigheten av en viss omløpshastighet. Revisjonen har ikke klart å fremskaffe tall som viser omløpshastigheten for perioden 2009-2014, men antall tildelinger i perioden er jevnt stigende; fra 86 i 2009 til 198 i 2013. I samme periode har det vært en viss stigning i antall kommunalt disponerte boliger, men ikke så stor at den forklarer antall tildelinger. Dette betyr at kommunen har oppnådd økt omløpshastighet på boligmassen, noe som også bekreftes av leder for boligsosial avdeling. Vedkommende viser til aktivt arbeid, blant annet gjennom bruk av startlån. Dette er i tråd med hvordan husbanken anbefaler at kommunene bør arbeide, og det vises her til kommunene Malvik og Skien som begge fremheves som «beste praksis» kommuner. Statistikken i tabell 2, som viser hvilke typer boliger som de ulike kommunene disponerer, avdekker interessante ulikheter mellom kommunene. Samtlige kommuner har private boliger med tildelingsrett i sin portefølje, men østfold kommunerevisjon iks 18

Sarpsborg skiller seg fra øvrige kommuner, ved at antallet boliger av denne typen vesentlig høyere. Type bolig har mindre betydning for omløpshastigheten, men vil kunne ha vesentlig betydning for kommunens utgifter til tomgangsleie, jfr. rapportens beskrivelse av hvordan samarbeidet mellom private utleiere og kommunen er regulert. Konklusjon og anbefalinger Det er revisjonens oppfatning at Moss kommune har en velfungerende og effektiv tildelingspraksis, hvor samarbeidet mellom de ulike aktørene fungerer godt. Det synes ikke som om kommunen har unødvendig tomgangsleie. Det er også revisjonens oppfatning at kommunen jobber aktivt for å øke omløpshastigheten, og at de tiltakene som kommunen har iverksatt er tilfredsstillende og har fungert etter hensikten. Revisjonen har ingen særskilte anbefalinger knyttet til problemstillingene som er behandlet, men anbefaler at kommunen bruker de forslag til tiltak som fremgår avslutningsvis i kapittel 3.2 i det videre forbedringsarbeidet. Revisjonen vil særlig vise til siste punkt, som omhandler samarbeid med private utbyggere. Gjennom økt samarbeid med private vil kommunen kunne redusere presset på boligmassen, samtidig som utgifter til tomgangsleie over tid vil bli redusert. Siden eierskapet til boligene ligger hos den private utbyggeren vil også kostnader til nødvendig rehabilitering/ vedlikehold ligge hos utbyggeren, og ikke hos kommunen Rolvsøy, 26. august 2014 Anders Svarholt (sign.) forvaltningsrevisor Einar Gundersen (sign.) oppdragsansvarlig revisor østfold kommunerevisjon iks 19

4 RÅDMANNENS UTTALELSE østfold kommunerevisjon iks 20