IT-strategi Vedtatt i Formannskapets 25.juni 2014 Smart IT en enklere hverdag 2014-2020 2014-11-23 Side 1 av 21
FORORD Bærum kommune vokser. Våre innbyggere, næringsliv og organisasjoner har økende krav og ønsker til kommunenstjenesteleveranser. De forventer at mye av informasjonsutvekslingen kan skje digitalt. Statlige myndigheter skjerper sine krav til digitalisering og innovasjon. Samtidig må kommunen omstille seg betydelig for å møte behovene i befolkningen i årene fremover, med flere barn og unge, flere eldre og relativt færre i yrkesaktiv alder og uten at budsjettrammene øker tilsvarende. Det vil være mulig å levere bedre tjenester til flere og med lavere kostnader per innbygger kun dersom vi har et aktivt forhold til IT og teknologi som et strategisk virkemiddel for alle kommunens sektorer. Bærums kommuneplan 2013-2030 har langsiktige mål, og strategier for å nå disse. De tiltakene som skal gjennomføres i tråd med strategiene innarbeides i kommunens årlige handlingsprogram. Kommuneplanen løfter «Utviklingskommunen» som et viktig tema. Kommunen må møte fremtidens behov på en aktiv måte. Det er kommunens innbyggere, tjenestemottakere og ansatte som er de viktigste ressursene for kommunal utvikling og innovasjon. Informasjonsteknologi kan gi løsninger som bidrar til at kommunen jobber mer smidig og effektivt. Bærum kommunes vedtatte IT-strategi, ebærum 2012, er nå tilbakelagt. Denne omfattet hovedsaklig tiltak myntet på digitalisering, og disse er i stor grad gjennomført. Bærum har gjennom dette dokumentet laget en ny IT-strategi for perioden 2014 2020. IT-strategien understøtte ambisjonen i kommuneplanen om å gjøre Bærum kommune til en «Utviklingskommune» som skal møte fremtidens behov på en aktiv måte. Strategien innebærer en tydelig satsing på IT som et virkemiddel for at kommunen på fremtidsrettet vis skal tjene innbyggerne, næringsliv og organisasjoner på best mulig måte. Dette betyr at IT vil være en del av alle sektorenes strategi, organisasjonsutvikling og budsjetter. Strategien er et resultat av et omfattende kartleggingsarbeid og involvering på flere nivåer, fra kommunalsjefer til nøkkelpersoner innen hver sektor. IT-strategien gjelder Bærum kommune som helhet, inkludert kommunale foretak. Bruk av begrepet «IT» i dokumentet henspeiler til IT generelt i Bærum, uavhengig av sektor. Der drøftingen gjelder IT-enheten, brukes IT-enheten spesifikt som begrep. IT er et felt i rivende utvikling. IT-strategien vil derfor oppdateres årlig for å sikre at den er i tråd med utviklingen og føringer fra politiske vedtak og administrasjonen. Den vil gjennomgå en mer omfattende revidering hvert 4. år, første gang i 2018. Sandvika, juni 2014 Erik Kjelstadli Rådmann John Wahlstrøm IT-sjef 2014-11-23 Side 2 av 21
INNHOLD FORORD... 2 INNHOLD... 3 1. SAMMENDRAG... 4 2. DAGENS STATUS... 5 3. STYRING AV IT... 6 4. RAMMEBETINGELSER OG FØRINGER... 8 5. STRATEGISKE PROGRAMMER... 11 6. TEMAÅR... 19 7. ORGANISASJONSUTVIKLING... 20 8. SIKKERHET OG PERSONVERN... 20 9. RISIKOVURDERINGER... 21 VEDLEGG A: GAP I GJENNOMFØRINGSEVNE... 22 VEDLEGG B: SEKTORENES KRAV OG ØNSKER... 23 VEDLEGG C: VIRKSOMHETSARKITEKTUR... 24 2014-11-23 Side 3 av 21
1. SAMMENDRAG IT-visjonen for Bærum Kommune er «Smart IT for Bærum». Bærum kommune tar SMART-tenkningen inn på IT-området*. Visjonen innebærer at vi skal kunne levere tjenestene våre mer effektivt og gjøre hverdagen enklere for våre brukere ved å ta i bruk IT på smarte måter. Dette dokumentet beskriver IT-strategien for Bærum kommune i perioden 2014-2020. Fokuset for denne IT-strategien er hvordan kommunen i sin helhet ønsker å benytte informasjonsteknologi (IT) som et strategisk virkemiddel for å bidra til kommunes verdiskaping. Strategien legger en tydelig kurs for de neste seks årene med fokus på de første fire. Den vil gjennomgå en fullstendig revisjon hvert fjerde år og med årlige oppdateringer underveis. Kommunens leveranse for strategiperioden er å levere «IT som dekker brukernes behov stabilt, sikkert og kostnadseffektivt». De faktiske behovene til kommunens ulike sektorer og brukere skal stå i sentrum. IT-strategien peker ut fire strategiske programmer som skal hjelpe oss å nå denne ambisjonen. Hvert program er underbygget av et knippe prosjekter. Hele strategien er oppsummert i «strategipyramiden». Gevinstrealisering er et fokus for alle områdene av strategien, og må eies av alle virksomheter som tar ny teknologi i bruk. IT skal være en viktig bidragsyter til å realisere kommunens besparelser slik det foreligger i inneværende HP-prosess. Nødvendige oppgraderinger og videreutvikling innen IT skal gjennomføres effektivt og med lavest mulig kostnad. Outsourcing og skybaserte løsninger benyttes aktivt som virkemiddel på områder der dette er økonomisk eller kvalitetsmessig formålstjenlig og risikomessig forsvarlig for kommunen. 2014-11-23 Side 4 av 21
Det introduseres «temaår» som spisser strategien. At vi har temaår betyr ikke at et spesifikt tema ikke er relevant for de andre årene. Det betyr bare at hovedfokuset i et år er et konkret tema. Selv om 2016 vil ha hovedfokus på digitalisering og innovasjon, så vil kommunens satsing på dette området vare i mange år fremover helt til kommunen i stor grad leverer selvbetjeningsløsninger, og innovasjon har blitt en integrert del av organisasjonskulturen i Bærum kommune i 2020. Styringen av IT skal styrkes for å sikre at ulike initiativ spiller sammen og vurderes helhetlig i forhold til både teknologi, gjennomføringsevne og organisasjonsutvikling. Rådmannen har igangsatt arbeid for å etablere en tydelig og godt forankret styringsmodell for IT, der også finansiering av IT-området vil bli vurdert. For at IT-tiltak kan iverksettes må tiltakene være vurdert i forhold til: kostnader investeringer og drift i livsløpsperspektiv både i forhold til teknologi og ressurser potensielle gevinster gjeldende IT-strategi og HP gjeldende prinsipper om IT sikkerhet og virksomhetsarkitektur den totale IT-porteføljen for Bærum kommune konsekvenser og risikovurderinger Det vil med utgangspunkt i IT-strategien og årlig forslag til handlingsprogram (årsbudsjett) hver høst bli lagt frem en 4-årig handlingsplan for IT. Handlingsplanen vil detaljere hvilke prosjekter og initiativ som har fokus i 4-årsperioden, og som dermed omfattes av kommunens porteføljestyring. * SmartCity Bærum er et partnerskap mellom kommunen og næringslivet i Bærum. Målet er å redusere energibruk og klimagassutslipp gjennom felles prosjekter og samarbeid. Hovedideen er å begrense klimautslipp gjennom å utvikle ny teknologi, rutiner og organisatoriske grep for å få på plass "grønne" løsninger, og samtidig fremme mer miljøvennlig næringsutvikling med god lønnsomhet. Initiativet er utvidet til å omfatte samarbeid også på IT-området, og det er initiert ulike prosjekter for uvikling av smarte IT-løsninger. 2. DAGENS STATUS Bærum kommune har tradisjonelt vært en foregangskommune innen IT, men har de siste årene mistet noe av forspranget. En ekstern rapport vurderer at Bærum er omtrent på nivå med sammenlignbare organisasjoner i forhold til kompetanse, kritiske IT prosesser og styringsmodell. Bærum bemerker seg som god i forhold til risikostyring, effektiv utnyttelse av IT-organisasjonens ressurs i utviklingsprosjekter, budsjettering og leverandørstyring. Kommunen oppfattes som mindre god innen områdene integrasjon av IT i virksomhetens planlegging og styring, porteføljestyring, administrering av virksomhetsarkitektur og relasjoner, samt gevinstrealisering som følge av gjennomførte IT-satsninger. Vedlegg A viser oppsummering fra rapporten til Boston Consulting Group (BCG) Bærum har i dag et vedlikeholdsetterslep og opplever ustabilitet i sine sentrale IT-systemer. Det finnes i dag ikke tilfredsstillende dokumentasjon på kvalitet ved de IT-tjenestene som leveres, og tjenestekatalogen er lite differensiert. Det finnes heller ikke en systematisk oppfølging av kostnadseffektivitet. Kommunens kostnadsnivå innen IT, basert på KOSTRA, kommer høyt ut sammenlignet med andre kommuner og er samtidig økende. Det er usikkerhet knyttet til datakvalitet som kan påvirke sammenligningen med andre kommuner. Kostnadene som fremkommer må sees i sammenheng med den posisjonen Bærum har på IT området og den verdi dette har skapt for kommunen. Videre har etterslep på modernisering av viktige administrative støttesystemer, teknisk infrastruktur, plattformer og skifte fra skreddersøm til hyllevareløsninger medført en periode med økte kostnader. Historiske beslutninger om å redusere leverandørmakt og valg av selvstendige administrative fagsystemer kan være en kostnadsdriver for kommunen. Mangel på styringsmodell for IT på tvers av kommunen har gitt rom for autonome investeringer som gjør det vanskeligere å hente ut synergieffekter mellom løsninger. 2014-11-23 Side 5 av 21
3. STYRING AV IT Den eksterne ekspertvurderingen av IT høsten 2013 viste at Bærum kommune har en for svak overordnet styring av IT. Rådmannen har igangsatt arbeid med å etablere en klar og godt forankret styringsmodell for IT. Roller og ansvar i styringen skal tydeliggjøres, og dagens finansieringsmodeller vil bli vurdert. IT er fra våren 2014 forankret på rådmannsnivå gjennom egen Kommunaldirektør for organisasjon og utvikling. Den overordnede IT-strategien legges frem til politisk behandling. I tillegg vil IT gjennom de årlige budsjettforslagene, økonomimeldinger og årsrapport være gjenstand for politisk styring og prioritering. Sektorutvalg for eiendom og administrasjon følger IT- virksomheten tett. Strategi og IT-handlingsplan Det vil med utgangspunkt i IT-strategien og gjeldende handlingsprogram (årsbudsjett og økonomiplan) utvikles en 4-årig handlingsplan for IT. Handlingsplanen skal omfatte alle deler av kommunens virksomhet og vise hvilke prosjekter og initiativ som prioriteres. Handlingsplanen vil være styrende for de endringsprosessene kommunen skal gjennom. Handlingsplanen vil rulleres årlig knyttet til handlingsprogrammet, og aktivitetsnivået må tilpasses de økonomiske rammene som vedtas for det enkelte år. Delstrategier For store og krevende tjenesteområder vil det bli utarbeidet egne delstrategier for IT/teknologi. Delstrategiene vil bygge på de føringer som er lagt i IT-strategien og de vedtatte økonomiske rammene. Gjeldene strategi for velferdsteknologi og handlingsplan for digital læring vil ved neste revisjon gis status som delstrategier. De konkrete tiltakene med IT-konsekvens skal innarbeides i den helhetlige IT-handlingsplanen. Porteføljestyre, roller og ansvar Porteføljestyring er et ledelsesverktøy for prioritering og overordnet styring av endringsprosesser og virksomhetsutvikling. Det er et sentralt virkemiddel for å oppnå effektivisering og fornying. Porteføljestyret skal sørge for at prosjekter er strategisk forankret og prioritert i forhold virksomhetens behov, økonomi og gjennomføringsevne. Bærum kommune har et porteføljestyre for IT ledet av rådmannen ved kommunaldirektør for organisasjon og utvikling. Kommunalsjefene for de tyngste tjenesteområdene sitter i styret. For å forberede og følge opp porteføljestyrets beslutninger, finnes det et porteføljeforum og et sekretariatet som ledes av IT-sjefen. IT-sjefen har også ansvaret for saksforberedelse til porteføljestyret, for å vedlikeholde IT-handlingsplanen og sørge for nødvendig rapportering. Rådmannen har besluttet at alle nye prosjekter med IT-konsekvens skal forelegges porteføljestyret for IT tidlig i planleggingen. Før beslutning om å gjennomføre et IT-relatert prosjekt, må følgende være vurdert gjennom et forstudie utviklet i samarbeid med IT-enheten: behov og målsetting med prosjektet «Business Case» som redegjør for initiativets antatte totaløkonomi (prosjekt og driftsfase) og med potensielle gevinster og planer for hvordan de skal tas ut samsvar ift gjeldende handlingsprogram, IT-strategi og andre styrende dokumenter samsvar ift gjeldende prinsipper om IT sikkerhet og virksomhetsarkitektur samsvar ift den totale IT-porteføljen for Bærum kommune fremdrift/tidsplan avhengigheter ift andre aktiviteter konsekvens og risikovurderinger nødvendig organisasjonsutvikling som følge av prosjektet vurderinger av alternativer (herunder å ikke gjøre noe) For større IT prosjekter skal disse forholdene ytterligere avklares som en del av et forprosjekt. Det er i dag i bruk mange ulike tilnærminger til prosjektmetodikk og styring i kommunen. Dette gjelder også innen IT. Rådmannen vil ta initiativ til å harmonisere kravene til prosjektarbeid og styring på tvers av kommunen. Det skal etableres krav til klare beslutningspunkter og tilhørende dokumentasjonskrav tilpasset de enkelte innsatsområdene. Kravene til prosjektmetodikk og beslutningsgrunnlag innen IT vil standardiseres som følge av dette. 2014-11-23 Side 6 av 21
Virksomhetsarkitektur Virksomhetsarkitektur beskriver hvordan alt fra informasjon, prosesser, programvare, maskinvare og infrastruktur henger sammen og bør spille sammen. En god virksomhetsarkitektur sikrer at IT benyttes effektivt og at det faktisk bidrar til verdi for kommunen, innbyggere, næringsliv og organisasjoner. Det er etablert forslag til prinsipper for virksomhetsarkitektur som skal følges ved all systemutvikling og systemanskaffelser (se vedlegg). Disse vil bli videreutviklet og inngå i styringssystemet for IT. Prinsippene skal bidra til bedre samhandling mellom ulike systemer innen kommunen og i samhandlingen med ulike eksterne systemer, og øke muligheten for gjenbruk av systemer. De viktigste prinsippene er at innbyggere og næringsliv står i sentrum for IT-løsninger, og at løsningene er i samsvar med lover og regler. Der hvor det er nasjonale føringer og tilgjengelige felleskomponenter skal disse så langt som mulig benyttes. Videre skal IT-løsninger være drevet av virksomhetens behov. IT-prosjektene er å anse som organisasjonsutvikling. Tanken er å konkretisere at IT ikke er noe man gjør for dens egen skyld, men for å dekke konkrete behov og at det er interessentenes krav og utviklingen av organisasjonen som skal drive IT fremover. Gjeldende prinsipper for informasjonssikkerhet vil oppdateres i forhold til endrede krav, og inngå som del av styringssystemet for IT. Annet Bærum kommune er avhengig av godt samarbeid med et stort antall leverandører. For å sikre god leverandørstyring, skal IT-strategien også være en viktig premiss for kommunens leverandører av ITtjenester og produkter. Alle offentlige anskaffelser, inkludert kjøp av IT-tjenester og produkter, omfattes av lov om offentlige anskaffelser. Utover dette legger kommunens egen anskaffelsesstrategi føringer for området. Midler både til investeringer og drift av IT er i dag fordelt mellom de enkelte programområdene og det sentrale området for administrasjon. Rådmannen vil vurdere alternative modeller for finansiering og økonomisk styring av kommunens IT-virksomhet og komme tilbake til dette ved rullering av ITstrategien. 2014-11-23 Side 7 av 21
4. RAMMEBETINGELSER OG FØRINGER 4.1 Forventninger fra innbyggere, organisasjoner og næringsliv Samfunnet rundt oss viser en stor endring gjennom økt IT-anvendelse. Mobiltelefoner og nettbrett blir et stadig viktigere supplement til PC-bruken, skybaserte løsninger og selvbetjening via nettet er blitt mer vanlig Innbyggere, organisasjoner og næringsliv i Bærum vil forvente: Selvbetjeningsløsninger Innsyn i relevant informasjon om seg selv til enhver tid, fra ethvert sted Innsyn i saker og saksbehandling som er relevant Forventningen til selvbetjeningsløsninger øker i takt med tilbudet fra private og offentlige tjenestetilbydere. Vi benytter selvbetjeningsløsninger fra bank, forsikringsselskap, ved netthandel og fra det offentlige slik som for selvangivelsen. Mange innbyggere forventer at kommunen også tilbyr en langt større grad av selvbetjening for innbyggerne, enten de er hjemme eller ute, eller benytter seg av informasjons- og selvbetjeningskanaler i biblioteker og andre offentlige rom. Innbyggere og næringsliv forventer å enkelt kunne nå sporbar og relevant informasjon, enten de benytter PC, nettbrett eller mobil. Dette skal skje gjennom tilgjengelige, brukervennlige søk mot kommunens systemer. Folk flest benytter sosiale medier, nettaviser og annen elektronisk informasjon til å holde seg oppdatert om hva som skjer i lokalsamfunnet, i idrettslaget, blant venner osv. Innbyggere, organisasjoner og næringsliv i Bærum forventer nok det samme fra kommunen, inkludert innsyn i saker og saksbehandlingsprosesser som angår dem direkte. Gjerne på en proaktiv form, dvs at man ikke selv må oppsøke informasjonen man blir orientert automatisk. Sporbarhet sikres f.eks. gjennom en type Min side som har profildata om en spesifikk innbygger og vil kunne sende nyheter eller reguleringsforslag og annet basert på profilen. Enkel tjenestebestilling er en naturlig del av en slik tilrettelagt side. 2014-11-23 Side 8 av 21
4.2 Statlige føringer Innenfor IT-området må Bærum kommune forholde seg til gjeldende lovverk og forskrifter. I tillegg har sentrale myndigheter gitt en rekke føringer, anbefalinger og veiledere for offentlig sektor. For å realisere fremtidens digitale forvaltning må visse forutsetninger være på plass. Det statlige digitaliseringsprogrammet gir viktige anbefalinger for kommunen og bidrar til å legge til rette for digitalisering i kommunal sektor. Lover og forskrifter må tilpasses slik at de tilrettelegger for og understøtter digital kommunikasjon. Et grunnleggende premiss for digitaliseringsarbeidet er at hensyn til sikkerhet, robusthet og personvern ivaretas. «Forvaltningsloven og eforvaltningsforskriften legger nå til grunn at vedtak eller brev fra offentlige virksomheter som hovedregel skal sendes digitalt, men at innbyggerne fortsatt har rett til å få svar i papirformat.» (Difi.no, 11.2.14) 4.3 Sektorenes behov og føringer Intervjuer med sentrale ledere i Bærum kommune viser at de ser IT som et strategisk virkemiddel for å effektivisere tjenesteproduksjonen i sin virksomhet. De er nysgjerrige på hvordan IT kan bidra til innovative løsninger og lavere kostnader i deres sektorer. Sektorenes krav og ønsker er systematisert og sammenstilt i vedlegg B. 4.4 Viktige teknologiske trender Det er et sunt prinsipp at brukerne og tjenestenes behov skal drive utviklingen av IT, men en ITstrategi må også ta inn over seg nye teknologiske trender og løsninger. Vi må forstå hvordan IT kan muliggjøre endringer i vår tjenesteleveranse. Samtidig må vi balansere nye muligheter med behov for effektivitet gjennom standardisering og forenkling av tjenesteleveranser. Mobilitet Mobile enheter (smarttelefoner, nettbrett m.m.) tar over flere bruksområder som tidligere har vært dominert av tradisjonelle PC-er. Gartner mener at i 2015 vil 80 % av alle mobiltelefoner være smarttelefoner (iphone eller tilsvarende). I 2015 tror man at nettbrett vil stå for 50 % av salget når det gjelder mobile enheter. App-er til nettbrett og mobiler gir brukerne rask tilgang til informasjon. Webløsninger tilpasset alle typer enheter er i ferd med å bli en selvfølge. Brukerne bør få enklest mulig tilgang til informasjon. De bør kunne samhandle med kommunen der de er, og på den enheten de mener er mest hensiktsmessig effektivt, sikkert, brukervennlig og tilpasset den enkeltes brukers behov. En utfordring med enkel tilgjengelighet på informasjon er risiko for data på avveie. Mobile enheter er mye enklere å stjele eller miste. Vi må tenke nytt i forhold til beskyttelse, spesielt når det gjelder gradert informasjon. Skybaserte løsninger Skybaserte løsninger (engelsk: cloud computing) gir mulighet til fleksibel skalering av IT-tjenester. Kostnader kan reduseres, men skybaserte løsninger kan utfordre personvernet. Det er også mulig for kommunen å bygge en egen, lokal skyløsning som gjør løsninger mer tilgjengelig og enklere og mer effektivt å drifte. Voksende datamengder Vi må se tilstrekkelig fremover til å ta høyde for stadig voksende datamengder. Vi må takle nye utfordringer i å fange, lagre, søke i og analysere data. 2014-11-23 Side 9 av 21
Outsourcing Outsourcing av IT handler om å konkurranseutsette hele eller deler av IT-driften, enkelte systemer eller tjenester eller prosesser innen IT. Det finnes en rekke leverandører i Norge som leverer outsourcingstjenester til offentlig og privat sektor, og Bærum har i ulik grad benyttet outsourcing som et virkemiddel til å få reduserte kostnader eller få tilgang til spesialkompetanse og strategisk støtte. Det vil være viktig å ha et bevisst forhold til sourcing og vurdere dette opp mot lønnsomhet, risiko og tjenestekvalitet. Mer outsourcing vil medføre behov for økt kompetanse innen leverandørstyring. Outsourcing behandles spesielt i det strategiske programmet «Gevinstoptimalisering». Grønn IT Miljøbevissthet har også favnet IT og resultatet betegnes gjerne som «grønn IT». Datatjenester bruker nødvendigvis energi, men kan likevel bidra til miljøgevinster, f.eks. gjennom automatiserte digitale prosesser som blant annet reduserer papirforbruk og behov for manuell ombringing av post. Ny teknologi vil også muliggjøre bruk av IT innenfor nye områder som kan gi miljøgevinster, f.eks. smart styring av lys og oppvarming. Grønn IT favner alt fra redusert strømbruk, mindre papirforbruk, konsolidering og gjenbruk av ressurser, miljøvennlig innkjøp, effektivisering av arbeidsprosesser, redusert transport og holdningsskapende arbeid gjennom mer effektive løsninger og prosesser. Bærum vil ved modernisering av datasentrene være bevisst på energioptimalisering. Varmeeffekten fra moderne servere er lavere enn eldre utstyr og sentralisering gir en større mulighet for bl.a. å utnytte spill-varme. Utskriftsoptimalisering vil redusere forbruk av både toner og papir, og gir i tillegg til miljøgevinst en betydelig økonomisk gevinst. Økende bruk av internett Kommunens fibernett gir god tilgang til internett i alle bygg med kommunal tjeneste. Undervisningssektoren baserer sin handlingsplan for digital skolehverdag på internettilgang og via trådløse nett i alle skoler. Beboere i kommunale institusjoner og boliger vil i større og større grad forvente og behøve internettilgjengelighet. Dette løses via kommunens fibernett og annen infrastruktur som må tilrettelegges for dette. Bærum vil jobbe for å tilgjengeliggjøre trådløs internetttilgang i kommunale bygg som hyppig besøkes av innbyggere eller organisasjoner. Dette arbeidet er i gang, og «gjeste-sone» er etablert ved alle skoler og flere andre bygg. 4.5 Kommunalt samarbeid KS har i samarbeid med kommunene etablert samarbeidet KommIT. KommIT bidrar til en samordning av IT-utviklingen i offentlig sektor gjennom å styrke det interessepolitiske arbeidet i KS og ved å gjennomføre utviklingsoppgaver på vegne av landets kommuner og fylkeskommuner. I 2010 bidro Bærum kommune til etableringen av IT-samarbeidet for de 10 største kommunene (K10). Sammensetningen med de ti største kommunene gir et godt utgangspunkt i forhold til å sikre bredde og kompleksitet på IT-området knyttet til kommunal sektor. K10-kommunene har flere dedikerte ressurser til IT-utvikling som bidrar til samarbeid og fellesløsninger i kommunal sektor. K10 er også bidragsyter til interessepolitisk arbeid. 2014-11-23 Side 10 av 21
5. STRATEGISKE PROGRAMMER BKs strategipyramide oppsummerer hele strategibildet fra visjon og leveransemål til strategiske programmer med tilhørende prosjekter, og ned til de viktigste virkemidlene. Visjonen gjenspeiler den verdiskaping IT skal bidra med i Bærum kommune. Visjonen innebærer at vi skal kunne levere tjenestene våre mer effektivt og gjøre hverdagen enklere for våre brukere ved å ta i bruk IT på smarte måter. Hovedleveransen i strategiperioden er «IT som dekker brukernes behov stabilt, sikkert og kostnadseffektivt». Hovedleveransen oppsummerer de prinsippene IT-arbeidet i kommunen skal styres etter. IT-enheten skal skape høy tillit gjennom stabile IT-leveranser. Samtidig skal sikkerhet og personvern stå sentralt i alt IT-rettet arbeid på tvers av sektorene. Et annet viktig prinsipp er at smart bruk av IT skal bidra til besparelser for kommunen ved å tilrettelegge for effektive tjenesteleveranser. Men først og fremst skal IT dekke brukernes behov. Løsninger skal være tilgjengelige og tilby den funksjonaliteten brukerne faktisk har behov for. De skal bli positivt overrasket over de IT-tjenestene som leveres. Visjonen og hovedleveransen realiseres gjennom fire strategiske programmer. For hvert strategisk program beskrives begrunnelse for å velge dette området som strategisk viktig, dagens status, ambisjon, målbilde, de viktigste gevinstene samt prosjektene som per i dag er igangsatt. Figuren under illustrerer at IT-strategien vil være en integrert del av strategier for alle kommunens sektorer, og at initiativ fra sektorene og IT vil kanaliseres gjennom de fire strategiske programmene for å oppnå gode resultater og gevinstrealisering. 2014-11-23 Side 11 av 21
Selv om alle programmene løper mer eller mindre parallelt, vil de få ulik kraft i løpet av strategiperioden. Dermed får vi «årstemaer» som viser hva som er fokus for hvert år fremover. Fundamentet i strategipyramiden dannes av virkemidler som er klare forutsetninger for å lykkes med realisering av de strategiske programmene. Behovet for å utvikle en god styringsmodell for IT i Bærum kommune er redegjort for i kapittel 3. Der er også behovet for at IT-initiativ løses i forhold til en helhetlig virksomhetsarkitektur beskrevet. Kompetanse innebærer «en organisasjon med rett kompetanse for realisering av organisasjonens ITbehov, med riktig bemanning og kapasitet». Kompetanse favner mer enn det tekniske og mer enn kompetansen i IT-enheten det dekker behovet for kompetanseutvikling på tvers av sektorer i forhold til endringsledelse, tilpasning av arbeidsprosesser og organisasjon, leverandørstyring, prosjektledelse, sektorspesifikk kompetanse mm. Selv om IT-enheten har fokus på teknologi, maskinvare, programvare og løsninger, er det mennesker som står for leveransene. En sentral forutsetning for å lykkes med IT-strategien er å ha «en kompetent IT-organisasjon med riktig bemanning». Det er satt igang arbeid med å kartlegge den nåværende kompetansen og behovet for fremtidig kompetanse, noe som vil føre til kompetanseplaner for de ansatte samt planer for å hente inn spisskompetanse og nyansettelser. Kanskje den mest åpenbare forutsetning for å lykkes med IT-strategien er at IT-enheten må ha «kontinuerlig god forståelse for brukernes behov». Enheten må «føle brukerne på pulsen», kjenne forventningene, behovene og ønskene og disse er hele tiden i endring, i takt med behov i befolkningen, næringslivet, ansatte i kommunen og trender i samfunnet. Tett kommunikasjon med brukerne er en nøkkel til suksess. Det kan bidra til å løse problemer med «flaskehalser» ute i organisasjonen som kan gjøre det vanskelig å gjennomføre IT-strategien. En god brukerforståelse gjør det enklere å yte god support til alle IT-brukere og bidra til å heve IT-kompetansen i hele organisasjonen. I forhold til hvert enkelt strategisk program gjøres det rede for prosjekter og initiativ med estimert tidshorisont for realisering. Det understrekes at dette er foreløpige vurderinger som vil realitetsbehandles og detaljeres nærmere i forbindelse med arbeidet med handlingsplanen som skal utvikles med utgangspunkt i IT-strategien samt HP. 5.1 Strategisk program #1: Digitalisering og innovasjon Begrunnelse Kommunen skal sikre oppfyllelse av kravet om «digitalt førstevalg». Dette krever gjennomgripende endringer i organisasjonen og arbeidsprosesser i tillegg til ITinfrastruktur og applikasjoner. Standardiserte IT-løsninger er nøkkelen for å lykkes med en bred satsing på digitale løsninger til innbyggere og næringsliv. Programmet eies av Rådmannen. Kommunen kan redusere kostnader i samtlige sektorer ved bedre utnyttelse av IT. Tall fra København kommune indikerer en vesentlig besparelse på gjennomsnittlig kostnad for kommunen ved ulike former for kontakt med publikum: fra kr 80 for personlig møte, kr 40 for telefon og til kr 3 for digital selvbetjening. «Undersøkelser viser også at enkelte tjenester kan effektiviseres med mer enn 90 % ved bruk av elektronisk informasjonsutveksling mellom kommunen og den enkelte bruker. Gevinstene kan være knyttet til mindre papirflytting, til lettere tilgjengelig informasjon og til redusert saksbehandlingstid» (ekommune 2012). 2014-11-23 Side 12 av 21
Status i dag Bærum kan i dag tilby innbyggere 4 skjema med automatisert saksbehandling, bla. en heldigital løsning for SFO søknad/endringer og innmelding til 1. trinn Det er etablert federasjon mot IdPorten for autentisering av innbyggere Infrastruktur for automatisering av arbeidsprosesser er etablert Ny løsning for digitale skjema, med verktøy for å bygge skjema selv er anskaffet og implementert Ambisjon Bærum skal innen 2020 være blant de fremste kommunene i Norge i digitalisering av tjenester målt i tilfredshet blant innbyggerne Målbilde Tjenester fra Bærum skal så langt det er mulig være tilgjengelig på nett. Bærum skal fremstå som åpen og tilgjengelig og brukerne skal oppleve kommunen på en forståelig måte. En digital forvaltning skal gi raskere svar og likeverdig behandling for innbyggerne, næringsliv og organisasjoner. Digitalisering av forvaltningen skal bidra til å frigjøre ressurser. Digitalisering skal bidra til mer effektiv samhandling internt i organisasjonen og i offentlig sektor. Mer effektiv prosessflyt i kommunal saksbehandling, eksempelvis for byggesaksprosesser og kommunale utbyggingsprosjekter Mindre tid brukt til å finne igjen informasjon Etablering av Min Side for innbygger med åpne henvendelser og tilpasset innbyggers livssituasjon Gevinster Raskere leveranse av kommunens tjenester og med høyere kvalitet for innbyggere, næringsliv og internt i kommunen Miljøgevinst gjennom redusert papirforbruk og redusert transportbehov Effektivisering gjennom økt digital selvbetjening, eksempelvis digital geografisk informasjon Frigjort tid hos saksbehandlere/ansatte. Prosjekter 1 Strakstiltak Det settes igang en forstudie for å kartlegge både igangsatte og nye tiltak. Det iverksettes tiltak for å digitalisere de tjenestene som gir mest effekt på kortest tid. Eksempel er prosjektet SvarUt. 2 Helhetlig Det utarbeides et konkret program for å digitalisere tilnæring kommunens tjenester på en slik måte at vi blir blant de 3 Digitaliseringsbølger fremste kommunene i landet på dette området. Digitaliseringen starter for alvor og rulles ut i «bølger» med fokus på de tjenestene som gir mest effekt mot de største brukergruppene 2014 2015 2016 -> 2014-11-23 Side 13 av 21
5.2 Strategisk program #2: Sektorinitiativ IT slik brukerne vil ha det Begrunnelse/beskrivelse Virksomhetens behov og krav skal drive utviklingen av IT. Grunnskolen og pleie og omsorg er kommunens største sektorer, og begge har betydelige ambisjoner i forhold til å i større grad ta i bruk ny teknologi for utvikling av tjenesteområdene i årene fremover. Dette gir sentrale føringer for de tiltak som må prioriteres innen IT-området, men stiller også store krav til sektorenes egen organisasjonsutvikling slik at tiltakene gir den ønskede effekt. I tillegg kommer viktige initiativ fra andre sektorer. Programmet eies av Rådmannen. Pleie og omsorg har alt lagt frem en egen strategi for velferdsteknologi, og grunnskole arbeider med en sak i forhold til digital skolehverdag. Det vil vurderes opprettelse av delprogram for de største sektorene for at de ulike IT-initiativene som må spille sammen i størst mulig grad sees i sammenheng. Grunnskole: Visjonen om maksimalt faglig og personlig utbytte av skolegangen gjør at kommunen må ha fokus på å øke effekten av de ressursene som brukes i grunnskolen. Tilrettelegging for digitale arbeidsformer og bruk av digitale læremidler er viktig fremover. Tilgang til internett er avgjørende. Helse og omsorg: Utfordringene er i hovedsak knyttet befolkningsøkningen og at antall pleietrengende dermed øker, med det resultat at det blir færre hender for hver bruker. I tillegg øker ønskene og kravene om å bo hjemme så lenge som mulig. Reformer i helsesektoren fører til at flere oppgaver forventes løst i kommunen (primærhelsetjenesten) istedenfor på sykehus. Arbeidet med velferdsteknologi retter seg mot tre delmålsettinger: Forebygge funksjonsnedsettelse og skade. Tilrettelegge for økt mestring for brukere/ medarbeidere. Effektivisere pleie og omsorgstjenester. Den strategiske planen for velferdsteknologi har følgende delstrategier: Kommunen skal bidra til å utvikle velferdsteknologiske løsninger til innbyggere, slik at de kan bo trygt hjemme i egen bolig så lenge de ønsker det. Velferdsteknologien skal være kostnadseffektiv og lønnsom for kommunens tjenesteproduksjon. Teknologien skal være godt utprøvd og kvalitetssikret gjennom standardiserte løsninger. Kommunen skal styrke kunnskap om innovasjon og utvikle en innovasjonskultur som vil gi medarbeidere handlingsrom til å tenke innovativt, innhøste erfaringer og implementere teknologiske løsninger. Kommunen skal involvere brukere av tjenesten i innovasjonsprosesser for å øke kunnskap om brukerbehov. Etiske betraktninger sett i sammenheng med brukerbehov, samtykkekompetanse og nytte skal alltid ligge til grunn før anskaffelse av velferdsteknologi. Kommunen vil fremme offentlig og privat samarbeid både nasjonalt og internasjonalt, for å sikre faglig innsikt og bygge kompetanse innen velferdsteknologi. Karttjenester: Bærum kommune har gjennom Geodata en rekke karttjenester tilgjengelig for bruk internt i kommunen til å gjøre tjenester mer effektive. Utfordringen er å gjøre dette i enda større grad enn i dag. Øvrig: Flere av kommunens administrative systemer er i ferd med å skiftes ut eller skal skiftes ut de nærmeste årene. Dette for å fullføre det tidligere vedtatte skiftet fra egenutviklet teknologi til standardsystemer. 2014-11-23 Side 14 av 21
Status i dag Grunnskolen: Resultatene de siste årene viser at bruk av IT ikke skaper effektive arbeidsforhold i klasserommet. Det trengs nytenkning for å komme videre på dette området. Det samme gjelder også skolens administrative systemer som nå kan digitaliseres på helt andre måter enn bare for noen år siden. Helse og omsorg: Bærum er i dag ledende på velferdsteknologi og vi deltar i bl.a. forskningsamarbeid. Arbeidet med å ta i bruk nytt fagsystem er påbegynt. De krav og den utvikling som man ser for seg innen dette området vil stille større krav til oppetid, håndtering av store datamengder og stabil døgndrift. Geodata: Bærum er blant de kommuner i Norge som er ledende på bruk av karttjenester til interne prosesser og salg av tjenester til eksterne (meglere, utbyggere osv.). Det er gjort mye arbeid knyttet til å effektivisere plansaker ved hjelp av karttjenester, men det foreligger flere muligheter som bør vurderes nærmere. Ambisjon Bærum kommune skal være blant de fremste kommunene i Norge i bruk av IT for å understøtte tjenesteleveransene blant kommunens sektorer innen 2020. Målbilde IT-løsninger som smidig støtter tjenesteleveransene innen alle kommunens sektorer Løsninger som sikrer mobilitet at brukerne får tilgang på informasjon og kan arbeide mot ITløsninger uavhengig av hvor de befinner seg og hvilken maskinvare de benytter Egne team for prioriterte sektorer som sikrer at deres IT-behov blir ivaretatt Elevene i grunnskolen får en moderne undervisning der IT tydelig støtter faglig og personlig utvikling Velferdsteknologi og IT benyttes som virkemiddel for å sørge for at eldre kan klare seg selv lengre gjennom involvering av pårørende og frivillige Karttjenester benyttes i all relevant tjenesteproduksjon internt og som selvbetjening for innbyggere og næringsliv Gevinster Tydelige bidrag fra IT-enheten til tjenesteleveransene i de ulike sektorene Sektoravhengige gevinster innenfor de utpekte områdene synliggjøres i HP. Forpliktende gevinstrealiseringplaner for hvert initiativ eies av de respektive sektorene Prosjekter 0 (Planlegging) Etablerte målbilder pr. sektor som grunnlag for vurdering av behov og tiltak der dette ikke allerede finnes. IT-enheten vil etablere egne rådgivingsteam for de største sektorene. Etablert metodikk og standard for IT utvikling i alle sektorene. 1 Skole Etablere nødvendig infrastruktur og sikkerhet for bedre tjenesteleveranser innen skolesektoren. Internett tilgjengelig med tilstrekkelig kapasitet for skolene. 2 PLO IT for å understøtte bedre tjenesteleveranser innen velferdssektoren. Internett tilgjengelig for brukere og innbyggere på sykehjem. Vurdere 24/7 drift for å støtte bruk av kritisk velferdsteknologi. 3 Bygg og Geodata IT for å understøtte bedre tjenesteleveranser innen Bygg og Geodata. Etablerte løsninger for karttjenester som muliggjør selvbetjening. 4 Administrasjonen Effektivisering av de viktigste arbeidsprosessene innen kommunens administrasjon. 2015 2014-2016 2014-2017 2014-2016 2014-2020 2014-11-23 Side 15 av 21
5.3 Strategisk program #3: Gevinstoptimalisering Begrunnelse/beskrivelse Kommunen trenger å omstille for å frigjøre midler til å møte de fremtidige behovene i befolkningen som følge av vekst og demografi-utvikling. Mange tjenester vil måtte leveres mer effektivt enn i dag, og bruk av ny teknologi vil stå sentralt i dette arbeidet. IT kan bidra til bedre samhandling på tvers av sektorene, nye og bedre arbeidsmetoder, gjenbruk av IT infrastruktur og komponenter, konsolidering av ressurser, solid kontroll i investering- og porteføljestyring, samt en konsekvent anvendelse av kommunens metodikk for prosjektstyring og gevinstrealisering på tvers av kommunens sektorer. Programmet eies av Kommunaldirektør for organisasjon og utvikling. Alle IT-prosjekter skal ha konkrete og målbare leveranser og gevinster. De virksomhetene som eier prosjektene skal utvikle planer som ikke bare gjør det mulig å måle gevinstene etter leveranse, men som også viser hvordan gevinstene faktisk kan realiseres. Prosjektleveransen og gevinstene blir fulgt opp for å sikre at disse realiseres i tråd med forutsetningene. Et viktig mål vil være å lære for fremtiden. Status i dag Svak tradisjon for endringsledelse med manglende evne til å tilpasse organisasjon, arbeidsprosesser og rutiner til ny teknologi (jmf. BCG-rapporten) Mangelfulle samarbeidsløsninger, «silotankegang», lite helhetssyn Mange manuelle arbeidsprosesser og oppgaver når en prosess skal gå over i en annen Forbedringspotensiale innenfor prosessflyt i mange fagsystemer Fragmentert styring av IT, svak investering- og porteføljestyring og ingen felles prosjektmetode Ambisjon Bærum kommune skal være blant de ledende kommunene i Norge i arbeidet med systematisk evaluering og gevinstrealisering av prosjekter innen IT. Målbilde Styringsmodell for IT med samlet investering- og porteføljestyring på tvers av sektorene Gevinstfokus tilstede både i starten, underveis og i slutten av alle endringsprosesser. Felles prosjektmetode med gevinstrealiseringsplan for alle prosjekter Enkelt å samhandle tverrsektorielt og med andre forvaltningsnivåer Åpne standarder og grensesnitt for korrekte data og god dataflyt mellom systemer Fasilitering av et OU-løft for kommunen der forpliktende gevinster tas ut i linjen Gevinster Nødvendig fokus på investeringer i organisasjonsutvikling, rutiner og opplæring av ansatte. En kultur i kommunen som er preget av leveransefokus, fokus på målbare gevinster og handlingskraft nok til å ta ut gevinstene Tidsbesparelse i samhandling mellom forvaltningsnivåene, eksempelvis innenfor NAV og barnevern Gevinstrealisering gjennom bedre kontroll på investeringer, portefølje, ressurser og prosjekter 2014-11-23 Side 16 av 21
Prosjekter 1 Investeringsog porteføljestyring 2 Felles prosjektmetode Etablering av ny styringsmodell for IT, inklusive metodikk for styring av kommunens tjenesteportefølje, investeringer og ressurser. Felles prosjektmetodikk for Bærum-kommune skal utvikles med utgangspunkt i vedtatte offentlige standarder men tilpasset Bærum. Krav til businesscase, tydelige beslutningspunkter og gevinstrealisering vektlegges. Denne skal også tas i bruk på IT-området. 3 Samhandling Innenfor de totalrammene som prioriteres til IT i HP 2015-2018, vurdere bruk av IT til å effektivisere tjenester og prosesser på tvers av kommunens sektorer 2014-2016 2014-2015 2015 -> 4 Gjenbruk Etablering av flere felleskomponenter og IT-tjenester 2015 -> 5 Konsolidering Konsolidering av IT i kommunen komponenter, tjenester og metodikk blir integrert i en helhetlig «hybridmodell» (se program «Forutsigbar IT» 2016-2017 5.4 Strategisk program #4: Forutsigbar IT Begrunnelse/beskrivelse Stabil drift og tjenesteleveranse er en forutsetning for å lykkes med de andre strategiske programmene. Digitalisering og mer effektiv tjenesteleveranse krever en robust infrastruktur, effektiv utvikling og implementering av nye løsninger, effektive leveranseprosesser og en servicekultur preget av leveransefokus og 100 % ansvar i alle ledd. Programmet eies av IT-sjefen. Status i dag Til dels store utfordringer med IT-stabiliteten Foreløpig benyttes en utdatert plattform, men ny plattformer i anmarsj Selv om ny organisering er på plass, er IT-enheten fremdeles preget av mangel på ressurser, for mye brannslukking, lite proaktivitet og ennå for dårlig samhandling Det mangler gode verktøy for å automatisere driftsprosesser En brukerundersøkelse gjennomført vinteren 2014 viser at IT-enheten har en total score på 3,7 innenfor en skal 1-5. Ambisjon IT-enheten skal innen 2016 score minimum 4 på en skala fra 1-5 i tillit hos kommunens sektorer. Innen 2018 skal scoren ligge på minimum 4,5. Målbilde Tilnærmet ingen uplanlagte driftbrudd Forutsigbar oppetid, i henhold til avtale Robust og endringsdyktig infrastruktur med gode rutiner for endringer Grønn IT realisert gjennom moderne maskinpark og smidigere utskriftsløsning God samhandling i en kultur preget av service, leveransefokus og 100 % ansvar 2014-11-23 Side 17 av 21
Gevinster Redusert tapt arbeidstid forårsaket av uforutsett bortfall av tjenester Enklere og raskere innfasing av nye løsninger En «hybridmodell» som kan gi en optimal miks av egenleveranser, outsourcing og skybaserte tjenester En privat sky som konsoliderer tjenester, sikrer data, gjør utrulling og drift mer fleksibel og som hjelper oss å realisere Grønn IT samtidig som vi tilrettelegger for både outsourcing og kjøp av eksterne skytjenester. Bedre energioptimalisering og varmegjenvinning i datasentre Hybridmodell Bærum kommune ønsker å utvikle, organisere og drifte IT på det vis som gir best mulig totaløkonomi, kostnadseffektivitet, tjenestekvalitet og risiko. Kommunen skal ha et aktivt forhold til outsourcing innen IT. Målsettingen frem til 2016 er etablering av en «hybridmodell» som gir den optimale miksen av egenleveranser, outsourcing og kjøp av skybaserte tjenester. Outsourcing av IT betyr at IT-tjenester leveres av en ekstern leverandør fra selve IT-løsningene til forvaltning, drift og support med tilhørende prosesser. Dette kunne for eksempel innebære at driften av infrastruktur, klienter eller andre deler av det IT-enheten i dag leverer, blir tatt over av en ekstern leverandør. Å anskaffe eksterne skybaserte tjenester betyr kjøp av enkelttjenester som er ferdig levert, forvaltet og driftet via internett. Dette kunne for eksempel være innebære at IT-avdelingen kan tilby en Wikipedialøsning som kunnskapsbase for hele kommunen via en slik skyløsning. Prosjekter 1 Plattformløftet Løfte IT i kommunen til en moderne, stabil plattform. 2014 2 Infrastruktur- Stabilisere og modernisere infrastrukturen og løfte ITinfrastrukturen 2014-2016 løftet til å favne en «hybridmodell» med en god mix av egne løsninger, outsourcing og skybaserte tjenester (inkludert å bygge en privat sky) 3 Tjenesteløftet Løfte IT-enheten til et tydelig service- fokus, 100 % ansvar 2014-2015 for alle leveranser og med gode ITIL-prosesser som sikrer samhandling. Tjenestene beskrives og bestilles fra en tjenestekatalog og forankres i avtaler (SLA-er) 4 Forvaltningsplan Sikre en god forvaltningsplan og sørge for at denne følges. 2014 -> 2014-11-23 Side 18 av 21
6. TEMAÅR Det legges opp til «temaår» som gir et tydelig fokus for hvert år i strategiperioden, Hvert år representerer et løft. De strategiske programmene som skal gi dette løftet vil kreve endringer. Endringene vil kreve at både IT-enheten og sektorene må bevege seg utenfor sine komfortsoner. I hele strategiperioden vil det jobbes målrettet for å tilpasse kommunens tjenester til interessentenes krav, ønsker og forventninger IT slik brukerne vil ha det, og understøtte prioriterte sektorinitiativ. Inneværende år og inn i 2015 vil være preget av å betale tilbake den teknologiske «gjelden» kommunen har opparbeidet de senere årene og å lukke mye av de utfordringene BCG-rapporten peker på som rammer IT-stabiliteten (se Vedlegg A). Fokuset vil være å stabilisere IT-tjenestene. Infrastrukturen og andre deler av teknologien løftes. Det vil bli tydeligere leveranseansvar innen IT-enheten. Samhandlingen internt og ut mot enhetene og interessentene styrkes. Arbeidet med å stabilisere IT vil naturligvis ikke stoppe etter 2015, men i inneværende og neste år vil hovedfokuset være på stabilisering. For 2016 blir fokuset spisset mot digitalisering og Innovasjon. Vi vil digitalisere stadig flere av kommunens tjenester og inspirere til en god innovasjonsprosess. Arbeidet vil fortsette frem til BK kan ansees som «Selvbetjeningkommunen» i 2019. Gevinstrealiseringen fra stabilisering, digitalisering, innovasjon og effektivisering av tjenester, vil gi ennå tydeligere effekt i 2017. Selv om gevinstrealiseringen vil være temaet for 2017, så vil fokuset på gevinstrealisering stå sentralt i alt vi gjør i hele strategiperioden. Med flere år med målrettet arbeid og stabile, effektive IT-tjenester, kan Bærum bli en bidragsyter i kommunenorge. De to siste årene i strategiperioden gir en pekepinn for hva som bør være fokus selv etter den neste strategirevisjonen i 2018. Året 2019 kan markere Bærum som en «selvbetjeningskommune», mens 2020 skal være tydelig preget av innovasjonskulturen som målbæres i kommunens innovasjonsstrategi. 2014-11-23 Side 19 av 21
7. ORGANISASJONSUTVIKLING Bærum kommune vil måtte spare betydelige summer i årene som kommer. Kommunen må frigjøre midler til å møte fremtidens utfordringer med vekst i innbyggertall og tilhørende investeringsbehov, samt økte pensjonskostnader. I tillegg blir de økonomiske rammene strammere. Samtidig skal tjenesteleveransene ut mot innbyggere, næringsliv og organisasjoner videreutvikles. Dette krever en betydelig endringsreise og nye arbeidsmåter. Informasjonsteknologi er et virkemiddel som sammen med organisasjonsutvikling bidrar til å realisere kommunens mål. Erfaring viser at all ny IT innebærer behov for organisasjonsutvikling, samtidig som organisasjonsutvikling i dag sjelden gjennomføres uten konsekvenser for IT. Bærum står overfor en utviklingsprosess som er avhengig av at IT-enheten bidrar med løsninger som gjør det mulig for kommunen å jobbe mer smidig og effektivt. IT skal bidra til å automatisere prosesser og gjøre manuelle operasjoner overflødig slik at kommunens ansatte kan bruke mer tid på tjenesteleveranser til innbyggere, næringsliv og organisasjoner. Dette fordrer imidlertid langt mer enn innsats på IT-området. Vellykket innføring av IT krever minst like mye på organisasjonssiden, som til teknisk utvikling. Endringsledelse i form av tilpasning av organisasjonsstrukturer, arbeidsprosesser, informasjonsflyt og ikke minst kompetanseutvikling er kritiske innsatsfaktorer ved innføring av ny teknologi. 8. SIKKERHET OG PERSONVERN Bærum kommune forvalter informasjon av alle slag på vegne av innbyggerne i kommunen. Mye av denne informasjonen faller inn under det som defineres som sensitive personopplysninger i Personopplysningsloven 2. Denne informasjonen må beskyttes nøye. For å klare det må vi til enhver tid ha oversikt over hvilke data vi forvalter, og hvilke systemer og personer som har tilgang til disse. Vi må sikre at alle lover og forskrifter som gjelder for informasjonssikkerhet for kommunesektoren følges. Kommunen har et Personvernombud som er rådgiver for kommunens ledelse og ansatte, samt kommunens innbyggere, i personvernspørsmål. Det er etablert et styringsdokument for Informasjonssikkerhet som kommunen skal jobbe etter. Denne legger føringer for hvordan kommunen skal arbeide med personvern og informasjonssikkerhet. Dokumentet vil ajourføres og inngå i kommunens fremtidige samlede styringssystem for IT. For virksomhetskritiske og prioriterte ITprosjekter, vil det bli gjennomført risiko og sårbarhetsanalyser slik at eventuelle avvik kan lukkes før idriftssettelse. Kommunens totale tjenesteproduksjon er i økende grad avhengig av IT og utsettes hyppigere for uønskede hendelser, både tilfeldige og overlagte. Det er kritisk for kommunen å identifisere, sikre og inkludere relevant IT-infrastruktur i planlegging og implementering av et systematisk arbeid med kriseog beredskapsarbeid. I tillegg må kommunen beskytte seg mot at utenforstående bryter seg inn i kommunens IT-systemer enten for å gjøre skade, eller for å tilegne seg opplysninger om enkeltmennesker eller aktiviteter som er av fortrolig karakter. IT-sikkerhet og sårbarhetsvurderinger er derfor en sentral del av både styring, utvikling og IT-drift. 2014-11-23 Side 20 av 21
9. RISIKOVURDERINGER Det finnes også noen klart definerte risikoer ved dagens status som vil kunne påvirke vår evne til å gjennomføre IT-strategien: Manglende reell aksept for IT-strategien Ingen god styringsmodell IT-enheten kommer sent inn i beslutninger som berører informasjonsteknologi Manglende kompetanse tilgjengelig til å gjennomføre IT-strategien Manglende samhandling mellom IT-enheten og sektorene Knapphet på IT-ressurser Manglende investeringsmidler til strategiske tiltak Disse risikoene plasseres i en risikomatrise som viser sannsynlighet og konsekvens slik situasjonen er pt dersom tiltak ikke iverksettes. Disse risikoene er allerede adressert i forbindelse med arbeidet med denne strategien, og skal håndteres i det videre arbeidet med styringsmodell, handlingsplan og den løpende porteføljestyringen i Bærum kommune. Ut over disse overordnede risikoene finnes det flere sett med mer spesifikke risikoer som vil identifiseres og behandles innenfor hvert enkelt program og prosjekt. --- o O o --- IT-sikkerhetsstrategi. Dette området utdypes derfor ikke ytterligere i denne strategien. 2014-11-23 Side 21 av 21