SIKKERHET Sikkerhet er et omfattende, men stadig viktigere område i norsk arbeidsliv. Innenfor både privat og offentlig virksomhet er hver enkelt ansatt nødt til å forholde seg til sikkerhet på arbeidsplassen. Temaet om sikkerhet setter fokus på hvordan man skal forebygge og helst eliminere uønskede handlinger som kan utgjøre en trussel mot de ansatte. livet til alle menneskene knyttet til virksomheten helse og trivsel til alt personell miljøet rundt oss materielle verdier i virksomheten omdømme til virksomheten Det finnes derfor et lovverk somskal gjelde for alle i arbeidslivet. Dette har som målsetting å sikre alle ansatte mot fysiske og psykiske skader. Det ligger derfor et stort ansvar på den enkelte virksomhet å etterleve de lover og regler som finnes! Sikkerhet på arbeidsplassen handler i første rekke om følgende forhold: 1. Hva kan true sikkerheten på en arbeidsplass? 2. Hvordan identifisere truslene (de uønskede handlingene?) 3. Internkontroll, kvalitetssikring og H-M-S 4. Kvalitetssikring av verdikjeden. 5. Yte førstehjelp i ulike situasjoner. 6. Behandling og oppbevaring av kontanter og verdisaker samt sikring av data, dokumenter og informasjon. 7. Rutiner/beredskapsplaner for ansatte i en krisesituasjon.
Internkontroll og HMS Mål: Målet med denne leksjonen er at du skal kunne: lage et system for internkontroll og annet HMS-arbeid ut fra gjeldende regelverk til bruk i små virksomheter Internkontrollen er den kontroll og rapportering bedriftene selv utfører internt i bedriften for å kvalitetssikre HMS-arbeidet. Derfor er kartlegging av trusler mot sikkerheten (uønskede hendelser), deretter utvikling og etterlevelse av gode rutiner, prosesser og retningslinjer (alle tiltak) en viktig del av internkontrollsystemet. Kvalitetssikring og internkontroll (Dekker også bruk av aktuelle lover, forskrifter og standarder) Kvalitet er levering i henhold til avtalt spesifikasjon. Kvaliteten er tilfredsstillende når kundens opplevelser er større enn kundens forventninger. Kvalitetsutfordringene er forskjellige i servicesammenheng og produksjonssammenheng. For å opprettholde en jevn og god kvalitet til enhver tid må bedriften ha et kvalitetssystem. Det vil si at bedriften må være i stand til å kunne levere produkter og tjenester til markedet med rett standard, til rett tid, på rett sted og i riktig mengde. Et kvalitetssystem (for eksempel ISO 9002) består av 4 deler: Styrende dokumentasjon Organisasjonsplan, ansvars- og myndighetsplan, beskrivelse av alle prosesser i verdiskapingen dette inngår i bedriftens kvalitetshåndbok.
Opplæring Det er en selvfølge at medarbeiderne får tilstrekkelig opplæring til å kunne gjøre jobbene sine slik dokumentasjonen forutsetter dette inngår i bedriftens arbeidsbeskrivelser. Avviksbehandling Det må foreligge rutiner/regler for hvordan man skal håndtere feil/avvik. Alle feil registreres og tiltak skal gjennomføres for å rette opp feil og hindre at slike feil oppstår i fremtiden. Oppfølging og revisjon Et kvalitetssystem krever løpende oppfølging og kontroll. Daglig kontroll Videre kontroll Siste kontroll gjennomføres av medarbeidere med et lederansvar. utføres av bedriftens egne revisjonsaktiviteter. utføres av utenforstående revisjon (sertifiseringsorgan). ISO-standarden med 9000-serien (International Standardization Organisation) er den mest kjente standarden for kvalitetssystemer. Internkontroll HMS (Helse, miljø og sikkerhet) er en kvalitetssikring av arbeidsmiljøet (Forskrift om Internkontroll av 22. mars 1991 revidert 1997). Forskrift om internkontroll krever at at bedriften selv må sørge for å etterleve bestemmelsene i de lovene som gjelder helse, miljø og sikkerhet. Internkontroll innebærer at bedriften skal: Sørge for at HMS-lovene og -forskriftene som gjelder for bedriften er tilgjengelige og ha oversikt over de kravene som er spesielt viktige for bedriften (f.eks. dagligvarebutikk): o Lov av 1932 om kvalitetskontroll med landbruksvarer o Lov av 1933 om tilsyn med næringsmidler o Lov av 1957 om slakterier, kjøttindustri og offentlig kjøttkontroll o Lov av 1959 om kvalitetskontroll med fisk og fiskevarer o Arbeidsmiljøloven o Brannvernloven o Bannfarlighetsloven
o o o o o Lov om tilsyn med elektriske anlegg og utstyr Forurensingsloven Lov om eksplosive varer Produktkontrolloven Sivilforsvarsloven Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter i det systematiske HMS-arbeidet. Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring blir utnyttet. Fastsette mål for HMS disse må dokumenteres skriftlig. Ha oversikt over bedriftens organisasjon og hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for HMS-arbeidet er fordelt må dokumenteres skriftlig. Kartlegge farer og problemer for derved å kunne vurdere risiko og utarbeide planer og tiltak for å redusere risikoforhold må dokumenteres skriftlig. Sette i verk rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i HMS-lovgivningen må dokumenteres skriftlig. Foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som fastsatt må dokumenteres skriftlig. Dialog om disse forholdene skjer i bedriftens arbeidsmiljøutvalg (AMU). Internkontrollhåndboken skal sikre kvaliteten i rutinene for gjennomføringen av bedriftens arbeidsoppgaver, det være seg: Personalutvikling Arbeidsomgivelser Bedriftshelsetjenesten etc. Forebygging og vern av arbeidsplassen Som nevnt innledningsvis er det arbeidsmiljøloven, som ivaretar sikkerheten på arbeidsplassen. Det står klart at arbeidsplassen må innrettes slik at den ikke utsetter arbeidstakerne for fysiske og psykiske skadevirkninger Med fysiske skadevirkninger menes at bedriften må verne de ansatte så godt som mulig m.h.t. ulykker i form av f.eks. støy, farlige gasser, maskiner osv
Fysiske arbeidsforhold omtales primært i: Kap II: Kap IV: Krav til arbeidsmiljøet. Ansvar for produsenter, leverandører m.v. Kap V: Forhold som krever arbeidstilsynets samtykke. Kap VI: Omhandler bedriftens plikt til å registrere arbeidsulykker og yrkessykdommer. Psykososiale arbeidsmiljø: Det psykososiale arbeidsmiljø vil si forhold som går på trivsel, at man har en trygg arbeidsplass via oppsigelsesvern, rett til permisjoner i forbindelse med fødsel o.l. og til at det er regler for mobbing/trakassering. De kapitlene som ivaretar det psykososiale arbeidsmiljøet er primært: Kap VIII: Kap IX: Rett til fri fra arbeidet Arbeid av barn og ungdom Kap X: Arbeidstid Kap XI: Kap XI A: KapXII: Kap XII A: Utbetaling av lønn og feriepenger Tilsetting Oppsigelse og avskjed m.m. Rettigheter ved overdragelse Hvem er ansvarlig for arbeidsmiljøet/hms arbeidet i en bedrift? Følgende kapitler i arbeidsmiljøloven omhandler dette: Kap III: Kap VII: Kap XIII: Arbeidsgiverens og arbeidstakerens plikter Verneombud, Arbeidsmiljøutvalg, verne- og helsepersonale Arbeidstilsynet
Dessuten bør bedriften utarbeide kriseplaner eller klare rutiner for hvordan de skal håndtere ulike hendelser av betydning for arbeidsmiljøet. Eks på kriseplaner kan f.eks være hvordan skal vi ta vare på ansatte som har vært utsatt for ran, opptreden ved brann og andre ulykker, hvordan hjelpe personer som blir oppsagt, hva gjør man i forbindelse med sykdom/dødsfall blant de ansatte osv. En annen forskrift som også tar for seg HMS arbeidet i en bedrift er internkontrollforskriften. Intern kontrollforskriften pålegger bedriften å drive regelmessig HMS arbeid. I hovedsak går det ut på å jobbe seg gjennom følgende faser: Igangsetting av HMS arbeid Kartlegging av HMS på bedriften bl.a. via internkontrollrunder Planlegge HMS og prioritere tiltak på bakgrunn av kartleggingsarbeidet/internkontrollrundene Det er stort sett det fysiske arbeidsmiljøet som blir kartlagt via internkontrollrunder. Det psykososiale arbeidsmiljøet er det langt verre å kartlegge. Men en så enkel sak som å se på sykefraværet kan gi en indikasjon på at alt ikke er som det skal. Videre kan medarbeidersamtaler og andre undersøkelser gi svar på hva den enkelte arbeidstaker synes om det psykososiale arbeidsmiljøet. På denne siden finner du også mye om sikkerhet på arbeidsplassen, hvilke regler som gjelder og hvordan du kan forebygge. Det er også en kjensgjerning at det er en del personer i Norge, som har problemer i forbindelse med alkohol og narkotikamisbruk. Arbeidslivet har tatt disse problemene på alvor. På flere arbeidsplasser er derfor opprettet en egen AKAN-kontakt, som har til oppgave å jobbe primært forebyggende med alkohol og narkotikaproblemer på arbeidsplassen. IKT er forkortelse for Informasjons- og KommunikasjonsTeknologi IKT-verktøy vil i denne sammenheng kunne være f.eks: Maskinvare (PC`er med tilhørende utstyr) Plattform som benyttes (F.eks Windows eller Mac) Nettverk og nettverksservere Ulike programvare som benyttes til ulike arbeidsoppgaver
Telefonsystemer Faks Sikkerhetsverktøy Disse verktøyene skal hjelpe oss med å samle inn, oppbevare og bearbeide informasjon. Det er derfor viktig å beskytte den informasjon som er lagret og det utstyret som skal lagre informasjonen. For å kartlegge hva som kan true både det fysiske utstyret og det som ligger lagret gjennomfører vi en risikoanalyse av IKT-verktøyet. Deretter utarbeides tiltak for å hindre og forebygge for de uønskede hendelsene. For å kartlegge hva som kan true både det fysiske utstyret og det som ligger lagret gjennomfører vi en risikoanalyse av IKT-verktøyet. Deretter utarbeides tiltak for å hindre og forebygge for de uønskede hendelsene. Som kontormedarbeider vil du utføre mange arbeidsoppgaver med ulike digitale redskaper. De mest kjente programmene som blir benyttet er : Word, tekstbehandling Powerpoint Excel, regneark Databaser Kalender e-mail Uansett hvilke systemer som blir brukt og hvilke arbeidsoppgaver som utføres, er målsettingen hele tiden å få tilfredse kunder ved å imøtekomme de forventninger og krav som blir stilt. Utviklingen av nye digitale redskaper skjer raskt. En tydelig tendens er at bedriftene stadig oftere bytter ut gammelt IKT utstyr. Levetiden blir stadig kortere. Hjemmeside (Webside) De aller fleste bedrifter har egen hjemmeside. Den skal fungere som informasjonskilde for andre bedrifter eller privatpersoner som ønsker å komme i kontakt med bedriften. På hjemmesiden legges ofte nyheter og øvrig informasjon ut. På denne måten kan bedriften kommunisere effektivt med både gamle og nye kunder. Mange bedrifter oppretter egen nettbutikk på hjemmesiden. Bruk av netthandel har i de senere årene eksplodert. Nettbutikken opererer i det som kalles sanntid, dvs at ordren blir mottatt like raskt hvor du måtte bo. Deretter blir produktene tilsendt kunden. Betaling foregår som oftest på forskudd ved bestilling. Dette for å sikre seg betaling fra kunden.
Mål: Du skal etter denne leksjonen kunne bruke relevant regelverk og opptre i samsvar med etiske retningslinjer for gjennomføring av sikkerhetsarbeidet i virksomheter Her følger en oversikt over de viktigste lover og regler for sikkerhetsarbeidet i virksomheter. Lov / Forskrift Arbeidsmiljøloven (AML) Hovedinnhold lovens målsetting er å ivareta arbeidstakeres helse, miljø og sikkerhet. Det betyr å sikre: et arbeidsmiljø som gir arbeidstakere full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger. trygge tilsettingsforhold og en meningsfull arbeidssituasjon et grunnlag for at virksomheter selv kan løse sine arbeidsmiljøproblemer i samarbeid med arbeidslivets organisasjoner Internkontrollforskriften Forskriften pålegger alle virksomheter å drive HMS arbeid. Hvordan dette skal gjøres er opp til virksomhetene selv, men det skal kartlegges risiko (uønskede handlinger) iverksettes tiltak regelmessig kontroll med eventuelle avviksrapporter (vernerunder) Personopplysningsloven Brannvernloven Lov om tilsyn av elektriske anlegg og utstyr Matloven (Næringsmiddelloven) lovens målsetting er å hindre at personopplysninger blir misbrukt eller kommer på avveie. Datatilsynet er kontrollorganet til denne loven. formålet er å sikre verdier (mennesker, dyr og materiell) mot brann, og begrense skadevirkningene i branntilfeller. Denne loven sier noe om at elektriske anlegg skal utføres, drives og vedlikeholdes slik at de ikke utgjør fare for liv, helse og meterielle verdier. Formålet er: å forebygge tilvirkning og frambud av helseskadelige næringsmidler å sikre renslighet og forhold som er tilfredstillende i hygienisk henseende å angi hvorledes varene skal være tilvirket, hva de må inneholde, hvilke krav de skal tilfredsstille for at de kan selges å forebygge uriktige forestillinger om varenes opprinnelse, beskaffenhet, art, mengde, sammensetning eller andre
forhold av betydning. Produktkontrolloven Formålet er å forebygge at produkt medfører helseskade eller miljøforstyrrelse. Loven skal dessuten forebygge at forbrukertjenester medfører helseskade. Oppgave lover & regler Hvilke av disse lovene bør du kunne når du jobber i servicebransjen? Relevant/ Ikke relevant Arbeidsmiljøloven Brann- og eksplosjonsvernloven Ferieloven Personopplysningsloven Forskrift om arbeid ved dataskjerm Internkontrollforskriften Regnskapsloven Pristiltaksloven Foretaksregisterloven Aksjeloven Kommuneloven Vergemålsloven
Beredskapsplaner Mål: Du skal etter denne leksjonen kunne lage beredskapsplaner virksomhet Med beredskapsplaner mener vi de tiltakene som iverksettes for fore uønskede handlinger, samt de retningslinjene/planene vi utarbeider alle ansatte i for å mestre en uønsket handling hvis den oppstår. Dette kan for eksempel være ved brann, ran, strømbrudd og terrortru (kjøpesenter, hotell, museer, arrangementer). En beredskapsplan for denne type uønskede handlinger skal inneholde HVEM GJØR H OG HVORDAN. Denne skal gjelde alle som kan bli involvert og det er derfor viktig at al besøkende, innleide og andre har god kjennskap til beredskapsplanens innhold. Mål: Du skal etter denne leksjonen kunne behandle og kvalitetssikre personalopplysninger i henhold til regelverket Det er et strengt regelverk (Personopplysningsloven) som vi må forholde oss til når det gjelder registrering, oppbevaring og informasjon knyttet til personer. Hvem og hvordan man kan benytte i et personregister finnes det regler for. Vi skiller her mellom personopplysninger og sensitive personopplysninger! Personopplysninger (opplysninger som kan knyttes til en person): Navn og adresse Telefonnummer personnummer Grunnkrav til behandling av personopplysninger: Brukes til et spesielt formål
Ikke brukes senere til andre formål Være tilstrekkelig og relevante for formålet Være riktige Ikke lagres lengre enn nødvendig Sensitive personopplysninger: Rase eller etnisk bakgrunn Politisk, filosofisk eller religiøs bakgrunn Mistenkt eller dømt for en straffbar handling Helseforhold Seksuelle forhold Medlemskap i fagforeninger Det kreves (med få unntak) konsesjon for å kunne oppbevare og behandle sensitive personopplysninger! Det betyr at man må ha spesiell tillatelse fra Datatilsynet. Hvis det benyttes elektroniske registre skal det meldes fra spesielt til Datatilsynet. Alle har innsynsrett. Det betyr at alle har rett til å se hvilke opplysninger som er lagret eller bearbeidet om en selv. De som lagrer slike opplysninger har dessuten til en viss grad plikt til å informere. Vi har rett til å kreve at uriktige opplysninger blir rettet, og unødvendige blir slettet. SIKKERHET GJENNOM VERDIKJEDEN Verdikjeden beskriver de prosessene som finner sted ved driften. Det skjer en verdiøkning på varene fra de ankommer bedriften til varen er solgt og tatt i bruk av kunden. Det skjer en form for produksjon og tjenesteyting i bedriften som har verdi for kunden. Verdikjedeanalyse gjennomføres for å finne konkurransefordeler i de strategiske områdene i prosessene ved vareproduksjon og tjenesteyting. KVALITETSSIKRING AV VERDIKJEDEN I en tradisjonell butikk ligger utfordringen i at man fremskaffer rett vare til rett tid, i riktig mengde og til en riktig pris. Når det gjelder butikkenes kvalitetssikring av egen verdikjede så vil det i praksis si at man må skjerpe arbeidet med å utvikle og etterleve gode rutiner for de ulike arbeidsoppgavene som skal utføres i butikken. Det gjelder rutiner for: Produksjon i ferskvareavdelinger Innkjøp
Kontroll av inngående varer Varebehandling Vareutstilling/varepresentasjon Orden og renhold i salgslokalet, utstillingsvinduer, montre og disker Riktig kundebehandling og veiledning Behandling av klager og reklamasjoner Salg i butikk Ekspedisjon av skriftlig ordre Telefonekspedering Kontant- og kredittsalg Prosedyrer ved butikktyveri Profilering Salgsplanlegging Kampanjer Annonsering Kasserutiner Svinn Personalbehandling (se modell) HMS/Internkontroll Eksempel Når en varehandelsbedrift tilbyr et produkt og lover at kvaliteten er god, må den holde dette løftet. Hver gang butikken selger dette produktet må det holde kvalitetsnivået ikke annenhver gang eller en gang iblant. Butikken må sørge for opplæring og klare rutiner. Produkter må utformes etter samme mal/oppskrift hver gang, uansett hvem som gjør jobben hvis ikke blir kunden misfornøyd. Hvor i verdikjeden er det etter din mening viktigst å ha gode rutiner? Og hvorfor? VERDIKJEDEN Innledning Kvalitetssikring av eget handels og tjenestetilbud vil i praksis si å skjerpe arbeidet med å utvikle og etterleve gode rutiner for de ulike arbeidsoppgavene som skal utføres i bedriften I en tradisjonell butikk ligger utfordringen i at man fremskaffer rett vare til rett tid, i riktig mengde og til en riktig pris. Butikker og kjeder utarbeider håndbøker som beskriver alle nødvendige arbeidsoppgaver gjennom detaljerte arbeidsrutiner. Det betyr at de ansatte må forholde seg til klare rutiner for hvordan de ulike arbeidsoppgavene skal utføres. Det er viktig at butikken sikrer at de ansatte har den nødvendige kompetanse for å kunne utføre disse rutinene på ønsket måte. Det gjelder rutiner for:
Produksjon i ferskvareavdelinger Innkjøp Kontroll av inngående varer Varebehandling Vareutstilling/varepresentasjon Orden og renhold i salgslokalet, utstillingsvinduer, montre og disker Riktig kundebehandling og veiledning Behandling av klager og reklamasjoner Salg i butikk Ekspedisjon av skriftlig ordre Telefonekspedering Kontant og kredittsalg Prosedyrer ved butikktyveri Profilering Salgsplanlegging Kampanjer Annonsering Kasserutiner Svinn Personalbehandling (se modell) HMS/Internkontroll Eksempel Når en varehandelsbedrift tilbyr et produkt og lover at kvaliteten er god, må den holde dette løftet. Hver gang butikken selger dette produktet må det holde kvalitetsnivået ikke annenhver gang eller en gang iblant. Butikken må sørge for opplæring og klare rutiner. Produkter må utformes etter samme mal/oppskrift hver gang, uansett hvem som gjør jobben hvis ikke blir kunden misfornøyd. Det er mange kvalitetselementer forbundet med kjøttdisken i en dagligvareforretning kjøttets kvalitet, tilberedningen, innpakningen og rengjøringen. Det er viktig at alle som jobber med dette gjør det som den avdelingsansvarlige har fastsatt som norm for kjøtt tilberedt i butikken. Arbeidet med kjøttet må gjøres likt hver gang for å holde like god kvalitet. Det er kundene som vurderer kvaliteten på butikkens produkter, og butikken må gjennomføre regelmessige kundeundersøkelser for å sikre seg kunnskap om graden av kundetilfredshet til enhver tid. Dersom undersøkelsene viser stor svarvariasjon, er det grunn til å tro at kvaliteten på produktene varierer i forhold til de mål butikken har satt seg. Avdelingen må da stille seg følgende spørsmål: Hva er det som er galt? Finne årsakene. Hvilke forbedringer må gjøres?
Hvordan kan vi skjerpe kvalitetskontrollen? Butikken må innføre rutinemessig kontroll av sine rutiner. Avdelingene må ha et avvikssystem som innbefatter loggføring og granskingslister som gjør det mulig å finne fram til årsaksforhold. Disse avdelingsinformasjonene rapporteres og blir gjenstand for drøftinger på regelmessige interne møter hvor de sjekkes opp mot avdelingenes fastsatte mål. Utfordringen ligger altså i hvordan man ønsker å kvalitetssikre den interne tjenesteproduksjon og tjenesteleveranse i bedriften ledelsens første arbeidsoppgave blir en gjennomgang av de verdiøkende tjenestene (VØT) i verdikjeden. Mange av rutinene kan kvalitetssikres ved at bedriften inngår og utformer avtaler med underleverandører eller samarbeidspartnere som sikrer kvaliteten og som medfører sanksjoner dersom rutinene ikke følges opp. Kvalifisering av partnere gjennom avtaler blir stadig viktigere innen mange områder, for eksempel vareleveranser, butikkdata, renhold, budtjenester og personalopplæring. Sikkerhetsanalyse Bedriftens internkontrollsystem omfatter alt arbeid forbundet med sikkerhetsanalyse inkludert risikoanalyse. Risikoanalysens mål er å finne fram til en bestemt risiko for at noe kan inntreffe og konsekvensene dersom dette skjer. Sikkerhetsanalysens mål er komme fram til tiltak som kan dempe eller eliminere risikoen for at noe kan inntreffe og eventuelle konsekvenser forbundet med dette. Sikkerhetsanalysen gjennomføres i tråd med 11 i forskrifter om internkontroll, og måten dette gjøres på blir tilpasset hver enkelt bedrift og bransje. Internkontrollhåndboka beskriver hvordan de aktuelle tiltakene skal utformes og settes i system. Internkontrollsystem
Sikkerhetsanalyse Risikoanalyse Hva er en risikoanalyse? Risikoanalyse Det er en metode for å fastslå risiko. Den beskriver den faktiske situasjonen som virksomheten senere skal basere sine sikkerhetstiltak på og tilrettelegge sitt sikkerhetsarbeid opp imot. Slike analyser bør foretas med jevne mellomrom. Mål for en begrenset sikkerhetsanalyse? Sikkerhetsarbeidets høyeste målsetning er innenfor lønnsomme rammer å redusere tap (skader) til et minimum. Det er derfor viktig å identifisere, vurdere og redusere disse risikoene. Til dette kompliserte arbeidet anvender man følgende verktøyrisikoanalysen NS 5814. En risikoanalyse (grovanalyse) etter NS 5814 består av 5 faser: 1. Beskrivelse av analyseobjektet 2. Beskrivelse av uønskede handlinger 3. Årsaksanalyse 4. Konsekvensanalyse 5. Presentasjon av risiko 1. Beskrivelse av analyseobjektet Detaljert beskrivelse av alle geografiske, tekniske, miljømessige, organisatoriske, driftsmessige og menneskelige forhold ved den aktuelle virksomheten eller del av virksomheten. Alle forhold som har betydning for sikkerheten skal beskrives inngående, og det skal fremgå klart hvilke begrensninger og forutsetninger analysen bygger på.
2. BESKRIVELSE AV UØNSKEDE HANDLINGER Her ønsker man kartlegging eller identifisering av hva som kan tenkes å inntreffe av slike hendelser man lager en liste. Hendelsene deles inn i 2 grupper: De tilsiktede uønskede hendelsene/handlingene (bevisste handlinger kriminalitet). De utilsiktede uønskede hendelsene/handlingene (ingen bevisst handling tilfeldigheter, hendelige uhell og uaktsomhet). Sannsynlighetsgradering Frekvens Lite sannsynlig Sannsynlig Svært sannsynlig Inntreffer mindre enn en gang pr. år Inntreffer minst en gang pr. år Inntreffer mer enn en gang pr. år 3. ÅRSAKSANALYSE Beskrive hvilke årsakskjeder som kan føre fram til de uønskede handlingene: Det er viktig å gå så langt tilbake i transaksjonskjeden at man kan forandre på valg man gjør eller legge inn nye rutiner. Bestemme sannsynligheten for at de uønskede hendelsene inntreffer og bestemme oss/ anslåhvor mange ganger vi tror at hendelsene vil inntreffe pr. år (frekvens). Her bruker vi statistisk materiale + antagelser om fremtiden og de forbyggende tiltak som allerede er satt i verk. 4. KONSEKVENSANALYSE Man bør skille mellom personskade, miljøskade og økonomiske tap, og man angir alvorlighetsgraden av følgene etter hver uønsket hendelse.
Konsekvensgradering Personskade Miljøskade Økonomisk tap Liten konsekvens Ingen Liten Inntil kr 10 000 Middels konsekvens Liten Betydelig Over kr 10 000 Høy konsekvens Stor tap av liv Omfattende Over kr 100 000 Vi må vurdere konsekvenskjeden dvs. om hendelsen kan utvikle seg fra en relativt ubetydelig episode til en katastrofe. Her er det også viktig å skille mellom umiddelbare virkninger og virkning av mer langsiktig karakter (senskader). 5. PRESENTASJON AV RISIKO De vurderinger man har gjort for å bestemme konsekvens og sannsynlighet skal oppsummeres i risiko. Da er det hensiktsmessig å anvende et diagram som kalles risikomatrise. Konsekvens 1 2 3 Sannsynlighet 3 3 6 (Ran) 9 2 2 4 (Innbrudd) 6 (Vannlekkasje) 1 1 2 (Brann) 3 Nederste venstre del av matrisen gir lav risiko. Øverste høyre del av matrisen gir høy risiko.
Risikoanalysen skal utformes i en rapport som gir et bilde av hvilke uønskede hendelser som gir størst risikobidrag på de ulike områdene innenfor analyseobjektet, og en beskrivelse av de viktigste forholdene som påvirker disse hendelsene. Rapporten skal med utgangspunkt i risikoresultatene inneholde en prioritert liste over anbefalte tiltak som er risikoreduserende. Sikkerhetsanalyse Dette arbeidet omfatter oppfølging, vedlikehold og utvikling av sikkerhetsbeslutningene (kontroll). Kvalitetssikring av risikoanalysen innebærer først og fremst at den gjennomføres i samsvar med standarden (NS 5814) og mandatet fra oppdragsgiveren. Tillitsvalgte og verneombud bør delta i prosessen. Gjennom sikkerhetsanalysearbeidet blir bedriften mer bevisst når det gjelder farer og forebyggende tiltak som er aktuelle for ens eget nærområde (bransje og bedrift). Arbeidsgruppen skal gi anbefaling om de risikodempende tiltakene som naturlig følger av resultatet av analysen. Med sikkerhetsstyring menes alle systematiske tiltak en bedrift setter i verk for å oppnå og opprettholde et sikkerhetsnivå i overensstemmelse med de målene man har satt seg. Sikkerhetsstyring omfatter 3 hovedområder for innsats: 1.Sikkerhetsledelse 2.Sikkerhetstiltak 3.SikkerhetsforbedringSikkerhetsforbedring er en kontinuerlig prosess som alle ansatte bidrar til hver dag. Følgende tiltak er nyttige: Kampanjer med fokus på forbedring. Prosjektarbeid, målrettet gruppearbeid i problemløsningsgrupper, sikkerhetsgrupper og liknende. Internkontrollsystem Måten sikkerhetarbeidet gjøres på er beskrevet i bedriftens forskrifter om internkontroll. Internkontrollsystemet (ref. 11 Utforming av internkontrollsystemet) kan blant annet beskrive:
Virksomhetens mål for arbeidsmiljø og sikkerhet Virksomhetens organisasjon (ledelses og ansvarsforhold) Rutiner og prosedyrer for regelmessig kontroll av arbeids og sikkerhetsmiljøet Relevant informasjon i samsvar med aktuelle lover Hvordan rutinene forebygger HMS problemer Gjennomføring av nødvendige målinger og risikoanalyser Rutiner og prosedyrer for hva som skal gjøres, hvem som har ansvaret for å gjøre dette, hvordan det skal gjøres og hvem som skal informeres om resultatet. -Nødvendige skriftlige instrukser Nødvendig intern opplæring og informasjon Oppbevaring av dokumenter Behandling av avvik Iverksetting av korrigeringstiltak Oppdatering av det interne kontrollsystemet i bedriften