201100012-6 STYREPROTOKOLL Styremøte 25. mai 2011 DA, Trondheim Til stede: Styreleder Karl Arne Utgård Nestleder Helge Aarseth Styremedlem Anne Austbø Styremedlem Berit Brørby Styremedlem Ove Einar Engen Styremedlem Carl I. Hagen Styremedlem Kirsti Ramberg Styremedlem Magne Reiten Styremedlem Elisabeth Stenwig Til stede fra administrasjonen: Direktør Tor Langbach Nestleder/Avdelingsdirektør Willy Nesset Avdelingsdirektør Jann Ola Berget Avdelingsdirektør Solveig Moen Styresekretær Jenny Melum Domstoladministrasjonen, 7485 Trondheim. Besøksadresse: Dronningensgt. 2. Tlf. 73 56 70 00. Faks 73 56 70 01. Tlf. brukerstøtte 815 33140. E-post: postmottak@domstoladministrasjonen.no Organisasjonsnr. 984 195 796.
Styreprotokoll 25. mai 2011 Side 2 av 10 Sak 11/29 Godkjenning og underskriving av protokollen fra styremøtet 4. april 2011. 201100012-6 Protokollen fra styremøtet 4. april 2011 er godkjent ved sirkulasjon, og den ble underskrevet av de møtende. Sak 11/30 Direktøren orienterer Status i rekrutteringssituasjonen i jordskiftedomstolene Rekrutteringssvikten av dommere og domstolledere til jordskiftedomstolene er nå et faktum. Det er i løpet av våren 2011 lyst ut i alt 9 domstollederstillinger i jordskiftedomstolene. Innstillingsrådet har per dags dato foretatt innstilling til to av disse embetene. De øvrige embetene lyses ut på ny med henblikk på å få et bedre søkergrunnlag. Konsekvensene av Datalagringsdirektivet Direktør Tor Langbach orienterte om konsekvensene av innføring av et datalagringsdirektiv for domstolene. Domstolledermøtet/Dommermøtet/Markering DnD 100 år. Dommermøtet 2012 vil bli arrangert i Oslo 3.- 4. mai i forbindelse med markeringen av Den norske Dommerforenings 100-års jubileum. Valg av konferanse- og hotelltjenester er under arbeid. Situasjonen i Oslodomstolene Tor Langbach orienterte om arbeidet med Oslo-domstolene. Administrasjonen kjører nå en prosess for å se på best mulig domstolstruktur i Osloregionen. Vedtak for orienteringssakene: Til orientering. Sak 11/31 Styreleder orienterer Tidligere leder av European Networks of Councils for the Judiciary (ENCJ) Sir John Thomas deltar på domstolledermøte i Trondheim 27. og 27. mai. Årsmøtet i ENCJ holdes i 8.-10. juni. Det vil da bli gitt orientering om de rapportene som foreligger, og som er høyst aktuelle også for vårt land. Vedtak til orienteringssaken: Til orientering.
Styreprotokoll 25. mai 2011 Side 3 av 10 Sak 11/32 Domstollederfunksjon rettslig adgang til åremål? - drøftingssak På bakgrunn av vedlagte utredningsnotat av 17. mars 2011 bes styret om å drøfte hvorvidt man ønsker at Domstoladministrasjonen skal ta initiativ til en prosess med sikte på å etablere en åremålsordning for lederfunksjonene i lagmannsrettene og tingrettene. Styret bes videre om å drøfte hvordan en eventuell ordning bør utformes. Direktøren bes om å starte en prosess med sikte på å etablere en åremålsordning for lederfunksjonene i tingrettene og lagmannsrettene. Direktøren bes legge fram saken på ny i styrets septembermøte med utgangspunkt i styrets drøfting. Sak 11/33 Saksbehandlingsrutiner for Domstoladministrasjonen og Justisdepartementet i suspensjons- og avskjedssaker for dommere orienteringssak I forbindelse med Domstoladministrasjonens (DAs) behandling av personalsaker vedrørende dommere det siste året, har man sett behovet for mer avklarte roller og saksbehandlingsrutiner mellom DA og Justisdepartementet (JD). I møte initiert av DA og arrangert av JD den 21. mars 2011 ble man enige om saksbehandlingsrutiner som langt på vei avklarer de ulike aktørers rolle i suspensjons- og avskjedssaker, og samtidig sikrer best mulig saksutredning og tempo i saken og ivaretar den berørte dommers interesser. Saken tas til orientering.
Styreprotokoll 25. mai 2011 Side 4 av 10 Sak 11/34 Klage fra Håkon Henriksen over avslag på innsyn i notat vedrørende personalsak vedtakssak Domstoladministrasjonen mottok 17. april begjæring fra Håkon Henriksen om innsyn i et konkret notat i personalsak. Det ble gitt avslag på innsyn i dokumentet med begrunnelse om at opplysningene i dokumentet er underlagt taushetsplikt og at det gjelder personalforvaltningen. Henriksen har påklaget avslaget. Domstoladministrasjonen har vurdert både om det bør utvises meroffentlighet og om dokumentet kan utleveres i anonymisert form, mer er kommet til at det ikke er mulig. Klagen tas ikke til følge. Styret hadde klagen og dokumentene i saken for hånden. Sak 11/35 Endring av grenser mellom lagdømmer drøftingssak En justering av grensene mellom Borgarting og Eidsivating lagdømmer kan skje etter flere kriterier. Da Borgarting lagdømme ble opprettet, var det ut fra ønsket om mest mulig effektive domstoler. I tillegg var det et ønske om at det så langt som det var praktisk mulig skulle være en noenlunde ensartet størrelse på de to lagmannsrettene. Administrasjonen ønsker at styret tar opp de prinsipielle forhold som bør ligge til grunn for vurdering av den ideelle størrelse for en lagmannsrett. Blant de tema administrasjonen ønsker at styret drøfter er: Bør det arbeides videre med en grensejustering på nåværende tidspunkt, eller skal man vente til man bedre ser konturene av andre planlagte endringer av administrative grenser bedre? Er det en målsetting at lagmannsrettene bør være mer like størrelse enn det som er tilfelle i dag så langt dette er praktisk mulig? Bør det velges en løsning som gjennomføres fullt ut med en gang, eller kan det velges en løsning som gjennomføres i etapper dersom den valgte løsning krever nye lokaler? I hvilken grad er administrative grenser hos faste aktører, f eks påtalemyndigheten, bestemmende for valg av løsning?
Styreprotokoll 25. mai 2011 Side 5 av 10 Bør nåværende og framtidig struktur for jordskiftedomstolene i første instans tas med i vurderingen ved valg av alternativ? (jf forslag om sammenslåing av jordskifteoverrettene og lagmannsrettene i høring til ny jordskiftelov). Bør lagdømmer omfatte hele fylker så langt dette er mulig? Basert på disse drøftingene ber administrasjonen styret ta stilling til hvordan videre framdrift i denne saken bør være. Dersom styret mener man bør fortsette arbeide med saken, ber administrasjonen om en anbefaling av hvilke to alternativer som skal utredes videre. Til drøfting Styreleders kommunikasjon: Behandlingen i styret innebærer at administrasjonen går videre med arbeidet med å endre grensene. Det er lagt til grunn at dette er i samsvar med synspunktene fra så vel Borgarting som Eidsivating lagmannsrett. Noen stikkord om det videre arbeidet: - administrative grenser er ikke uten videre avgjørende; eksempelvis sammenheng med fylker eller områder for statsadvokatembeter - det må tas sikte på endringer som kan gjennomføres rimelig raskt - dette innebærer at administrasjonen først og fremst ser på hva som skal være ankedomstol for Asker og Bærum og Follo tingretter - det er ikke grunn til å avvente utfallet av arbeidet med framtidig struktur for førsteinstansdomstolene i Oslo-omådet - det er ikke grunn til å se saken i forhold til jordskiftedomstolene (herunder evt integrering av jordskifteoverrettene i lagmannsrettene) Sak 11/36 Jordskiftedommerfullmektiger - antall og fremtidig ansettelse vedtakssak Domstoladministrasjonen tar sikte på å øke antall jordskiftedommerfullmektiger i jordskiftedomstolene i forhold til i dag. Det
Styreprotokoll 25. mai 2011 Side 6 av 10 tas sikte på å ha jordskiftedommerfullmektiger over hele landet. Det bør ikke ansettes jordskiftedommerfullmektiger ved de aller minste domstolene. 1. Det bør ikke ansettes jordskiftedommerfullmektiger ved de aller minste jordskifterettene. 2. Det bør tilstrebes å øke antall jordskiftedommerfullmektiger i forhold til i dag, og DA vil arbeide for at andelen av jordskiftedommerfullmektiger skal være på minimum 10 % av totalt antall jordskiftedommerstillinger. Sak 11/37 Innkjøpsstrategi for DA og domstolene 2011-2014 vedtakssak Styret ble fremlagt innkjøpsstrategi for Domstoladministrasjonen og Domstolene i Norge. Denne skal gjelde for perioden 2011-2014. Innkjøpsstrategien er et forpliktende og styrende dokument som bidrar til at strategier, mål og tiltak blir realisert. Styret godkjenner Innkjøpsstrategi for DA og Domstolene i Norge 2011-2014 og ber om at strategien implementeres. Styret godkjenner Innkjøpsstrategi for DA og Domstolene i Norge 2011-2014 med én justering, og ber om at strategien implementeres. Sak 11/38 Økonomiplan for domstolene 2013 2016 - drøftingssak Økonomiplan for domstolene 2013-2016 er DAs forslag til økonomiske rammer for de alminnelige domstolene og jordskiftedomstolene for 2013, samt fremskriving av budsjettbehov for de fire påfølgende år. Spesielt er dokumentet en viktig premissleverandør for arbeidet med satsingsforslagene til Prop.1 S (2012-2013), dvs. statsbudsjettet for 2013. Styret forelegges forslag til økonomiplan for domstolene 2013-2016 til drøfting før planen sendes på høring til domstolene.
Styreprotokoll 25. mai 2011 Side 7 av 10 Til drøfting. Sak 11/39 Økonomi og VP-rapportering første tertial 2011 - drøftingssak Det er etter første tertial ikke bemerkninger til regnskapsrapportene for Høyesterett, lagmannsrettene, tingrettene, Domstoladministrasjonen og jordskifterettene. Totalt er det planlagt 85 strategiske tiltak i 2011. Av disse er det kun ett med vesentlig avvik så langt i år. Styret tar regnskapsrapportene for Høyesterett, lagmannsrettene, tingrettene, Domstoladministrasjonen og jordskiftedomstolene samt avviksrapporten for første tertial til orientering. Sak 11/40 Trondheim tinghus bruk av areal i 1. etasje - drøftingssak Det ble drøftet ulike alternativer for disponering av ledige arealer i Trondheim tinghus bl.a. muligheten for samlokalisering av Sør-Trøndelag jordskifterett, Sør-Trøndelag tingrett og Frostating lagmannsrett. Til drøfting.
Styreprotokoll 25. mai 2011 Side 8 av 10 Sak 11/41 Samarbeidsrådet i domstolene Utsendelse av styredokumenter - vedtakssak DA og Samarbeidsrådet for domstolene har satt samhandling på dagsorden og gjennomførte 08.02.11 et dialogmøte om dette. Som et ledd i oppfølgingen etter møtet har DA vurdert spørsmålet om hvorvidt Samarbeidsrådets medlemmer bør få tilsendt styredokumenter i forbindelse med at de sendes til styret. DA har vurdert spørsmålet på juridisk og personalpolitisk grunnlag, og vurderer at styredokumentene er interne arbeidsdokumenter som ikke skal sendes til andre enn styret men at det kan gjøres unntak. Avdelingsdirektør, direktør eller styreleder beslutter om og når det kan gjøres unntak. Administrasjonen foreslår at saksliste for styremøtene sendes til Samarbeidsrådets medlemmer dersom Samarbeidsrådets medlemmer ønsker det. Gjeldende praksis videreføres. Saksliste for styremøtene kan sendes Samarbeidsrådets medlemmer i forbindelse med at styredokumenter sendes til DAs styre. Gjeldende praksis videreføres. Saksliste for styremøtene sendes Samarbeidsrådets medlemmer i forbindelse med at styredokumenter sendes til DAs styre. Sak 11/42 DA styre Tid og sted for styremøter i 2012 - vedtakssak Styret ble presentert forslag til datoer for styremøtene i 2012, samt forslag til møtesteder. To av styremøtene avholdes i lokale domstoler. Ett styremøte avholdes med styrets varamedlemmer og avdelingsdirektørene, og ett styremøte kombineres med en studietur. Det avholdes ett felles møte og middag med Innstillingsrådet for dommere. Styret slutter seg til foreslåtte datoer og steder for styremøtene i 2012: Mandag 13. februar Domstoladministrasjonen, Trondheim Mandag 19. mars Domstoladministrasjonen, Trondheim Møte med Innstillingsrådet(IR), middag
Styreprotokoll 25. mai 2011 Side 9 av 10 Onsdag 2. mai Oslo, i tilknytning til Dommermøtet 2012 og Dommerforeningens 100-års jubileum 3. 4. mai Søn - tirs 3.-5. juni Studietur til Finland Man - tirs 17.- 18. september Domstoladministrasjonen, Trondheim Fellesmøte med styremedlemmer og varamedlemmer Mandag 15. oktober Domstolbesøk Fredrikstad tingrett Mandag 12. november Domstolbesøk Tinghuset Hamar Mandag 10. desember Domstoladministrasjonen, Trondheim Sak 11/43 Eventuelt Ingen saker
Styreprotokoll 25. mai 2011 Side 10 av 10 Protokollen godkjent: Karl Arne Utgård Kirsti Ramberg Ove Einar Engen styreleder Helge Aarseth Magne Reiten Carl I. Hagen Elisabeth Stenwig Berit Brørby Anne Austbø