Protokoll fra ekstraordinært sameiermøte i Westye Egebergsgt 4 Sameie ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 07.09.2016 Møtetidspunkt: 17.00 Møtested: Hammersborg Torg 1 Til stede: 25 seksjonseiere, 9 representert ved fullmakt, totalt 34 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Atle Gulpinar. Møtet ble åpnet av Gaute Gusrud ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1 Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Atle Gulpinar foreslått. Vedtak: Atle Gulpinar ble valgt. B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Godkjent. C Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne Som referent ble Atle Gulpinar foreslått, og som protokollvitne ble Henrik Metheson og Audun Hellemo foreslått. Vedtak: Valgt. D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Godkjent. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2. Fasaderehabilitering Bakgrunn: Høsten 2014 ble det gjennomført sikringsarbeider av løs puss på tårn i oppgang A, og styret hadde da ikke indikasjon på at tilstanden for fasade i sameiet ellers var i dårlig stand. Vinteren 2015 løsnet puss fra tårn i oppgang C. Styret ble gjort oppmerksom på store riss rundt vinduer med fare for nedfall av puss. Sikring ble foretatt med intensjon om reparasjon samme vår. Våren 2015 ble det gjennomført befaring, hvor entreprenør påpekt at så og si samtlige vinduer i fasade mot øst hadde store riss (sprekker) i pussen. Styret anså at det ikke var ikke økonomisk forsvarlig å foreta midlertidige utbedring. Området ble avsperret i påvente av å gjennomføre en grundig tilstandsvurdering og økonomisk analyse, som umiddelbart ble bestilt. Milab Consult som hadde gjennomførte samme vurdering i WE 2 og 3. Armana AS var byggherreombud for de to prosjekt, og kjenner derfor bygningsmasse og utfordringer med denne inngående fra de to prosjekt. Rapporter ble overlevert styret i WE4 vinter 2016, og utdrag av rapporter finner du som vedlegg 1. I forbindelse med prøvetaking for tilstandsanalyse ble styret gjort oppmerksom på behov for sikring pga. rasfarlig puss fra tårn B og C, samt på baksiden av bygget. Tårnene ble sikret ved nedhugging av løs masse og slemming. Bakside ble sperret for all ferdsel ved bruk av byggegjerde. Tilstand: Tilstandsrapport fra Armana levner liten tvil om tilstanden på bygget: «Så vel fasader inkludert innmurt stålbjelker over vinduer, som balkonger og tak har oppnådd sin tekniske levealder, og det er påkrevet med nødvendig rehabilitering. Det anbefales full rehabilitering av samtlige flater. Riggkostnader blir relativt høye (ca MNOK 3 eks mva), og det vurderes uforsvarlig å ikke utbedre samtlige fasader 100%, parallelt med rehabilitering av gesimser og brannbalkonger. Tekking på tak har svake detaljer. Full omtekking og nye beslag vurderes som den beste og sikreste løsningen.» Styret mener at sameiet på bakgrunn av disse rapporter ikke har annen mulighet enn å gjennomføre en rehabilitering. Tilstandsrapport sier at rehabilitering at av brannbalkongene i 2002, dessverre viser å ikke være utført på god nok måte, og må derfor også rehabiliteres. Viser for øvrig til utdrag fra rapporten (vedlegg 1). Tidsperspektiv: Det legges til grunn en prosjektperiode på varighet ti 10 måneder, oppstart primo februar 2017. Tilleggsarbeid i forbindelse med rehabilitering: I arbeidet med kartlegging av rehabilitering har styret avdekket annet nødvendig vedlikehold som bør gjennomføres i forbindelse med rehabilitering, da dette er mest økonomisk forsvarlig.

1: Skifte av 3 terrassedører fra oppgang ut på tak. De nåværende terrassedørene har oppnådd sin tekniske levealder og foreslås skiftet til ståldører med dørpumpe. Dette sikrer den nye fasade mot vanninntrenging, fremtidig vedlikehold på dørene er svært lav og vi får dører med pumpe. Kostnad er estimert til NOK 87 500 inkl mva. 2: Skifte av vinduer på fellesområder. Tilstanden på vinduer i oppgang B, samt ett vindu på styrerommet er uklart. Avklaring på tilstand til disse vil vi ikke få før prosjekt er startet opp og stillas er montert. Det er tidvis lekkasje fra nevnte vinduer, og det berammes at disse blir skiftet. Kostnad er estimert til NOK 150 000 inkl mva. 3: Etablering av takterrasse Rapporten anbefaler at det etableres en 450 m2 takterrasse i tre over ny takpapp, med nytt rekkverk som festes i takterrasse i stedet for med gjennomføring gjennom takpapp som i dag. Dette er tilsvarende terrasse som i WE 2 og 3. Kostnad er estimert til NOK 1 500 000 inkl mva. 4: Oppussing av oppganger. Vi har et etterslep når det gjelder vedlikehold av oppganger, og disse begynner å bli ganske slitne. Oppussing vil omfatte vegger, tak, listverk, heisdører innvendig og utvendig, samt rekkverk. Oppussing av oppgangene i sluttfasen av prosjektet vil spare beboerne for en ny runde med oppussingsarbeider om få år, og kostnad vil sannsynligvis være lavere enn ved å gjennomføre oppussingen senere som et eget prosjekt. Kostnad er estimert til NOK 562 500 inkl mva. Vinduer og balkongdører Tilstand på hvert enkelt vindu/ dør vil bli fortløpende vurdert under rehabiliteringen av fagpersoner. I forbindelse med rehabilitering er det et minstekrav at samtlige vinduer og balkongdører skrapes, grunnes og males 2 strøk. Eier kan gjerne male vinduene selv, men dette må da skje før stillas er montert, eller etter at det er demontert. For eiere som ønsker at dette gjennomføres i forbindelse med prosjektet, kan bestille dette via byggekomiteen. Denne kostnad vil da faktureres hver enkelt seksjoneier. Er du i tvil om tilstand på vindu/ dør, ta kontakt med byggkomitéen. Kostnad for maling er estimert til NOK 1250,pr. vindu/dør inkl mva. Det vil være mulig å bytte vindu/dør i forbindelse med rehabilitering, og estimatet er som følger: Kostnad for utskifting av 1 fags vindu er estimert til NOK 11 813,- pr. vindu inkl mva. Kostnad for utskifting av 2 fags vindu er estimert til NOK 16 125,- pr. vindu inkl mva. Kostnad for utskifting av 3 fags vindu er estimert til NOK 21 500,- pr. vindu inkl mva. Kostnad for utskifting av balkongdør er estimert til NOK 15 250,- pr. vindu inkl mva. Prisene for utskiftning er pr 22. August 2016, og er ment som indikator på pris ved felles bestilling og utskiftning.

I rapport er det anbefaling at sameiet overtar eierskap for vinduer og balkongdører i alle seksjoner i hele sameiet. Dette for å sikre at samtlige vinduer blir holdt forsvarlig vedlike i henhold til vedlikeholdsplan, blir montert korrekt, er korrekte vindustyper som bestemt av sameiet og har korrekt farge. Kostnad for overtakelse av eierskap for vinduer og balkongdører er estimert til NOK 3 100 000,- - 3 400 000,- inkl mva. Etterisolering Styret har mottatt et forslag om å se på muligheten for etterisolering av sameiets fasader med et nytt produkt: Kalkmørtel med aerogel. Styret har vært i kontakt med Byantikvaren Oslo, Boligbygg Oslo, Armana AS og Nordiske Energikontroll for å se på muligheter med dette produktet. Produktet er på forsøksstadiet i Norge, og er foreløpig kun benyttet på mindre bygg. Langtidsbestandigheten for produktet under norske forhold er ikke tilstrekkelig dokumentert på nåværende tidspunkt. Det er kun 300 prosjekter i Europa som har benyttet denne teknologien. Usikkerhet rundt produktet, kostnader og virkning av tiltak, samt at prosjektet vil bli svært forsinket da denne løsningen vil måtte konsekvensutredes, gjør at styret ikke kan anbefale denne løsningen for prosjektet. ØKONOMI Sameiets økonomiske situasjon Styret har gjennom de siste årene opparbeidet en god økonomi for sameiet ved jevne økninger i felleskostnadene. Kostnader Prosjektets kostnader pr tiltak samt tilleggsarbeid finnes i vedlegg 2. Finansiering/ innbetaling av egenandel Styret har blitt bedt om å undersøke muligheter for innkalling av egenkapital fra hver seksjonseier for å kunne holde lånekostnadene nede. Vi har sett på følgende løsninger for finansiering av prosjektet: 100 % låneopptak for finansiering av vedtatte tiltak 75 % låneopptak og 25 % egen innbetaling av vedtatte tiltak 50 % låneopptak og 50 % egen innbetaling av vedtatte tiltak Utførlig informasjon, samt estimerte økninger av felleskostnader finnes i vedlegg 3.

AVSTEMMING Følgende saker er oppe til votering: 1) Rehabilitering av bygningsmasse som beskrevet i tilstandsvurdering bestående av: Fasade Balkonger Gesims Legge nytt belegg på tak Nødvendig utskifting av dører og vinduer på fellesområder Utvendig skraping/ maling av samtlige vinduer (kostnad faktureres hver enkelt sameier) Totalkostnad NOK 22 418 000, Styrets forslag til vedtak: Sameiet gir styret fullmakt til å gjennomføre rehabiliteringen som nevnt over. Benkeforslag: En sekjsonseier fremmet benkeforslag om å utsette voteringen inntil spørsmål om finansiering var avklart. Forslaget ble nedstemt. Vedtak: Styrets forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. 2) Tilleggsarbeid 1: Etablering av ny takterrasse på 450 m2 inkl. nytt rekkverk som beskrevet i tilstandsvurdering. Totalkostnad NOK 1 400 500,-. Forslag til vedtak: Sameiet gir styret fullmakt til å gjennomføre etableringen av ny takterrasse som nevnt over. Vedtak: Forslaget ble vedtatt med 19 stemmer mot 12. 3) Tilleggsarbeid 2: Oppussing av oppganger som beskrevet. Totalkostnad NOK 562 500,-. Forslag til vedtak: Sameiet gir styret fullmakt til å gjennomføre oppussing av oppganger som nevnt over. Vedtak: Forslaget til vedtak ble vedtatt med 22 stemmer. 4) Sameiets overtakelse av eierskap til vinduer og balkongdører Estimert kostnad NOK 3 100 000-3400 000,- Styrets forslag til vedtak: Sameiet beholder eierstrukturen for vinduer og balkongdører som per dags dato. Eventuelle endring krever vedtektsendring og 2/3 flertall. Vedtak: Dagens ordning der beboer er ansvarlig for vedlikehold av vinduer og balkongdører ble vedtatt med stort flertall.

5) Finansiering Innbetaling av egenkapital i forbindelse med rehabilitering og lånefinansiering Styrets forslag til vedtak: Prosjektet finansieres ved 75% låneopptak og 25 % egeninnbetaling av vedtatt tiltak i henhold til eierbrøk. Benkeforslag: Det kom inn 5 benkeforslag i forbindelse med spørsmålet om finansiering: 1. Utsette spørsmålet om finansiering til de konkrete tilbudene foreligger. 2. 75% egeninnbetaling og 25% låneopptak. 3. 50% egeninnbetaling og 50% låneopptak. 4. 3,5 mill. i egeninnbetaling og resten låneopptak. 5. 100% låneinnbetaling. Etter en kort diskusjon i salen ble det enighet om at man skulle legge forslagene for votering i nevnte rekkefølge, der styrets forslag til vedtak skulle behandles som nummer 4. Vedtak: Etter at de 3 første benkeforslagene ble lagt under votering, ble styrets forslag til vedtak med 75 % låneopptak og 25% egenbetaling vedtatt med 22 stemmer mot 11. 6. VALG AV BYGGEKOMITEE. Benkeforslag: Styrets leder la frem et benkeforslag om at sameiet gir styret fullmakt til å etablere en bygge komité for prosjektet. Vedtak: Benkeforslaget ble vedtatt. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtet ble hevet kl.: 21.00. Protokollen signeres av Atle Gulpinar/s/ ---------------------------------------- Møteleder/referent Henrik Metheson/s/ Audun Hellemo/s/ ------------------------------------------- ----------------------------------------------------- Protokollvitne Protokollvitne