Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, Kommunestyresalen 25. mai 2016 Fra sak: Til sak: 10/2016 15/2016 Fra kl.: Til kl.: 10.00 14.00 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Lars-Olle Gerhardsen (nestleder) Øystein Eide IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjonen: Fra sekretariatet møtte: Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev NORD møtte: Jan-Egil Dørum Franz Henriksen, Styreleder Stetindhallen Tysfjord KF (sak 11/16) Freddy Iversen, Driftsleder Stetindhallen Tysfjord KF (sak 11/16) 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Innkalling ble gjennomgått og godkjent Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 25_05_2016 sak 10/16 15/16 Side 1
Sak 10/16 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 22. februar 2016. Protokoll fra møte 22. februar 2016 ble gjennomgått, endringer fra utkast ble drøftet og kontrollutvalget fattet slikt : Protokoll fra møte 22. februar 2015 ble godkjent. Enstemmig Vedtak Sak 11/16 Regnskap for Stedtindhallen Tysfjord KF for 2015. Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget har ingen bemerkninger til regnskapet fra Stetindhallen Tysfjord KF for 2015 og vedtar forslag til uttalelse til Stetindhallen Tysfjord KFs årsregnskap for 2015. Møtebehandling: Revisor Jan-Egil Dørum orienterte om regnskapet og erfaring med revisjonen for 2015. Styreleder Franz Henriksen og driftsleder Freddy Iversen orienterte om regnskapet for 2015 og orienterte om foretakets virksomhet, samt strategier og utfordringer for Stetindhallen. Det ble også svart på spørsmål fra kontrollutvalget. Etter orienteringene avsa kontrollutvalget slik UTTALELSE: Kontrollutvalget har i møte 25. mai 2016 behandlet regnskapet til Stetindhallen Tysfjord Kf for regnskapsåret 2015. Grunnlaget for behandlingen har vært det fremlagte årsregnskapet, styrets beretning og revisjonsberetningen datert 2. mai 2016. Styrets leder Franz Henriksen og driftsleder Freddy Iversen orienterte kort om regnskapet for 2015 og brukte resten av tiden til å orientere om foretakets virksomhet, samt strategier og utfordringer for Stetindhallen Tysfjord KF. Det ble også svart på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Kontrollutvalget har merket seg at Stetindhallen Tysfjord KF s regnskap for 2015 viser et mindreforbruk (overskudd) for 2015 på kr. 255.611,-. Ved behandling av regnskapet fremkom det opplysning fra revisjonen at det er feil i note 12 i det fremlagte regnskapet til kontrollutvalget og at denne er korrigert i ettertid. Oppdatert note 12 er vedlagt kontrollutvalgets uttalelse. Kontrollutvalget ber kommunestyret forsikre seg om at det er den oppdaterte note 12 som er med i regnskapet som godkjennes av kommunestyret. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 25_05_2016 sak 10/16 15/16 Side 2
Ut over dette har kontrollutvalget ingen merknader Stetindhallen Tysfjord KF s årsregnskap for 2015. Enstemmig uttalelse. Sak 12/16 Negativ revisjonsberetning for Tysfjord kommune for 2015 Kontrollutvalget gjennomgikk negativ revisjonsberetning for Tysfjord kommune for 2015. Revisjonen orienterte om status for revisjonen av kommunens regnskap for 2015. Revisor har orientert om at regnskapet ikke er ferdig revidert på grunn av manglende svar fra administrasjonen på revisjonsbrev. I tillegg har ikke revisjonen mottatt kommunens årsmelding for 2015. Revisjonen kan ikke utstede revisjonsberetning før disse foreligger. Kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget tar revisors negative beretning til etterretning Sak 13/16 Saker under behandling med manglende tilbakemelding Kontrollutvalget har flere pågående saker der saksbehandling avhenger av tilbakemelding på konkrete forhold fra administrasjonen. Kontrollutvalget har rettet forespørsler til administrasjonen i følgende pågående saker: Sak 02/16 Forvaltningsrevisjon investeringsprosjekter del 2, administrasjonens oppfølging av vedtak i kommunestyret. Sak 05/16 Revisjonsbrev. Sak 06/16 Henvendelse fra kommunestyrerepresentant. Sak 08/16 Musken vannverk. Sak 09/16 Eventuelt/orienteringssaker. o TSA Eiendomsoverdragelse. Kontrollutvalget har ikke mottatt tilbakemeldinger på sine forespørsler og har således ikke hatt grunnlag til å ferdigbehandle sakene. Kontrollutvalget ønsker å orientere kommunestyret om forholdet og vil overfor kommunestyret fremme følgende Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 25_05_2016 sak 10/16 15/16 Side 3
INNSTILLING: Kommunestyret tar til etterretning at kontrollutvalget ikke har fått de etterspurte tilbakemeldinger fra administrasjonen. Sak 14/16 Bedriftskompetanse Det vises til sak 09/16 der rådmann orienterte om at kommunen over flere år (2012-2015) har mottatt et relativt stort antall fakturaer fra Bedriftskompetanse AS og at det jobbes med å få oversikt og kontroll over disse. Ved utsendelse av møteinnkalling forelå det ikke noen saksdokumenter. Kontrollutvalget har vært i kontakt med Bedriftskompetanse og på generelt grunnlag undersøkt hvilke prosjekter de ha vært involvert i og hva som er utført for kommunen. Tilbakemeldingen var at de ha vært involvert i mange prosjekter i Tysfjord over flere år og at alt arbeid som er utført er gjort på bakgrunn av kontrakter. Det ble videre redegjort for finansiering av prosjektene. Kontrollutvalget har ikke mottatt noen skriftlig dokumentasjon fra Bedriftskompetanse AS, kun muntlig orientering. Dokumentasjon på hele deres engasjement skal være sendt over til kommunens administrasjon. Kontrollutvalget ønsker å få avklart hva disse fakturaene består av samt om kommunen har mottatt eller har krav på noen form for tilskudd knyttet til disse kostnadene og fattet følgende Kontrollutvalget ber administrasjonen om dokumentasjon på følgende: Hvilke prosjekter Bedriftskompetanse har vært involvert i med tilhørende kommunestyrevedtak. Kostnadene som er påløpt til de ulike prosjektene Bedriftskompetanse AS har vært engasjert i. Tildelingsbrev for eventuelle tilskudd i forbindelse med de prosjektene som Bedriftskompetanse har vært involvert i. Sak 15/16 Eventuelt/orienteringssaker. - Status i kommunestyrets sak 19/16 Det vises her til kommunestyrets vedtak i sak 19/16. Det har vært et møte mellom de ulike partene 02.05.16, og ordfører orienterte kommunestyret i møtet 03.05.16 at partene har ulik oppfatning men at de er i en prosess og målet til ordfører er at de skal komme godt i land og at ordfører skal komme tilbake til kommunestyret med orientering. Kontrollutvalget avventer tilbakemelding fra ordfører, og fattet slikt Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 25_05_2016 sak 10/16 15/16 Side 4
Ordførers redegjørelse i kommunestyret 03.05.16 tas til orientering og kontrollutvalget håper på en snarlig avklaring. - Epost fra Salten Revisjon Kontrollutvalget fikk i møtet levert kopi av epost fra Nordland kommunerevisorforening hvor det var vedlagt en utskrift fra vedtak i sak 7 fra årsmøtet 18. mai 2016. Kontrollutvalget fattet så slikt Epost fra Nordland kommunerevisorforening tas til orientering - Overordnet analyse Kontrollutvalget etterspurte status for risiko- og vesentlighetsanalyse. Sekretariatet orienterte om at det er et pågående arbeid med analysen og at det skal være klart for behandling i kontrollutvalget til høsten 2016. Kontrollutvalget fattet så slikt Vedtak Kontrollutvalget ber om at risiko og vesentlighetsanalyse fremlegges til behandling til høsten 2016. Møtet ble etter dette hevet. Kjøpsvik, 26. mai 2016. Ann Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 25_05_2016 sak 10/16 15/16 Side 5