SAMEIET ILSETRA LEILIGHETER ÅRSMØTE FREDAG DEN 26. FEBRUAR 2016 kl 18.00 på ILSETRA HOTEL DAGSORDEN: 1. VELKOMMEN V/STYRELEDER 2. DELTAKELSE 3. GODKJENNELSE AV INNKALLINGEN 4. VALG AV MØTELEDER 5. VALG AV REFERENT OG 1 PERSON TIL Å BEKREFTE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDER 6. VIRKSOMHETEN I 2015 a) Styrets virksomhet Styret har hatt 3 møter siden siste årsmøte. I tillegg har styret hatt en betydelig saksbehandling gjennom mailutveksling og pr. telefonkontakt. b) Kollektiv avtale for digital-tv og bredbånd På årsmøtet 2015 ble et tilbud om installasjon av internett og digital-tv fra Eidsiva Bredbånd/Get basert på en kollektiv avtale diskutert. Tilbudet forutsatte inngåelse av en avtale om å få levert TV og nett til sameiet kollektivt. Dette ga bedre kvalitet og priser enn om hver enkelt tegnet et privatabonnement. Tilbudet forutsatte videre at samtlige sameiere er en del av avtalen og at kostnaden faktureres gjennom sameiet. Det er tre års bindingstid for avtalen. Selve installasjonen er gratis for sameierne. Med en slik kollektiv avtale må felleskostnadene oppjusteres med et tilsvarende beløp. Forslaget ble sluttforhandlet og installasjonen fant sted før jul 2015. Fra tidlig 2016 er felleskostnadene justert justert med kr 11.271/mnd og fra 1. april 2016 vil kostnaden være kr 13.611/mnd i overensstemmelse med vedtaket. Prisen inkluderer nett på 25 Mbps første året og deretter 10 Mbps de neste to årene. Prisen inkluderer også GET Digital grunnpakke fritid som gir flere kanaler enn de fleste har hatt fram til nå. Vi får et fibermatet nett. Det blir i hver leilighet installert multimediakontakt, modem, trådløst ruter og GET Micro boks uten kostnad. Innkallelse til årsmøte i Sameiet Ilsetra Leiligheter 26. februar 2016 1
c) Lading av el-biler SAMEIET ILSETRA LEILIGHETER Årsmøtet 2015 ga styret fullmakt å klargjøre garasjene for el-billadning. Dette innebærer at ladeanlegg som etableres på den enkelte sameiers parkeringsplass, blir direkte knyttet til hans egen strømmåler, og således ikke vil belaste fellesskapets anlegg. Det er deretter opp til den enkelte å installere stikkontakt som passer hans behov. Etter noen forsinkelser i installasjonen er nå alle garasjene ferdig forberedt til lading. Sameiere som ønsker å installere stikk for lading, bes ta direkte kontakt med El-Installasjon i Lillehammer. Sameiere som har benyttet fellesanlegget for lading av el-biler før deres eget stikk ble montert, bes om frivillig å innbetale kr 150 pr. lading til sameiets konto, som kompensasjon; i overensstemmelse med beslutning på sameiermøtet 2015. Som det fremgår av ordensreglene er det ikke lenger tillatt å lade el-biler fra fellesanlegget, etter at alle garasjene nå er klargjort for installasjon av private ladestasjoner. d) Avtale med Øyer Invest AS / Hafjelltoppen Appartement AS. Forholdet til GLØR Styret forhandlet i 2014 en omfattende avtale med Buchardt. Avtalen er formelt på plass og gjelder for fullt. Imidlertid er det en del formelle forhold rundt avtalen som er krevende å få på plass. Dette gjelder i hovedsak tinglysning av de avtalte rettigheter, i begge parters favør. Styret har løpende holdt trykk på denne saken. Status er i øyeblikket rapportert som følger (rapport mottatt fra Øyer Invest): Det har som du skjønner ut i fra tidsløpet vist seg å være litt mer komplisert og tidkrevende å få tinglyst denne avtalen enn først antatt. Vi kommer i mål med dette, men jeg er avhengig av at Statskog først kommer i mål med både oppmåling og utskillelse av friområdet som ikke skal bebygges (del av F2b) med et eget festenummer. Deretter skal det utarbeides egen festeavtale for dette området. Statskog opplyste før jul at dette måtte utsettes til nyåret grunnet stor arbeidsbelastning. Vi legger trykk på Statskog nå for at dette kommer på plass så snart som mulig. Tinglysning av de ulike avtalene vil deretter skje suksessivt. I tillegg har Anders jobbet videre med nytt renovasjonspunkt. Dagens søppelcontainere skal som kjent erstattes med brønner som graves ned. Dette er det GLØR som må forestå og vi har jevnt og trutt forsøkt å få de til å prioritere Ilsetra. Etter stor tålmodighet med GLØR var endelig alt klart i høst og brønnene ble levert. Som du sikkert er kjent med er det i reguleringsplanen angitt plassering for renovasjon. Hafjell Maskin som skulle grave ned brønnene avdekket imidlertid at det går vann- og avløpsledninger tvers gjennom renovasjonspunktet. Frustrerende nok må vi dermed identifisere et nytt sted hvor brønnene kan plasseres. Ingen ønsker å få disse plassert for nært og vi har foreløpig ikke klart å finne en egnet plassering. Dersom dere har gode forslag og evt areal å avsette så er vi takknemlige for forslag. Innkallelse til årsmøte i Sameiet Ilsetra Leiligheter 26. februar 2016 2
SAMEIET ILSETRA LEILIGHETER Vi holder trykket oppe mot Statskog, og skal forsøke å få mest mulig på plass (eller i prosess mot kartverket) før deres årsmøte. e) Utbygging på det nye hyttefeltet vest for vår tomt Foreløpig er det bebygget to hytter på dette feltet. Bygget på tomten nærmest vårt bygg D var i avtalene begrenset i høyden og hytten er nå i overensstemmelse med avtalen. Den andre tomten som er under bebyggelse er underlagt områdets reguleringsplan. Styret er av den oppfatning at kommunen her har tolket reguleringsplanen på en tvilsom måte og at bygget er unødvendig dominerende. Styret har protestert til kommunen og forventer tilbakemelding på den kommunale behandlingen i løpet av de nærmeste ukene. 7. GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Regnskapet for 2015 omfatter enkelte spesielle poster som beskrives nedenfor. Bokført resultat viser et underskudd på kr 375.953. Etter et 2014 preget av ekstraordinære poster, gikk sameiet inn i regnskapsåret 2015 med et budsjett som forutsatte en ekstraordinær inntekt på kr. 40.000 for veirett til to usolgte hyttetomter (fant ikke sted i 2015), få spesifikke vedlikeholdsprosjekter, men et budsjett på kr 222.000 til vedlikehold og vaktmestertjenester. Årsmøtet diskuterte og vedtok a) opplegg for lading av el-biler med separate kontakter og sameierspesifikk avregning, b) belysning foran garasjedørene og c) en kollektiv avtale for TV/Internett (denne siste hadde ingen konsekvens for regnskapet for 2015). I løpet av våren ble det registrerte et antall skader på bygningsmassen som ble reparert etter beste evne for å begrense ytterligere skade. Fuktskader ble utbedret for totalt kr 365.000. De to elektroarbeidene kostet som forventet kr 61.000. Total oversteg kostnadene til drift og vedlikehold av bygningsmassen budsjettet med ca. kr 350.000. 8. BUDSJETT FOR 2016 Det forventes ingen ekstraordinære utgifter eller inntekter i 2016, men budsjettet inneholder 3 elementer som krever kommentar: TV/Internett budsjettkostnad kr 163.000 Den kollektive avtalen med Eidsiva gir sameierne bedre kvalitet til en lavere pris. Etter oppstart belastes kr 13.611/mnd. Vedlikehold budsjett kr 260.000 Siste års erfaring tilsier et fremtidig vedlikeholdsbehov på kr 250-300 000 årlig. Hittil har vi ikke registrert så høye årlige kostnader over tid, men etterhvert som byggene eldes vil behovet øke. Dette krever en streng vurdering av nye engasjementer på bygningssiden og her må skademinimering stå i høysetet. Den langsiktige vedlikeholdsplan setter rammen for Innkallelse til årsmøte i Sameiet Ilsetra Leiligheter 26. februar 2016 3
SAMEIET ILSETRA LEILIGHETER vedlikeholdsbehovet. Den vil hvert år nøye bli gjennomgått og de mest kritiske sakene prioritert. I tillegg får vi pålegg fra myndighetene om utbedringer. Sameieravgift budsjett kr 1.350.000 Sameieravgift skal dekke kostnadene og sikre opprettholdelse av sameiets egenkapital. Den foreslåtte økningen er på 30% i budsjettet, fra kr 1.040.000 kr til 1.350.000, omtrent på det nivået sameieravgiften lå på i 2011. Fordi 1. kvartal allerede er avregnet vil økning som inkluderes i regningen fra og med 1. april bli noe høyere. 9. ANSVARSFRIHET FOR STYRET Sameiets forsikringer omfatter ikke styreansvarsforsikring. Det foreslås derfor i likhet med tidligere år å vedta ansvarsfrihet for styret. 10. VALG Valg av styre: Tabellen nedenfor viser styrets sammensetning for 2015 og forslag til valg for henholdsvis 1 eller 2 år: REP Navn Valgt sist Valgt til Forslag Bygg A: Jo Langmoen 2015 2017 Ikke på valg Bygg B: Eskild Larsen 2015 2017 Ikke på valg Bygg C: Tor Ole Olsen 2015 2016 Knut Ivar Torgersrud Bygg D: Erik Helli 2015 2017 Ikke på valg Bygg E: Geir Sandvik (styreleder) 2014 2016 Mona Nydal Valg av styreleder: Eskild Larsen har sagt seg villig til å velges til styreleder. Valg av revisor. BDO foreslås gjenvalgt. 11. ARBEIDSPROGRAM FOR 2016 Oppgaver eiere i de enkelte bygg ønsker utført av innvendig vedlikehold bekostes separat pr. bygg. Ønsker sendes byggets styrerepresentant innen påske. Styret koordinerer bestilling av arbeidene. Videre oppfølging av drift og løpende saker, herunder gamle reklamasjonssaker Vurdere installasjon av ventilasjonssystem i de garasjer som ikke allerede har dette for å kontrollere fuktigheten Vurdere grusing av gårdsplasser Vurdere løpende driftsavtaler, forsikringer, strømavtale, garasjeporter, brøyteavtale med Nermo og kostnadsfordeling mot hotell/buchardt, etc. Vurdere utvidet uteparkering der denne er utilstrekkelig Innkallelse til årsmøte i Sameiet Ilsetra Leiligheter 26. februar 2016 4
SAMEIET ILSETRA LEILIGHETER Vurdere evt. behov for å skifte enkelte ytterdører Vurdere behov for maling av vinduer Vurdere behov for maling/beising av enkelte sider av byggene Ilsetra, 15. februar 2016 Styret i Sameiet Ilsetra Leiligheter Vedlegg: Budsjett for 2016 Langsiktig vedlikeholdsplan Separate vedlegg: Årsregnskap 2015: Regnskap, styreberetning og revisjonsberetning Fullmaktsskjema Innkallelse til årsmøte i Sameiet Ilsetra Leiligheter 26. februar 2016 5
Sameiet Ilsetra Leiligheter Regnskap Regnskap Regnskap Budsjettforslag RESULTATREGNSKAP 2013 2014 2015 2016 Sameieavgift budsjettert 1 012 345 1 014 482 1 040 040 1 350 000 Strøm boder inkludert i sameieavgift 1 800 1 800 1 800 2 000 TV/Internett for sameiet 156 000 Andre inntekter - 278 080 - - SUM inntekter 1 014 145 1 294 362 1 041 840 1 508 000 Kostnader TV/Internett for sameiet 163 000 Vann, avløp, renovasjon felles 258 275 265 018 268 313 270 000 Renhold 14 862 15 381 18 914 19 000 Strøm felles 81 712 73 551 71 416 76 000 Festeavgift 193 911 299 403 231 951 238 000 Forsikring 83 725 85 408 91 041 91 000 Vedlikehold ventilasjon 6 871 7 221 7 752 8 000 Vedlikehold fellesarealer og prosjekter 25 946 72 235 451 805 260 000 Maling 11 000 48 687-35 000 Driftmaterialer 4 810 7 171 4 552 7 000 Brøyt / Strø 25 575 65 844 45 218 50 000 Løypekjøring 13 600 19 500 19 500 20 000 Vaktmester 95 250 171 939 112 882 120 000 Internett 6 977 1 312 2 624 2 000 Revisjon 13 750 13 750 14 500 15 000 Forretningsførsel 53 431 77 333 77 593 75 000 Juridisk og teknisk bistand 172 907 3 330 - Porto, møter etc 1 382 2 068 1 557 2 000 Tapsavsetning kundefordringer -50 000 892 - Andre kostnader 3 746 13 731 4 975 5 000 SUM kostnader 894 823 1 362 459 1 428 815 1 456 000 Renteinntekter 22 518 17 746 11 284 3 000 Rentekostnader 3 948 262 - RESULTAT 141 840-54 299-375 953 55 000
Sameiet Ilsetra Leiligheter - Vedlikeholdsplan Historikk Foreløpig prognose Aktivitet 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023Gjennomsnitt per år Takutstikk bygg A 136 Nye dører A,B, C 2.etg 105 Dører D,E 90 Toppbord rekkverk D,E Toppbord rekkverk A,B,C 117 70 Male / beise toppbord rekkverk 25 Maling utvendig hus A 150 100 100 Maling utvendig hus B 150 100 100 Maling utvendig hus C 150 100 100 Beising utvendig hus D Entreprise 100 100 Beising utvendig hus E Entreprise 100 100 Maling trappehus og garasje hus A 25 Maling trappehus og garasje hus B 25 Maling trappehus og garasje hus C 25 Maling trappehus og garasje hus D 25 Maling trappehus og garasje hus E 25 Maling vinduer 25 25 25 25 25 Overbygg inngang trappehus 150 Reparere svalganger??? 30 30 30 30 30 Avfuktingsanlegg 3 garasjer (B,C, E) 80 56 56 Stiger på 5 tak 77 Opplegg el-biler, lys for garasje 61 Uforutsette hendelser 10 10 10 10 Sum 450 150 0 0 0 419 242 346 436 260 80 30 200 300 208 Sum per leilighet 12 4 0 0 0 11 6 9 11 7 2 1 5 8 5,3
ÅRSPLAN VAKTMESTER SAMEIET ILSETRA LEILIGHETER Gjennomgått og oversendt til vaktemester februar 2016 Hele året OPPGAVER UTFØRT DATO: Jan Feb Mars Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des TAK Torvtak: Slå og gjødsle. Etterfylle torv etter behov. Visuell kontroll av luftepipe, skorsteiner og takrenner. Takrenner renses og fallrør spyles. Ettersyn av kobberbeslag og overganger sjekkes at de ikke er skadet Pipefeiing 2,hvert år. Sist høst 2009.Melding kommer til styret.. Styret varsler alle beboere gjennom forretningsfører. Be om beskjed dersom vaktmester ikke skal låse seg inn for kontroll, og at man helst vil møte SVALEGANGER / TRAPPEHUS Brannalarm må nullstilles ved strømbrudd. Ettersyn brannvarslingsanlegg, røykventilasjon i trappehus, og alle nødlys.avtale med El-installasjon, Svaleganger i 2 etg rengjøres hver mai måned og impregneres med eget vaske- og impregneringsmiddel. Visuell kontroll av beslag mellom flis og kledning. Kontroll av dører og dørpumper. Hengsler smøres. Årlig flekkmaling og maling av branndører. Atlas industrier har fargekode og leverer maling. Sjekk at alle inngangsdører i sameiet er låst mandag morgen. Varsle eiere dersom vinduer er åpne/vifter går. Joto rengjør trappehusene etter hver høytid (jul, vinterferie, påske, høstferie).oftere ved behov. Skifte pærer i trappehus og garasje samt utvendige lamper (minus lampe på veranda på stuesiden). MANUELL SNØMÅKING Ved fare for ødeleggelser/lekkasjer: Måke varandaene til sameiere som ikke selv gjør denne jobben. Faktura belastes den enkelte sameier Svaleganger / inngangsparti 1 etg og foran garasjer måkes en gang per uke (ikke bruk salt og ishakke da dette skader flisene, forslag middel: eismelt) OPPGAVER UTFØRT DATO: Jan Feb Mars Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Evaluere behov for måking av tak rundt utspring for å unngå skade av takrenner og belastning på torvski. Gi styret beskjed om behov for måking og avtale utførelse. Pga fare for lekkasjer og belastning på rekkverket MÅ verandaene måkes. Vurder behovet, faktura hver eier via forr.fører. Ved fønvind og kraftig smelting må midtleilighetene i 1 etasje sjekkes mht lekkasje fra balkongene over. Påse at det ikke deponeres snø ved trappehusene. Uheldig pga fare for lekkasje og vanskelig å måke foran trappehusdørene som igjen blir stående åpne. Kotnakt KJELLER Merking av hoved stoppekraner i alle bygg (blå hendel).alle ulike varmekabler merkes. Årlig service /kontroll av ventilasjonsanlegg i garasje i bygg A og C. Avtale inngås med Mesna ventilasjon. Rense sluk inne i garasje, acodrain renner(forsiktig med varmekabel nede i renne), + kummer utenfor garasje. Ettersyn av garasjeportene hvis det oppstår problemer. Om nødvendig tilkalle service. Uansett årlig service- VANNRØR Varmekabler til dørstokk i trappehus til hus A (2 etasje) PÅ/AV Varnekabel på vannrør i alle garasjer + ekstra rør PÅ/AV Varmekabel i acodrain renne utenfor garasjeport? OVERFLATEBEHANDLING Påse hver vår visuell kontroll av byggene mht malte overflater inkl dører. Varsle styret om behov for vedlikehold og reparasjoner. Flekking og mindre malearbeid utføres løpende etter behov ila mai, juni og UTE-AREALER Sette opp sperre for sauene mellom enden av trappehuset og hjørnet på leilighet A og D. Også sperre Pulverapparat snus opp ned årlig. Etterfylles hvert 5 år. 2 stk pr garasje. Fornye og merke nytt hånd-måkeutstyr i hvert bygg hvis behov. Gi styret beskjed om behov for felling av døde trær. Felling av friske trær må behandles i styret og søkes om tillatelse i allmenningen da tomten er innenfor (Vurdere å klippe gress på gårdsplassene.) Kontakte kommunen vedr vedlikeholder av veien (pga vannbassenget). 2010: Reparasjon pga Pellestova, kommunens ansvar. Hvis diskusjon kontakt Hilde G. Vurder å etterfylle singel til gårdsplassene, ved behov. Generelt ettersyn med beskjed til styret ved behov for utbedringer og vedlikehold. Befaring og vurdering i Mai/Juni med styret Gi beskjed til styret om lengre fravær