SAMEIET ILSETRA LEILIGHETER

Transkript

1 ÅRSMØTE FREDAG DEN 24. FEBRUAR 2017 kl på ILSETRA HOTEL DAGSORDEN: 1. PRESENTASJON AV ØYER TURSKILØYPER 2. VELKOMMEN V/STYRELEDER 3. DELTAKELSE 4. GODKJENNELSE AV INNKALLINGEN 5. VALG AV MØTELEDER 6. VALG AV REFERENT OG 1 PERSON TIL Å BEKREFTE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDER 7. VIRKSOMHETEN I 2016 a) Styrets virksomhet Styret har hatt 6 møter siden siste årsmøte. I tillegg har styret hatt saksbehandling ved behov gjennom mailutveksling. b) Struktur og lagring av dokumenter Dropbox benyttes til lagring av alle dokumenter og styrepapirer. Sameiets forretningsfører lagrer i tillegg alle regnskaper og styrereferater som del av sitt oppdrag for sameiet. c) Vedlikehold Det har blitt gjennomført vedlikeholdsarbeid ihht plan og befaring. Det er primært pussing og maling av vinduer som har vært den største kostnadsposten. I tillegg er det montert takstiger på alle bygg ihht pålegg fra feier. Det er kjøpt inn maling til vinduer og vegger (veggmaling kun til bygg A,B og C) som står i garasjen i bygg B. Sameierne oppfordres til å flekkmale småskader og mindre vedlikeholdsbehov utenfor egne leiligheter ved behov (f.eks. olje dørterskler) d) Skader på byggene Vi har hatt en innvendig fuktlekkasje fra en innebygd toalettsisterne i bygg C. Saken er håndtert og skaden utbedres av sameier. Innkallelse til årsmøte i Sameiet Ilsetra Leiligheter 24. februar

2 Styret har vært bekymret for generelt fuktnivå i garasjeanleggene, men har etter flere befaringer gjennom året i samråd med vaktmester konkludert med at det ikke er behov for tiltak. Veggene i garasjen i bygg E er vasket. Det må påregnes løpende vask og maling av garasjeanleggene for å holde disse pene. Styret er oppmerksom på løse fliser og fug på enkelte inngangspartier og svalganger og vi vil forsøke å utbedre dette på en rasjonell og hensiktsmessig måte. Styret minner om at sameiere ikke må bruke salt, varmt vann eller hakke for å fjerne is på svalgangene. Vi ber også om at alle bidrar til å måke snø regelmessig. Vaktmester måker svalgangene hver fredag. e) Endring av vedtekter sommeren 2016 For å oppnå at vedtektene samsvarte med dagens situasjon og drift, var vi avhengig av alle sameiernes aksept for å få justert vedtektene våre. Dette ble gjennomført i f) Forsikring Styret har gjennomført en strukturert anbudsprosess for å få ny og tilfredsstillende bygningsforsikring. Gjensidige vant anbudsrunden. Egenandelen er opprettholdt på samme nivå som tidligere ( kr). Se våre nettsider for mer info. g) El-sjekk I forbindelse med bytte av forsikringsselskap, er det gjennomført El-sjekk. Vi oppfordrer alle sameiere til å utbedre mangler/avvik. De som har elektriske apparater (varmeskap, hvitevarer) skal betale 300 kr / år per apparat. Varmeovner i bodene er ikke tillat. h) Lading av el-biler Som det fremgår av ordensreglene, er det ikke lenger tillatt å lade el-biler fra fellesanlegget. Alle garasjene er klargjort for installasjon av private ladestasjoner. Sameiere som ønsker å installere stikk for lading, bes ta direkte kontakt med El-Installasjon i Lillehammer. i) Avtale med Øyer Invest AS / Hafjelltoppen Appartement AS. Forholdet til GLØR Avtalen med Buchardt ble fremforhandlet i Styret har i 2016 hatt løpende kontakt AB Invest v/gard Utkilen, men dessverre ikke lykkes å få til oppmåling med påfølgende utskillelse av friområdet som ikke skal bebygges (del av F2b). Oppmålingen har vært på vent siden ny plassering av renovasjonspunktene ikke har vært avklart. Statskog har ønsket å utføre disse oppmålingene samtidig. Sent på året 2016 har Gudbrandsdal Energi gjennomført kabelpåvisning mellom trafoen og innkjøringen til Ilsetra Hotell. Det er her det nye renovasjonspunktet med all sannsynlighet blir plassert. Se eget kart. Det betyr at renovasjonspunktet blir plassert på tomten til Ilsetra Hotell, mellom trafoen og innkjøringen til hotellet. Beholderne er levert og oppbevares til nedsetting kan gjennomføres til våren når forholdene ligger til rette. Når disse er satt ned Innkallelse til årsmøte i Sameiet Ilsetra Leiligheter 24. februar

3 forventer vi at Statskog gjennomfører oppmålingen (mai/juni 2017). Styret følger opp saken videre med AB Invest. j) Utbygging på det nye hyttefeltet vest for vår tomt Styret er av den oppfatning at kommunen her har tolket reguleringsplanen på en tvilsom måte og at en av hyttene er bygget unødvendig dominerende. Styret har klaget til kommunen og mottatt avslag på klagen. Saken blir fulgt opp videre av de 8 berørte sameierne i bygg D. De har sendt klage til Fylkesmannen i Oppland. k) Bebyggelse av «Fr2-tomten» (vis-a-vis bygg E) Arkitektene til AB Invest arbeider nå med tegning av tre leilighetsbygg á 8 leiligheter på Fr2 tomten. (I reguleringsplanen fra 2013 var det skisset inn fire leilighetsbygg på denne tomten). Bygningene vil stilmessig bli omtrent som byggene på Ilseterlia, men den endelige plasseringen er ikke fastsatt. AB Invest håper å gjennomføre salg av det nye prosjektet sommeren 2017 i så fall mottar vi antagelig nabovarsel ganske snart. l) Påskeskirenn Tradisjonen tro ble det avholdt påskeskirenn i Sameiet på Påskeaften. Det var mange deltagere og god stemning. 8. GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP FOR 2016 Vedlagte regnskap for 2016 viser et resultat på kr mot et budsjett på kr I dette resultatet inngår en ekstraordinær inntekt på kr for 3 hytteeiendommers tilknytning til vårt veinett. Dette er ihht. avtale inngått i I forbindelse med budsjettdiskusjonen under sameiermøtet i februar 2016 bestemte sameiermøtet enstemmig at kostnaden for TV/Internett skal belastes likt på alle leiligheter, tilsvarende foreliggende avtale med Eidsiva. Vår forsikringsavtale de siste årene var dårlig tilpasset våre utfordringer og behov, noe også forsikringsselskapet bekreftet. Vi ble derfor i beste forståelse sammen enige om at sameiet skulle søke en ny forsikringspartner, og vi fikk i denne sammenhengen gjennomslag for en ekstraordinær rabatt i Vi betalte således en premie som lå langt under «markedspris». Vedlikeholdsutgiftene for bygningene fordeler seg på ulike konti og rapporteringslinjer. Det er viktig å se disse postene samlet, når vi ser på årsregnskapet. Etter befaring ble det Innkallelse til årsmøte i Sameiet Ilsetra Leiligheter 24. februar

4 besluttet å prioritere maling og beising i 2016, dvs. preventivt vedlikehold. Vi har i 2016 ikke hatt bygningsskader som har belastet regnskapet. 9. BUDSJETT FOR 2017 Som det fremgår av vedlagte budsjett foreslår styret for 2017 i henhold til oppsatt vedlikeholdsplan å fortsette arbeidet med preventivt vedlikehold. I tillegg til maling/beising har vi budsjettert utgifter til reparasjon av løse fliser i svalganger 2. etasje. Dertil reparasjon av garasjeporter, såkalt «elsjekk med termografi» og påfølgende elektroarbeider i fellesområder, kontroll av brannvarslingsanlegget i hele sameiet. Summen som er avsatt for nevnte 5 poster utover maling/beising beløper seg til kr Etter flere år uten justering foreslår styret å øke bidraget til Øyer Turskiløyper til kr , opp fra kr I tillegg har vi registrert kostnadsøkninger på en rekke poster, slik at våre totale budsjetterte kostnader nå beløper seg til kr , opp knapt kr fra For å skape balanse i vårt regnskap tilsier nevnte kostnadsvekst at vi øker sameieravgiften tilsvarende. I 1. kvartal blir sameierne belastet kr per måned, samme avgift som i desember 2016, men vi foreslår nå å øke avgiften til kr per måned fra Dette gir et budsjettert overskudd på kr Forslag til justering av sameiets vedtekter Fjorårets vedtektsrevisjon berørte prinsipper knyttet til sameiets kostnadsfordeling og krevde derfor full oppslutning fra samtlige sameiere. Vi meddelte samtidig at vi på sameiermøtet i 2017 vil fremlegge ytterligere vedtektsforslag av mer redaksjonell karakter, som altså ikke har fundamentale konsekvenser. Det var viktig for oss å skape klarhet og presisere hva som gjelder. Under arbeidet med disse endringene fremkom behov for å se på sameiernes ansvar i forhold til fellesområdene. Våre nåværende vedtekter fastlegger at grensen for sameiernes ansvar mht. eksempelvis vann, kloakk, strøm ligger langt inn i byggenes bærende konstruksjoner, altså utilgjengelig. Vi syntes dette er urimelig og vi har derfor nå foreslått å flytte grensene nærmere det området som man må kunne forvente at sameier tar ansvar, dvs. fra og med sikringsskap, sluk, stoppekran etc. Vedlagte utkast ser ved første øyekast omfattende ut, men nevnte forhold er altså den eneste vesentlige endringen, og den bør være i sameiernes interesse. Innkallelse til årsmøte i Sameiet Ilsetra Leiligheter 24. februar

5 Styret anbefaler dette forslaget til justering av vedtektene. 11. ANSVARSFRIHET FOR STYRET Sameiets forsikringer omfatter ikke styreansvarsforsikring. Det foreslås derfor i likhet med tidligere år å vedta ansvarsfrihet for styret. 12. VALG Valg av styre: Tabellen nedenfor viser styrets sammensetning for 2015 og forslag til valg for henholdsvis 1 eller 2 år: REP Navn Valgt sist Valgt til Forslag Bygg A: Jo Langmoen Jo Langmoen (1 år) Bygg B: Eskild Larsen Eskild Larsen (1 år) (styreleder) Bygg C: Knut Ivar Torgersrud Terje Fjæstad (2 år) Bygg D: Erik Helli Kristian Kjos (2 år) Bygg E: Mona Nydal (ikke på valg) Valg av styreleder: Eskild Larsen har sagt seg villig til å fortsette som styreleder. Valg av revisor. BDO foreslås gjenvalgt. 13. ARBEIDSPROGRAM FOR 2017 Oppgaver eiere i de enkelte bygg ønsker utført av innvendig vedlikehold bekostes separat pr. bygg. Ønsker sendes byggets styrerepresentant innen påske. Styret koordinerer bestilling av arbeidene. Videre oppfølging av drift og løpende saker Teste løsning for å feste / bytte løse fliser og løs fug på svalganger og flislagte arealer på forsiden av byggene Vurdere videre behov for maling av vinduer Vurdere behov for maling/beising av enkelte sider av byggene og innvendig garasjeanlegg Vurdere vedlikehold av brannvarslingsanlegg Gjennomføre utbedringer av garasjeporter ihht mottatt tilbud Pusse og male ståldører som trenger vedlikehold Innkallelse til årsmøte i Sameiet Ilsetra Leiligheter 24. februar

6 Jobbe videre med å begrense fuktskader på panel under svalganger. (montere dryppkant?) Befaring og innhenting av tilbud fra blikkenslager ifbm div. vedlikehold på blikk Utbedring el ihht elsjekk Oppsyn med potensiell utfordring med torv inntil takutspring Ilsetra, 15. februar 2017 Styret i Sameiet Ilsetra Leiligheter Vedlegg: Langsiktig vedlikeholdsplan Årsregnskap 2016 med revisjonsberetning og budsjett 2017 Fullmaktsskjema Forslag til justerte vedtekter Innkallelse til årsmøte i Sameiet Ilsetra Leiligheter 24. februar