Økonomidirektør/økonomiledersamling UH-sektoren Bergen 22. april 2015 Elin Kristine Olsen, Jon Strømme og Terje Aandalen UNINETT AS
«ERP», «strukturendringer» og «påskerapport»
Tjenester og system UH og UNINETT
Forskningsnettet Kunder: 180 Points of presence: 82 Rutere: 155 Utfordrende geografi / værforhold Kristiansand Hammerfest: 2350 km Fastland Svalbard: 1400 km Finnmark-ringen: 1430 km - 23. april 2015 SLIDE 4
KD Systemlandskap BOT(T )-institusjoner benytter også Cristin, FS og LMS, men har forskjellig regnskaps- og HRsystem fra UNINETTs øvrige kunder. Rapportering (NSD) Administrative systemer Studieadministrative systemer Lærings-/forskningsfaglige systemer Agresso SAP Basware Amesto Jobbnorge Artemis Forskn. adm (Cristin) Studentadm (FS) LMSer ecampus Digital eksamen Forelesningsopptak Videokonferanse FileSender m.m. ephorte/ Public360 Samarbeidsverktøyet Agora Samordna opptak Ephorus Sigma Systemintegrasjon og mellomvare Forskningsnettet & nettnære tjenester Administrativt fokus Underv-/forskningsfokus
Feide Nasjonal identitetsforvaltning for utdanningssektoren Ett brukernavn og ett passord til alle tjenester Nasjonal innloggingstjeneste og lokal kontroll med opplysninger Personvern og informasjonssikkerhet
UNINETTs rolle - samhandling Innenfor Administrative- (og Undervisningsnære) systemer er vår rolle å være sektorens verktøy med spisskompetanse på å få til samarbeid om fellesløsninger gjennom; - Prioriteringsråd/Styringsgrupper - Arbeidsgrupper Benytte & bygge på sektorens egen kompetanse Bygge på eksisterende nettverk/infrastruktur & arkitektur Trekke på spisskompetanse fra sektoren Identifisere og spre erfaringer & beste praksis Utnytte muliggjørende teknologi Drive prosesser for og på vegne av sektoren og KD
Opplevd merverdi UNINETTs rolle Innkjøpssamarbeid Utviklingssamarbeid Felles beste praksis Systemintegrasjon Innkjøpssamarbeid Utviklingssamarbeid Felles beste praksis Systemintegrasjon Tjenesteportal? Innkjøpssamarbeid Utviklingssamarbeid Felles beste praksis Arbeidsgrupper Samlinger Prioriteringsråd Innkjøpssamarbeid Utviklingssamarbeid Innsats (Timer/kr, etc.)
19. desember 2013 9
Administrative systemer
Faggruppen Agora Økonomi/Agresso Lønn og personal/sap.prosjekt Rekrutteringsverktøy Sak og arkiv/ephorte.prosjekt utrulling Public360 Bestilling til betaling/basware Konkurransegjennomføring/Amesto sourcing Prosjektstyring/Artemis.Utredning Agresso prosjekt 23. april 2015 11
Informasjonsflyt Agora: agora.uninett.no E-postlister Kommunikasjonsplaner Forvaltningsmodell Kontakter Råd og utvalg Samlinger 12
Strukturendringer
23. april 2015 SLIDE 14
1. Hvilke scenarioer/valg står virksomhetene overfor? 2. Hvilken organisering hos virksomheter og hos UNINETT? 3. Hvilke faser skal gås gjennom før system(ene) er i drift? 4. Når er beslutninger klare? 23. april 2015 SLIDE 16
Vi vil Invitere til et informasjonsmøte mai/juni Se tjenestene som UNINETT leverer, sammen med FSAT, DFØ eventuelt flere Viktig å starte forberedelser tidlig Se sammenheng ny organisasjonsstruktur og IKT-systemene Rådgivning og veiledning: HVA, NÅR, HVORDAN Invitasjon sendes i løpet av en uke bring videre Egen nettside: https://www.uninett.no/fusjoner 23. april 2015 SLIDE 17
Anbefalinger God erfaring med at virksomheter som slår seg sammen etablerer egen prosjektaktivitet for systemendringer Anbefaler tydelige kontaktpunkter mellom virksomhet og UNINETT UNINETT vil også etablere et prosjekt for sammenslåing med egne delprosjektledere Prosjekt sammenslåing UH Delprosjekt UiT, NTNU Delprosjekt UiS, UiN, HBV 23. april 2015 SLIDE 18
4 ting å ha kontroll over: Struktur Organisasjon, system Flyt Saksgang, dataflyt, kodeverk Ledetid: Struktur og flyt må være ferdig før de tror Overlapp: Gamle og nye systemer, saksgang, flyt, identiteter, ingen D-dag 23. april 2015 SLIDE 19
2014-2016 23. april 2015 20
23. april 2015 21
Mål for sektoren Samkjørte aktiviteter og prosjekter Helhetlig tenkning Digitaliserte aktiviteter Framtidsrettet arbeidsmetodikk
Prioritert støtte på tvers Agora, inkludert UNINETTs integrasjonsplattform, styrkes som inngangsport for samhandling og integrasjon innen administrativt område Utvide bruk av «endringsagenter» UNINETT benyttes ved anskaffelse av felles administrative verktøy for UH-sektoren eksempel rekrutteringssystemet Omstrukturering og forenkling av prioriteringsrådene slik at sektorens interesser ivaretas med økt kvalitet og effektivitet 23. april 2015 SLIDE 23
Rekrutteringssystemet 23. april 2015 SLIDE 24
God avtale med besparelser for sektoren Utrulling november 2014-februar 2015 7 eksisterende kunder, totalt 25. 6-7 potensielle. Noen avventer pga sammenslåinger Gode erfaringer så langt godt samarbeid med leverandør Overgang fra prosjekt til forvaltning nå i april Tjenesteansvarlig: Marit Lilletveit Del av prioriteringsråd HR Gevinstrealisering og utvikle beste praksis, på tvers av virksomheter 23. april 2015 SLIDE 25
Fornyet samarbeidsmodell Kundedrevet og kundefinansierte felles løsninger Basert på frivillighet og samarbeid på tvers
Forankring og styring KD Styring, oppfølging og utvikling fag (prosessorientert) UH-sektoren UNINETT Oppfølging og utvikling (fag/systemorientert) Økonomi prioriteringsråd HR prioriteringsråd Informasjonsforvaltning prioriteringsråd Oppfølging og utvikling (fag/systemorientert) Arbeidsutvalg Bestilling/betaling Arbeidsutvalg Økonomi/prosjekt Arbeidsutvalg konkurransegjennomføring Arbeidsutvalg rekruttering Arbeidsutvalg Lønn Arbeidsutvalg info forvaltning 23. april 2015 27
Forslag til prosess 2015 1. Siste møter i dagens prioriteringsråd Agresso, BFS, PSV? før sommeren 2. Forespørsel om kandidater til rådet 3. Første møte nytt råd i september Mandat Plan 23. april 2015 SLIDE 28
Prioritet 5: Forbedret saksbehandling med integrasjon mot Public 360 23. april 2015 SLIDE 29
Gevinster fra prosjektet Bedre opplevd tjenestekvalitet hos sluttkundene Bedre opplevd brukergrensesnitt for brukere, spesielt de som brukes systemet sporadisk Mer effektiv saksbehandling Økt dokumentfangst 30
Utvikling FS, overføring av godkjennings- og innspasningssaker Integrasjonsplattform, første integrasjon er mot Jobbnorge Endring i overføring fra Feide (stillingstittel inkluderes) Skjerming av fødsels-/personnummer Sikker digital post Oppgradering til Service Pack 7 31
Aktuelt 37 av 40 virksomheter er nå i produksjon Havforskning, SIU og UNIS planlegges Utlysning deltakere til prioriteringsråd og arbeidsutvalg Revidert økonomibilag - sammenslåinger Webinarer og SI brukerforum SUHS 32
Prioritet 4: Økt systemutnyttelse 23. april 2015 SLIDE 33
Uutnyttet funksjonalitet identifiseres Del av aktivitetsplan per system Samler beste praksiser tas opp i workshops og SUHS Arbeidsutvalgets oppgave Egen arbeidsgruppe hos SAP inkl. DFØ 23. april 2015 SLIDE 34
Samarbeid om utvikling HR KD/UHR Forankring og styring Porteføljeutvikling fag og systemer UNINETT UH-virksomheter Prioriteringsråd Gjennomføring av aktiviteter/prosjekter Ubrukt funksjonalitet i SAP Samkjøring rollehierarki Sikre systemdekning HRfunksjonalitet Samkjøring HR-prosesser
Prioritet 3: Forenklet rapportering mer på web 23. april 2015 SLIDE 36
Agresso Web-rapportering Avtale inngått for alle 27 Agresso-virksomhetene I dialog med Agresso prioriteringsråd Inneholder to komponenter/menypunkter Rapporter Informasjonssider 23. april 2015 SLIDE 37
23. april 2015 SLIDE 38
23. april 2015 SLIDE 39
23. april 2015 SLIDE 40
23. april 2015 SLIDE 41
Agresso Web Økonomi Rammeavtale inngått av UNINETT Virksomheter må gjøre avrop innen 1. juli 2015 Omfatter all funksjonalitet som på Windows-plattformen Felles Økonomi Anlegg Leverandør Kunde Planlegger (budsjettering) Salgsordre og fakturering Inkluderer tilleggsmoduler for Arbeidsflyt og Varslingsmotor (IntellAgent) 23. april 2015 SLIDE 42
Status Testmiljø for alle etablert høsten 2014 Web-kurs før jul 2014 Produksjonsmiljø m/feide var operativt fra midten av februar 2015 etablert infrastruktur prosjekt Flere har lagt ut Browser-spørringer og Exceleratorrapporter på Web for avdelings- og prosjektledere Noen har laget Informasjonssider 3 virksomheter har anskaffet Web Økonomi, og noen til vurderer Unit4 har gjennomført to webinarer på Web Økonomi 23. april 2015 SLIDE 43
Prioritet 2: Bedret systemstøtte til innkjøpsprosessene 23. april 2015 SLIDE 44
Innkjøp, anskaffelse Utnytte potensialet i Basware og Amesto KGV: Workshops/erfaringsutveksling Innføre Inventuramaler i Amesto KGV Utfordring: Forankring av innkjøpsprosessene! 23. april 2015 SLIDE 45
Prioritet 1: Bedret systemstøtte til BOA 23. april 2015 SLIDE 46
23. april 2015 SLIDE 47
Utredning/prosjektgruppe Prosjektgruppe: Mette Kammen, Høgskolen i Telemark Morten Morlandstø, Høgskolen i Bergen Bente Giset, Høgskolen i Hedmark Kari Flatlandsmo, Universitetet i Nordland Heidi Brurok, Høgskolen i Sør-Trøndelag Torill Erikson, Høgskolen i Oslo og Akershus 23. april 2015 48
Tidsplan
Forankring og styring KD Oppfølging og utvikling fag (prosessorientert) UH-sektoren UNINETT Tverrfaglig samarbeid -Saksgang -Roller og prosesser -Prosjektstyring/ gjennomføring Oppfølging og utvikling (fag/systemorientert) Økonomi prioriteringsråd HR prioriteringsråd Infoforvaltning prioriteringsråd Oppfølging og utvikling (fag/systemorientert) Arbeidsutvalg Bestilling/betaling Arbeidsutvalg Økonomi/prosjekt Arbeidsutvalg konkurransegjennomføring Arbeidsutvalg rekruttering Arbeidsutvalg Lønn Arbeidsutvalg info forvaltning 50
Arbeidet videre - over på Agora https://agora.uninett.no/group/psv-retning-2014/tavle 23. april 2015 SLIDE 51