Nyhetsbrev fra Sykehuspartner Skøyen, april 2011 Kjære samarbeidspartnere ved helseforetakene i Helse Sør-Øst Det er vår i lufta og vi er inne i en periode hvor mye skjer og skal skje. I Helse Sør- Øst og foretaksgruppen er det nå et veldig høyt aktivitetsnivå. I Sykehuspartner jobber vi fortsatt for å smøre maskineriet og hente ut effektene etter at vi startet omstillingen i høst. Vi må jobbe langsiktig og strukturert for å bygge en profesjonell organisasjon. Samtidig må vi håndtere de daglige utfordringene vi opplever i driften. Med dette nyhetsbrevet ønsker vi å informere dere som bestillere og brukere om pågående aktiviteter, både de mer kortsiktige innsatsområdene og status på noen av de prosjektene vi har og har hatt mye fokus på. Du kan blant annet lese om vårt arbeid for Ahus 2011, vårt bidrag til å forenkle arbeidshverdagen ved OUS samt utviklingen av en felles HR-løsning for alle helseforetakene. Saksbehandlingstiden hos brukerstøtte blir stadig kortere. Dette bidrar til å forenkle helseforetakenes hverdag slik at de ansatte kan fokusere på det de gjør best, tilby gode helsetjenester til alle som trenger det. Tiltakene som er satt i gang for å redusere løsningstiden, kan du også lese mer om her. Vi ser frem til et fortsatt godt samarbeid med helseforetakene. Vi arbeider kontinuerlig for å forbedre oss slik at vi kan levere gode tjenester innen IKT, HR, innkjøp og brukerstøtte. En riktig god påske ønskes dere alle. Med vennlig hilsen Arild Gjerdseth Direktør Sykehuspartner
Ukentlige rapporter fra Sykehuspartner IKT I uke 13 begynte Sykehuspartner å sende ukentlige rapporter til helseforetakene. Både Sykehuspartner og helseforetakene har behov for informasjon om status på leveransekvaliteten og hvordan denne utvikler seg over tid. Vi håper at den ukentlige rapporten kan bidra til nettopp det. Sykehuspartners målsetning er å finne måleparametre som kan hentes fra alle foretak og som illustrerer brukeropplevd tjeneste. Det er et viktig poeng at vi rapporterer sammenlignbare ytelsesindikatorer/kpi fra samtlige foretak og at disse skal være lett tilgjengelige, slik at vi kan rapportere ukentlig. Foretakene Innsatsområder i IKT og Brukerstøtte For å bedre leveransesituasjonen i den hektiske perioden vi nå befinner oss i, etableres det dedikerte innsatsgrupper for brukerstøtte, HR og IKT. Disse teamene har til hensikt å gjøre grep som kan bedre arbeidsflyten og redusere flaskehalser i perioder med stor pågang. Vi vil også øke leveransekapasiteten i en utfordrende situasjon og redusere utestående leveranser etter Svært vellykket IKT-overføring til Ahus Sykehuspartner var ansvarlig for alle IKT-relaterte aktiviteter i forbindelse med utvidelsen av Ahus i 2011. Migrering av DIPS-data var den mest omfattende oppgaven. Migreringen pågikk i fire døgn. Med god hjelp fra DIPS-leverandøren overførte Sykehuspartner data for nærmere 180.000 pasienter. Dette tilsvarer mer enn 15 millioner journaldokumenter, diagnoser og laboratoriesvar. I tillegg er DIPS nå tilpasset Ahus nye organisasjon med seks nye avdelinger, 20 nye poster og 60 seksjoner. Prosjektleder Eli Stokke Rondeel bekrefter at arbeidet har vært en suksess. Våre ansatte har lagt ned en formidabel innsats innenfor svært stramme tidsfrister, forteller Rondeel. Sykehuspartner har sikret at Ahus nå kan håndtere et nytt opptaksområde med ytterligere 160 000 pasienter oppgradert infrastrukturen slik at den kan håndtere en produksjonsøkning på 40 % skiftet ut pc-klienter, skrivere og annet IT-utstyr for 1350 nye brukere. Av disse er 630 brukere på nye lokasjoner i Alna bydel og Follo-kommunene skiftet MTU-utstyr og tilpasset integrasjoner på Ski sykehus endret nettverk og telefoniløsning for de nye lokasjonene tilgjengeliggjort nødvendige applikasjoner for nye brukere kan benytte den ukentlige rapporten til interninformasjon om utvikling, spesielle hendelser og iverksatte tiltak. Rapporten kommer til å være kortfattet og skal være et supplement til en omfattende månedlig rapport som blant annet går til driftsstyret. Vi er opptatt av at dette skal bli et godt verktøy både for foretakene og for Sykehuspartner i videre arbeid og ønsker derfor tilbakemelding på rapporten; hva fungerer godt, hva kan gjøres bedre, hva savnes? Det er fint om dere kontakter kundeansvarlig ved foretaket hvis dere har forslag. beste evne. Vi forsøker å løse arbeidsoppgaver der pågangen nå oppleves som størst. Vi ønsker også å iverksette målrettede tiltak for å redusere uløste oppgaver. Dette vil forkorte tid fra bestilling til leveranse og dermed øke helseforetakenes tilfredshet. Tiltakene er del av en helhetlig gjennomgang hvor vi fokuserer på bestillingsprosessen, samhandling med helseforetakene og ytelsesindikatorer/kpi for våre leveranser. De største applikasjonsendringene har vært Migrering av pasientdata fra OUS (Aker) for DIPS og BUP Migrering av over 3500 blodgivere fra Prosang til Labcraft for Blodbanken på Ski sykehus Overtakelse av drift av Winmed for Follo interkommunale legevakt på Ski sykehus Kjell Borthne, prosjektansvarlig for Ahus, er meget fornøyd med Sykehuspartners innsats. - Sykehuspartners ansatte gjorde en kjempejobb. Både Brukerstøtte og teknisk support håndterte et ekstra påtrykk fra mange nye brukere etter produksjonssettingen. Det er ingen selvfølge at en slik svær operasjon skal gå knirkefritt eller ende godt, slik som den faktisk gjorde i denne sammenhengen, sier Borthne. Nyhetsbrev fra Sykehuspartner - april 2011 2
Sykehuspartner forenkler hverdagen for ansatte ved OUS I slutten av mars fullførte Sykehuspartner konsolideringen av e-postsystemet ved Oslo Universitetssykehus. Alle ansatte ved OUS har nå tilgang til et felles system for e-post, kalender og møtereservasjon. På den måten kan eksempelvis ansatte ved Rikshospitalet og Ullevål booke møter og oppdatere hverandres kalendere på tvers av de ulike helseforetakene. Dermed unngår man at møter må koordineres gjennom sekundære kanaler som telefon, sms og muntlige avtaler. I tillegg har alle ansatte fått samme navnestandard og felles adresselister. I en hektisk hverdag er det viktig med enkle og brukervennlige systemer for kommunikasjon og håndtering av daglige, administrative gjøremål. Arbeidet har pågått siden oktober 2010, forteller Leif Egil Buen. Han er prosjektleder og er svært fornøyd med arbeidet som er gjort. Nærmere 20 personer fra Sykehuspartner har vært tilknyttet prosjektet. For å ta unna for økt pågang hos brukerstøtte bemannet vi med tre dedikerte personer samtidig som vi la inn eget tastevalg for Microsoft Exchange. Dette har forenklet arbeidet. At programvaren blir oppdatert on the fly er en ytterligere forbedring. Dette betyr at ansatte kan arbeide samtidig som oppgraderingen pågår. De merker ingenting, avslutter Buen. Totalt har 11.000 brukere blitt migrert til det nye systemet. For å ta det nye systemet i bruk må man være registrert i personalportalen. Dette knytter alle ansatte til samme portal noe som igjen øker kvaliteten på e-postsystemets dataregistre. Travle dager ved OUS Sykehuspartner IKT leverer ny versjon av Pasdoc til OUS. Den første av fem leveranser ble foretatt i slutten av mars. Samtidig har Doculive blitt oppdatert og konsolidert. På sikt ønsker man å slå sammen Doculive på Ullevål og Rikshospitalet til en felles database. Dette arbeidet sluttføres i 2012. 10.000 PC-er har fått ny nettleser, Internet Explorer 8. Samlokalisering fase to Sykehuspartner IKT har også ansvar for opplæring og innføring i de nye systemene. Å lære opp brukere er en svært viktig del av Sykehuspartners arbeid. Det er vanlig at man trener opp et visst antall superbrukere som siden videreformidler sin kunnskap til de ansatte på det enkelte foretak. Driftstyret i Sykehuspartner sluttet seg 25. mars til forslaget om vedtak om samlokalisering fase to. Dette innebærer ingen endringer for ansatte innen virksomhetsområdene IKT og HR Brukerstøtte. IKT Brukerstøtte samlokaliseres på de tre lokasjonene Grimstad, Innlandet og Oslo. Det er et vedtak om å avvikle IKT Brukerstøtte ved Østfold og Porsgrunn. Direktøren vil imidlertid foreta en vurdering av tidspunktet for når det er mest hensiktsmessig å gjennomføre endringen, spesielt for Østfold. Ansatte i Sykehuspartner har vært involvert i prosessen blant annet gjennom arbeidsgrupper ved lokasjonene på Innlandet. Kontakt Brukerstøtte! Kontaktinformasjon for Brukerstøtte IKT Brukerstøtte: Østfold 698 60320, innvalg 1 Ahus 679 62000, innvalg 1 OUS-RH 23 07 50 00 OUS-Ullevål 23 02 70 00 OUS-Aker 23 03 33 33 Innlandet 62 537 112 SØR 32 23 53 30 HR Brukerstøtte 32 23 53 30 (innvalg HR) Nyhetsbrev fra Sykehuspartner - april 2011 3
Prosjektleder Jan-Erik Bjørnstad og fungerende direktør i Sykehuspartner HR, Einar Devold. Felles HR-løsning for alle helseforetakene Forprosjektet for felles HR-løsning i Helse Sør- Øst ble avsluttet høsten 2007. Det ble besluttet å samordne fellestjenester for lønn og personaladministrasjon, ressursstyring og arbeidsplansystem og rekruttering. Implementeringsprosjektet for lønn, personal og rekruttering startet i januar 2009. Ved nyttår kom de siste foretakene inn på den regionale fellestjenesten Stort løft -I februar 2011 avsluttet vi leveransene i AdmHR, L&P prosjektet, forteller prosjektleder Jan-Erik Bjørnstad. Det vil si at alle ansatte i HSØ fra og med januar 2011 benytter samme lønns- og personalsystem og er brukere av Personalportalen inkludert personalhåndbok og rekrutteringsløsning. Dette har vært en stor leveranse for oss i Sykehuspartner. Prosjektet ble gjennomført i en periode der foretakene har vært i omstilingsprosesser. Dette har likevel gått bra. Prosjektdeltakerne ved foretakene har vært viktige bidragsytere til prosjektet. Det eksisterer nå felles arbeidsprosesser for alle som jobber med HR i hele Helse Sør-Øst. Dette vil bidra til effektivitetsgevinster i form av: Bedre styringsinformasjon for foretak og ledere Økte refusjonsinntekter fra NAV Felles arbeidsprosesser Ikke knirkefritt Vi kan ikke forvente at driften skal gå knirkefritt det første halvåret. Overgang til nye systemer tar tid. Selv om vi har jobbet strukturert med opplæring og kompetansebygging, dukker det normalt opp utfordringer også en tid etter implementeringen, sier fungerende direktør i Sykehuspartner HR, Einar Devold. Derfor er det viktig at prosjektet skaper tillit hos kunden og leverer i henhold til det som blir avtalt, slik at vi skaper gode relasjoner som vi kan bygge videre på når leveransene går over i en driftssituasjon. Relasjonene som skapes mellom foretakene og Sykehuspartner legger i stor grad grunnlaget for at vi lykkes videre i den store OU-prosessen som starter for fullt når systemplattformen er etablert. Godt samarbeid og felles mål er nøkkelen til å lykkes i den innkjøringsfasen vi fortsatt befinner oss i ved flere av foretakene, understreker Devold. Det er også viktig å minne om at HR-løsningen gir muligheter til å ta ut lokale gevinster. Det er nå vi begynner! Opplæring og kompetansebygging Sykehuspartner har hatt ansvar for å lære opp lokale instruktører ved foretakene. Instruktørene har stått for den interne opplæringen i foretakene hvor alle ansatte har vært målgruppe. Å gjennomføre en slik omfattende opplæring er krevende fordi alle ansatte må kurses. - Vi er imponert over hvordan foretakene har gjennomført opplæringen med dyktige instruktører og god kursplanlegging, sier Devold. Forstsatt i utvikling Helseforetakene blir også viktige for oss i det videre utviklingsarbeidet med verktøyene, sier prosjektleder Jan-Erik Bjørnstad. Sykehuspartner og foretakene er således i et avhengighetsforhold hvor god samhandling er nøkkelen til suksess. Vi behøver tilbakemelding fra brukerne for å kunne utvikle våre tjenester. Dette er den første fellestjenesten som leveres til samtlige foretak i foretaksgruppen. - Vi har overholdt tidsplanen og de økonomiske rammene. Det er vi stolte av, avslutter Devold og Bjørnstad. Ny tjenesteavtale for Sykehuspartner Innkjøp og Logistikk Innkjøp og logistikk inngikk nylig en tjenesteavtale med Helseforetakenes Innkjøpsservice AS. Tjenesten inkluderer leveranse av teknisk løsning og konsulentbistand til Sykehuspartners egenutviklede innkjøpsportal. Leveransen omfatter en avtalemodul og en statistikkmodul. Avtalemodulen gir oversikt over alle nasjonale avtaler. Den skal forenkle arbeidet med avtaleforvaltningen ved å samle all informasjon på ett sted, helt ned på artikkelnivå. Systemet skal gjøre det mulig å registrere avtaler, gjøre avanserte søk, opprette varslinger og generere rapporter. Statistikkadministrasjon gjør det mulig å systematisere og godkjenne statistikk fra de ulike leverandørene. Nyhetsbrev fra Sykehuspartner - april 2011 4
Medarbeidere sentrale i forbedringsprosjekt i Brukerstøtte IKT Sør Brukerstøtte IKT Sør gjennomfører et forbedringsprosjekt for å effektivisere prosesser og forbedre arbeidsmetoder. Høy grad av involvering av medarbeidere og kunder i prosjektet sikrer at forbedringstiltakene treffer og gir resultater. Fra november 2010 har Brukerstøtte IKT Sør i Grimstad gjennomført et prosjekt ledet av avdelingsleder Christine Brix Andersen. - Målet er å øke kvaliteten på brukerstøtten for å få mer fornøyde kunder i sør, sier Brix. Prosjektteamet har bestått av fire medarbeidere fra brukerstøtte og to konsulenter med erfaring fra liknende forbedringsarbeid. Teamet har holdt jevnlige arbeidsmøter i prosjektperioden. Vi har gjennomført dybdeanalyser som gjør at vi nå i større grad har oversikt over rotårsaker til utfordringene. Jeg er stolt av at medarbeiderne har bidratt til å snu steiner og identifisere konkrete tiltak som gir effekt både på kort og lang sikt, sier Brix. Prosjektfokus har blant annet vært å: Sikre bedre informasjon i sakene som meldes inn til Brukerstøtte Arbeide proaktivt ved foretakene for å redusere saksinngang Tilpasse operativ bemanning i forhold til pågang Tydeliggjøre interne retningslinjer for håndtering av brukerhenvendelser Innføre sjekklister og bedre spørsmålsteknikk i 1. linje Bedre informasjonen til brukere som ringer inn om driftshendelser Forbedre dokumentasjon og kunnskapsdeling Forbedre saksflyten og redusere antall medarbeidere som tar i en sak Øke kvalitet på utsvar til bruker En viktig suksessfaktor har vært samarbeidet med kunden, forteller Brix. Vi har hver måned i perioden november til april holdt arbeidsmøte med SSHF. Kunden har blant annet kvalitetssikret sjekklister som blir brukt i 1. linje på Brukerstøtte. På et ettermiddagsmøte med alle ansatte i Brukerstøtte stilte fire ledere/sykepleiere fra akutten i Arendal for å fortelle om sin hverdag og hvor viktig brukerstøtte er når problemer oppstår. I mai vil 15 medarbeidere fra brukerstøtte hospitere ved SSHF for å få bedre innsikt i hverdagen på et sykehus. Alt dette for å bidra til økt kvalitet på våre tjenester. Martin De Lange og Marie Kvikshaug Taule er ansatt i Brukerstøtte Sør og har bidratt aktivt i forbedringsprosjektet. Prosjektgruppen har benyttet prosessforbedringsmetodikk hvor fokus er å redusere ikke- verdiskapende aktiviteter. Prosjektet har innhentet konkrete fakta fra statistikk og målinger. Videre har både medarbeidere og brukere deltatt i møter for å dele sine erfaringer. Forbedringsforslag har blitt prioritert og gjort om til konkrete tiltak. Samarbeidet med SSHF har gjort at det ikke bare gjennomføres forbedringstiltak internt i Sykehuspartner, sier teamkoodinator Martin De Lange. Like viktig har det vært å identifisere hva kunden og brukerne kan gjøre for å øke kvaliteten på det som kommer inn av saker til Sykehuspartner eller å gjøre tiltak for å redusere antall saker som går inn til Sykehuspartner. Forbedringsprosjektet vil fortsette utover våren med fokus på kontinuerlig forbedring. Resultatet av prosjektet så lang er eksempelvis at antall saker løst i 1 linje har økt fra 37 % til 70 %. Effektiviteten øker gradvis som følge av at ikke-verdiskapende aktiviteter er luket bort. Systematisk nedbygging av backloggen fører til raskere saksbehandlingstid. Nyhetsbrev fra Sykehuspartner - april 2011 5