rutiner ved HiØ Fakturering/betaling bank Oppdatering/bokføring Agresso Erfaringer fra Høgskolen i Østfold 1
Aktivitetsnavn og nr: Inntekter Egenbetaling (Bevilgningsfinansiert virksomhet) Prosessbeskrivelse: Aktivitet Beskrivelse Verktøy Kritiske suksessfaktorer Utsteder faktura Dette gjelder faktura for m.fl. semesteravgift (kr.1120,- for helt år). Studiestedsadm. / ITD v/linda har ansvar for å opprette faktura i. 1.årsstudenter får faktura tilsendt i posten. De andre får beskjed pr. e- mail om at betalingsinformasjon legges ut på Studweb. Ajourføre reskontro Betaling av studieavgift og oppmelding til eksamen må skje innen 15. september. Øk.seksjonen frafaller deretter krav på studenter som ikke skal studere ved HIØ etter beskjed fra kontaktpersoner i studiestedsadm. Referanser Motta innbetaling Bokføring i OCR-innbetalinger hentes inn på fil fra banken daglig. Innbetalinger uten bruk av KID (manuelle) ses på kreditoppgave fra banken eller kontoutskrift Etter at fila er hentet i banken, lastes OCR-innbet. inn i og registreres automatisk på rett person. Ev. transaksjoner som ikke er i orden må gjennomgås manuelt og rettes opp. Manuelle innbet.(dvs. uten bruk av KID) må registreres på den enkelte student DnB NOR Nettbank K:\FA\Okonomiseksjon\Aktivitetsbeskrivelse, beste praksis\inntekter Egenbetaling - Bokføring i.doc 2
Forts. Overføring >Agresso / bokføring Dette gjøres i slutten av hver måned, Agresso K:\FA\Okonomiseksjon\Aktivitetsbeskrivelse, beste praksis\inntekter Egenbetaling Overføring - Agresso.doc Overføring av semesteravgift Kopi av rapport GL07 (Innlesing forsystemtransaksjoner) brukes som dokumentasjonsgrunnlag for beregning og overføring av avgifter til SIØ. Tilbakebetaling av studentavgifter og ev. annet som påvirker overførsel til SIØ må i tillegg tas med. Excel, Agresso Utføre utbetaling Utbetaling til SIØ foretas etter hver månedsslutt via lev. reskontro i Agresso Agresso Link til beskrivelse for Utføre utbetaling under Anskaffelser 3
Aktivitetsnavn og nr: Inntekter Studiepoenggivende kurs (Oppdrag /Salg til enkeltpersoner) Prosessbeskrivelse: Aktivitet Beskrivelse Verktøy Kritiske suksessfaktorer Mottar oppdrag / Påmelding kurs Dette kan være oppdrag HIØ får hvor en arbeidsgiver skal betale for kurset (Oppdrag) eller hvor enkeltstudenter melder seg på et Student registreres i Utstede faktura Motta innbetaling Bokføring i kurs og betaler selv (Salg) Utføres av studiestedsadm. / ITD v/linda Faktura utstedes til et foretak hvor de enkelte kursdeltakerne også registreres eller til enkeltpersoner OCR-innbetalinger hentes inn på fil fra banken daglig. Innbetalinger uten bruk av KID (manuelle) ses på kreditoppgave fra banken eller kontoutskrift Etter at fila er hentet i banken, lastes OCR-innbet. inn i og registreres automatisk på rett person. Ev. transaksjoner som ikke er i orden må gjennomgås manuelt og rettes opp. Manuelle innbet.(dvs. uten bruk av KID) må registreres på den enkelte student DnB NOR Nettbank K:\FA\Okonomiseksjon\Aktivitetsbeskrivelse, beste praksis\inntekter Egenbetaling - Bokføring i.doc 4
Forts. Overføring >Agresso /bokføring Dette gjøres i slutten av hver måned, Agresso K:\FA\Okonomiseksjon\Aktivitetsbeskrivelse, beste praksis\inntekter Egenbetaling Overføring - Agresso.doc Overføring av semesteravgift Kopi av rapport GL07 (Innlesing forsystemtransaksjoner) brukes som dokumentasjonsgrunnlag for beregning og overføring av avgifter til SIØ. Ev. annet som påvirker overførsel til SIØ må i tillegg tas med. Excel, Agresso Utføre utbetaling Utbetaling til SIØ foretas etter hver månedsslutt via lev.reskontro i Agresso Agresso Link til beskrivelse for Utføre utbetaling under Anskaffelser 5
Erfaringer fra HiØ gir inntekter etter kontantprinsippet Kopi av faktura ga ikke kopi med opprinnelig bilagsdato ved utskrift i ettertid Dette er nå rettet Uttak av rapporter Nå mulig å hente ut oversikt for eventuell periodisering av inntekter Etterspørres av revisor Gode beskrivelser av ansvar og rutiner viktig - da er det enklere å vite hvem som skal gjøre hva, og hvordan det skal gjøres. 6