Knstituerende styremøte i Slbakken II Sameie. Møtedat 16.03.2010 Møtetidspunkt Etter sameiermøtets avslutning Møtested Bjørndal skle Tilstede Cat Kvikstadhagen Kurt-Jarle Niltveit Jan-Øyvind Pallum Anne Ardem Brigitte Berg Fra frretningsfører møtte Harris Kahn Saksversikt /10 Knstituering av styret /10 Fullmakt til å sende dkumenter elektrnisk /10 Frdeling av styrehnrar fr 2009 /10 Telefnrefusjn /10 Melding m endring til Brønnøysundregisteret /10 Håndkasse /10 F@kturabehandling - Attestasjn /10 Retningslinjer fr styrearbeid /10 HMS Internkntrll /10 Infrmasjn fra frretningsfører /10 Knstituering av styret Styrets sammensetning Styremedlemmer g varamedlemmer må ppgi sitt fødselsnummer med 11 siffer fr å få registrert selskapet i Enhetsregisteret. Ved bruk av elektrnisk fakturabehandling må e-mail adresse g mbiltelefn-nummer ppgis. Påse at alle pplysninger sm navn, persnnummer, mailadresse g mbilnr. Er krrekt skrevet. Leder Kurt-Jarle Niltveit Tlf. privat Tlf. arbeid Mbil E-pstadresse Styremedlem Jan-Øyvind Pallum Tlf. privat Tlf. arbeid Mbil E-pstadresse Styremedlem Brigitte Berg Tlf. privat Tlf. arbeid Mbil E-pstadresse
Styremedlem Anne Ardem Tlf. privat Tlf. arbeid Mbil E-pstadresse Styremedlem Cat Kvikstadhagen Tlf. privat Tlf. arbeid Mbil E-pstadresse /10 Fullmakt til å sende dkumenter elektrnisk Saksinfrmasjn Styret gir frretningsfører fullmakt til å kunne versende dkumenter elektrnisk. Dkumentene må ikke innhlde fødselsnummer (11 siffer) vedtatt /10 Frdeling av styrehnrar fr 2009 Frslag til vedtak På sameiermøtet ble det bevilget kr 40 000 sm frdeles i henhld til tidligere styrevedtak. Navn %-andel Stein Bjørberg Tnje Einarsen Jan-Øyvind Pallum Brigitte Berg Cat Kvikstadhagen Kr /10 Telefnrefusjn Frslag til vedtak Til dekning av vennevnte er det freslått bevilget Beløpene vil bli utbetalt etter sameiermøte. Fr å sikre rask utbetaling må riginal kvittering leveres på sameiermøtet. Ansatte g styremedlemmer sm får dekket telefn, bredbånd.l., beskattes etter standardiserte beløp, jf skattelven 5-12, 5. ledd. Standardiserte beløp De første 1000 kr er skattefrie De neste 4000/6000 kr er skattepliktig frdel. (4000 fr ett abnnement/6000 fr t eller flere abnnement). Telefnrefusjn utver 5000/7000 kr er skattefrie. (5000 fr ett abnnement/7000 fr t eller flere abnnementer). Krav fr å benytte standardiserte beløp Tjenestelig begrunnet Originale regninger skal vedlegges. (Leveres e-faktura skal kvittering/utskrift fra bank legges ved i tillegg til e-faktura, fr at regningen skal anses sm riginal). Dersm tjenestelig behv ikke freligger, eller riginale regninger ikke leveres, er telefngdtgjørelsen skatt g avgiftspliktig i sin helhet.
Utgifter må legitimeres med riginal kvitteringer. /10 Melding m endring til Brønnøysundregisteret Saksinfrmasjn Selskapet må melde endring av styresammensetningen til Fretakregisteret/Enhetsregisteret. Endringsmeldingen sendes selv m hele styret blir gjenvalgt. Skjemaet skal kun undertegnes av styreleder g de valgte styremedlemmer (varamedlemmer skal ikke undertegne), jf. side 6 punkt 28. Styrets leder g ett styremedlem tegner lagets firma sammen. Det vil si at disse kan frplikte laget på styrets vegne. Styret må ppnevne en kntaktpersn mt Brønnøysundregisteret, jf. side 2 punkt 12. Denne kan være styreleder eller annet styremedlem. Frretningsfører sender meldingen til Brønnøysundregisteret. Frslag til vedtak Styret undertegner pkt. 28 på skjemaet. Styreleder ppnevnes sm kntaktpersn. Frretningsfører sender meldingen til Brønnøysundregisteret. /10 Håndkasse Saksinfrmasjn Ved endring av ansvarlig fr håndkasse må håndkasse gjøres pp g eventuelt pprettes på nytt styremedlem ved styrevedtak. Vi anbefaler styret å gjøre pp håndkassen g benytte seg av refusjn av utlegg Brigitte Berg vertar håndkassen. /10 F@kturabehandling - Attestasjn Saksinfrmasjn Ved endring i styrets sammensetning eller bytte av bruker til elektrnisk fakturabehandling, må dette meldes til frvaltningsknsulenten. I tillegg til navn g adresse, må det ppgis vedkmmendes e-mailadresse g mbilnummer. De nye styremedlemmene sm skal ta i bruk elektrnisk fakturabehandling vil få versendt sitt eget passrd, brukerprfil g brukerveiledning fra frretningsfører pr. e-pst. /10 Retningslinjer fr styrearbeid Saksinfrmasjn Med det frmål å være hjelpemiddel i utøvelsen av tillitsvervet har frretningsfører utarbeidet retningslinjer fr styrearbeid. Retningslinjene behandler blant annet habilitetskrav, frvalteransvar, bruk av anbud, taushetsplikt, attestasjns- g anvisningsrett. Frretningsfører freslår at styret i første rdinære styremøte går gjennm retningslinjene g gjør beslutning m å følge de anvisninger sm her er gitt, eventuelt med endringer der dette er hensiktsmessig, uten å bryte med øvrig regelverk fr
styreansvar. /10 HMS Internkntrll Saksinfrmasjn Frskrift m systematisk helse, miljø- g sikkerhetsarbeid (internkntrllfrskriften av 06.12.96) trådte i kraft 1. januar 1997. Frskriften stiller krav m at den enkelte virksmhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lver g frskrifter gitt av det ffentlige. Under virksmheter regnes alle typer bligselskap uavhengig av størrelse. Fr å leve pp til dette ansvaret, kreves det at alle bligselskap minst har internkntrllsystemer innen Brannvern Byggherrefrskriften ved bygge- g anleggsarbeid Lekeplassutstyr Egenkntrll av det elektriske anlegget i bligselskapet g i leilighetene Jevnlige aktiviteter, sm vernerunder g inspeksjner fr å ivareta dette kravet. Styret har et særskilt ansvar fr at det innføres/utøves internkntrll g at dette gjøres i samarbeid med eventuelle ansatte. OBOS Kmpetanse har i den frbindelse utarbeidet en håndbk (med mulighet fr å tegne abnnement på ajurhld) fr å ivareta sameienes behv fr å starte pp en HMS-prsess. Det tilbys gså kurs sm gir en enkel innføring i et internkntrllsystem basert på håndbken. I tillegg kan gså OBOS Prsjekt A/S bistå styret i å utvikle en plan g et system fr ivaretakelse av internkntrllfrskriften. (Infrmasjn m HMS g frskrifter finnes gså på Styrermmet). Styrets leder vil være HMS-ansvarlig. Den særlige ppgaven å påse at sameiet har de nødvendige aktiviteter g systemer fr å ivareta kravene i henhld til HMSlvgivningen kan delegeres til en annen i styret. Styret går inn fr at Cat Kvikstadhagen fungerer sm HMSkntakt i sameiet. Sameiet har tidligere gått til anskaffelse av HMS-Håndbk g styret skal sørge fr at HMS-håndbken er tilgjengelig g at rutinene følges pp av HMS-ansvarlig i bligselskapet. Følgende er gjrt i vårt sameie
/10 Infrmasjn fra frretningsfører Saksinfrmasjn OBOS Eiendmsfrvaltning AS representant rienterte m samarbeidsfrmer g rutiner mellm frretningsfører g sameiet. Kpi av frretningsførerkntrakten g infrmasjnsmateriell m.m. fra frretningsfører ble delt ut. Det ble rientert m Internettløsningen Adresse www.styrermmet.net sameiets nye brukernavn g passrd til Styrermmet vil bli ettersendt til alle styremedlemmene fra frretningsfører. Frvaltningsknsulent vil ta kntakt med styreleder fr gjennmgang av kntraktsfrhld g samarbeidsfrmer Møtet ble hevet kl 1930 Prtkllen gdkjennes av undertegnede Jan-Øyvind Pallum/s/ Cat Kvikstadhagen/s/ Kurt-Jarle Niltveit/s/ Brigitte Berg/s/ Anne Ardem/s/